bài giảng quản trị bán hàng - chương 5 kiểm soát bán hàng

Chương 5
Kiểm soát bán hàng
Mục tiêu
1. Kiểm soát và các loại hình kiểm soát
2. Mục tiêu của kiểm soát bán hàng
3. Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát
4. Phân tích, đánh giá kết quả bán hàng
5. Quản trị kết quả phân tích, đánh giá
Kiểm soát bán hàng
“Kiểm soát nói chung hay kiểm soát bán hàng
nói riêng là một quá trình đo lường các kết quả
thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát
hiện các sai lệch và nguyên nhân, tiến hành
các hoạt động điều chỉnh nhằm làm cho kết quả
cuối cùng phù hợp với kết quả hay mục tiêu
mong muốn”
Các loại hình kiểm soát BH
 Theo thời gian tiến hành kiểm soát
- Kiểm soát trước (tiền kiểm)
- Kiểm soát đồng thời
- Kiểm soát sau (hậu kiểm)
 Theo tần suất của các cuộc kiểm soát
- Kiểm soát định kỳ
- Kiểm soát liên tục
- Kiểm soát bằng mục tiêu và kết quả
 Theo mức độ tổng quát của nội dung
kiểm soát
- Kiểm soát toàn bộ
- Kiểm soát cá nhân
- Kiểm soát bộ phận
Bảng theo dõi thời gian NVBH

BẢNG THEO DÕI THỜI GIAN
TÊN NHÂN VIÊN BÁN HÀNG:
KHU VỰC BÁN HÀNG:
TUẦN THỨ: NĂM:
HOẠT ĐỘNG
T2 T3 T4 T5 T6 T7 CN
TỔNG
1. Làm việc trực tiếp với khách hàng

2. Tiếp xúc với khách hàng qua điện thoại

3. Chuẩn bị các kiến nghị ở văn phòng

4. Làm việc với các phòng ban khác

5. Đi lại

6. Chờ đợi

7. Giải quyết mâu thuẫn

8. Làm những công việc khác ở văn phòng

TỔNG CỘNG

* Số lần trực tiếp đến gặp khách hàng tiềm năng

* Số lần trực tiếp đến gặp khách hàng hiện tại

BẠN MUỐN PHÂN BỔ THỜI GIAN NHƯ THẾ NÀO ĐỂ ĐẠT KẾT QUẢ CAO HƠN?

CẦN THỰC HIỆN NHỮNG THAY ĐỔI GÌ ĐỂ ĐẠT ĐƯỢC ĐIỀU NÀY?

NHẬN XÉT:

Mục tiêu của kiểm soát BH
- Xác định rõ ràng kết quả đã đạt được của hoạt động bán
hàng trong tương quan so sánh với kế hoạch đã xây dựng
giúp nhà quản trị thấy được kết quả của việc thực hiện các
chiến lược, chính sách bán hàng đã đề ra.
- Một trong các công việc của kiểm soát bán hàng là tìm ra
các nguyên nhân gây ra sai biệt thực tế. Dựa trên kết quả
này, giám đốc phải xác định và dự đoán được những biến
động trong lĩnh vực hoạt động của mình.
- Cung cấp cho nhân viên thông tin đánh giá việc thực hiện
công việc của họ để các nhân viên tự hoàn thiện công việc do
mình phụ trách.
- Nhà quản trị kiểm soát nhân viên nhưng vẫn phải đảm bảo
sự phản hồi từ nhân viên về các chương trình hoạt động của
công ty.
- Nhân viên bán hàng cùng nhau xác định các mục đích mới
hay các hoạt động mà nhân viên và giám đốc cần phải thực
hiện để hoàn thành các mục tiêu đã xác định.
Xác định tiêu chuẩn
kiểm soát là một quá
trình đo lường và phân
tích liên tục dùng để so
sánh thực tế hoạt động
hiện tại của một công ty
với những hoạt động

“tốt nhất” được sử
dụng bởi các tổ chức
cấp quốc tế
Xác định tiêu chuẩn kiểm soát
Quá trình xác định tiêu chuẩn kiểm soát
Lập kế hoạch
• Xác định cái gì làm chuẩn
• Xác định các công ty or
lực lượng bán hàng so
sánh.
Thu thập thông tin
• Xác định phương pháp
lựa chọn
• Lựa chọn dữ liệu
Phân tích và truyền đạt
• Xác định “lỗ hổng” trong thực hiện
công việc hiện tại
• Lập kế hoạch mức độ thực hiện
tương lai
• Truyền đạt tiêu chuẩn được lựa
chọn và tìm kiếm sự chấp nhận
Thực hiện và điều khiển để thúc
đẩy thực hiện
• Thiết lập các mục tiêu chức năng
• Phát triển các kế hoạch hành
động
• Thực hiện các kế hoạch hành
động riêng biệt và kiểm soát quá
trình
• Hiệu chỉnh tiêu chuẩn kiểm soát

Các tiêu chuẩn kiểm soát
KẾT QUẢ BÁN HÀNG
 Tổng số lượng hàng bán được
 Tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu hay dự đoán
 So với năm trước hay tháng trước
 Số tài khoản mới được mở
 Số khách hàng hiện tại bị mất
 Tổng các tài khoản hoạt động
CHẤT LƯỢNG BÁN HÀNG
 Tổng số lượng hàng bán được
 Phạm vi bao phủ
 Loại khách hàng
 Sự thất thoát tín dụng
 Tổng chênh lệch bán hàng giữa các khu
vực
 Sự định giá của khách hàng
HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG
 Số lượng cuộc gọi hàng tuần đến các
khách hàng tương lai so với hiện tại
 Số lần đề nghị ; số lần trình bày
 Số lượng cuộc hẹn
KỸ NĂNG BÁN HÀNG
 Mở rộng đối tượng khách hàng
 Tạo các cuộc nói chuyện
 Đặt các câu hỏi thăm dò
 Nhiệt tình
 Lập kế hoạch cuộc gọi
 Trình bày các mục tiêu
 Giải quyết sự phản đối, những lời phàn
nàn

 Sử dụng các công cụ hỗ trợ bán hàng
 Kết thúc bán hàng
KHẢ NĂNG HIỂU BIẾT VỀ
 Đặc điểm về sản phẩm
 Chính sách và lợi thế của công ty
 Khách hàng hiện tại
 Khách hàng tương lai
 Thị trường
 Sự cạnh tranh
 Lợi thế cạnh tranh
 Các chương trình ứng dụng
 Phần mềm máy tính
KHẢ NĂNG TỰ TỔ CHỨC VÀ LẬP KẾ
HOẠCH
 Sử dụng thời gian đi lại một cách hiệu
quả
 Lưu hồ sơ về khách hàng
 Phân chia thời gian giữa các tài khoản và
các vùng địa lý
 Lập kế hoạch hàng ngày, hàng tuần và
trình bày kế hoạch
 Sắp xếp ngăn nắp các mẫu và tài liệu bán
hàng
SỰ THAM GIA
 Các cuộc họp về bán hàng
 Các cuộc trưng bày sản phẩm
 Các buổi hội thảo, thăm dò
SỰ TRÔNG COI VÀ GIÁM SÁT
 Các bản lộ trình
 Các bản báo cáo cuộc gọi, chi tiêu, tín

dụng
 Các yêu cầu quảng cáo, đơn đặt hàng
KIỂM SOÁT CHỈ TIÊU
 Du lịch và giải trí
 Cước phí và tiền trợ cấp quảng cáo
 Giảm giá, Khuyến mãi, ….
QUAN HỆ VỚI KHÁCH HÀNG
 Thường xuyên gặp khách hàng
 Phục vụ và giúp đỡ khách hàng
 Quan hệ cá nhân
 Xử lý những lời phàn nàn
QUAN HỆ VỚI CÔNG TY
 Chính sách và thủ tục
 Quan hệ cá nhân
TÍNH CÁCH
 Thái độ, Nhiệt tình
 Quyết đoán, Tự tin
 Xông xáo, Linh động
 Kiên nhẫn, Óc phán đoán
 Tính ổn định, Có thể tin cậy được
 Khẩn trương
 Trí tưởng tượng
 Sáng kiến, Ngoại hình
Các tiêu chuẩn kiểm soát
thuộc tổ chức
Các nhân tố
thuộc tổ chức
Hiệu quả
tổ chức BH
Thực hiện

hành vi
không BH
Các nhân tố
môi trường
Thực hiện
hành vi BH
Kết quả
bán hàng
Đặc điểm
lực lượng BH
Hệ thống
K.soát
LLBH
Hiệu quả tổ chức bán hàng vs.
Kết quả hoạt động bán hàng
Phân tích hiệu quả tổ chức BH
• Không ai có thể đo lường ngay tức
khắc hiệu qủa tổ chức bán hàng
• Nhiều nhân tố khác nhau phải được
ước định
• Có bốn loại phân tích điển hình cần
thiết để phát triển một đánh giá toàn
diện bất kỳ tổ chức bán hàng nào
• Hướng dẫn phân tích trong từng loại
phân tích này là một nhiệm vụ phức tạp
Phân tích hoạt
động BH
Phân tích chi
phí
Phân tích khả

năng sinh lợi
Phân tích
năng suất
Hiệu quả
tổ chức
bán hàng
Bốn loại phân tích BH điển hình
Phân tích bán hàng
Phân tích bán hàng
Phân tích theo
cấp độ tổ chức BH
Phân tích theo
loại bán hàng
Phân tích theo các
loại hình phân tích
• Tổ chức bán hàng
• Vùng miền
• Khu vực
• Quận,huyện
• Lãnh thổ
• Tài khoản KH
Phân tích bán hàng
Phân tích theo
cấp độ tổ chức BH
Phân tích theo
loại bán hàng
Phân tích theo các
loại hình phân tích
Phân tích bán hàng
Phân tích bán hàng theo cấp độ tổ chức

Region 1
Sales
Organization
Region 2 Region 3 Region 4
District 1
Territory 1 Territory 2 Territory 3 Territory 4 Territory 5 Territory 6
District 5District 4District 3District 2
Sales
Sales
Sales
$62,000,000
$62,000,000
$56,000,000 $73,000,000
$11,000,000 $12,000,000 $13,500,000 $7,000,000 $12,500,000
$1,100,000 $1,300,000 $1,250,000 $1,400,000 $750,000 $1,200,000
Additional
Analysis
Ví dụ
• Tổng doanh thu
• Loại sản phẩm
• Loại tài khoản K.H
• Loại hình phân phối
• Quy mô đặt hàng
Phân tích bán hàng
Phân tích theo
cấp độ tổ chức BH
Phân tích theo
loại bán hàng
Phân tích theo các
loại hình phân tích

Phân tích bán hàng
Phân tích bán hàng theo loại hình bán
Product
Type A
Product
Type B
Product
Type C
Account
Type A
Account
Type C
Account
Type Sales
Product
Type Sales
Sales $175,000 $275,000
$300,000 $290,000 $175,000
$285,000
Account
Type B
Territory 5
Additional
Analysis
Additional
Analysis
Ví dụ
• So sánh với dự báo ban đầu
• So sánh với thời gian trước đó
• So sánh với các tổ chức BH khác

• So sánh với ngành và các đối thủ cạnh tranh
Phân tích bán hàng
Phân tích theo
cấp độ tổ chức BH
Phân tích theo
loại bán hàng
Phân tích theo các
loại hình phân tích
Phân tích bán hàng
Sales
District 1 District 2 District 3 District 4 District 5
Sales Quota
$11,250,000
Sales Growth
3% 9% 6% 3% 16%
Market
Share
26% 29% 29% 18% 27%
Effectiveness Index
98 104 102 70 109
$11,000,000
$11,000,000
$12,000,000
$10,000,000
$7,000,000
$12,750,000
$13,000,000
$11,500,000
$12,000,000
Sales Last Year

$10,700,000 $10,350,000
$6,800,000
$12,250,000$11,000,000
Industry Sales $42,000,000
$45,000,000$40,000,000$45,000,000$42,000,000
Phân tích bán hàng theo loại hình phân tích
Ví dụ
Phân tích chi phí bán hàng có thể trở nên vô giá trong
việc tìm ra câu trả lời cho các câu hỏi sau:
• Khách hàng nào/ tài khoản nào không đáng khai thác bởi
vì quy mô đặt hàng hoặc vị trí địa lý?
• Quy mô đặt hàng tối thiểu có thể đem lại lợi nhuận?
• Kênh phân phối nào hiệu quả nhất cho doanh nghiệp?
• Khu vực lãnh thổ nào có tiềm năng sinh lợi cao nhất?
Phân tích chi phí
Phân tích chi phí bán hàng có thể trở nên vô giá trong
việc tìm ra câu trả lời cho các câu hỏi sau:
continued
• Mỗi Nhân viên bán hàng đóng góp bao nhiêu vào lợi
nhuận chung?
• Dòng sản phẩm nào không sinh lợi hoặc có thể được
thúc đẩy để tăng khả năng sinh lợi?
Phân tích chi phí
1. Direct expenses are measured and assigned
to their respective segments.
2. Indirect expenses are allocated to functional
cost groups.
3. Assignable fixed costs are included in the
functional cost groups.
Công nghệ phân tích chi phí

4. A variable activity is chosen for a cost
allocation basis, and total variable activity is
measured.
5. The variable-activity share of each of the
functional cost groups is noted.
6. A segment’s relative profitability is
determined by gross margin less direct
expenses and costs assignable to functional
cost groups.
Công nghệ phân tích chi phí
Phân tích chi phí
• Ước định chi phí phát sinh bởi tổ chức bán hàng
để tạo ra kết quả bán hàng
• So sánh chi phí phát sinh và ngân sách đã được
xác định
• Tổng ngân sách bán hàng là nguồn lực của tổ
chức đánh dấu chi phí bán hàng cá nhân cho một
thời điểm xác định