Luận văn: Quản lý thiết bị vật tư pdf

Trang - 1 -

SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình làm đồ án tốt nghiệp đƣợc sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình
của Th.S Lê Văn Thịnh cùng các thầy cô trong khoa Công Nghệ Thông Tin đã
giúp đỡ nhóm chúng em hoàn thành tốt đồ án này một cách thuận lợi và gặt hái
đƣợc một số kết quả khả quan, em xin chân thành cảm ơn công lao dạy dỗ của các
Thầy Cô trong khoa Công nghệ thông tin - Trƣờng Cao Đẳng Công Nghiệp Tuy
Hòa đã tận tình dạy dỗ chỉ bảo em trong suốt hơn 3 năm học và nghiên cứu vừa
qua, cảm ơn tất cả các bạn trong lớp đã giúp đỡ trong suốt quá trình học tập.
Bên cạnh những kết quả đã đạt đƣợc cũng không thể tránh đƣợc những thiếu
sót và hạn chế của đồ án, rất mong nhận đƣợc góp ý của Thầy Cô và bạn bè. Để
chúng em hoàn thiện tốt hơn, chúng em xin chân thành cảm ơn.













Trang - 2 -

SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU - 7 -
CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT - 8 -
1.1: Ngôn Ngữ C# - 8 -
1.1.1:Giới thiệu ngôn ngữ - 8 -
1.1.2: Đặc điểm ngôn ngữ - 8 -
1.1.3:Các thƣ viện - 9 -
1.2: Tổng quan về cơ sở dữ liệu - 10 -
1.2.1: Các khái niệm - 10 -
1.2.2: Giới thiệu về SQL Server 2005 Express. - 11 -
1.3:GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP - 12 -
1.3.1: Giới thiệu Doanh nghiệp tƣ nhân Phúc Thành. - 12 -
1.3.3: Hiện trạng của doanh nghiệp và giải pháp khắc phục. - 13 -
CHƢƠNG 2 : PHÂN TÍCH THIẾT KẾ BÀI TOÁN - 16 -
2.1: CÁC DỮ LIỆU CẦN QUẢN LÝ CỦA CHƢƠNG TRÌNH - 16 -
2.1.1: Dữ liệu đầu vào - 16 -
2.1.2: Dữ liệu đầu ra - 16 -
2.2: XÁC ĐỊNH YÊU CẦU NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TY - 16 -
2.2.1: Xác định yêu cầu của nhân viên nhập vật tƣ. - 16 -
2.2.2: Xác định yêu cầu của nhân viên xuất vật tƣ. - 18 -
2.2.3: Xác định yêu cầu của nhân viên quản lý kho. - 20 -
2.2.4: Xác định yêu cầu của ngƣời quản trị. - 21 -
Trang - 3 -

SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa

2.3.1:biểu đồ ngữ cảnh - 21 -
2.3.2: Chức năng quản lý ngƣời dùng - 22 -

2.3.3: Chức năng cập nhật danh mục - 22 -
2.3.4: Chức năng quản lý kho vật tƣ - 23 -
2.3.5: Chức năng thống kê vật tƣ - 24 -
2.3.6:Chức năng tìm kiếm - 24 -
2.3.7: Chức năng liên hệ - 25 -
2.3.8: Biều đồ luồng dữ liệu nhập hàng - 25 -
2.3.9: Biểu đồ luồng dữ liệu xuất hàng - 27 -
2.4: Xây dựng các bảng cơ sở dữ liệu - 27 -
2.5: Chuẩn hóa CSDL: - 32 -
2.6:Mô hình liên kết các cơ sở dữ liệu - 33 -
CHƢƠNG 3: XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH VÀ THỬ NGHIỆM - 34 -
3.1: Cấu trúc tổng quát chƣơng trình: - 34 -
3.2: Một số giao diện của chƣơng trình. - 34 -
3.2.1: Form chính( khi đã đăng nhập ): - 34 -
3.2.2: Form nhà cung cấp hàng hóa. - 35 -
3.2.4 : Form phòng ban.
- 36 -
3.2.5: Form nhân viên. - 36 -
3.2.6: Loại hàng. - 37 -
3.2.7: Form hàng hóa. - 37 -
3.2.8: Form nhập hàng. - 38 -
Trang - 4 -

SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa

3.2.9: Form xuất hàng. - 38 -
3.2.10: Form thống kê nhà cung cấp - 39 -
3.2.11: Form thống kê khách hàng. - 39 -
3.2.12: Form thống kê nhân viên. - 40 -
3.2.13: Form thống kê tồn kho. - 40 -

Kết luận - 42 -
Tài liệu tham khảo - 43 -
















Trang - 5 -

SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa


DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 1: Phiếu nhập
15
Bảng 2: Phiếu xuất
17
Bảng 3: Bảng đăng nhập
24

Bảng 4: Bảng đơn vị tính
25
Bảng 5:Bảng hàng hóa
25
Bảng 6: Bảng khách hàng
25
Bảng 7: Bảng loại hàng
25
Bảng 8: Bảng nhà cung cấp
26
Bảng 9: Bảng nhân viên
26
Bảng 10: Bảng nhập
26
Bảng 11: Bảng nhập chi tiết
27
Bảng 12: Bảng phòng ban
27
Bảng 13: Bảng tồn kho
27
Bảng 14: Bảng xuất
27
Bảng 15: Bảng xuất chi tiết
28

Trang - 6 -

SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 1: Sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp.
10
Hình 2: Biểu đồ ngữ cảnh
18
Hình 3: Biều đồ luồng dữ liệu nhập hàng
22
Hình 4: Biểu đồ luồng dữ liệu xuất hàng
24
Hình 5: Mô hình liên kết các cơ sở dữ liệu
29
Hình 6: Cấu trúc tổng quát chƣơng trình
30
Hình 7: Form chính
31
Hình 8: Form nhà cung cấp hàng hóa
31
Hình 9: Form khách hàng
32
Hình 10: Form phòng ban
32
Hình 11: Form nhân viên .
33
Hình 12: Form loại hàng
33
Hình 13: Form hàng hóa
34
Hình 14: Form nhập hàng
34
Hình 15:Form xuất hàng
35

Hình 16: Form thống kê nhà cung cấp
35
Hình 17: Form thống kê khách hàng
36
Hình 18: Form thống kê nhân viên
36
Hình 19: Form thống kê tồn kho
37

Trang - 7 -

SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa

LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời buổi hiện nay quản lý hàng hóa vật tƣ là một trong những việc
quan trọng có ý nghĩa quyết định đến sự phát triển của công ty. Trong điều kiện
kinh tế thị trƣờng cạnh tranh đòi hỏi các nhà quản lý phải có thông tin chính xác
nắm bắt thông tin kịp thời về vật tƣ tại đơn vị của mình…, từ đó đƣa ra các kế
hoạch, quyết định và chiến lƣợc kinh doanh hợp lý để nhằm giảm chi phí, giảm
thất thoát, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, và có nhiều cơ hội phát triển.
Để làm đƣợc điều này, việc ứng dụng tin học hóa vào vấn đề quản lý là rất
cần thiết. Trƣớc đây khi chƣa có phần mềm công việc quản lý đều gặp rất nhiều
khó khăn đòi hỏi phải có một lƣợng nhân lực lớn mà hiệu quả không cao, khi ta
muốn tìm kiếm tra cứu thông tin thì rất mất nhiều thời gian, vì tất cả đều thông qua
giấy tờ. Giờ đây nhờ có các phần mềm quản lý, tin học hóa đƣợc thao tác thủ công
mà việc làm việc ở các công ty trở nên thuận lợi hơn vì chúng ta sẽ không phải
thấy một phòng tủ đầy hồ sơ chứng từ hóa đơn, các cặp tài liệu có nhãn chúng ta
có thể làm trong chốc lát có khi chỉ mất vài giây truy cập thông tin.
Doanh nghiệp tư nhân Phúc Thành là doanh nghiệp chuyên cung cấp các thiết
bị tin học, linh kiện máy tính,… mà tất cả công việc quản lý vật tƣ trong công ty

đều thao tác thủ công.
Chính vì các lý do trên nên nhóm chúng em đã chọn đề tài “Quản lý thiết bị
vật tư” làm đồ án tốt nghiệp của mình, nhằm hy vọng phần mềm sẽ đem lại hiệu
quả tốt trong công việc quản lý vật tƣ của doanh nghiệp.
Đồ án tốt nghiệp là cơ hội cho chúng em đƣợc tiếp xúc thực tế, nghiên cứu và
áp dụng tổng hợp lại những kiến thức mà mình đã học đƣợc, đồng thời rút ra đƣợc
những kinh nghiệm thực tế quý giá trong suốt quá trình làm đồ án tốt nghiệp của
mình.

Trang - 8 -

SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa

CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1: Ngôn Ngữ C#
1.1.1:Giới thiệu ngôn ngữ
- C# là một ngôn ngữ lập trình hƣớng đối tƣợng đƣợc phát triển
bởi Microsoft, là phần khởi đầu cho kế hoạch .NET của họ. Tên của
ngôn ngữ bao gồm ký tự thăng theo Microsoft nhƣng
theo ECMA là C#, chỉ bao gồm dấu số thƣờng. Microsoft phát triển
C# dựa trên C++ và Java. C# đƣợc miêu tả là ngôn ngữ có đƣợc sự
cân bằng giữa C++, Visual Basic, Delphi và Java.
- C# đƣợc thiết kế chủ yếu bởi Anders Hejlsberg kiến trúc sƣ phần mềm
nổi tiếng với các sản phẩm Turbo Pascal, Delphi, J++, WFC.
1.1.2: Đặc điểm ngôn ngữ
C#, theo một hƣớng nào đó, là ngôn ngữ lập trình phản ánh trực
tiếp nhất đến .NET Framework mà tất cả các chƣơng trình .NET chạy,
và nó phụ thuộc mạnh mẽ vào Framework này. Mọi dữ liệu cơ sở đều
là đối tƣợng, đƣợc cấp phát và hủy bỏ bởi trình dọn rác Garbage-
Collector (GC), và nhiều kiểu trừu tƣợng khác chẳng hạn nhƣ class,

delegate, interface, exception, v.v, phản ánh rõ ràng những đặc trƣng
của .NET runtime.
So sánh với C và C++, ngôn ngữ này bị giới hạn và đƣợc nâng
cao ở một vài đặc điểm nào đó, nhƣng không bao gồm các giới hạn
sau đây:
 Các con trỏ chỉ có thể đƣợc sử dụng trong chế độ không an
toàn. Hầu hết các đối tƣợng đƣợc tham chiếu an toàn, và các
Trang - 9 -

SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa

phép tính đều đƣợc kiểm tra tràn bộ đệm. Các con trỏ chỉ
đƣợc sử dụng để gọi các loại kiểu giá trị; còn những đối
tƣợng thuộc bộ thu rác (garbage-collector) thì chỉ đƣợc gọi
bằng cách tham chiếu.
 Các đối tƣợng không thể đƣợc giải phóng tƣờng minh.
 Chỉ có đơn kế thừa, nhƣng có thể cài đặt nhiều interface trừu
tƣợng (abstract interfaces). Chức năng này làm đơn giản hóa
sự thực thi của thời gian thực thi.
 C# thì an-toàn-kiểu (typesafe) hơn C++.
 Cú pháp khai báo mảng khác nhau("int[] a = new int[5]"
thay vì "int a[5]").
 Kiểu thứ tự đƣợc thay thế bằng tên miền không gian
(namespace).
 C# không có tiêu bản.
 Có thêm Properties, các phƣơng pháp có thể gọi các
Properties để truy cập dữ liệu.
 Có reflection.
1.1.3:Các thƣ viện
* using System;

* using System.Collections.Generic;
* using System.ComponentModel;
* using System.Data;
* using System.Drawing;
* using System.Text;
* using System.Windows.Forms;
Trang - 10 -

SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa

* using DevComponents.DotNetBar;
* using System.Data.SqlClient;
1.2: Tổng quan về cơ sở dữ liệu
1.2.1: Các khái niệm
- Cơ sở dữ liệu (Database): là một tập hợp các dữ liệu tác nghiệp của một
đơn vị, một doanh nghiệp hay một cá nhân, đƣợc lƣu lại và đƣợc sử
dụng bởi các hệ thống ứng dụng của đơn vị, doanh nghiệp hay cá nhân
ấy. Cơ sở dữ liệu còn đƣợc hiểu là một tập hợp các thông tin đƣợc tổ
chức hợp lý để có thể truy xuất nhanh khi cần sử dụng.
- Thực thể (Entity): là một đối tƣợng cần quan tâm trong công tác quản lý,
nó có thể là:
 Cụ thể: một nhân viên, một tổ chức, một hoá đơn,…
 Trừu tƣợng: một môn học, một khoa trong trƣờng đại học,…
- Dữ liệu quan hệ (Relation Data): là dữ liệu đƣợc tổ chức thành các bảng
gồm các hàng và các cột. Mỗi bảng ứng với một kiểu thực thể. Trong
một bảng, mỗi cột biểu diễn một thuộc tính của thực thể, mỗi hàng thể
hiện đầy đủ các dữ liệu về một thực thể cụ thể.
- Cơ sở dữ liệu quan hệ (Relation Database): là cơ sở dữ liệu sử dụng mô
hình dữ liệu quan hệ (Relation Data Model) nhƣ: Access, SQL Server,
Oracle, My SQL,…

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Relation Database Management System –
RDMS): là hệ thống giúp các nhà quản trị làm việc với cơ sở dữ liệu nhƣ
Microsoft Access, Microsoft SQL Server 2005 Express, …
- Trƣờng dữ liệu (Data Field): là dữ liệu để mô tả một đặc trƣng nào đó
của thực thể ( họ tên, ngày sinh,…) hoặc để phân biệt thực thể này với
thực thể khác (mã sinh viên, mã sách,…).
Trang - 11 -

SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa

- Kiểu dữ liệu (Data Type): là một khái niệm trừu tƣợng, đƣợc đặc trƣng
bởi độ lớn và miền giá trị. Nó có thể là: text, numeric, datetime, int,…
- Mối quan hệ (Relation): là sự mô tả sự liên hệ giữa các phần tử của các
tập thực thể với nhau, chúng là các gắn kết các tập thực thể với nhau, có
các kiểu quan hệ nhƣ sau:
 Kiểu quan hệ 1-1: mỗi thực thể của tập thực thể này có liên hệ với
một thực thể của tập thực thể kia.
 Kiểu quan hệ 1-n: mỗi thực thể của tập thực thể này có liên hệ với
nhiều thực thể của tập thực thể kia.
 Kiểu quan hệ m-n: m thực thể của tập thực thể này có liên hệ với n
thực thể của tập thực thể kia. Quan hệ này thƣờng đƣợc tách ra
thành các quan hệ 1-1 và 1-n.
- Lƣợc đồ quan hệ (Relation Diagram): lƣợc đồ quan hệ là sự hợp thành
bởi hai yếu tố:
 Một cấu trúc, gồm tên quan hệ và một danh sách các thuộc tính.
 Một tập hợp các ràng buộc, tức là các điều kiện mà mọi quan hệ
trong lƣợc đồ đều phải thoả mãn.
- Phụ thuộc hàm bắc cầu: Cho lƣợc đồ quan hệ R và tập phụ thuộc hàm F
xác định trên R; X, Y R, A R. Nếu ta có: X  Y, Y A và A XY
thì ta nói A phụ thuộc hàm bắc cầu vào X. A đƣợc gọi là thuộc tính phụ

thuộc bắc cầu, Y là các thuộc tính cầu.
1.2.2: Giới thiệu về SQL Server 2005 Express.
SQL Server 2005 Express là phiên bản đặc biệt của SQL Server 2005, sản
phẩm của hãng phần mềm Microsoft. Sở dĩ có tên nhƣ vậy là vì hệ quản trị cơ
sở dữ liệu này sử dụng công cụ quản lý cơ sở dữ liệu theo phong cách Express
(nhanh). SQL Server 2005 cải tiến khả năng quản lý và bảo mật thông qua việc
Trang - 12 -

SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa

cung cấp cho toàn quyền viên nhiều công cụ điều khiển hơn trên những thể hiện
cục bộ và từ xa của SQL Server. Microsoft SQL Server 2005 Express Edition
miễn phí, dễ sử dụng, gọn nhẹ, và khả nhúng, là một trong những hệ quản trị cơ
sở dữ liệu quan hệ hàng đầu hiện nay. Ngoài SQL Server 2005 Express ra thì
SQL Server 2005 còn có các phiên bản khác là:
- SQL Server 2005 Enterprise Edition
- SQL Server 2005 Standard Edition
- SQL Server 2005 Workgroup Edition
- Với SQL Server 2005 Express, quản trị viên có thể:
- Xây dựng những ứng dụng điều khiển dữ liệu linh hoạt và đáng tin
cậy với môi trƣờng thao tác quản lý dữ liệu trực quan, đơn giản.
- Hỗ trợ các Website động (tƣơng tác với ngƣời dùng), hỗ trợ sẵn
XML trong cơ sở dữ liệu để đảm bảo Website có thể tƣơng tác với
những ứng dụng khác thông qua các dịch vụ Web.
- Tạo ra các báo cáo một cách nhanh chóng, với những bảng, những
biểu đồ, đồ hoạ, và nhúng chúng trong các ứng dụng.
- Đơn giản hoá thao tác triển khai và phục vụ của cơ sở dữ liệu tác
nghiệp.
1.3:GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP
1.3.1: Giới thiệu Doanh nghiệp tƣ nhân Phúc Thành.

- Doanh nghiệp tƣ nhân Phúc Thành là một doanh nghiệp chuyên kinh doanh
buôn bán máy tính và thiết bị tin học.
- Doanh nghiệp thành lập vào năm 2002.
- Giám đốc Mai Xuân Vĩ.
- Trụ sở chính 387-nguyễn Huệ-TP.Tuy Hòa-Phú Yên.
Trang - 13 -

SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa

- Doanh nghiệp có tổng số 30 nhân viên, trong đó có 1 giám đốc, 4 trƣởng
phòng, 1 bảo vệ còn lại là nhân viên.
- Lĩnh vực kinh doanh bao gồm các thiếu bị vật tƣ về tin học, sửa chữa và bảo
trì máy tính.
1.3.2: Sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp.












1.3.3: Hiện trạng của doanh nghiệp và giải pháp khắc phục.
1.3.3.1:Hiện trạng:
- Hiện tại các công việc của công ty đều quản lý bằng phƣơng pháp thủ
công thô sơ. Tất cả các thao tác nhập xuất thiết bị vật tƣ, liên quan đến

dữ liệu đều đƣợc nhân viên kho thu thập và thống kê trên giấy tờ, chính
vì thế các loại giấy tờ, hồ sơ liên quan ngày càng gia tăng rất nhiều,
đồng thời do sự phát triển của công ty nên số lƣợng thiết bị vật tƣ nhập
và xuất ngày càng gia tăng, khối lƣợng công việc lớn và tính chất công
việc phức tạp, do đó tạo nên sự khó khăn cho công tác quản lý rất nhiều.
KỸ THUẬT
GIÁM ĐỐC
BẢO HÀNH
KẾ TOÁN
KINH DOANH
KHO
BẢO TRÌ
THỊ
TRƯỜNG
SỬA CHỮA
TỔNG HỢP SỔ
SÁCH
SỔ SÁCH
THANH TOÁN
LƢƠNG
BÁO CÁO THUẾ
THUẾ
NHẬP HÀNG
XUẤT HÀNG
BÁO CÁO
KHO
TIẾP THỊ
KHÁCH
HÀNG
BÁN HÀNG

Trang - 14 -

SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa

- Công việc quản lý bằng thủ công tạo rất nhiều khó khăn và áp lực, đòi
hỏi phải giải quyết khối lƣợng công việc lớn mà cũng không thể tránh
khỏi những nhầm lẫn, đồng thời với số lƣợng công việc nhƣ vậy phƣơng
pháp thủ công đòi hỏi mất rất nhiều thời gián để giải quyết. Việc lƣu trữ
thông tin thiết bị vật tƣ bằng giấy tờ ngày càng nhiều làm cho tủ sổ sách
ngày càng gia tăng lên.
- Nếu ngƣời dùng muốn tìm kiếm thông tin có liên quan đến thiết bị vật tƣ
nào đó hiện có trong kho thì lại phải tra cứu rất nhiều cuốn sổ lƣu trữ
khác nhau trong tủ sổ sách kia mới tìm ra thông tin. Muốn tìm thông tin
về vật tƣ xuất, nhập và tồn kho thì lại mất rất nhiều thời gian tra cứu
thông tin trên các phiếu nhập, xuất vật tƣ theo thời gian.
- Thao tác cân đối giữa nhập mới và xuất vật tƣ lại phải đƣợc nhân viên
kho thực hiện thủ công. Muốn làm đƣợc việc này nhân viên kho phải
xem lại sổ sách ghi chi tiết việc nhập và xuất kho, từ đó xem lƣợng hàng
tồn kho là bao nhiêu, hạn sử dụng của vật tƣ đã hết chƣa
- Việc thống kê báo cáo cũng trở nên khó khăn vì mất nhiều thời gian lấy
các thông tin từ các sổ ghi. Nhân viên làm báo cáo phải tự tay sao chép
thông tin từ sổ ghi chép vật tƣ, sổ ghi nhập, xuất, thanh lý, thu hồi…
- Các hồ sơ giấy tờ lƣu trữ thƣờng hay bị hƣ hỏng, mất mát do điều kiện
môi trƣờng và do điều kiện ngoại cảnh, con ngƣời, vì thế khả năng mất
mát thông tin là khó tránh khỏi.
1.3.3.2 Giải pháp khắc phục.
- Từ những tồn tại và khó khăn trên, đòi hỏi việc tin học hóa vấn đề quản
lý là hết sức cần thiết và quan trọng, cụ thể là xây dựng một phần mềm
quản lý trên máy tính, cụ thể ở đây là chƣơng trình “ Quản lý vật tư ”.
Trang - 15 -

SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa

- Phần mềm xây dựng cần đáp ứng đƣợc đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ
quản lý, và khắc phục đƣợc những tồn tại của hệ thống quản lý hiện tại
mắc phải.
- Chƣơng trình phần mềm phải dễ sử dụng, thao tác nhanh, giao diện thân
thiện với ngƣời dùng
- Phần mềm phải đáp ứng đƣợc các thao tác về dữ liệu nhƣ nhập mới,
thêm, sửa, xóa, thống kê báo cáo.
- Phần mềm phải có chức năng cho phép ngƣời dùng tra cứu tìm kiếm
thông tin vật tƣ đang có, nhập mới…
- Phải đảm bảo đƣợc tính bảo mật thông tin ở mức cao nhất có thể. Điều
này thể hiện ở việc phân loại ngƣời dùng khi đăng nhập hệ thống, cấp
quyền cho ngƣời truy cập hệ thống.













Trang - 16 -

SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa

CHƢƠNG 2 : PHÂN TÍCH THIẾT KẾ BÀI TOÁN
2.1: CÁC DỮ LIỆU CẦN QUẢN LÝ CỦA CHƢƠNG TRÌNH
2.1.1: Dữ liệu đầu vào
- Thông tin về vật tƣ, về nhóm vật tƣ, số lƣợng đơn giá của vật tƣ, tình
trạng của chúng.
- Thông tin về khách hàng, về nhà phân phối cụ thể là tên, địa chỉ, số điện
thoại.
- Thông tin về số lƣợng nhập vào, số lƣợng hàng tồn kho.
- Thông tin về công ty, về nhân viên, về những ngƣời quản lý, nhiệm vụ
của họ và quyền truy cập hệ thống của họ.
2.1.2: Dữ liệu đầu ra
- Báo cáo chi tiết vật tƣ, số lƣợng tôn kho, đã nhập và đã xuất bao nhiêu
doanh thu của chúng
- Báo cáo chi tiết về khách hàng, danh sách các nhà cung cấp,số tiền thanh
toán cho nhà cung cấp và khách hàng, đã nhập và xuất nhƣng loại vật tƣ
nào ,số lƣợng bao nhiêu, đơn giá,thành tiền
- Thống kê lƣợng hàng tồn kho, báo cáo đơn giá vật tƣ
2.2: XÁC ĐỊNH YÊU CẦU NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TY
2.2.1: Xác định yêu cầu của nhân viên nhập vật tƣ.
- Khi công ty có nhu cầu nhập một mặt hàng nào đó, công ty sẽ yêu cầu nhà
cung cấp mặt hàng này gửi báo giá hàng cho công ty, sau khi xem xét giá cả,
nếu muốn nhập hàng thì công ty làm đơn đặt hàng gửi lên nhà cung cấp theo
hình thức: Fax,email,điện thoại…Thông tin hàng hóa bao gồm tên hàng, số
lƣợng và chủng loại. Công ty có thể nhập hàng của nhiều nhà cung cấp khác
Trang - 17 -

SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa

nhau nên phải ghi lại thông tin về nhà cung cấp: Tên nhà cung cấp, địa chỉ,
điện thoại và Fax của nhà cung cấp đó.
- Nhà cung cấp sẽ gửi hàng đến công ty kèm theo hóa đơn giá trị gia tăng và
phiếu xuất kho của nhà cung cấp. Khi có hàng gửi đến công ty, thủ kho sẽ
trực tiếp ra nhận và kiểm tra chất lƣợng cũng nhƣ số lƣợng của hàng hóa để
nhập vào kho.
- Nếu chất lƣợng và số lƣợng của hàng chƣa đạt yêu cầu thì báo cáo với
phòng kế hoạch để xử lý. Còn nếu đạt yêu cầu thì thủ kho sẽ cập nhật giấy
tờ vào sổ nhập kho và viết phiếu nhập kho, sau đó thủ kho bàn giao hóa đơn
chứng từ cho kế toán, kế toán của công ty sẽ viết phiếu chi trả tiền cho nhà
cung cấp theo đúng số lƣợng trên hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho của thủ
kho.









Trang - 18 -

SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa

2.2.2: Xác định yêu cầu của nhân viên xuất vật tƣ.
TÊN DOANH NGHIỆP

PHIẾU NHẬP

Mã phiếu:
Họ tên Nhà phân phối:
Địa chỉ:

Stt
Mã
thiết

bị
Tên thiết bị
Đơn vị
tính
Số
lƣợng
Đơn giá
Thuế
Thành
tiền
1







2

Ngày tháng năm
Thủ kho

Trang - 19 -

SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa

- Khi có khách hàng tới mua hàng, nhân viên bán hàng đƣa cho khách hàng
xem báo giá các mặt hàng của công ty.
- Sau đó khách hàng sẽ gửi đơn mua hàng cho nhân viên.nhân viên sẽ kiểm tra
hàng còn trong kho, nếu còn hàng thì lập phiếu xuất kho đƣa khách hàng.
- Khách hàng kiểm tra thông tin trong phiếu xuất, nếu có lỗi thì báo lại cho
nhân viên ,sau khi xác thực chính xác mặt hàng khách hàng thanh toán tiền
và nhận hàng từ nhân viên.
- Công ty có rất nhiều nhân viên phải ghi lại thông tin nhân viên bao gồm : Họ
tên nhân viên, ngày sinh, địa chỉ, điện thoại, Email.
- Trong phiếu xuât kho ghi đầy đủ thông tin : ngày xuất,số phiếu,tên ngƣời
mua…
- Cập nhật thông tin vào sổ xuất kho
- Nếu ko còn hàng trong kho, nhân viên sẽ thông báo lại cho khách hàng .
- Đến cuối tháng,thủ kho báo cáo tình hình xuất nhâp về cho giám đốc

PHIẾU XUẤT


Trang - 20 -

SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa

2.2.3: Xác định yêu cầu của nhân viên quản lý kho.
Trang - 21 -

SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa

Nhân viên quản lý kho yêu cầu hệ thống cung cấp đầy đủ thông tin về vật
tƣ, thông tin xuất, nhập, cho biết đƣợc thông tin công nợ phải trả khách hàng
(các nhà phân phối) và công nợ phải thu của khách hàng(ngƣời mua hàng). Để
từ đó tổng hợp về vật tƣ tồn kho, thông tin nhập xuất in ra báo cáo để báo cáo
lên ban lãnh đạo.
2.2.4: Xác định yêu cầu của ngƣời quản trị.
Ngƣời quản trị của hệ thống yêu cầu đƣợc xem tất cả các thông tin về
nghiệp vụ của hệ thống. Ngƣời quản trị yêu cầu đƣợc đăng nhập hệ thống, quản
lý thông tin ngƣời dùng, thêm ngƣời dùng mới, cấp quyền đăng nhập cho ngƣời
dùng khi truy xuất hệ thống.Có quyền thay đổi mọi thông tin nếu cần thiết.
2.3: SƠ ĐỒ DỮ LIỆU
2.3.1:biểu đồ ngữ cảnh
- Căn cứ vào bài toán bằng lới xây dựng biểu đồ ngữ cảnh
- Các thực thể chính tham gia: Nhà cung cấp, khách hàng, ban giám đốc

Trang - 22 -

SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa

2.3.2: Chức năng quản lý ngƣời dùng
Ngƣời dùng muốn truy cập vào hệ thống quản lý vật tư thì phải đƣợc cấp

một tên đăng nhâp, một mật khẩu, và quyền truy câp hệ thống. Tên truy cập,
mật khẩu và quyền truy cập hệ thống này đƣợc ngƣời quản trị cấp cho mỗi
ngƣời dùng, ngƣời dùng sẽ dùng nó để truy cập hệ thống. Ngƣời quản trị là
ngƣời có quyền cao nhất trong hệ thống, khi đăng nhập vào hệ thống, ngƣời
quản trị có quyền thêm ngƣời dùng, thay đổi thông tin ngƣời dùng. Còn
những ngƣời dùng khác tùy thuộc vào quyền đƣợc cấp để thao tác với hệ
thống, những user này không đƣợc cập nhập ngƣời dùng, không đƣợc thay
đổi thông tin ngƣời dùng.
2.3.3: Chức năng cập nhật danh mục
Chức năng này cho phép ngƣời dùng cập nhập danh mục nhà cung cấp,
danh mục khách hàng, danh mục nhân viên và phòng ban, danh mục loại
hàng và hàng hóa, danh mục đơn vị tính.
- Cập nhập danh mục nhà cung cấp: Cho phép ngƣời dùng tƣơng tác với
bảng cơ sở dữ liệu nhacungcap, với các chức năng thêm, sửa, xóa thông
tin về nhà cung cấp. Ngoài ra khi danh sách nhà cung cấp quá nhiều
ngƣời dùng có thể dùng chức năng tìm kiếm theo mã nhà cung cấp hoặc
theo tên nhà cung cấp.
- Cập nhập danh mục khách hàng: Cho phép ngƣời dùng tƣơng tác với
bảng khachhang, cập nhập, thêm, sửa, xóa các khách hàng. Cũng nhƣ
danh mục nhà cung cấp thì ở đây cũng hỗ trợ chức năng tìm kiếm theo
tên khách hàng và mã khách hàng.
Trang - 23 -

SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa

- Cập nhập danh mục nhân viên và phòng ban: Cho phép ngƣời dùng
tƣơng tác với bảng nhanvien và bảng phongban, cập nhập, thêm, sửa,
xóa các nhân viên và các phòng ban đồng thời ngƣời dùng có thể tìm
kiếm theo mã, tên nhân viên và phòng ban.
- Cập nhập danh mục loại hàng và hàng hóa: Cho phép ngƣời dùng tƣơng

tác với bảng loaihang và bảng hanghoa, cập nhập, thêm, sửa, xóa các
loại hàng và hàng hóa. Chức năng tìm kiếm theo mã nhân viên, phòng
ban và tên nhân, phòng ban viên trong chƣơng trình sẽ tiện lợi hơn khi
ngƣời dùng muốn tìm một nhân viên hoặc phòng ban.
- Cập nhập danh mục đơn vị tính : Cho phép ngƣời dùng tƣơng tác với
bảng donvitinh và thêm các đơn vị tính.
2.3.4: Chức năng quản lý kho vật tƣ
- Quản lý nhập vật tư: Nhân viên quản lý kho vật tƣ thƣờng xuyên thống
kê lƣợng vật tƣ trong kho để cân đối lƣợng vật tƣ có trong kho để yêu
cầu nhập vật tƣ. Nhân viên quản lý kho gửi yêu cầu xin nhập vật tƣ lên
ban lãnh đạo, ban lãnh đạo ký phê duyệt và lập kế hoạch nhập vật tƣ về.
Khi vật tƣ đƣợc nhập về và chuyển vào kho, thì nhân viên nhập tiến
hành nhập vật tƣ về, ghi các thông tin nhập vật tƣ vào hóa đơn nhập.
Quá trình này gọi là cập nhập hóa đơn nhập.
- Quản lý xuất vật tư: Khi các đơn vị, các cơ sở có yêu cầu về vật tƣ. Quản
lý kho lên kế hoạch xuất vật tƣ, kiểm tra số lƣợng hàng có trong kho,
chất lƣợng có đủ để đáp ứng yêu cầu của các đơn vị không, sau đó gửi
thông tin xuất vật tƣ tới phòng kinh doanh . Quá trình xuất vật tƣ đƣợc
Trang - 24 -

SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa

diễn ra. Số vật tƣ xuất ra đƣợc cập nhập vào hệ thống, quá trình này gọi
là cập nhập vật tƣ xuất.
2.3.5: Chức năng thống kê vật tƣ
- Thống kê nhà cung cấp: cho phép ngƣời dùng có thể thống kê theo danh
sách nhà cung cấp,thống kê theo mã nhà cung cấp, từ đó in ra theo mã
hoặc tất cả hoặc theo ngày tháng.
- Thống kê khách hàng: cho phép ngƣời dùng có thể thống kê theo danh
sách khách hàng,thống kê theo mã khách hàng, từ đó in ra theo mã hoặc

tất cả hoặc theo ngày tháng.
- Thống kê theo nhân viên và phòng ban: cho phép ngƣời dùng có thể
thống kê theo danh sách phong ban ,thống kê theo mã phòng ban hoặc
theo danh sách nhân viên hoặc mã nhân viên, từ đó in ra theo mã hoặc
tất cả hoặc theo ngày tháng nhân viên nhập hàng, ngày bán hàng của
nhân viên.
- Thống kê tồn kho:cho phép ngƣời dùng có thể thống kê hàng tồn trong
kho theo mã hàng hoặc tổng số lƣợng hàng tồn từ đó in ra báo cáo gửi
tới phòng kinh doanh hoặc giám đốc.
2.3.6:Chức năng tìm kiếm
- Chức năng tìm kiếm cho phép ngƣời dùng tìm kiếm những thông tin khi
thông tin quá nhiều và không nhớ chính xác thông tin mình cần tìm
kiếm, để tiện sử dụng cho phần mềm chức năng tìm kiếm có trong toàn
bộ các danh mục nhà cung cấp,khách hàng,nhân viên ,phòng ban,hàng
hóa và loại hàng.và trong kho hàng.
Trang - 25 -

SVTH:Trần Công Chiến-Trịnh Văn Long Lớp CĐTin 31B – Trƣờng CĐCN Tuy Hòa

- Trong tìm kiếm ngƣời dùng có thể tìm theo mã hoặc theo tên, khi không
nhỡ rõ họ và tên ngƣời dùng chỉ cần gõ vào họ hoặc tên sau đó tìm kiếm,
chƣơng trình sẽ tự động tìm kiếm trong các danh mục và đƣa ra nhƣng
kết quả có họ hoặc tên đó.Tƣơng tự với tìm mã ngƣời dùng có thể nhập
vào 1 trong các ký tự trong mã cần tìm, kết quả sẽ cho ra những kết quả
có chƣa ký tự cần tìm,…

2.3.7: Chức năng liên hệ
Cho phép ngƣời dùng có thể liên hệ với tác giả khi cần hƣớng dẫn hoặc
đọc hƣớng dẫn sử dụng phần mềm.
2.3.8: Biều đồ luồng dữ liệu nhập hàng