Chương trình cung cấp thông tin cho phụ huynh sinh viên và quản lý sinh viên

Cung cấp thông tin cho PHSV và QLSV Trần Hồng Dơng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Tên đề tài:
Chơng trình cung cấp thông tin cho phụ huynh sinh viên và
quản lý sinh viên
I. Nắm bắt yêu cầu
1. Mô tả bài toán
Cung cấp thông tin cho phụ huynh sinh viên và quản lý sinh viên là
một công việc rất quan trọng, phức tạp và rất cần thiết đặc biệt là trong thời
đại bùng nổ thông tin nh hiện nay. Việc cung cấp thông tin về sinh viên cho
phụ huynh học sinh đặc biệt là những sinh viên ở ngoại tỉnh gặp nhiều khó
khăn vì khoảng cách địa lý... Việc nắm bắt quản lý các thông tin về sinh viên
đã và đang phổ biến không chỉ trong các trờng đại học và nó có mặt ở hầu hết
các loại hình đào tạo khác. Tuy nhiên nhng thông tin ở dạng này chỉ dừng ở
mức độ lu trữ và khai thác theo hoạt động thủ công rất dễ gây nhầm lẫn, vì
vậy vấn đề đặt ra phải xây dựng một chơng trình vừa cung cấp thông tin cho
phụ huynh sinh viên về tình hình học tập của con em mình lại vừa cập nhật
hệ thống các thông tin liên quan về sinh viên nh điểm thi, tình hình đóng học
phí....
2. Thực trạng và vấn đề cần giải quyết
2.1. Thực trạng
- Là một đơn vị mạnh trong lĩnh vực công nghệ thông tin (CNTT) và đi đầu
trong các hoạt động ứng dụng tin học, ĐHBK Hà Nội đã và đang tiến hành
đẩy mạnh việc nâng cấp và phát triển toàn diện tin học mọi hoạt động quản
lý. Với vai trò tiên phong khoa CNTT đã thể hiện tính hiệu quả trong hoạt
động quản lý của mình bằng việc phát triển và sử dụng các chơng trình quản
lý.
2.2. Vấn đề cần giải quyết
Thực tập tốt nghiệp
1
Cung cấp thông tin cho PHSV và QLSV Trần Hồng Dơng

2.2.1. Cập nhật
- Cập nhật thông tin lý lịch về một sinh viên nh là: Mã sinh viên, họ tên, ngày
sinh, địa chỉ...
- Cập nhật thông tin liên quan tới sinh viên: (lớp, khoa, hệ, giai đoạn..).
- Cập nhật điểm thi và các loại điểm khác, cập nhật môn học.
- Tính điểm tổng kết.
- Cập nhật tình hình đóng học phí của sinh viên theo từng giai đoạn (kỳ hoặc
năm học).
2.2.2. Tra cứu thông tin sinh viên
Đây là chức năng quan trọng nhằm tra cứu để hiển thị thông tin nhanh
chóng chính xác về tình hình học tập của sinh viên cũng nh các mặt khác
(đóng học phí, xếp loại hạnh kiểm...).
Tra cứu thông tin sinh viên gồm có:
- Tra cứu thông tin về sinh viên chung trong toàn trờng
- Tra cứu thông tin theo khoa, lớp.
2.2.3. Báo cáo
- Báo cáo, thống kê các thông tin về sinh viên nh là (lý lịch, điểm, điểm tổng
kết, đạo đức...).
- Báo cáo, thống kê số sinh viên thi lại, qua lần 1, nhận đợc học bổng.
2.2.4. Phân quyền sử dụng
Vì chơng trình gồm 2 chức năng là: cung cấp thông tin cho phụ huynh
sinh viên và quản lý sinh viên nên ta phải phân quyền ngời sử dụng. Có 2 loại
quyền sử dụng:
- Ngời quản trị hệ thống (nhân viên phòng đào tạo): tức làm mọi hoạt động
đối với hệ thống nh là chức năng cập nhật cơ sở dữ liệu.
- Ngời sử dụng (phụ huynh sinh viên...): chỉ có quyền tra cứu thông tin sinh
viên và xem báo cáo thông tin về sinh viên, không có quyền cập nhật cơ sở
dữ liệu.
Thực tập tốt nghiệp
2

Cung cấp thông tin cho PHSV và QLSV Trần Hồng Dơng
Tóm lại hệ thống cung cấp thông tin cho phụ huynh sinh viên và quản
lý sinh viên phải đáp ứng đợc các yêu cầu sau:
- Chơng trình phải cung cấp các chức năng tra cứu nhanh hỗ trợ ngời sử dụng
(phụ huynh sinh viên...) dễ dàng tìm kiếm thông tin.
- Có khả năng cập nhật thông tin vào trong cơ sở dữ liệu của hệ thống
- Có khả năng cung cấp thông tin trong nhiều năm.
II. Tổng quan về hệ thống cung cấp thông tin cho phụ huynh sinh
viên và quản lý sinh viên
1. Hệ thống cung cấp thông tin cho phụ huynh sinh viên và
quản lý sinh viên gồm có các hoạt động
1.1. Quản lý hồ sơ sinh viên
- Sau khi làm thủ tục hồ sơ nhập học thì phòng đào tạo sẽ lu thông tin cơ bản
về sinh viên nh (Mã sinh viên, họ tên, hộ khẩu thờng trú, địa chỉ, khoá, giới
tính ....).
- Sau đó sẽ phân khoa, lớp đối với một số trờng đại học không phân khoa
ngay từ đầu vào là điểm thi đại học.
1.2. Quản lý môn học và điểm, tính điểm tổng kết
- Cập nhật môn học trong từng giai đoạn (kỳ hay năm học).
- Cập nhật loại điểm (điểm thi học kỳ, điểm thực tập...).
- Khi vào năm học sinh viên sẽ có điểm thi học kỳ của từng môn học và các
loại điểm khác nh điểm thực tập, điểm tập quân sự, điểm giáo dục thể chất...
- Hệ thống chơng trình sẽ có nhiệm vụ lu giữ các loại điểm này và tính điểm
tổng kết cho từng sinh viên ở từng giai đoạn (kỳ hay năm học). Ngời quản lý
sẽ nhập điểm, mọi tính toán do chơng trình đảm nhiệm.
- Sau khi điểm các môn thi đã có, phòng đào tạo tiến hành vào điểm của từng
môn học và chơng trình sẽ tính điểm tổng kết.
- Sinh viên sẽ đơng nhiên bị điểm 0 đối với mỗi môn thi nếu:
+ Không dự thi, xin hoãn thi.
Thực tập tốt nghiệp

3
Cung cấp thông tin cho PHSV và QLSV Trần Hồng Dơng
+ Không thuộc diện đợc học hai trờng, đợc nghỉ học một số môn mà nghỉ
quá 20% số giờ của học phần (dù có phép hay không có phép).
- Điểm thi sẽ tính theo thang điểm 10.
- Điểm tổng kết sẽ đợc tính bằng điểm các môn nhân với số đơn vị học trình
tơng ứng và chia cho tổng số đơn vị học trình.
- Sinh viên có thể dự thi các học phần để có điểm cao hơn vào những kỳ thi
chính thức tiếp theo. Sau khi học lại hay thi lại hoặc thi nâng điểm, điểm tổng
kết mới sẽ đợc tính theo điểm cao nhất của từng môn.
- Sinh viên phải học lại những môn có điểm thi lại < 5 và thi lại những môn
có điểm thi lần đầu < 5.
- Nếu phải học lại một học phần làm cơ sở cho các học phần tiếp theo sau,
sinh viên không đợc học và dự thi các học phần tiếp sau nếu nhà trờng không
cho phép.
- Sau mỗi học kỳ các khoa sẽ tiến hành xét khen thởng/ kỷ luật, xếp loại cho
sinh viên.
- Xếp loại học tập:
9.00 -> 10.00: Xếp loại Xuất sắc.
8.00 -> 8.99: Xếp loại Giỏi.
7.00 -> 7.99: Xếp loại Khá.
6.00 -> 6.99: Xếp loại Trung bình- Khá.
5.00 -> 5.99: Xếp loại Trung bình.
< 5: Xếp loại Yếu.
- Xét học bổng: Đạt điểm trung bình từ >= 7.00.
1.3. Tra cứu tìm kiếm
Đây là chức năng giúp phụ huynh tìm kiếm thông tin về tình hình học
tập cũng nh tình hình về việc đóng học phí của sinh viên một cách nhanh
chóng và thuận tiện gồm có:
Thực tập tốt nghiệp

4
Cung cấp thông tin cho PHSV và QLSV Trần Hồng Dơng
- Tìm kiếm thông tin chung về sinh viên hiện có trong toàn trờng (thông tin
về sơ yếu lý lịch, đạo đức, điểm thi, sinh viên thi lại, sinh viên nhận học
bổng, điểm tổng kết...).
- Tìm kiếm thông tin lý lịch sinh viên theo khoa- lớp.
1.4. Báo cáo thống kê
Lập báo cáo thông tin về sinh viên:
- Báo cáo đạo đức sinh viên (tình hình đóng học phí, hạnh kiểm).
- Báo cáo sơ yếu lý lịch của sinh viên.
- Báo cáo về điểm thi sinh viên.
- Báo cáo những sinh viên nào phải thi lại, tổng số sinh viên thi lại.
- Báo cáo sinh viên qua lần 1, tổng số sinh viên qua.
- Báo cáo những sinh viên nào đạt học bổng, tổng số sinh viên đạt học bổng.
2. Đánh giá một hệ thống tác nghiệp thủ công và một hệ
thống tác nghiệp bằng máy tính
Hệ thống tác nghiệp thủ công thì nhân viên phòng đào tạo đóng vai trò
chủ yếu từ những việc cập nhật hồ sơ sinh viên, điểm thi... đến những việc
thống kê, tìm kiếm đều phải thực hiện thủ công bằng tay nên rất dễ gây nhầm
lẫn.
Do vậy cần thiết phải xây dựng một hệ thống quản lý bằng máy tính để
tự động hoá một số phần công việc giúp việc quản lý chính xác, nhanh
chóng, dễ dàng, thuận tiện hơn.
II. Phân tích và thiết kế hệ thống
1. Phân tích
Phân tích là một công việc không thể thiếu đợc trong quá trình xây
dựng hệ thống quản lý trên máy tính. Để xác định đợc yêu cầu của ngời sử
dụng ta phải lập biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu.
1.1. Phân tích hệ thống về mặt chức năng
1.1.1. Biểu đồ phân cấp chức năng

Thực tập tốt nghiệp
5
Cung cấp thông tin cho PHSV và QLSV Trần Hồng Dơng
1.1.2. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)
(Ghi chú: PHSV: phụ huynh sinh viên; SV: sinh viên; QL: Quản lý;
DM: Danh mục; HS: Hồ sơ)
Diễn tả một tập hợp các chức năng xử lý thông tin của hệ thống theo
tiến trình. Nó diễn tả mức chức năng và dữ liệu.
Một cách thể hiện cụ thể hơn BLD thể hiện các yếu tố sau:
Chỉ rõ các chức năng cần thực hiện để đạt đợc mục tiêu cần đề ra.
Chỉ rõ thông tin chuyển giao của các chức năng.
a) BLD mức ngữ cảnh
b) BLD mức đỉnh
Thực tập tốt nghiệp
Cung cấp thông tin cho
PHSV và quản lý sinh viên
1.2. Hiệu chỉnh
1.1. Nhập mới
1. Quản lý sinh
viên
1.3. Xoá
2.2. Hiệu chỉnh
2.1. Nhập mới
2. Quản lý
điểm- môn học
2.3. Xoá
4.1. Báo cáo theo
từng kỳ
4. Báo cáo
thống kê

3.2. Theo khoa &
theo lớp
3.1. Theo tên
3. Tra cứu tìm
kiếm
2.4. Tính điểm
tổng kết
Phụ huynh
Cung cấp thông
tin cho PHSV và
quản lý sinh viên
Yêu cầu
Thông tin trả lời
Sinh viên
6
4.2. Báo cáo theo
năm học
Cung cấp thông tin cho PHSV và QLSV Trần Hồng Dơng
c) BLD m c d i nh:
Phân rã chức năng 1: Quản lý sinh viên
Thực tập tốt nghiệp
1. QL sinh
viờn
Phụ huynh
3. Tra cứu
tìm kiếm
Phiếu
nhập học
Trả
lời

Kết
quả
Yêu cầu
HS Đạo đức
HS Sinh viên
HS Điểm
4. Thống
kê báo cáo
Phụ huynh
DM môn học
2. QL môn
& điểm học
Phụ huynh
DM lớp
DM Khoa
HS Điểm
DM hệ
DM giai đoạn
DM loại điểm
DM môn học
DM lớp
DM khoa
7
Sinh viên
Cung cấp thông tin cho PHSV và QLSV Trần Hồng Dơng
Phân rã chức năng 2: Quản lý môn học và điểm
Thực tập tốt nghiệp
1.1. Nhập
mới
Sinh viên

1.3. Xoá
Phiếu nhập học
Yêu cầu
HS Sinh viên
Thông tin SV
DM Khoa
DM Lớp
1.2. Hiệu
chỉnh
DM Hệ
DM Hệ
DM Lớp
DM Khoa
2.1. Nhập
mới
2.2. Hiệu
chỉnh
HS Điểm
2.3. Xoá
Yêu cầu
sửa
Kết
quả
DM môn học
2.4. Tính
điểm tổng kết
HS Sinh viên
DM loại điểm
DM giai đoạn
DM loại điểm

DM giai đoạn
8
Kết
quả
Cung cấp thông tin cho PHSV và QLSV Trần Hồng Dơng
Phân rã chức năng 3: Tra cứu
Phân rã chức năng 4: Báo cáo thống kê
1.2. Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu
Mục đích của giai đoạn này là lập đợc lợc đồ dữ liêu hay gọi là lợc đồ
cấu trúc dữ liệu ( BCD).
1.2.1. Các thực thể và kiểu thực thể
Thực thể là một đối tợng đợc quan tâm trong công tác quản lý.
Kiểu thực thể là tập hợp các thực thể cùng loại. Thuộc tính là một dữ
liệu mà giá trị của nó dùng để mô tả đặc trng của thực thể
1.2.2. Mô hình dữ liệu
Thực tập tốt nghiệp
Ph huynh
SV
3.1. Tra
cứu tên
Thông tin
trả lời
HS Sinh viên
HS Điểm
3.3. Tra cứu
khoa- lớp
Phụ huynh
SV
DM lớp
DM Khoa

Yêu
cầu
tra
cứu
HS Đạo đức
DM môn học
DM Giai đoạn
Ph huynh SV
4.1. Báo cáo
theo từng kỳ
4.1. Báo cáo
theo năm
Yêu cầu
Trả lời
Yêu cầu
Trả lời
HS Điểm
Đạo đức
HS Sinh viên
9
Yêu cầu
tra cứu
Thông tin trả
lời
Cung cấp thông tin cho PHSV và QLSV Trần Hồng Dơng
1.2.2.1. Thực thể TBLSINHVIEN
STT Thuộc tính Mô tả
1
2
3

4
5
6
5
6
7
8
MASV
HOTEN
MALOP
MAKHOA
MAHE
NGAYSINH
NOISINH
DIACHI
KHOAHOC
NAM
Mã sinh viên (khoá chính)
Họ và tên
Mã lớp
Mã khoa
Mã hệ
Ngày sinh
Ni sinh
Địa chỉ
Khoá học
Nam/ n
1.2.2.2. Thực thể TBLLOP
STT Thuộc tính Mô tả
1

2
3
4
MALOP
TENLOP
MAKHOA
GVQL
Mã lớp (khoá chính)
Tên lơp
Mã khoa
Giáo viên quản lý
1.2.2.3. Thực thể TBLKHOA
STT Thuộc tính Mô tả
1
2
MAKHOA
TENKHOA
Mã khoa (khoá chính )
Tên khoa
1.2.2.4. Thực thể TBLHE
STT Thuộc tính Mô tả
1
2
MAHE
TENHE
Mã hệ (khoá chính )
Tên hệ
1.2.2.5. Thực thể TBLGIAIDOAN
STT Thuộc tính Mô tả
1

2
MAGD
TENGD
Mã giai đoạn (khoá chính )
Tên giai đoạn
1.2.2.6. Thực thể TBLLOAIDIEM
Thực tập tốt nghiệp
10
Cung cấp thông tin cho PHSV và QLSV Trần Hồng Dơng
STT Thuộc tính Mô tả
1
2
MALD
LOAIDIEM
Mã lo i i m
Tên lo i i m
1.2.2.7. Thực thể TBLMON
STT Thuộc tính Mô tả
1
2
3
4
5
MAMON
TENMON
MAKHOA
MAHE
DVHT
Mã môn học
Tên môn học

Mã khoa
Mã hệ
Đơn vị học trình
1.2.2.8. Thực thể TBLDIEM
STT Thuộc tính Mô tả
1
2
3
4
5
6
7
MASV
MAMON
MALD
MAGD
DIEML1
DIEMLS
DIEMLN
Mã sinh viên
Mã môn học
Mã lo i i m
Mã giai đoạn
i m thi l n th nh t
i m thi l n sau
i m l n nh t
1.2.2.9. Thực thể TBLDIEMTK
STT Thuộc tính Mô tả
1
2

3
4
5
MASV
MAGD
MALD
TONGKET
HOCLUC
Mã sinh viên
Mã giai đoạn
Mã lo i i m
T ng k t
Xếp loại học lực
1.2.2.10. Thực thể TBLDAODUC
Thực tập tốt nghiệp
11
Cung cấp thông tin cho PHSV và QLSV Trần Hồng Dơng
STT Thuộc tính Mô tả
1
2
3
4
5
6
MASV
MAGD
MAHE
MUCHP
DONGHP
HANHKIEM

Mã sinh viên
Mã giai đoạn
Mã hệ
Mức học phí
Đóng học phí
Hạnh kiểm
1.2.2.11. Thực thể TBLPASSWORD
STT Thuộc tính Mô tả
1
2
3
MK
Ten
Quyen
Mật khẩu
Tên ngời sử dụng
Quyền của ngời sử dụng
1.2.3. Quan hệ giữa các thực thể
Quan h TBLSINHVIEN- TBLLOP: Quan h 1- n t c l m t LOP có
nhi u SINHVIEN
Quan h TBLSINHVIEN- TBLKHOA: Quan h 1- n t c l m t
KHOA có nhi u SINHVIEN
Quan h TBLSINHVIEN- TBLHE: Quan h 1- n t c l m t HE có
nhi u SINHVIEN
Quan h TBLSINHVIEN- TBLMON: Quan h n- n t c l m t
SINHVIEN h c nhi u MON v m t môn có nhi u SINHVIEN theo
h c
Quan h TBLSINHVIEN- TBLDIEM: Quan h 1- n t c l m t
SINHVIEN có nhi u DIEM
Quan h TBLSINHVIEN- TBLDAODUC: Quan h 1- n t c l m t

SINHVIEN có nhiều DAODUC (theo từng giai đoạn).
Quan hệ TBLSINHVIEN- TBLDIEMTK: Quan hệ 1- n tức là một
SINHVIEN có nhiều điểm tổng kết theo từng giai đoạn.
Quan h TBLLOP- TBLKHOA: Quan h 1- n t c l m t KHOA có
nhi u LOP.
Thực tập tốt nghiệp
12