(Bài 8Đ)Thực tập CC2 Chuyên đề vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng, giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng

HỌC VIỆN TƯ PHÁP
KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC
------------------------------

BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN
KỸ NĂNG CHUNG VỀ CƠNG CHỨNG
Chun đề: Vai trò của cơng nghệ thông tin trong hoạt động công chứng
– Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động công chứng

Họ và tên

:

Sinh ngày

:

Số báo danh

:

Lớp

:

Hà Nội, ngày 02 tháng 04 năm 2022


MỤC LỤ

C
PHẦN I: MỞ ĐẦU........................................................................................................1
PHẦN II: NỘI DUNG...................................................................................................2
1. Khái niệm công nghệ thông tin...........................................................................2
2. Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt đợng cơng chứng.........................2
2.1. Vai trị của cơng nghệ thông tin trong hoạt động tra cứu lịch sử giao dịch tài
sản...........................................................................................................................2
2.2. Vai trị của cơng nghệ thơng tin trong hoạt động tra cứu ngăn chặn từ hệ
thống cơ sở dữ liệu của Sở Tư pháp.......................................................................4
2.3. Vai trò của công nghệ thông tin trong việc thiết lập hệ thống dữ liệu văn bản
pháp luật.................................................................................................................4
3. Định hướng phát triển, những thành tựu và hạn chế của việc ứng dụng công
nghệ thông tin trong hoạt động công chứng hiện nay..........................................5
3.1. Định hướng phát triển của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động công chứng....................................................................................................5
3.2. Những thành tựu đạt được trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động công chứng.............................................................................................6
3.3. Những mặt hạn chế trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động công chứng....................................................................................................6
4. Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
công chứng................................................................................................................8
PHẦN III: KẾT LUẬN...............................................................................................11
PHẦN IV: DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................12


PHẦN I: MỞ ĐẦU
Những năm gần đây, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin cùng với
nhiều ngành công nghệ cao khác đã và đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế,
chính trị, văn hố, xã hội của thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng. Theo đó,
việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào các lĩnh vực của đời sống xã

hội đang trở thành một xu thế tất yếu và mang tính tồn cầu với
mục tiêu tiện lợi, nhanh chóng, giảm thời gian, chi phí, nhân lực, việc
đi lại và giảm giao dịch trực tiếp… Hoạt động cơng chứng cũng
khơng nằm ngồi xu thế này.
Đảng và Nhà nước ta luôn coi công nghệ thông tin là một trong những phương tiện
khoa học, kỹ thuật quan trọng, đồng thời là ngành kinh tế mũi nhọn để thực hiện các
mục tiêu phát triển, xây dựng xã hội thơng tin, đẩy nhanh q trình cơng nghiệp hố,
hiện đại hố đất nước. Trong nhiều năm qua, Chính phủ đã ban hành nhiều cơ chế
chính sách và tập trung nguồn lực để phát triển công nghệ thông tin, trong đó có việc
đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong hoạt động công chứng.
Trong hoạt động công chứng, số lượng hợp đồng, giao dịch phát sinh ngày càng
nhiều và tính chất cũng ngày càng đa dạng, phức tạp hơn. Việc nắm bắt thông tin, tài
sản của người yêu cầu công chứng không chính xác sẽ dễ dẫn đến việc bị giả mạo giấy
tờ, tài liệu gây nên hậu quả nặng nề cho xã hội; gây tâm lý lo lắng, bất an cho những
người dân tham gia hoạt động công chứng. Xác định được điều đó bản thân mỗi cơng
chứng viên cần từng bước nâng cao nghiệp vụ chuyên môn để hồn thành tốt nhiệm vụ
của mình, bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch. Bên cạnh đó, Nhà
nước và Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố cũng cần đưa ra những giải pháp, hành động
để giải quyết những khó khăn, thách thức cịn tồn đọng.
Hiện em đang là học viên của lớp Đào tạo nghề Công chứng khóa 24.2 tại thành
phố Đà Nẵng. Từ các vấn đề thực tiễn cũng như những kiến thức mà các giảng viên
truyền đạt thông qua quá trình giảng dạy và trong giáo trình của Học viện Tư pháp.
Bản thân em nhận thấy rằng việc ứng dụng công nghệ thông tin là một phần không thể
thiếu và đang dần trở thành xu hướng trong hoạt đợng cơng chứng. Từ đó em xin chọn
chuyên đề “Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng – Giải
pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công
chứng” để làm báo cáo.

1

PHẦN II: NỢI DUNG
1. Khái niệm cơng nghệ thơng tin
Định nghĩa cơ bản về công nghệ thông tin là một thuật ngữ để chỉ tất cả các công
nghệ được sử dụng để tạo, lưu trữ, trao đổi, xử lý và sử dụng thơng tin dưới nhiều hình
thức khác nhau như: dữ liệu văn bản, dữ liệu âm thanh, hình ảnh, ảnh động, trình diễn
đa phương tiện,…
Khái niệm Cơng nghệ thơng tin được hiểu và định nghĩa trong Nghị quyết Chính
phủ 49/CP ký ngày 04/08/1993: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp
khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại – chủ yếu là kỹ thuật máy tính
và viễn thơng – nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên
thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và
xã hội”.
Theo Khoản 1 Điều 4 Luật Công nghệ thông tin 2006 định nghĩa:“Công nghệ
thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện
đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số”.
2. Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động công
chứng
Hoạt động công chứng bản chất cũng là hoạt động thu thập, khai thác thông tin.
Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động cơng chứng có thể làm thay đổi hoàn
toàn diện mạo và cách thức của hoạt động công chứng, nâng hiệu quả công việc và độ
an toàn lên rất nhiều lần, rút ngắn đến mức tối đa khoảng cách về không gian và thời
gian. Dưới đây là một số vai trò cơ bản của công nghệ thông tin trong hoạt đợng cơng
chứng:
2.1. Vai trị của cơng nghệ thơng tin trong hoạt động tra cứu lịch sử
giao dịch tài sản
Tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch; việc tài sản có được giao dịch, trao
đổi hay khơng hay việc xác định chủ sở hữu hiện tại của tài sản có vai trị rất quan
trọng trong hợp đờng cơng chứng. Do đó, để phịng ngừa trường hợp tài sản đã được
giao dịch nhưng chủ sở hữu cũ cố tình tiếp tục mang tài sản đi giao dịch để lừa đảo thì

hiện nay một số địa phương đang sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ cơng chứng để
kiểm sốt vấn đề này. Ví dụ thành phớ Đà Nẵng đã ứng dụng công nghệ thông tin vào
lĩnh vực này để quản lý lịch sử tài sản giao dịch. Hiện tại, thành phố Đà Nẵng đang áp
dụng phần mềm UCHI trong việc quản lý lịch sử giao dịch liên quan đến tài sản. Phần
mềm này giúp các công chứng viên dễ dàng tra cứu hồ sơ giao dịch liên quan đến tài
sản, lịch sử giao dịch, cũng như thống kê tình hình số lượng hợp đồng, giao dịch được
2


công chứng để phục vụ cho công tác quản lý của Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng.
Phần mềm quản lý hồ sơ cơng chứng UCHI này gồm những tính năng cơ bản sau đây:
+ Cho phép các tổ chức công chứng tiếp nhận; quản lý, lưu trữ; tra cứu thông tin
các giao dịch; hợp đồng một cách thống nhất, khoa học. Hệ thống tự động lưu lại
thông tin giao dịch của tài sản trong hợp đồng sau mỗi lần giao dịch. Điều này giúp tạo
nên lịch sử giao dịch đầy đủ của tài sản; là cơ sở đáng tin cậy cho cơng chứng viên xác
định tính hợp lệ của giao dịch tiếp theo liên quan đến tài sản. Tìm kiếm nhanh chóng
hồ sơ giao dịch liên quan đến tài sản theo số hồ sơ, số công chứng, theo đặc điểm riêng
của tài sản như: số đăng kí phương tiện, số khung, số máy; theo số chứng nhận, số tờ
bản đồ của bất động sản,… và tìm kiếm người chủ sở hữu hiện tại của tài sản, tình
trạng của tài sản,…
+ Cơng chứng viên; chun viên nghiệp vụ có thể tìm kiếm, tra cứu; lập báo cáo về
các giao dịch, hợp đồng đã cơng chứng dễ dàng, nhanh chóng và chuyên nghiệp. Điển
hình như việc báo cáo thống kê về việc quản lý chi tiết các hồ sơ công chứng về số
lượng, người thực hiện công chứng, tài sản, thời gian,…
+ Tạo dựng cơ sở dữ liệu dùng chung; các tổ chức hành nghề cơng chứng có thể
chia sẻ thơng tin hạn chế rủi ro; ngăn chặn các giao dịch giả; tiết kiệm thời gian và chi
phí. Dữ liệu ngăn chặn được phân loại rõ ràng và cơ sở dữ liệu này có nguồn gốc rõ
ràng xuất phát từ hai nguồn chính: phần lớn do Cơ quan có thẩm quyền (Viện kiểm
sốt nhân dân, Tịa án nhân dân….) và một phần do chính các tổ chức hành nghề cơng
chứng trong hệ thống cập nhật lên trong chính q trình hoạt động hành nghề.

+ Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công nghệ thông tin cho các
tổ chức hành nghề công chứng.
+ Tạo dựng kênh thông tin liên lạc giữa Sở Tư pháp với các tổ chức hành nghề
công chứng; tăng cường sự quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng.
+ Trợ giúp Trưởng Văn phòng trong việc quản lý; đánh giá hiệu quả cơng việc của
nhân viên.
+ Hệ thống cịn cung cấp nhiều loại báo cáo theo nhiều tiêu chí khác nhau. Người
dùng có thể tùy biến sử dụng theo mục đích của mình. Thao tác sử dụng hệ thống trở
nên rất đơn giản bởi bố cục phần mềm được thiết kế khoa học, logic và thống nhất.
Chương trình được xây dựng với mục đích hạn chế việc thực hiện đồng thời nhiều
giao dịch đối với một tài sản; hạn chế việc công chứng đối với giấy chứng nhận quyền
sở hữu nhà, quyền sử dụng đất đã có quyết định thu hồi, đã bị hủy, đã bị mất…; hạn
chế việc sử dụng văn bản công chứng giả tham gia giao dịch, đăng ký biến động, đăng
ký giao dịch bảo đảm…Việc chia sẻ thông tin dữ liệu ngăn chặn, thông tin lịch sử giao
dịch của tài sản là xu thế chung của tất cả các tổ chức hành nghề công chứng; phần
3


mềm hệ thống UCHI đã được thiết kế sẵn sàng cho việc thay đổi mở rộng sau này.
Phần mềm quản lý hợp đồng công chứng và dữ liệu ngăn chặn UCHI đã được Sở Tư
pháp Hà Nội, Sở Tư pháp các tỉnh thành và hơn 200 Văn phòng công chứng trên cả
nước đánh giá là một phần mềm hiệu quả, hữu ích và lựa chọn là sản phẩm ứng dụng
triển khai tại Sở Tư pháp và các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố.
Với nhiều chức năng hiệu quả như vậy, tuy nhiên thực trạng sử dụng phần mềm
này tại địa bàn thành phố Đà Nẵng vẫn còn nhiều bất cập. Cụ thể, một số tổ chức hành
nghề công chứng chưa thực sự thực hiện tốt công tác nhập hồ sơ lên hệ thống, thường
cuối ngày làm việc các tổ chức hành nghề công chứng mới tiến hành cập nhật thơng
tin lên hệ thống, có một số trường hợp, hồ sơ giao dịch đã công chứng nhưng không
được cập nhật, một vài ngày sau mới cập nhật lên hệ thống và cập nhật thông tin
không đầy đủ. Tình trạng này làm ảnh hưởng khơng nhỏ đến tính hiệu quả của hệ

thống, bởi vì nhóm đối tượng xấu có thể lợi dụng khoảng thời gian hồ sơ chưa được
cập nhật trên hệ thống này để tiếp tục tiến hành giao dịch tài sản cho một đối tượng
khác, ở một tổ chức hành nghề công chứng khác mà khơng gặp khó khăn gì cả. Ngồi
ra, mặc dù phần mềm này rất nhiều tính năng có ích, tuy nhiên hầu hết các công chứng
viên và tổ chức hành nghề cơng chứng vẫn chưa khai thác được hết những tính năng
hữu ích nêu trên.
2.2. Vai trị của cơng nghệ thơng tin trong hoạt động tra cứu ngăn
chặn từ hệ thống cơ sở dữ liệu của Sở Tư pháp
Hiện nay, một số địa phương đã thành lập được hệ thống cơ sở dữ liệu cho hoạt
động công chứng để giảm thiểu rủi ro cho các công chứng viên và giảm thiểu tình
trạng lừa đảo trong hoạt động cơng chứng. Hệ thống tra cứu ngăn chặn của Sở Tư
pháp thành phố Đà Nẵng được tích hợp trong phần mềm UCHI cho phép cơng chứng
viên xác định được tình trạng hiện tại của tài sản, các yêu cầu ngăn chặn của các cơ
quan nhà nước có thẩm quyền. Điều này giúp cơng chứng viên thực hiện nghiệp vụ
cơng chứng an tâm và chính xác hơn, người yêu cầu công chứng cũng sẽ nắm rõ được
tình trạng tài sản mà mình đang giao dịch qua đó làm giảm thiểu rủi ro trong các hợp
đồng, giao dịch được cơng chứng. Tuy nhiên, vẫn cịn tồn tại nhiều bất cập của hệ
thống này là mới chỉ cập nhật được thông tin dữ liệu đối với tài sản – đối tượng của
hợp đồng, giao dịch mà chưa quản lý được chủ thể tham gia hợp đồng, giao dịch.
2.3. Vai trị của cơng nghệ thơng tin trong việc thiết lập hệ thống
dữ liệu văn bản pháp luật
Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 của Chính phủ về chính sách phát triển
nghề cơng chứng đã đề ra 4 nhóm cơng việc trong nhiệm vụ, giải pháp về ứng dụng
công nghệ thông tin và cải cách thủ tục hành chính trong hoạt động cơng chứng, gờm:
Hồn thiện cơ chế, chính sách, pháp luật để tạo điều kiện cho hoạt động công chứng
4


phát triển ổn định, bền vững; Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
công chứng, đáp ứng yêu cầu của việc xây dựng Chính phủ điện tử và cuộc cách mạng

công nghiệp lần thứ tư; Phát triển tổ chức hành nghề công chứng bảo đảm ổn định, bền
vững gắn với sự phát triển kinh tế - xã hội theo địa bàn cấp huyện; Nâng cao hiệu quả
công tác quản lý nhà nước đối với tổ chức và hoạt động cơng chứng, phát huy vai trị
của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên.
Bộ Tư pháp đang có kế hoạch xây dựng, hồn thiện hệ thống pháp luật số để tiện
lợi cho việc quản lý và tra cứu dễ dàng cho người sử dụng. Hiện nay, có một số cơng
ty đã và đang thống kê, mã hóa các văn bản pháp luật của nước ta để tạo thành một hệ
thống dữ liệu thông tin điện tử. Điều này tạo điều kiện hết sức thuận lợi cho việc tra
cứu văn bản pháp luật hiện hành đối cơng chứng viên nói riêng và mọi người nói
chung.
3. Định hướng phát triển, những thành tựu và hạn chế của
việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công
chứng hiện nay
3.1. Định hướng phát triển của việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động công chứng
Công nghệ thông tin ngày càng phổ biến trong hầu hết các lĩnh vực đời sống – xã
hội hiện nay. Việc ban hành Quyết định số 682/QĐ-BTP của Bộ trưởng Bộ Tư pháp
về ban hành kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin, phát triển Chính phủ số và bảo
đảm an toàn thông tin mạng trong hoạt động của Ngành tư pháp giai đoạn 2021 - 2025
ngày 07/05/2021 cho thấy nước ta đã và đang có định hướng áp dụng các thành tựu
cơng nghệ thông tin vào các hoạt động tư pháp, bao gồm cả hoạt động cơng chứng.
Chính phủ đã đặt ra các nhiệm vụ cũng như đưa ra các giải pháp nhằm đẩy mạnh ứng
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng, đáp ứng yêu cầu của việc xây
dựng Chính phủ điện tử và cuộc cách mạng cơng nghiệp lần thứ tư. Theo đó, Thủ
tướng Chính phủ yêu cầu xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định
của Luật Công chứng để phục vụ hoạt động công chứng, đảm bảo chia sẻ và kết nối
thông tin công chứng với các ngành, lĩnh vực khác có liên quan. Trong đó có việc tiếp
tục rà sốt phát triển, nâng cấp công nghệ thông tin trên nền tảng đã có, xây dựng kế
hoạch triển khai, hướng dẫn việc kết nối, chia sẻ dữ liệu về đất đai, nhà ở, doanh
nghiệp, dân cư với cơ sở dữ liệu công chứng bảo đảm việc kết nối liên thông giữa các

Sở, ban, ngành có liên quan với các tổ chức hành nghề cơng chứng. Thực hiện thí
điểm liên thơng khi có u cầu của cá nhân, tổ chức đối với thủ tục công chứng; đăng
ký quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất và thuế nhằm tiết kiệm thời gian,
chi phí trong việc thực hiện thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức; giúp phát hiện,
ngăn chặn các giao dịch giả tạo, hợp pháp hóa các giao dịch bất hợp pháp; tránh thất
5


thốt nguồn thu cho ngân sách nhà nước. Liên thơng các thủ tục công chứng đăng ký
quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất và thuế. Chuẩn bị cho việc thực hiện công
chứng trên môi trường điện tử.

3.2. Những thành tựu đạt được trong việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động công chứng
Thực tiễn hoạt động công chứng thời gian qua đã đạt được những thành tựu bước
đầu về ứng dụng công nghệ thông tin và cải cách thủ tục hành chính, trong đó phải kể
đến một số kết quả như: đã có cơ sở dữ liệu cơng chứng, hầu hết các tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương đã ban hành và đưa vào sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu công
chứng. Điều này đã giúp cho việc cung cấp thơng tin về tình trạng pháp lý của tài sản,
thông tin ngăn chặn và chia sẻ thông tin trong hoạt động công chứng. Thủ tục hành
chính trong hoạt động công chứng cũng đã được thực hiện như cá nhân, tổ chức có
quyền lựa chọn tở chức hành nghề công chứng hoặc nơi chứng thực hợp đồng, giao
dịch. Tuy nhiên, trong điều kiện hoạt động công chứng đang phải chịu nhiều tác động,
nhiều loại tội phạm lừa đảo ở cấp độ tinh vi, phạm vi rộng. Cùng với đó, để đáp ứng
u cầu hội nhập thì việc ứng dụng công nghệ thông tin và cải cách thủ tục hành chính
trong hoạt động công chứng đòi hỏi phải được nâng lên tầm cao mới.
Xu hướng chung ở tất cả mọi nơi là ứng dụng công nghệ thông tin với phạm vi sâu,
rộng hơn và triệt để hơn vào trong hoạt động cơng chứng. Nhìn vào tồn bộ các hoạt
động của tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên tại Việt Nam hiện nay thì
cơng nghệ thơng tin có thể được ứng dụng vào nhiều hoạt động khác nhau như: Tiếp

nhận thông tin và giao tiếp với khách hàng (Thông qua email, các ứng dụng nhắn tin,
gửi tài liệu...), xử lý thông tin (Soạn thảo, in ấn văn bản bằng MS Office), tra cứu
thông tin (Tra cứu văn bản pháp luật từ internet hoặc dữ liệu offline, tra cứu dữ liệu
ngăn chặn từ cơ sở dữ liệu công chứng - chưa phổ biến), tra cứu dữ liệu về mẫu dấu,
chữ ký, hồ sơ lưu trữ (do tổ chức hành nghề công chứng tự hệ thống và lưu trữ – ở một
số ít tổ chức hành nghề cơng chứng), lưu trữ thông tin (Quản lý sổ lưu trữ, sổ cơng
chứng/chứng thực, sổ theo dõi cơng văn, thư tín - chủ yếu vẫn bằng MS Office), các
hoạt động quản lý như quản lý thu chi tài chính, quản lý lao động, tiền lương (bằng
Excel, một số tổ chức hành nghề cơng chứng có phần mềm kế toán).
3.3. Những mặt hạn chế trong việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động công chứng
Bên cạnh những thành tựu đạt được, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động công chứng vẫn còn tồn tại nhiều mặt hạn chế. Nhiều địa phương chưa thật sự
6


quản lý được hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng. Trên thực tế, đa số các địa phương
được xem là đã hoàn thành việc xây dựng cơ sở dữ liệu nhưng thực sự vẫn chưa tự chủ
trong việc xây dựng, quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng mà chủ yếu là thuê lại
hệ thống cơ sở dữ liệu của các công ty tư nhân. Điều này dẫn đến hiệu quả quản lý nhà
nước gặp nhiều khó khăn trong xử lý, lưu trữ thông tin, nhất là trường hợp gặp phải sự
cố kỹ thuật, phụ thuộc nhiều vào doanh nghiệp cung cấp, về lâu dài tính ổn định, bền
vững không cao.
Do các địa phương tự chủ động xây dựng cơ sở dữ liệu về công chứng dẫn đến
thiếu sự thống nhất trong toàn quốc. Các cơ sở dữ liệu của địa phương chỉ có thơng tin
cơng chứng của địa phương đó, khơng có thơng tin cơng chứng của các tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương khác. Đối với những giao dịch liên quan đến động sản, pháp
luật không hạn chế phạm vi công chứng theo địa hạt thì cơng chứng viên khơng thể tra
cứu được lịch sử giao dịch của tài sản ở các tỉnh, thành phố khác, tiềm ẩn rủi ro nếu tài
sản được công chứng ở các tỉnh khác nhau.

Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng của các tỉnh tự xây dựng hoặc thuê lại từ doanh
nghiệp nên khó liên thơng, kết nối với nhau và khó kết nối với các cơ sở dữ liệu
chuyên ngành khác dẫn đến hiệu quả trong hỗ trợ cải cách thủ tục hành chính chưa cao
khi người dân, doanh nghiệp vẫn phải đến nhiều cơ quan để giải quyết thủ tục hành
chính, phát sinh thời gian, chi phí xã hội. Ví dụ như thủ tục liên quan đến chuyển
quyền sử dụng đất, người dân, doanh nghiệp phải đến bốn cơ quan, tổ chức: Tổ chức
hành nghề công chứng để làm hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất; Văn
phòng đăng ký quyền sử dụng đất để đăng ký biến động về sử dụng đất, tài sản gắn
liền với đất; cơ quan thuế để kê khai thuế; kho bạc nhà nước để nộp thuế.
Tại mỗi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cơ sở dữ liệu công chứng đa phần
được khai thác trong nội bộ cơ quan quản lý nhà nước trực tiếp là Sở Tư pháp và các
tổ chức hành nghề công chứng, chưa được kết nối để cập nhật, khai thác thông tin đến
cấp xã. Trong khi đó, pháp luật quy định đối với giao dịch liên quan đến bất động sản
(đất, nhà), người dân có thể lựa chọn công chứng ở tổ chức hành nghề công chứng
hoặc chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất, nhà. Tuy nhiên, do chưa có cơ
sở dữ liệu thống nhất được cập nhật, khai thác đến tận cấp xã nên trong trường hợp bất
động sản được chứng thực tại cấp xã thì cơng chứng viên vẫn khó nhận biết nếu tra
cứu qua cơ sở dữ liệu công chứng.
Cơ sở dữ liệu chưa đồng bộ, chưa được liên thông nên việc quản lý để thực hiện
chủ trương chống thất thu thuế trong các giao dịch, nhất là giao dịch liên quan đến bất
động sản cịn khó khăn.
Hoạt động công chứng ngày càng phát triển, đáp ứng với nhu cầu phát triển kinh tế
- xã hội, nhưng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng rõ
7


ràng chưa theo kịp, chưa tương xứng với sự phát triển này, ảnh hưởng không nhỏ đến
công tác quản lý nhà nước cũng như hoạt động cơng chứng.
Như vậy, có thể nhận xét rằng, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
công chứng tại Việt Nam mới chỉ ở mức độ sơ khai, bắt đầu có chủ trương và ý tưởng

chứ chưa thực sự có một kế hoạch và chiến lược cụ thể. Ứng dụng công nghệ thông tin
chỉ được thực hiện một cách máy móc tùy vào khả năng của từng tổ chức hành nghề
công chứng.
4. Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông
tin trong hoạt động công chứng
Yêu cầu thực tiễn đã cho thấy sự cần thiết phải tăng cường ứng dụng công nghệ
thông tin, thực hiện chuyển đổi số trong hoạt động công chứng nhằm đáp ứng yêu cầu
phát triển của nghề công chứng cũng như chủ trương, kế hoạch chuyển đổi số trong
các lĩnh vực mà Đảng và Nhà nước đang đẩy mạnh thực hiện. Trong đó, chú trọng một
số nhiệm vụ và giải pháp trọng tâm trong việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động công chứng như sau:
+ Nâng cao trình độ tin học của cơng chứng viên và đội ngũ nhân viên, áp dụng các
tiến bộ công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng. Công nghệ thơng tin ngày càng
phát triển, những ứng dụng của nó ngày càng đa dạng, để thực hiện tốt nghiệp vụ cơng
chứng, các cơng chứng viên phải khơng ngừng tự hồn thiện bản thân, cập nhật các
ứng dụng mới vào trong cơng việc của mình. Thường xun tổ chức các lớp đào tạo,
bồi dưỡng và chia sẻ về ứng dụng của công nghệ thông tin trong hoạt động công
chứng để phổ biến việc áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng.
Công nghệ thông tin không chỉ áp dụng bằng các phần mềm, hiện nay nhiều loại máy
tính, máy qt có thể phân tích, phát hiện được giấy tờ, hồ sơ giả. Thiết nghĩ, các tổ
chức hành nghề công chứng nên có kế hoạch áp dụng những thành tựu và phương
pháp này vào tổ chức của mình.
+ Xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về công chứng, chứng thực, thống nhất giữa các
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, được liên thông, liên kết với hệ thống cơ sở dữ
liệu quốc gia khác liên quan đến công chứng (cơ sở dữ liệu về dân cư, hộ tịch, đất đai,
thuế,...), cho phép các tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan nhà nước khai
thác phục vụ công việc. Trên cơ sở đó, giải quyết cơ bản các vướng mắc hiện nay,
như: công khai, minh bạch thông tin công chứng động sản ở các tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương; thông tin công chứng, chứng thực giữa các tổ chức hành nghề công
chứng và Ủy ban nhân dân cấp xã; công tác quản lý nhà nước về công chứng, thuế, đất

đai được thuận lợi và đầy đủ thông tin hơn, góp phần chống thất thu thuế hiệu quả hơn.
+ Xây dựng hệ thống dữ liệu quốc gia về thông tin công dân và cần một cơ chế
phối hợp, chia sẻ, khai thác một cách hợp lý giữa các cơ quan quản lý nhà nước về cơ
8


sở dữ liệu về dân cư, cơ sở dữ liệu về hộ tịch, cơ sở dữ liệu về cấp giấy chứng nhận
quyền sở hữu tài sản, cơ sở dữ liệu về đăng ký giao dịch bảo đảm, cơ sở dữ liệu về
giao dịch công chứng… Từng bước kết nối, chia sẽ với các dữ liệu khác của cơ quan
nhà nước (cơ sở dữ liệu hộ tịch, hệ thống đăng ký giao dịch bảo đảm, cơ sở dữ liệu
điện tử về thi hành án dân sự,...) để cung cấp dịch vụ cơng kịp thời, cải cách thủ tục
hành chính, giảm tải bớt các giai đoạn thực hiện thủ tục hành chính cho người dân.
Hoạt động công chứng tại nước ta hiện đang phụ thuộc rất nhiều vào các giấy tờ cứng.
Tình trạng này làm phát sinh hàng loạt các vấn đề bất cập như: các thủ tục hành chính
phức tạp, nạn làm giả giấy tờ, hồ sơ làm ảnh hưởng không nhỏ đến người yêu cầu
công chứng và công chứng viên. Thiết nghĩ nước ta nên xây dựng hệ thống thông tin
của cơng dân, trong đó lưu trữ tất cả các thông tin cơ bản của một cá nhân: tên, ngày
sinh, địa chỉ thường trú, tình trạng hơn nhân, tiền án, tiền sự,… và quản lý những
thông tin này theo dạng dãy số. Nếu làm được điều này, chúng ta sẽ tránh được rất
nhiều thủ tục hành chính khơng cần thiết và đảm bảo tính an tồn khi tiến hành hoạt
động công chứng. Công chứng viên cần phải tiếp cận được các cơ sở dữ liệu cơ bản,
có liên quan trực tiếp đến hoạt động công chứng. Việc cho phép công chứng viên tiếp
cận các cơ sở dữ liệu này sẽ loại bỏ gần như hoàn toàn vấn nạn làm giả giấy tờ, đồng
thời giảm thiểu được hầu hết các thủ tục xin trích lục, xác minh thơng tin, rút ngắn thời
gian cơng chứng, tiết kiệm được rất nhiều chi phí và công sức cho người dân, giảm tải
cho cơ quan hành chính nhà nước…
+ Tiến hành số hóa hồ sơ, tài liệu công chứng, thực hiện lưu trữ, khai thác tài liệu
đã được số hóa, ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong việc tiếp nhận yêu cầu công
chứng, giao tiếp bằng văn bản điện tử, bảo đảm hiệu quả kinh tế và hiệu quả quản lý
trong hoạt động công chứng. Ước tính, nếu pháp luật cho phép số hóa một phần của

lưu trữ hờ sơ cơng chứng thì chi phí cho việc lưu trữ cũng như quản lý hồ sơ lưu trữ tại
các tổ chức hành nghề cơng chứng có thể cắt giảm tới 50%. Xa hơn, nếu việc lưu trữ
hồ sơ công chứng được thực hiện tập trung ở cấp độ quốc gia thì khơng những giảm
thiểu chi phí chung cho hoạt động lưu trữ mà hiệu quả của công tác thanh tra kiểm tra,
giám sát, báo cáo, thống kê của cơ quan chức năng như các Sở Tư pháp, Bộ Tư pháp
đối với lĩnh vực công chứng sẽ được tăng lên đáng kể.
+ Xây dựng giải pháp phần mềm, nâng cấp cơ sở hạ tầng, máy móc, thiết bị đáp
ứng các yêu cầu về mặt kỹ thuật cho việc xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu. Xác định
rằng các tổ chức hành nghề công chứng chỉ trang bị hạ tầng phần cứng, còn cơ sở dữ
liệu và giải pháp phần mềm cần phải được đầu tư ở cấp độ quốc gia.
+ Xây dựng đội ngũ quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu chuyên nghiệp. Một thách thức
đặt ra khi xây dựng hệ thống dữ liệu thông tin là tình trạng quản lý tính bảo mật của hệ
thống. Hiện nay, hầu hết các cán bộ quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu đều chưa thực sự
chuyên nghiệp, tình trạng này làm phát sinh rủi ro là hệ thống có thể bị truy cập trái
9


phép hoặc thơng tin có thể bị sửa chữa, làm sai lệch. Với định hướng của nước ta hiện
nay, việc áp dụng công nghệ thông tin trong mọi lĩnh vực là xu thế tất yếu, điều đó địi
hỏi đội ngũ quản lý cơng nghệ phải hết sức chun nghiệp, vì khi đưa tồn bộ thơng
tin, dữ liệu mã hóa thành dạng thơng tin số, việc đảm bảo tính bảo mật thông tin là vấn
đề liên quan trực tiếp đến an ninh quốc gia, do đó cần phải được chú ý quan tâm.
+ Triển khai có lộ trình việc cơng chứng điện tử (công chứng trực tuyến) đáp ứng
yêu cầu công chứng từ xa và nhu cầu giải quyết các vấn đề trong công chứng, trước
hết bắt đầu với những dịch vụ công chứng đơn giản cho trường hợp người dân ở xa,...
Để thực hiện được chủ trương này, cần chuẩn bị tốt hệ thống cơ sở dữ liệu, hệ thống
phần mềm, cơ sở hạ tầng, thiết bị bảo đảm các điều kiện bảo mật, an toàn, hiệu quả
nhưng vẫn dễ sử dụng. Xây dựng khung pháp lý cho hoạt động công chứng trên môi
trường điện tử như: dữ liệu công chứng, hồ sơ công chứng, chữ ký, con dấu điện tử
của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng, chuẩn hóa thủ tục hành chính

cơng chứng trên mơi trường điện tử, xác định điều kiện bảo đảm năng lực chủ thể
tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch,...
+ Xây dựng cơ chế pháp lý cho việc thu thập và sử dụng dữ liệu. Việc này cần phải
được xây dựng một cách chặt chẽ, khoa học và thống nhất trên phạm vi cả nước, đồng
bộ với các văn bản pháp luật hiện hành. Khơng chỉ có Luật Cơng chứng là văn bản
chuyên ngành trực tiếp quy định về việc giữ bí mật nội dung cơng chứng, Hiến Pháp
2013 và nhiều văn bản quy phạm pháp luật khác như: Bộ luật Dân sự năm 2015, Bộ
luật Tố tụng Dân sự năm 2015, Luật an toàn thông tin mạng năm 2015 cập nhật năm
2022, … cũng đều có các quy định cụ thể, góp phần tạo hành lang pháp lý quan trọng
cho việc bảo vệ thông tin cá nhân. Thông tin công chứng không thể khai thác tràn lan
và tùy tiện như hiện nay mà cần phải có sự giám sát chặt chẽ của cơ quan quản lý cũng
như của chính người sở hữu thơng tin đó. Sở Tư pháp cần tham mưu Ủy ban nhân dân
cấp tỉnh trong việc hoàn chỉnh xây dựng hoặc tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ sung cho phù
hợp về cơ sở dữ liệu công chứng và quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công
chứng theo quy định của Luật Công chứng để đảm bảo an toàn pháp lý trong hoạt
động công chứng, tăng cường mối quan hệ phối hợp, xây dựng mạng thông tin kết nối,
trao đổi thông tin giữa các tổ chức hành nghề công chứng với các cơ quan liên quan
như Văn phòng đăng ký đất đai, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Sở Tài nguyên và
Môi trường…
+ Xây dựng chuẩn kiến thức về ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực cơng
chứng và phổ biến trên tồn quốc. Những kiến thức này phải sát với thực tế công việc
hàng ngày của tổ chức hành nghề công chứng chứ khơng phải kiến thức hàn lâm. Hiện
nay, chương trình đào tạo của các trường đại học, học viện liên quan đến lĩnh vực pháp
luật và ngành công chứng chưa dành một thời lượng tương xứng cho nội dung ứng
dụng công nghệ thông tin.
10


PHẦN III: KẾT LUẬN
Hoạt động công chứng ở nước ta hiện nay đã phần nào giảm bớt gánh nặng cho cơ

quan công quyền trong việc giải quyết thủ tục hành chính. Việc ứng dụng cơng nghệ
thơng tin vào trong hoạt động cơng chứng mang lại rất nhiều lợi ích như lưu trữ được
nhiều hồ sơ, truyền tải thông tin nhanh chóng, tra cứu thơng tin hợp đồng, giao dịch
thuận tiện, chính xác hơn, góp phần thúc đẩy hoạt động này ngày một hiệu quả, bảo
đảm an toàn pháp lý, ngăn ngừa tranh chấp, giảm thiểu rủi ro cho các hoạt động giao
dịch để bảo vệ quyền, lợi ích của người u cầu cơng chứng và quyền, lợi ích hợp
pháp của các tổ chức tham gia giao dịch.
Tuy nhiên, với thực trạng hiện nay thì việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong
hoạt động công chứng còn rất chậm chạp. Không chỉ chậm so với các ngành, lĩnh vực
khác mà còn rất chậm so với tốc độ chung của xu thế thời đại. Đổi mới hoạt động công
chứng đang là nhu cầu cấp thiết để đáp ứng yêu cầu về phát triển kinh tế - xã hội của
đất nước và cải cách tư pháp, đưa hoạt động công chứng Việt Nam hội nhập với khu
vực và thế giới. Thực tế này cần phải được thay đổi càng sớm càng tốt, bắt đầu từ
chính các lãnh đạo, các cơ quan quản lý và hoạch định chính sách cũng như tại các
Văn phòng công chứng và công chứng viên. Việc ứng dụng công nghệ thơng tin cần
được đẩy mạnh với vai trị là công cụ hỗ trợ nhằm kết nối dữ liệu, phân tích dữ liệu
một cách nhanh chóng và chính xác hơn. Qua đó, giúp nâng cao hiệu quả thực hiện thủ
tục cơng chứng và đảm bảo tính an tồn pháp lý cho hồ sơ cơng chứng.
Q trình thực hiện chun đề cũng giúp học viên có cái nhìn tổng quan, tìm hiểu
được những kiến thức bổ ích và bồi dưỡng thêm kỹ năng cần thiết để khắc phục những
bất cập còn tồn tại, thiếu sót của bản thân về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động công chứng.
Trên đây là bài viết báo cáo của học viên, trong quá trình nghiên cứu, tìm hiểu và
thực hiện chun đề khơng thể tránh khỏi những sai sót, học viên mong nhận được sự
đóng góp ý kiến của quý Thầy, Cơ về bài báo cáo để học viên hoàn thiện hơn những
kiến thức của bản thân đối với chuyên đề.
Xin chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô!

11

PHẦN IV: DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình kỹ năng hành nghề công chứng tập 1, 2, 3 - Nhà xuất bản Tư pháp.
2. Luật Công chứng năm 2014.
3. Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng 6 năm 2006 của
Quốc hội có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2007, được sửa đổi, bổ sung bởi:
Luật Quy hoạch số 21/2017/QH14 ngày 24 tháng 11 năm 2017 của Quốc hội, có
hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2019.
4. Bộ Luật Dân sự năm 2015.
5. Bộ Luật Tố tụng dân sự năm 2015.
6. Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 của Chính phủ về chính sách phát
triển nghề cơng chứng.

12


13