Hòan thiện tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Khoá Minh Khai

lời mở đầu
Ngày nay trong nền kinh tế thị trờng các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm
đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình, tự quyết định từ khâu
sản xuất đến khâu tiêu thụ SP kể cả vấn đề hoàn thiện bộ máy quản lý doanh
nghiệp. Để cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trờng đầy biến
động và phức tạp nh hiện nay cần phải có bộ máy quản lý sao cho phù hợp. Tronh
bài báo về cuộc cách mạng của ta đã nhấn mạnh vai trò tổ chức, Lênin viết ng-
ời nào có tổ chức, kỹ thuật cao nhất và máy móc thiết bị tốt nhất ngời đó sẽ
thắng. Do vậy chúng ta không thể coi thờng vấn đè tổ chức bộ máy quản lý trong
doanh nghiệp
Bộ máy quản lý doanh nghiệp đợc coi là bộ phận đầu não đa ra những đờng
lối chủ trơng sách lợc quan trọng của doanh nghiệp cho nên dù muốn hay không
mỗi doanh nghiệp phải phân tích và xem xét vấn đề về công tác hoàn thiện bộ máy
quản lý doanh nghiệp. Đó là những vấn đề của xã hội trong nền kinh tế thị trờng
hiện nay của các doanh nghiệp.
Việc nghiên cứu bộ máy tổ chức quản lý là để hiểu bộ máy tổ chức quản lý
và tầm quan trọng của nó, từ đó tìm ra biện pháp thích hợp để ngày càng hoàn
thiện bộ máy tổ chức quản lý của doanh nghiệp, đa doanh nghiệp ngày càng phát
triển có sức cạnh tranh trên thị trờng đem lại sự phát triển cho doanh nghiệp nói
riêng và cho xã hội nói chung chính vì vậy mà em đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài
Hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty khoá Minh Khai
Nội dung trình bày gồm 3 phần :
Phần1:Nội dung và yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp
Phần 2: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của công ty khoá Minh Khai
Phần 3: một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý của
nhà máy khoá Minh Khai
1
Phần 1:
nội dung và yêu cầu đối với tổ chức bộ máy
quản lý của doanh nghiệp
1.2 Tổ chức bộ máy quản lý và ý nghĩa của tổ chức bộ máy quản lý của

doanh nghiệp
1.1.1Quan niệm về quản lý và tổ chức bộ máy quản lý
a.Quan niệm về quản lý
Quản lý là một phạm trù có liên quan mật thiết với hiệp tác và phân công
lao động. Các Mác đã coi việc xuất hiện của quản lý nh một kết quả tất yếu của sự
chuyển nhiều quá trình lao động cá biệt, tản mạn, độc lập với nhau thành một quá
trình lao động đợc phối hợp lại Các Mác đã viết bất cứ lao động xã hội hay lao
động chung nào mà tiến hành trên một quy mô khá lớn đều yêu cầu phải có sự chỉ
đạo về điều hoà lao động cá nhân sự chỉ đạo đó phải làm chức năng chung, tức là
chức năng phát sinh từ sự khác nhau giữa sự vận động chung của cơ thể sản xuất
với những vận động nhân của những khí quan độc lập hợp thành cơ thể sản xuất
đó. Một nhạc sĩ độc tấu thì điều khiển lấy mình nhng một dàn nhạc cần có nhạc tr-
ởng.
Nh vậy Các Mác đã nhấn mạnh rằng chức năng quản lý thể hiện ở sự kết
hợp một cách hợp lý các yếu tố cơ bản của sản xuất. Viêc xác lập một sự ăn khớp
về hoạt động giữa những ngời lao động riêng biệt. N ếu chức năng này không đợc
thực hiẹn thì quá trình lao động hiệp tác không thể tiến hành đợc
Lao động đã và sẽ mãi mãi là lao động xh nên quản lý tồn tại trong mọi xã
hội, dù xã hội có ở trình độ phát triển nào. Nhng mục đích nguyên tắc phơng pháp
và giơí hạn cuả quản lý phụ thuộc vào bản chất của xã hội, vào những quan hệ
kinh tế thống trị trong xã hội đó, trong xã hội có giai cấp, quản lý mang tính giai
cấp và đợc tiến hành vì lợi ích của giai cấp thống trị. Các Mác viết mọi hình thái
sản xuất đều sinh ra những quan hệ quản lý hình thái riêng của nó... tất cả các
dạng quản lý đều chia thành chủ thể quản lý và đối tợng quản lý. Quản lý có liên
quan đến việc trao đổi thông tin và có liên hệ ngợc lại, thông tin đi từ trên đi
2
xuống và từ dới đi lên. Nó có khả năng thích nghi. Qua đó thấy quản lý là sự tác
động liên tục có tổ chức, có định hớng của chủ thể quản lý lên đối tợng quản lý
nhằm duy trì tính trội của hệ thống sử dụng một cách tốt nhất có tiềm năng, các cơ
hội của hệ thống để da hệ thống đến mục tiêu đã đạt đã định để đath đợc hiệu quả

tốt nhất trong điều kiện môi trờng biến động.
b. Quan niệm về tổ chức quản lý :
Trong xã hội hiện đại, hình thức tổ chức của con ngời đi từ những tập thể
không chính quy, những nhóm lâm thời đến những tổ chức tổ chức có cơ cấu tổ
chức bộ máy chặt chẽ. Ngày nay tổ chức có tất cả trong mọi ngành hoạt động
trong xã hội từ chính trị đến văn hoá và kinh tế ...Trong đó những tổ chức kinh
doanh và những tổ chức chinh quyền là nổi bật về sản lợng về sản lợng quy mô và
tác động trên đời sống con ngời. Chính nhờ có tổ chức mà con ngời hiện đại đạt đ-
ợc những thanh tựu thần kỳ mà không có một cá nhân riêng lẻ nào có thể đạt đợc,
tất cả chúng ta đều có thể chỉ ra 1 tổ chức trong xã hội. Nhng về mặt khoa học,
định nghĩa tổ chức là một việc phức tạp. Hầu nh mỗi nhà ngghiên cứu về quản trị
đều có những định nghĩa riêng của mình.
Những định nghĩa này đều hớng đến một khía cạnh nhất định của tổ chức.
Qua các định nghĩa đó, chúng ta có định nghĩa một cách tóm tắt nh sau : Tổ chức
là một sự tập hợp nhiều ngời một cách có ý thức để nhằm hình thành các mục tiêu
chung. Tổ chức là một thực thể có mục tiêu phải hoàn thành có đời sống và nhứng
hoạt động riêng của nó, để có thể tồn tại và phát triển. Quản trị là sự hoạt động của
tổ chức nhằm bảo đảm sự tồn tại vận động của tổ chức đó hớng về muc tiêu. Dàn
nhạc là một tổ chức, nhng dàn nhạc không thể nào tồn tại và chơi một bản nhạc
nào nếu không có lao động của ngời chỉ huy dàn nhạc.
Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một nội dung của công tác tổ chức
doanh nghiệp. Nếu hiểu ở mức độ khái quát nhất thì tổ chức doanh nghiệp là tổ
chức sự kết hợp các yếu tố sản xuất vì thế việc nghiên cứu tổ chức doanh nghiệp
nói riêng không thể không xuất phát từ quan điểm phân chia hoạt động lao động
của con ngời thành hai yếu tố sản xuất độc lập với nhau là lao động quản trị và lao
động thực hiện làm cơ sở cho công tác tổ chức doanh nghiệp nói chung và tổ chức
3
bộ máy quản lý doanh nghiệp nói riêng. Tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp
trực tiếp đề cập đến nhân tố chủ thể còn tổ chức lao động lại liên quan đến nhân tố
khách thể của quản lý doanh nghiệp.

c. Khái niệm quản lý
Quản lý là sự tác động có mục đích của chủ thể quản lý lên đối tợng quản lý
nhằm duy trì hoạt động của hệ thống sử dụng một cách tốt nhất mọi tiềm năng sẵn
có các cơ hội để đa hệ thống đến mục tiêu đã định trong điều kiện biến động của
môi trờng.
Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng thực tế những quy luật tự nhiên
trong việc lựa chọn và xác định các biện pháp về kinh tế, xã hội tổ chức kỹ thuật
để tác động lên tập thể lao động từ đó tác động lên các yếu tố vật chất của sản xuất
kinh doanh.
1.1.2 Mục đích và ý nghĩa của tổ chức của bộ máy quản lý:
a. Mục đích của tổ chức bộ máy quản lý :
Mục đích của quản lý doanh nghiệp là một mặt nhằm đạt đựoc năng xuất cao
nhất trong sản xuất kinh doanh, mặt khác không ngừng hoàn thiện tổ chức lao động.
Thực chất của quản lý hệ thống là quản lý con ngời vì con ngời là yếu tố cơ bản của
lực lợng sản xuất. Quy mô hệ thống càng lớn thì vai trò quản lý cần đợc nâng cao
chỉ có nh vậy mới đảm bảo hiệu qủa hoạt động của hệ thống.
b. Mục đích của tổ chức bộ máy quản lý :
Điều hành hệ thống quản lý hoạt động hoạt động tốt có hiệu quả, hoàn
thành tốt mục tiêu, nhiệm vụ của hệ thống đặt ra. Phân công lao động hợp lý:
những ngời có khả năng chuyên môn thuộc lĩnh vực nào đợc phân công trách
nhiệm về lĩnh vực đó ngời không có khả năng thì chuyển đến những bộ phận thích
hợp. Tổ chức bộ máy quản lý tạo tính hài hoà giữa các bộ phận các bộ phận có
quan hệ với nhau vì vậy nhờ có tổ chức bộ máy quản lý mà mối quan hệ giữa các
bộ phận này có sự hài hoà nhịp nhàng hơn.
1.2 Nội dung cuả tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp
1.2.1Chức năng và mối quan hệ:
4
Chức năng quản lý là loại hoạt động riêng biệt của lao động quản lý thể
hiện những phơng thức tác động của chủ thể quản lý đến đối tợng quản lý. Việc
xác định đúng đắn chức năng quản lý là tiền đề càn thiết khách quan để có thể

quản lý doanh nghiệp theo hớng chuyên tinh giảm nhẹ và có hiệu lực không thể
không phân tích sự phù hợp giữa cơ cấu bộ máy quản lý với những chức năng
quản lý.
* Chức năng định hớng :
Chức năng quản lý là loại hoạt động riêng biệt của lao động quản lý, thể
hiện những phơng thức tác động của chủ thể qủan lý đến đối tợng quản lý. Việc
xác định đúng đắn chức năng quản lý là tiên đề cần thiết khách quan để có thể
quản lý doanh nghiệp theo hớng chuyên tinh giảm nhẹ và có hiệu lực không thể
không phân tích sự phù hợp giữa cơ cấu bộ máy quản lý với những chức năng
quản lý.
* Chức năng định hớng :
Là chức năng dự kiến trớc con đờng phát triển trong tơng lai của doanh
nghiệp mà chủ yếu đề cập đến mục tiêu của doanh nghiệp và con đờng để đạt mục
tiêu đó. Trong nền kinh tế thị trờng chức năng quyết định sự thành hay bại phát
triển hay diệt vong của doanh nghiệp theo quan niệm truyền thống chức năng định
hớng chính là công tác kế hoạch hoá dựa trên cơ sở thống kê kinh nghiệm để soạn
thảo các mục tiêu và phơng án hành động hớng mục tiêu
* Chức năng tổ chức :
Chức năng bao gồm hai bộ phận gắn bó cơ hữu với nhau là tổ chức xây
dựng và tổ chức quá trình tổ chức xây dựng, bao gồm mọi công việc liên quan đến
công tác xây dựng một doanh nghiệp nh xây dựng một cơ cấu sản xuất, công nghệ
ở phơng thức sản xuất bao nhiêu bộ máy chức năng.
Tổ chức quá trình hoạt động với nội dung cơ bản là tổ chức thực hiện các t
tởng chiến lợc kế hoạch.
* Chức năng phân phối :
Khi định hớng phát triển thì đòi hỏi trớc hết là việc phân phối nhiệm vụ phân
quyền điều hành đừơng vận động giữu các bộ phận. Đây là nhiệm vụ của công tác
5
tổ chức khi nhiệm vụ đã đợc phân ra và phân phối cho mọi cấp và đến mọi cá nhân
trong tổ chức tất yếu đòi hỏi phải hớng các nhiệm vụ đó theo mục tiêu đó chính là

chức năng phối hợp quản trị. Theo H.Payol phối hợp là làm đồng đều giữa tất cả
những hành động của doanh nghiệp nhằm đào tạo dễ dàng và có hiệu quả. Phối
hợp cũng có thể hiểu là một bộ phận chức năng tổ chức phân chia công việc không
thể tách rơì việc làm đồng đều các công việc đã phân chia.
* Chức năng kiểm tra :
Nhân tố quản trị luôn so sánh giữa mục tiêu đặt ra cho từng bộ phận và cho
cả doanh nghiệp với kết quả họ đạt đợc ở từng thời gian ngắn đánh giá đợc tại sao
và bằng cách nào có thể thực hiẹn đợc các mục tiêu đặt ra. Việc đó đòi hỏi công
tác kiểm tra quá trình hoạt động một mặt cho ngời hoặc máy thực hiện và măt
khác đề cập đến cả hoàn cảnh bên trong và bên ngoài doanh nghiệp H.Payol cho
rằng kiểm tra thực chất là duyệt và xem xét tất cả có đợc tiến hành phù hợp với
chơng trình đã định với những mệnh lệnh đã ban bố và những nguyên lý đã thừa
nhận công cụ kiểm tra kinh tế chủ yếu trong các doanh nghiệp là lĩnh vực tính
toán doanh nghiệp.
* Chức năng điều khiển :
Là chức năng mà chủ thể quản trị tác động lên các đối tợng quản trị nhằm
làm cho họ thực hiện các nhiệm vụ đựoc giao.
b. Mối quan hệ giữa quản lý và các đối tợng bị quản lý:
Theo lý thuyết hệ thống doanh nghiệp là một hệ thống gồm hai phân hệ
phân hệ xs và phân hệ quản lý giữa hai phân hệ này có mối quan hệ chặt chẽ có sự
tơng tác qua lại với nhau.
Phân hệ sản xuất luôn là cơ sở khách quan cho phân hệ quản lý còn phân
hệ quản lý tác động ngợc lại thúc đẩy phân hệ sx phát triển do vậy khi dự thảo sửa
đổi hay hoàn thiện cơ cấu tổ chức cơ cấu quản lý thì cần phải xem xét phân tích kỹ
phân hệ sản xuất.
Ngoài ra khi xác định cơ cấu tổ chức quản lý cần phải quy định chính xác
hợp lý số luợng cán bộ quản lý và các cấp quản lý.
6
1.2.2. Bộ máy quản lý :
a. Khái niệm bộ máy quản lý

Bộ máy quản lý của một tổ chức là một hệ thống các con ngời cùng với các
phơng tiện của tổ chức đợc liên kết theo một số nguyên tẵc và quy tắc nhất định
mà tổ chức thừa nhận để lãnh đạo quản lý toàn bộ các hoạt động của hệ thống
nhằm đạt đợc các mục tiêu đã định hay nói cách khác bộ máy quản lý chính là chủ
thể quản lý của hệ thống.
b. Những yêu cầu của bộ máy quản lý doanh nghiệp:
Bộ máy quản lý của doanh nghiệp phải gọn nhẹ đây là yêu cầu đầu tiên của
bộ máy quản lý vì nếu bộ máy kồng kềnh thì mỗi lúc cần sự biểu quyết có nhiều ý
kiến điều này làm cho bộ máy quản lý doanh nghiệp có hiêu quả thấp và chậm.
Bộ máy quản lý DN hoạt động phải có hiệu lực. Nếu một bộ máy quản lý
của doanh nghiệp có đợc yêu cầu là gọn nhẹ nhng lại hoạt động không hiệu quả
thì bộ máy đó vẫn cha đạt yêu cầu. Mệnh lệnh chỉ thị của bộ máy đa ra phải đợc
chấp hành đầy đủ và đúng.
Bộ máy quản lý của doanh nghiệp còn phải hoạt động có hiệu quả mỗi hoạt
động của bộ máy sau khi thực hiện phải có một kết quả nhất định đồng thời phải
bảo đảm thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm các nhân trên cơ sở đảm bảo và
phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động trong doanh nghiệp, phải phù hợp với
quy mô sx thích ứng với những đặc điểm kinh tế và kt của doanh nghiệp ngoài ra
bộ máy quản lý trong tổ chức còn phải đảm bảo sự chuyên tinh gọn nhẹ và có hiẹu
quả tỷ lệ gia nhân viên quản lý so với tổng số công nhân viên chức là nhỏ nhất mà
vẫn hoàn thành đầy đủ các chức năng quản lý đồng thời mọi quyết định bộ máy đ-
ợc chẩn bị chu đáo khoa học sát với thực tế đợc mọi ngời tự giác chấp nhận. Nếu
đảm bảo thực hiện đợc các yêu cầu trên sẽ tạo lên quyền lực và uy quyền của bộ
máy quản lý.
c. Phân công bộ máy điều hành doanh nghiệp:
Trong sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc các doanh nghiệp
hiện đại đòi hỏi một sự chỉ huy sản xuất và kinh doanh theo một ý chí thống nhất
tuyệt đối đòi hỏi sự phục tùng kỷ luật hết sức nghiêm ngặt, sự điều khiển cả bộ
7
máy quản trị theo những nguyên tắc thống nhất từ trên xuống dới. Giám đốc

doanh nghiệp là ngời đợc giao trách nhiệm quản trị doanh nghiệp là ngời chỉ huy
cao nhất trong doanh nghiệp có nhiệm vụ quản lý toàn diện chịu trách nhiệm toàn
diện về mọi sản xuất kỷ luật kinh doanh và ôừi sống của doanh nghiệp. Để có thời
gian tập trung vào những vấn đề có tính chiến lợc của doanh nghiệp giám đốc lên
phân công quản lý sản xuất và kỷ luật cho phó giám đốc. Ngời này có trách nhiệm
tổ chức sản xuất và chỉ huy quá trình sx hàng ngày từ khâu chuẩn bị sản xuất đến
khâu bố trí điều hành lao động tổ chức cấp phát vật t. Tuỳ theo từng mô hình
doanh nghiệp mà mỗi doanh nghiệp có thể bầu 1 đến 2 phó giám đốc trở lên mỗi
phó giám đốc sẽ chịu trách nhiệm một phần trong cơ cấu tổ chức sx của doanh
nghiệp: phó giám đốc kỹ thuật, phó giám đốc sản xuất.
Từ đó các PGĐ phân công công việc đến từng phòng ban phân xởng tổ đội
(nếu là cơ sở sản xuất ). Toàn bộ hoạt động tài chính kế toán theo quy định hiện
nay đợc giao cho kế toán trởng có vị trí nh phó giám đốc.
d. Lao động quản lý:
* Khái niệm lao động quản lý:
Lao động quản lý là một dạng lao động đặc biệt của lao động sản xuất, để
hoàn thành các chức năng sản xuất khác nhau cần thiết phải có quá trình quản lý.
Trong doanh nghiệp lao động quản lý gồm những ngời lao động hoạt động trong
bộ máy quản lý và những ngời thực hiện các chức năng quản lý đó là: giám đốc,
phó giám đốc, trởng phó các phòng ban... các nhân viên làm việc trong các phòng
ban chức năng và một số ngời phục vụ khác. Lao động quản lý đóng vi trò rất
quan trọng bởi lẽ chỉ cần một sai sót nhỏ có thế ảnh hởng đến quá trình lao động.
* Nội dung của lao động quản lý:
Lao động quản lý gồm nhiều đặc điểm cơ bản kết hợp lại với nhau. Nội
dung mang tính chất kỹ thuật thể hiện ở các công việc thiết kế và phân tích chuyên
môn nội udung mang tính hành chính thể hienẹ ở việc thực hiện các công việc
nhằm tổ chức thực hiện các phơng án, thiết kế, quy định nh: lập kế hoạch, hớng
dẫn công việc, điều chỉnh, kiểm tra và đánh giá công việc. Nội dung mang tính
chất sáng tạo thể hiện ở việc thực hiện những công việc nh suy nghĩ, khia thác, tìm
8

tòi và phát minh các sáng kiến mới, các quyết định và các phơng pháp để hoàn
thành công việc.
Nội dung mang tính chất thực hành đơn giản: đó là thực hiện các công
việcm đơn giản theo các quyết định, hớng dẫn sẵn có. Ngoài ra, còn có nội dung
mang tính chất hội họp và sự vụ khác nh: tham gia các cuộc họp về chuyên môn
hoặc giải quyết các công việc có tính chất thủ tục.
Các loại lao động quản lý đều bao gồm các nội dung trên, song có khác
nhau về tỉ trọng từng nội dung. Tỉ trọng nội dung khác nhau thì vị trí trách nhiệm
của mỗi loại khác nhau, khả năng thực hiện cũng khác nhau.
1.2.3. Cơ cấu bộ máy quản lý:
a. Khái niệm cơ cấu bộ máy quản lý:
Cơ cấu bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và
quan hệ phụ thuộc lẫn nhau đợc chuyên môn hoá, đợc giao những trách nhiệm
nhất định và đợc bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản lý trong
hệ thống. Cơ cấu bộ máy quản lý đợc hình thành bởi các bộ phận quản lý và các
cấp quản lý.
c. Các kiểu cơ cáu tổ chức bộ máy quản lý:
* Cơ cấu trực tuyến:
Sơ đồ: Kiểu cơ cấu quản lý trực tuyến
9
A1 A2 A3 B1 B2 B3
Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến 2
Lãnh đạo tổ chức
Trong đó A1, A2,..., An; B1, B2, ..., Bn là những ngời thực hiện trong các
bộ phận.
Đây là cơ cấu đơn giản nhất, một cấp dới có 1 thủ trởng cấp trên mà thi
hành mệnh lệnh của ngời đó mà thôi. Ngời lãnh đạo trực tuyến phải thực hiện tất
cả các chức năng về quản lý. Mối liên hệ đợc thực hiện theo chiều dọc. Kiểu cơ
cáu này có u điểm là quy trách nhiệm rõ ràng, duy trì tính kỷ luật và kiểm tra. Ng-
ời lãnh đạo các tuyến phải chịu hoàn toàn trách nhiệm với các hoạt động của cấp

dới. Chính vì vậy mà tạo điều kiện duy trì chế độ 1 thủ trởng, bên cạnh đó kiểu cơ
cấu này có nhợc điểm: đòi hỏi ngời lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp
nó, khuyến khích sáng tạo của cấp dới, không tận dụng đợc sự giúp đỡ t vấn của
các chuyên gia và khi cần thiết liên hệ giữa 2 thành viên của các tuyến thì việc báo
cáo thông tin đi theo đờng vòng.
Sơ đồ: Kiểu cơ cấu quản lý theo chức năng
Theo kiểu cơ cấu này, công tác quản lý đợc tổ chức theo chức năng, do đó
hình thành lên những ngời lãnh đạo đợc chuyên môn hoá, chỉ đảm nhiệm một
chức năng nhất định, cấp dới không những chịu sự lãnh đạo của một bộ phận chức
năng mà còn chịu sự lãnh đạo của ngời chủ doanh nghiệp và bộ phận chức năng
khác.
10
A1 A2 A3 An
Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến 2
Lãnh đạo tổ chức
Ưu điểm của dạng cơ cấu này là: thu hút các chuyên gia vào công tác quản
lý, giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo và giảm bớt gánh nặng
trách nhiệm quản lý cho ngời lãnh đạo. Cơ cấu theo chức năng có những hạn chế
là không duy trì đợc tính kỹ luật, kiểm tra và phối hợp ngời lãnh đạo tổ chức phải
phối hợp với ngời lãn đạo chức năng nhng do đó quyết nhiều mệnh lệnh nên lãnh
đạo tổ chức không phối hợp đợc hết, dẫn đến ngời thừa hành phải chịu một lúc
nhiều mệnh lệnh, thậm chí nhiều mệnh lệnh trái ngợc nhau.
* Cơ cấu trực tuyến chức năng:
Đồng thời phải đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân
trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động trong doanh
nghiệp, phải phù hợp với quy mô sản xuất, thích ứng với những đặc điểm kinh tế
kỹ thuật của doanh nghiệp. Ngoài ra, bộ mát quản lý trong một tổ chức còn phải
đảm bảo sự chuyên tinh, gọn nhẹ và hiệu lực. Tỉ lệ giữa nhân viên quản lý so với
tổng số công nhân viên chức là nhỏ nhất mà vẫn hoàn thành đầy đủ các chức năng
quản lý. Đồng thời mọi quyết định bộ máy đợc chuẩn bị chu đáo, khoa học, sát với

thực tế đợc mọi ngời tự giác chấp nhận. Nếu đảm bảo thực hiện các yêu cầu trên
sẽ tạo nên nguồn lực và uy quyền của bộ máy quản lý.
c. Phân công bộ máy điều hành doanh nghiệp:
Trong sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc các doanh nghiệp
hiện đại đòi hỏi một sự chỉ huy sản xuất và kinh doanh theo một ý chí thống nhất
tuyệt đối, đòi hỏi sự phục tùng kỷ luật hết sức nghiêm ngặt. Sự điều khiển cả bộ
máy quản trị theo những quy tắc thống nhất từ trên xuống dới. Giám đốc doanh
nghiệp là ngời đợc giao trách nhiệm quản trị doanh nghiệp, là ngời chỉ huy cao
nhất trong doanh nghiệp, có nhiệm vụ quản lý toàn diện, chịu trách nhiệm toàn
diện về mọi mặt sản xuất, kỷ luật kinh doanh và đời sống của doanh nghiệp. Để có
thời gian tập trung vào những vấn đề lớn có tính chiến lợc, giám đốc nên phân
công quản lý sản xuất và kỷ luật cho phó giám đốc. Ngời này có trách nhiệm tổ
chức và chỉ huy quá trình sản xuất hàng ngày từ khâu chuẩn bị sản xuất đến bố trí,
điều hành lao động, tổ chức cấp phát vật t. Tuỳ theo mô hình doanh nghiệp mà
môi xdn có thể bầu 1 hoặc 2 phó giám đốc trở lên. Mỗi phó giám đốc này phụ
11
trách một phần trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp: phó giám đốc kỹ thuật,
phó giám đốc sản xuất...
Từ đó, các phó giám đốc phân công công việc đến từng phòng ban, phân x-
ởng, tổ đội là cơ sở sản xuất. Toàn bộ hoạt động tài chính, kế toán theo quy định
hiện nay đợc giao cho kế toán trởng có vị trí nh phó giám đốc.
Sơ đồ: Kiểu cơ cấu quản lý trực tuýen - chức năng.
Trong đó: A1, A2,..., An; B1, B2,..., Bn là những ngời thực hiện trong các
bộ phận.
Kiểu cơ cấu này là sự phối hợp giữa 2 loại cơ cấu trực tuyến và chức năng.
ở đây lao động và tổ chức đợc sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng trong việc
ra quyết định để hớng dẫn, điều khiển, kiểm tra, truyền mệnh lệnh theo tuyến đã
đợc quy định. Ngời lãnh đạo các phòng ban chức năng không có quyền ra quyết
định cho ngời thừa hành ở các tuyến, các cơ cấu trực tuyến - chức năng có u điểm:
tận dụng đợc u điểm của 2 loại cơ cấy: cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng đó

là phát huy đợc năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng, đồng thời đảm
bảo đợc quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến. Tuy nhiê, dạng cơ cấu này có
điểm hạn chế: do có quá nhiều bộ phận chức năng thờng phải họp hành nhiều, gây
căng thẳng và lãng phí thời gian. Ngoài ra, còn có thể xảy ra mâu thuẫn giữa ngời
lãnh đạo và các tuyến với nhau do không thống nhất quyền hành và quan điểm.
12
A1
A2 A3 B1 B2 B3
Lãnh đạo
tuyến 1
Lãnh đạo
chức năng A
Lãnh đạo
chức năng B
Lãnh đạo
tuyến 2
Lãnh đạo tổ chức
Trên đây là 3 kiểu cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý cơ bản, ngoài ra còn có
các kiểu cơ cấu trực tuýen tham mu, cơ cấu hình thức và không hình thức.
Xã hội ngày nay càng ngày phát triển dẫn đến biến đổi mạnh mẽ trong các
đơn vị. Song sự phát triển gắn liền với quá trình tập trung và chuyên môn hoá cao
đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong quá trình hoạt động
của tổ chức. Vì vậy, hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý của công ty là một tất yếu.
Việc hoàn thiện chức năng làm cho việc thực hiện quản lý lao động có chất lợng
cao hơn.
1.3. Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp.
a. Thống nhất mục đích của tổ chức:
Một mục đích chỉ tập hợp đợc sự hợp tác khi những nguồn tham gia hiểu đ-
ợc bản chất và mối quan hệ mật thiết của mục đích đó nh là đối tợng của sự hợp
tác. Nói cách khác, khi các cá nhân phải cảm nhận đợc mục đích của tổ chức là

của chung, tất cả các thành viên mới có đợc sự đồng lòng hợp tác, nếu có những
khác biệt cơ bản và nghiêm trọng giữa mục đích cá nhân và tập thể thì sẽ có sự ly
tán nhân tâm.
Mục đích tổ chức và động cơ cá nhân: mỗi ngời tham gia vào bất kỳ tổ chức
nào đều có t cách - t cách tổ chức và t cách cá nhân. Cần phải phân biệt rõ ràng
giữa mục đích tổ chức và động cơ cá nhân, vì cả 2 tất yếu không phải là đồng nhất,
chúng chỉ đồng nhất khi đạt đợc mục đích và tổ chức tự nó trở thành nguồn gốc
của sự thoả mãn cá nhân. Động cơ cá nhân là cái nội tại, là chủ quan; còn mục
đích chung là cái bên ngoài, không thuộc cá nhân và là cái khách quan.
Do đó, ngời chỉ huy phải làm cho các thành viên thâm nhuần mục đích chung
của tổ chức. Mặc dù vậy, nghiên cứu mục đích của tổ chức và động cơ cá nhân vẫn rất
khác biệt. Mọi ngời tham gia vào việc thực hiện mục đích chung vì họ cảm thấy những
thoả mãn cá nhân của họ sẽ có đợc từ việc đạt mục đích tổ chức.
b. Bộ máy tổ chức phải gắn với mục tiêu và phục vụ triệt để cho thực hiện
mục tiêu:
Nguyên tắc này khẳng định, bao giờ bộ máy tổ chức cũng phải phù hợp với
mục tiêu, từ mục tiêu mà đặt ra cấu trúc bộ máy
13
- Cấu trúc các thành phần bộ máy.
- Cấu trúc cách vận hành.
- Cấu trúc con ngời chỉ huy, phối hợp, xác định động lực thúc đẩy.
c. Hiệu quả:
Bộ máy tổ chức phải đợc xây dựng trên nguyên tắc chuyên tinh, gọn nhẹ và
giảm thiểu mọi chi phí.
d. Cân đối:
- Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm.
- Cân đối giữa chức vụ và quyền hành trong bộ máy.
- Cân đối về công việc giữa các bộ phận với nhau.
- Cân đối nhằm tạo ra sự ổn định, vững chắc trong tổ chức.
e. Linh hoạt và hiệu lực:

Bộ máy của tổ chức không đợc cứng nhắ, cố định mà phải năng động, mềm
dẻo đảm bảo dễ thích nghi và ứng phó kịp thời với những thay đổi của môi trờng.
f. Phân cấp hợp lý:
Mỗi tổ chức đều có một hệ thống thần kinh của nó là dây chuyền các nhà
lãnh đạo sắp xếp theo chuỗi xích thứ bậc từ trên xuống dới. Việc quản lý diễn
ra theo quyên tắc cấp dới nhận lệnh từ một cấp trên trực tiếp và nguyên tắc ván
cầu.
Nguyên tắc và hình thức ván cầu nhằm hạn chế chuỗi xích quyền lực,
tăng cờng giao tiếp thông tin giữa những ngời đồng cấp.
Chúng ta không tuyệt đối hoá nguyên tắc thứ bậc vì nh vậy sẽ càng làm
tăng sự quan liêu và làm giảm hiệu quả quản lý. Tuy nhiên, phơng pháp ván cầu
cũng không thể áp dụng đại trà đợc, vì làm nh vậy sẽ làm giảm quyền lực quản lý
tập trong trong bộ máy tổ chức. Thực tế lãnh đạo chóp bu của tổ chức cơ quan
quyền lực cao nhất ở đỉnh tháp cũng không thích và không khuyến khích phơng
pháp ván cầu.
Phần 2:
Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý
của công ty khoá Minh Khai
14
2.1. Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của công ty khoá
Minh Khai.
2.1.1. Quá trình hình thành của Công ty khoá Minh Khai:
Công ty Khoá Minh Khai trớc đây là nhà máy Khoá Minh Khai, đợc thành
lập từ năm 1972 theo Quyết định số 561/BKT của Bộ Kiến trúc (nay là Bộ Xây
dựng).
Về loại hình tổ chức: Công ty Khoá Minh Khai là mọt doanh nghiệp nhà n-
ớc hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có t cách pháp nhân, chịu sự quản
lý trực tiếp của Tổng Công ty Cơ khí Xây dựng - Bộ Xây dựng.
Trụ sở chính: 125D Minh Khai, quận Hai Bà Trng, Hà Nội.
Do đặc điểm của Công ty Xây dựng từ thời chiến tranh chống Mỹ và trang

thiết bịmáymóc, thiết bị công nghệ sản xuất do Ba Lan giúp. Quá trình xây dựng
và phát triển của công ty trải qua các giai đoạn sau:
* Giai đoạn từ 1975-1980: Công ty hoạt động theo đúng chức năng, nhiệm
vụ, mục tiêu, ngành nghề theo quy định. Ban đầu về sản xuất sản phẩm còn có các
loại khoá, bản lề, ke cửa, chốt, acmôn, móc gió. Thời gian đầu sản xuất sản phẩm
theo thiết kế của Việt Nam. Những năm sau, Công ty thay đổi dần dần mẫu mã
sản phẩm cho thích ứng với nhu cầu ngời tiêu dùng.
* Giai đoạn từ 1981-1988:
Công ty sản xuất theo kế hoạch Bộ giao, ngoài những spp cũ nh trên còn có
giàn giáo thép, xe hoàn thiện, bi đan, nghiền và mắt sàng si măng, đồng thời sản
xuất thêm các mặt hàng kim khí phục vụ xây dựng nh cửa xếp, cửa chớp lật, cửa
hoa. Trong giai đoạn này, công ty đã tiến hành 2 vấn đề lớn:
- Nâng cao chất lợng của sản phẩm và đã xuất khẩu các loại khoá, ke, bản lề,
crêmôn cho các nớc Hunggari, Cuba, Lào và xuất khẩu tại chỗ cho Tây Đức.
- Công ty đã nghiên cứu về chế tạo bi nghiền cho công nghiệp xi măng và
các phụ tùng khác. Ngoài ra, còn là công ty đầu tiên nghiên cứu công nghệ sản
xuất giàn giáo thép.
* Giai đoạn 1989-1991:
15
Thời kỳ chuỷen mạnh từ cơ chế bao cấp sang cơ chế thị trờng, bớc đầu có
nhiều khó khăn, nhất là đối với ngành cơ khí. Nhng nhà máy đã đa ra mục tiêu:
giữ vững sản xuất tiêu thụ, không để công nhân nghỉ vì thiếu việc làm,hàng hoá
sản xuất phải đợc tiêu thụ hết và đảm bảo đời sống công nhân viên. Một phần lớn
lao động dôi d không có trình độ tay nghề, sức khoẻ chuyển sang công tác khác
cho phù hợp hơn. Đồng thời gửi cán bộ, công nhân đi lao động, học tập ở nớc
ngoài. Một phần cho nghỉ hu về mất sức.
* Từ 1992 đến nay:
ở giai đoạn này, Công ty đã chuyển hoá mạnh vào nền kinh tế thị trờng.
Công ty đã tiến hành sắp xếp lại sản xuất theo Nghị định số 388/HĐBT. Công ty
đã chú trọng nhiều vào việc sản xuất, đa dạng hoá các loại sản phẩm, phục vụ đáp

ứng nhu cầu phát triển của nền kinh tế đất nớc. Việc quan tâm tới chất lợng kỹ
thuật, mỹ thuật của sản phẩm đợc đa lên hàng đầu. Thời kỳ này, bên cạnh việc sản
xuất các mặt hàng truyền thống, Công ty đã tung ra thị trờng nhiều sản phẩm mới
với mẫumã phong phú và cải tiến tiện lợi hơn.
Ngày 5-5-1983 Bộ trởng Bộ Xây dựng đã ký Quyết định số 163A/BXD-
TCLĐ thành lập lại doanh nghiệp nhà nớc với tên gọi Nhà máy Khoá Minh Khai
trực thuộc Liên hiệp các Xí nghiệp xây dựng đợc gọi là Tổng Công ty Cơ khí Xây
dựng và Nhà máy Khoá Minh Khai đợc đổi tên thành Công ty Khoá Minh Khai
theo Quyết định của Thủ tớng Chính phủ ra ngày 7/3/1994.
Trải qua quá trình hình thành và phát triển, Công ty Khoá Minh Khai đã
không ngừng phấn đấu về mọi mặt. Công ty đã thực hiện hạch toán kinh tế độc
lập, tự cân đối về tài chính, coi trọng hiệu quả kinh tế đồng thời thực hiện đầy đủ
nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nớc. Mặt khác Công ty không ngừng cải tiến kỹ thuật,
nâng cao chất lợng sản phẩm nắm bắt kịp thời thị hiếu tiêu dùng để tung ra thị tr-
ờng những sản phẩm phù hợp.
Hiện nay, sản phẩm của công ty đủ sức mạnh cạnh tranh và tiêu thụ tốt trên
thị trờng. Năm 1994, Công ty đã có 4 sản phẩm đạt Huy chơng Vàng tại Hội chợ
quốc tế Hàng công nghiệp Việt Nam đó là: Khoá MK 10, Khoá treo MK 10N, bản
lề 100 và cremon MK 23A. Vừa qua, tháng 3-2000 Công ty tham gia Hội chợ
16
hàng Việt Nam chất lợng cao đã đợc ngời tiêu dùng bình chọn là hàng Việt Nam
chất lợng cao.
2.1. Kết quả kinh doanh của công ty Khoá Minh Khai:
Gần 30 năm hoạt động và phát triển, Công ty Khoá Minh Khai đã dần dần
tự khẳng định đợc mình, vơn lên phấn đấu về mọi mặt. Công ty thờng xuyên cải
tiến kỹ thuật, nâng cao chất lợng sản phẩm, nhạy bén nắm bắt kịp thời thị hiếu ng-
ời tiêu dùng, luôn tung ra thị trờng những sản phẩm phù hợp với nhu cầu tiêu dùng
của xã hội. Kết quả tiêu thụ sản phẩm những năm qua đạt khá tốt do sản phẩm của
công ty đợc ngời tiêu dùng chấpnhận không chỉ bởi giá cả hợp lý mà còn do chất
lợng của sản phẩm.

Quá trình phát triển của công ty có thể đợc xem xét qua một số chỉ tiêu chủ
yếu (xem bảng biểu trang sau)
17
Biểu số 1: Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty một số năm qua
TT Các chỉ tiêu
Đơn vị
tính
Năm 1996 Năm 1997 Năm 1998 Năm 1999 Năm 2000
KH T.hiện KH T.hiện KH T.hiện KH T.hiện KH T.hiện
1 Giá trị tổng sản lợng 1.630 2.140 7.223 8.000 12.411 12.372 12.585 11.662 12.415 12.500
2 Doanh thu 7.854 7.194 8.498 9.407 15.121 14.596 15.026 14.007 15.500 15.613
3 Nộp ngân sách 413 404 334 322 443 443 561 489 500 500
- Lợi nhuận 111 14 60 50 63
- Thuế doanh thu 91 160 240 230 255
- Thuế sử dụng vốn 52 95 80 80 84
- Khấu hao cơ bản 126 27 30 29 25
4 Mức thu nhập bình quân 427 496 526 635 700
5 Sản phẩm chủ yếu
- Khoá các loại 227.000 200.359 243.000 260.725 313.865 435.000 374.500 372.669 392.500 400.000
- Bản lề các loại 85.000 8.529 9.700 10.000 11.300 11.200 12.000 12.120 13.500 13.750
- Ke các loại 39.500 39.000 42.500 42.000 47.000 46.950 50.000 50.245 50.700 51.000
- Cremon 1.500 1.550 2.000 2.100 2.400 2.200 2.500 2.500 3.700 3.850
- Chốt các loại 9.700 10.000 11.250 10.455 1.300 13.500 1.500 1.600 1.650 1.600
- Giàn giáo 22 22,5 25 23,5 20 24,7 10 10,3 13 14
- Cốp pha tôn 700 760 2.000 2.325 17.500 18.054 200 195
- Mặt hàng kết cấu thép 150 134,5 100 91.224 110 105,8
18
* Đặc điểm về chất lợng sản phẩm:
Chất lợng luôn là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định khả
năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp luôn coi trọng việc nâng cao

chất lợng sản phẩm là một trong những chiến lợc phát triển sản xuất kinh doanh cơ
bản nhằm chiếm lĩnh và mở rộng thị trờng, phạm vi ảnh hởng của mình. Chính
nhờ xác định đợc vai trò của chất lợng sản phẩm mà công ty Khoá Minh Khai đã
đa ra những phơng pháp kiểm tra chất lợng sản phẩm để nhằm sản xuất đạt chất l-
ợng cao và đúng yêu cầu kỹ thuật. ở công ty Khoá Minh Khai công tác quản lý
chất lợng sản phẩm đã đợc thực hiện có nề nếp theo nguyên tắc 3 kiểm tra. Ngoài
việc công nhân tự kiểm tra trong quá trình sản xuất, tổ hay ca sản xuất đều có một
cán bộ kỹ thuật phân xởng làm công tác kiểm tra chất lợng sản phẩm. Hàng ngày
phòng kỹ thuật có một cán bộ phụ trách chất lợng ở từng phân xởng để theo dõi,
lấy mẫu phân tích đánh giá chất lợng. Cán bộ kiểm tra của phòng kỹ thuật ngoài
nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra chất lợng sản phẩm phân xởng mình phụ trách còn
nhiệm vụ kiểm tra chất lợng nguyên vật liệu đa vào sản xuất.
Trong thời gian qua, bằng những nỗ lực to lớn trong công việc đảm bảo và
nâng cao chất lợng sản phẩm, công ty đã đạt đợc kết quả sau:
Năm
Số lợng 1.000
cái
Chính phẩm
1.000 cái
Số lợng phế
phẩm (cái)
Tỉ lệ phế
phẩm %
1996 200.359 1999.902 457 0,228
1997 260.725 260.286 439 0,168
1998 45.000 434.614 396 0,088
1999 373.669 337.256 413 0,011
2000 400.000 399.768 232 0,058
Bảng theo dõi sản phẩm chính phẩm phế phẩm các loại
Qua bảng theo dõi trên ta thấy đã giảm đợc tỉ lệ khoá không đạt chất lợng

qua từng năm, tăng tỉ lệ khoá chính phẩm. Điều đó chứng tỏ chất lợng của các loại
khoá đợc chú trọng nâng cao qua từng năm. Tuy nhiên, tỉ lệ khoá thứ phẩm vẫn
còn tơng đối cao, mặc dù tỷ lệ đã giảm qua các năm, công ty cần chú trọng hơn
nữa để giảm tỷ lệ khoá thứ phẩm xuống thấp hơn.
19