Quản lý thiết bị vật tư

Mục lục
1
LỜI NÓI ĐẦU
Quản lý hàng hóa vật tư là một trong những việc quan trọng có ý nghĩa
quyết định đến sự phát triển của công ty. Trong điều kiện kinh tế thị trường
cạnh tranh đòi hỏi các nhà quản lý phải có thông tin chính xác nắm bắt thông
tin kịp thời về vật tư tại đơn vị của mình…, từ đó đưa ra các kế hoạch, quyết
định và chiến lược kinh doanh hợp lý, để nhằm giảm chi phí, giảm thất thoát,
nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, và có nhiều cơ hội phát triển.
Để làm được điều này, việc ứng dụng Tin học hóa vào vấn đề quản lý là
rất cần thiết. Trước đây khi chưa có phần mềm công việc quản lý đều gặp rất
nhiều khó khăn đòi hỏi phải có một lượng nhân lực lớn mà hiệu quả không
cao, khi ta muốn tìm kiếm tra cứu thông tin thì rất mất nhiều thời gian, vì tất
cả đều thông qua giấy tờ. Giờ đây nhờ có các phần mềm quản lý, tin học hóa
được thao tác thủ công mà việc làm việc ở các công ty trở nên thuận lợi hơn
vì chúng ta sẽ không phải thấy một phòng tủ đầy hồ sơ chứng từ hóa đơn, các
cặp tài liệu có nhãn... chúng ta có thể làm trong chốc lát có khi chỉ mất vài
giây truy cập thông tin.
Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Bình Mình là công ty chuyên cung
cấp các vật liệu xây dựng, đồ gia dụng, đồ trang trí, đồ điện… mà phần lớn
công việc quản lý vật tư trong công ty đều thao tác thủ công.
Chính vì các lý do trên nên em đã chọn đề tài “Quản lý thiết bị vật tư”
làm đồ án tốt nghiệp của mình, nhằm hy vọng phần mềm đem lại hiệu quả tốt
trong công việc quản lý vật tư
Đồ án tốt nghiệp là cơ hội cho em được tiếp xúc thực tế, áp dụng, tổng
hợp lại những kiến thức mà mình đã học được, đồng thời rút ra được những
kinh nghiệm thực tế quý giá trong suốt quá trình làm đồ án tốt nghiệp của
mình
Trong suốt quá trình làm đồ án tốt nghiệp được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận
tình của Th.S Nguyễn Thế Cường, KS. Nguyễn Xuân Hưng cùng các cô chú
trong phòng ban của công ty đã giúp đỡ em hoàn thành tốt đồ án này một cách

2
thuận lợi và gặt hái được một số kết quả khả quan, em xin chân thành cảm ơn
công lao dạy dỗ của các Thầy Cô trong khoa Công nghệ thông tin - Trường
đại học Hàng hải, đã tận tình dạy dỗ chỉ bảo em trong suốt hơn 4 năm học và
nghiên cứu vừa qua; xin cảm ơn gia đình đã tạo điều kiện cho con được học
tập để có ngày hôm nay; cảm ơn tất cả các bạn trong lớp đã giúp đỡ trong suốt
quá trình học tập.
Bên cạnh những kết quả đã đạt được cũng không thể tránh được những
thiếu sót và hạn chế của đồ án, rất mong nhận được góp ý của Thầy Cô và bạn
bè.
3
Chương 1. KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ TẠI CÔNG TY.
1.1. GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH BÌNH MINH.
 Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Bình Mình là đại lý cấp 1
chính thức của công ty sơn 4 ORANGES CO.LTD ( công ty vốn 100% của
nước ngoài, trụ sở chính: Lô co2_ khu Công nghiệp Đức Hòa 1, Ấp 5, xã Đức
Hòa Đông, huyện Đức Hòa, tỉnh Long An ) thuộc tập đoàn Asia leader
international investment, chuyên cung cấp các loại sơn lót, sơn bột, sơn nội
thất, sơn ngoại thất., và các vật tư, nguyên vật liệu trong lĩnh vực xây dựng,
điện nước, và các đồ dùng thông dụng
 Công ty được thành lập vào 5/3/2003
 Giám đốc: Bùi Văn Minh
 Trụ sở chính: Đường 10_ Đông Sơn_ Thủy Nguyên_ Hải Phòng
 Liên hệ: ĐT: (031) 3 573224 * DĐ: 0904 482851
 Công ty có tổng số trên 20 nhân viên. Trong đó có 1 giám đốc, 1
phó giám đốc, 1 kế toán, 1 thủ kho, 2 nhân viên bảo vệ, 2 nhân viên bán hàng
và còn lại là công nhân, đặc biệt công ty Bình Minh có một đội tư vấn, đội
ngũ thi công có tay nghề cao trong lĩnh vực pha chế sơn màu.
 Lĩnh vực kinh doanh của công ty bao gồm: Vật liệu xây dựng, vật
liệu trang trí, đồ dùng gia dụng, đồ điện, đồ nhựa...

 Mục tiêu và chiến lược kinh doanh của công ty đặt ra: Luôn là đối
tác đáng tin cậy của khách hàng, trở thành nhà cung cấp chính trên địa bàn
Thành phố Hải phòng và các vùng tỉnh lân cận trong lĩnh vực kinh doanh của
mình, phân phối sản phẩm đến tận tay người tiêu dùng với giá rẻ nhất với chất
lượng tốt nhất. Phát triển thành công ty lớn có uy tín và thương hiệu trên thi
trường.
4
1.2. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY.
PHÓ GIÁM ĐỐC
GIÁM ĐỐC
KINH DOANH
SẢN PHẨM
KẾ TOÁN NV BÁN HÀNGTHỦ KHO
KHAI THÁC
THỊ TRƯỜNG
THỰC HIỆN
GIAO DỊCH
TỔNG HỢP
SỔ SÁCH
THANH TOÁN
LƯƠNG
BÁO CÁO
THUẾ
NHẬP NGUYÊN
VẬT LIỆU
XUẤT NGUYÊN
VẬT LIỆU
BÁO CÁO
KHO
TIẾP THỊ

KHÁCH HÀNG
BÁN HÀNG
5
1.3. MỤC ĐÍCH YÊU CẦU BÀI TOÁN.
1.3.1. Mục đích.
 Đối với hoạt động quản lý vật tư, người quản lý phải nắm bắt được
chính xác, nhanh chóng, thông tin kịp thời về vật tư…, để từ đó ra kế hoạch,
quyết định và chiến lược kinh doanh hợp lý giúp giảm chi phí, nâng cao hiệu
quả kinh tế cho công ty. Do đó đồ án này sẽ xây dựng một chương trình quản
lý vật tư đáp ứng được công việc quản lý việc nhập, xuất vật tư, thanh lý, thu
hồi vật tư, quản lý thống kê được lượng hàng tồn kho giúp cho người quản lý
cân đối được việc nhập xuất vật tư, đưa ra báo cáo chi tiết về mua hàng, chi
tiết bán hàng, công nợ phải thu, công nợ phải trả khách hàng, lượng hàng tồn
kho, đơn giá vật tư hiện tại để báo giá cho khách hang khi khách hàng có nhu
cầu.
 Mục tiêu chính của phần mềm.
 Quản lý vật tư hàng hóa theo một qui trình xuyên suốt từ khâu
nhập hàng, xuất hàng cho đến khâu thống kê báo cáo và đánh giá tình hình
tồn kho, công nợ khách hàng và luôn đưa ra được bảng báo giá được cập nhập
mới nhất để thuận tiện cho viêc kinh doanh.
 Cân đối được lượng vật tư hàng hóa tồn kho với kế hoạch sản
xuất nhằm đưa ra quyết định kịp thời chính xác phục vụ cho hoạt động sản
xuất và phân phối hàng hóa.
 Báo cáo thống kê và truy vấn dễ dàng theo tất cả các chỉ tiêu
có trong cơ sở dữ liệu.
1.3.2. Yêu cầu.
 Cung cấp thông tin chi tiết về vật tư, khách hàng một cách nhanh
chóng, chính xác và đầy đủ.
 Tìm kiếm thống kê và lập báo cáo nhanh chóng theo yêu cầu của ban
lãnh đạo.

6
 Kiểm soát được lượng hàng tồn kho, công nợ để có giải pháp chiến
lược kịp thời đưa công ty phát triển.
 Giao diện phải thân thiện, hỗ trợ các phím tắt cho các chức năng, đẩy
nhanh thao tác nhập dữ liệu.
 Giảm thiểu được thời gian và công sức quản lý, các phát sinh nhập xuất
tồn kho, tăng độ chính xác trong thống kê, đáp ứng nhanh chóng yêu
cầu số liệu cho các bộ phận khác: kế toán, kế hoạch vật tư, phục vụ yêu
cầu phát triển của công ty.
 Phân quyền cấp hạn sử dụng của người truy cập và chức năng chi tiết.
1.4. NỘI DUNG PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN.
 Khảo sát nghiệp vụ thực tế tại công ty, kết hợp nghiên cứu lý
thuyết, xây dựng cơ sở dữ liệu, phân tích thiết kế bài toán.
 Lựa chọn công cụ cài đặt, xây dựng các modul của chương trình.
 Ngôn ngữ sử dụng: C#.
 Cơ sở dữ liệu: SQL Server 2005 Express
 Lập trình trên Windown.
 Cài đặt và chạy thử chương trình
1.5. NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VẬT TƯ HIỆN TẠI.
 Các bộ phận nhân sự trong công ty có các nhiệm vụ sau:
 Giám đốc công ty có nhiệm vụ ký kết các hợp đồng, giao dịch
thương mại, điều hành công ty, tìm ra hướng đi, cơ hội phát triển mới của
công ty.
 Phó giám đốc: có nhiệm vụ tìm hiểu thị trường, mở mang giao
dịch, thực hiện chu trình, kinh doanh sản phẩm
 Kế toán: có nhiệm vụ tổng hợp sổ sách, thanh toán lương, báo
cáo thuế hàng tháng định kỳ
 Nhân viên trực thuộc bộ phận quản lý thiết bị vật tư gồm có
 Nhân viên nhập vật tư
7

Nhận yêu cầu nhập thêm vật tư đã được phê duyệt của lãnh đạo để tiến
hành nhập. Họ viết phiếu nhập kho cho số vật tư được yêu cầu, sau đó cập
nhập vào sổ chi tiết nhập vật tư, liệt kê chi tiết chứng từ nhập vật tư. Số vật tư
vừa mới được nhập vào kho phải được qua kiểm tra chất lượng, công việc này
do nhân viên kỹ thuật đảm nhiệm. Sau đó, nhân viên báo cáo về tình hình
thiết bị vật tư nhập về.
 Nhân viên xuất vật tư
Nhân viên xuất vật tư theo yêu cầu xin được cấp phát vật tư của các đơn
vị, tiến hành xuất vật tư. Tất cả các vật tư xuất ra đều có phiếu xuất, sau đó họ
cập nhập vào sổ chi tiết xuất vật tư, báo cáo về các chứng từ liên quan đến vật
tư đã xuất.
 Nhân viên kỹ thuật
Có nhiệm vụ sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng, kiểm tra chất lượng các thiết
bị. Đối với vật tư không còn khả năng sử dụng, hay bị hư hỏng thì sẽ được lên
kế hoạch thanh lý hoặc bảo trì, bảo dưỡng.
 Nhân viên quản lý kho có nhiệm vụ ghi chép tất cả các
thông tin liên quan đến vật tư. Họ tiến hành kiểm kê tổng số vật tư có trong
kho. Nhân viên kho ghi thông tin vật tư vào sổ vật tư, quản lý số lượng hàng
tồn kho, đưa ra báo cáo thống kê tổng hợp về thiết bị vật tư còn tồn trong kho
(báo cáo định kỳ theo tháng, quý, năm, hoặc báo cáo theo yêu cầu của lãnh
đạo). Đồng thời nhân viên quản lý kho phải cân đối vật tư trong kho với vật tư
nhập, xuất.
 Nhân viên quản lý vật tư phải giữ các phiếu nhập, xuất, phiếu
thu, phiếu chi và các giấy tờ liên quan đến vấn đồ án chính cho công việc bảo
trì, sửa chữa hay thay mới, thanh lý vật tư… Đồng thời nhân viên quản lý vật
tư phải có báo cáo chi tiết tất cả các công việc lên ban lãnh đạo, thống kê báo
cáo thiết bị vật tư tồn, cân đối giữa vật tư tồn và xuất kho với tổng số vật tư
có trong kho trước đó
8
 Thiết bị vật tư mới về được nhập vào kho vật tư của Công ty bằng

phiếu nhập kho. Bộ phận quản lý kho căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi vào
sổ chi tiết nhập. Nhân viên kho sẽ tiến hành cập nhập thông tin về vật tư vào
sổ chi tiết cho từng loại thiết bị vật tư và tiến hành phân loại.
 Thiết bị sau khi nhập vào kho, tùy theo yêu cầu sản xuất mà thủ kho
sẽ làm thủ tục xuất kho cho các đơn vị theo Phiếu xuất kho. Mỗi loại thiết bị
nhập, xuất kho đều được thủ kho quản lý bằng thẻ kho và ghi chép vào sổ chi
tiết (sổ kho). Sau đó căn cứ vào số thiết bị vật tư ban đầu và số thiết bị vật tư
đã xuất để có thể xác định được lượng hàng còn tồn trong kho.
 Vật tư được đưa ra sử dụng và vật tư còn tồn trong kho công ty luôn
luôn phải có kế hoạch quản lý tình trạng vật tư để kịp thời xử lý. Quá trình
quản lý này được chia ra các phần sau: Quản lý tình trạng vật tư có tại kho;
tiến hành kiểm tra tình trạng vật tư hàng tháng, hàng quý, hàng năm. Sau khi
kiểm tra phải có báo cáo tình trạng vật tư để lên kế hoạch thu hồi, bảo trì, sửa
chữa hoặc thanh lý hay nhập mới vật tư.
9
1.6. MỘT SỐ MẪU BIỂU CỦA CÔNG TY.
PHIẾU NHẬP
Mã phiếu:........................................................................................................
Họ tên Nhà phân phối:.....................................................................................
Địa chỉ:............................................................................................................
Stt
Mã
thiết
bị
Tên thiết bị
Đơn vị
tính
Số
lượng
Đơn giá Thuế

Thành
tiền
1
2
..
Ngày... tháng... năm....
Thủ kho
Kí tên
PHIẾU XUẤT
Mã phiếu:.......................................................................................................
Họ tên khách hàng..........................................................................................
Địa chỉ............................................................................................................
STT Mã
thiết
bị
Tên thiết bị Đơn vị
tính
Số
lượng
Đơn giá Thành tiền
Ngày...tháng...năm ………
Thủ kho
Kí tên
10
Đơn vị:......................
PHIẾU CHI
số:......... Mẫu số ….....
Địa chỉ:..........................
ngày...tháng....năm....
QĐ số 1141 TC/CĐKT

Nợ:........................
Có:.........................
Họ tên người nhận tiền:.................................................................................
Địa chỉ:..........................................................................................................
Lý do chi:.......................................................................................................
Số tiền:.......................................................đ (viết bằng chữ......................)
Kèm theo:............................................................................. chứng từ gốc.
Đã chi đủ tiền:............................................................................................
Ngày... tháng... năm...
Thủ trưởng đơn vị
Kí tên
Kế toán trưởng
Kí tên
Người lập biểu
Kí tên
Thủ quỹ
Kí tên
Người nhận tiền
Kí tên
Đơn vị:......................
PHIẾU THU
số:......... Mẫu số:..........
ngày... tháng....năm...
QĐ số 84 TC/CĐKT
Nợ:...........................
Có:...........................
Họ tên người nộp tiền:....................................................................................
Địa chỉ:..................................................................................................................
Lý do nộp...............................................................................................................
Số tiền:.......................................................................đ (viết bằng chữ..........)

Kèm theo:..................................................................................chứng từ gốc.
ngày....tháng... năm...
Thủ trưởng đơn vị
Kí tên
Kế toán trưởng
Kí tên
Người lập biểu
Kí tên
Thủ quỹ
Kí tên
Người nhận tiền
Kí tên
11
1.7. DANH SÁCH THIẾT BỊ VẬT TƯ CỦA CÔNG TY.
Nhóm các thiết bị của công ty kinh doanh
STT Nhóm Vật tư
1 Vật liệu xây dựng
2 Trang trí
3 Đồ điện tử
4 Đồ gia dụng
5 Đồ nhựa
Danh sách chi tiết các thiết bị vật tư.
STT Tên Vật tư Đơnvị tính Nhóm VT
1 Sơn lót Lít Trang trí
1.1 BOSS Exterior Alkall Resiter
Sơn lót chống kiềm-Ngoại thất
- -
1.2 BOSS Interrior Alkall Resiter
Sơn lót chống kiềm- Nội thất
- -

1.3 BOSS Interior Addition Pro moter
Sealer
Sơn lót gốc dầu (Chống vàng)
- -
2 Sơn Nội Thất Lít -
2.1 SPRING & RAKEB Interior
Sơn nội thất thông dụng mặt mờ
- -
2.2 BOSS CEILING Finish
Sơn nước siêu trắng trần
- -
2.3 BOSS Interior Matt Finish
Sơn nội thất thông dụng mặt mờ
- -
2.4 BOSS Interior Matt Finish
Sơn nội thất cao cấp mặt mờ
- -
2.5 BOSS CLEAN MAX
Sơn nước cao cấp chùi rửa được
- -
2.6 BOSS Statin Finish
Sơn nội thất cao cấp bong ngọc trai
- -
3 Sơn Ngoại thất Lít -
3.1 Rakean Exterior - -
12
Sơn ngoại thất thông dụng mặt mờ
3.2 BOSS Exterior Super Sheen
Sơn ngoại thất bóng nhẹ
-

3.3 BOSS Exterior Super Sheen
Sơn ngoại thất cao cấp bong
- -
3.4 BOSS Exterior Soventmore
Sơn đặc biệt gốc dầu-Pha dầu hỏa
(hoặc xylen
- -
4 Bột bả tường -
4.1 DURA Wall Filler Ext
Bột bả ngoại thất cao cấp
Lít -
4.2 BOSS Wall Filler int & Ext
Bột bả nội thất và ngoại thất cao cấp
- -
4.3 SPRNG Powderr Putty int
Bột bả nội thất
- -
-5 Xi măng Xây dụng
5.1 Xi măng đen bao PCB30 Hải Phòng Bao -
5.2 Xi măng đen bao PCB40 Hải Phòng - -
5.3 Xi măng bột PCB40 Hải Phòng - -
5.4 Xi măng Chifone - -
6 Cát đ/m
3
-
6.1 Cát vàng bê tông Vĩnh Phú - -
6.2 Cát vàng xây trát Vĩnh Phú - -
6.3 Cát vàng xây trát Hòa Bình - -
6.4 Cát xây - -
6.5 Cát đen - -

7 Đá đ/m
3
-
Đá 1x2 chọn - -
Đá 1x2 - -
Đá 2x4 chọn - -
Đá 2x4 - -
Đá 4x6 - -
Đá vụn xô bồ - -
8 Gạch Xây Viên -
Gạch chỉ 2 lỗ loại A1 - -
Gạch chỉ 2 lỗ loại A2 - -
Gạch chỉ 2 lỗ loại A3 - -
Gạch chỉ 2 đặc loại A1 - -
13
Gạch chỉ 2 đặc loại A2 - -
Gạch chỉ Hà Bắc - -
9 Gạch Ốp lát -
Gạch lát nền Ceramic 40x40 màu
sáng bóng
viên -
Gạch lát nền Ceramic 40x40 màu
đậm men mát
-
Gạch lát nền Ceramic 25x25 màu
sáng bóng
-
Gạch lát nền Ceramic 25x25màu
đậm men mát
-

Gạch lát nền Ceramic 25x40 màu
sáng bóng
-
Gạch lát nền Ceramic 25x40màu
đậm men mát
-
-
10 Sắt, thép m -
Thép xoắn Ø 10 - -
Thép xoắn Ø 14 - -
Thép xoắn Ø 16 - -
Thép xoắn Ø 20 - -
Thép xoắn Ø 22 -
Thép xoắn Ø 25 - -
11 Ống nhựa Nhựa
Dây điện Điện
Bình nước nóng TANA- TITAN điện Chiếc
Loại BT15- - gia dụng
Máy nóng lạnh - -
Tiểu nam- TT1 - -
Tiểu treo- TT5 - -
Bệt Vệ sinh VI28- PK - -
Bệt Vệ sinh VI28- Athen - -
Chậu rửa - -
14
1.8. HIỆN TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC.
1.8.1. Hiện trạng.
 Hiện tại các công việc của công ty đều quản lý bằng phương pháp
thủ công thô sơ. Tất cả các thao tác nhập xuất thiết bị vật tư, liên quan đến dữ
liệu đều được nhân viên kho thu thập và thống kê trên giấy tờ, chính vì thế

các loại giấy tờ, hồ sơ liên quan ngày càng gia tăng rất nhiều, đồng thời do sự
phát triển của công ty nên số lượng thiết bị vật tư nhập và xuất ngày càng gia
tăng, khối lượng công việc lớn và tính chất công việc phức tạp, do đó tạo nên
sự khó khăn cho công tác quản lý rất nhiều.
 Công việc quản lý bằng thủ công tạo rất nhiều khó khăn và áp lực,
đòi hỏi phải giải quyết khối lượng công việc lớn mà cũng không thể tránh
khỏi những nhầm lẫn, đồng thời với số lượng công việc như vậy phương pháp
thủ công đòi hỏi mất rất nhiều thời gián để giải quyết. Việc lưu trữ thông tin
thiết bị vật tư bằng giấy tờ ngày càng nhiều làm cho tủ sổ sách ngày càng gia
tăng lên.
 Nếu người dùng muốn tìm kiếm thông tin có liên quan đến thiết bị
vật tư nào đó hiện có trong kho thì lại phải tra cứu rất nhiều cuốn sổ lưu trữ
khác nhau trong tủ sổ sách kia mới tìm ra thông tin. Muốn tìm thông tin về vật
tư xuất, nhập và tồn kho thì lại mất rất nhiều thời gian tra cứu thông tin trên
các phiếu nhập, xuất vật tư theo thời gian.
 Thao tác cân đối giữa nhập mới và xuất vật tư lại phải được nhân
viên kho thực hiện thủ công. Muốn làm được việc này nhân viên kho phải
xem lại sổ sách ghi chi tiết việc nhập và xuất kho, từ đó xem lượng hàng tồn
kho là bao nhiêu, hạn sử dụng của vật tư đã hết chưa
 Việc thống kê báo cáo cũng trở nên khó khăn vì mất nhiều thời gian
lấy các thông tin từ các sổ ghi. Nhân viên làm báo cáo phải tự tay sao chép
thông tin từ sổ ghi chép vật tư, sổ ghi nhập, xuất, thanh lý, thu hồi…
15