TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TẠP PHẨM.DOC

Website: Email : Tel (: 0918.775.368

LỜI NÓI ĐẦU
Trong nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị
trường có sự quản lý và điều tiết vĩ mô của nền kinh tế nhà nước theo định
hướng XHCN như hiện nay đòi hòi các doanh nghiệp phải hạch toán độc lập,
tự chủ. Hoạt động của các doanh nghiệp đã và đang phát triển mạnh mẽ cả về
chiều dọc lẫn chiều sâu.
Bất kể một doanh nghiệp nào ngay từ khi mới thành lập đều xác định
được mục tiêu lợi nhuận với tiêu chí: “Tối đa hoá lợi nhuận, tối thiểu hoá chi
phí”. Để thực hiện tốt mục tiêu đề ra thì công tác kế toán nói chung và công
tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải được thực hiện tốt vai
trò của mình, là một bộ phận không thể thiếu trong doanh nghiệp. Nó phản
ánh, giám đốc tình hình biến động của hàng hoá, phát hiện những mặt hàng có
thể đem lại hiệu quả kinh tế cao cũng như tình hình tiêu thụ hàng hoá và công
nợ để từ đó tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn
kịp thời.
Do thời gian thực tập tại công ty TNHH tạp phẩm & vật tư ngành in tuy
chưa dài nhưng em cũng đã cố gắng tìm hiểu về đặc điểm, tình hình sản xuất
của công ty, em xin được trình bày báo cáo tổng hợp với 3 phần cụ thể như
sau:
Phần 1: Tổng quan về công ty TNHH tạp phẩm & vật tư nghành in
Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty.
Phần 3: Đánh giá thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty.
1
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

PHẦN 1
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TẠP PHẨM
VÀ VẬT TƯ NGÀNH IN.
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty.

Nền kinh tế Việt Nam đang trong thời kỳ phát triển mạnh mẽ kéo theo
đó là sự phát triển rất phong phú và đa dạng của nhiều loại hình kinh doanh
phục vụ thiết thực cho nhu cầu đời sống, văn hoá và tinh thần của nhân dân.
Cùng với sự phát triển đó và được sự quan tâm của nhà nước tới các
doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH tạp phẩm và vật tư ngành in đã được
thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0102001987 do Sở
kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 23 tháng 2 năm 2001.
Tên giao dịch: Printing materials and groceries company limited.
Tên viết tắt: PBS CO.LTD
Địa chỉ trụ sở chính của công ty: Số nhà 8/111, Xã Đàn 2, Phố Nguyễn
Lương Bằng - Quận Đống Đa – Hà Nội
Điện thoại: 04.38524161 – 04.37761656.
Fax: 04.38524161
Công ty có tư cách pháp nhân, tài khoản và con dấu riêng, tài khoản mở
tại Ngân hàng TMCP Xuất nhập khẩu (EXIMBANK) Việt Nam, Chi nhánh
Hà Nội, 19 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội với số vốn điều lệ là
600.000.000 đồng do 3 thành viên góp vốn ban đầu.
Ngành nghề kinh doanh chính của công ty là :
- Buôn bán máy móc,vật tư, thiết bị, ngành in, trang thiết bị văn phòng,
văn phòng phẩm.
- Sản xuất, gia công các sản phẩm từ nguyên liệu giấy.
2
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

- Dịch vụ kỹ thuật, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hành, bảo trì các sản
phẩm công ty kinh doanh.
- Xúc tiến thương mại.
- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa./.
Sự phát triển của công ty chia làm hai giai đoạn:
1.1.1 Từ khi thành lập năm 2001 đến năm 2005.

Với số lượng lao động ban đầu gọn nhẹ và năng động chỉ là 6 người,
đây là giai đoạn công ty thăm dò thị trường với một vài sản phẩm phổ biến, có
giá trị không cao, chủng loại chưa đa dạng, là một doanh nghiệp thương mại,
không trực tiếp sản xuất ra sản phẩm mà chỉ thông qua thị trường nhập các
sản phẩm, sau đó bán lại cho các công ty, xí nghiệp in chủ yếu nằm trên địa
bàn Hà Nội và các tỉnh lân cận, đây là các mối hàng có quen biết từ trước khi
Giám đốc Nguyễn Đăng Luân đứng ra thành lập công ty.
Ngoài các mối hàng trên, giai đoạn này công ty cũng chú trọng đến việc
tiếp thị mở rộng thị trường, tạo thêm các mối hàng mới, đồng thời chú trọng
đến chất lượng sản phẩm cung cấp để tạo uy tín, nâng cao thương hiệu công
ty. Tích cực chủ động tuyển lao động có trình độ về kỹ thuật ngành in, có
trình độ giao tiếp, hiểu biết về maketinh thương mại tạo tiền đề cho sự phát
triển mở rộng của công ty.
Tìm kiếm các kênh huy động vốn ổn định để phát triển, đồng thời nhập
hàng với số lượng, chủng loại ngày càng lớn và đa dạng hơn, đáp ứng tốt hơn
nhu cầu của khách hàng. Chủ động tìm các nguồn cung ổn định, chất lượng
đảm bảo, giá cả cạnh tranh, ký kết các hợp đồng mua bán lâu dài.
3
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

1.1.2 Từ năm 2006 đến nay.
Do có chiến lược kinh doanh đúng đắn, nắm bắt được thị trường nên
giai đoạn từ 2006 đến nay là giai đoạn công ty thực sự đi vào ổn định và phát
triển với doanh thu và lợi nhuận năm sau cao hơn nay trước. Nguồn hàng
cung cấp ra thị trường ngày một phong phú, chất lượng ổn định, lượng khách
hàng tiềm năng đến với công ty này một nhiều. Số nhân viên công ty đến nay
là 20 người, giám đốc là người điều hành trực tiếp mọi hoạt động của công ty,
mọi chế độ tiền lương, tiền thưởng của cán bộ công nhân viên trong công ty
theo đúng chế độ hiện hành của nhà nước nói chung và của công ty nói riêng.
Qua hơn 8 năm hoạt động, bên cạnh còn rất nhiều khó khăn nhưng

Công ty luôn hoàn thành kế hoạch và thực hiện tốt nghĩa vụ nộp Ngân sách
Nhà nước. Ngoài ra Công ty cũng luôn thực hiện tốt các chính sách của người
lao động, tìm được hướng đi đúng đắn và từng bước phát triển, nâng cao đời
sống cán bộ công nhân viên
1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh và phân cấp
quản lý tài chính của công ty.
1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh.
Mỗi loại hình doanh nghiệp đều có một cơ cấu quản lý thích hợp với
điều kiện và đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình. Cơ cấu tổ chức đó đều
có đặc điểm chung và đặc điểm riêng của từng loại hình.
Công ty TNHH tạp phẩm và vật tư ngành in tổ chức bộ máy quản lý
theo mô hình trực tuyến chức năng.
Đứng đầu là Giám đốc: Có trách nhiệm điều hành trực tiếp mọi hoạt
động của công ty, đề ra các phương án, chính sách kinh doanh cũng như
hoạch định chiến lược phát triển của toàn công ty.
4
Giám đốc
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

Trợ giúp Giám đốc là Phó giám đốc: nhiệm vụ chủ yếu là hỗ trợ giám
đốc trong việc quản lý điều hành công ty. Bên cạnh đó còn bao quát các vấn
đề liên quan đến tình hình tài chính kế toán của công ty.
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
- Phòng kế toán gồm 06 người trong đó có 01 kế toán trưởng và 4 kế
toán viên, 1 thủ quỹ, có trách nhiệm theo dõi toàn bộ nguồn vốn của công ty.
Có chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốc, thông báo kịp thời cho giám
đốc về tình hình luân chuyển và sử dụng vốn, tăng cường công tác quản lý để
việc sử dụng vốn mang lại hiệu quả. Quản lý toàn bộ hệ thống kế toán, sổ
sách kế toán, phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Phòng kinh doanh: gồm 5 người, chủ động xây dựng chiến lược kinh

doanh tiêu thụ hàng hoá trên thị trường tìm luồng tiêu thụ ổn định. Nghiên
cứu xu thế phát triển của thị trường để lên kế hoạch đặt hàng với nhà cung
cấp và khai thác những mặt hàng tiềm năng trên thị trường, chuyển giao sản
phẩm đến với khách hàng.
- Phòng kỹ thuật vật tư: gồm 4 người, có nhiệm vụ giám sát, kiểm tra
chất lượng của các lô hàng nhập về công ty, phối hợp với các khách hàng để
xử lý kỹ thuật đối với những sản phẩm bị lỗi, hư hỏng trong quá trình vận
hành.
- Tổ hành chính, bảo vệ: 03 người, có nhiệm vụ quản trị văn phòng,
hành chính, lễ tân, văn thư và làm nhiệm vụ bảo vệ văn phòng, kho bãi hàng
hóa.
Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tạp
phẩm và vật tư ngành in được khái quát qua sơ đồ sau:
5
Giám đốc
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Qua sơ đồ tổ chức quản lý của Công ty TNHH Tạp phẩm & vật tư
ngành in ta thấy bộ máy của công ty rất gọn nhẹ, không cồng kềnh. Do đó
công việc được thực hiện một cách nhanh chóng và gắn liền với trách nhiệm
và quyền hạn của mỗi người. Do có kết cấu như thế sẽ giảm được chi phí
quản lý, đem lại hiệu quả cao trong công việc.
1.2.2. Đặc điểm phân cấp quản lý tài chính tại công ty.
Công ty TNHH tạp phẩm và vật tư ngành in được thành lập bởi 03
thành viên góp vốn, trong đó 02 thành viên góp vốn dưới hình thức hưởng lãi
theo thoả thuận giữa các thành viên, uỷ quyền cho Giám đốc Nguyễn Đăng
Luân - một trong ba thành viên góp vốn với tỷ lệ 50% tổng vốn góp đứng ra
điều hành mọi hoạt động của công ty. Giám đốc có quyền quyết định mọi vấn
đề về công tác tài chính trong công ty.

6
Giám đốc
Phó giám đốc

Đơn đặt hàng
Phòng
kinh
doanh
Phòng
kỹ
thuật,
vật tư
Phòng
kế
toán
Tổ
hành
chính,
bảo vệ
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

1.3 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và đặc điểm thị
trường sản phẩm – hàng hóa - dịch vụ.
1.3.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh.
Công ty TNHH Tạp phẩm & vật tư ngành in là loại hình công ty tư
nhân, hoạt động kinh doanh một cách độc lập và tự chịu trách nhiệm về các
khoản nợ và các nghĩa vụ khác của mình. Do đó Giám đốc cũng như toàn thể
nhân viên trong công ty luôn quan tâm tới việc kinh doanh như thế nào để đạt
hiệu quả tốt nhất và đem lại lợi nhuận cao nhất. Là một doanh nghiệp hoạt
động trên lĩnh vực thương mại, là khâu trung gian giữa nhà sản xuất và khách

hàng nên công ty có bộ máy hoạt động kinh doanh gọn nhẹ, không có khâu
sản xuất thành phẩm. Nhưng có đặc thù là: Vốn dự trữ vật tư hàng hóa chiếm
tỷ trọng lớn hơn vốn lưu động của doanh nghiệp, để đảm bảo được khối lượng
hàng hoá đáp ứng được nhu cầu tiêu thụ đòi hỏi công ty phải xây dựng được
chi tiết, cụ thể kế hoạch mua hàng, bán hàng và dự trữ hàng hóa bám sát được
với yêu cầu của thị trường. Tuy nhiên công ty không phải quá lo lắng về khâu
bảo quản hàng hóa vì sản phẩm phục vụ ngành in công nghiệp có thời hạn sử
dụng dài, dễ vận chuyển, bảo quản.
Do đặc điểm như vậy nên hoạt động xuất - nhập hàng của công ty diễn
ra thường xuyên, liên tục. Nhân viên phòng kinh doanh thường xuyên liên hệ
với khách hàng để nắm bắt nhu cầu mua hàng và tích cực tiếp thị mở rộng địa
bàn kinh doanh. Khi có thông tin về nhu cầu mua hàng, phòng kinh doanh báo
cáo giám đốc, làm hợp đồng mua bán và phối hợp với phòng Kỹ thuật, phòng
tài chính lên kế hoạch xuất hàng (đây là đối với những đơn hàng có khối
lưọng lớn), còn đối với những đơn hành nhỏ lẻ thì không phải làm hợp đồng
mua bán, Phòng Kỹ thuật, kinh doanh trực tiếp xuất hàng cho người mua.
Lợi nhuận của công ty thu được là phần chênh lệch giữa giá bán và giá
vốn nhập hàng hóa + các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Do
7

Đơn đặt hàng
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

vấp phải sự cạnh tranh rất lớn từ nền kinh tế thị trường, ngày càng nhiều công
ty hoạt động cùng lĩnh vực xuất hiện, nên giá bán cũng có sự cạnh tranh cao
vì vậy lợn nhuận công ty thu được sau khi trừ đi mọi chi phí nằm trong
khoảng từ 5%-8% doanh thu.
* Quy trình bán hàng.
Sơ đồ 2: Quy trình bán hàng
Quy trình bán hàng có thể được diễn giải như sau.

Bước1: Gửi báo giá tới khách hàng (Thường chỉ gửi báo giá đối với
những khách hàng mới hoặc khi có sự thay đổi về giá đối với những khách
hàng cũ)
Bước 2: Tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng và ký xác nhận lại với
khách hàng.
Bước 3: Thực hiện ký hợp đồng.
Bước 4: Các phòng ban phối hợp hoàn thành thủ tục, lập kế hoạch xuất
hàng.
Bước 5: Giao sản phẩm cho khách hàng.
Bước 6: Phòng kỹ thuật bảo hành, bảo trì và hướng dẫn khách hàng xử
lý vận hành những sản phẩm bị lỗi.

8
Báo giá, tiếp thị
Bảo trì đối với
những sản phẩm
bị lỗi, hỏng hóc
Bàn giao sản
phẩm
Lập kê hoạch
xuất hàng
Ký hợp đồng

Đơn đặt hàng
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

1.3.2 Đặc điểm thị trường sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.
Hoạt động kinh doanh chính của công ty là mua bán các sản phẩm phục
vụ cho ngành in công nghiệp, nên thị trường, khách hàng chính của công ty là
các công ty, xí nghiệp in nằm trên địa bàn Hà Nội và địa bàn lân cận như Bắc

Ninh, Hưng Yên, Hải Phòng …. Do các sản phẩm nghành in công nghiệp
trong nước chưa sản xuất được nên công ty tiến hành nhập khẩu trực tiếp sản
phẩm từ Trung Quốc, Đức, Singapo, các sản phẩm số lượng nhỏ nhập qua
một số công ty trong Thành phố Hồ Chí Minh.
Một số sản phẩm chính của công ty:
- Bản kẽm ( nhiều chủng loại, kích thước khác nhau).
- Mực in công nghiệp (xanh, đỏ, vàng, đen, trắng đục…).
- Cao su chế bản.
- Bột hiện bản.
- Sửa rửa bản.
- Bột axít.
- Keo nhiệt.
- Đế phim.
9
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

PHẦN 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI
CÔNG TY TNHH TẠP PHẨM VÀ VẬT TƯ NGÀNH IN.
2.1. Đặc điểm lao động kế toán và tổ chức bộ máy kế toán tại công ty.
2.1.1. Đặc điểm lao động kế toán.
Phòng tài chính kế toán của công ty có 06 nhân viên lao động kế toán.
Trong đó:
- Anh Nguyễn Văn Vinh - Kế toán trưởng
+ Sinh năm 1975
+ Tốt nghiệp trường Đại học Kinh tế quốc dân.
+ Chuyên nghành Tài chính kế toán - hệ chính quy.
+ Tốt nghiệp năm 1997, công tác tại Công ty từ năm 2002.
- Chị Trần Thị Hiền - Kế toán tổng hợp
+ Sinh năm 1980

+ Tốt nghiệp trường Đại học Tài chính kế toán.
+ Chuyên nghành Tài chính kế toán - hệ chính quy.
+ Tốt nghiệp năm 2002, công tác tại Công ty từ năm 2004.
- Chị Lê Thu Hà - Kế toán viên.
+ Sinh năm 1982
+ Tốt nghiệp trường Đại học Thương Mại.
+ Chuyên nghành Tài chính kế toán - hệ chính quy.
+ Tốt nghiệp năm 2002, công tác tại Công ty từ năm 2004.
- Chị Nguyễn Ngọc Lan - Kế toán viên.
+ Sinh năm 1979
+ Tốt nghiệp trường Trung cấp Kinh tế Hà Nội.
10