Hoàn thiện hạch toán nguyên liệu, vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong Sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH Gốm sứ Bát Tràng

Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán tài chính
LờI NóI ĐầU
Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI đã định ra phơng hớng, mục tiêu
phát triển kinh tế nớc ta: chuyển đổi từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp
sang cơ chế thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc.Các doanh nghiệp từ chỗ
thực hiện sản xuất theo kế hoạch: lãi Nhà nớc thu, lỗ Nhà nớc bù, đã tạo
thành thói quen ỷ lại, không thực sự quan tâm đến kết quả kinh doanh, không
chú ý cải tiến sản xuất để nâng cao chất lợng sản phẩm, hạ thấp giá thành,
đáp ứng yêu cầu ngời tiêu dùng. Để thực hiện đợc mục tiêu đổi mới nền kinh
tế, đòi hỏi phải tổ chức lại quy trình sản xuất kinh doanh tạo ra sản phẩm có
chất lợng cao, sao cho đạt đợc mức lợi nhuận tối u, đảm bảo cuộc sống của
ngời lao động. Câu hỏi này luôn đợc các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần
kinh tế đặc biệt quan tâm. Trong nền kinh tế thị trờng không thể không có sự
cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp với mục tiêu cuối cùng là tiêu thụ
sản phẩm để thu lợi nhuận. Để đứng vững trong cạnh tranh và không ngừng
phát triển, mở rộng sản xuất kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp không
những sản xuất ngày càng nhiều sản phẩm với chất lợng cao, đáp ứng nhu
cầu ngời tiêu dùng mà còn phải đặc biệt quan tâm đến các khâu trong quá
trình sản xuất kể từ khi bỏ vốn ra cho đến khi thu đợc vốn về sao cho với chi
phí bỏ ra ít nhất, đem lại lợi nhuận cao nhất. Đây là mục tiêu cuối cùng thúc
đẩy doanh nghiệp gia tăng doanh số bán ra, tăng nhanh vòng quay của vốn.
Từ đó có thể tăng tích luỹ cho doanh nghiệp, mở rộng quy mô kinh doanh.
Muốn vậy, các doanh nghiệp phải thực hiện tốt công tác quản lý con ngời,
tiền vốn và chi phí mà trong đó chi phí đóng vai trò hết sức quan trọng: Cần
quản lý chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm một cách chặt chẽ trong đó
phải đặc biệt coi trong khâu quản lý chi phí NVL. Để tối đa hoá lợi nhuận,
nhất thiết các doanh nghiệp phải giảm chi phí NVL một cách hợp lý. Chính
vì vậy công tác tổ chức quản lý NVL luôn đợc các doanh nghiệp đặc biệt
quan tâm. Vì đây là bộ phận cốt lõi trong các doanh nghiệp sản xuất góp
60
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán tài chính

phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
một phần thể hiện ở hệ thống cơ cấu tổ chức quản lý NVL hợp lý mà trong
đó kế toán đóng vai trò quan trọng. Điều này không chỉ đúng cho những
doanh nghiệp tham gia cạnh tranh trên thị trờng mà còn đúng cả trong những
doanh nghiệp sử dụng vốn ngân sách nhà nớc và kinh doanh độc quyền. Xuất
phát từ vai trò này, việc tổ chức hạch toán NVL hợp lý sẽ nâng cao hiệu quả
sử dụng vốn của doanh nghiệp nói chung và vốn lu động nói riêng. Do vậy,
việc tổ chức công tác kế toán NVL là một tất yếu của quản lý. Các doanh
nghiệp phải quản lý chặt chẽ NVL từ khâu thu mua, bảo quản, đến khâu sử
dụng để vừa đáp ứng đầy đủ nhu cầu của sản xuất, vừa chống thất thoát vốn
trong kinh doanh, tránh tình trạng ứ đọng NVL dẫn đến ứ đọng vốn hoặc
không cung cấp đầy đủ NVL cho quá trình sản xuất , vừa là điều kiện quan
trọng để đảm bảo cho việc tính đúng giá thành sản phẩm. Muốn vậy, các
doanh nghiệp phải áp dụng triệt để các biện pháp quản lý mà kế toán là một
công cụ quản lý đắc lực, có hiệu quả cả về mặt hiện vật và giá trị.
Công ty Trách nhiệm hữu hạn Gốm sứ Bát Tràng là doanh nghiệp Nhà
nớc, thành lập từ khi cơ chế bao cấp chuyển sang cơ chế thị trờng. Ngay từ
đầu, Công ty đã xác định rõ: tổ chức kế toán NVL là một vấn đề quan trọng,
cơ bản để không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động, nâng cao
công tác quản lý sản xuất và kinh doanh của Công ty.
Xuất phát từ vị trí, tầm quan trọng và ý nghĩa thực tiễn trên, trong thời
gian thực tập tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Gốm sứ Bát Tràng, nhờ sự giúp
đỡ của ban Giám đốc Công ty, lãnh đạo, chuyên viên phòng Kế toán- Tài
chính, các phòng ban chức năng cũng nh các đơn vị sản xuất trong Công ty
cùng với sự hớng dẫn chu đáo tận tình của các thầy cô giáo khoa kế toán tài
chính Trờng Đại học Kinh tế quốc dân mà trực tiếp hớng dẫn là thầy giáo TS
Nguyễn Năng Phúc, cùng với sự nỗ lực của bản thân em đã đi sâu nghiên cứu
và tìm hiểu đề tài:
60
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán tài chính

Hoàn thiện hạch toán nguyên liệu, vật liệu với việc nâng cao hiệu
quả sử dụng vốn lu động trong sản xuất kinh doanh tại Công ty trách
nhiệm hữu hạn Gốm sứ Bát Tràng .
Nội dung cơ bản của chuyên đề gồm những phần sau:
Lời nói đầu
- Phần I: Những vấn đề lý luận chung về hạch toán nguyên liệu, vật
liệu trong các doanh nghiệp.
- Phần II: Thực tế tổ chức hạch toán nguyên liệu, vật liệu với việc
nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Gốm
sứ Bát Tràng
- Phần III: Ưu nhợc điểm của công tác tổ chức kế toán nguyên liệu,
vật liệu tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Gốm sứ Bát Tràng và một số kiến
nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty trách
nhiệm hữu hạn Gốm sứ Bát Tràng
Kết luận.
Do trình độ và thời gian có hạn nên nội dung trong đề tài này không
tránh khỏi những thiếu sót. Tôi kính mong nhận đợc sự giúp đỡ, góp ý của
các thầy cô giáo và các bạn để đề tài này đợc hoàn thiện và thiết thực hơn.
60
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán tài chính
PHầN I: những Lý LUậN CHUNG Về hạch TOáN NGUYÊN liệu,vậT
LIệU TRONG CáC DOANH NGHIệP.
I- Đặc điểm của nguyên liệu, vật liệu và nhiệm vụ hạch toán nguyên
liệu, vật liệu:
1- Định nghĩa, vai trò, đặc điểm của NVL trong sản xuất:
NVL là đối tợng lao động- một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình
sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm.
Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp, NVL bị tiêu hao toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất
kinh doanh trong kỳ.

Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí về các loại đối tợng lao động th-
ờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí và giá thành sản phẩm. Do vậy
tăng cờng công tác quản lý, công tác kế toán NVL đảm bảo việc sử dụng
hiệu quả, tiết kiệm vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản
phẩm có ý nghĩa hết sức quan trọng.
NVL là những đối tợng lao động đã qua chế biến và đợc thể hiện dới
dạng vật hoá nh: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, da trong doanh
nghiệp đóng giày...
NVL chiếm một tỷ trọng khá lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm và
là bộ phận dự trữ quan trọng của doanh nghiệp. Khác với tài sản cố định,
NVL có đặc điểm là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, giá trị
của nó chuyển hết một lần vào giá thành sản phẩm làm ra. Dới tác động của
lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban
đầu để tạo nên thực thể vật chất của sản phẩm. Nh vậy, NVL thuộc tài sản lu
động, giá trị NVL thuộc vốn lu động dự trữ của doanh nghiệp.
Trong nền kinh tế thị trờng, chất lợng sản phẩm luôn đợc các doanh
nghiệp đặt lên hàng đầu nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Chất lợng
60
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán tài chính
sản phẩm quyết định sự thành công hay thất bại của sản phẩm. Đây là một tất
yếu khách quan của sự chuyển dịch cơ cấu kinh tế phù hợp với sự phát triển
của loài ngời. Sản phẩm có giá trị cao khi yếu tố đầu vào( chủ yếu là NVL)
tốt. Điều này sẽ kích thích tiêu dùng, làm tăng doanh số bán ra, đồng thời
kéo theo sự phát triển của các doanh nghiệp sản xuất ra NVL khác, tạo công
ăn việc làm cho ngời lao động.
Hiện nay Việt Nam đang tiếp tục mở rộng các hoạt động thơng mại
theo hớng đa phơng hoá, đa dạng hoá, tích cực hội nhập vào kinh tế khu vực
và kinh tế thế giới tức là chấp nhận xu hớng hợp tác trong cạnh tranh gay gắt.
Đây vừa là cơ hội, vừa là thách đố đòi hỏi các doanh nghiệp sản xuất phải có
kế hoạch dự trữ NVL, không làm gián đoạn quá trình sản xuất, tiết kiệm chi

phí và hạ giá thành sản phẩm.
Do NVL có vai trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh nên các
doanh nghiệp cần phải tổ chức việc quản lý hợp lý trong các khâu: thu mua,
vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL. Đây là yếu tố không thể thiếu
đợc để thúc đẩy việc cung cấp kịp thời, đồng bộ vật t cần thiết cho sản xuất,
để kiểm tra giám sát việc chấp hành các quy định dự trữ, ngăn ngừa hiện tợng
h hao, mất mát, lãng phí NVL qua các khâu của quá trình sản xuất.
Để giúp các doanh nghiệp đảm bảo cung cấp đầy đủ NVL cho quá
trình sản xuất, Đảng và Nhà nớc cần phải có chủ trơng khuyến khích mạnh
mẽ các doanh nghiệp cung cấp NVL nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời bằng
nhiều biện pháp nh: giúp đỡ các doanh nghiệp sản xuất giảm bớt các thủ tục
phiền hà khi nhập NVL từ nớc ngoài, hỗ trợ về tài chính- tín dụng; tạo điều
kiện để các doanh nghiệp sản xuất quan hệ với các nhà cung cấp nớc ngoài
nhằm tiếp thu khoa học, kỹ thuật mới.
2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu:
Nguyên liệu,vật liệu là tài sản dự trữ cho sản xuất kinh doanh, nó th-
ờng xuyên biến động và chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất ra sản
60
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán tài chính
phẩm. Cần phải quản lý chặt chẽ có hiệu quả đối với NVL ở tất cả các khâu
thu mua, bảo quản, sử dụng NVL đảm bảo hạ thấp mức tiêu hao NVL. Để có
hiệu quả cần phải có những điều kiện nhất định nh sau:
- Trớc hết trong khâu thu mua: các doanh nghiệp thờng xuyên phải tiến
hành mua NVL để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất sản phẩm và phục
vụ cho các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Khi thu mua NVL phải đợc đảm
bảo đúng quy cách, chất lợng, chủng loại, tránh va đập gây thiệt hại.
- Doanh nghiệp cần phải có hệ thống kho tàng bến bãi để bảo quản
NVL. Tại kho phải trang bị đầy đủ các phơng tiện bảo quản, cân đong đo
đếm cần thiết.
- Về nhân sự: phải có đầy đủ các nhân viên bảo vệ và thủ kho có nhiệm

vụ thích hợp với công việc, nắm vững và thực hiện tốt việc hạch toán ban đầu
tại kho.
- NVL phải đợc sắp xếp gọn gàng trong kho, đảm bảo yêu cầu về công
tác bảo quản và kỹ thuật cho phép nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc
nhập- xuất kho NVL và công tác kiểm tra.
3. Nhiệm vụ của kế toán nguyên liệu, vật liệu.
Xuất phát từ vị trí và yêu cầu quản lý NVL trong các doanh nghiệp sản
xuất, xuất phát từ vị trí kế toán trong quản lý kinh tế: phải thu thập và cung
cấp thông tin hoàn chỉnh kịp thời, chính xác về số lợng và giá trị NVL, kiểm
soát đợc mọi hoạt động nhập xuất NVL tại đơn vị, ta thấy đợc nhiệm vụ của
kế toán trong doanh nghiệp sản xuất nh sau:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua vận
chuyển, bảo quản NVL. Đây là nhiệm vụ cơ bản và quan trọng nhất trong kế
toán NVL. Thông qua việc phản ánh của kế toán các nhà quản lý doanh
nghiệp có thể nắm bắt đợc toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra,
đánh giá đợc tình hình thực hiện kế hoạch, từ đó đề ra các biện pháp nhằm
tiết kiệm chi phí, đảm bảo thu lợi nhuận cao.
60
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán tài chính
- Kế toán phải giám sát, phản ánh tình hình công nợ và thanh toán
công nợ với nhà cung cấp NVL. Vấn đề cấp bách và quan trọng nhất trong
doanh nghiệp là vốn do đó các doanh nghiệp không thể tránh khỏi tình trạng
chiếm dụng vốn của các doanh nghiệp khác và bị các doanh nghiệp khác
chiếm dụng vốn. Nếu các doanh nghiệp sản xuất lạm dụng lòng tin của nhà
cung cấp NVL, vô ý hoặc cố ý chiếm dụng vốn của nhà cung cấp quá nhiều
sẽ dẫn đến tình trạng các nhà cung cấp NVL dừng bán NVL làm quá trình
sản xuất kinh doanh ngừng trệ, ảnh hởng đến kết quả kinh doanh của doanh
nghiệp.
- Cần áp dụng đúng đắn các phơng pháp về kỹ thuật hạch toán NVL,
hớng dẫn kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong xí nghiệp thực hiện đầy đủ chế

độ hạch toán ban đầu về vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ), mở
các sổ, thẻ hạch toán chi tiết, thực hiện hạch toán đúng chế độ, đúng phơng
pháp quy định nhằm đảm bảo thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều
kiện cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo trong toàn bộ ngành kinh tế.
- Kiểm tra việc chấp hành chế độ về bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL,
phát hiện ngăn ngừa NVL thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất. Tính toán xác định
chính xác số lợng, giá trị NVL thực tế đa vào sử dụng và tiêu hao trong quá
trình SXKD, phân bổ chính xác giá trị NVL vào các đối tợng sử dụng (tính
vào chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận, đơn vị sử dụng vật liệu).
- Dựa vào tình hình thực tế và kinh nghiệm vốn có, kế toán nên xây
dựng định mức dự trữ, xác định lợng dự trữ cần thiết tối đa, tối thiểu cho sản
xuất, xây dựng định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển và bảo quản. Định
mức dự trữ phải phù hợp nếu không sẽ gây ứ đọng lợng vốn lớn trong kho
không tham gia vào quá trình sản xuất. Lợng vốn ứ đọng này là lợng vốn
chết không sinh lợi nhuận.
- Kế toán phải thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm
NVL, thủ tục luân chuyển chứng từ, mở các sổ hạch toán chi tiết, tổng hợp
NVL theo đúng chế độ quy định. Thực hiện tốt việc kiểm tra, kiểm kê, đối
60
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán tài chính
chiếu NVL, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý và
sử dụng NVL trong toàn doanh nghiệp và các đơn vị trực thuộc.
- Thờng xuyên tiến hành kiểm kê và đánh giá lại NVL theo chế độ
Nhà nớc quy định. Lập các báo cáo về NVL phục vụ cho công tác lãnh đạo
và quản lý, tiến hành quản lý và phân tích kinh tế tình hình thu mua, bảo
quản, dự trữ NVL nhằm phục vụ công tác quản lý NVL hợp lý từng hoạt
động từ đầu kỳ, hạ thấp chi phí kinh doanh.
- Xác định chính xác giá trị thực tế của NVL xuất kho và NVL nhập
kho.
Xuất phát từ sự đổi mới của cơ chế quản lý, các đơn vị có quyền tự chủ

về tài chính cũng nh các hoạt động kinh doanh của mình trên nguyên tắc đảm
bảo lấy thu bù chi và có lãi. Điều này đòi hỏi các đơn vị phải xác định chính
xác giá trị của NVL gồm giá mua không thuế GTGT, các khoản chi phí vận
chuyển bốc dỡ, thuế phải nộp ở khâu mua (nếu có). Nếu việc xác định tổng
chi phí quá nhỏ so với mức chi phí thực tế sẽ dẫn đến lãi giả, chi phí thực
tế ăn vào vốn làm vốn kinh doanh không đợc bảo toàn. Nếu xác định tổng
chi phí quá lớn sẽ ảnh hởng đến việc xác định kết quả SXKD.
II. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu.
1. Phân loại nguyên vật liệu.
NVL là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. NVL sử dụng trong các
doanh nghiệp có rất nhiều loại với quy cách, phẩm chất, công dụng kinh tế,
mục đích sử dụng, nguồn hình thành khác nhau. Để tổ chức tốt công tác quản
lý nhất thiết chúng ta phải phân loại NVL nghĩa là phải xắp xếp NVL cùng
loại với nhau theo đặc trng nhất định nào đó tạo thành từng nhóm để thuận
lợi cho việc theo dõi.
Ta có thể phân loại NVL nh sau:
60
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán tài chính
- NVL chính: là những loại NVL sau khi tham gia vào quá trình sản
xuất sẽ cấu thành cơ sở vật chất chủ yếu của sản phẩm.
- NVL phụ: là những vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản
xuất, đợc sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính
năng, chất lợng sản phẩm hoặc để phục vụ nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý.
- Nhiên liệu: là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng nh than đá, than
bùn, xăng dầu...Thực chất nhiên liệu là một loại vật liệu phụ nhng đợc tách ra
thành một loại riêng do vai trò quan trọng của nó trong nền KTQD.
- Bao bì đóng gói: là các loại vật phẩm dùng để bao gói, buộc sản phẩm
để tạo ra thành phẩm hoàn chỉnh nh chai đựng nớc, hộp đựng thực phẩm...
- Phế liệu: là những thứ bị loại ra trong quá trình sản xuất, sử dụng tài
sản, có thể sử dụng lại hoặc bán ra ngoài.

- Phụ tùng thay thế: là những loại phụ tùng cần dự trữ để sửa chữa, thay
thế các bộ phận của máy móc, thiết bị sản xuất...
- Thiết bị xây dựng cơ bản: là loại vật liệu phục vụ cho quá trình xây
dựng cơ bản nh trang thiết bị điện, đờng ống...
Trong thực tế, tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh,
yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể phân loại NVL
sao cho dễ quản lý.
Ngoài ra còn một số cách phân loại khác nh: NVL có thể đợc phân loại
theo nguồn hình thành:
+ NVL mua ngoài.
+ NVL thu đợc từ hoạt động gia công tự chế.
+ NVL thu đợc từ hoạt động góp vốn liên doanh.
+ NVL thuê ngoài gia công.
+ NVL thu hồi đợc từ quá trình sản xuất.
60
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán tài chính
Trong ngành xây dựng có thể phân loại NVL nh sau: Vật liệu xây
dựng; vật kết cấu; thiết bị xây dựng.
Việc phân loại NVL nh trên giúp cho kế toán tổ chức tài khoản, tiểu
khoản để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các loại NVL trong
quá trình sản xuất, giúp cho doanh nghiệp biết rõ nội dung kinh tế, vai trò,
chức năng của từng loại NVL. Từ đó doanh nghiệp có những biện pháp thích
hợp trong quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại NVL nh: kế toán có thể
chia NVL thành từng loại giao cho mỗi nhân viên kế toán phụ trách một hoặc
một số loại NVL nếu điều kiện doanh nghiệp cho phép có từ hai nhân viên kế
toán trở lên. Việc phân loại này còn tạo điều kiện cho các nhân viên kế toán
kiểm tra kho dễ dàng.
Phân loại NVL cho phép kế toán bao quát đợc toàn bộ chủng loại NVL
nói chung, tạo điều kiện và khả năng xem xét, phân tích có hệ thống toàn bộ
danh mục NVL, đánh giá tình hình cơ cấu NVL theo từng nhóm, từng loại,

trong từng mặt nhu cầu để có biện pháp xử lý sao cho phù hợp.
NVL đợc phân loại sẽ tạo điều kiện cho các nhà quản lý khái quát,
phân tích yêu cầu chất lợng NVL , đa ra những biện pháp cần thiết nhằm bảo
quản NVL theo từng chủng loại.
Ngoài ra phân loại NVL còn đảm bảo tính trật tự, tính hệ thống hợp lý
trong kết cấu danh mục NVL, tạo thuận lợi để hợp lý hoá các hoạt động sản
xuất kinh doanh nh tổ chức bố trí cơ sở sản xuất, tổ chức NVL, tổ chức mua
bán NVL, bảo quản, vận chuyển NVL... đa lại hiệu quả chung cho kinh
doanh và tiêu thụ sản phẩm.
Nói chung việc phân loại NVL đúng sẽ có tác dụng tích cực đến nhiều
mặt hoạt động của xã hội nói chung và của doanh nghiệp nói riêng cụ thể nh:
nghiên cứu, đào tạo, sản xuất, lu thông, tiêu dùng cũng nh hoạt động quản lý.
Tuy nhiên để đảm bảo nhu cầu NVL cho quá trình sản xuất của doanh
nghiệp tiến hành thờng xuyên, liên tục và quản lý NVL một cách chặt chẽ
60
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán tài chính
cần phải nhận biết đợc một cách cụ thể số hiện có, tình hình biến động của
từng thứ NVL. Bởi vậy các loại NVL nh đã nêu trên cần phân chia một cách
cụ thể chi tiết, tỉ mỷ hơn theo tính năng lý hoá, theo quy cách phẩm chất của
NVL. Việc tiến hành phân chia một cách tỉ mỷ NVL trong doanh nghiệp đợc
thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập các sổ danh điểm NVL. Ta có thể chia
NVL thành các loại, nhóm, thứ. Mỗi loại, nhóm, thứ đợc sử dụng một ký hiệu
riêng bằng hệ thống chữ số thập phân để thay thế tên gọi, nhãn hiệu, quy
cách vật liệu. Ký hiệu này đợc gọi là số danh điểm NVL và đợc sử dụng
thống nhất trong phạm vi toàn doanh nghiệp nhằm bảo đảm cho các bộ phận
trong doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý.
Mỗi loại NVL sử dụng một hoặc một số trang trong sổ danh điểm NVL
để ghi đủ các nhóm, thứ vật liệu (danh điểm NVL) thuộc loại vật liệu đó. Sổ
danh điểm NVL đợc xây dựng trên cơ sở số hiệu của các loại vật liệu, nhóm
vật liệu và đặc tính thứ vật liệu mà xây dựng số hiệu gồm 1, 2 hoặc 3 chữ số.

Số lợng dới 10 thì sử dụng 1 chữ số; số lợng dới 100 thì sử dụng 2 chữ số...
2. Tính giá nguyên vật liệu.
- Xác định chính xác giá trị thực tế của NVL xuất kho và NVL nhập
kho.
Xuất phát từ sự đổi mới của cơ chế quản lý, các đơn vị có quyền tự chủ
về tài chính cũng nh các hoạt động kinh doanh của mình trên nguyên tắc đảm
bảo lấy thu bù chi và có lãi. Điều này đòi hỏi các đơn vị phải xác định chính
xác giá trị của NVL gồm giá mua không thuế GTGT, các khoản chi phí vận
chuyển bốc dỡ, thuế phải nộp ở khâu mua (nếu có). Nếu việc xác định tổng
chi phí quá nhỏ so với mức chi phí thực tế sẽ dẫn đến lãi giả, chi phí thực
tế ăn vào vốn làm vốn kinh doanh không đợc bảo toàn. Nếu xác định tổng
chi phí quá lớn sẽ ảnh hởng đến việc xác định kết quả sản xuất kinh doanh.
Việc đánh giá NVL thực chất là xác định trị giá NVL nhập- xuất- tồn.
Việc đánh giá này phải đảm bảo đúng nguyên tắc giá phí và nguyên tắc nhất
60
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán tài chính
quán có nghĩa là mọi tài sản phải đợc xác định trên chi phí trực tiếp tạo ra tài
sản đó. Kế toán phải thống nhất đảm bảo từ đầu đến cuối về các nội dung và
chỉ tiêu. Nếu có sự thay đổi phải giải trình.
Trong thực tế giá trị NVL mua vào trên thị trờng luôn có sự thay đổi
kéo theo sự thay đổi về giá trị NVL tồn kho. Thực tế này đã gây khó khăn
cho công tác quản lý vốn lu động của doanh nghiệp đặc biệt đối với những
doanh nghiệp lớn có giá trị NVL tồn kho cao. Nếu giá NVL trên thị trờng
tăng quá cao, vì lợi nhuận kinh tế một số ngời sẽ đầu cơ tích trữ NVL kiếm
lời trong tơng lai sẽ dẫn đến hiện tợng khan hiếm giả tạo, hậu quả làm ngng
trệ sản xuất, ảnh hởng đến kết quả sản xuất của doanh nghiệp. Theo chế độ
kế toán hiện hành tại VN, giá trị NVL tồn kho không đợc phản ánh theo giá
trị thị trờng điều này không phản ánh chính xác chi phí sản xuất thực tế,
không phản ánh đúng kết quả kinh doanh thật sự, gây thiệt hại cho Nhà nớc.
Để đánh giá đúng giá trị NVL tồn kho theo giá thị trờng, ở nớc ta hiện nay

chế độ kế toán cho phép lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho, quỹ này
đợc đa vào tài khoản 159 nhng chỉ khắc phục đợc phần nhỏ sự biến động.
Nếu nền kinh tế có sự đột biến- có thể do thể chế chính trị thay đổi, cơ chế
đầu t thông thoáng hơn kích thích các doanh nghiệp cung cấp NVL cạnh
tranh, hạ giá thành NVL làm giá trên thị trờng giảm mạnh khi đó quỹ dự
phòng trở nên kém tác dụng, doanh nghiệp phải chịu thiệt hại đáng kể do sự
tác động của các yếu tố này. Mặt khác nếu giá thị trờng tăng thì doanh
nghiệp hoàn toàn không đợc hởng lợi từ phần chênh lệch. Với cách hạch toán
này theo tôi cha phản ánh chính xác giá trị thực tế NVL tồn kho của doanh
nghiệp, gây khó khăn cho ban lãnh đạo trong việc đa ra các kế hoạch sản
xuất kinh doanh.
Để đa ra đợc kế hoạch sản xuất kinh doanh có hiệu quả, các nhà quản
lý cần nắm rõ tình hình thực tế tài sản của doanh nghiệp mình. Muốn vậy các
chuyên gia kế toán tại VN nên nghiên cứu cách hạch toán cho phù hợp, tránh
thiệt thòi cho các doanh nghiệp. Theo tôi, để nắm đợc giá trị thực tế của NVL
60
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán tài chính
tồn kho khi giá NVL trên thị trờng giảm, kế toán nên có sổ riêng theo dõi chi
tiết từng loại NVL, ghi sổ giảm theo giá thị trờng vào cuối tháng. Cuối kỳ, kế
toán phải tập hợp toàn bộ giá trị giảm. Khoản này đợc đa vào chi phí bất th-
ờng. Nếu giá trị NVL tồn kho trên thị trờng tăng, kế toán không thừa nhận.
Theo chế độ kế toán các doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng phơng
pháp tính giá NVL nhập- xuất kho nh sau:
* Giá thực tế nhập kho :
+ Đối với NVL mua ngoài:
Gía Giá mua Thuế phải nộp CF mua Chiếtkhấu,
nhập kho = (cha thuế + trong khâu + (vận chuyển, - giảm giá
NVL VAT) mua bốc dỡ...)
+ Đối với NVL tự gia công chế biến:
Giá Giá NVL Chi phí CF vận chuyển

nhập kho = khi giao + gia công + (cả đi và về nếu thuê
NVL gia công ngoài gia công)
+ Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh:
Giá nhập kho NVL = Giá do hội đồng liên doanh đánh giá
+ Đối với phế liệu thu hồi:
Giá nhập kho phế liệu = giá ớc tính có thể sử dụng đợc hoặc bán đợc
* Gía thực tế xuất kho NVL:
Khi xuất NVL cho sản xuất, kế toán phải tính đợc trị giá vốn của NVL
xuất kho. Hiện nay các doanh nghiệp thờng áp dụng các phơng pháp sau để
tính trị giá NVL xuất kho:
+ Phơng pháp đơn giá bình quân gia quyền: giá thực tế NVL đợc
tính trên cơ sở số lợng NVL xuất dùng và đơn giá bình quân NVL tồn đầu
kỳ.
60
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán tài chính
Trị giá NVL xuất kho = số lợng xuất x đơn giá bình quân
đầu kỳ
Trong đó:
Trị giá NVL tồn đầu kỳ
Đơn giá bình quân đầu kỳ =
Số lợng NVL tồn đầu kỳ
+ Phơng pháp đơn giá bình quân gia quyền: về cơ bản phơng pháp
này giống nh phơng pháp trên nhng đơn giá NVL đợc tính bình quân cho cả
số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Phơng pháp này tơng đối hợp lý, không phụ
thuộc vào số lần nhập kho nhiều hay ít. Nhng phơng pháp này chỉ tiến hành
vào cuối kỳ hạch toán nên sẽ gây khó khăn cho kế toán vì công việc tăng lên
nhiều.
+ Phơng pháp hệ số giá: doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để theo
dõi giá trị của NVL, đến cuối tháng điều chỉnh theo giá thực tế.

Hệ Trị giá NVL thực tế tồn ĐK + Trị giá NVL thực tế nhập trong kỳ
số =
giá Trị giá NVL tồn đầu kỳ + Trị giá NVL nhập trong kỳtheogiá
theo giá hạch toán hoạch toán
Khi điều chỉnh:
Trị giá NVL xuất kho = Trị giá NVL xuất kho x Hệ số giá
(điều chỉnh) trong kỳ
+ Phơng pháp đích danh: giá trị thực tế NVL xuất kho đợc xác định
căn cứ vào đơn giá thực tế NVL nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số l-
ợng xuất kho theo từng lần.
60
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán tài chính
+ Phơng pháp nhập trớc- xuất trớc: theo phơng pháp này cần xác
định gía thực tế nhập kho từng lần nhập. Sau đó tính theo đơn giá thực tế
nhập trớc đối với lợng xuất kho thuộc lần nhập trớc, số còn lại đợc tính theo
đơn giá thực tế các lần nhập sau. Phơng pháp này đợc thực hiện thờng xuyên
nên việc tính giá là tơng đối hợp lý. Kế toán phải tiến hành theo dõi chi tiết
nhiều , tiến hành công phu.
+ Phơng pháp nhập sau- xuất trớc: xác định đơn giá của từng lần
nhập nhng khi xuất sẽ căn cứ vào số lợng xuất và đơn giá thực tế nhập kho
lần cuối sau đó mới lần lợt đến các lần nhập trớc để tính giá thực tế xuất kho.
Công việc tính toán trong phơng pháp này khá đơn giản, không bị phụ thuộc
vào số lần nhập- xuất NVL nhiều hay ít. Nhng nếu giá cả NVL biến động
mạnh thì phơng pháp này tỏ ra thiếu tính chính xác.
Để đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch sản xuất không chỉ căn cứ
vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh nh thế nào mà còn phải xét cả kế
hoạch đặt ra xem có sát với thực tế hay không, có khả năng thực thi hay
không.
Muốn kế hoạch đặt ra sát với thực tế, vấn đề cơ bản đòi hỏi ngời lập kế
hoạch phải dựa trên cơ sở các kết quả đạt đợc, phân tích xem kết quả đó đạt

đợc ở mức độ nào, do nguyên nhân chủ quan khách quan nào tác động. Để
việc phân tích đợc tỉ mỉ, chi tiết có tác dụng cao nhất cho việc lập kế hoạch
cho kỳ tới cần phải có nguồn thông tin đầy đủ, chính xác và toàn diện nhất.
Kế toán phải cung cấp thông tin cần thiết để ngời quản lý có thể xây dựng đ-
ợc kế hoạch cho các kỳ sau.
Nh vậy, kế toán trởng đóng vai trò quan trọng đối với công tác quản lý
kinh tế. Đặc biệt trong nền kinh tế thị trờng, cùng với sự đổi mới sâu sắc của
cơ chế quản lý kinh tế đòi hỏi công tác kế toán nói chung và công tác kế toán
NVL nói riêng phải không ngừng đợc cải thiện để đáp ứng tốt yêu cầu của
quản lý kinh tế.
60
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán tài chính
III- Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong các doanh
nghiệp.
1- Sự cần thiết phải tổ chức hợp lý quá trình hạch toán NVL trong
doanh nghiệp:
Để quản lý có hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng
vốn ở các đơn vị, các nhà quản lý cần phải nắm đợc các thông tin về các hoạt
động kinh tế bao gồm những thông tin về chi phí đã bỏ ra trong quá trình sản
xuất kinh doanh, thông tin về hiệu quả của quá trình kinh doanh, thông tin về
sử dụng tài sản, vật t, tiền vốn trong quá trình kinh doanh. Tất cả những
thông tin đó chỉ có thể nhận biết đợc thông qua hạch toán kế toán. Các hoạt
động kinh tế, tài chính của đơn vị dù xảy ra ở bất kỳ thời gian nào, địa điểm
nào cũng đều đợc kế toán hạch toán thông qua việc sử dụng hệ thống các ph-
ơng pháp khoa học của mình để thu nhận một cách kịp thời, đầy đủ, toàn
diện, có hệ thống và chính xác. Việc thu thập, kiểm tra các thông tin này là
cơ sở giúp lãnh đạo doanh nghiệp đa ra những quyết định đúng đắn chỉ đạo
hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Chính vì vậy, hạch toán là một bộ
phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có
vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh

tế. Với t cách là công cụ quản lý kinh tế, kế toán là một lĩnh vực gắn liền với
hoạt động kinh tế tài chính, đảm nhiệm hệ thống tổ chức thông tin có ích cho
các quyết định kinh tế. Để phát huy vai trò quan trọng của kế toán, yêu cầu
đặt ra cho các doanh nghiệp là tổ chức thật khoa học và hợp lý công ttác hạch
toán kế toán trong doanh nghiệp mình.
Tổ chức công tác kế toán bao gồm việc tổ chức hệ thống chứng từ, luân
chuyển chứng từ, tổ chức hệ thống sổ sách và tổ chức bộ máy kế toán nhằm
mục tiêu thực hiện nhiệm vụ kế toán.
Tổ chức công tác hạch toán kế toán là một vấn đề cấp bách có tính chất
thời sự trong mọi giai đoạn phát triển của nền kinh tế, đặc biệt trong điều
kiện đổi mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế ở nớc ta.
60
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán tài chính
Cùng với quá trình đổi mới kinh tế, hệ thống kế toán VN đã đợc thay
đổi để phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trờng và các thông lệ Quốc tế.
Song với sự phát triển kinh tế khá nhanh là các nghiệp vụ kế toán phát sinh
trong doanh nghiệp ngày càng nhiều và phức tạp đòi hỏi công tác quản lý
kinh tế cao. Vì vậy công tác tổ chức hạch toán kế toán phải ngày càng hoàn
thiện hơn nhằm tăng hiệu lực của thông tin kế toán, tăng cờng vai trò của
hạch toán kế toán trong quản lý kinh tế của doanh nghiệp.
Kế toán NVL là việc ghi chép, phản ánh thờng xuyên liên tục, có hệ
thống tình hình nhập- xuất- tồn kho các loại NVL, thành phẩm hàng hoá...về
giá trị, số lợng, chất lợng của NVL theo từng kho, từng ngời phụ trách. Đồng
thời phản ánh và truy cứu trách nhiệm. đôn đốc sử lý kịp thời các trờng hợp
thừa thiếu, tổn thất NVL trong quá trình mua bán dự trữ NVL theo đúng chế
độ quy định.
Tổ chức đúng đắn và hợp lý công tác kế toán NVL sẽ tạo ra một hệ
thống chứng từ sổ sách vận động phù hợp với những biến động về mặt chất l-
ợng và số lợng của NVL phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh, đáp ứng
những yêu cầu về cung cấp thông tin kịp thời, chính xác toàn diện cho quản

lý và giám đốc đầu vào của quá trình sản xuất. Hơn nữa việc tổ chức đúng
đắn công tác kế toán hoạt động nhập, xuất NVL còn tạo ra sự vận hành của
toàn bộ hệ thống kế toán một cách nhịp nhàng, ăn khớp và đạt hiệu quả cao
trong doanh nghiệp.
Xét về yếu tố thực tiễn ta thấy trong tình hình hiện nay, công tác kế
toán ở các doanh nghiệp mặc dù đã cố gắng sửa đổi bổ sung theo những quy
định của Bộ tài chính song còn nhiều tồn tại và vớng mắc cả ở khâu tổ chức
và nghiệp vụ hạch toán: tính trung thực, chính xác của số liệu kế toán cha
cao, cha đảm bảo độ tin cập để đánh giá đúng thực trạng tài chính, thực trạng
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp... Thông thờng hiện nay trong các
doanh nghiệp Nhà nớc nói chung và các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần
kinh tế khác nói riêng vẫn tồn tại hinh thức hai sổ kế toán nhằm mục đích
60
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán tài chính
gian lận kinh tế. Việc tổ chức công tác kế toán NVL trong các doanh nghiệp
sản xuất còn cha thống nhất. Hệ thống chứng từ sổ sách, tài khoản sử dụng
cha đáp ứng đợc nhu cầu phân cấp quản lý, cha cung cấp kịp thời thông tin
cho quản lý, tạo nên sự khập khiễng trong việc đánh giá kết quả sản xuất
kinh doanh của các doanh nghiệp: hạch toán NVL sai, việc tập hợp CFSX sẽ
sai và ảnh hởng đến giá thành sản phẩm, tạo nên môi trờng cạnh tranh không
lành mạnh, đẩy một số DNSX vào tình trạng tài chính khó khăn.
Xuất phát từ vấn đề lý luận thực tiến trên, chúng ta có thể nói rằng: việc
tổ chức hợp lý, đúng đắn công tác hạch toán NVL là một đòi hỏi mang tính
tất yếu khách quan nhằm phát huy những u điểm, khắc phục những nhợc
điểm của công tác tổ chức kế toán, phục vụ yêu cầu quản lý.
Tổ chức hợp lý công tác kế toán NVL là việc tổ chức bộ máy kế toán
sao cho mọi hoạt động của công tác kế toán đợc thực hiện nhanh chóng,
chính xác, thông suốt, cung cấp đầy đủ các số liệu làm cơ sở cho việc kiểm
tra giám sát chi phí SXKD và kết quả hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.
Để công tác kế toán đợc tổ chức khoa học, hợp lý cần đáp ứng những

yêu cầu sau:
- Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với môi trờng sản xuất kinh
doanh, điều kiện hiện có của doanh nghiệp.
- Công tác kế toán phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm
hoạt động SXKD, phù hợp với bộ máy quản lý kinh tế, bộ máy sản xuất của
doanh nghiệp.
- Trên cơ sở những kiến thức vốn có cần xây dựng cơ cấu kế toán phù
hợp với năng lực, trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán và những điều kiện
cơ sở vật chất có thể có.
- Sự phát triển với tốc độ cao của công nghệ thông tin, tuỳ thuộc điều
kiện của doanh nghiệp mà doanh nghiệp dần dần tin học hoá công tác kế toán
60
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán tài chính
nhằm giảm bớt khối lợng công việc của kế toán, hệ thống sổ sách đợc thu
gọn, kế toán có thể tra cứu thông tin nhanh chóng nhất.
- Đảm bảo hiệu quả kinh tế với chi phí thấp nhất đạt hiệu quả cao nhất
trong kế toán.
2 . Tổ chức hợp lý công tác hạch toán ban đầu:
Hạch toán ban đầu làm cơ sở cho hạch toán chi tiết và hạch toán tổng
hợp. Hạch toán ban đầu là công việc khởi đầu của toàn bộ công việc ghi chép
kế toán, nhng lại không do cán bộ kế toán trực tiếp thực hiện mà đại bộ phận
công việc hạch toán ban đầu do cán bôn kế toán quản lý kho thực hiện theo
sự hớng dẫn của kế toán NVL.
Vì vậy phòng kế toán của doanh nghiệp phải lựa chọn đúng cán bộ kế
toán thông hiểu việc quản lý NVL phong phú đa dạng, có trách nhiệm hớng
dẫn kiểm tra việc hạch toán ban đầu với các cán bộ quản lý kho, cần thu thập,
kiểm tra chứng từ ban đầu và luân chuyển chứng từ ban đầu kịp thời để đảm
bảo ghi sổ kế toán nhanh chóng.
Yêu cầu của việc lập chứng từ ban đầu và hạch toán ban đầu phải phản
ánh trung thực nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoàn thành chính

xác các chỉ tiêu về số lợng, giá trị mà các nghiệp vụ này có tác động trực tiếp
đến CFSX của doanh nghiệp.
Do chủng loại NVL trong các doanh nghiệp sản xuất thờng lớn, đa
dạng vì vậy việc hạch toán NVL là công việc có khối lợng lớn, là khâu hạch
toán khá phức tạp trong doanh nghiệp. Để tổ chức hợp lý hạch toán ban đầu
cần phải đạt đợc những yêu cầu sau:
- Hoàn thiện chứng từ: tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong
doanh nghiệp luôn đi kèm với chứng từ. Chứng từ kế toán là cơ sở đầu tiên
ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mỗi bản chứng từ cần chứa đựng tất
cả các chỉ tiêu đặc trng cho nghiệp vụ kinh tế đó về nội dung, quy mô, thời
gian, địa điểm xảy ra nghiệp vụ kinh tế cũng nh ngời chịu trách nhiệm về
60
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán tài chính
nghiệp vụ và ngời lập bản chứng từ... Ngoài các yêu cầu cơ bản mà chứng từ
cần phải có, để hoàn thiện chứng từ theo tôi những ngời sử dụng chứng từ cần
phải đặc biệt chú ý đến sổ danh điểm nguyên vật liệu và những điều sau:
+ Các chỉ tiêu trên chứng từ cần phải ghi rõ ràng, số phát sinh của các
nghiệp vụ kinh tế phải ghi chính xác, cụ thể trong chứng từ, không tẩy xoá
con số đã ghi. Nếu các loại NVL thuộc loại đối tợng chịu thuế giá trị gia tăng
phải đảm bảo ghi đầy đủ phần giá NVL cha có thuế, thuế VAT và tổng giá
thanh toán của NVL. Đối với những doanh nghiệp hạch toán chi tiết NVL
theo phơng pháp sổ số d có sử dụng phiếu giao nhận chứng từ, thông thờng
ngời giao chứng từ là thủ kho, ngời nhận chứng từ là kế toán. Phiếu xuất
(hoặc nhập) kho phải có đầy đủ ba chữ ký của ngời có trách nhiệm liên qua
theo yêu cầu, theo tôi nên thêm phần ngời nhận chứng từ ký nhận vào phiếu
xuất (hoặc nhập) kho khi đó sẽ không phải lập phiếu giao nhận chứng từ.
Điều này không những làm đơn giản hoá cho kế toán trong doanh nghiệp áp
dụng kế toán chi tiết theo phơng pháp sổ số d mà còn nâng cao trách nhiệm
của nhân viên kế toán bởi tính pháp lý thể hiện qua chữ ký của họ.
+ Chứng từ đợc lập cần đảm bảo tính pháp lý, đảm bảo đúng thời gian

và địa điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Cần phải bố trí khoa học sao cho số
lợng chứng từ ít nhng phải phản ánh đợc thông tin nhiều nhất.
+ Tổ chức chỉ đạo, hớng dẫn việc thực hiện chế độ ghi chép ban đầu
cho từng bộ phận trong đơn vị giúp cho họ có thể ghi chép chính xác các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Trong cơ chế thị trờng, Nhà nớc đang dần hớng các doanh nghiệp
Nhà nớc thành các tập đoàn kinh tế có thế mạnh, hoạt động theo mô hình
Tổng công ty 90, 91. Do đó để đảm bảo cho yêu cầu quản lý ngày càng mang
tính phức tạp, nên tiêu chuẩn hoá chứng từ có nghĩa tạo ra các chứng từ tiêu
chuẩn chuyên dùng cho từng ngành, từng loại hình đơn vị quản lý và kinh
doanh, từng thành phần kinh tế.
60
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán tài chính
Tóm lại, các chứng từ đợc lập phải thoả mãn yêu cầu có tính nguyên
tắc trong việc biểu hiện sự hài hoà giữa hai mặt: gọn (dễ lu trữ, dễ luân
chuyển, dễ sử dụng cho máy tính); rõ ràng( diễn đạt rõ ràng, chuẩn xác nội
dung, nghiệp vụ kinh tế và các bên chịu trách nhiệm liên đới).
- Hoàn thiện quá trình luân chuyển chứng từ: luân chuyển chứng từ là
sự vận động liên tục, kế tiếp nhau từ giai đoạn này sang giai đoạn khác. Nó
đợc xác định từ khâu lập( hoặc tiếp nhận từ bên ngoài) đến khâu lu trữ. Hoàn
thiện luân chuyển chứng từ là việc xác định các khâu tiếp nhận, xử lý chứng
từ sao cho giảm tới mức thấp nhất việc ghi chép sổ kế toán, không bị trùng
lắp mà lợng thông tin vẫn đầy đủ đảm bảo cho quản lý, tiện cho kiểm tra đối
chiếu.
Tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp cụ thể, với quy mô, chức năng nhiệm
vụ khác nhau mà sự vận động của chứng từ qua các khâu là khác nhau. Đối
với NVL, thông thờng số lợng chứng từ nhiều, lập tại các địa điểm với thời
gian khác nhau nhng chủng loại chứng từ không nhiều, đơn giản( phiếu nhập,
phiếu xuất, một số chứng từ dẫn chiếu nh giấy xin cấp vật t...). Do vậy yêu
cầu đặt ra là phải quản lý chặt chẽ về số lợng chứng từ, tính hợp pháp của

chứng từ, làm cơ sở căn cứ tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm.
3. Xây dựng danh mục các tài khoản và vận dụng hệ thống tài khoản
kế toán do Bộ Tài chính ban hành cho phù hợp với DNSX:
Với chức năng quản lý nền tài chính của một quốc gia, Bộ Tài chính
đã đa ra một chế độ kế toán linh hoạt áp dụng cho toàn bộ các doanh nghiệp
thuộc lãnh thổ VN. Trong chế độ kế toán có hệ thống tài khoản kế toán thống
nhất đợc xây dựng để phản ánh toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của các
ngành KTQD. Trong từng ngành kinh tế có thể căn cứ vào hệ thống tài khoản
để xây dựng hệ thống tài khoản thống nhất trong ngành.
Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đợc ban hành theo quyết
định số 1141TC/ QĐ/ CĐKT ngày 1/ 11/ 1995 và bổ sung thêm một số tài
60
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán tài chính
khoản theo thông t số 10/ TT/ CĐKT ngày 20/ 3/ 1997; thông t số 100/ 1998/
TT- BTC ngày 15/ 7/ 1998 để sử dụng cho mọi doanh nghiệp thuộc mọi
thành phần kinh tế. Hệ thống tài khoản kế toán hiện nay gồm 75 tài khoản
cấp I, ngoài ra còn có các tài khoản cấp II và 7 tài khoản ngoài bảng cân đối.
Các tài khoản trong hệ thống tài khoản đợc đánh số hiệu theo các mã số
thuận tiận cho việc sử dụng máy vi tính. Tài khoản cấp I và tài khoản cấp II
do Bộ Tài chính hoặc ngành chủ quản đợc sự thoả thuận của Bộ Tài chính
ban hành. Các doanh nghiệp căn cứ vào yêu cầu quản lý cụ thể để mở các tài
khoản cấp III và IV... nhằm phản ánh chi tiết các chỉ tiêu cần quản lý phục vụ
cho việc cung cấp các thông tin quản trị.
Đơn vị phải căn cứ vào nội dung hoạt động sản xuất kinh doanh của
mình và hệ thống tài khoản kế toán thống nhất của ngành xác định danh mục
các tài khoản kế toán tổng hợp, các tài khoản cấp II cần sử dụng để phản ánh
toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Ngoài ra cần phải xác
định toàn bộ các tài khoản chi tiết phải mở nhằm phục vụ yêu cầu quản lý tài
sản, vật t, tiền vốn của đơn vị phục vụ yêu cầu phân cấp quản lý KTTC trong
nội bộ doanh nghiệp.

Xuất phát từ yêu cầu quản lý và đặc điểm SXKD các DNSX sử dụng
các tài khoản chủ yếu sau để hạch toán tổng hợp sự biến động của NVL:
TK 152: tài khoản này sử dụng để phản ánh số hiện có và tình hình
biến động của NVL tồn kho trong doanh nghiệp. TK152 có các TK cấp II để
kế toán chi tiết NVL theo từng loại, nhóm, thứ NVL nh sau:
TK 1521: NVL chính
TK 1522: NVL phụ
TK 1523: Nhiên liệu
TK 1524: Phụ tùng thay thế
TK 1525: Thiết bị XDCB
60
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán tài chính
TK 1528: Phế liệu
TK 331: phải trả ngời bán phản ánh mối quan hệ thanh toán giã
doanh nghiệp với nhà cung cấp.
TK 133: thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ phản ánh số thuế
GTGT đầu vào đợc khấu trừ, đã khấu trừ và còn đợc khấu trừ.
Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản có liên quan nh sau:
TK 154: chi phí SXKD dở dang
TK 111: tiền mặt
TK 112: tiền gửi ngân hàng
TK 3381: tài sản thừa chờ giải quyết
TK 1381: tài sản thiếu chờ giải quyết
TK 412: chênh lệch đánh giá lại tài sản
Bên cạnh đó còn sử dụng một số tài khoản sau: TK 621; TK 627; TK
641; TK 642; TK 411...
4. Các phơng pháp hạch toán chi tiết NVL:
Hạch toán chi tiết NVL là việc ghi chép, theo dõi về mặt giá trị, số l-
ợng, chất lợng của từng thứ, từng loại NVL theo tng kho, từng ngời phụ trách.
Hạch toán chi tiết NVL là công việc có khối lợng lớn và là khâu hạch

toán khá phức tạp trong doanh nghiệp. Công việc hạch toán chi tiết NVL đợc
tiến hành cả ở trong kho và ở phòng kế toán. Trong thực tế hiện nay, tuỳ theo
điều kiện kinh doanh cụ thể, tuỳ theo trình độ quản lý và hạch toán mà ở các
doanh nghiệp đang áp dụng một trong ba phơng pháp kế toán chi tiết NVL
sau:
* Phơng pháp thẻ song song:
Nội dung phơng pháp này đợc khái quát bởi sơ đồ sau:
SƠ Đồ HạCH TOáN CHI TIếT NVL THEO PHƯƠNG PHáP
60
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán tài chính
THẻ SONG SONG
Với những doanh nghiệp có ít chủng loại NVL, mật độ xuất lớn, cần
giám sát thờng xuyên, hệ thống kho tàng tập trung, kế toán có thể kiểm tra
đối chiếu liên tục( 3- 5 ngày), có điều kiện về lao động kế toán NVL để kiểm
tra đối chiếu ghi sổ và yêu cầu quản lý phải thờng xuyên cung cấp các chỉ
tiêu hiện vật cũng nh giá trị cho từng kho, từng chủng loại vật t. Hạch toán
chi tiết NVL theo phơng pháp này đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu nhng việc
ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn bị trùng lắp về chỉ tiêu số lợng. Hơn
nữa việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn
chế chức năng của kế toán.
* Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
Phơng pháp này đợc hình thành trên cơ sở cải tiến một bớc phơng pháp
thẻ song song. Nội dung sơ đồ tổ chức hạch toán nh sau:
60
Bảng tổng hợp nhập,
xuất tồn kho vật liệu
Kế toán
tổng hợp
Phiếu xuất kho
Phiếu nhập kho

Thẻ kho
Thẻ
hoặc
sổ chi
tiết vật
liệu
Ghi chú
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa kế toán tài chính
SƠ Đồ HạCH TOáN CHI TIếT NVL THEO PHƯƠNG PHáP Sổ
ĐốI CHIếU LUÂN CHUYểN
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Với phơng pháp hạch toán này khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm
bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Nhng việc ghi sổ vẫn bị trùng
lắp( phòng kế toán vẫn theo dõi cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị). Việc kiểm tra
đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn
chế tác dụng kiểm tra trong công tác quản lý.
Phơng pháp này chỉ nên áp dụng với các doanh nghiệp có khối lợng
nghiệp vụ nhập xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi
tiết NVL do đó không có điều kiện ghi chép, theo dõi kế toán tình hình nhập-
xuất hàng ngày.
* Phơng pháp sổ số d:
Đây là bớc cải tiến căn bản trong việc hạch toán chi tiết NVL. Đặc
điểm nổi bật của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp
60

Chứng từ nhập
Bảng kê nhập
Thẻ kho
Sổ đối chiếu
luân chuyển
Kế toán
tổng hợp
Chứng từ xuất
Bảng kê xuất