Phân tích và thiêt kế hê thống xuất và nhập hàng trong kho hàng

22
Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam
MỤC LỤC
Contents
Contents 1
Em xin chân thành cảm ơn cụ giáo Nguyễn Anh khoa công nghệ thông tin đã rất tận tình
giúp đỡ em hoàn thành bài tập môn học này 3
Chương 1: MÔ TẢ HỆ THỐNG 4
Phần 1: Mô tả nghiệp vụ 4
Phần 2: Xử lý sơ bộ, tổng hợp kết quả khảo sát 14
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 20
Kết luận 46
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU 47
I/ Mô hình thực thể liên kết mở rộng 47
II/ chuyển đổi từ mô hình thực thể mở rộng sang mô hình thực thể kinh điển 51
III/ Chuyển đổi từ mô hình thực thể kinh điển sang mô hình thực thể hạn chế 53
IV/ Chuyển đổi từ mô hình thực thể hạn chế sang mô hình thực thể quan hệ 55
CHƯƠNG IV/ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 62
I/Thiết kế tổng thể 62
II/ Thiết kế giao diện 68
Lời nói đầu
Ngày nay, kinh tế tri thức không còn xa lạ với mọi người. Việc ứng dụng
máy tính vào các lĩnh vực, các ngành nghề trở lên phổ biến. Các phần mềm tin
học, với hiệu quả cao, đáp ứng tốt nhu cầu phát triển của xã hội đang ngày càng
được áp dụng rộng rãi. Công nghệ thông tin đã trực tiếp hoặc gián tiếp tác động
vào quá trình lao động của con người, đem lại hiệu quả, hiệu suất lớn, nó đóng vai
trò công cụ, phương tiện không thể thiếu trong hầu hết các ngành nghề. Trên lĩnh
22
Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam
vực quản lí, việc ứng dụng các sản phẩm máy tính được đặt lên hàng đầu. Đó là
điều kiện tiên quyết để đạt hiệu quả, chất lượng cao trong quản lí, kinh doanh.

Do sự xuất hiện nhu cầu về hệ thống thụng tin với khối lượng thông tin
khổng lồ và các quan hệ phức tạp mà bằng thủ công thì bạn sẽ mất nhiều thời gian
đôi khi hiệu quả công việc hoàn thành lại không như mong muốn. Vì vậy, để phục
vụ cho các đòi hỏi trên nghành Công nghệ Thông tin nói chung và nghành Tin học
nói riêng đã tạo ra rất nhiều phần mềm Tin học ứng dụng hữu ích trong mọi lĩnh
vực, nhưng các chương trình này ứng dụng trực tiếp vào giải các bài toán quản lí
của từng cơ quan, xí nghiệp đôi khi nảy sinh một số vấn đề mới mà chưa kịp
đáp ứng kịp thời. Do đó, cần phải có các chương trình quản lí riêng cho từng
chuyên nghành cho phù hợp với từng cụng việc cho từng cơ quan.
Để phát triển được một đề án Tin học hóa thì ta phải khảo sát hử thống.
Người ta định nghĩa "Hử thống" là một tập hợp các phần tử có các ràng buộc lẫn
nhau để cùng hoạt động nhằm hoạt động tốt nhất. Hệ thống quản lí xuờt nhập hàng
là mẫt hệ thống hết sức phức tạp, nó không chỉ chứa các thông tin về quản lí mà
nó còn thúc đẩy mạnh mẽ các hoạt động của tổ chức Kinh tế - Xã hội. Do đó, cần
phải xem xét các yếu tố đặc thù, những nét khái quát cũng như các mục tiêu về
nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng mẫt hệ thống thông tin Quản lí được Tin
học hóa mang lại kết quả tốt nhất. Muốn đạt được các yêu cầu trên thì ngoài các
yêu cầu đó ta phải chọn ngôn ngữ lập trình sao cho phù hợp.
Xuất phát từ thực tế yêu cầu đó nên trong thời gian làm bài tập mụn Phân
tích thiết kế hệ thống thông tin em chọn đề tài: "Phân tích và thiêt kế hê thống
xuất và nhập hàng trong kho hàng". Qua đồ án này em sẽ được học hỏi và hiểu
rõ hơn về Công nghệ thông tin nói chung và mục Phân tích thiêt kế hệ thống nói
riêng.
Trong tài liệu này bằng những hiểu biết của em, qua quá trình khảo sát,
phân tích em đã xây dựng nên môt hệ thống xuờt và nhập hàng của một kho hàng.
22
Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam
Em xin chân thành cảm ơn cụ giáo Nguyễn Anh khoa công nghệ thông tin đã
rất tận tình giúp đỡ em hoàn thành bài tập môn học này
22

Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam
Chương 1: MÔ TẢ HỆ THỐNG
Phần 1: Mô tả nghiệp vụ
1. Nhiệm vụ cơ bản:
KH quản lý việc nhập hàng, xuất hàng trong kho, quản lý số lượng tồn
trong kho, và tổ chức quản lý quá trình bảo quản trong kho( nơi cất và tình trạng
hiện tại)
2. Tổ chức và phân công trách nhiệm.
Tổ chức: quản lý kho gồm có 3 bộ phận: nhận hàng, xuất hàng, tồn kho,
mua hàng.
Chức năng( Phân công trách nhiệm).
Nhận hàng: Tiếp nhận hàng đến kho, quản lý việc nhập hàng vào kho,
lập hoá đơn nhập và theo dõi quá trình hoàn thành hoá đơn nhập, cập nhật hàng
cho bộ phận tồn kho.
Xuất hàng: Quản lý việc xuất hàng ra cho bộ phận bán hàng, thành lập
hoá đơn xuất, lưu giữa và quản lý hoá đơn, cập nhập số lượng vào trong bộ phận
tồn kho.
Tồn kho: hàng được nhập vào trong kho để với thời gian khá dài, trong
quá trình đó có thể xẩy ra hư hao thất thoát, do đó bộ phận tồn kho có nhiệm vụ
quản lý số lượng hàng thực có trong kho, chất lượng tình trạng của hàng, nơi cất
giữ bảo quản hàng. Thông báo cập nhật hàng cho bộ phận bán hàng, và nhu cầu
hàng cho bộ phận mua hàng (để bộ phận mua hàng tổ chức đặt mua hàng về).
3. Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý.
Bộ phận nhận hàng tiếp nhận phiếu đặt hàng của bộ phận mua hàng,khi đã
tiếp nhận phiếu đặt hàng, tức là có thể nhận hàng bất cứ khi nào nhà cung cấp
chuyển hàng đến. Khi nhà cung cấp chuyển hàng đến bộ phận nhận hàng tiếp nhận
hàng và phiếu giao hàng từ nhà cung cấp . Thành lập hoá đơn nhập cùng bộ phận
tồn kho chuyển hàng vào kho và theo dõi sự hoàn thành của hoá đơn nhập, và lập
danh sách hàng về gửi lên bộ phận mua hàng, bộ phận mua hàng cập nhật vào
trong phiếu đặt hàng. Trong suốt quá trình nhập số lượng, và nơi cất luôn được bộ

phận hàng tồn cập nhật lại hàng tồn.Trong ngày và trong tháng bộ phận nhận hàng
phải tổng hợp thống kê hàng nhập trong ngày, tháng và theo yêu cầu trong khoảng
thời gian nhất định, gửi thống kê đó lên cho bộ phận tài vụ.
Bộ phận tồn kho quản lý hang thực, nơi lưu trữ và chất lượng hàng trong
kho hàng, công việc này yêu cầu thương xuyên kịp thời, và có khi hàng trong kho
nhỏ hơn lượng hàng định mức thì tiến hành lập phiếu dự trù gửi lên cho bộ phận
mua hàng các mặt hàng để bộ phận mua hàng tổ chức mua hàng tránh tình trạng
hàng không có trong kho, ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của công ty. Bộ
phận này theo cập nhập và gửi báo cáo thống kê về lượng hàng thực trong kho và
22
Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam
nơi lưu trữ cho bộ phận bán hàng và xuất hàng mỗi khi có sự thay đổi, thường làm
khi có hàng nhập, hàng xuất hay phát hiện hàng trong kho bị hỏng. Thống kê hàng
bị hỏng và gửi lên cho bộ phận mua hàng và bộ phận xuất để tiến hành xuất hàng
không bị hỏng gửi lại nhà cung cấp xử lý tiếp.Tất cả các báo cáo thống kê đều
được gửi lên cho bộ phận tài vụ. Bộ phận này làm việc khá thủ công phải đi trực
kiểm tra hàng kiểm định lại chất lượng.
Bộ phận xuất hàng, theo yêu cầu của bộ phận bán hàng.Bộ phận xuất hàng
nhận yêu cầu xuất (yêu cầu là đối thoại bằng lời giữ bộ phận bán hàng và xuất
hàng)của bộ phận bán hàng cho xuất hàng và thành lập hoá đơn xuất lưu giữ và
quản lý hoá đơn xuất, hoá đơn này tương ứng với hoá đơn của bộ phận bán
hàng.Theo định kỳ hàng tuần xuất hàng bị hỏng cho bộ phận mua hàng, lập hoá
đơn xuất hàng thanh lý . Có trách nhiệm tổng hợp thống kê hàng xuất hàng ngày,
hàng tháng, và thống kê theo yêu cầu các mặt hàng xuất trong một khoảng thời
gian nhất định. Gửi thống kê hàng xuất lên bộ phận tài vụ. số lượng và nơi cất
được bộ phận hàng tồn cập nhật lại hàng tồn.
4. Quy tắc xử lý.
Nhập:
- Không nhập hàng đột xuất không có trong kế hoạch, tức là không
có trong đơn đặt hàng của bộ phận mua hàng.

- Không cho nhập hàng không đủ tiêu chuẩn chất lượng có ghi trong
hoá đơn đặt hàng mà bộ phận mua hàng gửi cho bộ phận nhận hàng.
- Cho nhập hàng liên tục trong thời gian quy định trong hoá đơn đặt
hàng. Khi bên cung cấp không thực hiện đúng bộ phận nhập phải báo cáo ngay
cho bộ phận mua hàng.
Tồn kho:
- Quản lý lượng hàng trong kho, yêu cầu cập nhật kịp thời, một tuần
kiểm tra ít nhất là 4 lần, không kể các lần vào để nhập hàng, xuất hàng cùng bộ
phận nhập và xuất.
- Không được để tình trạng trong kho không có hàng.
- Lập danh sách yêu cầu mua hàng, trước khi hàng hết ít nhất một
tuần.
Xuất:
- Không cho xuất hàng không đủ tiêu chuẩn chất lượng, để bảo vệ
uy tín công ty.
- Chỉ xuất hàng theo yêu cầu của bộ phận bán hàng, và quản lý kho,
không theo bất cứ yêu cầu của các bộ phận khác.
5. Các mẫu biểu.
Bộ phận nhận hàng:
+ Phiếu đặt mua hàng: của bộ phận mua gửi cho bộ phận nhập.
22
Qun lý kho hng-HVTH:Nguyn Duy Nam

+ Hoỏ n nhp:
Công ty TNHH thăng long.
Bình giang-Hải Dơng
Điện thoại:0320647444
Phiếu đặt mua hàng
S:________
Tờn nh CC:____________________________

a ch NCC:____________________________
in thoi NCC:_________________________
Thi hn: t ngy:_________, ti ngy:_______
Tờn mt hng S lng n v
tớnh
n giỏ Thnh tin
22
Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam
+ Danh sách hàng về:
C«ng ty TNHH th¨ng long.
B×nh giang-H¶i D¬ng
§iÖn tho¹i:0320647444
DANH SÁCH HÀNG VỀ
số:_______
Ngày:__________________________
Mã phiếu đặt mua hàng:_____________
CÁC MẶT HÀNG
STT Tên mặt hàng
22
Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam
+ Báo cáo thống kê hàng nhập trong ngày:
C«ng ty TNHH th¨ng long.
B×nh giang-H¶i D¬ng
§iÖn tho¹i:0320647444
THỐNG KÊ HÀNG NHẬP TRONG NGÀY
số:_____________
Ngày:__________________________
Tên mặt hàng số lượng Đơn vị tính Đơn giá Thành tiền
+ Báo cáo thống kê nhập trong khoảng thời gian( có thể thực hiện
thống kê theo tuần, tháng, hay bất kỳ yêu cầu nào).

C«ng ty TNHH th¨ng long.
B×nh giang-H¶i D¬ng
§iÖn tho¹i:0320647444

THỐNG KÊ NHẬP TRONG THÁNG
Số:________
Từ ngày:_______________, tới ngày:______________
Tên mặt hàng Số lượng Đơn vị tính Đơn giá Thành tiển
22
Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam
Bộ phận tồn kho.
+ Thống kê lượng hàng hoá thực trong kho(thông báo cho bộ phận bán
hàng).
C«ng ty TNHH th¨ng long.
B×nh giang-H¶i D¬ng
§iÖn tho¹i:0320647444
THỐNG KÊ HÀNG TỒN KHO
Số:________
Ngày:____________________________________
Tên hàng Số lượng Đơn vị
tính
Đơn giá Nơi cất
+ yêu cầu đặt hàng(gửi lên cho bộ phận mua hàng).
C«ng ty TNHH th¨ng long.
B×nh giang-H¶i D¬ng
§iÖn tho¹i:0320647444
PHIẾU DỰ TRÙ
Số:________
Ngày:____________________________________
Hạn cuối:_________________________________

Tên mặt hàng Số lượng Đơn vị tính
+Thống kê hàng hoá không đạt tiêu chuẩn trong kho(hàng hoá bị hư
hại).
C«ng ty TNHH th¨ng long.
B×nh giang-H¶i D¬ng
§iÖn tho¹i:0320647444
22
Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam
DANH SÁCH HÀNG BỊ HỎNG
Số:________
Ngày:____________________________________
Tên mặt hàng số lượng Đơn vị tính Tình trạng
Bộ phận xuất hàng.
+yêu cầu xuất hàng.
C«ng ty TNHH th¨ng long.
B×nh giang-H¶i D¬ng
§iÖn tho¹i:0320647444
YÊU CẦU XUẤT HÀNG
Số:________

Ngày:____________________________________
Mã hàng Số lượng Đơn vị tính
+ Phiếu xuất hàng(theo từng lần yêu cầu của bộ phận bán hàng).
C«ng ty TNHH th¨ng long.
B×nh giang-H¶i D¬ng
§iÖn tho¹i:0320647444
PHIẾU XUẤT HÀNG
Số:________
Số hiệu phiếu yêu cầu xuất:__________________
Ngày:____________________________________

22
Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam
Tên mặt hàng Số lượng Đơn vị tính
+ Thống kê xuất trong ngày.
+Thống kê xuất theo yêu cầu trong khoảng thời gian.
C«ng ty TNHH th¨ng long.
B×nh giang-H¶i D¬ng
§iÖn tho¹i:0320647444
THỐNG KÊ HÀNG XUẤT TRONG THÁNG
Số:________

Từ ngày:_____________, Tới ngày:_________________
Tên mặt hàng Số lượng Đơn vị tính
C«ng ty TNHH th¨ng long.
B×nh giang-H¶i D¬ng
§iÖn tho¹i:0320647444
THỐNG KÊ HÀNG XUẤT TRONG NGÀY
Số:________

Ngày:____________________________________
Tên mặt hàng Số lượng Đơn vị tính
22
Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam
6. Mô hình tiến trình nghiệp vụ.
22
Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam
22
Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam
Phần 2: Xử lý sơ bộ, tổng hợp kết quả khảo sát.
1. Mô tả chi tiết công việc.

Dự án Tiểu dự án: QL nhập
hàng
Trang :
Loại: Phân tích hiện
trạng
Mổ tả công việc Số tt:1
Ngày: 01/03/08
Công việc: Tiếp nhận hàng.
• Điều kiện bắt đầu:
- Khi đã tiếp nhận phiếu đặt hàng từ bộ phận mua hàng.
- Nhà cung cấp giao hàng đến kho.
• Đầu vào: Phiếu đặt mua hàng, phiếu giao hàng, hàng.
• Đầu ra: Hoá đơn nhận hàng, danh sách hàng về và gởi đi, thông tin cập
nhật cho bộ phận tồn kho.
• Nơi sử dụng: Bộ phận nhận hàng, bộ phận đặt mua hàng.
• Tần xuất:
- Thứ 2,3,4: 0-7 lần.
• Thời lượng: 60 phút, 5 phút lập danh sách.
• Các quy tắc:
- Quy tắc kỹ thuật: Do yêu cầu về mặt kỹ thuật quy định.
- Quy tắc quản lý: Những khoản tiền trên 5 triệu phải do giám đốc
tài chính hay giám đốc ký.
- Quy tác về tổ chức: thời gian làm việc của công ty sáng là: 7h 30p
– 11h 30 p và chiều là: 1h 30p-4h30p.
Loại: Phân tích hiện
trạng
Tiểu dự án: QL hàng tồn Sô tt: 2
Ngày: 02/03/08
Công viêc: Thống kê lượng hàng trong kho
• Điều kiện bắt đầu:

- Khi có yêu cầu của quản lý kho.
- Theo định kì hàng tuần, trong tuần.
- Khi có sự thay đổi trong kho.
• Đầu vào: Thông tin hàng thực trong kho.
• Đầu ra: Bản thống kê lượng hàng trong kho.
• Nơi sử dụng: Bộ phận bán hàng, quản lý kho.
• Tần xuất: 1 tuần từ 5-8 lần.
• Thời lượng: 60 phút cho kiểm tra, 10 phút lập bản thống kê.
• Các quy tắc:
- Quy tắc kỹ thuật: Do yêu cầu về mặt kỹ thuật quy định.
22
Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam
- Quy tắc quản lý: Cập nhật cho bộ phận bán hàng và xuất kho.
- Quy tác về tổ chức: thời gian làm việc của công ty sáng là: 7h 30p
– 11h 30 p và chiều là: 1h 30p-4h30p.
Công việc: Thống kê hàng hư hại trong kho
• Điều kiện bắt đầu:
- Theo định kỳ trong tuần.
• Đầu vào: thông tin hàng hư hại trong kho.
• Đầu ra: bản thống kê lượng hàng haị trong kho, yêu cầu thanh lý.
• Nơi sử dụng: bộ phận mua hàng.
• Thời lượng: 10 phút lập bản thống kê và yêu cầu thanh lý(các công việc
tổng hợp được làm cùng thống kê hàng hoá trong kho.).
• Tần xuất: Một tuần một lần.
• Các quy tắc:
- Quy tắc kỹ thuật: Do yêu cầu về mặt kỹ thuật quy định.
- Quy tắc quản lý: Nộp lên cho bộ phận mua hàng.
- Quy tác về tổ chức: thời gian làm việc của công ty sáng là: 7h 30p
– 11h 30 p và chiều là: 1h 30p-4h30p
Công việc: Lập phiếu dự trù

• Điều kiện bắt đầu:
- Khi hàng trong kho có dấu hiệu hết.
• Đầu vào: Danh sách các mặt hàng sắp hết.
• Đầu ra: Yêu cầu mua hàng.
• Nơi sử dụng: Bộ phận mua hàng.
• Thời lượng: 10 phút lập và gởi đi.
• Tần xuất: tuỳ vào các ngày trong tuần.
- Thứ 2,3: không có.
- Thứ 4: 0-3 lần.
- Thứ 5,6: 0-5 lần.
• Các quy tắc:
- Quy tắc kỹ thuật: Do yêu cầu về mặt kỹ thuật quy định.
- Quy tắc quản lý: gởi phiếu dự trù lên cho bộ phận mua hàng.
- Quy tác về tổ chức: thời gian làm việc của công ty sáng là: 7h 30p
– 11h 30 p và chiều là: 1h 30p-4h30p
Loại:Phân tích hiện trạng Tiểu dự án: QL xuất Số tt:3
Ngày: 02/03/08
Công việc: Lập phiêu xuất hàng.
• Điều kiện bắt đầu:
- Khi có yêu cầu nhập của BP phận bán hàng.
- Có yêu cầu của quản lý kho.
• Đầu vào: yêu cầu xuất hàng.
• Đầu ra: hàng và phiếu xuất hàng.
22
Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam
• Nơi sử dụng: Bộ phận xuất hàng.
• Thời lượng: 20 phút.
• Tần xuất: một ngày 15-30 lần, tất cả các ngày trong tuần.
• Các quy tắc:
- Quy tắc kỹ thuật: Do yêu cầu về mặt kỹ thuật quy định.

- Quy tắc quản lý: Cập nhật thông tin cho bộ phận hàng tồn.
- Quy tác về tổ chức: thời gian làm việc của công ty sáng là: 7h 30p
– 11h 30 p và chiều là: 1h 30p-4h30p
• Mô tả dữ liệu.
Dự án
Tiểu dự án: QL nhập hàng Trang:
Loại: Phân tích
hiện
Mô tả dữ liệu Số tt:1
Ngày: 02/03/08
Định nghĩa
Cấu trúc
Loại hình
Số lượng
Ví dụ
Lời bình
Tên dữ liệu: Nhà cung cấp
Nhà cung cấp là tổ chức cung cấp hàng hoá cho công ty.
Kiểu ký tự gồm 40-50 ký tự.một số chữ đầu thường hay viết
tắt viết hoa.
Sơ cấp(dữ liệu gốc).
100 nhà cung cấp(mức tối đa).
Công ty TNHH HOÀNG LONG
Viết tắt: HOÀNG LONG
Tên nhà cung cấp thường viết có tên đầy đủ và tên viết tắt.
Định nghĩa
Cấu trúc
Loại hình
Ví dụ
Số lượng

Tên dữ liệu: Mã NCC
Mã viết tắt cho nhà cung cấp
Kiểu ký tự gồm từ 15-20 ký tự.
Sơ cấp.
NCC10101
100 nhà cung cấp là mức tối đa.
Định nghĩa
Cấu trúc
Loại hình
Số lượng
Tên dữ liệu: Hoá đơn nhập
Là những thông tin cần thiết trong giao dịch nhập hàng.
Kiểu ký tự gồm 20-30 ký tự, một số ký tự viết tắt hay viết
hoa.
Không sơ cấp.
Phát sinh trong quá trình giao dịch.50000(mức tối đa).
Tên dữ liệu : Mã hoá đơn nhập
22
Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam
Định nghĩa
Cấu trúc
Loại hình
Số lượng
Ví dụ
Mã của hoá đơn nhập hàng.
kiểu ký tự gồm từ 5 ký tự.
Không sơ cấp
50000(mức tối đa).
N00001
Định nghĩa

Cấu trúc
Loại hình
Ví dụ
Số lượng
Tên dữ liệu: Tên mặt hàng
Chỉ các mặt hàng mà công ty buôn bán.
Kiểu ký tự gồm từ 40-50 ký tự.
Sơ cấp.
Sơn níc bong.
500 mặt hàng (mức tối đa).
Định nghĩa
Cấu trúc
Loại hình
Ví dụ
Số lượng
Tên dữ liệu: Mã mặt hàng.
Ký hiệu của các mặt hàng.
Kiểu ký tự gồm 4 ký tự.
Sơ cấp.
H001
500(mức tối đa).
Định nghĩa
Cấu trúc
Loại hình
Ví dụ
Tên dữ liệu: số lượng mặt hàng.
Chỉ số lượng của các mặt hàng.
kiểu số(nguyên 4 byte).
Không sơ cấp.
Bia hà nội 500 két.

Định nghĩa
Cấu trúc
Loại hình
Ví dụ
số lượng
Tên dữ liệu: Đơn vị tính
Đơn vị tính của các mặt hàng
Kiểu ký tự gồm 15-20 ký tự
Sơ cấp
Hộp.
500(mức tối đa).
Định nghĩa
Cấu trúc
Loại hình
Tên dữ liệu: Đặc tính mặt hàng
Chỉ đặc tính của các mặt hàng.
Kiểu ký tự gồm 50-100 ký tự
Sơ cấp.
Dế vỡ có ga.
22
Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam
Ví dụ
Số lượng
500(mức tối đa).
Định nghĩa
Cấu trúc
Loại hình
ví dụ
Tên dữ liệu: Ngày
Chỉ các ngày diễn ra giao dịch.

Kiểu datetime.
Không phải sơ cấp.
02/03/2008.
Định nghĩa
Cấu trúc
Loại hình
Tên dữ liệu: Hoá đơn xuất
Thông tin cần thiết liên quan đến giao dịch xuất hàng.
Kiểu ký tự gồm 20-30 ký tự.
Không sơ cấp.
Định nghĩa
Cấu trúc
Loại hính
Ví dụ
số lượng
Tên dữ liệu: Mã hoá đơn xuất.
Ký hiệu hoá đơn xuất
Kiểu ký tự gồm 6 ký tự
Không sơ cấp
X00001
Phát sinh trong quá trình giao dịch 50000 tối đa.
2. Tổng hợp các xử lý.
STT Mô tả công việc Vị trí làm
việc
Tần xuất Hồ sơ
vào
Hồ sơ
ra
T1 Tiếp nhận hàng Bộ phận
nhận hàng

30 lần/ tuần D1,D2 D3,D4
T2 Tổng hợp lập báo cáo
hàng nhập
Bộ phận
nhận hàng
1 lần/ ngày D3 D5
T3 Thống kê lập báo cáo
hàng nhập theo yêu cầu.
Bộ phận
nhận hàng
1 lần / một
tháng
D3 D6
T4 Kiểm hàng trong kho Bộ phận
tồn kho
4 lần/ tuần
(không kể lúc
nhập & xuất)
D7(cũ) D7
T5 Lập phiếu dữ trù Bộ phận
tồn kho
tuỳ và lượng
hàng trong kho
D8, D7 D9
T6 Lập danh sách hàng
không đủ tiêu chuẩn
trong kho
Bộ phận
tồn kho
1 lần/ 1 tuần D7 D10

T7 Lập phiếu xuất hàng Bộ phận 40 lần/ tuần D11,D7 D12
22
Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam
xuất hàng
T8 Lập báo cáo thống kê
hàng xuất trong ngày
Bộ phận
xuất kho
1 lần/ 1 ngày D12 D13
T9 Lập báo cáo hàng xuất
theo yêu cầu
Bộ phận
xuất kho
1 lần/ 1 tháng D12 D14
3. Tổng hợp dữ liệu.
+Hồ sơ dữ liệu
STT Tên – Vai trò Công việc
liên quan
D1 Phiếu đặt mua hàng, cho bộ phận nhận hàng biết các mặt hàng
đã đặt để tiếp nhận.
T1
D2 Phiếu giao hàng của nhà cung cấp gửi đến cùng hàng, để đảm
bảo là giao đúng với phiếu đặt mua hàng.
T1
D3 Hoá đơn nhập hàng chứa các thông tin cần thiết tong giao
dịch nhập hàng
T1
D4 Danh sách hàng về cập nhật danh sách hàng đã được cung cấp
và gửi lên cho bộ phận mua hàng
T1

D5 Báo cáo thống kê hàng nhập trong ngày chứa tất cả thông tin
về các mặt hàng đã nhập trong ngày
T2
D6 Báo cáo thống kê hàng nhập trong tháng(theo định kỳ) chứa
tất cả các thông tin về các mặt hàng đã nhập về trong tháng.
phục vụ cho công việc kiểm tra.
T3
D7 Báo cáo thống kê lượng hàng thực tồn trong kho T4
D8 Bản định mức các mặt hàng trong kho T5
D9 Phiếu dữ trù các măt hàng (để yêu cầu bô phận mua hàng mua
hàng mua hàng về)
T5
D10 Danh sách các mặt hàng không đủ tiêu chuẩn cần phải thanh
lý
T6
D11 Yêu cầu xuất hàng của bộ phận bán hàng gởi cho bộ phận xuất
hàng
T7
D12 Phiếu xuất hàng T7
D13 Báo cáo hàng xuất trong ngày( thông tin về giao dịch xuất kho
trong ngày)
T8
D14 Báo cáo hàng xuất trong tháng( thông tinvề giao dịch xuất
trong cả tháng)
T9
22
Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG
I/Sơ đồ phân rã chức năng.
1. Xác định chức năng chi tiết.

Bước 1: Dựa vào quy trình xử lý của hệ thống ta gạch chân các động
từ cộng bổ ngữ, liên quan đến công việc của hệ thống như sau.
Quy trình xử lý:

Bộ phận nhận hàng tiếp nhận phiếu đặt hàng của bộ phận mua hàng,khi
đã tiếp nhận phiếu đặt hàng, tức là có thể nhận hàng bất cứ khi nào nhà cung cấp
chuyển hàng đến. Khi nhà cung cấp chuyển hàng đến bộ phận nhận hàng tiếp
nhận hàng và phiếu giao hàng từ nhà cung cấp . Thành lập hoá đơn nhập cùng
bộ phận tồn kho chuyển hàng vào kho và theo dõi sự hoàn thành của hoá đơn
nhập, và lập danh sách hàng về gửi lên bộ phận mua hàng, bộ phận mua hàng cập
nhật vào trong phiếu đặt hàng. Trong suốt quá trình nhập số lượng, và nơi cất
luôn được bộ phận hàng tồn cập nhật lại hàng tồn.Trong ngày và trong tháng bộ
phận nhận hàng phải tổng hợp thống kê hàng nhập trong ngày, tháng và theo yêu
cầu trong khoảng thời gian nhất định, gửi thống kê đó lên cho bộ phận tài vụ.
Bộ phận tồn kho quản lý hang thực, nơi lưu trữ và chất lượng hàng trong
kho hàng, công việc này yêu cầu thương xuyên kịp thời, và có khi hàng trong kho
nhỏ hơn lượng hàng định mức thì tiến hành lập phiếu dự trù gửi lên cho bộ phận
mua hàng các mặt hàng để bộ phận mua hàng tổ chức mua hàng tránh tình trạng
hàng không có trong kho, ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của công ty. Bộ
phận này theo cập nhập và gửi báo cáo thống kê về lượng hàng thực trong kho và
nơi lưu trữ cho bộ phận bán hàng và xuất hàng mỗi khi có sự thay đổi, thường
làm khi có hàng nhập, hàng xuất hay phát hiện hàng trong kho bị hỏng. Thống kê
hàng bị hỏng và gửi lên cho bộ phận mua hàng và bộ phận xuất để tiến hành xuất
hàng không bị hỏng gửi lại nhà cung cấp xử lý tiếp.Tất cả các báo cáo thống kê
đều được gửi lên cho bộ phận tài vụ. Bộ phận này làm việc khá thủ công phải đi
trực kiểm tra hàng kiểm định lại chất lượng.
Bộ phận xuất hàng, theo yêu cầu của bộ phận bán hàng.Bộ phận xuất
hàng nhận yêu cầu xuất (yêu cầu là đối thoại bằng lời giữ bộ phận bán hàng và
xuất hàng)của bộ phận bán hàng cho xuất hàng và thành lập hoá đơn xuất lưu giữ
và quản lý hoá đơn xuất, hoá đơn này tương ứng với hoá đơn của bộ phận bán

hàng.Theo định kỳ hàng tuần xuất hàng bị hỏng cho bộ phận mua hàng, lập hoá
đơn xuất hàng thanh lý . Có trách nhiệm tổng hợp thống kê hàng xuất hàng ngày,
hàng tháng, và thống kê theo yêu cầu các mặt hàng xuất trong một khoảng thời
gian nhất định. Gửi thống kê hàng xuất lên bộ phận tài vụ. số lượng và nơi cất
được bộ phận hàng tồn cập nhật lại hàng tồn.

22
Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam
Các chức năng:
1 - Tiếp nhận phiếu đặt hàng.
2 - Tiếp nhận hàng và phiếu giao hàng.
3 - Lập hoá đơn nhập hàng.
4 -Theo dõi sự hoàn thành của hoá đơn.
5 - Lập danh sách hàng về.
6 - Gửi lên bộ phận mua hàng.
7 - Cập nhật lại hàng tồn.
8 - Thống kê báo cáo hàng nhập trong ngày.
9 - Thống kê báo cáo hàng nhập trong tháng.
10 - Lập phiếu dữ trù.
11 - Thống kê hàng thực trong kho.
12- Thống kê hàng không đạt tiêu chuẩn trong kho.
13 - Lập hoá đơn xuất hàng thanh lý.
14 - Nhận yêu cầu xuất.
15 – xuất hàng.
16 - Lập hoá đơn xuất.
17 - Lập hoá đơn xuất hàng thanh lý.
18 - Cập nhật lại hàng tồn hàng tồn.
19 - Thống kê hàng xuất trong ngày .
20 – Báo cáo thống kê hàng nhập trong tháng .
Bước 2: Trong danh sách các chức năng đã gạch chân ở mức 1, ta loại bỏ

các chức năng trùng lặp:
Các chức năng ở trên ta thấy có các chức năng 7 và 18 ; 16 và 17
trùng nhau: đều là bộ phận Tồn kho cập nhật lại hàng tồn, bộ phận xuất hàng
thành lập hoá đơn.
vậy còn lại các chức năng:
1 - Tiếp nhận phiếu đặt hàng.
2 - Tiếp nhận hàng và phiếu giao hàng.
3 - Lập hoá đơn nhập hàng.
4 -Theo dõi sự hoàn thành của hoá đơn.
5 - Lập danh sách hàng về.
6 - Gửi lên bộ phận mua hàng.
7 - Cập nhật lại hàng tồn.
8 - Thống kê hàng nhập trong ngày.
9 –Thống kê hàng nhập trong tháng.
10 - Lập phiếu dữ trù.
11 -Thống kê hàng thực trong kho.
12- Thống kê hàng không đạt tiêu chuẩn trong kho.
13 - Lập hoá đơn xuất hàng thanh lý.
14 - Nhận yêu cầu xuất.
15 –Xuất hàng.
16 - Lập hoá đơn xuất.
22
Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam
17 – Thông kê hàng xuất trong ngày.
18 – Thống kê hàng xuất trong tháng.
Bước 3: Trong các chức năng xác định ở mức 2, ta thực hiện gom những
chức năng đơn giản do một người làm:
1 - Tiếp nhận phiếu đặt hàng.
2 - Tiếp nhận hàng:
- Tiếp nhận hàng và phiếu giao hàng.

- Lập hoá đơn nhập hàng.
3 – Theo dõi sự hoàn thành của hoá đơn.
4 - Lập danh sách hàng vê:
- lập danh sách hàng về
- gửi lên cho bộ phận mua hàng.
5 - cập nhật lại hàng tồn.
6- Thống kê hàng nhập trong ngày.
7 - Thống kê hàng nhập trong tháng.
8 - Lập phiếu dữ trù.
9 - Lập danh sách hàng thực trong kho.
10 - Danh sách hàng không đủ tiêu chuẩn trong kho’.
11 - Xuất hàng:
- Nhận yêu cầu xuất.
- xuất hàng.
- Lập hoá đơn xuất.
12 - Thống kê hàng xuất trong ngày.
13- Thống kê hàng xuất trong tháng.
Bước 4: Trong các chức năng ở bước 3, thực hiện loại bỏ các chức năng
không có ý nghĩa với hệ thống:
1 - Tiếp nhận phiếu đặt hàng.
2 - Tiếp nhận hàng.
3 - lập danh sách hàng về.
4 - Cập nhật lại hàng tồn.
5 -Thống kê hàng nhập trong ngày.
6 - Thống kê hàng nhập trong tháng.
7 - Lập phiếu dự trù.
8 - Lập danh sách thống kê hàng thực trong kho.
9 - Lập danh sách hàng không đạt tiêu chuẩn trong kho.
10 - Xuất hàng.
11 - Thống kê hàng xuất trong ngày.

12 - Thống kê hàng xuất trong tháng.
Bước 5: Chỉnh sửa lại tên của các chức năng ở bước 4.
1.Tiếp nhận phiếu đặt hàng.
2.Lập hoá đơn nhập.
3.Lập danh sách hàng về.
4. cập nhật hang tồn.
22
Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam
5. Thống kê hàng nhập trong ngày.
6. Thống kê hàng nhập trong tháng.
7.Lập phiếu dự trù.
8.Thống kê hàng thưc trong kho.
9.Thống kê hàng thanh lý.
10.Lập hoá đơn xuất.
11.Thống kê hàng xuất trong ngày.
12.Thống kê hàng nhập trong tháng .
2. Gom nhóm chức năng.
Gom nhóm các chức năng trên thành các chức năng lớn hơn của hệ
thống. Để gom nhóm chính xác ta dựa vào cơ cấu tổ chức của kho, gồm 3 bộ phấn
sau.
BP Nhận hàng.
BP Tồn kho.
BP Xuất kho.
Như vậy ta đưa các chức năng chi tiết vào từng nhóm cụ thể là:
 Tiếp nhận phiếu
đặt hàng.
 Lập hoá đơn nhập
hàng.
 Lập danh sách
hàng về.

 Thống kê hàng
nhập trong ngày.
 Thống kê hàng
nhập trong tháng.
BP Nhận hàng
Hệ thống quản lý kho
 Cập nhật hàng tồn.
 Lập phiếu dữ trù.
 Lập thống kê hàng
thực trong kho.
 Lập thống kê hàng
thanh lý.
BP Tồn kho
 Lập hoá đơn xuất.
 Thống kê hàng
xuất trong ngày.
 Thống kê hàng
xuất trong tháng.
BP Xuất hàng.
22
Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam
3. Vẽ sơ đồ phân rã chức năng.
II/ Sơ đồ luồng dữ liệu.
1. Định nghĩa các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ.
 Tiến trình (Chức năng )
Định nghĩa : Là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động
lên thông tin như tổ chức lại thông tin , bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin
mới.Nếu trong tiến trình không có thông tin mới được sinh ra thì đó chưa phải là
tiến trình trong DFD.
Tên gọi : Duy nhất dưới dạng Động từ + bổ ngữ

Lưu ý : Trong thực tế thì tên tiến trình phải trùng với tên chức năng
trong sơ đồ phân rã chức năng .
22
Quản lý kho hàng-HVTH:Nguyễn Duy Nam
Biểu diễn : Hình chữ nhật góc tròn hoặc hình tròn hay hình Oval (Như
hình vẽ dưới đây)
 Luồng dữ liệu
Định nghĩa : Là luồng thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình .
Tên gọi : Danh từ + tính từ
Biểu diễn : Là mũi tên trên đó ghi thông tin di chuyển
Ví dụ :
Chú ý : Luồng dữ liệu phải chỉ ra được thông tin logic chứ không phải tài
liệu vật lý . Các luồng thông tin khác nhau phải có tên gọi khác nhau.
 Kho dữ liệu :
Định nghĩa : Là nơi biểu diễn thông tin cần cất giữ , để một hoặc nhiều
chức năng sử dụng chúng .
Dưới dạng vật lý các dữ liệu trong kho có thể là các tệp tài liệu cất trong
văn phòng hay các tệp lưu trên đĩa . Nhưng chúng ta chỉ quan tâm đến thông tin
chứa trong đó .
Tên gọi : Là Danh từ + tính từ . Chỉ nội dung dữ liệu trong kho .
Biểu diễn : Là cặp đường thẳng song song chứa tên của thông tin được cất
giữ .