Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng cấp quận huyện tại thành phố hải phòng từ thực tiễn của văn phòng hđnd ubnd quận hồng bàng

bộ giáo dục
CHNH
và đào tạo
MINH

HC VIN CHNH TR-HNH
QUC GIA H CHÍ

häc viƯn hµnh chÝnh

CẤN NGỌC BẢO

NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CẤP QUẬN, HUYỆN
TẠI THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG TỪ THỰC TIỄN
CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND QUN HNG BNG

luận văn thạc sĩ quản lý hành chính công

giáo viên hớng dẫn: TS. Nguyễn văn hậu

hà nội, 2008


LỜI CẢM ƠN
Với tình cảm trân trọng nhất tác giả luận văn xin bày tỏ lời cảm ơn chân
thành, sâu sắc tới TS. Nguyễn Văn Hậu vì sự tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tác giả
trong quá trình thực hiện luận văn tại Học viện Hành chính.
Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn Ban Giám đốc, các Thầy giáo, Cơ giáo đã
tận tình giảng dạy, truyền đạt kiến thức và toàn thể các bộ, nhân viện của Học
viện Hành chính đã tạo điều kiện học tập thuận lợi nhất cho tác giả trong thời

gian học tập và nghiên cứu nhằm hồn thành chương trình cao học.
Xin chân thành cảm các vị lãnh đạo, các đồng nghiệp, bạn bè và gia đình
đã động viên, quan tâm giúp đỡ tạo điều kiện cho tác giả hồn thành chương
trình học tập và bản luận văn này.
Tác giả xin chân thành cảm ơn các Thầy, Cơ phản biện đã có những nhận
xét xác đáng, quý báu giúp cho tác giả có điều kiện hoàn thiện tốt hơn những nội
dung của luận văn trong tương lai và để áp dụng vào thực tiễn công tác.
Xin trân trọng cảm ơn!

2


Mục lục
Mở

Nội dung

đầu

Trang

Phần mở đầu

1

Tính cấp thiết của đề tài

9

2

11

2.1

Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài
Mục tiêu của đề tài

2.2

Nhiệm vụ của đề tài

11

3

Tình hình nghiên cứu đề tài

11

4

Đối tợng đề tài nghiên cứu

11

5

Phạm vi nghiên cứu

12

6

Phơng pháp nghiên cứu

12

7

Giả định khoa học

12

8

Kết cấu đề tài

13

11

phần nội dung đề tàI
Chơng 1. Văn phòng và hoạt động của văn phòng

1.1

Văn phòng

14

1.1.1 Khái niệm Văn phòng

14

1.1.2 Vị trí, vai trò của Văn phòng HĐND-UBND cấp

15

quận, huyện trong hoạt động quản lý hành
chính nhà nớc ở địa phơng
1.2

Hoạt động Văn phòng

15

1.2.1 Các chức năng cơ bản của Văn phòng HĐND-

17

UBND cấp quận, huyện
1.2.1.1Chức năng tham mu, tổng hợp

17

1.2.1.2Chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần cho

18

3


cơ quan
1.2.1.3Chức năng lễ tân và giao tiếp

18

1.2.2 Những nhiệm vụ chủ yếu của Văn phòng

18

HĐND-UBND cấp quận, huyện
1.2.2.1Xây dựng chơng trình và tổ chức thực hiện

18

chơng trình công tác cho cơ quan
1.2.2.2Công tác văn th lu trữ

19

1.2.2.3Công tác thông tin báo cáo phục vụ lÃnh đạo

20

UBND quận, huyn
1.2.2.4Công tác tuyên truyền, thi đua khen thởng

21

1.2.2.5Công tác quản lý tài chính và công sản

22

1.2.2.6Công tác lễ tân, giao tiếp

23

1.2.2.7Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy Văn

23

phòng
1.2.3 Nguyên tắc lÃnh đạo, hoạt động của Văn

23

phòng HĐND-UBND cấp quận, huyện
1.2.3.1Nguyên tắc làm việc theo chế độ thủ trởng

23

1.2.3.2Nguyên tắc làm việc theo chế độ thủ trởng

24

đợc kết hợp với nguyên tắc lÃnh đạo tập thể
1.2.3.3Nguyên tắc bảo đảm kỷ luật lao động, tuân

24

thủ chế độ công tác của toàn thể cán bộ,
nhân viên Văn phòng
1.2.4 Mối quan hệ phối hợp công việc giữa Văn

25

phòng HĐND- UBND cấp quận với các đơn vị
trong và ngoài cơ quan
1.2.5 Các yếu tố ảnh hởng đến nội dung
động công tác Văn phòng

4

hoạt

25


1.2.6 ý nghÜa cđa viƯc tỉ chøc khoa häc c«ng tác

26

Văn phòng đối với hoạt động của cơ quan
Chơng 2. thực trạng tổ chức và hoạt động
của Văn phòng hđnd-ubnd cấp quận, huyện
của thành phố hải phòng

2.1

Thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn

29

phòng
hđnd-ubnd quận Hồng Bàng
2.1.1

Đặc điểm tình hình quận Hồng Bàng

29

2.1.1.1 Vị trí địa lý

29

2.1.1.2 Dân c

29

2.1.1.3 Tình hình phát triển kinh tế xà hội

30

2.1.2

34

Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐNDUBND quận Hồng Bàng trong hoạt động

quản lý hành chính nhà nớc ở địa phơng

2.1.2.1 Thực trạng tổ chức nhân sự

34

2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND-

36

UBND quận Hồng Bàng trong hoạt động
quản lý hành chính nhà nớc ở địa phơng
2.1.2.3 Thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND-

43

UBND quận Hồng Bàng
2.1.2.3. Xây dựng chơng trình và tổ chức thực
1

43

hiện chơng trình công tác cho Uỷ ban

2.1.2.3. Công tác văn th và công tác lu trữ

46

2
2.1.2.3. Công tác tổ chức các cuộc họp, héi nghÞ

3

5

53


2.1.2.3. Công tác quản trị

55

4
2.1.2.3. Công tác thông tin, báo cáo

57

5
2.1.2.3. Công tác lễ tân, giao tiếp

57

6
2.1.2.3. Công tác quản lý thu chi ngân sách của
7

UBND quận

2.1.2.3. Các lĩnh vực công tác đặc thù của Văn
8

59
59

phòng

2.1.2.4 Cải cách hành chính và tin học hoá trong

61

quản lý hành chính nhà nớc ở Văn phòng
HĐND - UBND quận Hồng Bàng hiện nay
2.1.2.4. Cải cách thủ tục hành chính trong quản lý
1

61

hành chính nhà nớc ở Văn phòng HĐND UBND quận Hồng Bàng hiện nay

2.1.2.4. Tin học hoá trong quản lý hành chính nhà n2

64

ớc ở Văn phòng HĐND UBND quận Hồng
Bàng hiện nay

2.1.2.5 Đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn phòng

65

HĐND-UBND quận Hồng Bàng

2.2

Thực trạng chung về tổ chức và hoạt động

69

của Văn phòng HĐND-UBND quận, huyện của
Thành phố Hải Phòng
2.2.1

Chức năng, nhiệm vụ Văn Phòng HĐND-UBND

70

cấp huyện Thành phố Hải Phòng
2.2.2

Cơ cấu tổ chức bộ máy và nhiệm vơ cđa c¸n

6

75


bộ, các bộ phận công tác trong Văn phòng
HĐND-UBND cấp quận, huyện của Thành phố
Hải Phòng
2.2.3

Thực trạng về đội ngũ cán bộ công chức

76

làm việc trong Văn phòng HĐND-UBND quận,
huyện Thành phố Hải Phòng
2..2.4

Mối quan hệ và lề lối làm việc của Văn

78

Phòng HĐND-UBND quận, huyện
2.2.5

Một số quan hệ chủ yếu của Văn phòng

80

HĐND-UBND quận, huyện Thành phố Hải
Phòng với các cơ quan liên quan
2.3

Thực trạng về hoạt động của Văn phòng
HĐND-UBND

cấp

huyện

Thành

phố

85

Hải

Phòng
2.3.1

Công tác tổng hợp thông tin, đề xuất xử lý

85

thông tin
2.3.2

Việc lập kế hoạch, chơng trình hoạt động

86

của UBND
2.3.3

Việc tham mu để ban hành văn bản

88

2.3.4

Việc tổ chức các cuộc họp do UBND, HĐND

88

triệu tập
2.3.5

Việ tổ chức tiếp công dân

90

2.3.6

Công tác văn th lu trữ

91

2.3.7

Công tác quản trị tài chính

92

2.3.8

Văn phòng UBND và vấn đề cải cách thủ tục

93

hành chính

Chơng 3. Những giải pháp nhằm nâng cao hiƯu qu¶

7


hoạt động của Văn phòng hđnd-ubnd cấp quận, huyện
thành phố hải phòng

3.1

Căn cứ pháp lý

98

3.2

Các giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả

102

hoạt động của Văn phòng hđnd-ubnd cấp
quận nói chung và Văn phòng HĐND-UBND
quận Hồng Bàng nói riêng trong điều kiện
cải cách hành chính hiện nay
3.2.1

Yếu tố con ngời

102

3.2.2

Hoàn thiện tổ chức bộ máy Văn phòng

106

3.2.3

Đổi mới công tác văn th

109

3.2.4

Quản lý tài chính, công sản, thực hành tiết

112

kiệm, chống lÃng phí
3.2.5

Nâng cao chất lợng các cuộc họp

113

3.2.6

Triển khai tin học hoá và áp dụng hệ thống

114

quản lý chất lợng ISO 9001-2000 vào hoạt
động Văn phòng
Kết luận
Tài liệu tham khảo

Bảng chữ viết tắt
CCHC

Cải cách hành chính

CBCC

Cán bộ công chức

8


CP

Chính phủ

HC-QT

Hành chính Quản trị

HĐND

Hội đồng nhân dân

HĐTĐ

Hội đồng thi đua

UBND

Uỷ ban nhân dân

QĐ

Quyết định

NQ

Nghị quyết

NĐ

Nghị định

NXB

Nhà xuất bản

TT

Thông t

TTHĐ

Thờng trực Hội đồng

TW

Trung ơng

M U
1. Tớnh cp thit ca đề tài
Khoa học hoá và hiện đại hoá nền hành chính Nhà nước đang là một trong
những xu hướng chính trong cải cách hành chính và xây dựng nền hành chính
phát triển (hiện đại) trên thế giới. Trong những năm qua, thực hiện chương trình

9


tổng thể cải cách hành chính 2001-2010; được chính phủ ban hành theo Quyết
định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17/09/2001, nền hành chính quốc gia đã có
những chuyển biến căn bản. Cùng với q trình cải cách hành chính của cả nước,
Thành phố Hải Phịng đang đẩy mạnh cải cách hành chính để vượt qua sức cản
của chính mình, một trong những nội dung cải cách hành chính mà Thành uỷ,
HĐND, UBND thành phố đang quyết liệt chỉ đạo thực hiện cải tiến phương thức
quản lý lề lối làm việc của cơ quan hành chính các cấp, thực hiện từng bước hiện
đại hố nền hành chính.
Văn phịng là bộ phận khơng thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ cơ
quan nào trong hệ thống cơ quan hành chính các cấp. Trong mọi hoạt động của
chính quyền các cấp văn phịng ln giữ vai trị đặc biệt quan trọng. Văn phịng
là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan , đơn vị, là nơi thu thập xử lý thông
tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần
đảm bảo các điều kiện vật chất cho mỗi hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức.
Nhận thức rõ điều đó, Thành phố Hải Phòng đang rất quan tâm đến việc đổi mới

tổ chức và hoạt động của văn phòng HĐND,UBND các cấp.
Văn phòng HĐND, UBND cấp quận, huyện là bộ máy điều hành tổng hợp
của chính quyền cấp huyện, là cầu nối truyền đạt và xử lý thơng tin giữa chính
quyền cấp tỉnh và cấp xã. Để phát huy vai trò là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện
chúc năng tham mưu tổng hợp: chức năng hậu cần, vấn đề đổi mới tổ chức và
hoạt động của văn phòng HĐND, UBND cấp quận, huyện Thành phố Hải Phòng
đang đặt ra cấp thiết. Trong những năm gần đây được sự quan tâm của Thành uỷ,
văn phịng HĐND,UBND cấp quận, huyện đã được kiện tồn một bước về tổ
chức, đầu tư cơ sở vật chất, tăng cường đội ngũ cơng chức, hồn thiện các quy
chế đảm bảo sự hoạt động thơng suốt của văn phịng, nên về cơ bản văn phịng
HĐND, UBND đã hồn thành chức năng, nhiệm vụ được giao.

10


Tuy nhiên tiến trình cải cách hành chính đang ngày càng đẩy mạnh, những
thành tựu của khoa học xã hội, khoa học kỹ thuật và cơng nghệ phát triển nhanh
chóng, Việt Nam gia nhập WTO đã và đang là điều kiện thuận lợi để Việt Nam
đẩy mạnh cải cách hành chính, văn phịng HĐND, UBND cấp quận, huyện là
một trong những mắt xích của hệ thống các văn phịng của các cơ quan hành
chính thẩm quyền chung. Nhưng mắt xích này chưa thực sự được quan tâm đúng
mức. Nguyên nhân là về mặt nhận thức một số nơi, một số người cịn xem nhẹ
cơng tác văn phịng. Tổ chức và hoạt động của văn phòng HĐND, UBND chưa
được quan tâm nghiên cứu đúng mức trong khi cải cách hành chính đã đặt ra
những yêu cầu mới đối với công tác văn phòng của tất cả các cơ quan, tổ chức.
Mặt khác văn phòng là một khâu quan trọng trong chương trình cải cách hành
chính của mọi cấp chính quyền. Cải cách thủ tục hành chính, cải tiến sự chỉ đạo,
điều hành của các cấp lãnh đạo phải được bắt đầu từ văn phòng. Tổ chức và hoạt
động của văn phòng khơng được kiện tồn và hồn thiện một cách phù hợp với
tình hình mới sẽ rất khó có thể đáp ứng được yêu cầu của công tác chỉ đạo, điều

hành của lãnh đạo chính quyền các cấp trong giai đoạn hiện nay. Đây là vấn đề
có ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn.
Với ý nghĩa trên được sự ủng hộ của Sở nội vụ Thành phố Hải Phòng, Văn
phịng UBND Thành phố Hải Phịng, tơi đề nghị được nghiên cứu đề tài khoa học
bảo vệ luận văn thạc sĩ Quản lý hành chính cơng “Những giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả hoạt động của văn phòng HĐND, UBND cấp quận, huyện Thành phố
Hải Phòng từ thực tiễn của văn phòng HĐND-UBND quận Hồng Bàng”.
2. Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài
2.1.

Mục tiêu của đề tài

- Làm rõ cơ sở khoa học về tổ chức và hoạt động của văn phòng HĐNDUBND cấp huyện

11


- Phân tích thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND,
UBND cấp quận, huyện Thành phố Hải Phòng.
- Kiến nghị những giải pháp đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng
HĐND, UBND đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính hiện nay.
2.2 Nhiệm vụ đề tài
- Những vấn đề chung về văn phịng, hành chính văn phòng
- Những vấn đề lý luận, pháp lý về tổ chức và hoạt động của văn phòng
HĐND, UBND cấp quận, huyện (Vị trí, vai trị, chức năng, nhiệm vụ, cơ sở khoa
học tổ chức văn phòng HĐND, UBND cấp quận, huyện)
- Thực trạng tổ chức và hoạt động của văn phòng HĐND, UBND Thành
phố Hải Phòng (Thực trạng tổ chức bộ máy, biên chế, đội ngũ cán bộ, công chức,
nhân viên và hoạt động của văn phòng).
- Đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng HĐND, UBND cấp quận,

huyện Thành phố Hải Phịng.
3. Tình hình nghiên cứu đề tài:
Đây là lần đầu tiên đề tài nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng HĐND,
UBND ở phạm vi cấp quận, huyện được nghiên cứu trên địa bàn Thành phố Hải
Phòng.
4. Đối tượng đề tài nghiên cứu
Đối tượng đề tài tập trung nghiên cứu là tổ chức và hoạt động Văn phòng
HĐND, UBND cấp quận, huyện ( các quận, huyện, thị xã trực thuộc Thành phố
Hải Phòng, đặc biệt là từ thực tiễn của văn phòng HĐND-UBND quận Hồng
Bàng). Tổ chức hoạt động của văn phòng là nội dung cơ bản của mơn học “Hành
chính văn phịng trong cơ quan nhà nước”, là một bộ phận của hành chính học.

12


Vì vậy đối tượng đề tài nghiên cứu thuộc chuyên ngành Quản lý hành chính
cơng.
5. Phạm vi nghiên cứu
- Khơng gian: Văn phòng HĐND-UBND một số quận, huyện, thị xã trực
thuộc Thành phố Hải Phòng, đặc biệt của văn phòng HĐND-UBND quận Hồng
Bàng.
- Thời gian: Giai đoạn thực hiện cải cách hành chính và triển khai Nghị
Quyết của Thành ủy Thành phố Hải Phòng về “Nâng cao chất lượng và năng lực
cơng tác của CB-CC Thành phố Hải Phịng” đến nay.
6. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp luận: Phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử của
chủ nghĩa Mác- Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, quan điểm của Đảng Cộng sản
Việt Nam vê Tổ chức bộ máy nhà nước và cải cách nền hành chính nhà nước
trong thời kỳ hội nhập, cơng nghiệp hố, hiện đại hố đất nước.
- Các phương pháp nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu lý thuyết, điều

tra khảo sát thực tế, phương pháp thống kê, phân tích, so sánh , phương pháp
tổng hợp.
7. Giả định khoa học
Từ kết quả nghiên cứu, luận văn đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng
hoạt động văn phòng HĐND, UBND cấp quận, huyện Thành phố Hải Phòng,
đặc biệt là từ thực tiễn của văn phòng HĐND-UBND quận Hồng Bàng nhằm
nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu quả của công tác chỉ đạo, chấp hành, điều
hành của UBND cấp quận, huyện nói chung;

13


Những kết quả nghiên cứu của luận văn có thể được sử dụng làm tài liệu
tham khảo cho cán bộ quản lý, cơng chức văn phịng UBND cấp tỉnh, văn phòng
HĐND, UBND cấp xã và những người quan tâm đến việc đổi mới tổ chức và
hoạt động của văn phòng HĐND, UBND cấp quận, huyện trong quá trình đổi
mới của t nc.
8. Kt cu ti
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, nội
dung chính của đề tài gồm 3 chơng:
- Chơng 1: Văn phòng và hoạt động của Văn phòng
-

Chơng 2: Thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn

phòng hđnd-ubnd cấp quận, huyện Thành phố Hải Phòng
- Chơng 3: Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động của Văn phòng hđnd-ubnd cấp quận, huyn của Thành
phố Hải Phòng
Kết luận

Tài liệu tham khảo

Chơng 1
Văn phòng và hoạt động của Văn phòng

14


1.1 Văn phòng
1.1.1Khái niệm Văn phòng
Văn phòng là một khái niệm đợc hiểu theo nhiều nghĩa,
cách hiểu phổ biến của nhiều ngời trong giao tiếp hàng ngày
cho rằng Văn phòng là bộ phận phụ trách công văn giấy tờ, hành
chính trong một cơ quan hoặc là trụ sở làm việc của cơ quan
và trong các tài liệu khoa học, khái niệm Văn phòng đợc định
nghĩa đa dạng nh sau:
Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành
chính trong một cơ quan (theo Đại từ điển Tiếng Việt).
Văn phòng là tổ chức thuộc cơ cấu bộ máy có nhiệm vụ
giúp việc cho ngời đứng đầu tổ chức (theo Từ điển Hành
chính).
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan,
đơn vị, là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động
quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo
các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ
chức (theo sách Nghiệp vụ th ký Văn phòng và tổ chức).
Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự
điều hành của lÃnh đạo, đồng thời bảo đảm các điều kiện vật
chất, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó (theo

Giáo trình Hành chính Văn phòng trong cơ quan Nhà nớc).
Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hơp của cơ
quan, đơn vị, là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt
động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cÇn

15


đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ
quan, đơn vị (theo sách Cẩm nang Tổ chức và Quản trị hành
chính Văn phòng).
Qua các khái niệm trên đây, có thể hiểu: Văn phòng, một
mặt, đợc hiểu nh là bộ máy giúp thủ trởng điều hành hoạt
động của cơ quan, đơn vị, hoặc là phòng làm việc trực tiếp
của giám đốc, luật s (Văn phòng giám đốc, Văn phòng luật s),
hoặc là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm
giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan. Mặt khác, Văn phòng
còn đợc hiểu là một loại hoạt động

trong cơ quan Nhà nớc,

trong các tổ chức chính trị xà hội, doanh nghiệp. Nh vậy, có
thể xem xét Văn phòng trên hai khía cạnh:
Thứ nhất: Xét về mặt hình thức, Văn phòng là một tập
hợp có tổ chức, có trụ sở, có phơng tiện vật chất và con ngời
để thực hiện nhiệm vụ của mình.
Thứ hai: Về nội dung công việc, hoạt động của Văn phòng
là một loại hoạt động nhằm m bo thông tin, vật chất kỹ thuật
cho cá nhân, cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn theo luật định.

Với những khái niệm đà nêu ở trên chúng ta nhận thấy
rằng, trong hoạt động làm việc của cơ quan hoặc tổ chức nào
từ các cơ quan nhà nớc trung ơng cho tới chính quyền địa phơng, các tổ chức kinh tế, các tổ chức chính trị xà hội; việc
tồn tại bộ phận Văn phòng trong cơ cấu của bộ máy cơ quan, tổ
chức là một tất yếu khách quan, nh ở các cơ quan Nhà nớc lớn
nh Quốc hội, Chủ tịch nớc, Chính phủ, các Bộ, ngành ë Trung -

16


ơng và địa phơng, Uỷ ban nhân dân các cấp đều lập Văn
phòng, các cơ quan nhỏ nh Sở, ban, ngành cấp tỉnh lập phòng
Hành chính, nhng dù gọi theo cách nào thì chức năng của công
tác Văn phòng phải đợc thực hiện đầy đủ.
1.1.2 Vị trí, vai trò của Văn phòng HĐND-UBND cấp
quận, huyn trong hoạt động quản lý hành chính nhà nớc
ở địa phơng
Tổ chức chính quyền địa phơng bao gồm Hội đồng
nhân dân và Uỷ ban nhân dân ở địa phơng, đợc tổ chức
trên địa bàn lÃnh thổ theo từng cấp hành chính. Chính quyền
địa phơng tồn tại và gắn liền với đơn vị hành chính và do
nhân dân ở các cấp hành chính đó bầu ra. Chính quyền địa
phơng theo Hiến pháp hiện hành bao gồm 3 cấp: cấp tỉnh, cấp
huyện, cấp xà và các cấp này đều có Hội đồng nhân dân và
Uỷ ban nhân dân.
Hội đồng nhân dân là cơ quan quyền lực Nhà nớc ở địa
phơng, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của
nhân dân, do nhân dân địa phơng bầu ra, chịu trách nhiệm
trớc nhân dân địa phơng và cơ quan Nhà nớc cấp trên.
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu, là cơ

quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính
Nhà nớc ở địa phơng, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp,
luật, các văn bản của cơ quan Nhà nớc cấp trên, nghị quyết của
Hội đồng nhân dân cùng cấp.

17


Trong quá trình hình thành và phát triển của HĐND và
UBND các cấp, Văn phòng luôn giữ một vị trí quan trọng, Văn
phòng ra đời và tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại của HĐND và
UBND các cấp.
Trong cơ cấu tổ chức của HĐND-UBND, Văn phòng là bộ
phận giúp việc của HĐND và UBND có chức năng tham mu đề
xuất các chơng trình công tác của thờng trực HĐND và UBND,
giúp thờng trực HĐND và UBND giải quyết các công việc đảm
bảo sự chỉ đạo, điều hành hoạt động của HĐND-UBND tập
trung thống nhất có hiệu quả, đúng pháp luật và đảm bảo các
điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật, kinh phí phục vụ hoạt
động chỉ đạo điều hành của HĐND UBND và các phòng ban
thuộc UBND.
Vai trò quan trọng trên xuất phát từ vị trí đặc biệt của
Văn phòng thể hiện qua các mặt sau:
Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý và
kết nối các hoạt động quản lý điều hành tổ chức vì Văn
phòng đợc coi là đầu mối thông tin liên lạc, thông qua hệ thống
các văn bản giao dịch trong và ngoài cơ quan, các hoạt động
thông tin thực hiện qua Văn phòng.
Văn phòng là bộ phận đảm nhận việc cung cấp các điều
kiện vật chất, phơng tiện kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan.

Văn phòng là địa điểm để giao dịch giữa cơ quan với
các cơ quan, tổ chức khác, nơi tiếp nhận các mối quan hệ, giải
quyết công việc với ngời dân, với khách trong nớc và quốc tế.
Hiệu quả hoạt động của Văn phòng ở khía cạnh này là sự phản

18


ánh trung thực và rõ nét trình độ tổ chức lao động khoa học
của cơ quan.
1.2 Hoạt động Văn phòng
1.2.1 Các chức năng cơ bản của Văn phòng HĐND-UBND
cấp quận, huyn
1.2.1.1 Chức năng tham mu, tổng hợp
Tham mu, tổng hợp là chức năng quan trọng của Văn
phòng, chức năng tham mu của Văn phòng có đặc điểm khác
với chức năng tham mu của các đơn vị chuyên môn trong cơ
quan, tổ chức, Văn phòng chủ yếu tập trung tham mu về tổ
chức, điều hành hoạt động của cơ quan nh:
- Xây dựng quy chế làm việc và tổ chức thực hiện quy chế
trong cơ quan
- Xây dựng chơng trình, kế hoach công tác tháng, quý,
năm. xếp lịch làm việc hàng tuần cho lÃnh đạo cơ quan giúp
cơ quan làm việc theo chơng trình và tổ chức thực hiện chơng trình ®ã.
- Thu thËp, cung cÊp, xư lý, ph©n tÝch, tỉng hợp thông tin
thờng xuyên, kịp thời, chính xác và giúp lÃnh đạo thực hiện chế
độ báo cáo lên các cơ quan cấp trên theo quy định.
- Theo dõi đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chơng
trình, kế hoạch lịch làm việc và các quyết định quản lý.
- Tổ chức sơ kết, tổng kết và báo cáo công tác thờng kỳ về

hoạt động của cơ quan.

19


- Phối hợp với các cơ quan chức năng, phổ biến và triển khai
thực hiện các văn bản pháp luật của cơ quan cấp trên; tổ chức
truyền đạt Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị của lÃnh đạo cơ
quan cho các đơn vị trực thuộc và cơ quan thông tin đại
chúng.
- Thẩm đnh các văn bản do các đơn vị chuyên môn soạn
thảo về hình thức và pháp chế văn bản, văn bản do chính Văn
phòng soạn thảo thì ngoài trách nhiệm thẩm định về hình
thức, pháp chế, còn thẩm đinh về nội dung trớc khi trình lÃnh
đạo phê duyệt.
- Biên tập và quản lý hồ sơ, tài liệu các phiên họp của cơ
quan.
1.2.1.2 Chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần cho cơ quan
Đây là chức năng mang tính đặc thù của Văn phòng, là
hình thức biểu hiện mối quan hệ Văn phòng với toàn bộ cơ
quan, cụ thể:
- Bảo đảm điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật cho mọi hoạt
động của cơ quan đợc tiến hành thông suốt và có hiệu quả.
- Giúp lÃnh đạo cơ quan quản lý tài chính, tài sản của cơ
quan đúng chế độ, nguyên tắc tài chính.
1.2.1.3 Chức năng lễ tân và giao tiếp
Các hoạt động lễ tân, giao tiếp trong cơ quan đợc giao
cho bộ phận Văn phòng đảm nhận, đây đợc xem nh một
nhiệm vụ thờng xuyên và đặc thù của Văn phòng trong chức
năng giúp việc phục vụ sự chỉ đạo điều hành của lÃnh đạo cơ

quan và bảo đảm trật tự kỷ cơng công sở.

20