Chuyên đề thực tập tốt nghiệp: Đề tài “Nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực tại Công ty Chế Tạo Cơ Khí Sông Đà,thuộc công ty Sông Đà 9” doc

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Đề tài “Nâng cao chất lượng và kế hoạch hố nguồn nhân
lực tại Cơng ty Chế Tạo Cơ Khí Sơng Đà,thuộc cơng ty
Sơng Đà 9”

1


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

LỜI NÓI ĐẦU

Trong xu thế tồn cầu hố , hiện đại hố của nền kinh tế thế giới như hiện
nay sự cạnh tranh là vô cùng gay gắt quyết liệt. Các doanh nghiệp muốn tồn tại
và phát triển trên thị trường tất yếu phải cạnh tranh thắng lợi trước các doanh
nghiệp khác bằng việc bảo đảm hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Các doanh nghiệp muốn đạt được hiệu quả kinh doanh cao thì cần thiết phải
xây dựng cho mình một kế hoạch sản xuất kinh doanh rõ ràng chi tiết khả thi,
đồng thời phải có kế hoạch về các nguồn lực: như vốn, công nghệ, đất đai nhà
xưởng, máy móc thiết bị và lao động. Trong đó lao động được coi là nguồn lực
quan trọng nhất của tổ chức.
Để có một đội ngũ nhân lực đủ về số lượng và đúng về chất lượng, đáp ứng
nhu cầu của sản xuất kinh doanh thì nhất thiết doanh nghiệp phải tiến hành kế
hoạch hoá nguồn nhân lực. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là cơ sở để công ty chủ
động sản xuất, nâng cao năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm, giải quyết
việc làm, đảm bảo thu nhập ,chất lượng cuộc sống và sản xuất kinh doanh. Chủ
động về nhân lực để sẵn sàng hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu đề ra, từ đó góp
phần củng cố uy tín của cơng ty trên thị trường.
Xuất phát từ lý do đó, đề tài “Nâng cao chất lượng và kế hoạch hố nguồn
nhân lực tại Cơng ty Chế Tạo Cơ Khí Sơng Đà,thuộc cơng ty Sơng Đà 9” được

lựa chọn. Đề tài đề cập tới việc nghiên cứu tình hình nhân lực và cơng tác kế
hoạch hố nguồn nhân lực tại Cơng ty Chế Tạo Cơ Khí Sơng Đà bằng việc áp
dụng một số phương pháp khoa học như: Phương pháp thống kê, phương pháp
phân tích kinh doanh, phương pháp tổng hợp và suy luận, phương pháp phỏng
vấn và quan sát thực tế...nhằm giải quyết các khó khăn và tồn tại về nhân
lực,nâng cao chất lượng về nguồn nhân lực, cân đối được nhân lực đáp ứng
được yêu cầu của công việc của hiện tại và tương lai, tránh lãng phí lao động. Từ

2


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
đó đưa ra một số giải pháp và kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác kế hoạch hố
nguồn nhân lực tại Cơng Ty Chế Tạo Cơ khí Sơng Đà .
Ngồi phần mở bài và phần kết luận chuyên đề được chia làm 3 phần chính:

ChươngI: Cơ sở lý luận của việc nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá
nguồn nhân lực.
ChươngII: Thực trạng v ờ chất lượng cơng tác kế hoạch hố nguồn nhân
lực ở Cơng ty Chế tạo Cơ Khí Sơng Đà .
ChươngIII: Phương hướng hồn thiện cơng tác kế hoạch hố nguồn
nhân lực ở Cơng ty Chế tạo Cơ Khí Sơng Đà 9 .
Mặc dù đã rất cố gắng, song bài viết vẫn cịn hạn chế, thiếu sót, rất mong nhận
được sự phê bình góp ý của các thầy cơ giáo, các cơ chú phịng Kế hoạch và một
số phịng ban của Cơng ty Chế tạo Cơ Khí Sơng Đà9 ,cùng thầy hương dẫn thực
tập

3

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phần II: Nội dung
CHƯƠNG I:
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ
KẾ HOẠCH HOÁ NGUỒN NHÂN LỰC
I. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN.
1. Khái niệm kế hoạch hoá nguồn nhân lực và chất lương nhân lực
Để tồn tại và phát triển một doanh nghiệp phải giải quyết hiệu quả của các
vấn đề liên quan đến bốn lĩnh cơ bản đó là: tài chính, quản trị sản xuất,
marketing và quản trị nhân lực. Việc giải quyết không chỉ tập trung vào những
vấn đề đã và đang phát sinh đòi hỏi sự giải quyết mà phải hướng tới tương lai
nhằm dự đốn và đối phó với những vấn đề sẽ xảy ra trong tương lai. Do vậy,
nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực là cần thiết mang lại tính
chủ động, giảm thiểu rủi ro và tăng hiệu quả. Đứng dươí góc độ như vậy, cơng
tác kế hoạch hố nguồn nhân lực là quan trọng, cần thiết làm cơ sở cho hiệu quả
của việc sử dụng nguồn nhân lực cũng như hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh
doanh.
“Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực là nâng cao trình độ ,năng lực của
công nhân và nhân viên.Là sự phân công lao động phù hợp đồng thời đào tạo và
phát triển một cách khoa học về lao động”.
Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về kế hoạch hoá nguồn nhân lực đã
được đưa ra, cụ thể:
“ Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là q trình mà thơng qua nó, doanh nghiệp bảo
đảm được đầy đủ về số lượng và chất lượng người làm việc, phù hợp với yêu cầu
của công việc”.
(Quản trị nhân sự-Phạm Đức Thành-NXB Thống kê, 1998 )
“ Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là tiến trình triển khai thực hiện các kế hoạch và
chương trình nhằm đảm bảo rằng cơ quam sẽ có đúng số lượng, đúng chất lượng
4

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
được bố trí đúng lúc đúng lúc, đúng số lượng. chất lượng, đúng vị chí và đúng
chỗ”.
( Quản trị nhân sự-Nguyễn Hữu Thân, 1996 )
Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là một hoạt động quản lý và là q trình xét duyệt
lại một cách có hệ thống những yêu cầu về nguồn nhân lực để đảm bảo rằng
doanh nghiệp sẽ có đúng số người làm việc có đầy đủ các kỹ năng theo đúng yêu
cầu và đúng thời điểm mà doanh nghiệp cần.
Mặc dù có nhiều định nghĩa khác nhau, song tất cả đều có điểm chung đó là
phân tích nhu cầu nhân lực trong tương lai và xây dựng các kế hoạch cụ thể để
có nguồn nhân lực phục vụ cho mục đích kinh doanh.
Có thể đưa ra một định nghĩa tổng hợp cho các định nghĩa trên như sau:
-Trước hết, kế hoạch hoá được hiểu là sự tiên liệu, dự đoán những thay đổi,
biến thiên, phòng ngừa các rủi ro trong tương lai. Hoạch định hay kế hoạch hố,
là một q trình mang tính khoa học đồng thời mang tính nghệ thuật cao.
Kế hoạch hố nguồn nhân lực là một qua trình xác định các nhu cầu về nguồn
nhân lực của tổ chức một cách có hệ thống để phục vụ các mục tiêu của tổ chức,
đồng thời phải tiến hành đưa ra các chính sách, xây dựng các kế hoạch về nguồn
nhân lực để phục vụ cho nhu cầu đó.
2. Mục tiêu, nhiệm vụ và ý nghĩa của việc nâng cao chất lượng và kế hoạch
hoá nguồn nhân lực.
.

Mục tiêu nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá của nguồn nhân lực.
-Với số lượng lao động: xác định những tiêu chuẩn để bố trí lại nguồn
nhân lực trong doanh nghiệp, xác định rõ lao động lưu chuyển, số lao
động cần thu hút vào làm việc thông qua tuyển dụng, xác định số người
cần đào tạo mới, đào tạo lại, hay nâng cao.
-Với chi phí tiền lương: dự đốn được mức tăng năng suất lao động và

nâng cao hiệu quả làm việc.

5


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
-Về năng suất dự đoán được mức tăng năng suất lao động, nâng cao
hiệu quả làm việc trong những điều kiện cần thiết.
Nhiệm vụ nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực.
-

Phân tích, đánh giá sự thực hiên cơng việc của từng cá nhân trong
doanh nghiệp, dự đoán khả năng của họ trong tương lai.

- Căn cứ vào nhiệm vụ của kế hoạch sản xuất kinh doanh các mức hao
phí lao động,sự phục vụ , các tiêu chuẩn tính tốn định biên cần thiết
trong kỳ kế hoạch nhằm bảo đảm cho sản xuất trong doanh nghiệp
được tiến hành bình thường và tiết kiệm tối đa chi phí lao động , chi
phí để tạo ra sản phẩm thơng qua q trình dự đốn phân tích để đưa
ra số nhân lực cần thiết nhằm thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh
trong tương lai, đồng thời chuẩn bị đầu tư vào con người mà doanh
nghiệp yêu cầu về cả số lượng, chất lượng và thời điểm.
ý nghĩa của nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực.
Việc nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực mang lại nhiều ý
nghĩa thiết thực cho doanh nghiệp.
- Giúp doanh nghiệp thích nghi với môi trường cạnh tranh khốc liệt.
- Đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong
tương lai được ổn định và hiệu qủa.
II. VAI TRÒ CỦA VIỆC NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ KẾ HOẠCH
HOÁ NGUỒN NHÂN LỰC.

Tất cả các doanh nghiệp dù có các chương trình kế hoạch hố chính thức hay
khơng chính thức, dù nhận thức được đầy đủ vai trò , tầm quan trọng của
cơng tác kế hoạch hố nguồn nhân lực hay khơng thì hoạt động đó vẫn
thường xun được thực hiện trong doanh nghiệp . Từ đó có thể thấy sự cần
thiết của cơng tác kế hoạch hố nguồn nhân lực.
Có thể thấy rằng nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực
thường được dựa trên các chiến lược và các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề
6


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
ra. Đến lượt nó kế hoạch hoá nguồn nhân lực lại tác động trở lại nhằm phục
vụ cho các chiến lược, mục tiêu đó .
Tầm quan trọng của công tác nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá guồn
nhân lực thể hiện cụ thể như sau:
Nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực là điều kiện để thực
hiện thắng lợi và có hiệu quả mục tiêu của tổ chức. Thông qua công tác kế
hoạch hố nguồn nhân lực, doanh nghiệp có thể nắm bắt được thực chất đội
ngũ lao động của mình mà cụ thể nhất là qua cơng tác phân tích tình hình sử
dụng nguồn nhân lực.
Việc phân tích tình hình sử dụng nguồn nhân lực sẽ cho biết cơ cấu nguồn
nhân lực trong doanh nghiệp theo số lượng, theo nghề, theo tuổi, theo thâm
niên , theo trình độ học vấn, trình độ chun mơn. Từ đó ta có thể đánh giá
được thực trạng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
Nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực giúp cho việc thực
hiện thắng lợi các chức năng quản lý nhân lực khác tại doanh nghiệp. Bao
gồm:
- Giúp cho doanh nghiệp có thể xác định được nhu cầu nhân lực trong
thời gian tới và từ đó kết hợp với việc phần tích cung nhân lực để đưa
ra các quyết định về cơng tác tuyển mộ, tuyển chọn có hiệu quả kinh

tế. Bên cạnh đó nâng cao chất lượng và kế hoạch hố nguồn nhân
lực là cơ sở và có quan hệ chặt chẽ tới công tác biên chế nhân lực
trong doanh nghiệp.
- Biên chế đúng người , đúng việc , đúng lúc, đúng nơi sẽ góp phần
nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
- Giúp cho doanh nghiệp xây dựng chương trình đào tạo và phát triển
nguồn nhân lực có hiệu quả cao thơng qua việc trả lời các câu hỏi:
+ Doanh nghiệp cần bao nhiêu nhân lực?
+ Cơ cấu đào tạo như thế nào?
7


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+ Trình độ sau đào tạo ra sao?
+ Lao động theo ngành nghề nào ?
+ Khi nào cần những lao động đó?
+ Bộ phận nào cần những lao động đó ?
Việc trả lời các câu hỏi này sẽ là cơ sở cho chương trình đào tạo và
phát triển hợp lý, hiệu quả.
Nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực tạo điều kiện phối
hợp hài hồ các chương trình khác của doanh nghiệp tổ chức.
Điều này được thể hiện khá rõ đó là các chương trình khác về quản lý nguồn
nhân lực phải dựa trên và lấy kế hoạch hoá nguồn nhân lực làm cơ sở.

III. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC NÂNG CAO CHẤT
LƯỢNG VÀ KẾ HOẠCH HOÁ NGUỒN NHÂN LỰC.
Nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực không phải là một công
tác riêng rẽ , biệt lập, khơng bị tác động mà nó ln có mối quan hệ chặt chẽ với
nhiều công tác nhân sự khác, luôn chi phối và bị chi phối bởi các yếu tố liên
quan đến nó. Do vậy khi tiến hành nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá kế

hoạch hoá nguồn nhân lực các quản trị viên nhân lực luôn phải quan tâm đến các
yếu tố ảnh hưởng. Có thể biểu thị các yếu tố qua sơ đồ sau.
Sơ đồ kế hoạch hố nguồn nhân lực :

Mơi trường bên ngồi

Mơi trường bên trong

Kế hoạch hoá chiến lược
8


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Kế hoạch hoá nguồn nhân lực
1. Môi trường kinh doanh:
Bao gồm môi trường bên trong và bên ngồi.
Mơi trường bên ngồi là các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản trị nhân
lực và kế hoạch hố nhân lực từ bên ngồi của cơng ty. Bao gồm:
-

Khung cảnh về kinh tế: các chu kỳ kinh tế và chu kỳ kinh doanh ảnh

hưởng đến công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực. Chẳng hạn các giai
đoạn nền kinh tế khủng hoảng hay phát trriển thì các chính sách về lao
động của doanh nghiệp sẽ phải điều chỉnh để phù hợp với khung cảnh
kinh tế.
-

Đặc điểm dân số: trong đó quan trọng nhất là đặc điểm lực lượng lao

động , yếu tố này ảnh hưởng rất lớn đến nâng cao chất lượng và kế hoạch
hoá

nguồn nhân lực đặc biệt là nguồn cung nhân lực từ bên ngoài mà

trọng tâm là chất lượng của nó.
-

Hệ thống luật pháp: trong đó luật lao động đóng vai trị chính và tác

động rất lớn đến các chính sách và kế hoạch mà doanh nghiệp đã đề ra.
-

Nền văn hoá của quốc gia.

-

Chính quyền và đồn thể.

-

Khách hàng của doanh nghiệp : khách hàng là trọng tâm của mọi hoạt

động sản xuất kinh doanh, là mục tiêu phục vụ của doanh nghiệp. Vì vậy,
để thoả mãn khách hàng doanh nghiệp phải thường xuyên điều chỉnh các
quyết định của mình nhằm thoả mãn nhu cầu của họ.
-

Khoa học kỹ thuật: khi khoa học kỹ thuật thay đổi một số Công việc

hay một số kỹ năng khơng cịn cần thiết phù hợp hoặc thay đổi nhiều kỹ
năng và đặc biệt khi đó năng suất lao động tăng, số người lao động giảm
xuống. Do vậy, ảnh hưởng không nhỏ đến nâng cao chất lượng và kế
hoạch hoá nguồn nhân lực.
9


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Đối thủ cạnh tranh: doanh nghiệp không chỉ phải cạnh tranh về thị
trường, về sản phẩm mà còn phải cạnh tranh cả về tài nguyên nhân lực. Vì
lẽ đó , khi hoạch định tài ngun nhân lực hay cồn gọi là kế hoạch hoá
nguồn nhân lực mà đặc biệt là giai đoạn đề ra các chính sách kế hoạch
doanh nghiệp phải cân nhắc đến các yếu tố này.
Môi trường bên trong, gồm các yếu tố cơ bản sau:
-

Mục tiêu của Công ty: mục tiêu này chi phối tác động đến nâng cao

chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực và ngược lại kế hoạch hố
nguồn nhân lực là nhằm phục vụ mục tiêu đó. Có nhiều loại mục tiêu có
thể là mục tiêu tổng quát hay mục tiếu cụ thể tuỳ theo từng doanh nghiệp ,
chẳng hạn mục tiêu có thể là trở thành một doanh nghiệp đứng đầu thị
trường về khoa học kỹ thuật hay mục tiêu có thể là nắm được phần lớn thị
phần.
-

Chính sách của Cơng ty.

-

Cổ đơng hay cơng đồn .

-

Bầu khơng khí văn hố của Cơng ty.

Mơi tường kinh doanh của doanh nghiệp luôn luôn thay đổi và vận động
theo thời gian đặc biệt là trong xu thế kinh tế hiện nay. Nâng cao chất
lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực phải tính được sự thay đổi đó để
từ đó đưa ra các quyết định hợp lý. Mơi trường kinh doanh càng rộng lớn
càng đa dạng thì yếu tố ngẫu nhiên bất chắc càng lớn sự thay đổi càng
nhiều.
2. Các chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Chiến lược kinh doanh được hiểu là tổng thể các quyết định các hành động
có liên quan đến việc lưạ chọn các phương tiện và phân bổ nguồn lực nhằm
đạt mục tiêu nhất định của doanh nghiệp. Chiến lược sẽ chi phối đến nội
dung, các thể thức kế hoạch hoá nguồn hân lực của doanh nghiệp. Đặc biệt là
các nội dung của các chính sách về cân đối cung cầu nhân lực.
10


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Có nhiều loại chiến lược mà doanh nghiệp có thể lựa chọn có thể là chiến
lược tối thiểu hố chi phí có thể là chiến lược phân biệt hoá hoặc chiến lược
tập trung vào đoạn thị trường ... Tuỳ thuộc vào sứ mạng mục tiêu cũng như
điều kiện cụ thể của doanh nghiệp sẽ lựa chọn chiến lược nào để nhằm đạt
được các mục tiêu đã dặt ra.
3. Độ dài thời giàn để nhằm nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn
nhân lực.

Độ dài thời gian có ảnh hưởng lớn đến tính chính xác của công tác dự báo.
Độ dài thời gian dự báo càng dài thì yếu tố ngẫu nhiên khơng lường trước
được càng lớn nên sự rủi ro càng cáo độ tin cây càng nhỏ. Trên thực tế, người
ta chia công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực làm 3 loại dựa vào độ dài thời
gian của dự báo và khi đó mỗi loại mang một ý nghĩa khác nhau.
- Kế hoạch hoá ngắn hạn:

từ 6 tháng đến một năm.

- Kế hoạch hoá trung hạn:

1 đến 3 năm.

- Kế hoạch hoá dài hạn:

từ 3đến 5 năm.

Với kế hoạch hoá ngắn hạn các chỉ tiêu phải mang tính cụ thể , chi tiết và độ
chính xác cao hơn. Với kế hoạch hố trung và dài hạn thường dự đoán về cơ cấu
lao động nói chung và nó thường mang tính định hướng.
Ngồi ra, kế hoạch hoá nguồn nhân lực lấy kế hoạch hoá sản xuất kinh doanh
làm cơ sở nên khi độ dài thời gian kế hoạch hố dài thì kế hoạch sản xuất kinh
doanh càng biến động. Vì vậy, ảnh hưởng tới tính chính xác của cơng tác kế
hoạch hố nguồn nhân lực.
IV. CƠ SỞ CỦA VIỆC NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ KẾ HOẠCH HOÁ
NGUỒN NHÂN LỰC.
Về lý luận, để nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực được
khoa học và chính xác nhất khi tiến hành người ta dựa vào một số cơ sở sau:
1. Phân tích cơng việc.

11


Chun đề thực tập tốt nghiệp
Phân tích cơng việc được hiểu là một q trình xác định một các có hệ
thống các nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết để thực hiện các cơng việc trong một
tổ chức.
Phân tích cơng việc được coi là công cụ cơ bản và quan trọng nhất để
quản trị nhân sự , nó là cơ sở để thực hiên tất cả các chức năng về nhân sự
trong doanh nghiệp . Vì vậy cơ sở đầu tiên của nâng cao chất lượng và kế
hoạch hoá nguồn nhân lực là phân tích cơng việc.
Hiểu một cách cụ thể, phân tích cơng việc là q trình mơ tả và ghi lại mục
tiêu của công việc, các nhiệm vụ và hoạt động của nó , các điều kiện hồn
thành công việc, các kỹ năng , kiến thức và thái độ cần thiết để hồn thành
cơng việc.
Khi tiến hành phân tích cơng việc nhà quản trị phải trả lời câu hỏi sau:
- Nhân viên thực hiên cơng tác gì?
- Khi nào cơng việc hồn thành?
- Cơng việc được thực hiên ở đâu?
- Cơng nhân viên thực hiên cơng việc đó như thế nào?
- Tại sao phải thực hiên công việc đó?
- để thực hiện cơng việc đó cần phải hội đủ những tiêu chuẩn nào?
Bảng phân tích cơng việc gồm 2 bản sau:
+ Bảng mô tả công việc: là một văn bản cung cấp các thông tin liên quan đến
các nhiệm vụ và trách nhiệm của từng người.
+ Bảng mô tả công việc cho biết nhiệm vụ chủ yếu mà mỗi nhân viên phải
đảm bảo điều kiện và hoàn thành cơng việc và các rủi ro có thể xảy ra. Do đó
bảng mơ tả cơng việc có thể tính được lượng người cần thiết làm cơng việc
nào đó trong tương lai.
+Bảng tiêu chuẩn cơng việc: là bảng trình bầy các điều kiện , tiêu chuẩn tối

thiểu có thể chấp nhân được mà một người cần hồn thành cơng việc nhất
12


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
định nào đó. Các điều kiên đó gồm: kỹ năng, sức khoẻ, kinh nghiệm đạo
đức... do vậy bảng này làm căn cứ cho việc thực hiên các giải pháp cân bàng
cung cầu nhân lực trong doanh nghiệp đặc biệt là các công tác sắp xếp,
thuyên chuyển ,đề bạt, đào tạo tuyển dụng, đánh giá thực hiện công việc.

13


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Biểu 2 Sơ đồ hoá phân tích cơng việc:
Xác định
cơng việc

Nhiệm vụ

Trách
nhiệm

Kế hoạch hố
nguồn nhân lực

Mơ tả cơng
việc

Phân

tích
cơng
việc

Các cơng tác
nhân sự khác

Tiêu chuẩn
cơng việc

Kiến thức

Kỹ năng

Khả năng

(Nguồn: Quản trị nhân sự - Nguyễn Hữu Thân - NXB Thống kê 1998)
Thơng thường phân tích cơng việc phải được thực hiện ngay khi doanh
nghiệp mới được hình thành, khi có thêm một số cơng việc mới hoặc khi các
cơng việc có sự thay đổi do hậu quả của khoa học kỹ thuật. Để tiến hành phân
tích cơng việc thì tuỳ theo điều kiện cụ thể mà nhà quản trị lựa chọn một hoặc
một số phương pháp như quan sát thực tế, ghi chép các sự kiện quan trọng,
nhật ký công việc, phỏng vấn, sử dụng bảng hỏi được thiết kế sẵn hay tổ chức
hội thảo chuyên gia ...
2. Kế hoạch sản xuất kinh doanh:
Để tiến hành kế hoạch hoá nguồn nhân lực doanh nghiệp phải tiến hành hai
hoạt động dự báo quan trọng đó là dự báo về công tác sản xuất kinh doanh
trong tương lai , từ đó làm cơ sở cho cơng tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực.

14

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Kế hoạch hoá sản xuất được hiểu là quá trình xác định nhiệm vụ , mục
tiêu, chiến lược của doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào độ dài thời gian người ta
chia kế hoạch hoá sản xuất kinh doanh ra làm 3 loại: dài hạn, ngắn hạn, trung
hạn.
Kế hoạch sản xuất kinh doanh bao gồm các thông tin dự báo liên quan đến
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ như: giá trị tổng sản
xuất, chỉ tiêu tài chính , lương ...
Xuất phát từ công tác kế hoạch sản xuất nhà quản trị sẽ tính tốn , dự đốn
ra số lao động cần thiết theo từng thời điểm để hoàn thành kế hoạch sản xuất đã
đề ra. Do đó, tính chính xác của cơng tác kế hoach hoá nhân lực phụ thuộc khá
nhiều vào độ chính xác của kế hoạch hố sản xuất kinh doanh . Quan hệ giữa hai
công tác này được phản ánh như sau:
-

Với kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn sẽ tương ứng với kế hoạch

hoá nguồn nhân lực dài hạn , khi đó quản trị viên nhân lực sẽ kiểm tra, rà sốt
mơi trường để xác định cơ cấu lực lượng lao động trong tương lai.
-

Với trung hạn, nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực sẽ

phải xác định được cơ cấu về lao động theo từng loại công việc, sự biến động
lao động trong từng bộ phận và sự biến động về năng suất lao động.
-

Với ngắn hạnn nâng cao chất lượng và kế hoạch hố guồn nhân lực sẽ

dự tính được số người theo mỗi loại kỹ năng và trình độ cần thiết để đạt được
mục tiêu của công việc và các giải pháp để đáp ứng.
Có thể thấy được 2 quan hệ này có quan hệ khăng khít và có ảnh hưởng nhân
quả đến nhau, do đó, khi tiến hành nâng cao chất lượng và kế hoạch hố
nguồn nhân lực thì cơ sở quan trọng nhất là kế hoạch hoá sản xuất kinh
doanh.
3. Đánh giá thực hiện cơng việc.
Khi dự đốn cung về nhân lực, một trong những cơ sở quan trọng mà quản trị
viên sử dụng đó là hệ thống thơng tin nguồn nhân lực mà trong đó quan trọng
15


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
nhất là thông tin về các kỳ đánh giá thực hiện công việc và ý kiến đánh giá
của ngườib lãnh đạo trực tiếp.
Đánh giá thực hiện công việc được hiểu là một sự đánh giá có hệ thống và
chính thức của tình hình thực hiện công việc của người lao động trong sự so
sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về kết quả đánh giá
với từng người lao động.
Đánh giá thực hiện cơng việc là cơng việc khó khăn ,phức tạp nhất trong công
tác quản trị nhân lực . Tuy nhiên, đây lại cũng là một công tác quan trọng bởi
vì nó là cơ sở quan trọng bởi vì nó là cơ sở để khen thưởng kỷ luật, thuyên
chuyển cũng như là cơ sở quan trọng để trả lương một cách cơng bằng . Đánh
giá thực hiện cơng việc cịn giúp nâng cao q trình thực hiện cơng việc của
người lao động thông qua việc giúp họ hiểu và phát huy tiềm năng của mình
trong cơng việc, đồng thời là cơ sở cho các hoạt động tuyển dụng , đào tạo
phát triển , nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá nguồn nhân lực...
Với nâng cao chất lượng và kế hoạch hố nguồn nhân lực thì đánh giá
thực hiện cơng việclà cơ sở quan trọng trong việc đưa ra mức cung về lao

động cũng như đưa ra các chính sách kế hoạch cân bằng cung cầu lao động và
đưa ra các chính sách kế hoạch cân bằng cung cầu nhân lực.
Để đánh giá thực hiện cơng việc thì việc đầu tiên là phải xây dựng về các
mức tiêu chuẩn công việc, tiếp đến là tiến hành đo lường sự thực hiện công
việc và so sánh với tiêu chuẩn đã đề ra rồi thảo luận với người lao động để cải
thiện kết quả công việc. Các thông tin về các kỳ đánh gía sẽ được lưu trữ
trong từng nhân viên để phục vụ cho công tác quản trị nhân lực trong đó có
nâng cao chất lượng và kế hoạch hố hố nguồn nhân lực.
4. Định mức lao động:
Hiểu một các đầy đủ, định mức lao động là một quá trình nghiên cứu và áp
dụng vào thực tiễn những mức lao động có căn cứ khoa học nhằm nâng cao
năng suất lao động và hạ giá thành sản phẩm.

16


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Trong đó mức lao động là một đại lượng lao động sống quy đổi quy định cho
người lao động để hồn thành khối lượng cơng việc nhất định.
Mức lao động có nhiều loại gồm có mức thời gian , mức sản lượng, mức phục
vụ.
Để tính được mức lao động phải trải qua nhiều phương pháp nhưng chủ yếu
là dùng bấm giờ hoặc chụp ảnh.
Mức lao động cho ta biết hao phí trung bình cần thiết để hồn thành cơng
việc nào đó . Vì vậy có thể dựa vào mức lao động để tính ra số lao động cần
thiếtđể thực hiên một khối lượng công việc nào đó . Tuy nhiên, để xây dựng
được mức lao động có căn cứ khoa học cũng cần phải xem xét trong những
điều kiện nhất định về con người , về qui trình cơng nghệ , về máy móc thiết
bị , hình thức tổ chức phục vụ nơi làm việc.
Ngồi việc dùng mức lao động làm cơ sở thì quản trị viên nhân lực có thể

dựa vào năng suất lao động của từng người , từng bộ phận để từ đó tính ra số
lao động cần thiết.
W=Q/L Hay L=Q/W
Trong đó: W: Năng suất lao động.
L: Số lao động.
Q: Khối lượng công việc.
Mức lao động là cơ sở quan trọng khi tiến hành kế hoạch hoá nguồn nhân lực
đặc biệt là với kế hoạch hoá nguồn nhân lực trong ngắn hạn chính vì vậy ,
doanh nghiệp cần quan tâm đến vấn đề này.
5. Đánh giá thực trạng nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
Quá trình đánh giá được thực hiện chủ yếu được thực hiện trên hai mặt
chính làcơ cấu lao động và sự biến động lao động của doanh nghiệp .
a. Cơ cấu lao động của doanh nghiệp dựa trên các mặt sau:
-

Cơ cấu theo số lượng lao động.
17


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Cơ cấu lao động theo tuổi.
-

Cơ cấu lao động theo tuổi.

-

Cơ cấu lao động theo nghề.

-

Cơ cấu lao động theo trình độ.

Từ quá trình phân tích, đánh giá sẽ tiến hành nhận xét về điểm mạnh điểm
yếu, cơ hội, thách thức... để làm cơ sở cho kế hoạch hố nguồn nhân lực.
b. Phân tích sự biến động lao động của doanh nghiệp phân tích sự
biến động về mặt số lượng, nguồn , đích tới, nguyên nhân để thấy được su
hướng biến thiên nhân lực trong một giai đoạn , nghiên cứu này giup cho nhà
quản trị đưa ra các giải pháp bổ xung.
V. QUÁ TRÌNH NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ KẾ HOẠCH HOÁ
NGUỒN NHÂN LỰC.
1. Đề ra nhu cầu và dự đoán nhu cầu:
Bước này tương đối quan trọng vì nó có ảnh hưởng rất lớn đến các
bước về sau và đến hiệu quả của nâng cao chất lượng và kế hoạch hoá
nguồn nhân lực.
a. Đề ra nhu cầu:
Thông thường nhu cầu nhân lực xuất phát từ yêu cầu của kế hoạch sản
xuất kinh doanh đặc biệt đó là kế hoạch về khối lượng sản phẩm và doanh
thu...ngoài ra, một số yếu tố khác cũng được tính đến như quyết định nâng cấp
chất lượng sản phẩm , như quyết định thay đổi công nghệ, hay khi sự biến động
nguồn nhân lực theo dự kiến.
b. Dự báo nhu cầu:
Theo độ dài thời gian sẽ tương ứng có phương pháp dự đốn khác nhau.
Dự đốn nhu cầu nhân lực ngắn hạn:
Thơng thường để dự đốn nhu cầu nhân lực ngắn hạn người ta sử dụng
phương pháp phân tích khối lượng cơng việc. Phương pháp này sử dụng
18


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

thông tin về nội dung và khối lượng công việc cần thiết trong kỳ kế hoạch ,
các tỷ lệ qui đổi hoặc các hướng dẫn về tiêu chuẩn định biên để xác định số
lao động và loại lao động cần thiết.
Các bước tiến hành sau:
Bước 1: Tiến hành xác định khối lượng công việc cần thực hiện trong kỳ kế
hoạch: có thể phản ánh qua khối lượng , số lượng sản phẩm doanh thu...
Bước 2: Xấc định nhu cầu nhân lực cần thiết theo từng loại công việc trên cơ
sở sử dụng các tỷ lệ quy đổi.
Từ khối lượng công việc, căn cứ vào định mức lao động để tính ra tổng
thời gian cần hồn thành cơng việc, từ đó tính ra số lao động cần thiết cho
từng công việc. Cụ thể:
- Đối với công việc sản xuất, có thể tính được mức thời gian, mức sản lượng
từ đó sẽ qui đổi ra mức hao phí lao động cho một dơn vị sản phẩm.
Theo cơng thức:
T=ni=1Qi*ti
Trong đó: T là tổng số giờ (ngày )người cần thiết để thực hiện công việc.
Ti: thời gian cần thiết để sản xuất ra 1 đơn vị sản phẩm thứ i
Q: số lượng công việc thứ i.
N: số loại sản phẩm sản xuất.
Khi đó số cơng nhân cần thiết:
D=T/Tn*K m
Trong đó: Km: là hệ số tăng năng suất lao động.
Tn: là quĩ thời gian làm việc bình quân một lao động trong năm
kế hoạch.
Tn: được tính thơng qua việc lập bảng cân đối thời gian làm việc
cho từng công nhân trong khoảng thơì gian làm việc.
19


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Trong doanh nghiệp , bảng cân đối thời gian làm việc cho công nhân là một
cơng cụ quan trọng để phân tích tình hình sử dụng thời gian lao động của
cơng nhân trong năm.
Mơ hình bảng như sau:
Biểu 2: bảng cân đối thời gian.

Chỉ tiêu

KH

TH

Thời gian theo lịch

365

365

Nghỉ lễ và chủ nhật

61

II

Thời gian chế độ

304

III

Vắng mặt trong công tác

20,5

1

Nghỉ phép năm

10

2

Nghỉ thai sản

5

3

ẩm đau

4

Nghỉ cho XH, đồn thể

1

5

Vắng mặt khơng lý do

0

6

Ngừng việc cả ngày

0

IV

Thời gian có mặt làm việc trong năm

V

Độ dài thời gian làm việc

8

1

Tổn thất trong ca

0

2

Nghỉ cho con bú

0,5

VI

Thời gian làm việc thực tế thời gian

7,5

I

Yêu cầu

4,5

283,5

ngày
VII Quỹ thời gian làm việc của một lao 2126,25
động bình quân năm
20

(giờ)


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nếu dựa vầo năng suất lao động bình qn.
D = Q/W
Trong đó:
W: năng suất lao động bình qn của một cơng nhân viên trong kỳ( không
thay đổi).
Q: khối lượng công việc hoặc doanh thu.
+ Đối với cơng việc phục vụ máy móc thiết bị:

Căn cứ vào hao phí thời gian để phục vụ một đơn vị máy móc thiết bị.
- Mức thời gian phục vụ:
T =  Mi*Ki*ti
Trong đó:
T: tổng thời gian cần thiết.
Mi: số máy móc thiết bị phục vụ thứ i.
Ki: số ca làm việc của máy móc thứ i.
Ti: thời giaqn cần thiết để phục vụ máy thứ i.
- Mức phục vụ của một cơng nhân:
D = M/Mpv*K
Trong đó:
D: số lao động cần có để phục vụ.
Mpv: Mức phục vụ của một công nhân.
- Mức số lượng người công nhân phục vụ một máy.
D = M*K*Spv
Trong đó:
Spv: Số người phục vụ một máy móc thiết bị.

21


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+ Đối với công việc khác: đối với loại lao đông này sẽ sử dung mức quy đổi hoặc
sử dụng tiêu chuẩn định biên. Thông thường loại lao động này năng suất lao
động thay đổi rất ít hoặc khơng thay đổi.
Ví dụ: một người làm được bao nhiêu cơng việc đó
Bước 3: Tính số lao động quản lý các loại.
Để tính lao động quản lý, phải sử dụng tiêu chuẩn định biên và xác định một
cách trực tiếp cho từng phòng ban bộ phận. Nếu chức năng càng phức tạp thì
càng cần nhiều người. Tuy nhiên nếu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp không

tốt thì có thể làm cho kết quả dự đốn tăng lên một cách khơng hợp lý, vì vậy
cần phải tiến hành cải tiến bộ máy tỏ chức trước khi tiến hành xác định số lượng
lao động quản lý. Có thể theo cơng thức sau:
Lqli =Ty/c/(365-60)*8
Trong đó:
Lqi : số lao động quản lý loại i.
Ty : số giờ lao động yêu cầu các nội dung công việc.
Bước 4: Xác định nhu cầu nhân lực trong kỳ kế hoạch.
Tổng nhu cầu =nhu cầu nhân lực trực tiếp + lao động quản lý.
Để đơn giản hố cơng tác dự dốn nhu cầu nhân lực thì trong điều kiện sản
xuất kinh doanh ổn định doanh nghiệp có thể tính số lao động tăng thêm

, từ đó

tính ra được tổng cầu nhân lực của doanh nghiệp.
Ưu điểm của cách tính này là đơn giản ít tốn kém tuy nhiên tính chính xác khơng
cao.
Dự đốn cầu nhân lực trung và dài hạn.
Có nhiều phương pháp đượ c sử dụng để dự đoán cầu nhân lực trung và dài hạn.
Có một số phương pháp cơ bản sau:
Phương pháp 1: sử dụng mơ hình kế hoạch hố nguồn nhân lực tổng thể:

22


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
D = ((Q+G)*1/X)/Y
Trong đó:
Q:Khối lượng công việc hiện tại.
G: Giá trị tổng sản lượng dự tính tăng thêm trong kỳ kế hoạch.

X: Hệ số tăng năng suất lao động bình quân từ kỳ gốc tới kỳ kế hoạch.
Y: Năng suất lao động hiên tại của một công nhân hay một công nhân viên.
Phương pháp 2: tính theo tiêu chuẩn hao phí lao động cho một đơn vị sản phẩm
cuối cùng ( hay mức lao động tổng hợp ) .
D = Q*t/Tn
Trong đó:
Q: Tổng sản lượng của năm kế hoạch.
Tn: Quỹ thời gian làm việc bình quân 1 lao động trong năm kế hoạch
T = tcn+tpv+tql
tcn, tpv, tql: lần lượt là hao phí thời gian cơng nghệ, phục vụ, quản lý cho một
đơn vị sản phẩm cuối cùng.
Phương pháp 3: phương pháp hồi quy tuyến tính. Phương pháp náy sử dụng
trong trường hợp tồn tại quan hệ tuyến tính giữa số lượng lao động và khối lượng
công việc và mối quan hệ này được tiếp tục trong tương lai , số liệu thống kê có
được trong thời gian dài và chính xác để có thể thiết lập mối quan hệ đó.
Các bước tiến hành như sau:
Bước 1: đưa số liêu thống kê lên đồ thị để xác định các điểm thực nghiệm cho
thấy quan hệ giữa số lượng lao động với khối lượng công việc.
Bước 2: Từ số liệu thống kê ta xác định phương trình đường thẳng cụ thể qua đồ
thị hoặc theo phương pháp bình phương nhỏ nhất.
Y = ax+b.
Bước 3: Sử dụng phương trình đường thẳng đó để tính số lao đọng cho tương lai.
23


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phương pháp này có thể chia làm 3 phương pháp nhỏ là phân tích xu hướng ,
phân tích tỷ suất nhân quả và phương pháp phân tích tương quan.
Phương pháp 4: nhóm phương pháp định tính. ( phương pháp sử dụng ý kiến
chuyên gia )

Phương pháp này bao gồm nhiều phương pháp nhỏ. Có thể nêu một số phương
pháp:
+ Phương pháp tính bình qn: người ta sẽ yêu cầu các chuyên gia cho ý kiến về
số lao động cần có trong tương lai , sau đó tính bình qn để tính kết quả.
Phương pháp này khá đơn giản , dễ thực hiện song tính chính xác khơng cao.
+ Phương pháp thảo luận nhóm chun gia.
Nhóm chuyên gia có thể từ 5 đến 15 người tiến hành thảo luận trực tiếp với
nhau theo một trình tự được quy định để đi đến một nhất trí về nhu cầu lao động
trong tương lai . Các bước tiến hành:
- Đưa ra chủ đề thảo luận.
- Từng chuyên gia viết câu trả lời ra giấy.
- Trao đổi câu trả lời cho đến khi mỗi người đều nắm
được ý kiến của người khác.
- Tiến hành thảo luận.
- Xắp xếp thứ tự các ý kiến.
Phương pháp này khá hay bởi nó thu hút được các cán bộ thên chốt tham gia vào
việc kế hoạch hố nguồn nhân lực , có thể hướng cuộc thảo luận vào các vấn đề
mong đợi trong tương lai và dễ đi đến nhất trí khi các chun gia thảo luận với
nhau. Tuy nhiên, nó mang tính chủ quan của các chuyên gia và các quyết định rất
rễ bị sức ép của nhóm và lãnh đạo có uy tín , quyền lực.
+ Phương pháp sử dụng kỹ thuật delphi.

24


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phương pháp này khá phổ biến. Người ta nghiên cứu ý kiến của một nhóm
chuyên gia qua một loạt mẫu điêu tra hoặc phổng vấn để xác định cầu về nhân
lực cho tương lai. Các bước:
- Xin ý kiến của chuyên gia theo mẫu sẵn.

- Tập hợp ý kiến đó thành báo cáo.
- Gửi các báo cáo cho các chuyên gia để họ đọc các ý kiến khác nhau.
- Yêu cầu các chuyêngia giải thích ý kiến của họ nếu dự đốn của họ có
sai lệch lớn so với những ngưoừi khác.
- Tiếp tục tập hợp lại các ý kiến xây dựng lại báo cáo mới và gửi lại các
chuyên gia.
Quá trình này được tiến hành khoảng 4-5 lần . Phương pháp này có thể cho kết
quả chính xác hơn các phương pháp định tính trên.
2. Dự đốn cung nhân lực và phân tích.
Dự đốn cung nhân lực chính là tính tốn khả năng đáp ứng nhu cầu nhân lực
cho doanh nghiệp và bao gồm nguồn cung nhân lực bên trong hoạc bên ngoài.
2.1

Cung nhân lực bên trong doanh nghiệp: là dự đoán khả năng đáp ứng
nhu cầu về nhân lực trên cơ sở phát triển nhân lực hiện tại.

Để xác định cung nhân lực bên trong phải phân tích hiên trạng lao động hiện tại
dưới các mặt:
- Cơ cấu lao động theo nghề.
- Cơ cấu lao động theo trình độ.
- Cơ cấu lao đơng theo tuổi.
- Cơ cấu lao động theo giới tính.
- Khả năng phát triển sản xuất trong tương lai.
Quá trình dự đốn cung nhân lực bên trong:
Bước 1: phân loại cơng việc: để phân loại công việc phải dựa vào cơ sở sau:
25