Quản trị nhóm làm việc kế hoạch tổ chức chương trình văn nghệ chào mừng ngày quốc tế phụ nữ 83”

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

Học phần: Quản trị nhóm làm việc

ĐỀ TÀI:

Nhóm

:2

Lớp học phần

: 2161CEMG2811

Giáo viên hướng dẫn : Nguyễn Thị Thanh Tâm
ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TỔ CHỨC CHƯƠNG TRÌNH VĂN NGHỆ
(VÀ VUI CHƠI GIẢI TRÍ) CHÀO MỪNG NGÀY QUỐC TẾ PHỤ NỮ 8-3 CHO
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH. PHÁT HIỆN NHỮNG RỦI RO VÀ MÂU
THUẪN CÓ THỂ XẢY RA VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC

Hà Nội 2021
MỤC LỤC
1|Page


LỜI MỞ ĐẦU....................................................................................................................3
KẾ HOẠCH TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VĂN NGHỆ 8/3.............................................4
1. Mục đích, yêu cầu..........................................................................................................4
1.1. Mục đích.......................................................................................................................4
1.2. Yêu cầu.........................................................................................................................4

2. Chuẩn bị cho hoạt động................................................................................................4
2.1. Thời gian thực hiện hoạt động......................................................................................4
2.2. Địa điểm........................................................................................................................5
2.3. Khách mời, thành phần tham gia..................................................................................5
2.4. Dự trù kinh phí..............................................................................................................5
3. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ của tiểu ban....................................................................6
3.1. Tổ chức thực hiện.........................................................................................................6
4. Tổ chức sự kiện..............................................................................................................9
4.1. Khai mạc.......................................................................................................................9
4.2. Chương trình trong buổi lễ...........................................................................................9
4.3. Bế mạc........................................................................................................................11
4.4. Cơng việc sau sự kiện.................................................................................................11
5. Những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện kế hoạch.............................12
5.1. Các rủi ro có từ bên ngồi...........................................................................................12
6. Đề xuất giải pháp khắc phục.......................................................................................14
6.1. Các rủi ro có từ bên ngồi...........................................................................................14
6.2. Rủi ro trong nội bộ nhóm............................................................................................15
LỜI KẾT...........................................................................................................................21
Tài liệu tham khảo...........................................................................................................22

LỜI MỞ ĐẦU
2|Page


Trong một tổ chức dù lớn hay nhỏ, việc hợp tác, làm việc nhóm kết hợp với làm
việc độc lập hiện đang trở thành xu hướng của thế giới hiện nay. Không chỉ tự phát
triển bản thân làm việc độc lập để bước nhanh trên con đường sự nghiệp, mà cịn phải
là bước tiến vững chắc khi bạn có nhóm làm việc đồng hành cùng bản thân trên con
đường đó. Chính vì lẽ ấy, con người đã tìm đến xu thế hợp tác, cùng nhau làm việc, từ
đó cùng giải bài tốn khó khăn mà cả doanh nghiệp đang gặp phải. Không chỉ là một

tập hợp nhiều cá nhân làm việc cùng nhau, đó là một tập hợp những cá nhân có sự
tương tác với nhau, cùng thực hiện mục tiêu cá nhân lẫn mục tiêu nhóm. Giữa các
thành viên bình đẳng về ý thức, suy nghĩ, trách nghiệm, Qua đó, mỗi cá nhân sẽ đều
học được cách “quản trị nhóm làm việc” sao cho hiệu quả nhất, tùy vào từng trường
hợp, mơi trường nhóm làm việc mà bản thân gặp phải.
Người ta ngày càng nhận ra rằng thật là một điều sai lầm khi trông đợi một cá
nhân bất chợt phải đảm nhiệm vai trị quản lý mà khơng có sự trợ giúp; trong một
nhóm làm việc thì điều này càng trở nên đúng hơn. Kỹ năng làm việc nhóm làm việc
là một loạt những thay đổi diễn ra khi một nhóm những cá nhân tập hợp lại và hình
thành một đơn vị hoạt động gắn kết và hiệu quả. Nếu hiểu rõ q trình này, có thể đẩy
mạnh sự hoạt động của nhóm.
Qua đề tài: “Kế hoạch tổ chức chương trình văn nghệ chào mừng ngày quốc
tế phụ nữ 8/3” nhóm muốn cho người đọc thấy một cái nhìn chân thực về quy trình
vận hành của một nhóm làm việc.
Từ đó, xây dựng, gắn kết những thành viên trong nhóm với nhau thành một thể.
Phấn đấu, quyết tâm theo đuổi mục tiêu chung đã được đề ra. Không chỉ vì lợi ích của
bản thân mà cịn là lợi ích chung của một nhóm.

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VĂN NGHỆ 8/3.
1. Mục đích, yêu cầu
3|Page


1.1. Mục đích

-

Chúc mừng ngày phụ nữ quốc tế phụ nữ, tri ân nữ cán bộ nhân viên khoa quản

trị kinh doanh. Phát huy truyền thống tốt đẹp của người phụ nữ Việt Nam trong thời

đại mới.

-

Tạo khơng khí vui tươi, lành mạnh cho cán bộ giảng viên, sinh viên khoa Quản

trị kinh doanh sau những giở học tập và làm việc căng thẳng, là nơi gặp gỡ chia sẻ của
giảng viên, sinh viên góp phần tăng sự đồn kết trong nội bộ khoa.

-

Tuyên truyền, giáo dục về tầm quan trọng và tách nhiệm của người phụ nữ

trong thời đại mới, tiến tới bình đẳng giới. 
1.2. Yêu cầu

-

Khách mời và người tham gia cần phải tôn trọng những quy tắc của ban tổ chức.

-

Trang phục gọn gàng, chỉnh tề, phù hợp, khuyến khích khách mời và người tham

gia mặc các trang phục truyền thống.

-

Người tham dự phải có mặt đúng giờ, khi chương trình bắt đầu sẽ khơng được tùy

tiện ra vào để ổn định hội trường.
2. Chuẩn bị cho hoạt động
2.1. Thời gian thực hiện hoạt động
-

Thời gian chuẩn bị cho hoạt động:



Thành lập lên ban tổ chức trước ngày tổ chức dự kiến khoảng 20 ngày là ngày

15/02/2022, thành viên ban tổ chức gồm: phịng cơng tác sinh viên khoa QTKD, ban
cán sự các lớp, tình nguyện viên khoa QTKD.



Sau khi thành lập ban tổ chức cần xây dựng và thống nhất nội dung chương

trình, địa điểm, ngày tổ trức trước ngày 17/02/2022.



Thành lập đội văn nghệ tập luyện văn nghệ và tổ chức chương trình trị chơi có

thưởng từ 18/02 và tập tuyệt lần cuối trước ngày 07/03. Cũng trong khoảng thời gian
đó thành lập đội hậu cần với nhiệm vụ mua sắm, thuê mược trang thiết bị, th hoặc
mượn hội trường H1.



Ngày 07/03 hồn tất cơng tác chuẩn bị về trang thiết bị, tập duyệt tổng thể lần

cuối cho chương trình.
-

Thời gian nội dung chương trình diễn ra từ 18h30 đến 21h ngày 08/03/2022:



Từ 18h30-19h: tiếp đón khách mời là cán bộ giảng viên và sinh viên khoa quản

trị kinh doanh và ổn định hội trường.
4|Page




19h-19h30: đại diện ban tổ chức lên phát biểu: giới thiệu khách mời, thành phần

tham gia, mục đích và ý nghĩa của sự kiện.



19h30-20h: chương trình văn nghệ chào mừng



20h-20h15: tặng hoa tri ân cho những cán bộ giảng viên nữ tham gia chương

trình.



20h15-20h45: tiếp tục chương trình bằng phần trị chơi có thưởng gia tăng sự

tương tác của chương trình



20h45-21h: phát biểu bế mạc chương trình, tri ân khách mời.

2.2. Địa điểm
-

Địa điểm tổ chức sự kiện là tại hội trường H1 trường Đại học Thương Mại với

sức chứa tối đa là 1000 người được Ban giám hiệu Đại học Thương Mại cho mượn để
tổ chức sự kiện.
-

Địa điểm gửi xe là bãi đỗ xe sinh viên Đại học Thương Mại.

-

Là trương trình của khoa được tổ chức trong khuôn viên của trường với an ninh

cao nên lực lượng tình nguyện viên có nhiệm vụ chủ yếu là hướng dẫn khách mời và
điều tiết ổn định hội trường trong khi chương trình diễn ra.
2.3. Khách mời, thành phần tham gia
-

Khách mời: ban giám hiệu nhà trường, cán bộ giảng viên khoa quản trị kinh

doanh, ngoài ra ban tổ chức còn mời cả những cựu sinh viên khoa quản trị kinh doanh
có thành tích nổi bật tham dự chương trình.
-

Thành phần tham gia: sinh viên khoa quản trị kinh doanh , để tham gia chương

trình sinh viên cần đăng kí tham gia theo lớp hành chính và ban cán sự các lớp có
nghiệm vụ thống kê và nộp lên ban tổ chức để ban tổ chức có thể kiểm sốt, tính tốn
lượng người tham dự.
2.4. Dự trù kinh phí
-

Kinh phí được cấp cho hoạt động:



Nhà trường tài trợ: nhà trường tài trợ sử dụng hội trường H1 cùng toàn bộ chi

phí liên quan.


Khoa tài trợ: 6.000.000 VNĐ



Quỹ sinh viên khoa QTKD: 7.000.000 VNĐ



Cựu sinh viên tài trợ: 5.000.000 VNĐ

-

Bảng tính tốn kinh phí.
5|Page


Phân loại

Số lượng

Giá (VNĐ)

Thuê trang phục, dụng cụ.

Thành tiền (VNĐ)

10.000.000

4.000.000

5 thùng

80.000

400.000

30 phần q

100.000

3.000.000

Hoa sáp kỷ niệm

25 bó hóa

150.000

3.750.000

Q tặng trị chơi

30 hộp quà

35.000

1.050.000

( Vest, đồ biểu diễn văn
nghệ)
Nước khoáng Lavie thùng
25 chai 350ml
Phần q khách mời

Dự phịng chi phí phát sinh

5.800.000
Tổng

18.000.000

3. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ của tiểu ban
3.1. Tổ chức thực hiện
-

Khoa quản lý sinh viên:



Trong buổi họp lớp hành chính, ngồi các nội dung sinh hoạt theo quy định cần

phổ biến, Khoa tập hợp các tiết mục văn nghệ (múa, hát đơn ca, hát tốp ca,…), lập
danh sách sinh viên tham gia văn nghệ.


Gửi danh sách sinh viên tham gia tiết mục văn nghệ, các hoạt động khác



Cử cán bộ, giảng viên kiểm tra đôn đốc đại diện sinh viên tham dự sự kiện đúng

thời gian quy định.
-

Phịng cơng tác sinh viên: Làm đầu mối chuẩn bị các công việc liên quan đến tổ

chức, dự trù kinh phí tổ chức,...
-

Các đơn vị khác:



Phịng tài chính đảm bảo kinh phí theo dự trù, chuẩn bị hoa, nước uống, khăn

trải bàn.


Phòng Quản trị chuẩn bị địa điểm, bàn ghế, âm thanh, ánh sáng, micro, trực bảo

vệ, phông bạt, máy phát điện dự phịng.


Phịng truyền thơng: Làm title, chụp ảnh, truyền thông sự kiện…

3.2. Nhiệm vụ và tổ chức thực hiện của các tiểu ban
-

Tiểu ban thông tin tuyên truyền
6|Page




Tuyên truyền rộng rãi đến các thế hệ cán bộ, giảng viên, sinh viên từng công tác

và học tập tại trường hiện đã nghỉ hưu hoặc đang làm việc, công tác ở trong và ngoài
nước về ý ngĩa ngày 8/3; đảm bảo thông tin được lan tỏa rộng khắp đến nhiều người.


Thông tin, tuyên truyền về ngày Lễ qua mạng xã hội (Zalo, facebook, …) qua

Website của trường, qua các ban liên lạc cựu sinh viên; qua báo, đài Trung ương và
địa phương.


Sưu tầm lập danh sách các cô giáo, các cán bộ, nhân viên là nữ đã và đang cơng

tác tại trường.


Liên hệ với Ban liên lạc hưu trí và các cựu sinh viên các miền, vùng; các khóa,

các lớp; các cựu sinh viên thành đạt để tuyên truyền, vận động ủng hộ cho công tác tổ
chức.
-

Tiểu ban văn kiện và biên tập kỷ yếu 



Chuẩn bị tư liệu, các thước phim về ngày 8/3



Xây dựng kịch bản, chương trình lễ kỉ niệm.

-

Tiểu ban văn nghệ thể thao



Xây dựng kế hoạch tổng thể của tiểu ban và báo cáo cho Trưởng Ban tổ chức.



Lên ý tưởng cho các tiết mục văn nghệ chào mừng (múa, hát, nhảy,…), các

hoạt động thi đấu thể thao.


Tiến hành phân công các công việc cụ thể, tuyển chọn và tập hợp nguồn lực

phù hợp với các hoạt động của tiểu ban.


Liên hệ với Trưởng Ban tổ chức để thống nhất về địa điểm tập luyện và thi đấu

các hoạt động thể thao.


Sắp xếp tổ chức các buổi tập luyện văn nghệ, thể dục thể thao.



Thực hiện các công việc khác do Trưởng Ban tổ chức phân công.

-

Tiểu ban Tài chỉnh – hậu cần, cơ sở vật chất, vận động tài trợ



Lập dự toán xin kinh phí từ ngân sách Bộ phục vụ sửa chữa nâng cấp cơ sở vật

chất nhà trường và công tác tổ chức.


Lập danh mục và dự tốn các cơng trình về cơ sở vật chất, các khoản kinh phí

dự kiến phải vận động tài trợ để tổ chức Hội trường  H1 và tiến hành công tác vận
động các nguồn tài trợ từ cựu sinh viên, các doanh nghiệp, các nhà hảo tâm… đảm bảo
công khai, minh bạch, sử dụng nguồn tài trợ đúng mục đích, đúng quy định của pháp
luật.
7|Page




Tiếp nhận tài trợ, quà tặng của các nhà hảo tâm, các doanh nghiệp; tiếp nhận sự

ủng hộ, tài trợ của các thế hệ cán bộ, giáo viên và cựu sinh viên; tiếp nhận sự ủng hộ
của sinh viên đảm bảo công khai, minh bạch, đúng quy định về chế độ kế tốn.


Có sổ sách theo dõi, giao nhận đầy đủ số tiền và hiện vật được tài trợ, ủng hộ.



Tham mưu cho ban giám hiệu vinh danh các nhà tài trợ lớn và có thư cảm ơn

gửi đến các khóa (hoặc lớp) và các cá nhân đã ủng hộ, đóng góp.


Chuẩn bị cơ sở vật chất cho các Tiểu ban khác.

-

Tiểu ban Lễ tân



Xây dựng kế hoạch tổ chức đón tiếp khách trong  ngày lễ



Bố trí khơng gian hoạt động cho các khóa hoặc liên khóa.



Lên phương án phương án sắp xếp chỗ ngồi dự lễ.



Chuẩn bị giấy mời; lên danh sách khách mời, viết và phát hành giấy mời theo

chỉ đạo của BTC.


Quy định trang phục cho giảng viên và sinh viên dự lễ.



Lập danh sách khách, các đoàn đại biểu, các thế hệ cán bộ, giáo viên, nhân viên

và học sinh đến dự. Lưu ý ghi đầy đủ khách đến dự.
-

Tiểu ban trang trí - âm thanh - ánh sáng



Nghiên cứu địa hình của trường có kế hoạch thiết kế sân khấu, dù che sinh viên,

tiếp đón đại biểu phù hợp và đảm bảo buổi lễ được diễn ra trang trọng, chu đáo và
thoáng mát.


Kế hoạch trang trí tại các khu vực tổ chức, khn viên trường, trang trí sân

khấu, sân trường, cổng trường, văn phịng khoa, bên ngoài nhà trường,…


Chuẩn bị hệ thống âm thanh, ánh sáng cho các sự kiện.



Có phương án thu dọn sau buổi lễ để sau đó việc dạy và học diễn ra bình

thường.
-

Tiểu ban cơng tác an ninh



Xây dựng đơn vị chun trách tham mưu tồn bộ cơng tác bảo vệ, an ninh, an

toàn cơ cho Hiệu trưởng và thực hiện công tác bảo vệ an ninh trật tự, bảo vệ an tồn tài
sản trong nhà trường.


Kiểm tra, kiểm sốt người, phương tiện, tài sản ra vào cơ quan; hướng dẫn

khách ra vào trường liên hệ công tác.
8|Page




Thực hiện trực 24/24 giờ, phân thành 3 ca trong ngày tổ chức; bảo vệ an ninh

chính trị, trật tự an toàn cho người và tài sản trong trường.


Thực hiện cơng tác phịng cháy, chữa cháy; giữ gìn trật tự và quản lý vũ khí, vật

liệu nổ, chất dễ cháy, chất độc hại; phối hợp với các tổ chức, đơn vị trong trường, cơng
an và chính quyền địa phương để giải quyết các sự vụ xảy ra trong khu vực được phân
công.


Tham mưu cho trưởng ban các biện pháp bảo vệ trật tự an ninh và các hình thức

xử lý vi phạm nội qui, qui chế nhà trường.
4. Tổ chức sự kiện
4.1. Khai mạc
-

Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.

-

Giới thiệu chương trình buổi lễ.

4.2. Chương trình trong buổi lễ
-

Khái qt mục đích, ý nghĩa của buổi lễ.

-

Ơn lại ý nghĩa lịch sử ngày 8/3.

-

Báo cáo sơ kết hoạt động chào mừng 8/3.

-

Văn nghệ:



Tiết mục múa: “Bài ca người phụ nữ Việt Nam” do nhóm múa khoa Quản trị

kinh doanh trình bày.


Tiết mục hát: “Chưa bao giờ mẹ kể” do hai sinh viên khoa Quản trị kinh doanh

trình bày.


Tiết mục hát: “Cô gái mở đường” do thầy… giảng viên khoa Quản trị kinh

doanh trình bày.
- Tặng hoa tri ân cho các cán bộ giảng viên nữ tham gia chương trình
- Trị chơi:


Trị chơi 1: Hái hoa dân chủ: trả lời các câu hỏi liên quan đến ngày 8/3



Mục đích: hiểu hơn về ngày 8/3



Thời gian: 20 - 30 phút



Cách chơi: Người dẫn chương trình mời người chơi lên bốc thăm và trả lời câu

hỏi. Người chơi không thể trả lời thì có thể mời người khác trả lời thay.
Câu hỏi:
9|Page


1. Khi mới ra đời, những khẩu hiệu của ngày Quốc tế phụ nữ là gì?


Ngày làm việc 8 giờ



Cơng việc ngang nhau, tiền lương bằng nhau



Bảo vệ bà mẹ và trẻ em

2. Chủ tịch Hồ Chí Minh có câu nói nổi tiếng tơn vinh phụ nữ Việt Nam. Cho biết câu
nói đó?



“Non sơng gấm vóc Việt Nam do phụ nữ ta, trẻ cũng như già, ra sức dệt thêu

mà thêm tốt đẹp rực rỡ. “
3. Ai là nữ vương đầu tiên trong lịch sử Việt Nam?



Danh hiệu này dành cho hai chị em Bà Trưng: Trưng Trắc và Trưng Nhị.

4. Ai là nữ chiến sĩ cộng sản đầu tiên?



Đó là chị Nguyễn Thị Minh khai, chị sinh năm 1910. Trở thành đại biểu chính

thức của Đảng cộng sản Đơng Dương năm 1935.
5. Ai là nữ sĩ quan tình báo giỏi nhất Việt Nam trong thời kỳ kháng chiến?



Đó là anh hùng lực lượng vũ trang Đinh Thị Vân. Người tổ chức và điều hành

mạng lưới tình báo Sài Gịn trong thời kỳ kháng chiến chống Mỹ cứu nước.
6. Ai là nữ tướng duy nhất của Việt Nam ở TK 20?


Đó là Bà Nguyễn Thị Định, sinh năm 1920 tại Bến Tre. Năm 1974 bà là thiếu

tướng, phó tổng tư lệnh các lực lượng vũ trang giải phóng Miền Nam, Việt Nam.
7. Ai là nữ bộ trưởng ngoại giao đầu tiên của Việt Nam?


Đó là bà Nguyễn Thị Bình, sinh năm 1927 tại Điện Quang, Điện Bàn, Quảng

Nam.
8. Người mẹ có nhiều con hy sinh trong kháng chiến nhất là ai?


Đó là mẹ Việt Nam anh hùng Nguyễn Thị Thứ, sinh năm 1904 tại Điện Quang,

Điện Bàn, Quảng Nam. Mẹ có 10 con (9 con trai, 01 con rể) và 02 cháu nội hi sinh
trong chiến tranh.
9. Hiện nay ai là chủ tịch Hội Liên Hiệp Phụ Nữ TP Hà Nội?



Bà Lê Kim Anh (2016-2021)

10. Kể tên 5 bài hát về phụ nữ mà anh/ chị biết?


Huyền thoại mẹ, Nội tôi, Tấm áo chiến sĩ mẹ vá năm xưa, Chị tôi, Mẹ, Bà tôi,

Mẹ VN,…
11. Kể tên 5 nữ anh hùng dân tộc mà anh chị biết?
10 | P a g e



Nguyễn Thị Định, Võ Thị Sáu, Nguyễn Thị Minh Khai, Chị Út Tịch, Lê Thị

Bạch Cát, Lê Thị Riêng…


Trò chơi 2: Khi phụ nữ cần



Mục đích: Tạo khơng khí thoải mái, phản xạ nhanh nhẹn



Thời gian: 8-10 phút



Dụng cụ: bàn hoặc ghế để đựng đồ vật



Cách chơi: Người điều hành chia hội viên thành 02 đội và yêu cầu các đội bầu

đội trưởng. Hai đội đứng thành hàng trước vạch phân cách. Người điều hành đứng
cách các đội khoảng 3- 5 m. Người điều hành hô to “Phụ nữ cần”. Hai đội hơ to “Cần
gì?”. Người điều hành nói tên một đồ vật và các đội nhanh chóng tìm vật đó đưa cho
đội trưởng để trao cho người điều hành. Người điều hành chỉ nhận đồ từ đội trưởng

nào mang lên nhanh nhất


Tổng kết: Người điều hành nhận được nhiều đồ từ đội nào thì đội đó thắng

cuộc. đội thua bị phạt.
4.3. Bế mạc
-

Tổng kết chương trình.

-

Trao quà lưu niệm.

-

Gửi lời cảm ơn

4.4. Công việc sau sự kiện
-

Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho và có kế hoạch kiểm tra, bảo dưỡng các

vật dụng tái sữ dụng.
-

Thanh toán tiền cho nhà cung cấp.

-

Báo cáo tổng kết tài chính.

-

Họp rút kinh nghiệm:



Sự ăn khớp giữa thời gian, lịch trình của kế hoạch với thực tế



Nội dung truyền tải của buổi lễ thông qua các hoạt động: phát biểu, văn nghệ,

trị chơi…
5. Những rủi ro có thể xảy ra trong q trình thực hiện kế hoạch
5.1. Các rủi ro có từ bên ngoài
11 | P a g e


Hoạt động tổ chức chương trình 8/3 cho khoa Quản trị kinh doanh ẩn chứa nhiều
rủi ro nếu không được tổ chức quản lý tốt. Quản trị rủi ro phải được chú ý ngay từ đầu
nhằm tránh kéo theo những rắc rối phức tạp sau này. Thông thường chỉ khi gần sát với
ngày diễn ra chương trình, ta mới chú ý đến những bất thường hay những sự thay đổi
ngoài ý muốn. Với áp lực về thời gian, những thay đổi nhỏ so với kế hoạch ban đầu có
thể sẽ để lại những khác biệt lớn. Do đó, nhiều người than phiền rằng tại sao có quá
nhiều chuyện bất ngờ xảy ra ngồi ý muốn khi mà chương trình đang trong giai đoạn
gắt gao nhất. Đó hồn tồn là do đã quá chủ quan khi lập kế hoạch thực hiện chương
trình. Và trong tổ chức chương trình 8/3, có những rủi ro thường gặp từ yếu tố bên

ngoài như:
-

Việc chuẩn bị các thiết bị, dụng cụ trong chương trình: Rủi ro thường gặp từ

những tình huống mất điện, thiếu ghế, vị trí lắp đặt thiết bị, khung giá treo,… Thậm
chí khi mọi thứ đã ở yên một chỗ, cần phải cân nhắc những khả năng như liệu đường
dây điện có dễ gây vấp ngã không? Hay việc lắp đặt thiệt bị này có bị ảnh hưởng bởi
thay đổi thời tiết. Mặc dù đã được kiểm tra, chạy thử trước đó nhưng những trục trặc
kĩ thuật ở các bộ phận âm thanh, vi tính, ánh sáng, máy lạnh,… vẫn có thể xảy ra.
Những tình trạng này khiến cho sự kiện khơng thể diễn ra suôn sẻ, phải dừng lại nhiều
lần và không tạo được hứng thú cho các khách mời tham dự.
- Các yếu tố môi trường: Môi trường thiên nhiên (mưa, gió, bão,…), mơi trường văn
hóa (xích mích cãi nhau, quậy phá,…),… Đây được coi là một trong những sự cố bất
ngờ, đòi hỏi ban tổ chức cần phải chuẩn bị những vật dụng cần thiết và linh hoạt ứng
biến xử lý tình huống.
- An ninh trật tự: Việc kiểm sốt những người ra vào trong chương trình ln là một
điều khó khăn bởi giữa rất nhiều người rất khó để nắm bắt được thông tin tất cả những
người tham gia chương trình. Điều đó vơ hình chung tạo cơ hội cho những đối tượng
có mưu đồ xấu như: phá phách, trộm cắp, biến thái,… phá hoại sự kiện và gây khó
chịu với những người tham gia.
-

Cháy nổ: Chương trình không thể thiếu những tiết mục văn nghệ bùng nổ, hiệu ứng

khói, lửa tạo điểm nhấn,… Những hiệu ứng ấy giúp cho sự kiện thêm huy hoàng, lộng
lẫy nhưng cũng tiềm ẩn những rủi ro hết sức nguy hiểm. Các tai nạn về bỏng nóng,
bỏng lạnh, cháy nổ đều thường xuyên xảy ra. Thậm chí nếu các nhân viên hậu cần

12 | P a g e

không thực hiện đúng công tác chuyên môn sẽ gây ảnh hưởng đến tính mạng của nhiều
người.
5.2. Rủi ro trong nội bộ nhóm
-

Mâu thuẫn trong q trình lên kế hoạch thực hiện chương trình, trong quá trình

lên kế hoạch, các thành viên tham gia đóng góp ý kiến và việc xảy ra mâu thuẫn là
hồn tồn khơng tránh khỏi. Các mâu thuẫn thường gặp có thể xảy ra:


Việc trung hịa ý kiến của các thành viên để xây dựng lên một bản kế hoạch

hồn chỉnh. Mỗi cá nhân đều có một cách suy nghĩ, cách làm việc riêng và việc xây
dựng kế hoạch để tổ chức chương trình văn nghệ 8 – 3 cần xây dựng được các chuỗi
chương trình hợp lý. Các ý kiến này có thể trái nghịch với nhau, gây ra những mâu
thuẫn khơng đáng có.


Các thành viên đã có hiềm khích với nhau từ trước và có những bất mãn khơng

muốn phối hợp cùng nhau để thực hiện cơng việc. Vẫn có những khúc mắc, bất đồng
từ trước xuất phát từ cá nhân các thành viên. Nếu trong q trình làm việc có thêm
những bất cập thì sẽ gây hiềm khích, tranh cãi.


Phân cơng cơng việc chưa phù hợp với khả năng, khối lượng công việc chưa

được phân chia rõ ràng và đồng đều. Điều này có thể khiến các cá nhân chán nản,
khơng thể hiện được hết khả năng ưu điểm của từng cá nhân. Cịn vấn đề khối lượng
cơng việc chưa được phân chia đồng đều sẽ gây ra ganh tị, mấy đoàn kết trong nội bộ
nhóm. Bên cạnh đó, khi phân cơng cơng việc còn xảy ra hiện tượng tranh chấp các
thành viên có năng lực về ban của mình.


Các cá nhân trong nhóm chưa nỗ lực hết mình, chỉ làm việc cho có. Điều này sẽ

ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng chương trình và đơi khi cũng có thể gây nên những
tranh cãi khơng đáng có.


Người trưởng nhóm chưa lãnh đạo và hướng dẫn, tạo một bầu khơng khí, khơi

gợi tinh thần làm việc trong mỗi cá nhân, chưa gắn kết được các cá nhân với nhau.
Điều này dẫn đến nhóm khơng có tinh thần đồn kết cao và chưa khơi gợi được sự
năng nổ của các thành viên trong công việc.
-

Mâu thuẫn trong quá trình tổ chức chương trình:



Đầu tiên phải kể đến hạn chế trong phối hợp giữa các cá nhân và ban làm việc.

Các cá nhân và các ban đảm nhận công việc khác nhau, nhưng trong quá trình tổ chức
13 | P a g e

chương trình, khơng có sự phối hợp ăn ý cặn kẽ. Công việc sẽ trở nên rời rạc, thiếu
liên kết, các vấn đề ở mỗi khâu sẽ khó lịng được giải quyết.


Vấn đề giao tiếp trong nhóm, việc trao đổi giữa các thành viên, các ban là vô

cùng cần thiết để thực hiện chương trình. Nếu giao tiếp trong nhóm khơng tốt sẽ dẫn
đến tính trạng hiểu lầm, gây tranh cãi


Trong quá trình tổ chức, việc thiếu nhân sự hoặc sử dụng nhân sự của ban khác

là điều không thể tránh khỏi. Nhưng nếu khơng có sự điều phối, phân cơng kịp thời sẽ
dẫn đến tình trạng hỗn loạn, các cơng việc trở nên mơ hồ, khơng có cách giải quyết
khoa học.
6. Đề xuất giải pháp khắc phục
6.1. Các rủi ro có từ bên ngồi
Để một chương trình 8/3 được thành cơng rực rỡ, nhóm làm việc khơng chỉ liệt
kê, đề phịng những rủi ro có thể xảy ra mà cịn phải có những biện pháp, cách ứng
biến nhanh nhạy, phù hợp với các yếu tố bất ngờ này giúp sự kiện diễn ra sn sẻ,
hồnh tráng, gây ấn tượng mạnh tới khán giả. Với mỗi rủi ro, nhóm đã có những kế
hoạch cụ thể riêng để giải quyết một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp:
-

Việc chuẩn bị các thiết bị, dụng cụ trong sự chương trình:



Có kế hoạch để có những trang thiết bị, dụng cụ dự phòng.



Tập trung kỹ vào khâu kiểm tra, xem xét các thiết bị thật cẩn thận trước khi cho

chạy chương trình chính thức


Sử dụng những sản phẩm tin tưởng và có thương hiệu trên thị trường.



Có một kĩ thuật viên về điện, ánh sáng, âm thanh để khắc phục, sửa chữa nhanh

chóng những thiết bị hư hỏng ngay trong khi chương trình diễn ra.


Đề phịng tình trạng mất điện cần phải có một máy phát điện hỗ trợ. Khi sự cố

xảy ra là nhanh chóng chuyển nguồn điện sang máy phát điện.
-

Các yếu tố mơi trường:



Kiểm tra kĩ địa điểm tổ chức chương trình để có những biện pháp cụ thể tránh

mưa gió như căng bạt, che ô, che dù,…


Xem trước dự báo thời tiết để chọn thời gian, địa điểm tổ chức phù hợp.

14 | P a g e




Khi rủi ro về mơi trường văn hóa như xơ xát, xích mích, quậy phá,… xảy ra cần

di chuyển mọi người tới nơi an toàn một cách nhanh nhất và để đội an ninh xử lý tình
huống.
-

An ninh trật tự:



Tuyển dụng, phóng vấn những nhân viên an ninh có kinh nghiệm, chun mơn

trong những chương trình như thế này.


Quan sát, phân tích và đưa ra xử lý kịp thời với các cá nhân có dấu hiệu tiêu cực

như: đánh nhau, sử dụng chất kích thích, biến thái,…


Kiểm sốt chặt chẽ người tham dự như: nhân viên cần có thẻ nhân viên với ảnh

đại diện rõ ràng; khán giả cần thẻ sinh viên; nhân viên có trang phục riêng để dễ dàng

nhận biết, di chuyển trong khi chương trình đang diễn ra;…


Thực hiện đầy đủ các bước kiểm tra an ninh quanh địa điểm diễn ra sự kiện,

khoang vùng những khu vực hạn chế người ra vào,…
-

Cháy nổ:



Trang bị bình chữa cháy tại nhiều địa điểm dễ thấy trong khuôn viên tổ chức

chương trình để khi rủi ro xảy ra có thể dập lửa kịp thời.


Nhanh chóng đưa tất cả mọi người sơ tán đến lối thốt an tồn đã chuẩn bị

trước.


Nhanh chóng gọi cho cơ quan cứu hỏa và nếu được phải kiểm soát đám cháy

tạm thời trong khi chờ nhân viên cứu hỏa tới nơi nhằm hạn chế những thiệt hại do lửa
gây ra.


Cần kiểm tra, rà soát lại những thiết bị dễ gây cháy nổ từ khi set-up đến khi

chương trình kết thúc.
6.2. Rủi ro trong nội bộ nhóm


Mâu thuẫn trong q trình lên kế hoạch thực hiện chương trình:
Người trưởng nhóm phải đánh giá được ưu nhược điểm của các thành viên, khi

phân công công việc cần trao đổi với từng thành viên xem các cá nhân có thực hiện
được cơng việc được giao chưa? Đưa ra bảng phân cơng cơng việc để các thành viên
có thể nhất trí, nắm rõ được cơng việc của mình và người khác. Trong q trình này,
cần khuyến khích các thành viên tham gia thảo luận đóng góp ý kiến.

15 | P a g e




Cần phân rõ ở các ban hoạt động, người trưởng ban phụ trách chính trong ban

đó. Người này sẽ đóng vai trị điều phối hoạt động của nhóm trong q trình thực hiện,
các trưởng ban này cũng cần phối hợp trao đổi với nhau về cơng việc của nhóm.


Tổ chức các hoạt động để ngay từ đầu các thành viên có thể làm quen hơn hoặc

giải quyết những khúc mắc cá nhân mà mình gặp phải. Trong thời gian này, các thành
viên cũng có thể chia sẻ bản thân, cơng việc mình được giao để họ có thể hiểu nhau
hơn.


Ngay từ đầu, người trưởng nhóm nên đặt tên, khẩu hiệu, tổ chức những hoạt

động để nâng cao tinh thần của nhóm. Hiểu được từng cá nhân, từ tính cách đến mong
muốn điều gì ở chương trình này để có thể phân công công việc đúng đắn, tổ chức hiệu
quả cũng như giải quyết các vấn đề.


Phải có xây dựng được bảng đánh giá hay những điều được làm và không nên

làm khi đang hoạt động nhóm cùng nhau. Về cách xưng hô, trao đổi, thưởng, phạt…
các vấn đề về quyền hạn, công việc phải rõ ràng ngay từ ban đầu.
-

Mâu thuẫn trong quá trình tổ chức chương trình:



Trong quá trình tổ chức phải có những thời gian nghỉ, cũng như đánh giá lại

công việc đang thực hiện như thế nào? Những thời gian nghỉ này các cá nhân có thể
chia sẻ công việc, giải quyết những mâu thuẫn cá nhân.


Nếu trong quá trình tổ chức xảy ra mâu thuẫn thì nên tách những cá nhân này

ra, trao đổi nhanh để tiếp tục công việc và khi kết thúc công việc cần họp lại và giải
quyết triệt để vấn đề. Mâu thuẫn có thể xuất hiện vì lợi ích và mâu thuẫn này xảy ra
giữa các ban với nhau, dẫn đến tình trạng chia bè phái.


Phải đề ra những phương án dự phòng về điều phối nhân lực, các trưởng ban

phải nắm rõ việc tiến hành cơng việc, nếu có vấn đề phải báo ngay cho nhóm trưởng
để giải quyết kịp thời. Các ban có thể trao đổi, điều phối nguồn lực để giúp đỡ các ban
khác trong quá trình thực hiện cơng việc.


Trong q trình tổ chức vẫn cần thường xun khích lệ, giám sát cơng việc của

các cá nhân. Có thể khích lệ bằng những lời khen, hay những phần thưởng có giá trị
vật chất.
7. Các tiêu chí đánh giá sau sự kiện
16 | P a g e


-

Cách thức đánh giá: Phương pháp định tính thơng qua việc quan sát, đánh giá

và khảo sát người tham gia vào buổi sự kiện 8/3 do nhóm tổ chức thơng qua những
đánh giá bằng con số, và phương pháp định lượng bằng việc hỏi ý kiến của các thầy
cô, người tham gia về sự hài lòng với sự kiện này.
-

Người tham gia đánh giá: những người tham gia đánh giá là những đối tượng

tham gia vào buổi sự kiện từ ban khách mời, các bạn sinh viên tham gia; các đội viên
tổ chức cùng thực hiện đánh giá.
-

Các tiêu chí đánh giá:
Tiêu chí

Thang đánh giá
 100% khách mời tham gia
 Trên 80% khách mời tham gia

Số lượng khách mời
tham gia

 50% Khách mời tham gia
 Dưới 50% khách mời tham gia
 Trên 1000 người
 Trên 500 người

Lượng người tham
gia vào sự kiện

 Trên 100 người
 Dưới 100 người

Số trò chơi theo kế

 3/3

 2/3

1/3

0/3

hoạch được tổ chức
Tổng kết các chi phí  Vượt ngân sách
thực hiện
Khoản tiền vượt:..................................................
 Vừa đủ khoản dự kiến
17 | P a g e


 Ít hơn khoản chi dự kiến
Khoản tiền thừa:..................................................
(ghi rõ thừa thiếu ở mục nào, bao nhiêu)
-..................................................Tiếp đón khách mời:
-......................................................Khai mạc sự kiện:
Khớp thời gian trên
lịch trình

-..........................Chương trình văn nghệ chào mừng:
-..........................................Tặng hoa, diễn văn tri ân:
-...............................Chương trình giải trí cá trị chơi:
-......................................................................Bế mạc:
(Ghi rõ lịch trình thực hiện và )
- Ban hậu cần:

- Ban truyền thông:

Điều phối nhân sự

- Ban kỹ thuật:

- Ban sự kiện:
(Mức hồn thành cơng việc và và linh hoạt trong giải quyết
vấn đề)
Các rủi ro xảy ra và -

Các vấn đề phát sinh đã được dự đoán:

cách giải quyết



Vấn đề phát sinh:



Nguyên nhân:



Phương thức giải quyết



Tổn thất:

- Các vấn đề không nằm trong dự báo
18 | P a g e




Vấn đề phát sinh:



Nguyên nhân:



Phương thức giải quyết



Tổn thất:

- Về khơng gian tổ chức:
- Khơng khí của buổi lễ:
Sự

hài

lịng

của - Điều ấn tượng trong buổi lễ:

người tham gia

- Phản ứng trên các phương tiện truyền thông
- Trên các phương tiện truyền thông, mạng xã hội,...
- Sự chuyên nghiệp của ban tổ chức

Thu dọn hiện trường

-

Thời gian:

-

Chi phí:

-

Dư thừa (nếu có):

-

Tổn thất (nếu có):

-

Trang phục dùng cho sự kiện:

-

Các thiết bị loa đài:

Trả dụng cụ thuê -

Dàn:

mượn

Bàn ghế:

-

(Ghi đủ nếu đã trả đủ số lượng, nếu thiếu thì gi rõ phân loại
và số lượng)

19 | P a g e


LỜI KẾT
Qua q trình xây dựng và làm việc nhóm cùng với nhau để lên kế hoạch tổ
chức chương trình văn nghệ và vui chơi giải trí nhân ngày 8/3 cho Khoa Quản trị kinh
doanh Đại học Thương Mại đã giúp tất cả các thành viên trong nhóm có cơ hội được
học hỏi thêm nhiều điều bổ ích từ bạn bè, cùng hỗ trợ lẫn nhau, đóng góp ý kiến để tạo
nên một thể thống nhất không thể tách rời, cùng phấn đấu để mục tiêu của nhóm đề ra
được thành cơng cao nhất. Bên cạnh đó, nhóm cịn được thực hiện một chương trình
vơ cùng ý nghĩa khơng chỉ dành riêng cho các bạn nữ, mà đó là sự tham gia, góp mặt
20 | P a g e