Trang thiết bị văn phòng

BỘ CƠNG THƢƠNG
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠNG NGHIỆP NAM ĐỊNH

GIÁO TRÌNH
TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG
NGÀNH/CHUYÊN NGÀNH: TIN HỌC VĂN PHÒNG

(Lưu hành nội bộ)

Dùng cho đào tạo: Trung cấp

Nam Định, năm 2018


BỘ CƠNG THƢƠNG
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠNG NGHIỆP NAM ĐỊNH

GIÁO TRÌNH
TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG
NGÀNH/CHUYÊN NGÀNH: TIN HỌC VĂN PHÒNG

(Lưu hành nội bộ)

CHỦ BIÊN: PHẠM THỊ LÂN

Nam Định, năm 2018


GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN TRANG THIẾT BỊ VĂN PHỊNG
Mã số mô đun: T514015011
Thời gian thực hiện mô đun: 45 giờ (Lý thuyết 15giờ; thực hành, thí nghiệm, thảo

luận, bài tập 28 giờ, kiểm tra 2 giờ)
I. Vị trí, tính chất của mơ đun
- Mơ đun Trang thiết bị văn phịng là mơ đun học chun mơn trong chƣơng
trình học trình độ trung cấp;
- Mơ đun Trang thiết bị văn phịng thông qua kiến thức của môn học cung cấp
những nội dung đƣợc sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực của đời sống xã hội có ứng
dụng hiện đại hóa các cơng việc văn phịng, góp phần nâng cao chất lƣợng đào tạo
nghề và phát triển nguồn nhân lực trong giai đoạn mới.
II. Mục tiêu mô đun:
- Về kiến thức:
+ Trình bày đƣợc các kiến thức cơ bản về trang thiết bị văn phòng và vai trò
của các thiết bị văn phịng trong cơng việc văn phịng.
+ Giải thích đƣợc chức năng của từng thiết bị văn phịng
+ Trình bày đƣợc cách kết nối các thiết bị văn phòng với máy tính.
- Về kỹ năng:
+ Thao tác sử dụng đƣợc với các thiết bị văn phòng.
+ Thực hiện kết nối đƣợc các thiết bị văn phịng với máy tính.
+ Biết cách bảo quản và sử dụng hiệu quả các thiết bị văn phịng trong cơng tác
văn phịng.
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm
+ Rèn luyện lòng yêu nghề, tƣ thế tác phong cơng nghiệp, tính kiên trì, sáng tạo
trong công việc .


LỜI GIỚI THIỆU
Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng đảm bảo năng suất,
chất lƣợng của cơng tác văn phịng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho
cán bộ, cơng chức hồn thành tốt nhiệm vụ của mình. Trong điều kiện khoa học kỹ
thuật phát triển nhƣ hiện nay, các tiến bộ đó đã đƣợc ứng dụng rộng rãi trong cơng tác
văn phịng, đặc biệt là việc ứng dụng tiến bộ Cơng nghệ thơng tin vào q trình hiện

đại hóa cơng tác văn phịng.
Giáo trình trang thiết bị văn phịng sẽ giúp cho ngƣời đọc hiểu rõ và phân biệt cũng
nhƣ sử dụng các trang thiết bị văn phòng một cách hiệu quả nhất.
Giáo trình trang thiết bị văn phịng gồm có 4 bài:
Bài 1: Tổng quan về trang thiết bị văn phòng
Giới thiệu về các trang thiết bị văn phòng, chức năng và cách bảo quản.
Bài 2: Trang thiết bị truyền thơng
Giới thiệu về máy tính, máy fax, máy ghi âm, máy ghi hình.
Bài 3: Thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài liệu
Gới thiệu máy in, máy quét, máy photocopy, máy hủy tài liệu.
Bài 4: Máy chiếu
Giới thiệu về cách sử dụng máy chiếu.
Các vấn đề trình bày trong cuốn giáo trình này đều đƣợc minh họa bằng các hình
ảnh và nhiều ví dụ minh họa. Cuối mỗi bài đều có bài tập và câu hỏi giúp cho học sinh
rèn luyện thêm kiến thức.
Nam Định, năm 2018
Nhóm biên soạn

Phạm Thị Lân


MỤC LỤC
BÀI 1. TỔNG QUAN VỀ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG .................................................. 1
1.1. KHÁI NIỆM ..................................................................................................... 1
1.2. MỘT SỐ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG THƢỜNG DÙNG ........................ 1
1.2.1 Thiết bị truyền thông.................................................................................... 1
1.2.2 Thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài liệu ............................................................. 4
1.2.3 Các trang thiết bị văn phòng khác ................................................................ 6
1.3. VAI TRÒ CỦA TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG ........................................... 7
1.4. YÊU CẦU VÀ NGUYÊN TẮC SỬ DỤNG ....................................................... 7

1.5. BẢO QUẢN THIẾT BỊ ..................................................................................... 8
BÀI 2: THIẾT BỊ TRUYỀN THƠNG ........................................................................................ 10
2.1. MÁY TÍNH ..................................................................................................... 10
2.1.1. Khái niệm ................................................................................................. 10
2.1.2. Chức năng................................................................................................. 11
2.1.3. Các loại máy tính ...................................................................................... 11
2.2. MÁY ĐIỆN THOẠI ........................................................................................ 13
2.2.1. Khái niệm ................................................................................................. 13
2.2.2. Chức năng................................................................................................. 13
2.3. MÁY FAX ...................................................................................................... 14
2.3.1. Khái niệm ................................................................................................. 14
2.3.2. Chức năng................................................................................................. 14
2.3.3. Kết nối máy tính và máy Fax .................................................................... 15
2.3.4. Cài đặt trình điều khiển ............................................................................. 15
2.4. MÁY GHI ÂM....................................................................................................................... 17
2.4.1. Khái niệm ................................................................................................. 17
2.4.2. Chức năng................................................................................................. 17
2.5. MÁY GHI HÌNH ............................................................................................. 18
2.5.1. Khái niệm ................................................................................................. 18
2.5.2. Chức năng................................................................................................. 18
BÀI 3: THIẾT BỊ SAO CHỤP, IN ẤN, HỦY TÀI LIỆU.......................................................... 20
3.1. MÁY IN .......................................................................................................... 20
3.1.1. Khái niệm ................................................................................................. 20
3.1.2. Chức năng................................................................................................. 20
3.1.3. Các loại máy in ......................................................................................... 21
3.1.4. Các thao tác cơ bản với máy in ................................................................. 22
3.1.5. Các lỗi thƣờng gặp khi sử dụng máy in ..................................................... 27
3.2. MÁY QUÉT .................................................................................................... 30
3.2.1. Khái niệm ................................................................................................. 30
3.2.2. Chức năng................................................................................................. 30

3.2.3. KẾT NỐI MÁY TÍNH VÀ MÁY QUÉT ................................................................. 31
3.2.4. Cài đặt trình điều khiển và phần mềm quét ảnh ......................................... 32
3.2.5. Sử dụng phần mềm quét ảnh ..................................................................... 33
3.3. MÁY PHOTOCOPY ....................................................................................... 33
3.3.1. Khái niệm ................................................................................................. 33
3.3.2. Chức năng................................................................................................. 34
3.3.3. Kết nối máy tính và máy Photocopy.......................................................... 35
3.3.4. Cài đặt trình điều khiển ............................................................................. 36
3.3.5. Các thao tác với máy Photocopy ............................................................... 37
3.4. MÁY HỦY TÀI LIỆU ..................................................................................... 38
3.4.1. Khái niệm ................................................................................................. 38
3.4.2. Chức năng................................................................................................. 38
3.4.3. Cách sử dụng ............................................................................................ 39
BAI 4: MÁY CHIẾU .................................................................................................................... 42
4.1. TỔNG QUAN VỀ MÁY CHIẾU ..................................................................... 42
4.1.1. Khái niệm ................................................................................................. 42
4.1.2. Chức năng................................................................................................. 42
4.1.3. Phân loại ................................................................................................... 42
4.2. SỬ DỤNG MÁY CHIẾU ................................................................................ 43
4.2.1. Kết nối máy tính và máy chiếu .................................................................. 43
4.2.2. Điều chỉnh chế độ màn chiếu .................................................................... 44
4.2.3. Điều chỉnh chế độ xoay ............................................................................. 45
4.2.4. Điều chỉnh chế độ ánh sáng....................................................................... 45
4.2.5. Điều chỉnh chế độ xa gần, độ rõ nét .......................................................... 45


BÀI 1. TỔNG QUAN VỀ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG
Mục tiêu của bài học

- Trình bày đƣợc các khái niệm cơ bản về trang thiết bị văn phòng.
- Nhận biết đƣợc các loại thiết bị văn phòng và chức năng cơ bản của các thiết bị
văn phịng.
- Giải thích đƣợc vai trò, yêu cầu và nguyên tắc sử dụng, bảo quản thiết bị văn
phòng.
1.1. KHÁI NIỆM
Thiết bị văn phòng là những đồ dùng, vật dụng cần thiết hằng ngày cho các hoạt
động và cơng việc trong lĩnh vực văn phịng nhƣ các máy photocopy, máy in, máy
fax, máy tính, bàn ghế, tủ tài liệu văn phòng, giấy các loại, mực các loại..., máy huỷ
giấy, máy huỷ tài liệu, máy đóng sách, máy ép plastic
1.2. MỘT SỐ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHỊNG THƯỜNG DÙNG
1.2.1 Thiết bị truyền thơng
1.2.1.1 Máy tính
Máy tính, cũng gọi là máy vi tính hay máy điện tốn, là những thiết bị hay hệ
thống dùng để tính tốn hay kiểm sốt các hoạt động mà có thể biểu diễn dƣới dạng số
hay quy luật lơgic.
Máy tính đƣợc lắp ghép bởi các thành phần có thể thực hiện các chức năng đơn
giản đã định nghĩa trƣớc. Quá trình tác động tƣơng hỗ phức tạp của các thành phần
này tạo cho máy tính một khả năng xử lý thơng tin.

1.2.1.2 Điện thoại
Điện thoại là thiết bị viễn thông dùng để trao đổi thơng tin, thơng dụng nhất là truyền
giọng nói - tức là "thoại" (nói), từ xa giữa hai hay nhiều ngƣời. Điện thoại biến tiếng
nói thành tín hiệu điện và truyền trong mạng điện thoại phức tạp thông qua kết
1


nối để đến ngƣời sử dụng khác. Hệ thống thực hiện cơng năng nhƣ vậy có hai hợp
phần cơ bản:
- Thiết bị đầu cuối, thƣờng gọi bằng chính tên "điện thoại", thực hiện biến tiếng nói

thành tín hiệu điện để truyền đi, và biến tín hiệu điện nhận đƣợc thành âm thanh.
- Mạng điện thoại điều khiển kết nối và truyền dẫn, thực hiện nối những ngƣời dùng
liên quan với nhau và truyền dẫn tín hiệu.
Có bốn cách điện thoại kết nối vào mạng điện thoại sử dụng ngày nay: phƣơng
pháp truyền thống điện thoại cố định, dùng dây điện kết nối truyền tín hiệu vào một vị
trí cố định; loại điện thoại khơng dây, dùng cả sóng vơ tuyến truyền tín hiệu tƣơng
tự hoặc kỹ thuật số; điện thoại vệ tinh, dùng vệ tinh liên lạc; và VoIP (điện thoại qua
giao thức Internet), dùng với kết nối Internet băng thông rộng.

1.2.1.3 Máy Fax
Fax, điện sao hay điện thƣ là kỹ thuật điện tử gửi bản sao (copy) trực tiếp qua hệ
thống dây dẫn điện. Máy gửi có khả năng rà qt bản gốc, đổi thơng tin thành tín hiệu
rồi phát qua đƣờng dây điện đến máy nhận ở một nơi khác. Máy nhận sau đó đổi tín
hiệu ngƣợc lại và in bản sao lên giấy.

1.2.1.4 Máy ghi âm
Máy ghi âm (hay còn đƣợc gọi là máy thu âm, thiết bị ghi âm, máy ghi âm
chuyên nghiệp) là một thiết bị kỹ thuật số đƣợc sử dụng để lƣu trữ dữ liệu dƣới dạng
âm thanh. Thiết bị thu âm chuyên nghiệp này có tính ứng dụng cao, có thể đáp ứng

2


nhu cầu của nhiều đối tƣợng ngƣời dùng khác nhau nhƣ: Ngƣời hoạt động trong lĩnh
vực truyền thông, tổ chức sự kiện; ngƣời làm báo chí, phát thanh truyền hình; các bạn
sinh viên có nhu cầu ghi lại bài giảng của giáo viên; các studio, phòng thu âm chuyên
nghiệp;...

1.2.1.5 Máy ghi hình
Máy ảnh hay máy chụp hình (máy ghi hình) là một dụng cụ dùng để thu ảnh

thành một ảnh tĩnh hay thành một loạt các ảnh chuyển động (gọi là phim hay video).
Tên camera có gốc từ tiếng La tinh camera obscura nghĩa là "phòng tối", từ lý do máy
ảnh đầu tiên là một cái phòng tối với vài ngƣời làm việc trong đó. Chức năng của máy
ảnh giống với mắt ngƣời. Máy ảnh có thể làm việc ở phổ ánh sáng nhìn thấy hoặc ở
các vùng khác trong phổ bức xạ điện từ.

3


1.2.2 Thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài liệu
1.2.2.1 Máy in
Máy in là một thiết bị dùng để thể hiện ra các chất liệu khác nhau các nội dung đƣợc
soạn thảo hoặc thiết kế sẵn.
Máy in dùng trong văn phịng bao gồm nhiều thể loại và cơng nghệ khác nhau. Thông
dụng nhất và chiếm phần nhiều nhất hiện nay trên thế giới là máy in ra giấy và sử dụng
công nghệ lade.
Đa phần các máy in đƣợc sử dụng cho văn phịng, chúng đƣợc nối với một máy tính
hoặc một máy chủ dùng in chung. Một phần khác máy in đƣợc nối với các thiết bị
công nghiệp dùng để trang trí hoa văn sản phẩm, in nhãn mác trên các chất liệu riêng.
Máy in văn phịng gồm có:
Máy in laser
Máy in kim
Máy in phun
Máy in hóa đơn
Máy in cơng nghiệp
Máy in lụa
Máy in typo
Máy in flexo
Máy in offset
Máy in ống đồng

1.2.2.2 Máy Scanner
Máy Scan hay chính xác hơn là Scanner tên tiếng việt gọi là máy quét. Máy quét
-scanner là một thiết bị chụp và chuyển hình ảnh vật lý từ các bản in văn bản, tài liệu,
áp phích, các trang tạp chí và các nguồn tài liệu tƣơng tự để hiển thị và chỉnh sửa
trên máy tính.

4


1.2.2.3 Máy Photocopy
Máy photocopy hay còn gọi là máy sao chụp tự động hay máy sao chụp quang
học và trƣớc đây là Máy Xerox) là một máy sao chép tài liệu và các hình ảnh trực quan
khác lên giấy hoặc phim nhựa một cách nhanh chóng và rẻ tiền. Hầu hết các máy
photocopy hiện đại đều sử dụng công nghệ gọi là xerography, một quy trình khơ sử
dụng các điện tích tĩnh điện trên cơ quan cảm quang nhạy cảm với ánh sáng để thu hút
trƣớc rồi chuyển các hạt mực (bột) lên giấy dƣới dạng hình ảnh. Sau đó, mực đƣợc
nung chảy vào giấy bằng cách sử dụng nhiệt, áp lực hoặc kết hợp cả hai. Máy
photocopy cũng có thể sử dụng các công nghệ khác, chẳng hạn nhƣ máy phun mực,
nhƣng công nghệ xerography là tiêu chuẩn để sao chép trong văn phòng.

1.2.2.4 Máy hủy tài liệu
Máy hủy tài liệu là một thiết bị cơ khí đƣợc dùng để cắt các giấy tờ thành sợi,
mảnh, vụn hoặc siêu vụn. Các tổ chức chính phủ, các doanh nghiệp, và các cá nhân sử
dụng để xóa sạch tài liệu riêng tƣ, thơng tin bí mật hoặc nhạy cảm.
Máy hủy tài liệu là một trong những thiết bị quan trọng trong vấn đề bảo mật
thơng tin và an tồn dữ liệu cho bản thân doanh nghiệp và cho khách hàng. Nếu các
thơng tin quan trọng nhƣ tài liệu, bí quyết, cơng thức, chứng từ, tài khoản ngân hàng…
rơi vào tay các công ty cạnh tranh sẽ gây nên những hậu quả nghiêm trọng về doanh

5


thu cũng nhƣ uy tín của cơng ty. Chính vì vậy trong thời buổi cạnh tranh khốc liệt trên
thi trƣờng hiện nay là thiết bị rất cần thiết cho các doanh nghiệp.

1.2.3 Các trang thiết bị văn phòng khác
1.2.3.1 Máy chiếu
Máy Chiếu ( Projector ) là một thiết bị có bộ phận phát ra ánh sáng và có cơng
suất lớn, cho đi qua một số hệ thống xử lý trung gian ( để từ mốt số nguồn tín hiệu đầu
vào ) để tạo ra hình ảnh trên màn chắn sáng mà có thể quan sát đƣợc bằng mắt.
Tác dụng của máy chiếu:
Máy chiếu là một thiết bị công nghệ với đa dạng các chức năng, phục vụ cho
hoạt động và nhu cầu sử dụng của con ngƣời, nó giúp mọi việc trở nên dễ dàng và
thành công hơn.
Lĩnh vực sử dụng máy chiếu:
Máy Chiếu Giáo Dục, Trƣờng Học
Máy Chiếu Văn Phòng
Máy Chiếu Sự Kiện
Máy Chiếu Hội Nghị, Hội Thảo
Máy Chiếu Phim, Máy Chiếu Giải Trí
Máy Chiếu Gia Đình

1.2.3.2 Máy chấm công
Máy chấm công là thiết bị đƣợc sử dụng để ghi nhận giờ đến làm và giờ tan làm
của ngƣời lao động, cung cấp căn cứ xác định nhân viên có đi làm đúng giờ khơng, có
đi sớm về muộn không... Từ những dữ liệu chấm công thu đƣợc từ máy, các bộ phận
quản lý, nhân sự có thể tính lƣơng, thƣởng chính xác cho ngƣời lao động, giúp nâng
6

cao ý thức làm việc, tinh thần kỷ luật để cơ quan, doanh nghiệp hoạt động hiệu quả
hơn.
So với sổ chấm công truyền thống, máy chấm công giúp:
- Rút ngắn thời gian chấm cơng;
- Tránh đƣợc các sai sót khi ghi nhận thời gian chấm công, đảm bảo sự khách
quan và dễ dàng giải quyết các khiếu nại liên quan đến chấm cơng của nhân viên vì
thời gian do máy chứ khơng phải do con ngƣời xác nhận;
- Tăng tính tiện lợi khi chấm cơng nhờ máy thƣờng có nhiều tính năng, tiện ích.
Vì thế, máy chấm cơng ngày càng đƣợc nhiều cơ quan, doanh nghiệp lựa chọn để thay
thế cho phƣơng pháp chấm công truyền thống, đặc biệt là tại các địa điểm có đơng
nhân viên, u cầu nghiêm ngặt về thời gian làm việc.

1.3. VAI TRÒ CỦA TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG
- Giúp điều hành và quản lý công việc dễ dàng.
- Tiết kiệm đƣợc thời gian làm việc nhƣng đem lại hiệu quả cao.
- Hỗ trợ cho việc truyền đạt, báo cáo, thuyết trình.
- Tạo mơi trƣờng làm việc hoàn mỹ, chuyên nghiệp và hiện đại...
1.4. YÊU CẦU VÀ NGUYÊN TẮC SỬ DỤNG
a. Yêu cầu
- Phù hợp với yêu cầu công việc.
- Hiệu quả kinh tế cao.
-Thuận tiện, dễ sử dụng
- Bảo đảm tính bảo mật
- Hiện đại
b. Nguyên tắc sử dụng
- An toàn
- Tiết kiệm
- Chế độ bảo trì phù hợp
7

1.5. BẢO QUẢN THIẾT BỊ
- Bảo quản, giữ gìn và sử dụng trang thiết bị bần lâu, tiết kiệm, hiệu quả.
- Thơng báo kịp thời về tình trạng hƣ hỏng của trang thiết bị đƣợc giao và đề nghị văn
phòng sửa chữa.
- Báo cáo thủ trƣởng đơn vị khi xảy ra mất mát hoặc các biến động, thay đổi liên quan
đến trang thiết bị đƣợc giao.
- Bảo quản tem kiểm kê dán trên thiết bị trong quá trình sử dụng và bàn giao bằng biên
bản các trang thiết bị đƣợc giao khi chuyển công tác, hay nghỉ hƣu.

8


BÀI TẬP
Bài 1:
Trang thiết bị văn phịng là gì? Vai trò của trang thiết bị văn phòng.
Bài 2:
Nguyên tắc sử dụng trang thiết bị văn phòng. Làm thế nào để bảo quản đƣợc
trang thiết bị văn phòng một cách hiệu quả nhất.
Bài 3:
Kể tên một số loại trang thiết bị văn phịng thƣờng dùng.
Bài 4:
Hãy kể tên và lấy hình ảnh minh họa về các trang thiết bị truyền thông.
Bài 5:
Hãy kể tên và lấy hình ảnh minh họa về các trang thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài
liệu.

9

BÀI 2: THIẾT BỊ TRUYỀN THÔNG
Mục tiêu của bài học:
- Trình bày đƣợc khái niệm và chức năng của máy in.
- Mô tả đƣợc cách sử dụng máy in và các tùy chọn khi in văn bản.
- Giải thích đƣợc các lỗi gặp khi sử dụng máy in và biết cách khắc phục một số
lỗi thƣờng gặp.
2.1. MÁY TÍNH
2.1.1. Khái niệm
Máy tính, hay cịn gọi là máy vi tính hoặc máy điện toán, là những thiết bị hay hệ
thống dùng để tính tốn, kiểm sốt các hoạt động có thể biểu diễn dƣới dạng số hay
quy luật logic. Máy tính đƣợc lắp ghép bởi các thành phần có thể thực hiện các chức
năng đơn giản đã định nghĩa trƣớc. Quá trình tác động của các thành phần này đã tạo
cho máy tính khả năng xử lý thơng tin. Nếu đƣợc thiết lập chính xác (thơng thƣờng bởi
các chƣơng trình máy tính) thì máy tính có thể mơ phỏng lại một số khía cạnh của vấn
đề hay của hệ thống. Có nhiều cách để phân loại máy tính, cách phổ biến nhất là phân
loại máy tính dựa trên mục đích của ngƣời sử dụng bao gồm các loại: Siêu máy tính,
máy tính lớn, máy chủ, máy trạm, máy tính cá nhân (PC), máy tính xách tay (Laptop),
máy tính bảng, thiết bị hỗ trợ kỹ thuật số cá nhân (PDA), vv...
Trong khuôn khổ tài liệu này chỉ đề cập tới hai loại máy tính phổ biến hiện nay là
máy tính cá nhân (PC) và máy tính xách tay (Laptop).
Máy tính cá nhân - PC (Personal Computer). Là loại máy vi tính để bàn nhỏ, phổ
biến nhất với giá cả, kích thƣớc và sự tƣơng thích của nó phù hợp với nhiều ngƣời sử
dụng. Máy tính cá nhân đƣợc lắp ghép bởi nhiều linh kiện, thành phần khác nhau nhƣ:
Vỏ máy tính, bộ nguồn, bo mạch chủ, khối xử lý trung tâm, bộ nhớ RAM, ổ đĩa cứng,
ổ đĩa quang, vv…

Máy tính xách tay (Laptop): Là loại máy tính cá nhân nhỏ gọn có thể mang xách
đƣợc, thƣờng dùng cho những ngƣời thƣờng xuyên di chuyển. Nó thƣờng có trọng
lƣợng nhẹ, tùy thuộc vào hãng sản xuất 2 và kiểu máy dành cho các mục đích sử dụng

khác nhau. Máy tính xách tay có đầy đủ các thành phần cơ bản của một máy tính cá
nhân thơng thƣờng.

10


2.1.2. Chức năng
Hệ thống máy tính có hai thành phần chính: phần cứng và phần mềm. Các bộ
phận vật lý của máy tính, nhƣ tháp, màn hình và bàn phím, là phần cứng. Phần mềm
bao gồm mã kiểm soát phần cứng và cho nó biết phải làm gì. Máy tính là máy thơng
tin đa năng có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau trên dữ liệu. Các tác vụ này đều
liên quan đến bốn thao tác cơ bản của máy tính: đầu vào, đầu ra, xử lý và lƣu trữ.
- Chức năng máy tính đầu vào chấp nhận dữ liệu từ các thiết bị đầu vào và gửi nó đến
bộ xử lý máy tính, trong khi chức năng đầu ra truyền đạt kết quả xử lý. Một lớp các
thiết bị phần cứng đƣợc gọi là thiết bị ngoại vi đƣợc sử dụng để thực hiện các chức
năng này. Các thiết bị ngoại vi đầu vào phổ biến bao gồm bàn phím, chuột, bút stylus
và màn hình cảm ứng. Máy ảnh kỹ thuật số, micrô, máy quét và cần điều khiển cũng
có thể đƣợc sử dụng để nhập thơng tin vào máy tính. Thiết bị ngoại vi đầu ra bao gồm
màn hình, loa và máy in 2D và 3D.
- Xử lý dữ liệu là chức năng cơ bản nhất của máy tính. Chức năng này đƣợc thực hiện
bởi bộ xử lý trung tâm (CPU), bao gồm các mạch điện tử có thể đọc và thực hiện các
lệnh mã để thực hiện một loạt các tác vụ, từ thực hiện các phép tính tốn học phức tạp
đến sắp xếp các mục trong cơ sở dữ liệu. CPU có thể đƣợc xem là bộ não của máy
tính, chấp nhận dữ liệu và hƣớng dẫn đầu vào, thực thi các lệnh, lƣu trữ kết quả trong
bộ nhớ và gửi dữ liệu đến các thiết bị đầu ra. Nó kiểm sốt chuỗi hoạt động và sử dụng
lƣu trữ dữ liệu.
- Một trong những chức năng hữu ích nhất của máy tính là lƣu trữ dữ liệu. Bên cạnh
việc lƣu trữ dữ liệu đã đƣợc nhập qua các thiết bị ngoại vi, máy tính cũng cần một
cách để lƣu kết quả xử lý dữ liệu. Tất cả điều này đƣợc thực hiện thông qua các thiết bị
lƣu trữ ngoại vi, có thể là nội bộ hoặc bên ngoài. Bộ nhớ trong bao gồm RAM (bộ nhớ

truy cập ngẫu nhiên), đƣợc sử dụng trong quá trình xử lý và tạm thời. Thông tin đƣợc
lƣu trong bộ nhớ RAM sẽ khơng đƣợc giữ lại nếu máy tính bị tắt. Lƣu trữ dữ liệu lâu
dài, bền bỉ đƣợc cung cấp bởi các thiết bị bên ngoài nhƣ CD, DVD, ổ cứng và ổ đĩa
flash.
2.1.3. Các loại máy tính
a. Personal computer – PC
Personal computer (PC) - máy tính cá nhân: là các máy tính đƣợc thiết kế cho các
nhƣ cầu sử dụng cơ bản của một ngƣời. Mặc dù cả máy Mac cũng là PC tuy nhiên
phần lớn ngƣời dùng thƣờng hiểu PC là những máy cài hệ điều hành Windows của
Microsoft. (Thơng thƣờng các máy PC chỉ có một bộ vi xử lý.).
b. Desktop

11


Đây là các máy tính cá nhân đƣợc thiết kế để cố định tại một vị trí, phần lớn các máy
tính desktop có khả năng xử lý, lƣu trữ lớn hơn các máy tính di động(laptop).
c. Laptop

Đây là các máy tính đƣợc thiết kế với mục đích mang đi nhiều nơi (dành cho những
ngƣời luôn phải di chuyển khi làm việc, nhƣ những doanh nhân, ngƣời bán hàng ...).
Laptop tích hợp tất cả màn hình, bàn phím, touchpad, mainboard, CPU, RAM,
Speaker, Battery ... trong một kích thƣớc chỉ nhƣ một quyển sách.
d. Workstation

Đây là các máy tính có khả năng xử lý mạnh hơn các máy PC (bộ vi xử lý mạnh hơn,
màn hình tốt hơn, nhiều RAM, VGA tốt ...). thƣờng các máy này dùng cho cá nhân,
nhƣng phục vụ cho các cơng việc cần nhiều năng lực tính toán hơn nhƣ thiết kế đồ
họa, CAD/CAM, chơi game,...
e. Server

Đây là các máy tính đƣợc thiết kế để phục vụ nhiều ngƣời dùng, hoặc máy tính khác
qua mạng. Các máy tính này thƣờng có nhiều bộ vu xử lý với khả năng tính tốn
nhanh, nhiều RAM, ổ cứng hơn các máy PC và Workstation. Kích thƣớc của các máy
server có thể rất lớn, tùy vào nhƣ cầu sử dụng.
12


2.2. MÁY ĐIỆN THOẠI
2.2.1. Khái niệm
Điện thoại là thiết bị viễn thông dùng để trao đổi thông tin, thông dụng nhất là
truyền giọng nói - tức là "thoại" (nói), từ xa giữa hai hay nhiều ngƣời. Điện thoại biến
tiếng nói thành tín hiệu điện và truyền trong mạng điện thoại phức tạp thông qua kết
nối để đến ngƣời sử dụng khác.
Điện thoại di động (ĐTDĐ), còn gọi là điện thoại cầm tay, là loại điện thoại có
thể thực hiện và nhận cuộc gọi thoại thông qua kết nối dựa trên tần số vô tuyến vào
mạng viễn thông trong khi ngƣời dùng đang di chuyển trong khu vực dịch vụ
Điện thoại thơng minh hay cịn gọi là smartphone, nó là một khái niệm chỉ một
loại điện thoại với nhiều tính năng hỗ trợ tiên tiến, hiện đại về điện toán và kết nối, và
nó thơng minh hơn hẳn so với những chiếc điện thoại thông thƣờng.

2.2.2. Chức năng
Chức năng cơ bản của một chiếc điện thoại nhƣ nghe, gọi, nhắn tin. Nhƣng ngày
nay điện thoại thông minh đƣợc sử dụng rất phổ biến trong cuộc sống. Ngƣời ta khơng
cịn sử dụng nó với mục đích chính là nghe gọi nữa mà điện thoại thông minh đƣợc sử
dụng nhiều các ứng dụng hiện đại khác và chức năng khác mà nó mang lại.
- Giữ liên lạc đơn giản và dễ dàng hơn
Điện thoại di động đã là một bƣớc tiến trong việc liên lạc, tuy nhiên với những
chiếc điện thoại di động cơ bản, con ngƣời chỉ có thể truyền và nhận những thông điệp
13

đơn giản với âm thanh và tin nhắn ký tự. Ngày nay với smartphone, dù đang ở bất cứ
lúc nào hay ở bất cứ nơi đâu, chỉ cần một vài thao tác là bạn đã có vơ số lựa chọn để
kết nối với ngƣời thân, từ hội thoại kèm video, gửi tin nhắn có hình, chat tức thời và
sinh động trên chat online, hay đơn giản là cập nhật trạng thái.
- Tận hƣởng thời gian ―chết‖ một cách thú vị
Có một khoảng thời gian ―chết‖ khi ngồi trên xe buýt, hay chờ ngƣời thân ở
phịng khám... Thay vì để những giây phú này trôi qua một cách vô vị, với một
chiếc điện thoại bạn có thể trị chuyện với bạn bè, lƣớt web đọc báo, chơi game, nghe
nhạc hay xem video một cách dễ dàng.
- Gửi và nhận email không phụ thuộc máy vi tính
Email là cơng cụ truyền tin và làm việc không thể thiếu của con ngƣời hiện đại.
Ngày nay với sự trợ giúp của , điện thoại di động việc gửi và nhận email đã có thể
đƣợc thực hiện mọi lúc mọi nơi, khơng cịn bị hạn chế về thời gian và khơng gian nhƣ
trƣớc. Từ đó có một thực tế là càng ngày càng ít ngƣời mang theo laptop khi cần phải
di chuyển: các nhân viên văn phịng vẫn có thể cập nhật tình hình cơng việc qua email
trong khi đang ở ngồi cơng ty, những ngƣời làm việc tự do có thể vừa đi du lịch vừa
nhận email đặt hàng trên điện thoại.
- Chụp ảnh trên điện thoại di động và chia sẻ ngay trên mạng xã hội.
- Nắm tất cả thời gian, kế hoạch và địa điểm trong lịng bàn tay.
- Thanh tốn hóa đơn qua điện thoại.
Trả tiền mặt hay sử dụng thẻ ngân hàng để thanh toán sẽ dần trở thành quá khứ,
thay vào đó, bạn chỉ cần nhắn tin đến tổng đài để nhận đƣợc mã thanh toán tức thời.
Hay với những smartphone có cơng nghệ NFC mới nhất, ngƣời dùng muốn trả tiền chỉ
cần làm hành động đơn giản là ―quẹt‖ chiếc điện thoại của mình ngang qua máy thanh
tốn.
2.3. MÁY FAX
2.3.1. Khái niệm
Fax, điện sao hay điện thƣ là kỹ thuật điện tử gửi bản sao (copy) trực tiếp qua hệ
thống dây dẫn điện. Máy gửi có khả năng rà qt bản gốc, đổi thơng tin thành tín hiệu

rồi phát qua đƣờng dây điện đến máy nhận ở một nơi khác. Máy nhận sau đó đổi tín
hiệu ngƣợc lại và in bản sao lên giấy.
2.3.2. Chức năng
Ngày này, máy fax đã trở thành một thiết bị đa chức năng. Nó có thể hoạt động
nhƣ điện thoại, máy fax, máy quét, máy in và máy photocopy... Một số công dụng của
máy fax có thể kể đến nhƣ:
In fax
In fax là một trong những cơng dụng chính của máy fax. Với các tùy chọn laser
và phun màu, tồn bộ q trình in fax đã trở nên chính xác, đáng tin cậy và tiết kiệm
chi phí.
Bên cạnh nhận và in fax thì in ấn cũng là một công dụng phổ biến của máy fax
hiện nay. Nhiều ngƣời đặt ra câu hỏi rằng: máy fax có in đƣợc khơng? Câu trả lời là
có, nếu máy fax đƣợc trang bị tính năng này. Để in tài liệu, máy fax cần kết nối với
máy tính chứa tài liệu cần in. Tuy nhiên, cần lƣu ý rằng, mực đƣợc sử dụng trong máy

14


in có xu hƣớng rẻ hơn nhiều so với mực đƣợc sử dụng trong máy fax, do đó, việc in
qua máy fax thƣờng chỉ giới hạn ở một vài tài liệu khi thực sự cần thiết.
Truy c p k p
Tính năng truy cập kép cho phép bạn in các bản fax từ bộ nhớ trong khi truyền
fax khác hoặc quét fax vào bộ nhớ trong khi nhận fax.
ao ch p
Một máy fax cũng có thể hoạt động nhƣ một máy photocopy. Tuy nhiên, cũng
nhƣ in ấn, việc sao chép tài liệu bằng máy fax đắt hơn so với sử dụng máy photocopy.
Vì vậy, nếu bạn có nhu cầu sao chép khơng thƣờng xun, có thể sử dụng máy fax để
tiếp kiệm chi phí mua máy photocopy hoặc tìm phƣơng án khác (nhƣ thuê máy
photocopy)
Giao tiếp

Máy fax giúp gửi và nhận tài liệu thay thế nhanh chóng cho việc gửi và nhận
chúng qua thƣ bƣu chính hoặc các dịch vụ chuyển phát khác. Các mục yêu cầu chữ ký
có thể dễ dàng đƣợc xử lý qua fax.
Có thể khó tƣởng tƣợng một doanh nghiệp khơng có máy tính hoặc Internet,
nhƣng một số doanh nghiệp vẫn dựa vào giao tiếp qua điện thoại và máy fax là hình
thức liên lạc chính.
2.3.3. Kết nối máy tính và máy Fax
Có thể gửi tài liệu fax đƣợc tạo ra bằng các ứng dụng trực tiếp từ máy tính. Tính
năng này giúp loại bỏ việc phải in tài liệu để fax và tiết kiệm giấy. Bạn cần phải xác
định các thiết lập fax cơ bản (Thiết lập cấu hình Cài đặt ban đầu dành cho Chức năng
Fax) và cài đặt trình điều khiển fax trong máy tính .
2.3.4. Cài đặt trình điều khiển
Cấu hình fax trên win 10
Bƣớc 1:
-Trƣớc tiên máy phải có USB modem hoặc Card modem, các máy tính đời cũ thƣờng
hỗ sẵn modem
- Vào mục tìm kiếm gõ "phone"

- Code của việt nam là "84"
- Chọn "ok"
Bƣớc 2: Gõ trong mục tìm kiếm của Win "Fax"

- Chọn "New Fax"

15


Bƣớc 3: - Chọn "Connect to a fax modem".
- Để mặc định rồi chọn Next.
Bƣớc 4: - Chọn "Answer automatically (recommended)".

16


- Bƣớc này thì máy nào đang vẫn đang bật "Windows Firewall" nó mới hiện lên
(khơng bật thì nó khơng hiện)
- Chọn "Allow access".
2.4. MÁY GHI ÂM
2.4.1. Khái niệm
Máy ghi âm (hay còn đƣợc gọi là máy thu âm, máy ghi âm mini, máy ghi âm
chuyên nghiệp) là một thiết bị điện tử đƣợc sử dụng để lƣu trữ các dữ liệu dƣới dạng
âm thanh. Thiết bị kỹ thuật số này có tính ứng dụng cao, chất lƣợng tốt và có thể đáp
ứng nhu cầu sử dụng của nhiều đối tƣợng ngƣời sử dụng khác nhau bao gồm: Ngƣời
làm truyền thông, tổ chức sự kiện; ngƣời hoạt động trong lĩnh vực sản xuất nội dung
nghenhìn; sinh viên có nhu cầu thi lại toàn bộ lời giảng của giáo viên trên lớp học.

2.4.2. Chức năng
Ghi âm những chứng cứ, lời nói quan trọng để làm bằng chứng, làm tin, rất thích hợp
cho việc tố giác tội phạm .
- Thu âm, ghi lại những lời dạy của giáo viên trên giảng đƣờng giúp học sinh có thể
tiếp thu tốt hoặc để dành nghe lại bài giảng sau .
- Dùng ghi lại và lƣu giữ những buổi thuyết trình, những buổi họp quan trọng, những
phi vụ làm ăn lớn Máy ghi âm .
- Đơi khi muốn tỏ tình, hoặc tâm sự với bạn gái mà khơng dám nói ra thì máy ghi âm
sẽ giúp bạn ghi lại tất cả những gì bạn cần nói và việc cần làm của bạn chỉ là gởi file
ghi âm qua cho ngƣời muốn nói .
- Máy ghi âm siêu nhỏ đa chức năng Nhiều mẫu mã, kiểu dáng , hình dáng độc đáo
nhƣ Bút ghi âm, Usb ghi âm, máy ghi âm ...

17

- Dung lƣợng lƣu trữ cao tầm 4G - 8G và thời lƣợng pin cao giúp bạn có thể ghi âm
liên tục với thời gian lên đến 12 giờ đồng hồ .
- Có hệ thống lọc tạp âm giúp bạn khi ghi âm cho âm thanh sống động, trung thực,
không bị rè, không bị lấn át bởi tiếng ồn bên ngoài .
- Thiết kế gọn nhẹ, siêu nhỏ giúp bạn dễ dàng mang theo bên ngƣời và sử dụng khi cần
thiết .Sử dụng may ghi am đúng cách sẽ mang lại nhiều hiệu quả hơn Máy ghi âm
- Hơn thế nữa, máy ghi âm siêu nhỏ này là một thiết bị ghi âm điện thoại bàn cực
chuẩn, rất cần thiết cho những cơng ty có nhu cầu trong cơng việc làm ăn, quản lý
nhân viên,...
- Ngoài ra, máy ghi âm chun nghiệp này cịn có thể trở thành một chiếc máy phát
nhạc MP3, giúp giải trí hồn tồn tiện lợi.
2.5. MÁY GHI HÌNH
2.5.1. Khái niệm
Đầu ghi hình camera(máy ghi hình) là trung tâm kết nối tất cả tín hiệu mà các
camera ghi lại đƣợc về một chỗ, đồng thời thực hiện nhiệm vụ lƣu trữ dữ liệu camera
trên ổ cứng. Ngồi nhiệm vụ hiển thị hình ảnh mà camera ghi lại đƣợc ra màn hình,
đầu ghi hình cịn đóng vai trị là bộ điều khiển để xem hình ảnh, giúp camera quan sát
từ xa qua mạng.
Có thể nói đây là thiết bị rất quan trọng trong hệ thống camera, bởi: camera hỏng
thì cịn camera khác, ổ cứng hỏng thì vẫn xem đƣợc chỉ không lƣu dữ liệu đƣợc nhƣng
đầu ghi hỏng thì khơng xem đƣợc dữ liệu gì từ bất cứ camera nào.
2.5.2. Chức năng
- Đầu ghi hình camera có nhiệm vụ tiếp nhận và xử lý thông tin đƣợc gửi từ mắt
camera quan sát, sau đó chuyển đổi thành tín hiệu xuất ra màn hình quan sát, đồng thời
lƣu dữ liệu đó vào ổ cứng.
- Đầu ghi hình camera có tính năng kết nối hình ảnh trực tiếp lên mạng internet để
ngƣời dùng có thể quan sát camera từ xa bằng điện thoại, máy tính bảng, laptop.
- Chức năng phát hiện chuyển động: Phát hiện chuyển động ở những vùng camera

quan sát
- Dung lƣợng lƣu trữ của đầu ghi: Hỗ trợ việc lƣu trữ và xem lại thông tin video, hình
ảnh
- Khả năng tài chính và hạ tầng thi cơng lắp đặt: Phù hợp với mục đích đạt hiệu quả tốt
nhất và tiết kiệm chi phí
- Khả năng tƣơng tác với các phần mềm quản lý: Phần mềm quản lý từ xa giúp quản lý
tốt hơn.

18


BÀI TẬP
Bài 1:
Máy tính là gì? Chức năng của máy tính. Các loại máy tính hiện nay.
Bài 2:
Máy Fax là gì? Chức năng của máy fax? Các loại máy fax hiện nay.
Bài 3:
Máy ghi âm là gì? Chức năng của máy ghi âm? Các loại máy ghi âm.
Bài 4:
Nêu các bƣớc thực hiện cấu hình máy fax và kết nối máy fax với máy tính.

19