Đề xuất cải thiện tổ chức dự án Hội nghị khách hàng quốc gia 2013 của PMV

eboM


BAO CAO
THệẽC TAP TOT
NGHIEP



ti:
Ci thin c s d liu khỏch hng v
cỏc hot ng e-CRM trong d ỏn
imFRIDAY





06/2012




BAO CAO

B GIO DC V O TO
TRNG I HC HOA SEN
KHOA KINH T THNG MI

NGNH MARKETING
LP MK091

BO CO
THC TP TT NGHIP


TI:
XUT CI THIN T CHC D N
HI NGH BN HNG QUC GIA 2013CA PMV




Tờn c quan thc tp : Cụng Ty C Phn Thit K
Qung Cỏo Phỏo Hoa
Thi gian thc tp : 10/09/2012 30/12/2013
Ging viờn hng dn : Dng nh Quc
Sinh viờn thc hin : Th Tr My

BÁO CÁO
THỰC TẬP TỐT NGHIỆP


ĐỀ TÀI:
ĐỀ XUẤT CẢI THIỆN TỔ CHỨC DỰ ÁN
“HỘI NGHỊ BÁN HÀNG QUỐC GIA 2013”CỦA PMV





Phần dành riêng khoa:
Ngày nộp báo cáo:____/____/____/
Người nhận báo cáo: (kí và ghi rõ họ tên)

Học kì 12.1A – 12/2012

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN

KHOA KINH TẾ THƯƠNG
MẠI
NGÀNH MARKETING
LỚP MK091
Tên cơ quan thực tập : Công Ty Cổ Phần Thiết Kế
Quảng Cáo Pháo Hoa

Thời gian thực tập : 10/09/2012 – 30/12/2013
Giảng viên hướng dẫn : Dương Định Quốc
Sinh viên thực hiện : Đỗ Thị Trà My
Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
i
TRÍCH YẾU
Thực tập tốt nghiệp là một cơ hội rất tốt cho sinh viên để hiểu biết thực tế
và học hỏi thêm được nhiều kiến thức mới. Báo cáo này là một phần tổng hợp lại
những trải nghiệm có được qua những ngày thực tập tại phòng Khách Hàng ở
công ty Cổ Phần Thiết Kế Quảng Cáo Pháo Hoa.
Qua đó, tôi đúc kết được cho mình những kinh nghiệm quý báu và có được
cái nhìn thực tế hơn về đặc trưng của ngành nghề quảng cáo. Tất cả những điều
trên thực sự đã giúp tôi có một định hướng rõ ràng cho công việc và cuộc sống
trong tương lai.

.

Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
ii
MỤC LỤC
TRÍCH YẾU i
MỤC LỤC ii
LỜI CẢM ƠN iv
DANH MỤC BẢNG BIỂU v
DANH MỤC HÌNH ẢNH vi
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii
NHẬP ĐỀ 1
A. GIỚI THIỆU CÔNG TY 2
1. Thành lập và phát triển 2
2. Giới thiệu 2
3. Các bộ phận trong công ty 3
3.1. Bộ phận Account & Operation (Khách hàng & Vận hàng) 4
3.2. Bộ phận Creative (Sáng tạo) 5
3.3. Bộ phận Internal Operation (Vận hành nội bộ) 5
3.4. Nhóm Admin (Hành chính) 6
3.5. Nhóm HR (Nhân sự) 7
B. CÔNG VIỆC THỰC HIỆN 7
1. Liên lạc với khách hàng 8
2. Lên kế hoạch và thực hiện các dự án 12
3. Theo sát và đôn đốc công việc với nhà cung cấp và phòng thiết kế 17
4. Tham gia quá trình hoàn thành hợp đồng cùng kế toán 20
C. CHUYÊN ĐỀ 21
1. Cơ sở lý luận 21
1.1. Định nghĩa về quan hệ công chúng (PR) 21
1.2. Chức năng của PR 22
1.3. Công cụ PR 23

1.4. Các loại hình PR 23
1.5. Quy trình lập kế hoạch PR 24
Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
iii
2. Phân tích tình hình dự án 25
2.1. Thông tin chung 25
2.2. Kế hoạch 26
3. Thực trạng & Đề xuất 37
3.1. Thực trạng 37
3.2. Đề xuất 38
KẾT LUẬN 42
TÀI LIỆU THAM KHẢO vii
PHỤ LỤC viii
NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP xviii
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN xix









Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
iv
LỜI CẢM ƠN
Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám Đốc công ty Cổ Phần Thiết Kế
Quảng Cáo Pháo Hoa, chị Nguyễn Ngọc Nhung, các anh/chị phòng Khách Hàng
cùng tập thể công ty đã hỗ trợ và tạo điều kiện cho tôi học tập và làm việc tại công

ty. Những kinh nghiệm, kiến thức có được sẽ là hành trang vững chắc cho tôi
trong tương lai.
Bên cạnh đó, tôi xin chân thành cảm ơn thầy Dương Định Quốc, giảng viên
hướng dẫn thực tập đã tận tình giúp đỡ và chỉ bảo tôi trong quá trình thực tập để
có thể hoàn thiện báo cáo.


















Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
v
DANH MỤC BẢNG BIỂU
 Bảng biểu
Bảng 1: Các dự án tham gia thực hiện 12
Bảng 2: Chia nhóm vận hành 29
Bảng 3: Lịch trình dự án 34

Bảng 4: Kịch bản chương trình cho tiệc tối (Gala Dinner) 36
Bảng 5: Ngân sách tổng quát chương trình 36
 Sơ đồ
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức công ty 3
Sơ đồ 2: Mối quan hệ giữa nhân viên khách hàng với nhóm đối tượng liên quan 7
Sơ đồ 3: Mối quan hệ giữa nhân viên khách hàng với các nhà cung cấp 18
Sơ đồ 4: Quy trình lập kế hoạch PR 24
Sơ đồ 5: Cấu trúc vận hành dự án 28














Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
vi
DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1: Logo công ty 2
Hình 2: Phần thông tin cuộc họp 11
Hình 3: Hồ sơ chương trình ABBOTT & 3A 14
Hình 4: Mẫu bảng báo giá chương trình (Cost Estimate) 15
Hình 5: Bảng kế hoạch vật liệu chuẩn bị (Checklist) 15

Hình 6: Mẫu bản kế hoạch trình chiếu sử dụng trong chương trình(On screen – On
field materials) 16
Hình 7: Mẫu kế hoạch thời gian (Timeline) 16
Hình 8: Mẫu hợp đồng với đối tác 21
Hình 9: Hình ảnh chủ đạo (Key visual) chương trình 27













Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
vii
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
 Thuật ngữ
 PR: Public Relations - Quan hệ công chúng
 Công việc thực hiện
 PIC: Person In Chart - Người chịu trách nhiệm chính
 Account: Nhân viên thông tin, dịch vụ khách hàng, thường là người
trực tiếp làm việc với khách hàng
 Operation: Nhân viên lo về vận hành
 Creative: Nhân viên lo về thiết kế, sáng tạo
 Brainstorm: Cuộc họp nội bộ của các thành viên cùng đưa ra ý

tưởng mới
 Brief: Thông tin, yêu cầu của khách hàng giao cho phía công ty để
lên ý tưởng cho chương trình
 Final Artwork - F.A: File thiết kế cuối cùng, độ phân giải cao dùng
để sản xuất
 Key visual: hình ảnh chủ đạo
 Proposal: Tài liệu, ý tưởng mà công ty lên kế hoạch sau khi nhận
thông tin từ khách hàng
 Timeline: Bảng theo dõi tiến độ công việc
 Dự án
 Firework: Công ty cổ phẩn thiết kế quảng cáo Pháo Hoa
 PMV: Công ty TNHH Vinataba Philip Morris Việt Nam
 NSC 2013: tên dự án “Hội nghị bán hàng quốc gia 2013 - National
Sales Conference 2013”
 PG: Promotion Girl - tiếp tân nữ
 Fast Immigration, Fast Check In, Check Out: gói xuất nhập cảnh tại
sân bay, nhận trả phòng tại khách sạn một cách nhanh chóng

Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1
NHẬP ĐỀ
Ngày nay, để có thể phát triển bền vững, doanh nghiệp cần phải đảm bảo
việc duy trì mối quan hệ với các khách hàng thân thiết. Lực lượng khách hàng này
có thể đến từ bất kỳ nơi nào. Vì vậy, việc quản trị quan hệ khách hàng theo đó
càng trở nên quan trọng hơn nữa. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng đủ
năng lực và kiến thức để hoàn thiện các hoạt động đó, nhất là đối với doanh
nghiệp vừa và nhỏ và hoạt động trong lĩnh vực quảng cáo.
Vì vậy, mục tiêu của tôi trong quá trình thực tập tốt nghiệp là:
 Mục tiêu 1: Hòa nhập với môi trường doanh nghiệp, nắm bắt được
sự vận hành của các phòng ban cũng như tạo dựng mối quan hệ tốt

đẹp giữa các nhân viên trong công ty
 Mục tiêu 2: Ứng dụng các kiến thức chuyên ngành vào thực tiễn
cũng như tích lũy kinh nghiệm trong suốt quá trình thực tập. Đề ra
những nhận xét, kiến nghị để doanh nghiệp có thể cải thiện và phát
triển tốt trong lĩnh vực quảng cáo, truyền thông
 Mục tiêu 3: Hoàn thành tốt báo cáo thực tập tốt nghiệp theo chuẩn
ISO 5966
Cấu trúc của báo cáo gồm ba phần:
 Phần đầu tiên, tôi sẽ giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ Phần Thiết
Kế Quảng Cáo Pháo Hoa bao gồm các thông tin liên lạc, sản phẩm,
cơ cấu tổ chức.
 Phần kế tiếp, tôi sẽ trình bày các công việc đã thực hiện trong quá
trình thực tập tại doanh nghiệp bao gồm mục tiêu, nội dung công
việc, những kết quả đạt được và kinh nghiệm thực tiễn.
 Phần cuối cùng là phần chuyên đề thực tập bao gồm cơ sở lý thuyết,
thực trạng hoạt động của dự án, phân tích, nhận xét và đề xuất.
Trong chuyên đề này, tôi sẽ lấy tổng quát cách thức tổ chức trong kế
hoạch dự án để phân tích và đưa ra đề xuất cải thiện.
Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2
A. GIỚI THIỆU CÔNG TY
1. Thành lập và phát triển
 Tên đầy đủ: Công Ty Cổ Phần Thiết
Kế Quảng Cáo Pháo Hoa
 Tên tiếng Anh: Firework Design
Advertsing Corporation
 Trụ sở chính: 14F Đặng Văn Ngữ,
phường 12, quận Phú Nhuận, thành phố Hồ Chí Minh
 Tel: (+848) 3884 2808
 Fax: (+848) 3862 2594

 Website: www.fireworkcorp.com
Công ty Cổ Phần Thiết Kế Quảng Cáo Pháo Hoa thành lập năm 2008 bắt
đầu từ một công ty chuyên về thiết kế tạo mẫu. Đến nay, công ty đã mở rộng lĩnh
vực hoạt động kinh doanh sang truyền thông và quảng cáo, tạo thành một tổ chức
lớn mạnh và có uy tín trong ngành.
2. Giới thiệu
Lĩnh vực hoạt động
 Thiết kế tạo mẫu
 Thiết kế brochure, leaflets, danh thiếp…
 Thiết kế và phát triển website
 Thiết kế logo
 Quảng cáo thương mại
 Xây dựng thương hiệu
 Tư vấn và cung cấp ý tưởng
 Tổ chức hội nghị, hội thảo, hội chợ triển lãm
 In ấn
 In ấn cataloge, brochure, sổ ký tên…
Hình 1: Logo công ty
(Nguồn: Công ty cung cấp)
Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
3
Phương châm kinh doanh
 Tạo nên một môi trường làm việc thân thiện và đầy hấp dẫn
 Lấy cảm hứng từ những xu hướng mới và các điều mới lạ trên thế
giới để ứng dụng cho thị trường nội địa
 Kết hợp marketing, nghiên cứu thị trường và quảng cáo vào các
chiến lược truyền thông
Thị trường kinh doanh
 Các đối tác trong nước: Vietnam Airlines, Saigon Bank, TH True
Milk, Philip Morriss – Vinataba, Vissan, Brand Marker…

 Các đối tác nước ngoài: Wellcom, Samsung, LG, Tiger, Oishi,
Yamaha, Masan Group, DHL, Abbott…
3. Các bộ phận trong công ty

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức công ty
(Nguồn: Công ty cung cấp)
Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
4
3.1. Bộ phận Account & Operation (Khách hàng & Vận hàng)
 Thực hiện giám sát và theo dõi các dịch vụ khách hàng
 Đề nghị ý tưởng thực hiện chương trình
 Theo dõi việc sản xuất và thiết lập các chương trình giới thiệu sản
phẩm cho khách hàng
 Chọn lọc và giám sát các nhà cung cấp để thực hiện chương trình
 Thực hiện chức năng xin giấy phép để thực hiện chương trình
 Nghiên cứu và đánh giá các kỹ thuật quảng cáo, phương pháp quảng
cáo mới để giới thiệu cho khách hàng
Nhóm Account Service (Dịch vụ khách hàng)
 Nhận yêu cầu từ khách hàng
 Phân tích thông tin và tìm giải pháp
 Thực hiện các phác thảo dự án (proposal) để giới thiệu khách hàng
 Thực hiện báo giá dịch vụ cho khách hàng
Nhóm Licensing (Xin phép thực hiện chương trình)
 Thiết lập mối quan hệ với chính quyền và các quan chức hữu quan
trong ngành nghề hoạt động
 Thực hiện xin giấy phép thực hiện cho các chương trình quảng cáo
nếu cần
 Tư vấn cho bộ phận Account các thủ tục pháp lý cần phải có
 Giải quyết các vấn đề phát sinh về mặt pháp lý khi thực hiện chương
trình

Nhóm Operation (Triển khai thực hiện)
 Trực tiếp lên kế hoạch, triển khai thực hiện chương trình dựa trên
bản phác thảo từ bộ phận Account
 Chuẩn bị các phương tiện và cơ sở vật chất thực hiện chương trình
bao gồm:
 Nhân sự thời vụ
Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
5
 Gian hàng, quầy kệ
 Máy móc và trang thiết bị liên quan
 Trực tiếp quản lý thời gian, chất lượng chương trình
 Tư vấn cho Account những vấn đề liên quan đến vận hành và thực
hiện chương trình
 Quản lý trực tiếp các nhà cung cấp kỹ thuật
Nhóm Technology (Research & Development, nghiên cứu, phát triển &
ứng dụng kỹ thuật)
 Cập nhật các kỹ thuật liên quan đến lĩnh vực quảng cáo.
 Mở rộng mạng lưới các nhà cung cấp.
 Tư vấn và hỗ trợ cho bộ phận Operation về mặt kỹ thuật.
 Quản lý trực tiếp các nhà cung cấp kỹ thuật
3.2. Bộ phận Creative (Sáng tạo)
Nhóm Design (Thiết kế)
 Thiết kế và sáng tạo theo yêu cầu của khách hàng
 Thiết kế các vật phẩm phục vụ cho chương trình
 Hỗ trợ bộ phận Account về mặt hình ảnh khi thực hiện phác thảo các
dự án
 Hỗ trợ giám sát việc in ấn để đảm bảo chất lượng như mong đợi
 Trực tiếp làm mô hình (mock-up) và giám sát chặt chẽ với việc làm
vật phẩm mẫu (sample, testing), đặc biệt với các mẫu sản xuất hàng
loạt (mass production)

3.3. Bộ phận Internal Operation (Vận hành nội bộ)
 Thực hiện các chức năng điều phối nội bộ, hỗ trợ về mặt nhân lực,
cơ sở vật chất, tài chính cho việc vận hành của công ty
Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
6
 Lên các quy trình vận hành dự án, tổ chức tập huấn và vui chơi giải
trí cho công ty
 Điều phối và bố trí nhân sự tùy theo tình hình hoạt động của công ty
 Kiểm soát thời gian, năng lực và hiệu quả làm việc của các nhân
viên để đảm bảo công việc được thực hiện với kết quả và hiệu suất
cao nhất
 Tổ chức và lên kế hoạch tài chính
 Thực hiện đầy đủ các chức năng báo cáo tài chính và phân tích tài
chính theo yêu cầu để có thể tối ưu hóa chi phí
Nhóm Finance (Tài chính)
 Accountant (Kế toán)
 Thực hiện chức năng ghi sổ và phân tích tài chính
 Tư vấn các quy cách và quy định tài chính để đảm bảo các chi
phí được tối ưu hóa ở mức cao nhất
 Cập nhật các văn bản pháp lý về thuế và tiền tệ để có thể đưa ra
các giải pháp tốt nhất cho việc vận hành công ty
 Giám sát việc chi tiền của thủ quỹ và minh bạch hóa các vấn đề
tài chính theo yêu cầu
 Cashier (Thủ quỹ)
 Thực hiện các quy trình liên quan đến giao dịch ngân hàng và
công nợ
 Thực hiện việc lưu giữ tiền mặt và có kế hoạch định kỳ cho việc
bổ sung, rút bớt
 Báo cáo cho kế toán những hoạt động thu chi thường nhật dựa
trên các thủ tục được vạch ra bởi kế toán

3.4. Nhóm Admin (Hành chính)
 Chuẩn hóa các quy trình nội bộ
 Chuẩn bị các biểu mẫu và hướng dẫn sử dụng, giám sát việc áp dụng
Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
7
 Chuẩn bị và quản lý cơ sở vật chất đầy đủ bao gồm máy móc, trang
thiết bị, bàn ghế, văn phòng phẩm
 Lên kế hoạch thanh lý, khấu trừ, bổ sung cơ sở vật chất
 Báo cáo hiện trạng tài sản và cơ sở vật chất
 Tổ chức các hoạt động đoàn thể, vui chơi cho các thành viên trong
công ty
3.5. Nhóm HR (Nhân sự)
 Tổ chức hoạch định nhân sự
 Tổ chức tuyển dụng, sa thải và các hoạt động khen thưởng cho các
thành viên dựa theo đề nghị
 Thực hiện các chế độ lao động cho các thành viên
 Tổ chức tập huấn và rèn luyện kỹ năng cho các thành viên
B. CÔNG VIỆC THỰC HIỆN
Trong quá trình thực tập, tôi được tham gia công việc ở vị trí nhân viên
phòng Khách Hàng (Account), dưới sự hướng dẫn của anh Huỳnh Ngọc Long –
giám đốc phòng khách hàng và chị Nguyễn Ngọc Nhung – trưởng nhóm, tôi đã có
cơ hội tham gia thực hiện một số dự án, quan sát, thực hiện các công việc cụ thể,
cùng làm việc với đội ngũ nhân viên công ty.

Sơ đồ 2: Mối quan hệ giữa nhân viên khách hàng với nhóm đối tượng liên quan
(Nguồn: Tự vẽ)
Nhân viên
khách hàng
(Account)
Khách hàng

(Client)
Nhà cung
cấp
(Suppliers)
Nguồn
nội bộ
(Internal
Operations)
Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
8
Các công việc tôi đã tham gia thực hiện trong công ty bao gồm:
 Công việc 1: Liên lạc với khách hàng
 Công việc 2: Tham gia lên kế hoạch và thực hiện một số dự án
 Công việc 3: Theo sát và đôn đốc các công việc với các nhà cung
cấp và phòng sáng tạo
 Công việc 4: Tham gia quá trình hoàn thành hợp đồng cùng kế toán
1. Liên lạc với khách hàng
 Mục tiêu
Đây là công việc tôi thực hiện xuyên suốt trong quá trình thực tập tại công
ty. Trên thực tế, việc liên lạc với khách hàng rất quan trọng trong quá trình thực
hiện chương trình, nhằm nắm bắt được yêu cầu, phản hồi của khách hàng để từ đó
đáp ứng và tư vấn cho khách hàng kịp thời.
 Cách thức thực hiện
 Nhận thông tin về khách hàng từ quản lý, tư vấn cho khách hàng
về các dịch vụ của công ty, tư vấn trước và trong quá trình thực
hiện dịch vụ cho khách hàng
 Thực hiện phác thảo dự án (proposal) để giới thiệu với khách
hàng
 Trực tiếp thực hiện, đốc thúc thực hiện hợp đồng, trao đổi thông
tin thường xuyên với khách hàng trong quá trình thực hiện hợp

đồng, cùng khách hàng kiểm tra chất lượng dịch vụ thực hiện
 Thu thập thông tin về khách hàng gồm: thông tin giới thiệu về
khách hàng, tài liệu marketing, các hồ sơ định hướng sáng tạo, hồ
sơ dịch vụ… viết tài liệu tổng kết về các dự án do mình phụ
trách.
 Duy trì các quan hệ kinh doanh hiện có, nhận đơn đặt hàng, hợp
đồng, chăm sóc các khách hàng cũ

Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
9
 Các hình thức sử dụng
 Qua email
Đây là hình thức liên hệ chính của công ty. Theo yêu cầu, tất cả các vấn đề
cần trao đổi đều được ưu tiên thông qua công cụ này nhằm tránh sai sót và được
xem như một hình thức xác nhận.
Mỗi nhân viên công ty được cấp một địa chỉ email riêng với định dạng
chung: [tên lót + tên + [.] + [họ] + @fireworkcorp.com. Ví dụ:

Theo quy định chung của công ty, dưới mỗi email đều phải có chữ ký của
người gửi bao gồm: logo công ty, tên họ đầy đủ, chức vụ, thông tin liên lạc. Email
nên soạn theo kiểu chữ dễ đọc và phổ biến. Trước khi gửi đi cho khách hàng phải
kiểm tra thật kỹ lỗi chính tả, văn phong, nội dung, tệp đính kèm, những cá nhân
liên quan trong email cần gửi… Sự đồng nhất trong định dạng tạo sự tiện lợi cho
người nhận trong trường hợp dự án có nhiều bên tham gia, mặt khác thể hiện tác
phong chuyên nghiệp của công ty.
 Qua điện thoại
Việc liên hệ qua điện thoại vẫn được khuyến khích bên cạnh việc sử dụng
chính là email, nhằm xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng thông qua việc
lắng nghe và chia sẻ với khách hàng.
Ngoài ra, những thông tin ngắn hoặc gấp có thể liên hệ với khách hàng qua

điện thoại, tuy nhiên nếu cần thiết vẫn phải xác nhận lại qua email.
 Gặp trực tiếp
Đây được xem là cách thức phù hợp nhất nhằm duy trì mối quan hệ với
khách hàng thông qua các cuộc họp và các cuộc gặp bên ngoài.
Để có thể sắp xếp cuộc hẹn trực tiếp với khách hàng, điều đầu tiên tôi cần
phải làm là gửi hoặc nhận email, điện thoại từ khách hàng thông báo về cuộc hẹn.
Bước tiếp theo là thống nhất ngày, giờ, địa điểm và những thông tin sẽ thảo luận
trong cuộc họp.
Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
10
 Viết biên bản tóm tắt sau cuộc họp
Sau mỗi cuộc họp với khách hàng, nhân viên Account sẽ viết một biên bản
tổng hợp tóm tắt các ý kiến đã được thống nhất trong cuộc họp, phân công trách
nhiệm và các bước kế tiếp cần làm ở mỗi hạng mục. Theo thông lệ, biên bản sẽ
được gửi đến các bên tham gia trong vòng 24 tiếng sau cuộc họp.
Thông tin cuộc họp bao gồm: địa điểm, ngày tháng, các bên tham dự, nội
dung tổng quát của cuộc họp, các vấn đề đã đề cập trong cuộc họp, các bước kế
tiếp cần thực hiện cho mỗi hạng mục, trách nhiệm của các bên đối với từng hạng
mục. Trình bày theo từng đề mục, phân chia từ tổng quát đến đi sâu chi tiết giúp
báo cáo súc tích, logic hơn.
Ở công ty, biên bản tóm tắt sau cuộc họp được thống nhất định dạng sau:
 Phần thông tin cuộc họp
 Nội dung tổng quát cuộc họp
Biên bản báo cáo nội dung cuộc họp của chương trình [tên chương trình],
các hạng mục liên quan [thiết kế/nhân sự/nội dung/…]
 Nội dung chi tiết của cuộc họp
 Tình trạng vấn đề được đề cập
 Bước tiếp theo được tiến hành

Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
11

Hình 2: Phần thông tin cuộc họp
(Nguồn: Công ty cung cấp)
 Bài học kinh nghiệm
Thời gian khi bắt đầu tiếp xúc công việc, tôi rất hay mắc sai lầm trong khi
viết và gửi email như: sai chính tả, nội dung không đầy đủ, quên đính kèm tệp,
quên ghi tựa đề thư… nhưng sau nhiều lần bị nhắc nhở và tự kiểm điểm mình, tôi
đã cẩn thận hơn rất nhiều khi soạn thảo và gửi email.
Tôi đã tự rút ra được: việc gửi email tuy nhỏ nhưng qua đó người khác có
thể đánh giá được sự chuyên nghiệp và nghiêm túc của người gửi, do đó tôi không
được phép lơ là dù là một email gửi trong nội bộ công ty.
Bên cạnh đó, việc gặp gỡ trực tiếp khách hàng thông qua các cuộc họp đòi
hỏi khả năng giao tiếp tốt và tác phong làm việc chuyên nghiệp để có thể gây ấn
tượng với khách hàng.
Ở công ty, nhân viên hầu như ngồi làm việc chung với nhau trong một
không gian do đó việc dùng điện thoại liên hệ cần phải hết sức lịch sự và văn minh
nhằm đảm bảo không làm phiền đến người khác. Ngoài ra trước khi gọi điện thoại
Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
12
nên lập một danh sách các thông tin cần đề cập nhằm truyền thông được hiệu quả
và ít tốn thời gian cho cả hai bên.
2. Lên kế hoạch và thực hiện các dự án
Các dự án tham gia thực hiện:
STT

Dự án Khách hàng Thời gian
1 Lễ hợp nhất Abbott & 3A Abbott 25/8/2012 &
29/10/2012

2 Lễ họp báo ra mắt Wada Wada 16/11/2012
3 Hội thảo quốc tế về sữa và lễ ra mắt sản
phẩm mới của TH True Milk
TH True Milk 29/11/2012
4 Hội nghị bán hàng quốc gia 2013
(National Sale Conference 2013) của
Philip Morriss Vinataba Việt Nam tại
Thái Lan
Philip Morriss
Vinataba Việt
Nam
16/1/2013 –
18/1/2013
Bảng 1: Các dự án tham gia thực hiện
(Nguồn: Công ty cung cấp)
 Mục tiêu
Ở vị trí nhân viên phòng Khách Hàng, tôi được tham gia vào công việc lập
các dự án tổ chức sự kiện. Đây là công việc chính và quan trọng, liên quan đến
hoạt động chủ yếu với vị trí hiện tại này ở doanh nghiệp.
Việc tham gia vào các dự án tổ chức sự kiện, soạn thảo các bản kế hoạch
giúp cho dự án được liền mạch, chi tiết và thành công.
 Cách thức thực hiện
 Họp triển khai ý tưởng
Các chương trình luôn cần có đổi mới, sáng tạo do khách hàng yêu cầu, lúc
đó công ty sẽ tổ chức họp bàn ý tưởng (brainstorm).
Để bắt đầu cuộc họp, đại diện mỗi nhóm dự án sẽ gửi email mời họp cho
toàn bộ các nhóm dự án trong công ty và các thành viên liên quan. Email bao gồm:
Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
13
o Thông tin chương trình và nội dung

o Thời gian, địa điểm cuộc họp
o Các thành viên tham gia và vai trò
Quá trình này cần có một người dẫn dắt để đảm bảo các thành viên đưa ra
các ý kiến phù hợp, tránh dài dòng và lạc hướng. Thông tin sự kiện, yêu cầu từ
khách hàng sẽ được tóm tắt lại để đảm bảo rằng mọi người đều nắm rõ nội dung
chương trình. Sau đó các thành viên đưa ra các ý kiến của mình, cũng như góp ý,
nhận xét các ý kiến của các thành viên khác. Từ đó sẽ chọn ra các ý tưởng phù hợp
với chương trình.
 Viết hồ sơ lập kế hoạch dự án
Sau khi nhận thông tin dự án từ giám đốc và khách hàng, tôi sẽ cùng làm
việc với nhóm dự án triển khai ý tưởng, việc lập kế hoạch và viết hồ sơ chương
trình dựa vào các công thức MACHINE:
o M-Marketing Background (Thông tin tổng quan về dự án do
khách hàng cung cấp)
o A-Audience (Phân tích khách hàng mục tiêu)
o C-Challenge (Các thách thức khi triển khai)
o I-Ideas (Những ý tưởng cho dự án)
o N-Nut shell (Điểm nhấn tiêu biểu nhất phát triển từ ý tưởng)
o E-Evaluate (Dự đoán, đánh giá khả năng triển khai)
 Làm báo cáo dự án
Với vị trí nhân viên Account, tôi thường xuyên phải làm các bản báo cáo
hàng tuần, hàng tháng trình trưởng nhóm và giám đốc dịch vụ khách hàng duyệt
để xem xét tiến độ các công việc thực hiện trong dự án. Từ đó đưa ra những nhận
xét, đánh giá cho kết quả nhằm cải thiện khả năng làm việc của cá nhân và nhóm.


Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
14
Những bước triển khai phát triển báo cáo công việc:
o Thực hiện lập kế hoạch công việc tuần, tháng trình giám đốc

dịch vụ khách hàng duyệt
o Thực hiện theo kế hoạch được duyệt
o Báo cáo theo quy định hàng tuần/tháng/quý và theo yêu cầu
của quản lý
Những hồ sơ chương trình soạn thảo trong quá trình lập kế hoạch:
o Hồ sơ đấu thầu chương trình (Detailed Proposal)
o Bảng báo giá (Cost Estimate)
o Kế hoạch thời gian (Timeline)
o Soạn thảo đề xuất dịch vụ, hợp đồng
o Bản kế hoạch vật liệu chuẩn bị (Checklist)
o Bản kế hoạch trình chiếu sử dụng trong chương trình (On
screen – On field materials)
o Hồ sơ tổng quát cho chương trình (Event Manual Proposal)


Hình 3: Hồ sơ chương trình ABBOTT & 3A
(Nguồn: công ty cung cấp)
Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
15

Hình 4: Mẫu bảng báo giá chương trình (Cost Estimate)
(Nguồn: công ty cung cấp)


Hình 5: Bảng kế hoạch vật liệu chuẩn bị (Checklist)
(Nguồn: Công ty cung cấp)
Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập tốt nghiệp
16

Hình 6: Mẫu bản kế hoạch trình chiếu sử dụng trong chương trình

(On screen – On field materials)
(Nguồn: Công ty cung cấp)

Hình 7: Mẫu kế hoạch thời gian (Timeline)
(Nguồn: Công ty cung cấp)