Quy Trinh T.hoan Th.hien Hop Dong Lao Dong Vietnam 2023.Docx

QUY TRÌNH
TẠM HỖN THỰC HIỆN HỢP
ĐỒNG LAO ĐỘNG

1


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Ký hiệu
Cơng ty
HC
HĐLĐ
NLĐ

Giải thích
Cơng ty […]
Hành chính nhân sự
Hợp đồng lao động
Người lao động

Ký hiệu
NĐDTPL
BP
NĐUQ
NQĐ

Giải thích
Người đại diện theo pháp luật1
Bộ phận
Người được công ty ủy quyền
Người có thẩm quyền quyết định2

I. MỤC ĐÍCH
Quy trình này quy định trách nhiệm, trình tự thực hiện hoạt động tạm hoãn thực
hiện hợp đồng lao động của người lao động của Cơng ty […].
II. PHẠM VI ÁP DỤNG
Quy trình này được áp dụng cho các trường hợp tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao
động của người lao động tại tất cả các bộ phận, chi nhánh liên quan của Cơng ty […].
III. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ
3.1. “Trường hợp phải tạm hỗn” trong Quy trình này được hiểu là các trường hợp
đương nhiên phải tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động, mà khơng cần có sự thỏa thuận,
bao gồm:
a. Người lao động thực hiện nghĩa vụ quân sự, nghĩa vụ tham gia Dân quân tự vệ;
b. Người lao động bị tạm giữ, tạm giam theo quy định của pháp luật về tố tụng
hình sự;
c. Người lao động phải chấp hành quyết định áp dụng biện pháp đưa vào trường
giáo dưỡng, cơ sở cai nghiện bắt buộc hoặc cơ sở giáo dục bắt buộc;
d. Lao động nữ mang thai theo quy định pháp luật;
e. Người lao động được bổ nhiệm làm người quản lý doanh nghiệp của công ty
trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ;
f. Người lao động được ủy quyền để thực hiện quyền, trách nhiệm của đại diện
chủ sở hữu nhà nước đối với phần vốn nhà nước tại công ty;
g. Người lao động được ủy quyền để thực hiện quyền, trách nhiệm của công ty đối
với phần vốn của công ty đầu tư tại công ty khác.
3.2. “Tạm hỗn theo thỏa thuận” trong Quy trình này được hiểu là trường hợp tạm
hoãn thực hiện hợp đồng lao động theo thỏa thuận giữa công ty và người lao động.
IV. CĂN CỨ PHÁP LUẬT XÂY DỰNG QUY TRÌNH
Điều 30; Điều 31 Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019.

1

Người đại diện theo pháp luật của công ty được xác định theo Điều lệ của cơng ty.
Người có thẩm quyền quyết định là người có thẩm quyền quyết định các vấn đề về lao động trong công ty
theo quy định phân quyền nội bộ của công ty.
2

2


V. NỘI DUNG QUY TRÌNH – GIẢI THÍCH
Trách
nhiệm

Bước cơng việc

Kết quả cơng việc

Tiếp nhận về
việc tạm hỗn
thực hiện HĐLĐ
Tạm hỗn theo thỏa thuận

Đàm
phán

BP HC,
NLĐ,
NQĐ
Không
thống
nhất

NQĐ,
BP HC

BP HC –
BP quản
lý

Trường hợp phải tạm hoãn

Báo cáo

Thống
nhất

Trường hợp
phải tạm hoãn

Quyết
định
Tạm hoãn theo
thỏa thuận

- Thỏa thuận tạm hoãn thực
hiện HĐLĐ.

Ký thỏa thuận
tạm hoãn

- Quyết định tạm hỗn thực

hiện HĐLĐ.
- Biên bản bàn giao cơng việc
(nếu có).

Thực hiện tạm
hỗn

BP HC

- Thơng tin, tài liệu, hồ sơ về
trường hợp phải tạm hỗn (nếu
có).
- Đề nghị tạm hỗn của NQĐ
hoặc NLĐ.
- Báo cáo về trường hợp tạm
hoãn của NLĐ (nếu có).
- Dự thảo Thỏa thuận tạm hỗn
thực hiện HĐLĐ (nếu có).

Kết thúc

3


Bước 1: Tiếp nhận về việc tạm hoãn thực hiện HĐLĐ
1.1. Khi nhận được thông tin rằng NLĐ rơi vào trường hợp phải tạm hỗn, BP HC
có nghĩa vụ tìm hiểu trường hợp phải tạm hoãn mà NLĐ rơi vào và thu thập các hồ sơ,
tài liệu liên quan đến trường hợp của NLĐ. Trường hợp NLĐ rơi vào trường hợp phải
tạm hoãn, BP HC thực việc lập và đệ trình Báo cáo về trường hợp tạm hỗn của NLĐ
(theo Mẫu TH-01) lên NQĐ, kèm các hồ sơ, tài liệu liên quan (nếu có) > NQĐ thực

hiện tiếp cơng việc tại mục 2.1 Bước 2 Quy trình này.
1.2. Trường hợp NLĐ hoặc NQĐ có mong muốn tạm hỗn theo thỏa thuận, thì
trong thời hạn […] ngày, kể từ khi nhận được đề nghị thỏa thuận tạm hoãn thực hiện
HĐLĐ từ NLĐ hoặc NQĐ, BP HC thực hiện việc xin ý kiến NQĐ về các nội dung để
đàm phán tạm hoãn và sau đó đàm phán sơ bộ với NLĐ về việc tạm hoãn thực hiện
HĐLĐ theo các nội dung đã được xin ý kiến bao gồm: (i) Thời điểm tạm hỗn; (ii) Thời
hạn tạm hỗn; (iii) Tiền lương, lợi ích NLĐ được hưởng trong thời gian tạm hoãn; (iv)
Việc tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp trong thời gian tạm
hoãn; (v) Thời hạn NLĐ phải quay lại làm việc sau khi hết thời hạn tạm hoãn; (vi) Quyền
được đơn phương chấm dứt HĐLĐ của công ty nếu NLĐ không quay lại làm việc đúng
thời hạn sau khi hết thời hạn tạm hoãn; (vii) Về việc NLĐ tạm bàn giao lại công việc, tài
liệu, hồ sơ, tài sản/dữ liệu điện tử của công ty. Sau khi đàm phán:
a. Trường hợp không thể thống nhất việc tạm hỗn thực hiện HĐLĐ > Kết thúc
Quy trình: Xử lý theo phương án khác.
b. Trường hợp NLĐ thống nhất việc tạm hoãn thực hiện HĐLĐ và thỏa thuận
xong các nội dung để tạm hoãn trên đây, BP HC lập dự thảo Thỏa thuận tạm hoãn thực
hiện HĐLĐ (theo Mẫu TH-02) theo kết quả đàm phán, đệ trình NQĐ xem xét. > NQĐ
thực hiện tiếp công việc tại mục 2.2 Bước 2 Quy trình này.
Bước 2: Quyết định
2.1. Trong thời hạn […] ngày kể từ khi nhận được Báo cáo tại mục 1.1 Bước 1 Quy
trình từ BP HC, NQĐ xem xét và phê duyệt trực tiếp vào Báo cáo. Trường NQĐ phê
duyệt “đồng ý” thì BP HC thực hiện tiếp cơng việc tại Bước 4 Quy trình này.
2.2. Trong thời hạn […] ngày kể từ khi nhận được dự thảo Thỏa thuận tạm hoãn
thực hiện HĐLĐ tại mục 1.2 Bước 1 Quy trình từ BP HC, NQĐ xem xét và phê duyệt nội
dung dự thảo Thỏa thuận tạm hoãn thực hiện HĐLĐ. Trường hợp NQĐ đồng ý với nội
dung dự thảo Thỏa thuận tạm hoãn thực hiện HĐLĐ, thì BP HC thực hiện tiếp cơng việc
tại Bước 3 Quy trình này.
Bước 3: Ký thỏa thuận tạm hỗn
- Trong thời hạn […] ngày, kể từ khi NQĐ đồng ý với dự thảo Thỏa thuận tạm
hoãn thực hiện HĐLĐ được đệ trình: BP HC soạn […] bản dự thảo Thỏa thuận tạm hoãn

thực hiện HĐLĐ (theo nội dung đã được phê duyệt), cho NLĐ ký vào tất cả các bản,
trình các bản đã được ký lên NĐDTPL/NĐUQ ký, và bàn giao một bản cho NLĐ. Công
việc này là bắt buộc thực hiện theo pháp luật, để tạm hoãn thực hiện HĐLĐ theo thỏa
thuận. > BP HC thực hiện tiếp công việc tại Bước 4 Quy trình này.
Bước 4: Thực hiện tạm hoãn

4


- BP HC soạn thảo […] bản Quyết định tạm hoãn thực hiện HĐLĐ (theo Mẫu
TH-03), nội dung quyết định cần nêu rõ lý do tạm hỗn 3, và trình lên NQĐ ký. BP HC
bàn giao một bản Quyết định tạm hoãn thực hiện HĐLĐ cho NLĐ 4, và đây là công việc
cần thiết, nhưng pháp luật không bắt buộc thực hiện.
- BP HC yêu cầu NLĐ tạm bàn giao lại công việc, tài liệu, hồ sơ, tài sản/dữ liệu
điện tử của công ty, và ký Biên bản bàn giao công việc5 để nhân sự khác đảm nhận, tiếp
tục thực hiện, xử lý. BP HC phải phối hợp với người nhận bàn giao công việc, tài liệu, hồ
sơ, tài sản/dữ liệu điện tử của công ty từ NLĐ, để thực hiện (người nhận bàn giao do
NQĐ chỉ định). Đây là công việc pháp luật không bắt buộc thực hiện, nhưng cơng ty nên
cân nhắc thực hiện nếu có thể thực hiện, để bảo đảm tính xun suốt của các cơng việc
mà NLĐ đang đảm nhận, bảo đảm tài liệu, hồ sơ, tài sản/dữ liệu điện tử của công ty
được an tồn.
VI. BIỂU MẪU
Phụ lục I – Biểu mẫu quy trình tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động ban hành
kèm theo quy trình này.

3

Tùy trường hợp phải tạm hỗn mà NLĐ rơi vào hoặc trường hợp tạm hoãn theo thỏa thuận, thì quyết định
phải nêu lý do đúng với trường hợp đó.
4

Các phương thức bàn giao mà cơng ty có thể lựa chọn: (i) Bàn giao trực tiếp và lập Biên bản bàn giao (theo
mẫu Biên bản bàn giao được liệt kê trong Phụ lục I – Biểu mẫu sử dụng cho Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động
do hết hạn/cơng việc đã hồn thành) để NLĐ ký xác nhận đã nhận quyết định; hoặc (ii) Gửi quyết định bằng thư
điện tử hoặc phần mềm quản lý nội bộ của công ty; hoặc (iii) Gửi quyết định qua đường bưu điện có báo phát.
5
Mẫu này tương tự mẫu Biên bản bàn giao công việc được liệt kê trong Phụ lục I – Biểu mẫu sử dụng cho
Quy trình chấm dứt hợp đồng lao động do hết hạn/công việc đã hoàn thành.

5