Xây dựng hệ thống thông tin quản lý quy trình xuất bản tại Nhà xuất bản trường Đại học kinh tế quốc dân

MỤC LỤC
Lời mở đầu .......................................................................................................... 3
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC
DÂN 5
1. Giới thiệu chung...........................................................................................5
2. Quá trình hình thành và phát triển của Nhà xuất bản Đại học Kinh tế
Quốc dân...........................................................................................................6
3. Cơ cấu tổ chức và chức năng của từng phòng ban.....................................7
1.3.1 Văn Phòng..........................................................................................7
1.3.2 Ban biên tập......................................................................................9
1.3.3 Phòng kế hoạch – phát hành............................................................10
1.3.4 Xưởng in..........................................................................................12
4. Quy trình hoạt động của Nhà xuất ban trường Đại học Kinh tế Quốc dân
........................................................................................................................13
1.4.1 Quy trình xuất bản ..........................................................................13
1.4.2 Quy trình bán sản phẩm.................................................................15
1.4.3 Định hướng đề tài nghiên cứu..........................................................15
1.4.5 Phạm vi đề tài................................................................................16
1.4.6 Công cụ lập trình............................................................................16
Vấn đề phương pháp luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin ............... 18
2.1 Tổng quan về hệ thống thông tin ........................................................18
2.1.1 Khái niệm chung.............................................................................18
1
2.1.2 Hệ thống thông tin ........................................................................18
2.1.4 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức...................23
2.1.5 Các bước tiến hành phát triển một hệ thống thông tin quản lý ....23
2.2 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Access và Visual Basic......................32
2.2.1 Tổng quan về Visual Basic............................................................32
2.2.2 Tổng quan về Microsoft Access ...................................................34
2.2.3 Quan hệ giữa VB và Access...........................................................37
XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ QUY TRÌNH XUẤT

BẢN VÀ LƯU KHO TẠI NHÀ XUẤT BẢN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
QUỐC DÂN ....................................................................................................... 38
3.1 Bài toán quản lý quy trình xuất bàn và lưu kho tại Nhà xuất bản
trường Đại học Kinh tế Quốc dân.................................................................38
3.1.1 Quy trình quản lý xuất bàn và lưu kho .........................................38
3.1.2 Thông tin đầu vào:...........................................................................39
3.1.3 Thông tin đầu ra:..............................................................................39
3.2 Phân tích hệ thống thông tin quản lý xuất bản và lưu kho tại Nhà xuất
bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân..........................................................40
3.2.1 Sơ đồ chức năng BFD....................................................................40
3.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD...............................................................41
3.3 Thiết kế chương trình............................................................................46
3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu......................................................................46
3.3.2 Thiết kế giải thuật..........................................................................55
3.3.3 Thiết kế giao diện...........................................................................58
3.3.4 Thiết kế báo cáo..............................................................................77
2
Kết luận và kiến nghị ........................................................................................ 85
Danh mục tài liệu tham khảo ............................................................................ 86
Phụ lục 87
Lời mở đầu
Kể từ những năm 80 của thế kỷ trước, thế giới chính thức bước vào nền
văn minh mới, nền văn minh thông tin. Trong nền văn minh này công nghệ
thông tin có vai trò đặc biết ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của nền
kinh tế. Hiện nay, Việt Nam là nước đang phát triển có tốc độ tăng trưởng cao
nhất khu vực và thứ 2 Châu Á, trong những năm qua công nghệ thông tin ở
nước ta có những bước phát triển tột bực. Đó là nhờ sự quan tâm của Đảng và
Nhà Nước trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
3
Trong xu hướng tin học hoá toàn cầu và chính sách tin học hoá trong

quản lý của nhà nước. Trường đại học kinh tế quốc dân với vai trò là một
trong những trường trọng điểm trong hệ thống trường đại học và cao đẳng
trong cả nước. Hiện nay trường đại học kinh tế quốc dân với cơ cấu tổ chức to
lớn : hơn 1100 giảng viên, trong đó có nhiều giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ….
Và hàng năm tuyển sinh hơn 3000 sinh viên hệ chính quy, hàng nghìn sinh
viên hệ tại chức, đào tạo từ xa….Chính vì vậy việc đảm bảo cung cấp một số
lượng sách lớn cho giảng viên và sinh viên của trường cũng như cung cấp các
sách chuyên ngành kinh tế cho thị trường là động lực cho sự ra đời của Nhà
xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Và việc quản lý các quy trình xuất
bản của Nhà xuất bản cũng đang ngày càng phức tạp do sự phát triển nhanh
chóng đó, việc ứng dụng tin học hóa trong quản lý hiện nay đang là vấn đề
bức thiết cần được áp dụng ngay trong quá trình quản lý của Nhà xuất bản.
Hiện nay, Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân đã tin học
hoá trong một vài lĩnh vực quản lý và cũng thu được nhiều kết quả thiết
thực.Tuy nhiên đó chỉ là các ứng dụng nhỏ lẻ của hệ thống thông tin. Để phát
triển lên tầng cao mới, trong thời đại mới thì Nhà xuất bản cần có một hệ
thống đồng bộ quản lý các quy trình trong toàn bộ lĩnh vực quản lý.
Xuất phát từ nhu cầu thực tế của quá trình quản lý trong Nhà xuất bản
trường Đại học Kinh tế Quốc dân, em xin chọn đề tài nghiên cứu là: “Xây
dựng hệ thống thông tin quản lý quy trình xuất bản tại Nhà xuất bản trường
Đại học Kinh tế Quốc dân” với mong muốn đóng góp một phần trong quá
trình tin học hoá quản lý của Nhà xuất bản nơi em đang thực tập.
Trong quá trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý quy trình xuất bản
tại Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân em đã nhận được sự
giúp đỡ nhiệt tình từ gia đình, bạn bè, các cán bộ của Nhà xuất bản. Và
4
sự chỉ dẫn tận tình của Ks. Bùi Thế Ngũ đã giúp cho đề tài được hoàn
thiện kịp tiến độ. Đề tài còn nhiều thiếu xót mong các bạn và các thầy
cô chỉ bảo thêm cho em để có thể áp dụng vào thực tế quản lý của Nhà
xuất bản. Em xin cảm ơn.

Sinh viên
thực hiện
Phạm văn hà
CHƯƠNG I.
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI
HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
1. Giới thiệu chung
Tên gọi đầy đủ: Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân
Giám đốc: GS.TS Nguyễn Thành Độ
Địa chỉ 207 Giải Phóng - Hai Bà Trưng - Hà Nội
Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân chính thức đi vào hoạt động từ
ngày 27-12-2005. Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân được thành lập
5
theo Quyết định số 32/2005 của Bộ Văn hóa - Thông tin ngày 19-8-2005 và
quyết định 5623/QĐ của Bộ Giáo dục và Đào tạo, nhằm đáp ứng nhu cầu sách
kinh tế và quản lý phục vụ công tác nghiên cứu, đào tạo... trong xu hướng hội
nhập và bùng nổ thông tin hiện nay.
Nhà xuất bản ĐH Kinh tế Quốc dân là đơn vị trực thuộc trường Đại học
Kinh tế Quốc dân với chức năng xuất bản, in ấn và phát hành sách, báo, tạp
chí, xuất bản phẩm.
2. Quá trình hình thành và phát triển của Nhà xuất bản
Đại học Kinh tế Quốc dân
Tiền thân của Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân là Nhà in Đại học
Kinh tế Quốc dân. Ngày 24 tháng 12 năm 1961 xưởng in của trường được
thành lập trên cơ sở hai bộ phận: Bộ phận in Typô (trực thuộc phòng Hành
chính-Thiết bị); Bộ phận in Rônêô và đánh máy (thuộc phòng Giáo vụ). Gần
50 năm trưởng thành và phát triển, Xưởng in luôn gắn liền với sự nghiệp đào
tạo của Đại học Kinh tế Tài chình - Kinh tế Kế hoạch và nay là Kinh tế Quốc
dân. Khi xảy ra chiến tranh phá hoại của giặc Mỹ, nhà trường phải đi sơ tán
lần thứ nhất ở Tân Yên - Hà Bắc (1965-1968), các bộ phận của Xưởng in tiếp

tục chia nhỏ để bám sát phục vụ nhu cầu đánh máy văn bản ấn loát của các
Khoa, Phòng, Ban trên địa bàn của nhiều xã của Tân Yên (Bắc Giang) và Phú
Bình (Bắc Thái). Năm 1969 từ nơi sơ tán trở về Hà Nội các bộ phận lại sát
nhập lại thành Liên xưởng sản xuất gồm có: Xưởng in Typô, đánh máy và In
Rônêô, Xưởng giấy và đúc gang. Số cán bộ công nhân viên lên tới hàng trăm
người. Năm 1971, lại tách ra làm hai xưởng, xưởng in và giấy bộ phận đúc
gang sát nhập vào xưởng trường thuộc tổ Kỹ thuật công nghiệp quản lý.
Ngày 27 tháng 12 năm 2005 Nhà in chính thức được chuyển thành Nhà
xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân.
6
3. Cơ cấu tổ chức và chức năng của từng phòng ban
Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân là một đơn vị trực thuộc của
trường Đại học Kinh tế Quốc dân, với đầy đủ tư cách pháp nhân của một tổ
chức kinh doanh. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Nhà xuất bản như sau:
1.3.1 Văn Phòng
a. Chức năng
Tham mưu cho Giám đốc về công tác hành chính - tổ chức. Thực hiện
công tác lễ tân, hành chính, văn thư, lưu trữ thuộc trách nhiệm và thẩm quyền.
Thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng
của Nhà xuất bản. Quản lý tài chính - tài sản, kế toán, quản lý tập trung các
nguồn vốn, quỹ, kinh phí trong hoặc ngoài ngân sách của trường.
b. Nhiệm vụ
7
 Thực hiện công tác hành chính, văn thư - lưu trữ, đóng dấu và quản lý
con dấu của Nhà xuất bản.
 Giúp giám đốc điều hành mối quan hệ, lề lối làm việc giữa các đơn vị
chức năng của Nhà xuất bản theo chức năng, nhiệm vụ đã ban hành.
 Tiếp nhận, phân loại các công văn của các đơn vị trong trường và cơ
quan bên ngoài gửi đến Nhà xuất bản; tham mưu cho ban giám đốc xử
lý công việc, các văn bản hành chính kịp thời, nhanh chóng.

 Tổ chức lưu trữ hồ sơ xuất bản phẩm, danh sách trích ngang cán bộ
trong phạm vi Nhà xuất bản; quản lý, bảo quản, lưu trữ các chứng từ kế
toán theo quy định nhà nước.
 Xây dựng và trình giám đốc phê duyệt kế hoạch về sử dụng lao động,
kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, viên chức; đề xuất, sắp xếp, điều
động, tuyển dụng lao động và cho lao động thôi việc theo chế độ; kiểm
tra việc tổ chức quản lý và sử dụng lao động trong cơ quan.
 Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với công nhân viên chức
và lao động hợp đồng; đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ; tổ
chức thi nâng ngạch viên chức, nâng bậc lương, trợ cấp khó khăn, các
chế độ bảo hiểm xã hội.
 Tổ chức quản lý các nguồn vốn theo luật ngân sách nhà nước và quy
định hiện hành; thực hiện thu, bảo quản và chi trả các khoản tiền từ các
khoản thu khác của Nhà xuất bản và các phòng ban chức năng khác.
 Tạo điều kiện và phối hợp hoạt động với các đoàn thể quần chúng trong
Nhà xuất bản.
 Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao theo quy
định của pháp luật hiện hành và của trường.
8
1.3.2 Ban biên tập
a. Chức năng
 Làm tham mưu cho giám đốc, tổng biên tập về tất cả các vấn đề có liên
quan tới công tác biên tập. Đồng thời phối hợp với hội đồng biên tập để
thực hiên chức năng của biên tập viên đã quy định.
 Là một đầu mối quản lý hoạt động khai thác bản thảo và biên tập sách
của Nhà xuất bản.
 Sửa chữa và hoàn chỉnh bản thảo để có các ấn phẩm đảm bảo về nội
dung và hình thức nhằm quán triệt tốt đường lối, chủ trương, chính
sách giáo dục của Đảng và Nhà nước trong từng ấn phẩm.
b. Nhiệm vụ

 Tổ chức và phát triển đội ngũ cộng tác viên với mục đích mở rộng
phạm vi khai thác bán thảo.
 Sau khi nhận bản thảo từ cộng tác viên và các nguồn khác phải đăng kí
kế hoạch xuất bản với văn phòng để triển khai đăng kí kế hoạch trước
khi tổ chức biên tập xuất bản.
 Tổ chức biên tập bản thảo theo đúng quy trình biên tập nhằm đảm bảo
đầy đủ các yêu cầu của cộng tác biên tập như hoàn chỉnh kết cấu, nội
dung và hình thức bản thảo; nhận xét bản thảo và trình lên tổng biên tập
và giám đốc phê duyệt.
 Thực hiện các biện pháp thích hợp nhằm nâng cao năng lực của đội ngũ
biên tập viên, đặc biệt là hiểu biết về các vấn đề kinh tế.
 Đề xuất các định mức về biên tập và thanh toán cho cán bộ biên tập,
thẩm định thuê ngoài phù hợp với các điều kiện hiện hành.
9
 Phối hợp với các bộ phận khác trong quá trình ký kết và thực hiện các
hợp đồng của Nhà xuất bản đã ký kết.
 Thường xuyên tổ chức thảo luận, rút ra kinh nghiệm về những mặt
được và chưa được sau mỗi cuốn sách được xuất bản, hoàn thiện quy
trình biên tập để nâng cao chất lượng sách của Nhà xuất bản.
 Nộp các tài liệu theo quy định vào lưu trữ tại văn phòng sau khi đã
hoàn tất công tác xuất bản, in ấn, đọc kiểm tra xuất bản.
1.3.3 Phòng kế hoạch – phát hành
a. Chức năng
 Phòng kế hoạch - phát hành là phòng chuyên môn, nghiệp vụ của Nhà
xuất bản, hoạt động theo tôn chỉ, mục đích của Nhà xuất bản dưới sự
chỉ đạo của ban giám đốc, tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc về
lĩnh vực sản xuất kinh doanh, quan hệ tìm khách hàng, đối tác liên kết
để duy trì và phát triển các hoạt động kinh doanh và phát hành của Nhà
xuất bản.
 Tổ chức và tiêu thụ các loại sách (giáo trình, sách chuyên khảo, tham

khảo) của Nhà xuất bản bằng các hình thức bán lẻ, bán buôn, trường
hợp đặc biệt có bán ký gửi và trao đổi.
 Nhận bán ký gửi, mua bán các loại sách, văn hóa phẩm của các cá
nhân. Đơn vị phát hành và các nhà cung cấp.
 Tìm hiểu, nắm bắt nhu cầu thị trường các xuất bản phẩm, kịp thời báo
cáo cấp trên để có định hướng phát triển và mở rộng thị trường tiêu thụ.
b. Nhiệm vụ
10
 Nắm vững chủ trương, chính sách của đảng và nhà nước về phát triển
kinh tế - xã hội nói chung và về công tác xuất bản nói riêng. Nghiên
cứu, đề xuất phương án kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh trong
từng thời kỳ.
 Thường xuyên đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu nắm vững thông tin và
những biến động của thị trường để đề xuất với ban giám đốc phương
hướng giải quyết.
 Liên hệ với các phòng ban trong Nhà xuất bản, thông qua văn phòng
trước khi trình giám đốc và cơ quan chủ quản kí duyệt.
 Làm thủ tục đăng ký kế hoạch xuất bản với cục xuất bản, sau khi được
cục xuất bản chấp nhận, lưu nộp một bản đăng ký kế hoạch xuất bản tại
văn phòng. thông qua văn phòng các giấy phép xuất bản trước khi trình
giám đốc ký đối với các bản thảo đã hoàn tất các thủ tục xuất bản.
 Đôn đốc việc nộp quản lý phí của các cộng tác viên và khách hàng liên
kết (Nhà xuất bản cấp giấy phép, các đối tác tự in và phát hành); nộp
lưu chiểu sách lên cục xuất bản và thư viện quốc gia đủ và đúng theo
quy định.
 Xây dựng giá thành, giá bán các xuất bản phẩm, mức quản lý phí, mức
triết khấu trên cơ sở thảm khảo giá chung của Nhà xuất bản hiện nay,
có sự điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện của Nhà xuất bản và trình
giám đốc quyết định.
 Xây dựng và mở rộng mang lưới tiêu thụ sản phẩm: đề xuất các mức

chiết khấu, định mức phát hành để khuyến khích, tăng doanh thu đối
với các đối tác liên kết và người lao động.
11
 Nghiêm chỉnh chấp hành kỷ luật lao động, không để mất mát hàng hóa,
gian lận trong kinh doanh; giữ bí mật kinh doanh của nội bộ cơ quan
Nhà xuất bản.
 Thực hiện báo cáo kết quả kinh doanh theo định kỳ, đề xuất các kiến
nghị, giải pháp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Nhà xuất
bản.
1.3.4 Xưởng in
a. Chức năng
Xưởng in Nhà xuất bản là đơn vị trực thuộc Nhà xuất bản Đại học Kinh
tế Quốc dân; thực hiện in sách và văn hóa phẩm theo kế hoạch của Nhà xuất
bản và của trường theo đúng quy định của luật xuất bản; pháp luật của nhà
nước và quy chế của cơ quan quản lý cấp trên.
b. Nhiệm vụ
 In các loại ấn phẩm do Nhà xuất bản giao. Phù hợp với năng lực sản
xuất thực tế của xưởng, đảm bảo chất lượng số lượng và thời gian.
 Tổ chức khai thác thêm nguồn hàng và việc làm từ các cơ quan ngoài
Nhà xuất bản, đăng ký nhiệm vụ tại văn phòng Nhà xuất bản và tổ chức
sản xuất.
 Bảo toàn vốn để duy trì và phát triển sản xuất, góp phần nâng cao đời
sống và thu nhập của Nhà xuất bản.
 Đề xuất các phương án đầu tư, mở rộng sản xuất và phương thức quản
lý hoạt động của xưởng in phù hợp cơ chế hoạt động của Nhà xuất bản
và tuân thủ hành lang pháp lý được quy định trong luật xuất bản và các
văn bản dưới luật.
12
 Tổ chức triển khai kế hoạch của Nhà xuất bản, lập kế hoạch vật tư-vật
liệu để triển khai các công việc được giao, dự trù thay thế sửa chữa bảo

dưỡng thiết bị, đảm bảo máy móc hoạt động thường xuyên.
 Chịu trách nhiệm sản xuất sản phẩm của Nhà xuất bản và khách hàng
đúng thời gian giao hàng.
 Khi cần xưởng in được phép thuê lao động để hoàn thành nhiệm vụ
được giao và được hạch toán vào thành phẩm sau khi đã báo cáo và
được sự đồng ý của ban giám đốc Nhà xuất bản.
 Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao theo quy
định pháp luật, quy chế hiện hành của trường.
4. Quy trình hoạt động của Nhà xuất ban trường Đại
học Kinh tế Quốc dân
1.4.1 Quy trình xuất bản
Sơ đồ xuất bản một văn hóa phẩm:
13
Hiện nay, Nhà xuất bản chủ yếu nhận các bản thảo từ các giáo viên,
khoa, bộ môn trong trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Bản thảo đầu tiên sẽ
được đưa đến phòng kế hoạch và phát hành. Tại đây bản thảo sẽ được lưu
14
chuyển xin quyết định và qua các công đoạn như trên sơ đồ xuất bản trên.
Như vậy để có thể xuất bản một tài liệu thì cần phải qua nhiều công đoạn và
qua nhiều cấp quyết định, do đo mất rất nhiều thời gian và công sức.
1.4.2 Quy trình bán sản phẩm
Một bản thảo sau khi đã được xuất bản sẽ được phát hành ra công chúng, hiện
tại Nhà xuất bản phát hành bán ra công chúng theo bốn hình thức chính sau:
 Bán buôn: Sách, báo, ấn bản phẩm được bán với số lượng lớn cho các
đại lý và sẽ được tính giá chiết khấu.
 Bán lẻ tại Nhà sách: Ấn bản phẩm được bán tại Nhà sách sẽ được hỗ
trợ giá bán cho các đối tượng là sinh viên, giảng viên của trường.
 Ký gửi tại các đại lý, siêu thị: Ấn bản phẩm đem đi ký gửi sẽ được bán
với mức giá đã cộng thêm giá của đại lý và siêu thị.
 Chào bán qua mạng: Hiện tại Nhà xuất bản có đăng ký bán qua mạng

tại trang web .
1.4.3 Định hướng đề tài nghiên cứu
Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu tình hình hoạt động và quy trình
xuất bản của Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân, em nhận thấy
quy trình xuất bản một ấn bản phẩm, phương pháp định giá một ấn bản là rất
phức tạp và được tiến hành thủ công. Do đó, thời gian xuất bản một ấn bản
phẩm thường bị kéo dài đến vài tháng, thậm chí hàng năm dẫn đến thường
không đáp ứng kịp nhu cầu của thị trường và sai tiến độ xuất bản theo kế
hoạch của Nhà xuất bản. Bên cạnh đó, việc theo dõi tiến độ của từng khâu
trong quy trình xuất bản chưa có khiến việc quản lý tiến độ gặp phải nhiều
khó khăn. Đồng thời việc quản lý vật tư cho hoạt động xuất bản cũng gặp phải
nhiều khó khăn và được tiến hành rất thủ công.
15
Căn cứ vào các phân tích trên, để phát triển nhanh hơn nữa Nhà xuất
bản cần phải có một giải pháp xây dựng hệ thống thông tin phục vụ cho việc
quản lý xuất bản và định giá xuất bản phẩm. Theo đó hệ thống có khả năng
liên kết các bộ phận tham gia vào quy trình xuất bản nhằm quản lý chi tiến
diễn biến quá trình xuất bản và có khả năng định giá cho xuất bản phẩm một
cách tự động. Hơn thế nữa hệ thống còn có chức năng quản lý nguồn vật tư
phục vụ cho việc xuất bản. Khi hệ thống được triển khai sẽ phục vụ đắc lực
cho hoạt động quản lý của Nhà xuất bản.
Xuất phát từ thực trạng hoạt động của Nhà xuất bản trường Đại học
Kinh tế Quốc dân. Em xin chọn đề tài thực tập tốt nghiệp là: “Xây dựng hệ
thống thông tin quản lý quy trình xuất bản tại Nhà xuất bản trường Đại học
Kinh tế Quốc dân”.
1.4.5 Phạm vi đề tài
Hệ thống quản lý quy trình xuất bản có chức năng hỗ trợ các nhân viên
của Nhà xuất bản trong việc quản lý tiến độ xuất bản cũng như nguồn vật tư
phục vụ cho việc xuất bản ấn phẩm. Hệ thống cho phép việc quản lý tiến độ
của quá trình xuất bản, phục vụ đắc lực trong việc ước định giá của một ấn

phẩm trước khi đem ra thị trường, cũng như quản lý và đưa ra các thông báo
về lượng vật tư phục vụ sản xuất trong kho. Thông qua phần mềm, giám đốc
Nhà xuất bản có thể quản lý quy trình xuất bản theo đúng tiến độ thực và có
thể xem được các báo cáo hoàn chỉnh và đúng tiến độ.
1.4.6 Công cụ lập trình
Hệ thống quản lý xuất bản được xây dựng dựa trên ngôn ngữ lập trình
Visual Basic 6.0 và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003. Lý do lựa chọn 2
công cụ trên là vì Visual Basic 6.0 là một ngôn ngữ lập trình chuyên nghiệp,
giúp lập trình viên có thể nhanh chóng tạo ra một ứng dụng chạy trên hệ điều
16
hành Windown với đầy đủ các chức năng cần thiết của một phần mềm quản lý
còn Access 2003 là hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng nhất hiện nay. Visual
Basic 6.0 là ngôn ngữ lập trình được đưa vào giảng dạy như một công cụ
chính của môn “Lập trình trong quản lý” tại khoa Tin học Kinh tế trường đại
học Kinh tế Quốc dân. Với Access 2003, người dùng có thể tạo được một cơ
sở dữ liệu với đầy đủ các chức năng cần thiết và dễ dàng. Cũng như Visual
Basic 6.0, Access 2003 là môn học chính của khoa Tin học Kinh tế trường đại
học Kinh tế Quốc dân. Từ đó cho thấy việc sử dụng 2 ngôn ngữ này trong
việc xây dựng hệ thống quản lý xuất bản là hoàn toàn đúng đắn.
17
CHƯƠNG II.
Vấn đề phương pháp luận về phân tích thiết kế
hệ thống thông tin
2.1 Tổng quan về hệ thống thông tin
2.1.1 Khái niệm chung
Dữ liệu: là những ghi chép khách quan ban đầu về những hiện tượng, sự
vật và con người.
Thông tin: là sự thể hiện mối quan hệ giữa các dữ liệu, nhằm một mục
đích nhất định.
Vai trò của thông tin trong quản lý

Hoạt động thông tin gắn chặt với hoạt động quản lý. Thông tin là
nguyên vật liệu cũng như sản phẩm của lao động quản lý, nên không có
thông tin thì không có quản lý. Thực tế, lao động quản lý ngày càng phức
tạp do áp lực của thời gian cho các nhà quản lý, do áp lực về không gian.
Nhà quản lý dùng 90% lao động với thông tin. Vì vậy, hệ thống thông tin
cũng ngày càng phức tạp.
2.1.2 Hệ thống thông tin
2.1.2.1 Định nghĩa
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần
cứng, phần mềm, dữ liệu và viễn thông thực hiện hoạt động thu thập, lưu
trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc gọi là môi
trường.
18
Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết
bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin
được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó
cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Ouputs)
được chuyển đến các đích (Destination) hoặc được cập nhật vào kho
chứa dữ liệu.
• Các yếu tố cấu thành HTTT:
19
2.1.2.2 Phân Loại
a, Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing
System)
Như tên của chúng đã nói rõ các hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ
liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, hoặc với
nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao dịch
sản sinh ra các tài liệu và giấy tờ thể hiện các giao dịch đó. Các hệ thống xử
lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt

động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Có thể kể
ra các hệ thống thuộc loại này như: hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm
hóa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng kí môn học của
sinh viên, cho mượn sách và tài liệu trong một thư viện…
 Hệ thống thông tin quản lý MIS: (Management Information System)
Là những hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức,
các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc
lập kế hoạch chiến lược. Chúng chủ yếu dựa vào cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi
các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói
chung chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản ly tổ chức một cách định kì
hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt nào đó của
tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình
hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với
một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành
công nghiệp, dữ liệu hiện thời và dữ liệu lịch sử…
Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh
từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ
thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hê xử lý giao dich.
20
Ví dụ về các hệ thống thông tin quản lý: hệ thống phân tích năng lực bán
hàng, theo dõi chỉ tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên,
nghiên cứu về thị trường…
 Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định DSS: (Decision Support
System)
Là các hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt
động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một
quy trình gốm ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các
phương án giải quyết và lựa chọn một phương án.
Một hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin
cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần

phải ra. Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hóa để có thể phân
lớp và đánh giá các giải pháp.
Nói chung đây là hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều
cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá
tình hình.
 Hệ thống thông tin chuyên gia ES: (Expert System)
Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ
nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của
chuyên gia về một linh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi
một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn.
Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như là một sự mở rộng của
những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như
một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên đặc
trưng của nó nằm ở việc sử dụng một số kĩ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu
là kĩ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các quy tắc
chuyên gia sử dụng
21
 Hệ thống thông tin tạo lợi thế cạnh tranh ISCA: (Information
System for Competitive Advantage)
Hệ thống thông tin loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược.
Giúp doanh nghiệp giảm giá thành sản phẩm, nâng cao chất lượng, trợ giúp
các thủ tục, trợ giúp tốt hơn sau bán hàng, cung cấp thông tin tốt hơn cho
khách hàng và khách hàng tiềm năng.
Khi nghiên cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lý do
dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó được
phát triển, chỉ nghĩ rằng nó đơn giản chỉ là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ
thống thông tin quản lý, hệ trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia. Hệ
thống thông tin tăng cường khả năng được thiết kế cho những người sử dụng
là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và
cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp… (trong khi

bốn loại hệ thống trên người sử dụng là cán bộ trong tổ chức). Nếu như những
hệ thống được xác định trước đây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý
của tổ chức thì hệ thống tăng cường sức mạnh cạnh tranh là những công cụ
thực hiện những ý đồ chiến lược. Chúng cho phép tổ chức thành công trong
việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay
thế và các tổ chức khác trong cùng ngành công nghiệp
Ví dụ:
- Việc lắp đặt các trạm đầu cuối cho phép khách hàng của một công
ty phân phối dược phầm chuyển trực tiếp đơn đặt hàng vào máy tính của
nhà cung cấp sẽ lôi cuốn khách hàng
- Một nhà sản xuất tủ bếp tạo cho khách hàng một hệ trợ giúp lựa
chọn kiểu mẫu thiết kế tủ bếp có thể tăng mạnh thị phần của mình.
b, Phân chia theo chức năng quản trị của doanh nghiệp
22
Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và
mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ.
2.1.4 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý
trong tổ chức
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống liên kết hệ thống ra quyết định
và hệ thống tác nghiệp. Có chức năng thu thập thông tin từ hệ thống tác
nghiệp sau đó cung cấp cho hệ thống ra quyết định phục vụ cho việc ra quyết
định.
2.1.5 Các bước tiến hành phát triển một hệ
thống thông tin quản lý
Một hệ thống thông tin là một tổng thể phức tạp với sự kết hợp của
nhiều yếu tố với các ràng buộc. Vì vậy, để xây dựng hệ thống thông tin đạt
hiệu quả cao nhất phải tuân thủ quy trình và phương pháp phát triển một cách
khoa học. Một cách tổng quát quy trình phát triển một hệ thống thông tin bao
gồm bảy bước được trình bày trong hình vẽ sau:
23

Ở mỗi giai đoạn lại bao gồm một dãy các công việc cần giải quyết và
cuối mỗi công đoạn phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay
ngừng phát triển hệ thống. Quyết định này được trợ giúp dựa trên nội dung
báo cáo mà phân tích viên hệ thống hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho
người sử dụng.
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
Giai đoạn này cung cấp cho lãnh đạo tổ chức những dữ liệu đích thực
để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi vào hiệu quả của một dự án phát triển
hệ thống. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn:
24
• Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
• Làm rõ yêu cầu
• Đánh giá khả năng thực thi
• Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu
cầu với mục đích chính là hiểu rõ vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác
định nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và
những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định những mục tiêu mà hệ
thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi
tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Để
làm được những công việc trên giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công
đoạn sau:
 Lập kế hoạch phân tích chi tiết
 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại
 Nghiên cứu hệ thống thực tại
 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
 Đánh giá lại tính khả thi
 Thay đổi đề xuất của dự án
 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

25