Hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại công ty cp phát triển xây dựng và xuất nhập khẩu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TỐN

CHUN ĐỀ
THỰC TẬP CHUN NGÀNH
Đề tài:
HỒN THIỆN KẾ TỐN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP
PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG VÀ XUẤT NHẬP KHẨU

Họ tên sinh viên

:

Lê Kim Hồi

Lớp

:

Kế tốn VB2 K25

MSSV

:

BH250079TC

Giảng viên hướng dẫn

:

GS.TS Nguyễn Văn Công


ii
Hà Nội, T12/2016


i

MỤC LỤC
MỤC LỤC.........................................................................................................i
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT...................................................iii
DANH MỤC BẢNG BIỂU............................................................................iv
LỜI MỞ ĐẦU..................................................................................................1
CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN, VẬT
LIỆU TẠI CÔNG TY CP PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG VÀ XUẤT NHẬP
KHẨU...............................................................................................................3
1.1. Đặc điểm và phân loại nguyên, vật liệu tại Công ty..............................3
1.1.1. Đặc điểm nguyên, vật liệu sử dụng........................................................3
1.1.2. Phân loại nguyên, vật liệu.....................................................................3
1.2. Đặc điểm tính giá và luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty............6
1.2.1. Đặc điểm tính giá nguyên, vật liệu........................................................6
1.2.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên, vật liệu................................................6
1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty......................................10
1.3.1. Tổ chức quản lý khâu thu mua............................................................10
1.3.2. Tổ chức quản lý khâu bảo quản tại kho..............................................10
1.3.3. Tổ chức quản lý khâu sử dụng............................................................12
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TỐN NGUN, VẬT LIỆU TẠI
CƠNG TY CP PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG VÀ XUẤT NHẬP KHẨU...16
2.1. Chứng từ kế tốn ngun, vật liệu tại Cơng ty....................................16

2.1.1. Chứng từ sử dụng................................................................................16
2.1.2. Qui trình ln chuyển chứng từ..........................................................24
2.2. Kế tốn chi tiết nguyên, vật liệu tại Công ty........................................26
2.2.1. Quy trinh chung...................................................................................26
2.2.2. Tại kho..................................................................................................26


ii

2.2.3. Tại Phòng Kế toán................................................................................30
2.3. Kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu tại Công ty...................................35
2.3.1. Tài khoản sử dụng................................................................................35
2.3.2. Kế toán các nghiệp vụ tăng nguyên, vật liệu.......................................36
2.2.3. Kế toán các nghiệp vụ giảm nguyên, vật liệu......................................40
CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TỐN NGUN, VẬT LIỆU TẠI
CƠNG TY CP PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG VÀ XUẤT NHẬP KHẨU...47
3.1. Đánh giá thực trạng kế tốn ngun, vật liệu tại Cơng ty và phương
hướng hoàn thiện...........................................................................................47
3.1.1. Về vận dụng chứng từ và luân chuyển chứng từ...............................47
3.1.2. Về vận dụng tài khoản kế toán............................................................47
3.1.3. Về vận dụng sổ sách kế toán................................................................47
3.1.4. Về vận dụng báo cáo kế tốn...............................................................48
3.1.5. Phương hướng hồn thiện...................................................................50
3.2. Các giải pháp hồn thiện kế tốn ngun vật liệu tại Cơng ty Cổ
phần Phát triển Xây dựng và Xuất nhập khẩu Sông Hồng.......................51
3.2.1. Hồn thiện cơng tác tổ chức quản lý ngun vật liệu........................51
3.2.2. Hoàn thiện chứng từ và luân chuyển chứng từ..................................52
3.2.3. Hồn thiện báo cáo kế tốn.................................................................52
KẾT LUẬN....................................................................................................54
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................55

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP.....................................................56
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN.........................................57
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN............................................58


iii

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

Giải thích ký hiệu viết tắt

BTC

Bộ Tài chính

BCH

Ban chỉ huy

CT

Cơng trình

CP

Cổ phần

GTGT

Giá trị gia tăng

NVL

Nguyên vật liệu

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

QĐ

Quyết định


iv

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1: Sổ điểm danh vật tư.......................................................................5
Biểu 2.1: Hóa đơn GTGT số 0067823..........................................................18
Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm số 01/3......................................................19
Biểu 2.3: Hóa đơn GTGT số 0004578..........................................................20
Biểu 2.4: Biên bản kiểm nghiệm số 15/3......................................................21
Biểu 2.5: Phiếu yêu cầu xuất kho số 01/3....................................................22
Biểu 2.6: Phiếu yêu cầu xuất kho số 16/3....................................................23
Biểu 2.7: Thẻ kho – Xi măng PCB30 Tam Điệp.........................................28
Biểu 2.8: Thẻ kho – Thép phi 12..................................................................29
Biểu 2.9: Sổ chi tiết vật tư Xi măng.............................................................31
Biểu 2.10: Sổ chi tiết vật tư Thép phi 12.....................................................32
Biểu 2.11: Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu chính.........................................33

Biểu 2.12: Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu phụ............................................34
Biểu 2.13: Phiếu nhập kho số 01/3...............................................................37
Biếu 2.14: Phiếu nhập kho số 15/3...............................................................39
Biểu 2.15: Phiếu xuất kho số 01/3................................................................41
Biểu 2.16: Phiếu xuất kho số 16/3................................................................43
Biểu 2.17: Sổ Nhật ký chung........................................................................45
Biểu 2.18: Sổ cái TK152................................................................................46


1

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế quốc dân, doanh nghiệp sản xuất là tế bào của nền
kinh tế. Cũng như bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào trong quá trình hoạt
động sản xuất kinh doanh của mình đều phải tính tốn chi phí bỏ ra và kết quả
thu về, nhất là trong nền kinh tế thị trường cạnh trạnh khốc liệt như hiện nay,
doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển được hay không phụ thuộc vào việc
doanh nghiệp có đảm bảo bù đắp được những chi phí bỏ ra trong q trình sản
xuất kinh doanh hay khơng.
Ngun vật liệu là một trong ba yếu tố quan trọng không thể thiếu của
quá trình sản xuất kinh doanh. Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một lần trong
một chu kỳ sản xuất kinh doanh và hình thái vật chất ban đầu của nguyên vật
liệu bị biến đổi chuyển hoá kết tinh vào sản phẩm về cả mặt hiện vật cũng
như mặt giá trị. Do đó, chi phí ngun vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong chi
phí sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm. Muốn cho quá trình sản xuất
kinh doanh được thường xuyên liên tục, thu nhập đủ bù đắp chi phí sản xuất
và có lãi địi hỏi doanh nghiệp phải phấn đấu để làm sao tiết kiệm chí phí sản
xuất và hạ giá thành sản phẩm bằng cách tiến hành kết hợp nhiều biện pháp
đồng bộ. Trên góc độ của kế tốn để thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của

mình thì việc quản lý, hạch tốn chính xác nguyên vật liệu vào giá thành sản
phẩm là việc rất cần thiết và quan trọng.
Nhận thức được tầm quan trọng đó, trong thời gian thực tập tại Cơng ty
Cổ phần Phát triển Xây dựng và Xuất nhập khẩu Sơng Hồng cùng với sự
hướng dẫn nhiệt tình của giảng viên GS.TS Nguyễn Văn Cơng, em đã đi sâu
tìm hiểu về cơng tác kế tốn ngun vật liệu ở Cơng ty. Dựa vào tình hình
thực tế sản xuất kinh doanh tại Công ty kết hợp với lý luận được trang bị trên
ghế nhà trường, em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại


2

Công ty Cổ phần Phát triển Xây dựng và Xuất nhập khẩu Sông Hồng”
làm chuyên đề thực tập chuyên ngành của mình.
Nội dung chun đề thực tập chun ngành, ngồi lời mở đầu và kết
luận thì gồm các ba chương chính sau:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên, vật liệu tại Công
ty Cổ phần Phát triển Xây dựng và Xuất nhập khẩu Sông Hồng
Chương 2: Thực trạng kế tốn ngun, vật liệu tại Cơng ty Cổ
phần Phát triển Xây dựng và Xuất nhập khẩu Sông Hồng
Chương 3: Hồn thiện kế tốn ngun, vật liệu tại Cơng ty Cổ
phần Phát triển Xây dựng và Xuất nhập khẩu Sông Hồng


3

CHƯƠNG 1:
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY CP PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG VÀ XUẤT NHẬP KHẨU
1.1. Đặc điểm và phân loại nguyên, vật liệu tại Công ty

1.1.1. Đặc điểm nguyên, vật liệu sử dụng
Công ty Cổ phần Phát triển Xây dựng và Xuất nhập khẩu Sông Hồng là
một đơn vị chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản nên khoản mục
chi phí về nguyên vật liệu chiếm từ 70% đến 80% trong tổng chi phí sản xuất
thi cơng. Ngun vật liệu sử dụng trong Cơng ty nói riêng và lĩnh vực xây
dựng nói chung là rất đa dạng và phong phú.
Do đặc điểm của vật liệu trong xây dựng có đặc thù riêng nên việc bảo
quản phải sạch sẽ, thoáng mát khơng ẩm ướt.
Có loại ngun vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác được sử dụng
ngay mà không qua chế biến như: các loại cát, sỏi, đá ... Những loại vật liệu
này khơng có hệ thống kho mà thường để ngoài trời. Do vậy hao hụt tự nhiên
thường cao. Đối với vật tư chịu ứng lực như các loại sắt, thép... thường có giá
trị cao nhưng nếu khơng bảo quản tốt sẽ bị rỉ nên cần phải bao bì cẩn thận
tránh mưa nắng. Đối với xi măng phải thường xuyên kiểm tra, phải đảo lại
tránh bị hoá đá.
Do đặc điểm sản phẩm của Cơng ty nên chi phí ngun vật liệu chiếm
tỷ trọng lớn trong toàn bộ tổng chi phí và trong giá thành, vì chỉ cần một thay
đổi nhỏ về số lượng hay giá thành vật liệu cũng ảnh hưởng tới giá thành sản
phẩm.
1.1.2. Phân loại nguyên, vật liệu
Nguyên vật liệu chính


4

Là loại nguyên vật liệu được dùng trực tiếp cho sản xuất thi công, đây
là những loại nguyên vật liệu tham gia cấu thành nên thực thể của sản phẩm
xây dựng ở Công ty. Cụ thể, đối với các công trình xây dựng cơ bản thì
ngun vật liệu chính là: xi măng, sắt, thép, cát, đá,…Chúng là những loại
nguyên vật liệu khơng thể thiếu trong q trình thi cơng xây dựng. Mỗi loại

nguyên vật liệu trên được chia thành nhiều nhóm, thứ:
+ Xi măng: có hai loại là PCB30, PCB40 với các Công ty sản xuất như Tam
Điệp, Bỉm Sơn, Hồng Long, Hồng Thạch, Hải Phịng,…
+ Thép: có các loại như phi 6, 8, 10, 12, 16, 22, 25, 28, 32 với các Cơng ty
sản xuất như Hịa Phát, Việt – Đức, Việt – Ý,…
+ Đá: 1x2, 3x4, 4x6, đá dăm,…
+ Cát: cát vàng, cát đen, cái mịn
+ Gạch: gạch xây, gạch ngói
+ Sỏi: cuội, 1x2, 2x4,…
+ Que hàn: loại 3 ly, 4 ly,...của Việt Đức, Trung Tín,…
Nguyên vật liệu phụ
+ Phụ gia cho bê tơng: Mighty RD (Lít), Sikroad SPR (Lít), Basf (kg),…
+ Bulơng ốc vít, đinh các loại,…
+ Bột màu, sơn,…
Nhiên liệu
Dùng để cung cấp phục vụ cho các loại máy thi công, xe thi công như
các loại xăng, dầu Diezel, dầu Thủy lực, nhớt, mỡ bò,…
Phụ tùng thay thế
Là các loại chi tiết phụ tùng của các loại máy móc, thiết bị, xe thi cơng
như các loại vịng bi, ắc quy, dây xích, dây curoa,…
Phế liệu thu hồi
Bao gồm các đoạn, mẩu sắt, thép, vỏ bao xi măng, gỗ thừa,…


5

Danh mục bộ mã vật tư vật liệu hiện đang sử dụng được thể hiện trong
bảng 1.1 sau:
Bảng 1.1: Sổ điểm danh vật tư
Đơn vị: Công ty Cổ phần Phát triển Xây dựng và Xuất nhập khẩu Sông Hồng

SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ
Nhóm

TK vật tư

1521.01

Tên, nhãn hiệu quy
cách vật tư

Đơn vị tính

Thép

Cây

1521.01.01

Thép phi 6

Cây

1521.01.02

Thép phi 8

Cây

…
1521.02

Xi măng

Tấn

1521.02.01

XM PC 30 Bỉm Sơn

Tấn

1521.02.02

XM PC 40 Tam Điệp

Tấn

…
1521.03

Cát

Khối

1521.03.01

Cát đen

Khối

1521.03.02

Cát vàng

Khối

…
1521.04

Đá

Khối

1521.04.01

Đá 1x2

Khối

1521.04.02

Đá 2x4

Khối

…
(Nguồn: Phòng Tài chính kế tốn Cơng ty)

Ghi
chú

6

1.2. Đặc điểm tính giá và luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty
1.2.1. Đặc điểm tính giá nguyên, vật liệu
Tại Công ty Cổ phần Phát triển Xây dựng và Xuất nhập khẩu Sông
Hồng nguồn nhập nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài, nguyên vật liệu tự
chế và th gia cơng khơng có, ngun vật liệu nhận từ các đơn vị tham gia
liên doanh cũng khơng có.
Tại Cơng ty Cổ phần Phát triển Xây dựng và Xuất nhập khẩu Sông
Hồng nhập nguyên vật liệu chủ yếu từ nguồn mua ngồi. Cơng ty sử dụng
nhiều loại ngun vật liệu khác nhau nên việc nhập, xuất nguyên vật liệu hàng
ngày diễn ra thường xuyên, kế toán sử dụng giá trị thực tế để ghi sổ và giá
thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định trên cơ sở hoá đơn giá trị
gia tăng của đơn vị bán hàng, cộng với chi phí thu mua, hao hụt trong định
mức trong quá trình vận chuyển. Ghi trên phiếu nhập kho ngun vật liệu của
cơng ty là giá nhập thực tế.
Vì cơng ty áp dụng việc tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
nên giá trị thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá chưa có thuế giá trị gia
tăng.
Đối với nguyên vật liệu xuất kho có thời điểm nhập và thời điểm xuất
khác nhau thì tại Cơng ty Cổ phần Phát triển Xây dựng và Xuất nhập khẩu
Sông Hồng áp dụng giá xuất kho nguyên vật liệu là giá thực tế theo phương
pháp nhập trước, xuất trước.
Khi xuất hết số lượng của lần nhập kho trước thì số lượng cịn lại tính
theo giá thực tế của lần nhập kho tiếp theo của lần nhập nguyên vật liệu đó.
1.2.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên, vật liệu
Tại Công ty Cổ phần Phát triển Xây dựng và Xuất nhập khẩu Sông
Hồng nguồn nhập nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài, nguyên vật liệu tự

7

chế và th gia cơng khơng có, ngun vật liệu nhận từ các đơn vị tham gia
liên doanh cũng không có.
Ngun vật liệu phục vụ cho cơng tác sản xuất thi cơng của Cơng ty
chủ yếu là mua ngồi. Đây là điều kiện khá thuận lợi cho công tác thu mua
nguyên vật liệu. Bởi nơi thu mua sẽ ảnh hưởng đến giá cả thu mua nguyên vật
liệu, từ đó sẽ ảnh hưởng đến chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, thu nhập và
lợi nhuận. Những ảnh hưởng trên có quan hệ tỷ lệ nghịch với nhau, nếu nơi
cung cấp ngun vật liệu của Cơng ty ở xa ngồi những chi phí chung như
nhà kho, bến bãi Cơng ty cịn phải trả khoản chi phí vận chuyển, nếu ở gần thì
chi phí vận chuyển thấp, giá thành của sản phẩm thấp, sản phẩm được khách
hàng tin dùng được nhiều lợi nhuận và thu nhập bình quân đầu người cao, tạo
nhiều cơng ăn việc làm cho CBCNV. Cịn nếu chi phí vận chuyển, cộng các
chi phí liên quan cao thì nó sẽ đội giá thành của sản phẩm lên, sản phẩm
không đủ sức cạnh tranh với thị trường về giá cả thì dẫn đến tình trạng sản
phẩm của Cơng ty sản xuất ra không được khách hàng tin dùng, dẫn đến lợi
nhuận giảm và thu nhập bình quân người/tháng giảm xuống. Do đó, vấn đề
mua sản phẩm ở đâu và như thế nào đó cũng là vấn đề cần quan tâm ở Công
ty.
Các đơn vị thường xuyên cung cấp nguyên vật liệu cho Công ty:
- Công ty TNHH Thanh Phụng (Phụ gia cho bê tông)
- Công ty TNHH Vật liệu xây dựng Thành Đại ( Sắt, thép các loại )
- Công ty CP Xây lắp và Sản xuất Cơ khí Phú Cường (Phụ tùng thay thế)
- Công ty TNHH Thương mại Phát triển Thu Mai (Xi măng các loại)
- Công ty CP Xi măng Hồng Mai,
- Cơng ty Xi măng Hồng Thạch,
- Công ty CP Xi măng Hà Tiên,

- Công ty CP Xi măng và Xây dựng Quảng Ninh,


8

- Cơng ty TNHH MTV Xi măng Thanh Sơn,
Ngồi ra với sản phẩm sắt, thép công ty cũng là nhà phân phối của một
số đơn vị như:
- Công ty CP Tập đồn Hịa Phát,
- Cơng ty CP Thép Pomia,
- Cơng ty CP Gang Thép Thái Nguyên,
- Công ty Sản xuất Thép Úc SSE,
- Công ty CP Thép Việt – Ý,
Riêng với sản phẩm là các loại đá thì cơng ty phải tiến hành thu mua ở xa
là các mỏ khai thác đá như mỏ đá của các Công ty uy tín như sau:
- Cơng ty TNHH Đại Đồng Tiến ở n Bái;
- Cơng ty CP Xuất Nhập khẩu Khống sản Ninh Bình;
Với những nhà cung cấp thường xun có ký các hợp đồng mua bán,
Công ty chủ yếu áp dụng theo phương thức mua hàng trả chậm, đôi khi mua
theo phương thức trả tiền ngay để hưởng các khoản chiết khấu, giảm giá.
Theo quy định của Công ty, khi mua ngun vật liệu u cầu cần phải
có hố đơn GTGT do Bộ Tài chính phát hành kèm theo, trong ít trường hợp
mua của cá nhân khơng có hố đơn đỏ thì người bán phải viết giấy biên nhận
ghi rõ loại vật liệu mua về số lượng, đơn giá, thành tiền.
Công ty sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau nên việc nhập,
xuất nguyên vật liệu hàng ngày diễn ra thường xuyên, kế toán sử dụng giá trị
thực tế để ghi sổ và giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định
trên cơ sở hoá đơn giá trị gia tăng của đơn vị bán hàng, cộng với chi phí thu
mua, hao hụt trong định mức trong quá trình vận chuyển. Ghi trên phiếu nhập
kho nguyên vật liệu của cơng ty là giá nhập thực tế. Vì cơng ty áp dụng việc

tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá trị thực tế của nguyên vật
liệu nhập kho là giá chưa có thuế giá trị gia tăng.


9

Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng và tư vấn xây
dựng, sản phẩm của Công ty thường là những cơng trình như cầu, cống,
đường giao thơng, các cơng trình dân sinh,…có quy mơ vừa, nhỏ và mang
tính đơn chiếc, thời gian thi cơng thì tùy thuộc và từng cơng trình có lúc kéo
dài hàng năm cũng có khi là vài tháng. Nên phương thức sử dụng nguyên vật
liệu tại Công ty là xuất thẳng đến chân các cơng trình, hạng mục cơng trình để
tiến hành thi cơng các cơng trình, hạng mục cơng trình và được tập kết tại
chân các cơng trình, hạng mục cơng trình. Vì vậy, việc tổ chức quản lý, bảo
quản nguyên vật liệu ở Cơng ty cũng gặp khơng ít những khó khăn nhất định.
Để đạt được mục tiêu là chi phí đầu vào là thấp nhất cho sản phẩm thì
cơng tác quản lý nguyên vật liệu chặc chẽ và có hiệu quả là rất cần thiết đối
với các doanh nghiệp. Ở từng Cơng ty thì cơng tác quản lý khác nhau. Cịn
đối với Cơng ty Cổ phần Phát triển Xây dựng và Xuất nhập khẩu Sơng Hồng
thì ở phịng Kỹ thuật có nhiệm vụ nghiên cứu và xây dựng định mức hao hụt
nguyên vật liệu cho từng loại nguyên vật liệu cụ thể. Khi biết được những
định mức hao hụt của từng loại ngun vật liệu thì Cơng ty sẽ nắm bắt được
việc hao hụt hay mất mát của từng loại nguyên vật liệu.
Do điều kiện của nền kinh tế thị trường nên Công ty Cổ phần Phát triển
Xây dựng và Xuất nhập khẩu Sơng Hồng có nhiều thuận lợi như trong việc
thu mua các loại nguyên vật liệu. Với chính sách giao khốn các cơng trình,
hạng mục cơng trình đến từng đội thi công nên Công ty không cần bố trí một
hệ thống kho, bãi mà chủ yếu là tận dụng những khoảng trống ngay dưới chân
cơng trình, hạng mục cơng trình để tập kết ngun vật liệu mua về hoặc tiến
hành làm nhà kho, bãi ngay tại chân công trình. Khi cơng trình đi vào sản

xuất thi cơng là có thể xuất nguyên vật liệu sử dụng ngay mà không phải mất
thời gian, công sức cho việc vận chuyển nguyên vật liệu. Tuy nhiên, thực tế


10

này lại đặt ra những yêu cầu phải quản lý thật tốt nguyên vật liệu để tránh hao
hụt, thất thoát và mất mát.
1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty
1.3.1. Tổ chức quản lý khâu thu mua
Công ty yêu cầu bộ phận phụ trách phải thường xuyên tiến hành thu mua
nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm
và các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Cơng ty địi hỏi phải quản lý chặt chẽ
về khối lượng, quy cách. chủng loại và giá cả.
Các hoá đơn vật tư hàng hố mua về đều có hố đơn đỏ của Bộ Tài
chính, một số mặt hàng khơng có hóa đơn đỏ thì phải có hóa đơn bán lẻ,…
Tuỳ từng loại vật liệu mà có những hình thức cân, đong, đo đếm khác nhau.
Việc kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu được tiến hành từ thấp đến cao, từ
ngoài vào trong. Trước hết, nhân viên tiếp nhận phải xem xét kích thước,
tình trạng vật tư có phù hợp với những điều kiện quy định trong hợp đồng
giao hàng hay khơng. Do có sự thống nhất trong hợp đồng nên khi giao hàng
diễn ra hết sức thuận lợi.
Công ty cũng yêu cầu bộ phận Kế tốn tính tốn đầy đủ, chính xác, kịp
thời giá nguyên vật liệu có trong giá vốn của thành phẩm. Do vậy, trong khâu
sử dụng phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử
dụng nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh đảm bảo sử dụng tiết kiệm,
hiệu quả, khơng lãng phí, sử dụng đúng mục đích.
1.3.2. Tở chức quản lý khâu bảo quản tại kho
 Bộ phận kho (Thủ kho):
- Nói đến cơng tác quản lý vật tư thì khơng thể nói đến vai trị của thủ kho.

Bởi thủ kho ngồi nhiệm vụ quản lý và bảo quản tốt nguyên vật liệu có trong
kho, cịn phải cập nhật sổ sách hàng ngày, theo dõi số hiện có và tình hình
nhập xuất ngun vật liệu ở trong kho về mặt số lượng, hàng ngày ghi chép


11

vào sổ kho, khi hết báo cho phòng kế hoạch, vật tư đi mua. Căn cứ vào các
chứng từ nhập xuất vào phiếu nhập kho theo đúng tên hàng, chủng loại hàng,
đơn giá và cộng số tồn cuối ngày.
- Sắp xếp hàng hóa thật khoa học, cho thật dễ kiểm kho và nhập xuất đảm bảo
luân chuyển hàng hòa hợp lý, nhập trước - xuất trước, chú ý chất lượng hàng
hóa. Một số mặt hàng có thời hạn sử dụng cần phát hiện thời hạn sử dụng của
lô hàng để tránh bị tồn ứ, quá thời hạn sử dụng.
- Đề xuất mua hàng hố, vật tư, ... với phịng Kế tốn để có lượng hàng hóa,
vật tư, hàng hóa thiết yếu để phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của
Công ty.
- Thường xuyên hoặc định kỳ kiểm kê kho và đối chiếu số liệu kho với kế
tốn.
- Cơng tác an tồn phịng cháy chữa cháy và chống mối, mọt, chống dột.
Để quá trình sản xuất được liên tục Công ty yêu cầu bộ phận Kho phải
dự trữ nguyên vật liệu đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũng
không được dự trữ quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích. Đồng
thời phải thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hoá học của vật
liệu.
Kho là nơi tập trung dự trữ nguyên vật liệu, nhiên liệu, thiết bị máy
móc, dụng cụ chuẩn bị cho q trình sản xuất,…Do tính chất đa dạng và phức
tạp của nguyên vật liệu nên hệ thống kho của Công ty được xây dựng phù hợp
với nhiều loại nguyên vật liệu. Thiết bị kho là những phương tiện quan trọng
để đảm bảo gìữ gìn giữ tồn vẹn số lượng chất lượng cho nguyên vật liệu.

Công tác sắp xếp ngun vật liệu: Cơng ty được dựa vào tính chất, đặc
điểm nguyên vật liệu và tình hình cụ thể của hệ thống kho để sắp xếp nguyên
vật liệu một cách hợp lý, khoa học, đảm bảo an toàn ngăn nắp, thuận tiện cho
việc xuất nhập kiểm kê. Vì vậy, công ty phải phân khu, phân loại kho, đánh


12

số, ghi ký hiệu các vị trí nguyên vật liệu một cách hợp lý.
Bảo quản nguyên vật liệu: Phải thực hiện đúng theo quy trình, quy
phạm Nhà nước ban hành để đảm bảo an toàn chất lượng nguyên vật liệu.
Xây dựng và thực hiện nội quy về chế độ trách nhiệm và chế độ kiểm tra
trong việc bảo quản nguyên vật liệu.
Để có thể đáp ứng yêu cầu quản lý, tổ chức kế toán nguyên, vật liệu cần
phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
1.3.3. Tổ chức quản lý khâu sử dụng
 Bộ phận Kế tốn:
- Tính tốn và phân bổ chính xác kịp thời trị giá nguyên vật liệu xuất dùng
cho các đối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện mức tiêu hao
nguyên vật liệu phát hiện kịp thời những trường hợp sử dụng nguyên vật liệu
sai mục đích, lãng phí.
- Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua tình
hình thanh tốn với người bán người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu
trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiện
kịp thời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần dùng và có biện
pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế thiệt hại.
- Bộ phận Kế tốn trong Cơng ty cần tổ chức hệ thống chứng từ cần tuân thủ
các quy định về mẫu của Bộ Tài chính, thời gian lập, trình tự ln chuyển,
bảo quản và lưu trữ chứng từ. Trình tự luân chuyển phải đảm bảo cung cấp

đầy đủ thông tin cho những người quản lý nguyên vật liệu, bảo đảm sự an
toàn cho chứng từ, cập nhật vào sổ kế toán đầy đủ, kịp thời, tránh sự trùng lặp
hoặc luân chuyển chứng từ qua những khâu không cần thiết và phải giảm thời
gian luân chuyển chứng từ tới mức thấp nhất.
- Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán nguyên vật liệu được đảm bảo hai nguyên


13

tắc thống nhất và thích ứng, xây dựng đầy đủ các loại sổ bắt buộc do Bộ Tài
chính ban hành đồng thời xây dựng các loại sổ phục vụ cho quản lý nguyên
vật liệu cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời.
- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật tư phát hiện
ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật tư thừa, thiếu, ứ đọng hoặc
mất phẩm chất. Tính tốn, xác định chính xác số lượng và giá trị vật tư thực tế
đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Các báo cáo về nguyên vật liệu được xây dựng theo đúng chế độ kế toán ban
hành, đảm bảo lập đúng kỳ và được chuyển đến các bộ phận chức năng quản
lý nguyên vật liệu. Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập
các báo cáo về vật liệu.
 Bộ phận thi công sản xuất:
- Khi nhận nguyên vật liệu để thực hiện thi công lắp ráp, sản xuất phải sơ bộ
kiểm tra chất lượng, quy cách (nứt vỡ, khơng đạt u cầu kỹ thuật). Sau khi
nhận phải có trách nhiệm bảo quản giữ gìn nếu xảy ra mất mát hư hỏng ở
khâu nào thì khâu đó chịu trách nhiệm.
- Sản phẩm làm xong phải đưa vào nơi quy định, xếp nguyên vật liệu gọn
gàng hoặc để vào trong kho. Nếu đi cơng trình sử dụng khơng hết ngun vật
liệu phải có trách nhiệm bảo quản, tránh gây trầy xước, hỏng hóc, sau đó về
nhập lại kho khi dùng cơng trình thừa để có thể tái sử dụng cho các cơng trình
khác.

Nhìn chung, trong q trình sản xuất thi công Công ty Cổ phần Phát
triển Xây dựng và Xuất nhập khẩu Sông Hồng đã coi trọng công tác quản lý,
bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu nên đã góp phần vào nâng cao được hiệu
quả sản xuất kinh doanh.
Việc tổ chức xuất kho nguyên vật liệu chính xác, kịp thời sẽ đảm bảo
cho sản xuất của Công ty tiến hành nhịp nhàng, góp phần nâng cao năng suất


14

lao động, giảm giá thành sản phẩm, tiết kiệm được nguyên vật liệu và nâng
cao được sức cạnh tranh của sản phẩm.
Cơng ty cịn định mức tiêu hao vật tư, và đây cũng là biện pháp quan
trọng để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu. Phòng Cung ứng nguyên vật liệu
và phịng Sản xuất thi cơng sẽ kết hợp cùng với phịng Kế tốn có nhiệm vụ
nghiên cứu và định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng chi tiết, các sản
phẩm dựa vào định mức kinh tế kỹ thuật đã quy định chung của Nhà Nước.
Nhận thức được tầm quan trọng đó. Cơng ty ln đảm bảo xuất kho các
loại nguyên vật liệu cho các đội thi công sản xuất được đồng bộ, đủ số lượng,
đúng quy cách, phẩm chất và kịp về thời gian.
Việc tổ chức xuất kho nguyên vật liệu ở Công ty được tiến hành theo
định mức. Thủ kho có trách nhiệm xuất kho nguyên vật liệu theo đúng số
lượng, chủng loại, chất lượng đã ghi theo giấy đề xuất ngun vật liệu sử
dụng cơng trình.
Ngun vật liệu của Công ty Cổ phần Phát triển Xây dựng và Xuất
nhập khẩu Sơng Hồng có rất nhiều loại: Có loại có giá trị nhỏ, thời gian sử
dụng ngắn, nên tại phịng Kế tốn tiến hành phân bổ một lần vào chi phí sản
xuất cơng trình, thành phẩm. Cịn có những loại giá trị lớn, thời gian sử dụng
dài nên phịng Kế tốn tiến hành phân bổ nhiều lần vào chi phí sản xuất cơng
trình, thành phẩm.

Tuy nhiên, cũng có một số loại nguyên vật liệu có giá trị nhỏ nhưng lại
cần thiết trong cả quá trình sản xuất, thi công. Do vậy, việc phải quản lý tốt
nguyên vật liệu ở tất cả các bộ phận từ sản xuất, thi cơng và phịng Kế tốn tại
Cơng ty trong q trình sản xuất thi cơng là rất cần thiết. Có như vậy mới đảm
bảo cho quá trình sản xuất thi cơng diễn ra được liên tục và nhanh chóng.
Tất cả nguyên vật liệu định kỳ mua vào đầu năm và cuối năm tổ chức
kiểm kê ở kho để kịp thời phát hiện ra những nguyên vật liệu bị mất phẩm