Thực hành xây dựng phần mềm kế toán bán hàng
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.43 MB, 119 trang )
MỤC LỤC
CHƯƠNG 1 : NHẬN THỨC CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THƠNG TIN VÀ
CƠNG TÁC KẾ TỐN BÁN HÀNG................................................................................8
1.1 KHÁI LUẬN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN............................................8
1.1.1
1.1.2
1.1.3
Khái niệm hệ thống thông tin..........................................................................8
Tầm quan trọng của hệ thống thông tin tốt....................................................8
Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin............................................9
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.2.4
Khảo sát hiện trạng hệ thống........................................................................10
Xác định mơ hình nghiệp vụ của hệ thống....................................................10
Phân tích làm rõ yêu cầu và đặc tả u cầu(Mơ hình hóa q trình xử lý)....11
Thiết kế logic và thiết kế vật lý......................................................................11
1.3.1
1.3.2
1.3.3
1.3.4
Nhiệm vụ của kế toán bán hàng....................................................................15
Một số khái niệm liên quan...........................................................................16
Hình thức kế tốn sử dụng............................................................................19
Các tài khoản kế toán và chứng từ sử dụng..................................................28
2.1.1
2.1.2
2.1.3
Giới thiệu về công ty......................................................................................36
Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý cơng ty............................................................37
Tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty.............................................................38
2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.2.4
Tổ chức bộ máy.............................................................................................38
Hình thức kế tốn sử dụng............................................................................39
Tài khoản kế toán sử dụng............................................................................41
Các hồ sơ dữ liệu sử dụng tại công ty............................................................42
2.3.1
2.3.2
Đánh giá hiện trạng.......................................................................................42
Giải pháp khắc phục......................................................................................43
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.1.5
Mục tiêu hệ thống.........................................................................................45
Xác định yêu cầu và mô tả bài tốn...............................................................45
Dữ liệu vào và thơng tin ra............................................................................47
Mơ hình nghiệp vụ bài tốn...........................................................................49
Mơ hình khái niệm logic................................................................................54
3.2.1
3.2.2
Mơ hình logic.................................................................................................66
Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý...........................................................................69
1.2 Q TRÌNH PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THƠNG TIN..........................................10
1.3 KHÁI QT CHUNG VỀ KẾ TỐN BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP........15
CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY
THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ XÂY DỰNG ĐỨC LINH...................................................36
2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY ĐỨC LINH..............................................................36
2.2 HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY ĐỨC
LINH38
2.3 Đánh giá hiện trạng và giải pháp khắc phục................................................42
CHƯƠNG 3 : XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TỐN BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY ĐỨC LINH
45
3.1 Phân tích hệ thống.......................................................................................45
3.2 THIẾT KẾ PHẦN MỀM KẾ TỐN BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY TNHH ĐỨC LINH. 66
0
3.3 MỘT SỐ THUẬT TOÁN ĐÃ SỬ DỤNG............................................................75
3.3.1
3.3.2
3.3.3
Thuật kiểm tra mật khẩu...............................................................................75
Thuật tốn nhập hóa đơn..............................................................................76
Thuật tốn tìm và sửa bản ghi.......................................................................77
3.4.1
3.4.2
3.4.3
Giao diện chương trình.................................................................................78
Một số Form chính........................................................................................81
Một số report................................................................................................93
3.4 CHƯƠNG TRÌNH DEMO...............................................................................78
3.4.4
Một số code chương trình.....................................................................................................................96
1
NHẬN THỨC CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CƠNG
TÁC KẾ TỐN BÁN HÀNG
KHÁI LUẬN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN
Khái niệm hệ thống thơng tin
HTTT là tập hợp có tổ chức những con người, các thiết bị phần mềm, dữ
liệu, … để thực hiện hoạt động thu nhận, lưu trữ, xử lý, truyền tin trong một tập
hợp các ràng buộc gọi là môi trường.
Như trên đã minh họa, mỗi HTTT đều có 4 bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu
vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa thông tin đầu ra. Đầu vào (Inputs)
của HTTT được lấy từ các nguồn (source) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó
cùng các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả chưa xử lý được chuyển đến
các đích (destination) hoặc kho dữ liệu (Store).
Tầm quan trọng của hệ thống thông tin tốt
Như chúng ta đã biết từ trước, quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa
phần lớn vào chất lượng thơng tin do hệ thống thơng tin chính thức sản sinh ra.
Dễ thấy rằng từ sự hoạt động kém chất lượng của một hệ thống thông tin sẽ là
nguồn gốc gây ra những hậu quả nghiêm trọng.
Một hệ thông tin tốt hay xấu được đánh giá thông qua chất lượng thơng
tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng như sau:
Độ tin cậy: Thể hiện qua độ chính xác và độ xác thực. Thơng tin ít độ tin
cậy sẽ gây cho tổ chức những hậu quả xấu. Các hậu quả đó sẽ kéo theo hàng loạt
các vấn đề khác của tổ chức như uy tín, hình ảnh tổ chức… trước các đối tác.
Tính đầy đủ: Thể hiện sự bao quát các vấn đề để đáp ứng yêu cầu của nhà
quản lý. Nhà quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ có thể dẫn tới các quyết định
hành động khơng đáp ứng địi hỏi của tình hình thực tế. Điều này sẽ gây tổn hại
lớn cho tổ chức.
Tính thích hợp và dễ hiểu: Một hệ thống thông tin không thích hợp hoặc
khó hiểu do có q nhiều thơng tin khơng thích ứng với người nhận, thiếu sự sáng
sủa, dùng nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, do các phần tử thơng tin bố trí chưa
hợp lý. Một HTTT như vậy sẽ dẫn đến hoặc làm hao tổn chi phí cho việc tạo ra các
thông tin không cần thiết hoặc ra các quyết định sai do thiếu thông tin cần thiết.
2
Tính được bảo vệ: Thơng tin vốn là nguồn lực q giá của tổ chức. Vì vậy
khơng thể để cho bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận thơng tin. Do vậy, thông tin cần
được bảo vệ và chỉ những người có quyền mới được phép tiếp cận thơng tin. Sự
thiếu an tồn về thơng tin có thể cũng gây thiệt hại lớn cho tổ chức.
Tính kịp thời: Thơng tin có thể là đáng tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được
bảo vệ an tồn nhưng nó sẽ vẫn khơng có ích gì khi nó khơng được gửi tới người
sử dụng lúc cần thiết.
Để có được một hệ thống thơng tin hoạt động tốt, có hiệu quả cao là một
trong những công việc của bất kỳ nhà quản lý nào. Để giải quyết được vấn đề đó
cần xem xét kỹ cơ sở kỹ thuật cho các hệ thống thông tin, phương pháp phân tích
thiết kế và cài đặt một HTTT.
Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin
Thời đại ngày nay là một thời đại của khoa học Công nghệ thơng tin HTTT
đóng vai trị rất quan trọng trong đời sống quản lý sản xuất xã hội. HTTT mới sử
dụng cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ hỗ trợ quản lý một
cách hữu hiệu nhất. Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích HTTT đang tồn
tại, thiết kế một HTTT mới, thực hiện và tiến hành cài đặt HTTT mới.
Phương pháp phát triển một HTTT
Một phương pháp được định nghĩa như là một tập hợp các bước và các
công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ
quản lý hơn. Phương pháp phát triển một HTTT được đề nghị ở đây dựa vào
nguyên tắc cơ bản chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát
triển HTTT. Ba nguyên tắc đó là:
Nguyên tắc 1: Sử dụng các mơ hình. Đó là sử dụng các mơ hình logic, mơ hình
vật lý trong và mơ hình vật lý ngoài.
Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Đây là nguyên tắc của sự
đơn giản hóa. Thực tế chứng minh rằng để hiểu tốt một hệ thống trước hết phải
hiểu các mặt chung sau đó mới xem xét các chi tiết.
Nguyên tắc 3: Chuyển từ mơ hình logic sang mơ hình vật lý khi thiết kế, chuyển
từ mơ hình vật lý sang mơ hình logic khi phân tích.
3
Q TRÌNH PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THƠNG TIN
Q trình phân tích HTTT gồm 4 giai đoạn:
a. Khảo sát hiện trạng của hệ thống.
b. Xác định mơ hình nghiệp vụ.
c. Phân tích hệ thống và đặc tả yêu cầu.
d. Thiết kế hệ thống.
Khảo sát hiện trạng hệ thống
Trong phần này sẽ trình bày các bước thực hiện quá trình khảo sát các
công cụ được sử dụng để thu thập thông tin. Về nguyên tắc việc khảo sát hệ thống
được chia làm 2 giai đoạn:
Giai đoạn khảo sát sơ bộ: Nhằm hình thành dự án phát triển hệ thống
thông tin.
Giai đoạn khảo sát chi tiết: Nhằm thu thập các thông tin chi tiết của hệ
thống phục vụ phân tích u cầu thơng tin làm cơ sở cho bước thiết kế sau này.
Các bước khảo sát thu thập thơng tin: Q trình khảo sát hệ thống cần
trải qua các bước sau:
1.
Tiến hành thu thập thông tin bằng các phương pháp khác nhau.
2.
Củng cố, bổ sung và hoàn thiện kết quả khảo sát.
3.
Tổng hợp kết quả khảo sát.
4.
Hợp thức hóa kết quả khảo sát.
Xác định mơ hình nghiệp vụ của hệ thống
Trong phần này tiến hành mô tả các thông tin dữ liệu của tổ chức dạng
trực quan và có tính hệ thống hơn. Nhờ vậy, khách hàng có thể hiểu được và qua
đó có thể bổ sung và làm chính xác hóa hoạt động nghiệp vụ của tổ chức hiện
thời.
Các thành phần của một mơ hình nghiệp vụ:
Biểu đồ ngữ cảnh
Biểu đồ phân rã chức năng.
Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng.
Ma trận thực thể dữ liệu chức năng.
Mô tả chi tiết chức năng lá trong biểu đồ phân rã chức năng.
4
Các công cụ này giúp làm rõ hơn thực trạng của tổ chức, xác định phạm vi
miền nghiên cứu phát triển hệ thống. Từ đó đi đến quyết định xây dựng một dự
án về phát triển hệ thống thông tin, đưa ra yêu cầu cho hệ thống cần xây dựng.
Phân tích làm rõ yêu cầu và đặc tả yêu cầu (Mơ hình hóa q trình xử
lý)
Phần này làm rõ u cầu bằng cách sử dụng các mơ hình và cơng cụ hình
thức hóa hơn, như các biểu đồ luồng dữ liệu để mơ tả các tiến trình xử lý. Đến đây
ta được mơ hình khái niệm của hệ thống. Với mơ hình này, một lần nữa khách
hàng có thể bổ sung làm đầy đủ hơn các yêu cầu về HTTT cần xây dựng.
Mơ hình hóa tiến trình nghiệp vụ (modeling businees process) là sự biểu
diễn đồ thị các chức năng của quá trình để thu thập, thao tác, lưu trữ và phân
phối dữ liệu giữa các bộ phận trong hệ thống nghiệp vụ cũng như giữa hệ thống
và môi trường của nó.
Thiết kế logic và thiết kế vật lý
Trong bước này cần tìm giải pháp cơng nghệ cho các u cầu đã được xác
định ở bước phân tích. Các cơng cụ ở đây mang tính hình thức hóa cao cho phép
đặc tả các bản thiết kế để có thể ánh xạ thành cấu trúc chương trình, các chương
trình, các cấu trúc dữ liệu và các giao diện tương tác. Các cơng cụ ở đây bao gồm:
Mơ hình dữ liệu quan hệ E_R, mơ hình luồng dữ liệu hệ thống, các phương pháp
đặc tả nội dung xử lý của mỗi tiến trình, các hướng dẫn thiết kế cụ thể.
Thiết kế logic
Mơ hình thực thể mối quan hệ E_R (Entity- Relationship model)
Mơ hình E_R là mơ hình mơ tả dữ liệu của thế giới thực, không quan tâm
đến cách thức tổ chức và khai thác dữ liệu mục tiêu chủ yếu là mơ tả thế giới thực
đúng như nó tồn tại.
Mơ hình E_R gồm 3 thành phần: Thực thể dữ liệu, mối quan hệ giữa các
thực thể, các thuộc tính của thực thể và mối quan hệ.
Các bước phát triển mơ hình E_R từ các hồ sơ dữ liệu.
Gồm 4 bước:
Bước 1: Liệt kê, chính xác chọn lọc mục tin.
Liệt kê đầy đủ hoặc mục tin, không liệt kê dữ liệu.
5
Chính xác hóa: Thêm từ cho mục tin đủ nghĩa, 2 mục tin chỉ cùng một đối
tượng thì cùng tên, 2 mục tin chỉ 2 đối tượng khác nhau thì tên khác nhau.
Chọn lọc: Mỗi mục tin chỉ chọn 1 lần (Loại mục tin lặp lại) loại đi mục tin
không đặc trưng cho cả 2 lớp hồ sơ, loại mục tin có thể suy ra trực tiếp từ các
mục tin đã chọn.
Bước 2: Xác định thực thể, thuộc tính:
Tìm thuộc tính tên gọi: Tên thực thể.
Xác định thuộc tính của nó: Là thuộc tính có mang tên thực thể, khơng
mang tên thực thể khác và không chứa động từ.
Xác định định danh: Là thuộc tính có tính chất như định nghĩa, hoặc thêm
vào có tính chất như định nghĩa.
Bước 3: Xác định mối quan hệ và thuộc tính của nó:
Xác định mối quan hệ tương tác: Tìm các động từ và trả lời các câu hỏi
của các động từ : Ai?, Cho ai?, Cái gì?, Cho cái gì?, Ở đâu?... Và tìm câu trả lời trong
các thực thể: Bằng cách nào?. Khi nào?, Bao nhiêu?. Như thế nào?...
Xác định mối quan hệ phụ thuộc (sở hữu): Xét từng cặp thực thể và dựa
vào ngữ nghĩa và các thuộc tính cịn lại để tìm ra các mối quan hệ phụ thuộc.
Bước 4: Vẽ biểu đồ mơ hình.
Vẽ các thực thể: Mỗi thực thể là một hình chữ nhật + Tên
Xét từng quan hệ xem nó có liên quan đến thực thể nào vẽ xen vào các
thực thể đó và nối nó lại với các thực thể.
Bố trí lại biểu đồ cho hợp lí.
Xác định bản số của các thực thể.
Bổ sung các thuộc tính cho các thực thể và các mối quan hệ.
Mơ hình quan hệ:
Để tạo ra các dữ liệu trên máy, lưu trữ, khai thác dữ liệu trên máy người ta
tạo ra phần mềm công cụ gọi là Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu (database management
system-DBMD). Hệ thống này phải được xây dựng trên mơ hình dữ liệu, mơ hình
dữ liệu như vậy người ta gọi là mơ hình dữ liệu logic hay mơ hình quan hệ.
Mơ hình quan hệ gồm 2 thành phần cơ bản : Quan hệ (relation) và các
thuộc tính của quan hệ (attributes)
6
Quan hệ: quan hệ là một bảng dữ liệu gồm 2 chiều: Các cột có tên là
thuộc tính, các dịng khơng có tên là các bộ dữ liệu (bản ghi).
Thuộc tính: Thuộc tính của một quan hệ là tên các cột, các giá trị của
thuộc tính thuộc vào một miền xác định.
Các loại thuộc tính:
Thuộc tính lặp: là loại thuộc tính mà có giá trị của nó trên số dịng là khác
nhau cịn giá trị cịn lại của nó ở trên các dịng là như nhau.
Khóa dự tuyển: Là các giá trị xác định duy nhất ở mỗi dòng nếu có nhiều
hơn 1 thuộc tính khi bỏ đi 1 thuộc tính bất kỳ thì giá trị khơng xác định duy nhất
dịng. Trong các khóa dự tuyển chọn 1 khóa làm khóa chính của quan hệ gọi là
khóa quan hệ.
Các chuẩn cơ bản:
Chuẩn của một quan hệ là các đặc trưng, cấu trúc cho phép chúng ta nhận
biết được các cấu trúc đó.
Chuẩn 1- 1NF: là quan hệ khơng chứa thuộc tính lặp.
Chuẩn 2-2 NF: một quan hệ là 2 NF nếu đã là 1NF và khơng chứa thuộc
tính phụ thuộc vào một phần khóa.
Chuẩn 3-3NF: Một quan hệ là 3NF nếu đã là 2NF và khơng chứa thuộc tính
phụ thuộc bắc cầu vào khóa.
Chuẩn hóa:
Chuẩn hóa là 1 q trình để chuyển 1 quan hệ thành những quan hệ đơn
giản hơn và có thể có chuẩn cao hơn.
Tiến trình chuẩn hóa như sau:
Quan hệ chưa là 1NF: Tách các thuộc tính thành 2 quan hệ
QH1: Gồm các thuộc tính lặp và phần khóa xác định nó.
QH2:Gồm các thuộc tính cịn lại và tồn bộ khóa nhưng khơng chứa thuộc
tính lặp
Quan hệ đã là 1NF nhưng chưa là 2NF: Tách thành 2 quan hệ: có thuộc
tính phụ thuộc vào một phần khóa. Chuẩn hóa bằng cách tách các thuộc tính phụ
thuộc vào một phần khóa để được hai quan hệ:
QH1: gồm các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa và phần khóa xác
định.
7
QH2: gồm các thuộc tính cịn lại và tồn bộ khóa.
Quan hệ là 2NF nhưng chưa là 3NF: Có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào
khóa chuẩn hóa bằng cách tách thuộc tính phụ thuộc bắc cầu ta được 2 quan hệ:
QH1: gồm các thuộc tính phụ thuộc bắc cầu và thuộc tính cầu.
QH2: gồm các thuộc tính cịn lại và thuộc tính cầu.
Thiết kế mơ hình quan hệ.
Đầu vào: Mơ hình E_R
Mơ hình E_R
Biểu diễn thực
thể ->quan hệ
Chuẩn hóa
3NF
Biểu diễn mối
quan hệ->quan
hệ
Vẽ biểu đồ
mơ hình
quan hệ
Kết quả
Chuẩn 3NF
Mơ hình
Vẽ biểu đồ:
Mối quan hệ biểu diễn bằng HCN có chia làm 2 phần: Phần trên ghi tên
quan hệ, phần dưới ghi tên các thuộc tính khóa (khóa chính #, khóa ngoại dùng
dấu gạch chân)
Nối các cặp quan hệ với nhau nếu quan hệ chứa thuộc tính là khóa
chính của quan hệ kia.
Xác định bản số:
TÊN QUAN
HỆ
# khóa chính
TÊN QUAN
HỆ
# Khóa chính
Khóa ngoại
Khóa ngoại
8
Thiết kế vật lý
Xác định luồng hệ thống:
Đầu vào: Biểu đồ luồng dữ liệu.
Cách làm: Phân định rõ các công việc do người và do máy thực hiện.
Thiết kế các Giao diện nhập liệu.
Đầu vào: Mơ hình E_R
Cách làm: Mỗi thực thể hay 1 mối quan hệ khác 1 thành một Giao diện.
Thiết kế các Giao diện xử lý.
Xét các biểu đồ hệ thống: Mỗi tiến trình tương tác với tác nhân ngoài xác
định một giao diện xử lý.
Tích hợp các Giao diện.
Phân tích các Giao diện nhận được, tiến hành bỏ đi những Giao diện trùng
lặp hoặc không cần thiết và kết hợp các Giao diện có thể thành hệ thống giao diện
cuối cùng.
Thiết kế kiến trúc.
Chỉ số
Ký pháp:
Tên màn
hình
Chỉ số màn
hình quay về
9
Dựa vào các biểu đồ dữ liệu từ mức 0 đến trước mức cơ sở. kiến trúc
của hệ thống có dạng hình cây, với mỗi nút các biểu đồ mức dưới nó cho ta mức
biểu đồ tiếp theo.
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP
Nhiệm vụ của kế toán bán hàng
Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thơng tin về tồn bộ tài
sản và sự vận động của tài sản (hay là tồn bộ thơng tin về tài sản và các hoạt
động kinh tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thơng tin hữu
ích cho việc ra các quyết định về kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả của các hoạt
động trong doanh nghiệp.
Để cung cấp thông tin về kinh tế tài chính thực sự hữu dụng về một doanh
nghiệp, cần có một số cơng cụ theo dõi những hoạt động kinh doanh hàng ngày
của doanh nghiệp, trên cơ sở đó tổng hợp các kết quả thành các bản báo cáo kế
toán. Những phương pháp mà một doanh nghiệp sử dụng để ghi chép và tổng
hợp thành các báo cáo kế toán định kỳ tạo thành hệ thống kế toán.
Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hố gắn với phần
lớn lợi ích và rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc
chấp nhận thanh toán. Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất
kinh doanh, đây là q trình chuyển hố vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hố
sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh tốn. Vì vậy, đẩy nhanh q trình
bán hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh, tăng nhanh
vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Kế tốn bán hàng có nhiệm
vụ phải phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự
biến động của từng loại sản phẩm, hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng,
chủng loại, giá trị. Đồng thời, cung cấp các thơng tin kế tốn phục vụ cho việc lập
báo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình
bán hàng.
Một số khái niệm liên quan
Phương pháp bán hàng
10
Trong cơ chế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt, quyết liệt “thương
trường là chiến trường” để tiêu thụ nhanh hàng hóa, thành phẩm làm giảm thời
gian chu chuyển của vốn các doanh nghiệp phải khơng ngừng tìm tịi, đổi mới,
nghiên cứu đưa ra các phương thức bán hàng có tính cạnh tranh cao và hiệu quả
đối với từng loại mặt hành, sản phẩm, từng loại khách hàng và khu vực tiêu thụ.
Hiện nay các doanh nghiệp thường vận dụng các phương thức bán hàng chủ yếu
sau:
Bán hàng theo phương thức gửi hàng:
Theo phương thức này, định kỳ doanh nghiệp sẽ gửi hàng cho khách hàng
theo những thỏa thuận trong hợp đồng. Khách hàng có thể là các đơn vị nhận bán
hàng đại hoặc là khách hàng mua thường xuyên theo hợp đồng kinh tế. Khi xuất
kho hàng hóa, thành phẩm giao cho khách hàng thì số hàng hóa, thành phẩm đó
vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, bởi vì chưa thỏa mãn đồng thời 5 điều
kiện để ghi nhận doanh thu. Khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh
tốn thì ghi nhận doanh thu do doanh nghiệp đã chuyển các lợi ích gắn với quyền
sở hữu hàng hóa, thành phẩm cho khách hàng.
Bán hàng theo phương pháp trực tiếp
Theo phương thức này, khi doanh nghiệp giao hàng hóa, thành phẩm hoặc
lao vụ cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán ngay hoặc chấp
nhận thanh toán đảm bảo các điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng.
Các phương thức bán hàng trực tiếp bao gồm :
Bán hàng thu tiền ngay.
Bán hàng được người mua chấp nhận thanh tốn ngay (khơng có lãi trả chậm).
Bán hàng trả chậm, trả góp có lãi.
Bán đổi hàng.
Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được
trong kỳ hoạch toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thơng
thường của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
Doanh thu thuần được xác định bằng tổng doanh thu sau khi trừ đi các
khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại.
Các loại doanh thu: Tùy theo từng loại hình sản xuất kinh doanh bao gồm:
11
Doanh thu bán hàng.
Doanh thu cung cấp dịch vụ.
Doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi tức được chia.
Ngồi ra cịn có các khoản thu nhập khác.
Khi hạch toán doanh thu và thu nhập khác lưu ý các quy định sau:
b)
Doanh thu chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn các điều kiện ghi nhận cho
doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ, doanh thu tiền lãi, tiền bản
quyền, cổ tức và lợi tức được chia theo quy định tại Chuẩn mực “Doanh thu và thu
nhập khác”, nếu khơng thỏa mãn điều kiện thì khơng hạch tốn vào doanh thu.
c)
Doanh thu và chi phí liên quan đến cùng một giao dịch phải được ghi
nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp và theo năm tài chính.
d)
Trong trường hợp hàng hóa dịch vụ trao đổi lấy hàng hóa, dịch vụ tương
tự về bản chất thì khơng được ghi nhận doanh thu.
e)
Phải theo dõi chi tiết từng loại doanh thu, doanh thu từng mặt hàng,
từng sản phẩm, … theo dõi chi tiết từng khoản giảm trừ doanh thu, để xác định
doanh thu thuần của từng loại doanh thu, chi tiết từng mặt hàng, từng sản phẩm…
để phục vụ cho cung cấp thơng tin kế tốn quản trị doanh nghiệp và lập Báo cáo
tài chính.
Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng
Các khoản giảm trừ doanh thu như: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng
bán, doanh thu hàng bán bị trả lại, thuế giá trị gia tăng phải nộp theo phương
pháp trực tiếp và thuế xuất nhập khẩu. Các khoản giảm trừ doanh thu là cơ sở để
tính doanh thu thuần và kết quả kinh doanh trong kì kế tốn. Các khoản giảm trừ
doanh thu phải được hạch toán, theo dõi chi tiết, riêng biệt trên những tài khoản
kế tốn phù hợp, nhằm cung cấp thơng tin kế tốn để lập Báo cáo tài chính.
Doanh thu thuần bán hàng và
cung cấp dịch vụ
=
Tổng doanh thu bán hàng
và cung cấp dịch vụ
-
Các khoản giảm trừ
doanh thu
Chiết khấu thương mại: Là khoản tiền chênh lệch giữa giá bán nhỏ hơn giá niêm yết
doanh nghiệp đã giảm trừ cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua sản
12
phẩm, hàng hóa, dịch vụ với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương
mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết mua, bán hàng.
13
Doanh thu hàng bán bị trả lại: Là số sản phẩm, hàng hóa doanh nghiệp đã
xác định là tiêu thụ, đã ghi nhận doanh thu nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm
các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế hoặc theo chính sách bảo hành,
như: Hàng kém chất lượng, sai quy cách, chủng loại.
Giảm giá hàng bán: Là khoản tiền doanh nghiệp (bên bán) giảm trừ cho
bên mua hàng trong trường hợp đặc biệt vì lí do hàng bán bị kém phẩm chất,
khơng đúng quy cách, hoặc không đúng thời hạn,… đã ghi trong hợp đồng.
Thuế giá trị gia tăng phải nộp theo phương pháp trực tiếp: Thuế GTGT là
một loại thuế gián thu, được tính trên khoản giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch
vụ phát sinh trong q trình sản xuất, lưu thơng đến tiêu dùng.
Thuế tiêu thụ đặc biệt: Thuế tiêu thụ đặc biệt được đánh vào doanh thu
của các doanh nghiệp sản xuất một số mặt hàng đặc biệt mà nhà nước khơng
khuyến khích sản xuất, cần hạn chế mức tiêu thụ vì khơng phục vụ thiết thực cho
nhu cầu đời sống nhân dân như: Rượu, bia, thuốc lá, vàng mã, bài lá,… (ngồi ra
hàng hóa, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt cịn phải nộp thuế GTGT).
Kế tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí bán hàng
Là tồn bộ các chi phí phát sinh liên quan đến q trình bán sản phẩm,
hàng hóa và cung cấp dịch vụ.
Nội dung chi phí bán hàng bao gồm các yếu tố sau: Chi phí nhân viên bán
hàng, chi phí vật liệu bao bì, chi phí dụng cụ đồ dùng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi
phí bảo hành sản phẩm, chi phí dịch vụ mua ngồi, chi phí bằng tiền khác.
Chi phí quản lý doanh nghiệp
Là chi phí gián tiếp bao gồm chi phí hành chính, tổ chức và văn phịng mà
khơng thể xếp vào q trình sản xuất hoặc quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hố,
dịch vụ.
Chi phí quản lý doanh nghiệp được chi tiết thành các yếu tố chi phí sau:
Chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phịng, chi
phí khấu hao TSCĐ, thuế, phí và lệ phí, chi phí dự phịng, chi phí dịch vụ mua
ngồi, chi phí bằng tiền khác.
CPBH và CPQLDN cuối kỳ cần được tính tốn phân bổ, kết chuyển để xác
định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
14
Đối với DNTM có kỳ kinh doanh dài, trong kỳ khơng có doanh thu hoặc có
ít doanh thu hoặc doanh nghiệp có dự trữ hàng hố giữa các kỳ thì cuối kỳ hạch
tốn, phân bổ và kết chuyển tồn bộ hoặc một phần chi phí bán hàng sang theo
dõi ở TK1422 – chi phí chờ kết chuyển tương ứng với số sản phẩm chưa được tiêu
thụ theo công thức phân bổ CPBH, CPQLDN hàng cịn lại cuối kỳ (được trình bày ở
phần phương pháp tính giá vốn hàng bán).
Hình thức kế toán sử dụng
Doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế tốn sau:
Hình thức kế tốn Nhật ký chung;
Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái;
Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ;
Hình thức kế tốn Nhật ký- Chứng từ;
Hình thức kế tốn trên máy vi tính.
a)
Hình thức kế tốn Nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp
vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là
sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định
khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ
Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế tốn Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
Sổ Cái;
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
15
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN
THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN NHẬT KÝ CHUNG
Chứng từ kế toán
Sổ Nhật ký
đặc biệt
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
SỔ CÁI
Bảng cân đối
số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
16
Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Bảng tổng hợp
chi tiết
b)
Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo
nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng
hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các
chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại.
Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế tốn sau:
Nhật ký - Sổ Cái;
Các Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết.
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN
THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN NHẬT KÝ - SỔ CÁI
Chứng từ kế toán
Sổ quỹ
Bảng tổng
hợp chứng từ
kế tốn cùng
loại
NHẬT KÝ – SỔ CÁI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
17
Sổ, thẻ kế
toán chi
tiết
Bảng tổng
hợp chi
tiết
c)
Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp
để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao
gồm:
Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc
Bảng Tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm
(theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế tốn đính
kèm, phải được kế tốn trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế tốn.
Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
Chứng từ ghi sổ;
Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
Sổ Cái;
Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
18
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chứng từ kế tốn
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán
cùng loại
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Sổ, thẻ
kế toán
chi tiết
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Sổ Cái
Bảng cân đối sổ
phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
19
Bảng
tổng hợp
chi tiết
