7 chìa khóa cho việc chọn và quản lý Wiki công ty potx

7 chìa khóa cho việc chọn và quản lý Wiki công ty
Quả thực, Wiki – một trang web có thể được nhiều người dùng soạn thảo đồng
thời và làm việc trên đó mà không cần đến một chút kiến thức nào về mã HTML –
ngày nay được sử dụng trong một số các công ty hiện đại. Theo truyền thống, các
nhóm làm việc thường phải chia sẻ thông tin với các nhau bằng email để trao đổi
cho nhau các tài liệu quan trọng, tạo các kết nối giữa họ và sau đó email các tài
liệu mới đến toàn bộ nhóm. Tuy nhiên nhược điểm chính của phương pháp này đó
là không có khả năng thay đổi một cách đồng thời và thấy được những sự thay đổi
của các đồng nghiệp thực hiện thại cùng thời điểm.
Một mặt khác về ưu điểm của nó, những thay đổi đối với wiki lại được thực hiện
theo thời gian thực. wiki cũng có những điều khiển mạnh hơn nhiều, cho phép bạn
có thể chuyển đổi trở về phiên bản trước đó nếu việc soạn thảo được thực hiện
không theo ý muốn hoặc có thể bị lỗi.
Mặc dù vậy việc chọn một platform cho wiki lại không phải đơn giản chút nào. Cả
các hãng mới và cũ đều đang cung cấp rất nhiều platform cho wiki tuy nhiên trước
khi bắt đầu suy nghĩ về việc chọn hãng nào thì bạn cần để thực hiện nghiên cứu
của mình về lĩnh vực CNTT của bạn cũng như các yêu cầu của người dùng. Ý kiến
này được đưa ra bởi Gil Yehuda một nhà phân tích tại trung tâm Forrester
Research. Trong bài này Quản trị mạng chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn về 7
bước trong việc chọn một wiki phù hợp với công ty bạn, tính đến cả góc độ kỹ
thuật và góc độ người dùng.
Chọn mô hình phân phối phần mềm
Hầu hết các wiki đều có thể được phân phối cho công ty bạn theo ba định dạng:
theo giả thuyết (on-premise) (bạn cài đặt phần mềm trên các máy tính và quản lý
nó), đã cấu hình (phần mềm như một dịch vụ (SaaS), trường hợp này các hãng lưu
tất cả dữ liệu trên máy chủ của họ) hoặc như một ứng dụng, đây là một mô hình lai
giữa hai mô hình trên.
Theo Yehuda, nhiều doanh nghiệp lớn hơn chọn mô hình “on-premise” cho wiki,
đặc biệt nếu lĩnh vực của họ có các yêu cầu hạn chế về kiểu dữ liệu có thể được
lưu bên ngoài hệ thống máy chủ của công ty.
Mô hình SaaS có thể mang tính hấp dẫn đối với một số doanh nghiệp vừa và nhỏ

(SMB) với bộ phận IT có tài nguyên hạn chế và không thể đứng ra nhận trách
nhiệm quản lý nhiều máy chủ và phần mềm hơn. Thêm vào đó, SaaS đôi khi cũng
được chấp thuận trong các doanh nghiệp lớn đối với những doanh nghiệp có bộ
phận đang đợi IT của họ cung cấp một wiki hoặc các công nghệ cộng tác khác.
Tùy chọn thứ ba, ứng dụng wiki, cũng rất được phổ biến. Một ứng dụng này chính
là một phần mềm dùng để gọi thành phần "plug and play". Hay nó theo cách khác,
một công ty có thể cắm một ứng dụng wiki vào môi trường máy chủ đang tồn tại
của họ, sau khi thực hiện một số cài đặt nhỏ bởi hãng, wiki sẽ hoạt động và thực
hiện công việc của nó, được cấu hình trong các hệ thống máy chủ hiện hành.
Yehuda nói rằng, ứng dụng wiki cũng giải quyết được hai vấn đề mang tính phức
tạp mà các công ty đang quan tâm đến wiki đang phải đối mặt. Một trong số đó đó
là nhiều công ty sẽ không muốn gặp phải sự phức tạp trong vấn đề tự cài đặt phần
mềm (cách thực hiện một cài đặt toàn bộ on-premise sẽ không mang tính hấp dẫn),
tuy nhiên họ cũng có một số nguyên tắc hạn chế cho việc lưu trữ dữ liệu bên ngoài
(loại từ SaaS). Khi đó ứng dụng “giúp những công ty này có thể khắc phục được
các vấn đề của họ”, bằng cách cung cấp lưu trữ “in-house” nhưng vẫn tránh được
những vấn đề phức tạp gặp phải trong khi cài đặt.
Theo dõi: Thẩm định người dùng
Theo báo cáo của Yehuda, một vấn đề mang tầm quan trọng ở wiki đó là phải
được tích hợp với các môi trường thẩm định đang tồn tại, những thứ đó có thể là
cơ chế đăng nhập một lần (single sign-on) hoặc LDAP (Lightweight Directory
Access Protocol). Trên một wiki công ty, không thể có hiện tượng nặc danh đối
với ai soạn thảo nó. Một wiki doanh nghiệp cần phải thẩm định sự nhận dạng của
mỗi người dùng để các bản soạn thảo của họ hữu dụng đối với các người dùng
khác. Hành động trên wiki cũng cần phải trong suốt, rõ ràng và có thể điều tra.
Bất kì một wiki doanh nghiệp anof cũng cần phải có các phương pháp thiết lập sự
truy cập. Cho ví dụ, một số wiki chỉ cho phép truy cập ở mức đọc và soạn thảo bởi
một nhóm thành viên quan trọng, trong khi đó có một số wiki mang tính public
hơn thì mọi người bên trong công ty đều có thể thay đổ