Quản lý học sinh PTTHCS

đặt vấn đề
Trong trờng học công tác quản lý học sinh đóng một vai trò hết sức
quan trọng, nó phản ánh chất lợng dạy và học ở các trờng PTTHCS nói riêng
và các trờng nói chung đó là quá trình theo dõi và đánh giá kết quả lao động
của thầy và trò. Nếu đánh giá đúng đó sẽgiúp cho Ban giám hiệu chỉ đạo một
cách hiệu quả và kích thích đợc phong trào thi đua dạy, thi đua học, ngợc lại
nếu đánh giá không đúng nó sẽ ảnh hởng tiêu cực đến chất lợng giảng dạy của
thầy và kết quả học tập của trò. Hiện nay, ở các tròng bộ phận quản lý điểm và
quản lý hồ sơ, phải xử lý một lợng khá lớn đống sổ sách giấy tờ và công việc
tính toán điểm của học sin nhng đều làm bằng phơng pháp thủ công đơn thuần
vì vậy nó chiếm rất lớn thời gian và công sức của đội ngũ này. Mặc dù công
sức bỏ ra lớn nhng hiệu quả công việc lại không cao và sai sót lớn. Do vậy dẫn
đến tình trạng không công bằng trong đánh giá giữa các học sinh với nhau và
ảnh hởng tiêu cực đến chất lợng học tập của học sinh và chất lợng giảng dậy
của nhà trờng. Để hạn chế những thiếu sót trên, phần mền quản lý học sinh
này giúp bộ phận quản lý khắc phục, giải quyết công việc một cách thuận lợi,
nhanh chóng và tránh đợc các sai sót trong quá trình xử lý điểm của học sinh,
góp một phần bé nhỏ vào việc ứng dụng tin học vào trờng học phục vụ cho
công tác quản lý của nhà trờng.
Đợc sự hớng dẫn tận tình của thầy giáo Vũ Thành Nam và xuất phát
từ yêu cầu thực tế của trờng PTTHCS Nguyễn Phúc Em đã chọn đề tài "Quản
Lý Học Sinh PTTHCS" làm nội dung nghiên cứu của đồ án tốt nghiệp.
Chơng I
1
Tìm hiểu đề tài quản lý
học sinh phổ thông
I - Khảo Sát Hệ Thống Hiện Tại
Ngày nay cùng với sự phát triển nh vũ bão của khoa học công nghệ
thông tin mà máy tính đã trở nên phổ biến ở hầu hết các ngành nghề vì nhu
cầu về thông tin là rất cần thiết. Xét về ngành giáo dục ta thấy việc phổ cập tin
học vào trong ngành cho giáo viên và cho học sinh mà đặc biệt là cho cán bộ

quản lý giáo dục là rất cần thiết. Chính vì vậy mà việc trang thiết bị máy vi
tính cho các trờng phổ thông đã đợc bộ giáo dục và đào tạo quan tâm. Đến
nay, các trờng PTTHCS nơi em thực tập đã có máy vi tính. Tuy nhiên việc
khai thác và sử dụng máy vi tính tại trờng cha thực sự mở rộng. Đối với các
em học sinh vì do hạn chế về số lợng máy và giáo viên hớng dẫn nên chỉ một
số em học lực giỏi mới đợc làm quen với máy tính.
Vì trờng PTTHCS Nguyễn Phúc là trờng thuộc vùng nông thôn, do còn
thiếu thốn nhiều về mặt kinh tế và giáo viên chuyên môn về máy tính cha
nhiều nên các công việc về hành chính quản lý hồ sơ học sinh, việc tính điểm
theo các học kỳ và cả năm, công tác phân công giảng dậy, thời khoá biểu và
các công tác sinh hoạt trong trờng vẫn mang tính chất thủ công, tốn nhiều thời
gian và công sức mà hiệu quả công việc không cao, có khi còn thiếu chính
xác.
Thực tế công tác quản lý học sinh ở trờng PTTHCS hiện nay với chế độ
đầu vào là hình thức phổ cập, các em đủ độ tuổi từ 12 tuổi và tốt nghiệp bậc
tiểu học là đợc nhập vào trờng. Còn việc xếp các em vào các lớp khi các em
mới bắt đầu vào trờng là thông qua đợt kiểm tra học lực của các em để phân
theo lớp theo qua định của từng trờng. Hồ sơ đầu vào cuả các em hiện nay theo
hình thức viết tay và đợc lu trữ lại với khối lợng lớn giấy tờ cồng kềnh tốn diện
tích trong kho lu trữ. Đặc biệt là công tác quản lý điểm và xét duyệt kết quả
học tập của học sinh tại trờng bằng hình thức thủ công là phổ biến. Đối với tr-
ờng PTTHCS có nhiều khối nhiều lớp, học sinh của trờng lên đến con số hàng
nghìn học sinh và còn hơn thế nữa. Do số lợng học sinh qúa đông, việc quản lý
gặp nhiều khó khăn do ta thực hiện bằng thủ công. Việc quản lý học sinh gồm
2
có sơ yếu lý lịch, quản lý theo khối, theo lớp, theo chơng trình đào tạo và kết
quả học tập của học sinh (gồm các loại điểm, xếp loại học tâp PTTHCS, khen
thởng, kỷ luật).
Ví dụ nh trong việc tính điểm để xếp loại học lực cho học sinh, do chia
điểm một cách thủ công nên không tránh khỏi những sai sót nhầm lẫn khiến

nhiều học sinh bị thiệt thòi, hoặc khi có học sinh nào bỏ học hoặc chuyển tr-
ờng thì việc tìm kiếm hồ sơ và những thông tin về hoc sinh tốn nhiều thời gian.
Đó là những vấn đề khó khăn cho nhà trờng trong việc quản lý học
Cũng nh trong công tác quản lý điểm vào sổ cho từng học sinh, rồi tính toán,
xếp loại.
Xuất phát từ những khó khăn trên mà em thấy việc xây dựng phần mềm
về công tác quản lý hồ sơ, quản lý điểm học sinh là những điều hết sức cần
thiết.
1 - Cơ Cấu Tổ Chức Của Trờng Phổ Thông Trung Học
Trờng phổ thông trung học cơ sở và chuyên ban là đơn vị cơ sở của hệ
thống giáo dục phổ thông. Hiệu quả và chất lợng của giáo dục trung học đợc
thể hiện ở sản phẩm của nhà trờng trung học. Mọi cải cách, mọi cách tân giáo
dục đợc thể hiện ở quá trình dạy học và giáo dục trờng trung học, do tập thể
giáo viên của trờng tiến hành.
1.1 Các tổ chức của học sinh
Để tiến hành thuận lợi việc học tập và rèn luyện, học sinh trung học đợc
phân chia vào các tổ chức học tập sau đây:
a. Lớp học
- Lớp học là tổ chức học tập cơ sở ở nhà trơng. Đó là nơi chủ yếu diễn
ra những hoạt động học tập, sinh hoạt và rèn luyện của học sinh.
- Lớp học ở trờng trung học hiện nay theo định nghĩa mức là 40 45
học sinh. Lớp học có lớp trởng, lớp phó do giáo viên chủ nhiệm cử sau khi
tham khảo ý kiến của Ban chấp hành Chi đoàn TNCS Hồ Chí Minh và của học
sinh trong lớp ( có thể bằng cách bỏ phiếu tín nhiệm ).Để tạo điều kiện thuận
lợi cho việc liên hệ giữa học sinh và giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm
lớp cử ra các cán sự môn học chọn từ những học sinh học môn học với kết quả
từ khá trở lên và có quan hệ giao tiếp tốt với bạn bè.
3
- Lớp học đợc chia ra thành tổ học tập, mỗi tổ có từ 9 đến 12 học sinh.
Tổ học tập là đơn vị tổ chức việc sinh hoạt ngoài giờ lên lớp, giúp đỡ lẫn nhau

trong việc học tập ở lớp, là nơi tiến hành việc học tập theo đơn vị nhỏ hơn lớp.
Tổ có tổ trởng và tổ phó do học sinh trong tổ cử ra. Cần thực hiện việc luân
phiên làm tổ trởng, tổ phó tổ học tập.
- Các nhóm văn nghệ, thể dục, thể thao là những tổ chức đợc hình
thành, hoạt động đều đặn trong cả năm học hoặc đợt tổ chức và hoạt động có
thời hạn.
b. Các tổ chức thuộc phạm vi cả trờng nh các câu lạc bộ( khoa học, nghệ
thuật, thể dục và thể thao) thu hút học sinh không chỉ của nột lớp, một khối
lớp mà của toàn trờng.
1.2 Các tổ chức chuyên môn và tổ công tác.
Tuỳ theo quy mô của trờng, số lợng giáo viên và phân viên của trờng
mà hình thành tổ bộ môn, tổ chủ nhiệm, tổ công tác Các tổ này giúp Hiệu
trởng chỉ đạo hoạt động của các thành viên trong tổ.
a. Tổ bộ môn bao gồm những giáo viên dạy cùng một môn học. Nếu số lợng
giáo viên thuộc một môn học ít hơn 3 thì thành lập tổ ghép bao gồm giáo viên
của những môn học gần gũi về mặt khoa học hoặc về tính chất hoạt động (Lý
hoá - sinh; Nhạc hoạ ). Tổ bộ môn có nhiệm vụ giúp đỡ lẫn nhau
trong việc dạy học, nâng cao trình độ khoa học và s phạm, quản lý lao động
của tổ.
b. Tổ chủ nhiệm lớp bao gồm những giáo viên chủ nhiệm của cùng một khối
lớp nếu quy mô trờng cho phép, hoặc tất cả các giáo viên chủ nhiệm nếu trờng
có quy mô nhỏ. Tổ chủ nhiệm lớp có trách nhiêm giúp Hiệu trởng trong việc
thực hiện các hoạt động giáo dục, các công việc hành chính có quan hệ với
lớp, trao đổi kinh nghiệm s phạm và nầng cao trình độ nghề nghiệp.
c. Tổ công tác bao gồm các nhân viên hành chính của trờng, là tổ chức giúp
Hiệu trởng về mặt công tác tổ chức, hành chính và giáo vụ của trờng.
1.3 Hội đồng s phạm
Hội đồng s phạm là tổ chức t vấn của Hiệu trởng, bao gồm Hiệu trởng,
các phó hiệu trởng, toàn thể giáo viên, Tổng phụ trách Đội thiếu niên tiền
phong Hồ Chí Minh ( ở trờng trung học cơ sở ), đại diện tổ chức Đảng và các

4
đoàn thể trong trờng, đại diện Hội cha mẹ học sinh. Hội đồng có trách nhiệm
giúp Hiệu trởng xây dựng kế hoạch công tác hàng năm. Để xuất biện phát thực
hiện kế hoạch đào tạo, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch và đề xuất các
biện pháp cải tiến công tác của trờng.
1.4 Các tổ chức khác
Hiệu trởng lập một số ban và hội đồng giúp Hiệu trởng điều hành một
số mặt công tác của trờng nh Ban giáo dục lao động - hớng nghiệp, Ban giáo
dục ngoài giờ lên lớp, Ban đời sống, Hội đồng thi đua, Hội đồng kỉ luật
2 - Đánh Giáo Hệ Thống Và Nhu Cầu Tin Học Hoá
Qua việc khảo sát hệ thống quản lý ở trờng PTTHCS ta thấy hệ thống
còn thực hiện thủ công và bán thủ công nên gặp phải những nhợc điểm sau:
- Thời gian cho công tác tính toán và tìm kiếm về các thông tin của học
sinh, của giáo viên, lịch phân công công tác là rất lớn bởi vì các thông tin cần
tim kiếm nằm ở nhiều bộ phận nên phải mất nhiều thời gian để tìm kiếm, để
tập hợp lại
- Không đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời
- Độ tin cậy thông tin không cao, khó đạt đợc độ chính xác cao do khối
lợng dữ liệu khá lớn.
- Mất nhiều thời gian cập nhật thông tin từng học sinh một
Với hệ thống quản lý ở trờng PTTHCS gồm quản lý hồ sơ học sinh,
quản lý điểm học sinh, ta thấy đây là bài toán lớn và khá phức tạp. Bài toán
gồm nhiều chức năng, thông tin đầu vào và thông tin đầu ra giữa các chức
năng có mối liên hệ mật thiết với nhau. Để đạt đợc độ chính xác cao ta cần áp
dụng tin học vào trong công tác quản lý. Điều đó không những giảm bớt cho
ngời làm công tác quản lý các thao tác thủ công tốn kém mất nhiều thời gian
và điều quan trọng hơn nó giúp cho ngời quản lý có thể có những thông tin
nhanh chóng, chính xác từ hệ thống.
Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học KT - CN đợc ứng
dụng vào nhiều ngành, nhiều cấp. Đặc biệt trong việc quản lý đã đạt đợc

những thành tích to lớn góp phần thúc đẩy xã hội phát triển, giảm bớt mọi
công việc nặng nhọc, mất nhiều thời gian băng thủ công trong việc quản lý sổ
sách, giấy tờ về mọi lĩnh vực, giúp con ngời có nhiều thời gian vào công việc
5
khác và phát triển trí tuệ của mình, đồng thời khai thác tiềm năng bí ẩn, huyền
diệu vốn có của máy tính vì thế việc đa tin học hoá vào trờng PTTHCS là điều
cần thiết.
3 - Mục Đích Của Đề Tài
Cùng với sự phát triển của xã hội thì công nghệ thông tin đã và đang
triển khai các ứng dụng trên địa bàn toàn quốc, dần tiến tới tin học hoá tất cả
các hoạt động trong mọi lĩnh vực của các ngành nghề. Máy tính thực sự là
công cụ đáng tin cậy không thể thiếu đợc trong mọi hoạt động của xã hội
trong thời đại thông tin hiện nay. Chính vì vậy việc quản lý ở trờng PTTHCS
phải đợc tin học hoá toàn bộ, không còn phải làm theo lối thủ công để quản lý
sổ sách, giấy tờ chậm chạp trong việc khai thác thông tin và chiếm nhiều thời
gian lu trữ. Mục đích của việc xây dựng đề tài này là:
- Giảm bớt thời gian ghi chép, không gây nhầm lẫn, thiếu chính xác.
- Thực hiện tìm kiếm, sửa dữ liệu rất thuận tiện
- Tận dụng tối đa khả năng tính đã có
- Mọi công việc cập nhật, điều chỉnh, tìm kiếm, tra cứu đều đợc thực
hiện nhanh chóng, chính xác, tiết kiêm thời gian
- Công việc của cán bộ không còn vất vả mà hiệu xuất công việc lại cao
6
II - Tìm hiểu nghiệp vụ bài toán
1 - Quản Lý Hồ Sơ Học Sinh:
- Hồ sơ học sinh là nơi lu trữ tất cả các thông tin về một học sinh nh: Họ
tên, giới tính, năm sinh, địa chỉ, họ tên bố, họ tên mẹ, nghề nghiệp bố, nghề
nghiệp mẹ, dân tộc, tôn giáo,đợc phân vào lớp nào.
- Hồ sơ giáo viên cũng đợc lu trữ một cách chi tiết gồm: họ tên, giới tính,
chức vụ, học vị, địa chỉ, dân tộc, tôn giáo, tình trạng

- Trong hồ sơ học sinh giáo viên chủ nhiệm ghi lại chi tiết quá trình rèn
luyện học tập của học sinh (bao gồm hạnh kiểm, học lực).
- Vào đầu năm học nhân viên văn th sao chép lại các thôngtin về học
sinh vào sổ điểm gốc.
- Các diễn biến về điểm, quá trình rèn luyện học tập của học sinh sẽ do
giáo viên bộ môn nhập vào sổ điểm gốc.
- Cuối các học kỳ giáo viên chủ nhiệm làm bảng điểm tổng hợp và tiến
hành phân loại học sinh sau đó báo cáo với ban giám hiệu nhà trờng.
2 - Quản Lý Điểm
Đánh giá, xếp loại về học lực
Việc đánh giá, xếp loại về học của học sinh đợc thực hiện theo cách tính điểm
trung bình của tất cả các môn học
2.1 Chế độ cho điểm, hệ số các loại điểm kiểm tra và hệ số các môn học
a. Chế độ cho điểm:
+ Số lần kiểm tra cho từng môn học: Trong một học kỳ mỗi học sinh đ-
ợc kiểm tra ít nhất:
- Các môn học có từ 2 tiết/1tuần trở xuống: 4 lần
- Các môn học có từ 2,5đến 3tiết/1tuần: 6 lần
- Các môn học có từ 4tiết/1tuần: 7 lần
+ Các loại điềm kiểm tra: Số lần kiểm tra qui định cho từng môn nh trên
bao gồm:kiểm tra miệng, kiểm ta viết 15 phút, kiểm tra 1tiết trở lên ( theo
phân phối chơng trình), kiểm tra cuối học kỳ.
7
Nếu học sinh thiếu điểm kiểm tra miệng, phải đợc thay bằng điểm kiểm
tra viết 15 phút. Nếu thiếu điểm kiểm tra viết từ một tiết trở lên phải đợc kiểm
tra bù.
ở những môn trong phân phối chơng trình không quy định kiểm tra
viết từ một tiết trở lên, phải thay thế bằng kiểm tra 15 phút cho đủ số điểm
kiểm tra đã quy định.
Các loại điểm kiểm tra theo quy định trên sẽ thực hiện theo hớng cụ thể

thêm của từng bộ môn.
b. Hệ số các loại điểm kiểm tra:
Kiểm tra miệng, kiểm tra 15 phút: Hệ số1
Kiểm tra từ một tiết trở lên : Hệ số 2
- Điểm kiểm tra học kỳ không tính hệ số mà tham gia trực tiếp vào tính điểm
trung bình môn.
c. Hệ số các môn kiểm tra:
Các môn văn- tiếng Việt và toán của cấp II đợc tính hệ số 2 khi tham
gia tính điểm trung bình hoc kỳ hoặc cả năm.
2.2 Các tính điểm và tiêu chuẩn xếp loại trung bình về học lực
a. Cách tính điểm:
+ Điểm trung bình học kỳ (ĐTBHK)
Điểm trung bình các bài kiểm tra (ĐTB
KT
): Là trung bình cộng của các
bài kiểm tra sau khi đã tính hệ số(không tính điểm kiểm tra học kỳ)
Điểm trung bình các môn học kỳ(ĐTB
MH
): Là trung bình cộng của các
điểm trung bình các bài kiểm tra và điểm kiểm tra học kỳ

+ Điểm trung bình môn cả năm(ĐTB
MônCN
): Là trung bình cộng của
điểm trung bình môn kỳ một( ĐTB
MHKI
) với 2 lần điểm trung bình môn học kỳ
II (ĐTB
MHKII
)

8
ĐTB
MHK
=
(ĐTB*2) + ĐTB
HK
3
ĐTB
HKI
+(ĐTB
MHKII
* 2)
ĐTB
MCN
=
3
+ Điểm trung bình các môn cả năm (ĐTB
CN
)
ĐTB
HKI
+ (ĐTB
HKII
*2)
ĐTB
CN
=
3
- Các điểm trung bình chỉ lấy đến 1 chữ số thập phân
b. Tiêu chuẩn xếp loại học lực:

Loại giỏi: Điểm trung bình môn đạt từ 8 trở lên, không có điểm trung
bình môn nào đạt dới 6,5
Loại khá: Điểm trung bình môn đạt từ 6,5 đến 7,9 không có điểm trung
bình môn nào đạt dới 5,0.
Loại trung bình: Điểm trung bình môn đạt từ 5,0 đến 6,4, không có
điêmr trung bình môn nào đạ dới 3,5.
Loại yếu: Điểm trung bình môn đạt từ 3,5 đến 4,9 không có điểm trung
bình môn nào đạt dới 2,0.
Loại kém: là các trờng hợp còn lại.
Nếu do điểm trung bình của 1 môn quá kém làm cho học sinh bị xếp loại học
lực xuống từ 2 bậc trở lên thì học sinh đợc chiếu cố chỉ xuống 1 bậc.
2.3 Đánh giá xếp loại hạnh kiểm
Loại tốt: Đợc xếp loại tốt về hạnh kiểm là những học sinh có nhận thức
đúng đắn và thực hiện khá đầy đủ nhiệm vụ của học sinh:
Có ý thức trách nhiệm cao đối với học tập, rèn luyện đạo đức nếp sống, rèn
luyện thân thể.
Có tiến bộ không ngừng đạt kết quả cao về tất cả các mặt.
Loại khá: Những học sinh đạt trên mức trung bình nhng cha đạt mức
tốt trong việc thực hiện nhiệm vụ học sinh thể hiện thông qua các mặt rèn
luyện đạo đức, học tập, lao động, rèn luyện thân thể, hoạt động xã hội hoặc
9
trong các hoạt động trên có mặt hoạt động tốt có mặt chỉ đạt mức trung bình
đều đợc xếp hạnh kiểm loại khá.
Loại trung bình: Đợc xếp loại trung bình về hạnh kiểm là những học
sinh có ý thức thực hiện nhiệm vụ học sinh, có tiến bộ nhất định về hạnh kiểm
nhng còn chậm, không đồng đều, cha vững chắc, kết quả nói chung còn ở mức
trung bình. Mắc một số khuyết điểm nhỏ, khi đợc góp ý biết nhận ra khuyết
điểm nhng chậm sửa chữa.
Loại yếu: Xếp loại hạnh kiểm yếu là những học sinh không đạt mức
trung bình theo tiêu chuẩn trên, có những biểu hiện yếu kém, chậm tiến bộ

trong những điểm đã quy định cho loại trung bình. Những học sinh bị kỷ luật,
cảnh cáo hoặc đuổi học một tuần ở học kỳ nào thì xếp loại hạnh kiểm yếu ở
học kỳ đó.
Loại kém: Học sinh có những biểu hiện sai trái, nghiêm trọng và bị kỷ
luật ở mức độ đuổi học 1 năm đều xếp loại hạnh kiểm kém.
2.4 Sử dụng kết quả đánh giá xếp loại
Sử dụng kết quả đánh giá xếp loại xét cho học sinh lên lớp;
a. Cho lên lớp những học sinh có đủ các điều kiện sau:
- Nghỉ học không quá 45 ngày trong một năm
- Đợc xếp loại học lực và hành kiểm trung bình cả năm từ trung bình trở
lên.
b. Cho ở lại lớp:
Cho ở lại lớp không những học sinh phạm vào trong những điều kiện sau:
- Nghỉ học quá 45 ngày trong 1 năm
- Có học lực cả năm xếp loại kém
- Có học lực và hạnh kiểm cả năm xếp loại yếu
c. Thi lại các môn: Những học sinh không thuộc diện ở lại lớp hẳn đợc nhà tr-
ờng cho thi lại các môn học hoặc đợc rèn luyện thêm trong hè về hạnh kiểm để
đợc xét cho lên lớp vào sau dịp hè. Nhà trờng chịu trách nhiệm tổ chức cho
học sinh thi lại và rèn luyện thêm về hạnh kiểm.
+ Thi lại các môn học:
Học sinh xếp loại yếu về học lực đợc phép lựa chọn để thi lại các môn
có điểm trung bình dới 5,0 sao cho sau khi thi lại có đủ điều kiện lên lớp.
10
Điểm bài thi lại môn nào đợc dùng thay cho điểm trung bình cả năm của môn
đó khi tính lại điểm trung bình các môn học cả năm đạt 5,0 trở lên sẽ đợc lên
lớp.
Học sinh phải đăng ký môn thi lại cho nhà trờng chậm nhất 7 ngày trớc
khi tổ chức thi lại.
d. Đối với học sinh xin chuyển

Học sinh chuyển đến thì Hiệu trởng hoặc phó hiệu trởng trực tiếp nhận
hồ sơ và phân lớp, còn nhân viên văn th có nhiệm vụ cập nhật các thông tin về
học sinh mới đó.
- Học sinh xin chuyển phải nộp đơn xin chuyển trờng, hiệu phó sẽ
quyết định cho học sinh đó rút hồ sơ và các giấy tờ liên quan.
Học sinh bỏ học thì phải lu học bạ học sinh vào cặp riêng và loại tên ra
khỏi danh sách.
2.5 Khen thởng và kỷ luật
a. Các mức độ và hình thức khen thởng:
- Khen thởng trớc lớp: Những học sinh có biểu hiện tốt về hành vi đạo
đức, về học tập, về lao động và các hoạt đông tập thể, xã hội đợc giáo viên chủ
nhiệm khen thởng trớc lớp.
- Khen toàn trờng: Do hiệu trởng biểu dơng và tặng giấy khen đối với
học sinh đợc tặng danh hiệu học sinh khá, giỏi, xuất sắc hoặc tập thể học sinh
tiên tiến.
Ngoài ra còn có những hinh thức khen thởng đặc biệt
b. Các mức độ kỷ luật:
- Khiển trách trớc lớp
- Khiển trách trớc hội đồng kỷ luật nhà trờng
- Đuổi học một tuần lễ
Nhà trờng lập hồ sơ kỷ luật và hội đồng kỷ luật nhà trờng tuyên bố hình
thức kỷ luật.
III - Yêu Cầu Phạm Vi Của Đề Tài
Dựa vào những thông tin đã thu thập đợc và dựa vào những đặc điểm cơ
bản của hệ thống quản lý học sinh của trờng PTTHCS , cần thực hiện quản lý
những thông tin sau:
11
Quản lý hồ sơ
Quán lý điểm học sinh
Báo cáo thống kê

1 - Quản lý hồ sơ
a. Lu thông tin:
- Lu thông tin về hồ sơ học sinh : MSHS, họ và tên, giới tính, ngày sinh, nơi
sinh, điạ chỉ, dân tộc, tôn giáo, điện thoại, họ tên cha, nghề nghiệp của cha, họ
tên mẹ, nghề nghiệp của mẹ, phân vào lớp.
- Lu thông tin về quá trinh học tập rèn luyện trong các năm học
- Lu thông tin về danh sách học sinh trong từng lớp của từng năm học
- Lu thông tin về xếp loại hạnh kiểm cho từng học sinh.
- Lu thông tin về hồ sơ giáo viên gồm: Mã số, họ và tên, giới tính, ngày sinh,
chức vụ, học vị, chuyên môn, ngày làm việc, số điện thoại, địa chỉ, dân tộc,
tình trạng.
- Lu thông tin về lớp học- năm học gồm: MSLH, tên lớp học, hệ số môn học.
- Lu thông ti về những học sinh đợc khen thởng kỷ luật: những học sinh đạt
thành tích trong học tập, rèn luyện đạo đức, tham gia đạt thành tích về văn
nghệ, thể dục thể thao Cả những học sinh vi phạm bị cảnh cáo hoặc bị đuổi
học .
- Lu thông tin về những học sinh đợc lên lớp hay ở lại sau mỗi năm học.
b. Tìm kiếm thông tin:
- Tìm kiếm theo điểm(điểm TBM, điểmTBHK,điểm TBCN)
- Tìm kiểm thông tin theo mã số học sinh
- Tìm kiếm thông tin theo tên học sinh
- Tìm kiếm thông tin theo lớp
- Tìm kiếm theo ngày sinh
c. In những thông tin về học sinh gồm:
- In danh sách học sinh theo tên lớp
- In thông tin riêng về từng học sinh
- In danh sách cho giáo viên
d. Cập nhật thông tin:
- Cập nhật danh mục môn
12

- Cập nhật dang mục lớp học
- Cập nhật thông tin về học sinh
- Cập nhật thông tin về giáo viên
- Cập nhật khen thởng-kỷ luật
- Cập nhật hạnh kiểm
2 - Quản lý điểm học sinh
a. Lu thông tin về điểm học sinh:
- Lu điểm kiểm tra 15 phút
- Lu điểm kiểm tra miệng
- Lu điểm kiểm tra một tiết trở lên
- Lu điểm kiểm tra học kỳ
b. Tính điểm trung bình:
- Tính điểm trung bình môn
- Tính điểm trung bình học kỳ
- Tính điểm trung bình cả năm
Dựa vào cách tính điểm để xét và xếp loại học lực, hạnh kiểm cho từng học
sinh trong từng kỳ và cả năm học.
c. In thông tin về điểm cho học sinh:
- In điểm theo môn
- In bảng điểm chi tiết
- In bảng điểm học kỳ
- In Điểm theo môn
- In theo học lực: học lực giỏi, khá, xuất sắc, trung bình, yếu, kém
3- Báo cáo thông kê
+ In phiếu liên lạc cuối mỗi học kỳ và cuối năm với đầy đủ thông tin về
điểm số của từng môn học. Giáo viên chủ nhiệm chỉ ghi nhận xét về quá trình
học tập và rèn luyện hạnh kiểm của từng học sinh do lớp mình chủ nhiệm.
Khoá học đợc phân ra:
- Khối lớp
- Nhiều lớp

- Hai học kỳ
- Nhiều môn học
13
Mỗi môn học có nhiều nhất là 4 cột điểm:
- Điểm miệng
- Điểm 15 phút
- Điểm kiểm tra 1 tiết trở lên
- Điểm kiểm tra học kỳ
+ In danh sách những học sinh đợc lên lớp hay ở lại lớp
+ In danh sách giáo viên đang giảng dạy, chủ nhiệm ở các lớp theo từng
năm.
+ In Điểm Tổng kết
+ In tổng kết năm học
Chơng III
Phân tích và thiết kế hệ thống
I - mục đích của việc phân tích và thiết kế hệ thống
1. Mục đích:
Phân tích là công việc đầu tiên không thể thiếu đợc trong quá trình xây
dựng hệ quản trị trên máy tính. Không thể đa tin học hoá trong vấn đề quản lý
14
mà không qua quá trình phân tích. Hiệu quả mang lại của hệ thống phụ thuộc
vào độ nông sâu của quá trình ban đầu. Mục đích của nó là xác định xem bộ
phận nào của hệ thống nên xử lý bằng máy tính và bộ phận nào đó do com ng-
ời thực hiện. Tổng quan về các công tác quản lý ở trên ta thấy rằng quản lý
học sinh khi cha sử dụng máy tính, các công việc nh hồ sơ, ghi chép lu điểm
của học sinh đều do con ngời làm dựa trên các hồ sơ lu trữ cồng kềnh và phức
tạp, nên việc nhập thêm, lu trữ và tìm kiếm rất khó và chậm chạp vì số lợng
học sinh nhiều.
Vì vậy để tăng hiệu quả giảm nhẹ công sức và tiết kiệm thời gian thì
việc tin học hoá hệ thống qủan lý giáo dục là rất cần thiết. Hơn thế nữa việc

tìm kiếm sửa huỷ theo một yêu cầu nào đó về một đối tợng học sinh nào đó, về
phía nhà trờng cũng nh phụ huynh sẽ đợc thực hiện hoàn toàn trên máy tính,
giúp cho việc quản lý đạt hiệu quả cao có tính chất mềm dẻo và tiện lợi.
2. Sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD)
Sơ đồ luồng dữ liệu là một trong những công cụ quan trọng nhất trong
việc phân tích hệ thống có cấu trúc. Nó đa ra phơng pháp thiết lập mối quan hệ
giữa chức năng hoặc tiến trình của hệ thống với thông tin mà chúng thể hiện.
Một DFD có thể là vật lý biểu thị cho đổ thức tế xẩy ra (hoặc dự định
xẩy ra), hoặc logic biểu thị cho chức năng cầp tiến hành(nhng cha nói đến
cách thực hiện). Trong giai đoạn phân tích nghiệp vụ của việc phân tích ta mới
quan tâm chủ yếu đến mô hình lôgic.
DFD đợc xây dựng nhờ các chức năng đã đợc xác định trong việc mô
hình hoá cho sơ đồ chức năng nghiệp vụ. Để hoàn thiện cả hai mô hình cần đ-
ợc xem xét độ chính xác, tính nhất quán và sự cân bằng.
Để xác định đợc yêu cầu của công việc thì ngời ta phải phân tích sơ đồ
luồng dữ liệu, sơ đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về hệ thống thông qua
tin vận chuyển qua các quá trình hoặc các chức năng khác nhau. Điều quan
trọng là phải có sẵn các thông tin vào ra biết đợc yêu cầu thông tin đầu ra, trớc
khi thực hiện một quá trình nào đó.
Qua phân tích ở trên thì toàn bộ hoạt động của hệ thống có thể chia làm
2 phần: Luồng thông tin vào và luồng thông tin ra.
a. Luồng thông tin vào của hệ thống bao gồm
15
Nhập thông tin về hồ sơ học sinh
Nhập thông tin về hồ sơ giáo viên
Nhập số môn học
Nhập thông tin về lớp học
Nhập thông tin về khen thởng - kỷ luật
Nhập thông tin về điểm
b. Luồng thông tin ra của hệ thống: Là các dữ liệu khi cập nhật, xử lý đợc

thực hiện tìm kiếm theo những tiêu thức mà ngời sử dụng cần để phục vụ cho
công tác quản lý ngay trên máy tính chứ cha cần in ra các bảng biểu thống kê.
Các bảng biểu in ra nhằm phục vụ cho nhu cầu của ngời quản lý, đảm bảo
chính xác và kịp thời.
c. Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu
Các chức năng xử lý: Là các chức năng dùng để chỉ ra một chức
năng hay một quá trình. Chức năng quan trọng trong mô hình luồng
dữ liệu là biến đôỉ thông tin đầu vào theo một cách nào đó.
Tên chức năng gồm động từ có kèm theo bổ ngữ tóm tắt về chức năng
Kí hiệu
Luồng dữ liệu: Chỉ luồng dữ liệu đi từ các tác nhân đến kho dữ liệu
hay từ các chức năng xử lý này đến chức năng xử lý khác
Tên loại dữ liệu gồm: danh từ và các tính từ bổ ngữ về loại dữ liệu lu chuyển
Kí hiệu:
Kho dữ liệu: Là luồng thông tin lu trữ trong một khoảng thời gian
để một hoặc nhiều chức năng truy nhập vào, chúng có thể là các tệp dữ liệu đ-
ợc lu trữ trong máy tính.
Tên kho dữ liệu là danh từ chỉ loại dữ liệu cần lu trữ
Kí hiệu:
16
Tên chức
năng
Tên loại dữ liệu
Kho dữ liệu
Tác nhân trong: Là một chức năng hoặc một quá trình ở bên trong
hệ thống đợc mô tả ở trang khác của biểu đồ, nhng có trao đổi thông tin với hệ
thống.
Tên tác nhân trong bao giờ cũng là động từ + bổ ngữ
Kí hiệu:
Tác nhân ngoài: Là một ngời hay một nhóm ngời ở bên ngoài lĩnh

vực nghiên cứu của hệ thống, nhng có trao đổi thông tin với hệ thống.
Tên gọi của các tác nhân ngoài là danh từ chỉ tên gọi của tác nhân đó
Kí hiệu:
Việc thiết kế hệ thồng nhằm giúp chúng ta hiểu rõ hơn về hệ thống,
nhất là hệ thống lớn phức tạp hơn. Để có thể tác động hoặc điều khiển chúng
một cách có hiệu quả, đồng thời để hoàn thiện và phát triển những hệ thống
mới tốt hơn nhằm đáp ứng các yêu cầu của thực tế đặt ra.
3. Các tính chất của hệ thống
- Pham vi và quy mô đợc xác định theo một thể thồng nhất
- Hệ thống tạo ra những đặc trng chung để thể hiện một số nhiệm vụ
nhằm đạt đợc mục đích nào đó mà từng thành phần đơn lẻ của nó không thể đ-
ợc.
- Thông thờng những hệ thống bao giờ cũng là một hệ thống con của
một hệ thống lớn và chính nó bao gồm một tập của một hệ thống con.
- Giữa các thành phần của hệ thống có thể sắp xếp theo một quan hệ
nào
17
Tên tác nhân ngoài
Tên tác nhân
- Việc mô hình hoá hệ thống là một hình ảnh thực tại của bài toán mà
chúng ta đang nghiên cứu đợc biểu diễn và diễn đạt dới hình thức dễ hiểu.
Việc thực hiện bằng văn bản, biểu đồ, đồ thị hay phơng trình.
- Mô hình hoá giúp chúng ta hiểu và thực hiện đợc sự trìu tợng hoá khái
niệm để khống chế hoá độ phức tạp của bài toán đặt ra nhằm trả lời những câu
hỏi: Là gì? Hoạt động nh thế nào? Do vậy quá trình phát triển hệ thống là việc
xác định bài toán và thiết lập kế hoạch dự án.
18
2.Giải thích biểu đồ phân cấp chức năng:
Hệ thống quản lý học sinh đợc phân thành 6 chức năng:
Chức năng hệ thống

Chức năng danh mục hồ sơ
Chức năng quản lý hồ sơ
Chức năng quản lý điểm
Chức năng tìm kiếm
Chức năng báo cáo thống kê
1- Chức năng hệ thống: Là chức năng quản lý toàn bộ hệ thống chơng trình.
Chức năng này có 5 chức năng con
+ Chức năng đăng nhập hệ thống: Yêu cầu ta nhập tên và mật khẩu ngời
dùng vào hệ thống.
+ Chức năng lựa chon năm học: Cho phép ta lựa chon năm học, kỳ học.
+ Chức năng Quản trị hệ thống: Cho phép ta thêm, sửa, xoá tên ngời
dùng trong hệ thống.
+ Chức năng trợ giúp: giúp ngời sử dụng hệ thống.
+ Chức năng thoát khỏi hệ thống.
2- Chức năng Quản lý danh mục : gồm 3 chức năng
+ Danh mục lớp học: Cho phép ta nhập mã số lớp học, tên lớp học, giáo
viên chủ nhiệm để tiện cho việc phân học sinh vào lớp nào, giáo viên nào chủ
nhiệm.
+Danh mục môn học: gồm mã số môn học, tên môn học, hệ số môn
học. Những thông tin này sẽ giúp cho việc tính điểm trung bình môn và trung
bình học kỳ sau này.
+ Chức năng Hồ sơ giáo viên: Cho ta cập nhật, xem, sửa hồ sơ của từng
giáo viên trong trờng. Khi đã có thông tin chi tiết về lý lịch của từng giào viên
sẽ giúp điều kiện thuận lợi để ban giàm hiệu phân công giảng dậy và các
nhiệm vụ khác trong trờng.
19
3- Chức năng quản lý hồ sơ:
+ Chức năng cập nhật mới hồ sơ học sinh: Làm nhiệm vụ nhập hồ sơ
của từng học sinh vào trờng. Khi đã có thông tin chi tiết về lý lịch của từng
học sinh và tiến hành phân công vào lớp nào là do phòng giáo vụ sắp sếp.

+ Chức năng xem, chỉnh hồ sơ học sinh: cho phép ta xem hồ sơ của
từng học sinh và có thể sửa chữa những sai sót trong hồ sơ. Xoá dữ liệu là khi
thông tin về hồ sơ học sinh quá nhiều và không cần thiết ở khoảng 10 năm về
trớc có thể xoá bỏ.
+ Chức năng khen thởng - kỷ luật: Đối với mỗi học sinh đều có thể đợc
khen thởng hoặc bị kỷ luật theo các mức khác nhau. Chức năng này cho phép
ta cập nhật thông tin khen thởng - kỷ luật chi tiết của từng học sinh để tiện cho
việc xét duyệt hạnh kiểm sau này.
+ Chức năng xét hạnh kiểm: Để xét hạnh kiểm học sinh trong quá trình
học tập và rèn luyện ở trờng theo các tiêu chuẩn đã đặt ra.

4- Chức năng quản lý điểm: Chức năng này sẽ thực hiện công việc tính toán
điểm cho từng học sinh
+ Chức năng Nhập - chỉnh sửa điểm: Chức năng này cho phép ta nhập
điểm của từng lớp trong từng học kỳ. Điểm đợc nhập theo từng bộ môn đối với
từng học sinh. Có điểm 15 phút, điểm miệng, điểm từ một tiết trở lên, điểm
học kỳ.
+ Chức năng tính điểm trung bình: Hệ thống sẽ tiến hành tính điểm
trung bình môn theo từng môn học đối với từng học sinh trong từng học kỳ.
+ Chức năng tính điểm học kỳ: Sau khi đã tính đợc điểm trung bình của
từng môn học trong từng học kỳ thì hệ thống mày sẽ giúp ta tính điểm trung
bình toàn học kỳ.
+ Chức năng tính điểm trung bình năm học: Là sau khi đã có điểm
trung bình học kỳ I và điểm trung bình học kỳ II chức năng này sẽ tình điểm
trung bình toàn năm học. Nếu chỉ có điểm trung bình học kỳ I mà cha có điểm
trung bình học kỳ II thì chức năng này sẽ không thực hiện đợc.
5- Chức năng tìm kiếm: Chức năng này nhằm thoả mãn nhu cầu của ngời
dùng khi muốn tìm kiếm thông tin về một học sinh.
20
+ Chức năng tìm kiếm theo lớp: Khi ta tiến hành tìm kiếm theo lớp hoặc

theo khối ta chỉ việc nhập tên lớp hoặc tên khối vào là hệ thống sẽ tìm cho ta
đầy đủ thông tin về học sinh đó học lớp nào, do giáo viên nào chủ nhiệm.
+ Chức năng tìm kiếm theo điểm: Tức là ta tiến hành tìm kiếm điểm
trung bình học kỳI, trung bình học kyII, trung bình cả năm của học sinh, tìm
kiếm theo điểm trung bình môn. Ví dụ ta muốn tìm kiếm điểm trung bình của
tất cả các học sinh đạt từ 5.0 ta chỉ việc nhập điểm đó vào. Hệ thống máy sẽ
giúp ta tìm đầy đủ thông tin về các loại điểm trung bình.
+ Chức năng tìm kiếm theo hồ sơ gồm có các chức năng nhỏ sau:
- Chức năng tìm kiếm theo mã số học sinh: Khi ta tiến hành nhập mã số
học sinh thì hệ thống máy sẽ giúp ta tìm kiếm đầy đủ thông tin về hồ sơ học
sinh có mã đó.
- Chức năng tìm kiếm theo tên: Cho phép ta tìm kiếm thông tin về học
sinh khi ta chỉ nhớ tên học sinh đó, khi đã nhập tên học sinh, hệ thống sẽ tìm
kiếm thông tin chi tiết về học sinh đó và cho biết học sinh đó đang học tại lớp
nào.
- Chức năng tìm kiếm theo ngày sinh: Khi ta nhập năm sinh vào, hệ
thống sẽ giúp ta tìm kiếm tất cả các học sinh sinh cùng năm.
6- Chức năng báo cáo thống kê: Đây là công việc rất cần thiết, khi hệ thống
máy tính có đầy đủ các thông tin về hồ sơ học sinh, hồ sơ giáo viên, điểm của
từng bộ môn và điểm tổng kết. Chức năng này gồm các chức năng con
+ Chức năng In danh sách học sinh: Cho phép ta in danh sáh tất cả các
học sinh theo từng lớp
+ Chức năng In danh sách giáo viên: Cho phép ta in toàn bộ danh sách
giào viên đang giảng dậy và công tác trong trờng.
+ Chức năng In bảng điểm học sinh: Ta có thể tiến hành in bảng điểm
cho từng học kỳ,in điểm theo môn học, in bảng điểm tổng kết, in theo học lực
giỏi, khá, trung bình, yếu, kém để tiện cho việc báo cáo lên ban giám hiệu nhà
trờng và thông bào cho từng học sinh.
+ Chức năng Danh sách học sinh lên lớp: máy sẽ đa ra danh sách những học
sinh đợc lên lớp hay lu ban để tiện cho việc sắp xếp danh sách trong năm học

mới.
21
III - Thiết kế tổng thể chơng trình
Bớc đầu phần tích nếu coi hệ thống là một chức năng, sau đó phân rã
dần mỗi chức năng thành các chức năng nhỏ hơn ở mức dới ta đợc một biểu đồ
với ba mức phân cấp.
- Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
- Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
- Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh
22
1 - Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu
1.1 Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Khung Cảnh
Mức khung cảnh tơng ứng với mức không của biểu đồ phân cấp chức
năng, ta coi cả hệ thống là một chức năng duy nhất. Biểu đồ này sẽ xây dựng tất
cả các tác nhân ngoài của hệ thống, các thông tin ra của hệ thống. Mọi thông tin
từ hệ thống đa ra bên ngoài là các thông tin đầu ra. Nhiệm vụ của hệ thống là
phải lu trữ, xử lý và biến đổi các thông tin đầu vào thành kết quả đầu ra. Các tác
nhân giao tiếp với hệ thống quản lý học sinh gồm: Hồ sơ học sinh, điểm học
sinh, hạnh kiểm học sinh, môn học, lớp học, giáo viên, ban giám hiệu, bộ giáo
dục và những ngời sử dụng cũng có nhu cầu tìm hiểu về tình hình học tập của
học sinh trong trờng.
23
Phòng Giáo Vụ
Trả
lời
Yêu cầu
Hệ Thống
Quản Lý Học
Sinh
Ban Giám Hiệu

Yêu
cầu
Trả
lời
Kết quả TK
Kết quả BC
1.2 Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Mức Đỉnh
1.3 Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Mức Dới Đỉnh
24
Tìm
Kiếm
Phòng Giáo Vụ
QL Hồ Sơ
Học Sinh
Quản Lý
Điểm
Hệ Thống
Quản Lý
Danh Mục
Báo Cáo
Thống Kê
Hồ
sơ
Điểm
Users
Hồ sơ GV
Điểm
Hồ sơ GV
Lớp học
Hồ sơ HS KT-KL Hkiểm

Lớp học Mônhọc
Hồ sơ HS
Thông báo
Trả lời
Thông báo
Trả lời
Ban Giám Hiệu
Lớp học
Yêu
cầu
TK
Yêu
cầu
BC
Điểm
Kqhoctap
a. Phân rã chức năng hệ thống
b. Phân rã chức năng Quản Lý Danh Mục
25
Phòng Giáo Vụ
Quản lý
lớp
Hồ sơ giáo
viên
Danh mục
môn
Hồ sơ
GV
Hiệu
chỉnh

Yêu cầu Yêu cầu
Lớp học
Hồ sơ GV
Môn học
Phòng Giáo Vụ
Đăng
nhập hệ
thống
Quản trị
hệ thống
Trợ giúp
Lựa Chon
năm học
Hiệu
chỉnh
Mật
khẩu
Yêu cầu đáp ứng
Trả lời Thông báo
Lớp học
Users
Users
Chọnnăm Yêu cầu