Quản lý học sinh phổ thông trung học - trung học cơ sở

ĐẶT VẤN ĐỀ
Trong trường học công tác quản lý học sinh đóng một vai trò hết sức
quan trọng, nó phản ánh chất lượng dạy và học ở các trường PTTHCS nói
riêng và các trường nói chung đó là quá trình theo dõi và đánh giá kết quả
lao động của thầy và trò. Nếu đánh giá đúng đó sẽgiúp cho Ban giám hiệu
chỉ đạo một cách hiệu quả và kích thích được phong trào thi đua dạy, thi đua
học, ngược lại nếu đánh giá không đúng nó sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến chất
lượng giảng dạy của thầy và kết quả học tập của trò. Hiện nay, ở các trưòng
bộ phận quản lý điểm và quản lý hồ sơ, phải xử lý một lượng khá lớn đống
sổ sách giấy tờ và công việc tính toán điểm của học sin nhưng đều làm bằng
phương pháp thủ công đơn thuần vì vậy nó chiếm rất lớn thời gian và công
sức của đội ngũ này. Mặc dù công sức bỏ ra lớn nhưng hiệu quả công việc
lại không cao và sai sót lớn. Do vậy dẫn đến tình trạng không công bằng
trong đánh giá giữa các học sinh với nhau và ảnh hưởng tiêu cực đến chất
lượng học tập của học sinh và chất lượng giảng dậy của nhà trường. Để hạn
chế những thiếu sót trên, phần mền quản lý học sinh này giúp bộ phận quản
lý khắc phục, giải quyết công việc một cách thuận lợi, nhanh chóng và tránh
được các sai sót trong quá trình xử lý điểm của học sinh, góp một phần bé
nhỏ vào việc ứng dụng tin học vào trường học phục vụ cho công tác quản lý
của nhà trường.
Được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Vũ Thành Nam và xuất
phát từ yêu cầu thực tế của trường PTTHCS Nguyễn Phúc Em đã chọn đề
tài "Quản Lý Học Sinh PTTHCS" làm nội dung nghiên cứu của đồ án tốt
nghiệp.
CHƯƠNG I
1
TÌM HIỂU ĐỀ TÀI QUẢN LÝ
HỌC SINH PHỔ THÔNG
I - KHẢO SÁT HỆ THỐNG HIỆN TẠI
Ngày nay cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ
thông tin mà máy tính đã trở nên phổ biến ở hầu hết các ngành nghề vì nhu

cầu về thông tin là rất cần thiết. Xét về ngành giáo dục ta thấy việc phổ cập
tin học vào trong ngành cho giáo viên và cho học sinh mà đặc biệt là cho cán
bộ quản lý giáo dục là rất cần thiết. Chính vì vậy mà việc trang thiết bị máy
vi tính cho các trường phổ thông đã được bộ giáo dục và đào tạo quan tâm.
Đến nay, các trường PTTHCS nơi em thực tập đã có máy vi tính. Tuy nhiên
việc khai thác và sử dụng máy vi tính tại trường chưa thực sự mở rộng. Đối
với các em học sinh vì do hạn chế về số lượng máy và giáo viên hướng dẫn
nên chỉ một số em học lực giỏi mới được làm quen với máy tính.
Vì trường PTTHCS Nguyễn Phúc là trường thuộc vùng nông thôn, do
còn thiếu thốn nhiều về mặt kinh tế và giáo viên chuyên môn về máy tính
chưa nhiều nên các công việc về hành chính quản lý hồ sơ học sinh, việc
tính điểm theo các học kỳ và cả năm, công tác phân công giảng dậy, thời
khoá biểu và các công tác sinh hoạt trong trường vẫn mang tính chất thủ
công, tốn nhiều thời gian và công sức mà hiệu quả công việc không cao, có
khi còn thiếu chính xác.
Thực tế công tác quản lý học sinh ở trường PTTHCS hiện nay với
chế độ đầu vào là hình thức phổ cập, các em đủ độ tuổi từ 12 tuổi và tốt
nghiệp bậc tiểu học là được nhập vào trường. Còn việc xếp các em vào các
lớp khi các em mới bắt đầu vào trường là thông qua đợt kiểm tra học lực của
các em để phân theo lớp theo qua định của từng trường. Hồ sơ đầu vào cuả
các em hiện nay theo hình thức viết tay và được lưu trữ lại với khối lượng
lớn giấy tờ cồng kềnh tốn diện tích trong kho lưu trữ. Đặc biệt là công tác
quản lý điểm và xét duyệt kết quả học tập của học sinh tại trường bằng hình
thức thủ công là phổ biến. Đối với trường PTTHCS có nhiều khối nhiều
lớp, học sinh của trường lên đến con số hàng nghìn học sinh và còn hơn thế
2
nữa. Do số lượng học sinh qúa đông, việc quản lý gặp nhiều khó khăn do ta
thực hiện bằng thủ công. Việc quản lý học sinh gồm có sơ yếu lý lịch, quản
lý theo khối, theo lớp, theo chương trình đào tạo và kết quả học tập của học
sinh (gồm các loại điểm, xếp loại học tâp PTTHCS, khen thưởng, kỷ luật).

Ví dụ như trong việc tính điểm để xếp loại học lực cho học sinh, do
chia điểm một cách thủ công nên không tránh khỏi những sai sót nhầm lẫn
khiến nhiều học sinh bị thiệt thòi, hoặc khi có học sinh nào bỏ học hoặc
chuyển trường thì việc tìm kiếm hồ sơ và những thông tin về hoc sinh tốn
nhiều thời gian. Đó là những vấn đề khó khăn cho nhà trường trong việc
quản lý học
Cũng như trong công tác quản lý điểm vào sổ cho từng học sinh, rồi tính
toán, xếp loại.
Xuất phát từ những khó khăn trên mà em thấy việc xây dựng phần
mềm về công tác quản lý hồ sơ, quản lý điểm học sinh là những điều hết sức
cần thiết.
1 - Cơ Cấu Tổ Chức Của Trường Phổ Thông Trung Học
Trường phổ thông trung học cơ sở và chuyên ban là đơn vị cơ sở của
hệ thống giáo dục phổ thông. Hiệu quả và chất lượng của giáo dục trung học
được thể hiện ở sản phẩm của nhà trường trung học. Mọi cải cách, mọi cách
tân giáo dục được thể hiện ở quá trình dạy học và giáo dục trường trung học,
do tập thể giáo viên của trường tiến hành.
1.1 Các tổ chức của học sinh
Để tiến hành thuận lợi việc học tập và rèn luyện, học sinh trung học
được phân chia vào các tổ chức học tập sau đây:
a. Lớp học
- Lớp học là tổ chức học tập cơ sở ở nhà trương. Đó là nơi chủ yếu
diễn ra những hoạt động học tập, sinh hoạt và rèn luyện của học sinh.
- Lớp học ở trường trung học hiện nay theo định nghĩa mức là 40 – 45
học sinh. Lớp học có lớp trưởng, lớp phó do giáo viên chủ nhiệm cử sau khi
tham khảo ý kiến của Ban chấp hành Chi đoàn TNCS Hồ Chí Minh và của
học sinh trong lớp ( có thể bằng cách bỏ phiếu tín nhiệm…).Để tạo điều kiện
3
thuận lợi cho việc liên hệ giữa học sinh và giáo viên bộ môn, giáo viên chủ
nhiệm lớp cử ra các cán sự môn học chọn từ những học sinh học môn học

với kết quả từ khá trở lên và có quan hệ giao tiếp tốt với bạn bè.
- Lớp học được chia ra thành tổ học tập, mỗi tổ có từ 9 đến 12 học
sinh. Tổ học tập là đơn vị tổ chức việc sinh hoạt ngoài giờ lên lớp, giúp đỡ
lẫn nhau trong việc học tập ở lớp, là nơi tiến hành việc học tập theo đơn vị
nhỏ hơn lớp. Tổ có tổ trưởng và tổ phó do học sinh trong tổ cử ra. Cần thực
hiện việc luân phiên làm tổ trưởng, tổ phó tổ học tập.
- Các nhóm văn nghệ, thể dục, thể thao là những tổ chức được hình
thành, hoạt động đều đặn trong cả năm học hoặc đợt tổ chức và hoạt động có
thời hạn.
b. Các tổ chức thuộc phạm vi cả trường như các câu lạc bộ( khoa học, nghệ
thuật, thể dục và thể thao)… thu hút học sinh không chỉ của nột lớp, một
khối lớp mà của toàn trường.
1.2 Các tổ chức chuyên môn và tổ công tác.
Tuỳ theo quy mô của trường, số lượng giáo viên và phân viên của
trường mà hình thành tổ bộ môn, tổ chủ nhiệm, tổ công tác … Các tổ này
giúp Hiệu trưởng chỉ đạo hoạt động của các thành viên trong tổ.
a. Tổ bộ môn bao gồm những giáo viên dạy cùng một môn học. Nếu số
lượng giáo viên thuộc một môn học ít hơn 3 thì thành lập tổ ghép bao gồm
giáo viên của những môn học gần gũi về mặt khoa học hoặc về tính chất
hoạt động (Lý – hoá - sinh; Nhạc – hoạ …). Tổ bộ môn có nhiệm vụ giúp đỡ
lẫn nhau trong việc dạy học, nâng cao trình độ khoa học và sư phạm, quản lý
lao động của tổ.
b. Tổ chủ nhiệm lớp bao gồm những giáo viên chủ nhiệm của cùng một khối
lớp nếu quy mô trường cho phép, hoặc tất cả các giáo viên chủ nhiệm nếu
trường có quy mô nhỏ. Tổ chủ nhiệm lớp có trách nhiêm giúp Hiệu trưởng
trong việc thực hiện các hoạt động giáo dục, các công việc hành chính có
quan hệ với lớp, trao đổi kinh nghiệm sư phạm và nầng cao trình độ nghề
nghiệp.
4
c. Tổ công tác bao gồm các nhân viên hành chính của trường, là tổ chức giúp

Hiệu trưởng về mặt công tác tổ chức, hành chính và giáo vụ của trường.
1.3 Hội đồng sư phạm
Hội đồng sư phạm là tổ chức tư vấn của Hiệu trưởng, bao gồm Hiệu
trưởng, các phó hiệu trưởng, toàn thể giáo viên, Tổng phụ trách Đội thiếu
niên tiền phong Hồ Chí Minh ( ở trường trung học cơ sở ), đại diện tổ chức
Đảng và các đoàn thể trong trường, đại diện Hội cha mẹ học sinh. Hội đồng
có trách nhiệm giúp Hiệu trưởng xây dựng kế hoạch công tác hàng năm. Để
xuất biện phát thực hiện kế hoạch đào tạo, đánh giá tình hình thực hiện kế
hoạch và đề xuất các biện pháp cải tiến công tác của trường.
1.4 Các tổ chức khác
Hiệu trưởng lập một số ban và hội đồng giúp Hiệu trưởng điều hành
một số mặt công tác của trường như Ban giáo dục lao động - hướng nghiệp,
Ban giáo dục ngoài giờ lên lớp, Ban đời sống, Hội đồng thi đua, Hội đồng kỉ
luật…
2 - Đánh Giáo Hệ Thống Và Nhu Cầu Tin Học Hoá
Qua việc khảo sát hệ thống quản lý ở trường PTTHCS ta thấy hệ
thống còn thực hiện thủ công và bán thủ công nên gặp phải những nhược
điểm sau:
- Thời gian cho công tác tính toán và tìm kiếm về các thông tin của
học sinh, của giáo viên, lịch phân công công tác là rất lớn bởi vì các thông
tin cần tim kiếm nằm ở nhiều bộ phận nên phải mất nhiều thời gian để tìm
kiếm, để tập hợp lại
- Không đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời
- Độ tin cậy thông tin không cao, khó đạt được độ chính xác cao do
khối lượng dữ liệu khá lớn.
- Mất nhiều thời gian cập nhật thông tin từng học sinh một
Với hệ thống quản lý ở trường PTTHCS gồm quản lý hồ sơ học sinh,
quản lý điểm học sinh, ta thấy đây là bài toán lớn và khá phức tạp. Bài toán
gồm nhiều chức năng, thông tin đầu vào và thông tin đầu ra giữa các chức
năng có mối liên hệ mật thiết với nhau. Để đạt được độ chính xác cao ta cần

5
áp dụng tin học vào trong công tác quản lý. Điều đó không những giảm bớt
cho người làm công tác quản lý các thao tác thủ công tốn kém mất nhiều
thời gian và điều quan trọng hơn nó giúp cho người quản lý có thể có những
thông tin nhanh chóng, chính xác từ hệ thống.
Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học KT - CN được ứng
dụng vào nhiều ngành, nhiều cấp. Đặc biệt trong việc quản lý đã đạt được
những thành tích to lớn góp phần thúc đẩy xã hội phát triển, giảm bớt mọi
công việc nặng nhọc, mất nhiều thời gian băng thủ công trong việc quản lý
sổ sách, giấy tờ về mọi lĩnh vực, giúp con người có nhiều thời gian vào công
việc khác và phát triển trí tuệ của mình, đồng thời khai thác tiềm năng bí ẩn,
huyền diệu vốn có của máy tính vì thế việc đưa tin học hoá vào trường
PTTHCS là điều cần thiết.
3 - Mục Đích Của Đề Tài
Cùng với sự phát triển của xã hội thì công nghệ thông tin đã và đang
triển khai các ứng dụng trên địa bàn toàn quốc, dần tiến tới tin học hoá tất cả
các hoạt động trong mọi lĩnh vực của các ngành nghề. Máy tính thực sự là
công cụ đáng tin cậy không thể thiếu được trong mọi hoạt động của xã hội
trong thời đại thông tin hiện nay. Chính vì vậy việc quản lý ở trường
PTTHCS phải được tin học hoá toàn bộ, không còn phải làm theo lối thủ
công để quản lý sổ sách, giấy tờ chậm chạp trong việc khai thác thông tin và
chiếm nhiều thời gian lưu trữ. Mục đích của việc xây dựng đề tài này là:
- Giảm bớt thời gian ghi chép, không gây nhầm lẫn, thiếu chính xác.
- Thực hiện tìm kiếm, sửa dữ liệu rất thuận tiện
- Tận dụng tối đa khả năng tính đã có
- Mọi công việc cập nhật, điều chỉnh, tìm kiếm, tra cứu đều được thực
hiện nhanh chóng, chính xác, tiết kiêm thời gian
- Công việc của cán bộ không còn vất vả mà hiệu xuất công việc lại
cao
6

II - TÌM HIỂU NGHIỆP VỤ BÀI TOÁN
1 - Quản Lý Hồ Sơ Học Sinh:
- Hồ sơ học sinh là nơi lưu trữ tất cả các thông tin về một học sinh như:
Họ tên, giới tính, năm sinh, địa chỉ, họ tên bố, họ tên mẹ, nghề nghiệp bố,
nghề nghiệp mẹ, dân tộc, tôn giáo,được phân vào lớp nào.
- Hồ sơ giáo viên cũng được lưu trữ một cách chi tiết gồm: họ tên, giới
tính, chức vụ, học vị, địa chỉ, dân tộc, tôn giáo, tình trạng
- Trong hồ sơ học sinh giáo viên chủ nhiệm ghi lại chi tiết quá trình
rèn luyện học tập của học sinh (bao gồm hạnh kiểm, học lực).
- Vào đầu năm học nhân viên văn thư sao chép lại các thôngtin về học
sinh vào sổ điểm gốc.
- Các diễn biến về điểm, quá trình rèn luyện học tập của học sinh sẽ
do giáo viên bộ môn nhập vào sổ điểm gốc.
- Cuối các học kỳ giáo viên chủ nhiệm làm bảng điểm tổng hợp và
tiến hành phân loại học sinh sau đó báo cáo với ban giám hiệu nhà trường.
2 - Quản Lý Điểm
Đánh giá, xếp loại về học lực
Việc đánh giá, xếp loại về học của học sinh được thực hiện theo cách tính
điểm trung bình của tất cả các môn học
2.1 Chế độ cho điểm, hệ số các loại điểm kiểm tra và hệ số các môn học
a. Chế độ cho điểm:
+ Số lần kiểm tra cho từng môn học: Trong một học kỳ mỗi học sinh
được kiểm tra ít nhất:
- Các môn học có từ 2 tiết/1tuần trở xuống: 4 lần
- Các môn học có từ 2,5đến 3tiết/1tuần: 6 lần
- Các môn học có từ 4tiết/1tuần: 7 lần
+ Các loại điềm kiểm tra: Số lần kiểm tra qui định cho từng môn như
trên bao gồm:kiểm tra miệng, kiểm ta viết 15 phút, kiểm tra 1tiết trở lên
( theo phân phối chương trình), kiểm tra cuối học kỳ.
7

Nếu học sinh thiếu điểm kiểm tra miệng, phải được thay bằng điểm
kiểm tra viết 15 phút. Nếu thiếu điểm kiểm tra viết từ một tiết trở lên phải
được kiểm tra bù.
Ở những môn trong phân phối chương trình không quy định kiểm tra
viết từ một tiết trở lên, phải thay thế bằng kiểm tra 15 phút cho đủ số điểm
kiểm tra đã quy định.
Các loại điểm kiểm tra theo quy định trên sẽ thực hiện theo hướng cụ
thể thêm của từng bộ môn.
b. Hệ số các loại điểm kiểm tra:
Kiểm tra miệng, kiểm tra 15 phút: Hệ số1
Kiểm tra từ một tiết trở lên : Hệ số 2
- Điểm kiểm tra học kỳ không tính hệ số mà tham gia trực tiếp vào tính
điểm trung bình môn.
c. Hệ số các môn kiểm tra:
Các môn văn- tiếng Việt và toán của cấp II được tính hệ số 2 khi tham
gia tính điểm trung bình hoc kỳ hoặc cả năm.
2.2 Các tính điểm và tiêu chuẩn xếp loại trung bình về học lực
a. Cách tính điểm:
+ Điểm trung bình học kỳ (ĐTBHK)
Điểm trung bình các bài kiểm tra (ĐTB
KT
): Là trung bình cộng của
các bài kiểm tra sau khi đã tính hệ số(không tính điểm kiểm tra học kỳ)
Điểm trung bình các môn học kỳ(ĐTB
MH
): Là trung bình cộng của các
điểm trung bình các bài kiểm tra và điểm kiểm tra học kỳ

+ Điểm trung bình môn cả năm(ĐTB
MônCN

): Là trung bình cộng của
điểm trung bình môn kỳ một( ĐTB
MHKI
) với 2 lần điểm trung bình môn học
kỳ II (ĐTB
MHKII
)
8
ĐTB
MHK
=
(ĐTB*2) + ĐTB
HK
3
ĐTB
HKI
+(ĐTB
MHKII
* 2)
ĐTB
MCN
=
3
+ Điểm trung bình các môn cả năm (ĐTB
CN
)
ĐTB
HKI
+ (ĐTB
HKII

*2)
ĐTB
CN
=
3
- Các điểm trung bình chỉ lấy đến 1 chữ số thập phân
b. Tiêu chuẩn xếp loại học lực:
Loại giỏi: Điểm trung bình môn đạt từ 8 trở lên, không có điểm trung
bình môn nào đạt dưới 6,5
Loại khá: Điểm trung bình môn đạt từ 6,5 đến 7,9 không có điểm
trung bình môn nào đạt dưới 5,0.
Loại trung bình: Điểm trung bình môn đạt từ 5,0 đến 6,4, không có
điêmr trung bình môn nào đạ dưới 3,5.
Loại yếu: Điểm trung bình môn đạt từ 3,5 đến 4,9 không có điểm
trung bình môn nào đạt dưới 2,0.
Loại kém: là các trường hợp còn lại.
Nếu do điểm trung bình của 1 môn quá kém làm cho học sinh bị xếp loại học
lực xuống từ 2 bậc trở lên thì học sinh được chiếu cố chỉ xuống 1 bậc.
2.3 Đánh giá xếp loại hạnh kiểm
Loại tốt: Được xếp loại tốt về hạnh kiểm là những học sinh có nhận
thức đúng đắn và thực hiện khá đầy đủ nhiệm vụ của học sinh:
Có ý thức trách nhiệm cao đối với học tập, rèn luyện đạo đức nếp sống, rèn
luyện thân thể.
Có tiến bộ không ngừng đạt kết quả cao về tất cả các mặt.
Loại khá: Những học sinh đạt trên mức trung bình nhưng chưa đạt
mức tốt trong việc thực hiện nhiệm vụ học sinh thể hiện thông qua các mặt
rèn luyện đạo đức, học tập, lao động, rèn luyện thân thể, hoạt động xã hội
9
hoặc trong các hoạt động trên có mặt hoạt động tốt có mặt chỉ đạt mức trung
bình đều được xếp hạnh kiểm loại khá.

Loại trung bình: Được xếp loại trung bình về hạnh kiểm là những
học sinh có ý thức thực hiện nhiệm vụ học sinh, có tiến bộ nhất định về hạnh
kiểm nhưng còn chậm, không đồng đều, chưa vững chắc, kết quả nói chung
còn ở mức trung bình. Mắc một số khuyết điểm nhỏ, khi được góp ý biết
nhận ra khuyết điểm nhưng chậm sửa chữa.
Loại yếu: Xếp loại hạnh kiểm yếu là những học sinh không đạt mức
trung bình theo tiêu chuẩn trên, có những biểu hiện yếu kém, chậm tiến bộ
trong những điểm đã quy định cho loại trung bình. Những học sinh bị kỷ
luật, cảnh cáo hoặc đuổi học một tuần ở học kỳ nào thì xếp loại hạnh kiểm
yếu ở học kỳ đó.
Loại kém: Học sinh có những biểu hiện sai trái, nghiêm trọng và bị
kỷ luật ở mức độ đuổi học 1 năm đều xếp loại hạnh kiểm kém.
2.4 Sử dụng kết quả đánh giá xếp loại
Sử dụng kết quả đánh giá xếp loại xét cho học sinh lên lớp;
a. Cho lên lớp những học sinh có đủ các điều kiện sau:
- Nghỉ học không quá 45 ngày trong một năm
- Được xếp loại học lực và hành kiểm trung bình cả năm từ trung bình
trở lên.
b. Cho ở lại lớp:
Cho ở lại lớp không những học sinh phạm vào trong những điều kiện
sau:
- Nghỉ học quá 45 ngày trong 1 năm
- Có học lực cả năm xếp loại kém
- Có học lực và hạnh kiểm cả năm xếp loại yếu
c. Thi lại các môn: Những học sinh không thuộc diện ở lại lớp hẳn được nhà
trường cho thi lại các môn học hoặc được rèn luyện thêm trong hè về hạnh
kiểm để được xét cho lên lớp vào sau dịp hè. Nhà trường chịu trách nhiệm tổ
chức cho học sinh thi lại và rèn luyện thêm về hạnh kiểm.
+ Thi lại các môn học:
10

Học sinh xếp loại yếu về học lực được phép lựa chọn để thi lại các
môn có điểm trung bình dưới 5,0 sao cho sau khi thi lại có đủ điều kiện lên
lớp.
Điểm bài thi lại môn nào được dùng thay cho điểm trung bình cả năm của
môn đó khi tính lại điểm trung bình các môn học cả năm đạt 5,0 trở lên sẽ
được lên lớp.
Học sinh phải đăng ký môn thi lại cho nhà trường chậm nhất 7 ngày
trước khi tổ chức thi lại.
d. Đối với học sinh xin chuyển
Học sinh chuyển đến thì Hiệu trưởng hoặc phó hiệu trưởng trực tiếp
nhận hồ sơ và phân lớp, còn nhân viên văn thư có nhiệm vụ cập nhật các
thông tin về học sinh mới đó.
- Học sinh xin chuyển phải nộp đơn xin chuyển trường, hiệu phó sẽ
quyết định cho học sinh đó rút hồ sơ và các giấy tờ liên quan.
Học sinh bỏ học thì phải lưu học bạ học sinh vào cặp riêng và loại tên
ra khỏi danh sách.
2.5 Khen thưởng và kỷ luật
a. Các mức độ và hình thức khen thưởng:
- Khen thưởng trước lớp: Những học sinh có biểu hiện tốt về hành vi
đạo đức, về học tập, về lao động và các hoạt đông tập thể, xã hội được giáo
viên chủ nhiệm khen thưởng trước lớp.
- Khen toàn trường: Do hiệu trưởng biểu dương và tặng giấy khen đối
với học sinh được tặng danh hiệu học sinh khá, giỏi, xuất sắc hoặc tập thể
học sinh tiên tiến.
Ngoài ra còn có những hinh thức khen thưởng đặc biệt
b. Các mức độ kỷ luật:
- Khiển trách trước lớp
- Khiển trách trước hội đồng kỷ luật nhà trường
- Đuổi học một tuần lễ
Nhà trường lập hồ sơ kỷ luật và hội đồng kỷ luật nhà trường tuyên bố

hình thức kỷ luật.
11
III - YÊU CẦU PHẠM VI CỦA ĐỀ TÀI
Dựa vào những thông tin đã thu thập được và dựa vào những đặc
điểm cơ bản của hệ thống quản lý học sinh của trường PTTHCS , cần thực
hiện quản lý những thông tin sau:
Quản lý hồ sơ
Quán lý điểm học sinh
Báo cáo thống kê
1 - Quản lý hồ sơ
a. Lưu thông tin:
- Lưu thông tin về hồ sơ học sinh : MSHS, họ và tên, giới tính, ngày sinh,
nơi sinh, điạ chỉ, dân tộc, tôn giáo, điện thoại, họ tên cha, nghề nghiệp của
cha, họ tên mẹ, nghề nghiệp của mẹ, phân vào lớp.
- Lưu thông tin về quá trinh học tập rèn luyện trong các năm học
- Lưu thông tin về danh sách học sinh trong từng lớp của từng năm học
- Lưu thông tin về xếp loại hạnh kiểm cho từng học sinh.
- Lưu thông tin về hồ sơ giáo viên gồm: Mã số, họ và tên, giới tính, ngày
sinh, chức vụ, học vị, chuyên môn, ngày làm việc, số điện thoại, địa chỉ, dân
tộc, tình trạng.
- Lưu thông tin về lớp học- năm học gồm: MSLH, tên lớp học, hệ số môn
học.
- Lưu thông ti về những học sinh được khen thưởng – kỷ luật: những học
sinh đạt thành tích trong học tập, rèn luyện đạo đức, tham gia đạt thành tích
về văn nghệ, thể dục thể thao… Cả những học sinh vi phạm bị cảnh cáo
hoặc bị đuổi học….
- Lưu thông tin về những học sinh được lên lớp hay ở lại sau mỗi năm học.
b. Tìm kiếm thông tin:
- Tìm kiếm theo điểm(điểm TBM, điểmTBHK,điểm TBCN)
- Tìm kiểm thông tin theo mã số học sinh

- Tìm kiếm thông tin theo tên học sinh
- Tìm kiếm thông tin theo lớp
- Tìm kiếm theo ngày sinh
12
c. In những thông tin về học sinh gồm:
- In danh sách học sinh theo tên lớp
- In thông tin riêng về từng học sinh
- In danh sách cho giáo viên
d. Cập nhật thông tin:
- Cập nhật danh mục môn
- Cập nhật dang mục lớp học
- Cập nhật thông tin về học sinh
- Cập nhật thông tin về giáo viên
- Cập nhật khen thưởng-kỷ luật
- Cập nhật hạnh kiểm
2 - Quản lý điểm học sinh
a. Lưu thông tin về điểm học sinh:
- Lưu điểm kiểm tra 15 phút
- Lưu điểm kiểm tra miệng
- Lưu điểm kiểm tra một tiết trở lên
- Lưu điểm kiểm tra học kỳ
b. Tính điểm trung bình:
- Tính điểm trung bình môn
- Tính điểm trung bình học kỳ
- Tính điểm trung bình cả năm
Dựa vào cách tính điểm để xét và xếp loại học lực, hạnh kiểm cho từng học
sinh trong từng kỳ và cả năm học.
c. In thông tin về điểm cho học sinh:
- In điểm theo môn
- In bảng điểm chi tiết

- In bảng điểm học kỳ
- In Điểm theo môn
- In theo học lực: học lực giỏi, khá, xuất sắc, trung bình, yếu, kém
13
3- Báo cáo thông kê
+ In phiếu liên lạc cuối mỗi học kỳ và cuối năm với đầy đủ thông tin
về điểm số của từng môn học. Giáo viên chủ nhiệm chỉ ghi nhận xét về quá
trình học tập và rèn luyện hạnh kiểm của từng học sinh do lớp mình chủ
nhiệm.
Khoá học được phân ra:
- Khối lớp
- Nhiều lớp
- Hai học kỳ
- Nhiều môn học
Mỗi môn học có nhiều nhất là 4 cột điểm:
- Điểm miệng
- Điểm 15 phút
- Điểm kiểm tra 1 tiết trở lên
- Điểm kiểm tra học kỳ
+ In danh sách những học sinh được lên lớp hay ở lại lớp
+ In danh sách giáo viên đang giảng dạy, chủ nhiệm ở các lớp theo
từng năm.
+ In Điểm Tổng kết
+ In tổng kết năm học
14
CHƯƠNG III
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
I - MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
1. Mục đích:
Phân tích là công việc đầu tiên không thể thiếu được trong quá trình

xây dựng hệ quản trị trên máy tính. Không thể đưa tin học hoá trong vấn đề
quản lý mà không qua quá trình phân tích. Hiệu quả mang lại của hệ thống
phụ thuộc vào độ nông sâu của quá trình ban đầu. Mục đích của nó là xác
định xem bộ phận nào của hệ thống nên xử lý bằng máy tính và bộ phận nào
đó do com người thực hiện. Tổng quan về các công tác quản lý ở trên ta thấy
rằng quản lý học sinh khi chưa sử dụng máy tính, các công việc như hồ sơ,
ghi chép lưu điểm của học sinh đều do con người làm dựa trên các hồ sơ lưu
trữ cồng kềnh và phức tạp, nên việc nhập thêm, lưu trữ và tìm kiếm rất khó
và chậm chạp vì số lượng học sinh nhiều.
Vì vậy để tăng hiệu quả giảm nhẹ công sức và tiết kiệm thời gian thì
việc tin học hoá hệ thống qủan lý giáo dục là rất cần thiết. Hơn thế nữa việc
tìm kiếm sửa huỷ theo một yêu cầu nào đó về một đối tượng học sinh nào
đó, về phía nhà trường cũng như phụ huynh sẽ được thực hiện hoàn toàn trên
máy tính, giúp cho việc quản lý đạt hiệu quả cao có tính chất mềm dẻo và
tiện lợi.
2. Sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD)
Sơ đồ luồng dữ liệu là một trong những công cụ quan trọng nhất trong
việc phân tích hệ thống có cấu trúc. Nó đưa ra phương pháp thiết lập mối
quan hệ giữa chức năng hoặc tiến trình của hệ thống với thông tin mà chúng
thể hiện.
Một DFD có thể là “vật lý” biểu thị cho đổ thức tế xẩy ra (hoặc dự
định xẩy ra), hoặc “logic” biểu thị cho chức năng cầp tiến hành(nhưng chưa
15
nói đến cách thực hiện). Trong giai đoạn phân tích nghiệp vụ của việc phân
tích ta mới quan tâm chủ yếu đến mô hình lôgic.
DFD được xây dựng nhờ các chức năng đã được xác định trong việc
mô hình hoá cho sơ đồ chức năng nghiệp vụ. Để hoàn thiện cả hai mô hình
cần được xem xét độ chính xác, tính nhất quán và sự cân bằng.
Để xác định được yêu cầu của công việc thì người ta phải phân tích sơ
đồ luồng dữ liệu, sơ đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về hệ thống thông

qua tin vận chuyển qua các quá trình hoặc các chức năng khác nhau. Điều
quan trọng là phải có sẵn các thông tin vào ra biết được yêu cầu thông tin
đầu ra, trước khi thực hiện một quá trình nào đó.
Qua phân tích ở trên thì toàn bộ hoạt động của hệ thống có thể chia
làm 2 phần: Luồng thông tin vào và luồng thông tin ra.
a. Luồng thông tin vào của hệ thống bao gồm
• Nhập thông tin về hồ sơ học sinh
• Nhập thông tin về hồ sơ giáo viên
• Nhập số môn học
• Nhập thông tin về lớp học
• Nhập thông tin về khen thưởng - kỷ luật
• Nhập thông tin về điểm
b. Luồng thông tin ra của hệ thống: Là các dữ liệu khi cập nhật, xử lý
được thực hiện tìm kiếm theo những tiêu thức mà người sử dụng cần để
phục vụ cho công tác quản lý ngay trên máy tính chứ chưa cần in ra các
bảng biểu thống kê.
Các bảng biểu in ra nhằm phục vụ cho nhu cầu của người quản lý, đảm bảo
chính xác và kịp thời.
c. Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu
♣ Các chức năng xử lý: Là các chức năng dùng để chỉ ra một chức
năng hay một quá trình. Chức năng quan trọng trong mô hình luồng dữ liệu
là biến đôỉ thông tin đầu vào theo một cách nào đó.
Tên chức năng gồm động từ có kèm theo bổ ngữ tóm tắt về chức năng
16
Tên chức
năng
Kí hiệu
♣ Luồng dữ liệu: Chỉ luồng dữ liệu đi từ các tác nhân đến kho dữ
liệu hay từ các chức năng xử lý này đến chức năng xử lý khác
Tên loại dữ liệu gồm: danh từ và các tính từ bổ ngữ về loại dữ liệu lưu chuyển

Kí hiệu:
♣ Kho dữ liệu: Là luồng thông tin lưu trữ trong một khoảng thời
gian để một hoặc nhiều chức năng truy nhập vào, chúng có thể là các tệp dữ
liệu được lưu trữ trong máy tính.
Tên kho dữ liệu là danh từ chỉ loại dữ liệu cần lưu trữ
Kí hiệu:
♣ Tác nhân trong: Là một chức năng hoặc một quá trình ở bên trong
hệ thống được mô tả ở trang khác của biểu đồ, nhưng có trao đổi thông tin
với hệ thống.
Tên tác nhân trong bao giờ cũng là động từ + bổ ngữ
Kí hiệu:
♣ Tác nhân ngoài: Là một người hay một nhóm người ở bên ngoài
lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống, nhưng có trao đổi thông tin với hệ thống.
Tên gọi của các tác nhân ngoài là danh từ chỉ tên gọi của tác nhân đó
Kí hiệu:
17
Tên tác nhân
Tên loại dữ liệu
Kho dữ liệu
Việc thiết kế hệ thồng nhằm giúp chúng ta hiểu rõ hơn về hệ thống,
nhất là hệ thống lớn phức tạp hơn. Để có thể tác động hoặc điều khiển chúng
một cách có hiệu quả, đồng thời để hoàn thiện và phát triển những hệ thống
mới tốt hơn nhằm đáp ứng các yêu cầu của thực tế đặt ra.
3. Các tính chất của hệ thống
- Pham vi và quy mô được xác định theo một thể thồng nhất
- Hệ thống tạo ra những đặc trưng chung để thể hiện một số nhiệm vụ
nhằm đạt được mục đích nào đó mà từng thành phần đơn lẻ của nó không
thể được.
- Thông thường những hệ thống bao giờ cũng là một hệ thống con của
một hệ thống lớn và chính nó bao gồm một tập của một hệ thống con.

- Giữa các thành phần của hệ thống có thể sắp xếp theo một quan hệ
nào
- Việc mô hình hoá hệ thống là một hình ảnh thực tại của bài toán mà
chúng ta đang nghiên cứu được biểu diễn và diễn đạt dưới hình thức dễ hiểu.
Việc thực hiện bằng văn bản, biểu đồ, đồ thị hay phương trình.
- Mô hình hoá giúp chúng ta hiểu và thực hiện được sự trìu tượng hoá
khái niệm để khống chế hoá độ phức tạp của bài toán đặt ra nhằm trả lời
những câu hỏi: Là gì? Hoạt động như thế nào? Do vậy quá trình phát triển
hệ thống là việc xác định bài toán và thiết lập kế hoạch dự án.
18
Tên tác nhân
ngo ià
2.Giải thích biểu đồ phân cấp chức năng:
Hệ thống quản lý học sinh được phân thành 6 chức năng:
Chức năng hệ thống
Chức năng danh mục hồ sơ
Chức năng quản lý hồ sơ
Chức năng quản lý điểm
Chức năng tìm kiếm
Chức năng báo cáo thống kê
1- Chức năng hệ thống: Là chức năng quản lý toàn bộ hệ thống chương
trình. Chức năng này có 5 chức năng con
+ Chức năng đăng nhập hệ thống: Yêu cầu ta nhập tên và mật khẩu
người dùng vào hệ thống.
+ Chức năng lựa chon năm học: Cho phép ta lựa chon năm học, kỳ
học.
+ Chức năng Quản trị hệ thống: Cho phép ta thêm, sửa, xoá tên người
dùng trong hệ thống.
+ Chức năng trợ giúp: giúp người sử dụng hệ thống.
+ Chức năng thoát khỏi hệ thống.

2- Chức năng Quản lý danh mục : gồm 3 chức năng
+ Danh mục lớp học: Cho phép ta nhập mã số lớp học, tên lớp học,
giáo viên chủ nhiệm để tiện cho việc phân học sinh vào lớp nào, giáo viên
nào chủ nhiệm.
+Danh mục môn học: gồm mã số môn học, tên môn học, hệ số môn
học. Những thông tin này sẽ giúp cho việc tính điểm trung bình môn và
trung bình học kỳ sau này.
+ Chức năng Hồ sơ giáo viên: Cho ta cập nhật, xem, sửa hồ sơ của
từng giáo viên trong trường. Khi đã có thông tin chi tiết về lý lịch của từng
giào viên sẽ giúp điều kiện thuận lợi để ban giàm hiệu phân công giảng dậy
và các nhiệm vụ khác trong trường.
19
3- Chức năng quản lý hồ sơ:
+ Chức năng cập nhật mới hồ sơ học sinh: Làm nhiệm vụ nhập hồ sơ
của từng học sinh vào trường. Khi đã có thông tin chi tiết về lý lịch của từng
học sinh và tiến hành phân công vào lớp nào là do phòng giáo vụ sắp sếp.
+ Chức năng xem, chỉnh hồ sơ học sinh: cho phép ta xem hồ sơ của
từng học sinh và có thể sửa chữa những sai sót trong hồ sơ. Xoá dữ liệu là
khi thông tin về hồ sơ học sinh quá nhiều và không cần thiết ở khoảng 10
năm về trước có thể xoá bỏ.
+ Chức năng khen thưởng - kỷ luật: Đối với mỗi học sinh đều có thể
được khen thưởng hoặc bị kỷ luật theo các mức khác nhau. Chức năng này
cho phép ta cập nhật thông tin khen thưởng - kỷ luật chi tiết của từng học
sinh để tiện cho việc xét duyệt hạnh kiểm sau này.
+ Chức năng xét hạnh kiểm: Để xét hạnh kiểm học sinh trong quá
trình học tập và rèn luyện ở trường theo các tiêu chuẩn đã đặt ra.

4- Chức năng quản lý điểm: Chức năng này sẽ thực hiện công việc tính
toán điểm cho từng học sinh
+ Chức năng Nhập - chỉnh sửa điểm: Chức năng này cho phép ta nhập

điểm của từng lớp trong từng học kỳ. Điểm được nhập theo từng bộ môn đối
với từng học sinh. Có điểm 15 phút, điểm miệng, điểm từ một tiết trở lên,
điểm học kỳ.
+ Chức năng tính điểm trung bình: Hệ thống sẽ tiến hành tính điểm
trung bình môn theo từng môn học đối với từng học sinh trong từng học kỳ.
+ Chức năng tính điểm học kỳ: Sau khi đã tính được điểm trung bình
của từng môn học trong từng học kỳ thì hệ thống mày sẽ giúp ta tính điểm
trung bình toàn học kỳ.
+ Chức năng tính điểm trung bình năm học: Là sau khi đã có điểm
trung bình học kỳ I và điểm trung bình học kỳ II chức năng này sẽ tình điểm
trung bình toàn năm học. Nếu chỉ có điểm trung bình học kỳ I mà chưa có
điểm trung bình học kỳ II thì chức năng này sẽ không thực hiện được.
5- Chức năng tìm kiếm: Chức năng này nhằm thoả mãn nhu cầu của người
dùng khi muốn tìm kiếm thông tin về một học sinh.
20
+ Chức năng tìm kiếm theo lớp: Khi ta tiến hành tìm kiếm theo lớp
hoặc theo khối ta chỉ việc nhập tên lớp hoặc tên khối vào là hệ thống sẽ tìm
cho ta đầy đủ thông tin về học sinh đó học lớp nào, do giáo viên nào chủ
nhiệm.
+ Chức năng tìm kiếm theo điểm: Tức là ta tiến hành tìm kiếm điểm
trung bình học kỳI, trung bình học kyII, trung bình cả năm của học sinh, tìm
kiếm theo điểm trung bình môn. Ví dụ ta muốn tìm kiếm điểm trung bình
của tất cả các học sinh đạt từ 5.0 ta chỉ việc nhập điểm đó vào. Hệ thống
máy sẽ giúp ta tìm đầy đủ thông tin về các loại điểm trung bình.
+ Chức năng tìm kiếm theo hồ sơ gồm có các chức năng nhỏ sau:
- Chức năng tìm kiếm theo mã số học sinh: Khi ta tiến hành nhập mã
số học sinh thì hệ thống máy sẽ giúp ta tìm kiếm đầy đủ thông tin về hồ sơ
học sinh có mã đó.
- Chức năng tìm kiếm theo tên: Cho phép ta tìm kiếm thông tin về
học sinh khi ta chỉ nhớ tên học sinh đó, khi đã nhập tên học sinh, hệ thống sẽ

tìm kiếm thông tin chi tiết về học sinh đó và cho biết học sinh đó đang học
tại lớp nào.
- Chức năng tìm kiếm theo ngày sinh: Khi ta nhập năm sinh vào, hệ
thống sẽ giúp ta tìm kiếm tất cả các học sinh sinh cùng năm.
6- Chức năng báo cáo thống kê: Đây là công việc rất cần thiết, khi hệ thống
máy tính có đầy đủ các thông tin về hồ sơ học sinh, hồ sơ giáo viên, điểm
của từng bộ môn và điểm tổng kết. Chức năng này gồm các chức năng con
+ Chức năng In danh sách học sinh: Cho phép ta in danh sáh tất cả các
học sinh theo từng lớp
+ Chức năng In danh sách giáo viên: Cho phép ta in toàn bộ danh sách
giào viên đang giảng dậy và công tác trong trường.
+ Chức năng In bảng điểm học sinh: Ta có thể tiến hành in bảng điểm
cho từng học kỳ,in điểm theo môn học, in bảng điểm tổng kết, in theo học
lực giỏi, khá, trung bình, yếu, kém để tiện cho việc báo cáo lên ban giám
hiệu nhà trường và thông bào cho từng học sinh.
21
+ Chức năng Danh sách học sinh lên lớp: máy sẽ đưa ra danh sách những
học sinh được lên lớp hay lưu ban để tiện cho việc sắp xếp danh sách trong
năm học mới.
III - THIẾT KẾ TỔNG THỂ CHƯƠNG TRÌNH
Bước đầu phần tích nếu coi hệ thống là một chức năng, sau đó phân rã
dần mỗi chức năng thành các chức năng nhỏ hơn ở mức dưới ta được một
biểu đồ với ba mức phân cấp.
- Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
- Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
- Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
22
1 - Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu
1.1 Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Khung Cảnh
Mức khung cảnh tương ứng với mức không của biểu đồ phân cấp chức

năng, ta coi cả hệ thống là một chức năng duy nhất. Biểu đồ này sẽ xây dựng
tất cả các tác nhân ngoài của hệ thống, các thông tin ra của hệ thống. Mọi
thông tin từ hệ thống đưa ra bên ngoài là các thông tin đầu ra. Nhiệm vụ của
hệ thống là phải lưu trữ, xử lý và biến đổi các thông tin đầu vào thành kết quả
đầu ra. Các tác nhân giao tiếp với hệ thống quản lý học sinh gồm: Hồ sơ học
sinh, điểm học sinh, hạnh kiểm học sinh, môn học, lớp học, giáo viên, ban
giám hiệu, bộ giáo dục và những người sử dụng cũng có nhu cầu tìm hiểu về
tình hình học tập của học sinh trong trường.
23
Phòng Giáo
Vụ
Trả
lời
Yêu
cầu
Hệ Thống
Quản Lý Học
Sinh
Ban Giám Hiệu
Yêu
cầu
Trả
lời
Kết quả TK
Kết quả BC
1.2 Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Mức Đỉnh
24
TÌM
KIẾM
Phòng Giáo Vụ

QL Hồ
Sơ Học
Sinh
Quản Lý
Điểm
Hệ
Thống
Quản Lý
Danh
Mục
Báo Cáo
Thống Kê
Hồ
sơ
Điểm
Users
Hồ sơ
GV
Điểm
Hồ sơ GV
Lớp học
Hồ sơ HS
KT-KL
Hkiểm
Lớp học Mônhọc
Hồ sơ HS
Thông báo
Trả lời
Thông báo
Trả lời

Ban Giám Hiệu
Lớp học
Yêu
cầu
TK
Yêu
cầu
BC
Điểm
Kqhoctap
1.3 Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Mức Dưới Đỉnh
a. Phân rã chức năng hệ thống
25
Phòng Giáo Vụ
Đăng
nhập hệ
thống
Quản trị
hệ thống
Trợ giúpLựa Chon
năm học
Hiệu
chỉnh
Mật
khẩu
Yêu cầu đáp ứng
Trả lời
Thông báo
Lớp học
Users

Users
Chọnnăm Yêu cầu