Hoàn thiện việc áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm tăng cường quản lý hàng tồn kho tại tổng công ty viễn thông quân đội viettel
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (669.76 KB, 132 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
***
HOÀNG VŨ TĨNH
ĐỀ TÀI: HỒN THIỆN VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG KIỂM
SỐT NỘI BỘ NHẰM TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ HÀNG
TỒN KHO TẠI TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI
VIETTEL
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ
Hà Nội, Năm 2011
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
***
HOÀNG VŨ TĨNH
ĐỀ TÀI: HỒN THIỆN VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG KIỂM
SỐT NỘI BỘ NHẰM TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ HÀNG
TỒN KHO TẠI TỔNG CÔNG TY VIỄN THƠNG QN ĐỘI
VIETTEL
Chun ngành: Kế tốn
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC : PGS. TS. LÊ THỊ HOÀ
Hà Nội, Năm 2011
MỤC LỤC
Danh mục các từ viết tắt
Danh mục các bảng biểu, sơ đồ
Tóm tắt luận văn
LỜI MỞ ĐẦU
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ
ÁP DỤNG TRONG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO..............................................1
1.1. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ....................................................1
1.1.1. Khái niệm hệ thống kiểm sốt nội bộ............................................................1
1.1.2. Vai trị của hệ thống kiểm soát nội bộ...........................................................2
1.1.3. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm sốt nội bộ........................................3
1.1.3.1. Mơi trường kiểm sốt............................................................................5
1.1.3.2. Đánh giá rủi ro.......................................................................................9
1.1.3.3. Thông tin và truyền thông....................................................................11
1.1.3.4. Hoạt động (thủ tục) kiểm soát.............................................................13
1.1.3.5. Giám sát và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.................................15
1.1.4. Thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ.........................................17
1.1.4.1. Thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ......................................................17
1.1.4.2. Vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ...................................................21
1.1.5. Một số kinh nghiệm để xây dựng và vận hành hệ thống kiếm soát nội bộ
hiệu quả.................................................................................................................22
1.2. Áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hàng tồn kho.......................23
1.2.1. Khái niệm và vai trò của hàng tồn kho........................................................23
1.2.2. Tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho.......................25
1.2.3. Áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hàng tồn kho................25
1.2.3.1. Đánh giá rủi ro trong quản lý hàng tồn kho.........................................25
1.2.3.2. Thông tin và truyền thông trong quản lý hàng tồn kho.......................28
1.2.3.3. Các hoạt động kiểm soát trong quản lý hàng tồn kho..........................29
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TRONG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI VIETTEL.....................................35
2.1. Tổng quan về VIETTEL....................................................................................35
2.1.1. Giới thiệu tổng quan về VIETTEL..............................................................35
2.1.2. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh...................................................37
2.1.3. Triển vọng phát triển của VIETTEL...........................................................38
2.1.4. Đặc điểm loại sản phẩm dịch vụ cung cấp..................................................38
2.1.5. Tổng quan cơ cấu tổ chức quản lý VIETTEL.............................................39
2.1.6. Tổng quan quan hệ giữa VIETTEL với các đơn vị phụ thuộc, công ty con,
công ty liên kết......................................................................................................42
2.1.7. Tổng quan mơ hình tổ chức sản xuất kinh doanh........................................43
2.2. Tổng quan về các yếu tố thuộc hệ thống KSNB của VIETTEL........................45
2.2.1. Tổng quan mơ hình tổ chức Kiểm sốt nội bộ của VIETTEL....................45
2.2.2. Mơi trường kiểm sốt tại VIETTEL............................................................46
2.2.3. Thơng tin và truyền thơng tại VIETTEL.....................................................49
2.2.4. Kiểm sốt thơng tin kế tốn tại VIETTEL..................................................51
2.2.5. Hoạt động giám sát tại VIETTEL...............................................................51
2.3. Tổng quan về áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hàng tồn kho tại
VIETTEL..................................................................................................................52
2.3.1. Mơ hình phân cấp quản lý hàng tồn kho tại VIETTEL...............................52
2.3.2. Kiểm sốt nội bộ với quy trình mua hàng tại VIETTEL.............................54
2.3.2.1. Đánh giá rủi ro với quy trình mua hàng tại VIETTEL........................54
2.3.2.2. Các thủ tục kiểm sốt đối với quy trình mua hàng tại VIETTEL........55
2.3.3. Kiểm sốt nội bộ với quy trình nhập kho tại VIETTEL.............................61
2.3.3.1. Đánh giá rủi ro với quy trình nhập kho tại VIETTEL.........................61
2.3.3.2. Các thủ tục kiểm sốt đối với quy trình nhận hàng.............................61
2.3.4. Kiểm sốt nội bộ với quy trình lưu kho tại VIETTEL................................62
2.3.4.1. Đánh giá rủi ro với quy trình lưu kho tại VIETTEL...........................62
2.3.4.2. Các thủ tục kiểm soát đối với quy trình lưu kho tại VIETTEL...........63
2.4. Tổng hợp đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của các yếu tố của hệ thống kiểm soát
nội bộ của VIETTEL................................................................................................65
2.4.1. Đánh giá điểm mạnh của hệ thống kiểm soát nội bộ của VIETTEL..............65
2.4.2. Đánh giá điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ của VIETTEL..............68
2.4.2.1. Điểm yếu của mơi trường kiểm sốt tại VIETTEL.............................68
2.4.2.2. Điểm yếu của việc đánh giá rủi ro tại VIETTEL.................................68
2.4.2.3. Điểm yếu hoạt động giám sát và đánh giá tại VIETTEL....................68
2.4.2.4. Điểm yếu của các hoạt động kiểm soát đối với hàng tồn kho.............69
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN ÁP DỤNG HỆ THỐNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ NHẰM TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI
VIETTEL.................................................................................................................74
3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện việc áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ tại
VIETTEL..................................................................................................................74
3.2. Các giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại VIETTEL...................75
3.2.1. Nâng cao tính hiệu quả của mơi trường kiểm soát......................................75
3.2.2. Xây dựng và vận hành bộ phận Quản lý rủi ro tại VIETTEL.....................76
3.2.2.1. Vai trò của bộ phận “Quản lý rủi ro”...................................................76
3.2.2.2. Các nguyên tắc hoạt động của bộ phận “Quản lý rủi ro”....................77
3.2.2.3. Tổ chức hoạt động của bộ phận “Quản lý rủi ro”................................77
3.2.2.4. Xây dựng quy trình và vận hành bộ máy “Quản lý rủi ro”..................78
3.2.3. Xây dựng và vận hành bộ máy kiểm toán nội bộ tại VIETTEL.................79
3.2.3.1. Vai trị của bộ phận “Kiểm tốn nội bộ”.............................................79
3.2.3.2. Các nguyên tắc hoạt động của bộ phận “Kiểm toán nội bộ”...............80
3.2.3.3. Tổ chức hoạt động của bộ phận “Kiểm tốn nội bộ”..........................80
3.2.3.4. Xây dựng quy trình và vận hành bộ máy “Kiểm tốn nội bộ”............81
3.2.4. Nâng cao tính hiệu quả của các thủ tục kiểm soát đối với hàng tồn kho....82
3.2.4.1. Quy trình mua sắm...............................................................................82
3.2.4.2. Quy trình nhận hàng............................................................................84
3.2.4.3. Thiết kế hệ thống mã quản lý và quy trình kiểm kê hàng tồn kho tại
Chi nhánh VIETTEL........................................................................................85
3.2.4.4. Thiết kế bổ sung các thủ tục kiểm soát vật tư tại các Chi nhánh
VIETTEL..........................................................................................................90
3.2.4.4. Tăng cường giám sát việc thực hiện các thủ tục kiểm soát vật tư tại các
Chi nhánh VIETTEL........................................................................................91
3.2.4.5 Xây dựng và vận hành hệ thống sổ sách, báo cáo tại các cửa hàng.....91
3.3. Các giải pháp về quy định vĩ mô.......................................................................98
KẾT LUẬN
Phụ lục
Tài liệu tham khảo
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
VIETTEL
Tập đồn Viễn thơng Qn đội VIETTEL
IFAC
Liên đồn kế tốn quốc tế
COSO
Ủy ban các tổ chức đồng bảo trợ (Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Commission)
VSA
Chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam
TLC
Cơng ty VIETTEL Telecom
BGĐ
Ban Giám đốc
TT
Trung tâm
BCVT
Bưu chính viễn thơng
CNTT
Cơng nghệ thơng tin
ADSL
Phương thức truyền dữ liệu với băng thông rộng
PSTN
Kết nối internet băng thông rộng
CTV
Cộng tác viên
CNVT
Chi nhánh viễn thông tỉnh thành
NVKT
Nhân viên kỹ thuật
CHT
Cửa hàng trưởng
USER
Người sử dụng (phần mềm)
NVGD
Nhân viên giao dịch
NVQLCTV
Nhân viên quản lý cộng tác viên
CTV
Cộng tác viên
VIETTEL
Tập đoàn Viễn thông Quân đội VIETTEL
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
Sơ đồ 2.1. Tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của VIETTEL..............................41
Sơ đồ 3.1. Tổ chức quản lý rủi ro VIETTEL............................................................78
Sơ đồ 3.2. Tổ chức ban kiểm toán nội bộ VIETTEL................................................81
Bảng 2.1. Kết quả hoạt đống sản xuất kinh doanh của VIETTEL............................37
Bảng 2.2: Các gói thầu đã hồn thành giai đoạn 2008- 2010...................................58
Bảng 2.3: Bảng chi tiết gói thầu số 1 “Cáp quang các loại + phụ kiện”...................59
Bảng 2.4: Bảng tổng hợp các nhà thầu nộp hồ sơ gói thầu số 1...............................60
Bảng 2.5: Kết quả một số gói thầu sau khi đấu thầu với giá trúng thầu thấp hơn giá
gói thầu đã được phê duyệt:......................................................................................67
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
***
HOÀNG VŨ TĨNH
ĐỀ TÀI: HỒN THIỆN VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG KIỂM
SỐT NỘI BỘ NHẰM TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ HÀNG
TỒN KHO TẠI TỔNG CÔNG TY VIỄN THƠNG QN ĐỘI
VIETTEL
Chun ngành: Kế tốn
TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ
Hà Nội, Năm 2011
i
TÓM TẮT LUẬN VĂN
Hàng tồn kho là một yếu tố quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh
của một doanh nghiệp, chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp.
Cung cấp vật tư đầy đủ đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra một cách
liên tục, sử dụng vật tư tiết kiệm nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh, hạ giá
thành sản phẩm, xây dựng định mức sử dụng vật tư hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả
sử dụng vốn lưu động… là những yêu cầu cơ bản của công tác quản lý vật tư, hàng
hoá tại doanh nghiệp. Để thực hiện được các mục tiêu quản lý trên, các nhà quản lý
doanh nghiệp cần sử dụng các nguồn thông tin nội bộ cũng như bên ngồi doanh
nghiệp để có những quyết định hợp lý. Hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp
là một trong những kênh thông tin cần thiết cho các quyết định của nhà quản lý.
Việc kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho trên thực tế tại một số đơn vị, tuy
nhiên, vẫn chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho quản
lý, thậm chí có trường hợp gây tổn thất hàng tồn kho do hệ thống kiểm soát nội bộ
yếu kém.
Với tính đa dạng và phức tạp của các loại vật tư, hàng hoá về chủng loại, mẫu
mã, kích thước được sử dụng như yếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất kinh
doanh, cung cấp dịch vụ và hoạt động của đơn vị, chiếm tỷ lệ khá cao trong tồn bộ
chi phí sản xuất kinh doanh của tồn bộ chi phí sản xuất kinh doanh, việc quản lý
vật tư, hàng hoá một cách chặt chẽ là một yêu cầu bắt buộc đối với VIETTEL. Do
vậy, việc nghiên cứu nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ nhằm tăng cường
quản lý hàng tồn kho tại VIETTEL là vấn đề có tính cấp thiết và có ý nghĩa về lý
luận và thực tiễn.
Về mặt khoa học, luận văn sẽ hệ thống hoá những vấn đề lý luận về hệ thống
kiểm soát nội bộ đối với vật tư, hàng hoá trong các doanh nghiệp sản xuất, kinh
doanh dịch vụ.
Về mặt thực tiễn, trên cơ sở phân tích, đánh giá thực trạng quản lý hàng tồn
kho tại các đơn vị thành viên trực thuộc VIETTEL, luận văn sẽ đưa ra phương
hướng và giải pháp hoàn thiện, nâng cao năng lực quản lý hàng tồn kho của
VIETTEL cũng như các doanh nghiệp kinh doanh viễn thơng.
Ngồi Lời mở đầu và Kết luận, Luận văn gồm 3 chương cơ bản:
Chương 1: Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ và áp dụng trong quản lý
hàng tồn kho;
ii
Chương 2: Thực trạng áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hàng
tồn kho tại VIETTEL;
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện việc áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm
tăng cường quản lý hàng tồn kho tại VIETTEL.
Tại Chương 1, với mục tiêu khái quát hóa về những vấn đề lý luận chung về
hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp, tác giả đã trình bày và làm rõ các
vấn đề sau:
Thứ nhất, khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ;
Thứ hai, vai trị của hệ thống kiểm sốt nội bộ;
Thứ ba, các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ và các tiêu chí đánh
giá: Mơi trường kiểm sốt (Mơi trường bên trong: Các quan điểm điều hành, triết lý
về quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, Hội đồng quản
trị và Ủy ban kiểm tốn; Mơi trường bên ngồi: Mơi trường pháp lý, sự kiểm soát
của các nhà quản lý…); Đánh giá rủi ro (Rủi ro cũng như cách đánh giá rủi ro của
Nhà quản lý); Thông tin và truyền thông (Hệ thống kế tốn, các phương tiện truyền
thơng trong doanh nghiệp); Các hoạt động kiểm sốt (Sự phân chia trách nhiệm, q
trình kiểm sốt thơng tin); Giám sát (Giám sát thường xun và giám sát định kỳ);
Kiểm toán nội bộ.
Thứ tư, thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ
Thứ năm, các kinh nghiệm trong việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát
nội bộ
Trên cơ sở những lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ, tác giả tiếp tục
trình bày việc áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ trong một vấn đề cụ thể hơn
đó là quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp.
Áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hàng tồn kho trong doanh
nghiệp đối với các quy trình thu mua, vận chuyển, nhận hàng, lưu kho, phế liệu và
xử lý vật tư dư thừa.
Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các
nguồn lực kinh tế, góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình
sản xuất kinh doanh. Trong đó hàng tồn kho ln là trung tâm của sự chú ý trong
doanh nghiệp. Hàng tồn kho thường chiếm tỉ trọng lớn, số lượng nghiệp vụ nhập
xuất lớn, hàng tồn kho lại được cất trữ ở nhiều nơi và việc xác định tình trạng của
hàng tồn kho là một cơng việc khó khăn nên dễ phát sinh ra các gian lận và sai sót.
iii
Với mục đích làm rõ thực trạng vận dụng hệ thống kiểm soát nội bộ trong
quản lý hàng tồn kho tại VIETTEL cũng như nêu lên những ưu điểm và tồn tại, ở
Chương 2 tác giả trình bày các nội dung sau:
Thứ nhất, tổng quan chung về Tập đoàn Viễn thơng Qn đội VIETTEL cũng
như q trình hình thành và phát triển của VIETTEL;
Thứ hai, tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ của VIETTEL;
Thứ ba, đặc điểm và yêu cầu quản lý hàng tồn kho của VIETTEL;
Thứ tư, thực trạng áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với việc tăng cường
quản lý hàng tồn kho tại VIETTEL.
Tại nội dung “Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ của VIETTEL”, tác giả
đã làm rõ đặc điểm của các yếu tố trong hệ thống kiểm soát nội bộ của VIETTEL,
cụ thể:
Mơi trường kiểm sốt
VIETTEL ln coi con người là chủ thể để phát triển, do vậy mà nét văn hố
tổ chức được xây dựng có tính hướng ngoại với quan điểm cá thể con người với con
người (VIETTEL với khách hàng) nên khách hàng là đối tượng được trân trọng, sẵn
sàng phục vụ, đáp ứng các dịch vụ tốt nhất. Mặt khác, luôn coi trọng nhân viên
Công ty mẹ - Tập đồn Viễn thơng Qn đội với tình cảm chân thành, tạo điều kiện,
khuyến khích, hỗ trợ phát huy khả năng, năng lực, quan tâm đến chính sách đào tạo,
đề cao ý kiến của từng cá nhân, con người trong sự phát triển của Công ty mẹ - Tập
đồn Viễn thơng Qn đội và chăm lo đến đời sống tinh thần, vật chất cho cán bộ
công nhân viên của mình, điều này xác định tính hướng nội của nét văn hố và cũng
là chính sách nhân sự của VIETTEL.
Nét văn hoá của VIETTEL là sự kết hợp hài hoà hai phong cách hướng ngoại
và hướng nội, với đặc trưng là sự phối hợp của hai tính chất kiểu văn hoá tổ chức
doanh nhân và chuyên nghiệp. Đây là niềm tự hào mà mỗi nhân viên VIETTEL đều
cảm nhận và tự giác tuân thủ thực hiện để xây dựng và phát triển truyền thống tốt
đẹp, khẳng định một phong cách riêng, một văn hố tổ chức của chính mình.
Trong năm 2009 VIETTEL đã khai trương hai mạng di động tại Campuchia
(mạng MetFone, tháng 2/2009) và Lào (mạng Unitel, tháng 10/2009). Không chỉ
đầu tư sang các nước láng giềng, VIETTEL cũng tiến hành mua lại 60% cổ phần
của mạng di động Teletalk tại Bangladesh với tổng số vốn đầu tư là 300 triệu USD.
Teletalk là mạng di động nhỏ nhất trong 6 mạng di động tại Bangladesh, có khoảng
1 triệu thuê bao trong tổng số khoảng 50 triệu thuê bao di động tại đất nước này.
iv
Bên cạnh đó, tháng 4/2010, VIETTEL đã chi ra 59 triệu USD để mua lại
70% cổ phần của Công ty Viễn thơng Telecom tại Cộng hồ Haiti, đơn vị sở hữu
mạng di động Telecom.
Những thương vụ đầu tư ra nước ngoài VIETTEL đã trở thành một hiện
tượng, tạo ra thành công vượt bậc tại thị trường di động Việt Nam. Tuy nhiên, đầu
tư làm ăn tại nước ngồi có nhiều khác biệt mà chưa thể lường trước các rủi ro, bất
trắc. Đó là những nước khơng chỉ cách xa Việt Nam, khác biệt hẳn về văn hoá, thị
hiếu và đặc biệt là những quốc gia bất ổn bậc nhất thế giới. VIETTEL chọn mua các
mạng nhỏ và yếu, có thể dễ được chính phủ nước sở tại chấp thuận, và cũng sẽ ít
gặp cạnh tranh với các đại gia thế giới.
VIETTEL dám mạo hiểm kinh doanh nhưng trên cơ sở phân tích, đánh giá và
tìm kiếm nhiều thơng tin, quan sát, trao đổi, suy xét khá cẩn thận cân đối giữa chi
phí và lợi ích có thể thu được trước khi hình thành quyết định.
Lãnh đạo VIETTEL khá coi trọng việc lập và phân tích các báo cáo tài chính.
Tổng giám đốc Công ty luôn quan tâm và theo dõi chặt chẽ các hoạt động của
Phịng Tài chính kế tốn, luôn giám sát việc thực hiện nghiêm túc công tác kế toán,
bàn bạc và lắng nghe ý kiến tư vấn của Phịng Tài chính kế tốn. Nhờ đó lãnh đạo
của VIETTEL khơng những nắm được tình hình tài chính của cơng ty mà cịn kịp
thời đưa ra các chủ chương, phương hướng hành động hợp lý.
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của VIETTEL cơ cấu tổ chức phân quyền. Cơ cấu này phù hợp
với quy mô phát triển rộng của VIETTEL. Chức năng và nhiệm vụ được phân tách
rõ ràng đến từng vị trí trên cơ sở đánh giá năng lực thực tế và trình độ chun mơn,
đạo đức của mỗi nhân viên. Quan hệ báo cáo giữa các cấp tương đối rõ ràng, như
vậy sẽ giúp ích cho mối quan hệ hợp tác, phối hợp và chia sẻ thông tin lẫn nhau
giữa những bộ phận khác nhau và những nhân viên trong cùng một phòng ban và
giữa cấp dưới với cấp trên. Sự phân công công việc, trách nhiệm và yêu cầu đối với
từng vị trí cũng được thể hiện rõ trong quy chế cán bộ của VIETTEL.
Chính sách nhân sự
VIETTEL ln quan tâm đến chính sách đào tạo và trọng dụng nhân tài, đặc
biệt luôn đề cao vai trò của từng cá nhân, con người trong sự phát triển của
VIETTEL. VIETTEL luôn coi con người là chủ thể để phát triển, do vậy mà nét văn
hoá tổ chức được xây dựng có tính hướng ngoại với quan điểm cá thể con người với
con người (VIETTEL với khách hàng) nên khách hàng là đối tượng được trân trọng,
v
sẵn sàng phục vụ, đáp ứng các dịch vụ tốt nhất. Điều này xác định tính hướng nội
của chính sách nhân sự của VIETTEL.
Thông tin và truyền thông
VIETTEL được tổ chức theo mơ hình cơng ty đa ngành có quy mơ lớn, cơ cấu
kinh doanh phức tạp, có các cơng ty trực thuộc, các văn phòng chi nhánh, đại lý
khắp trên cả nước và nước ngồi, do đó u cầu đặt ra với Tổng giám đốc và kế
toán trưởng là phải tổ chức cơng tác kế tốn một cách khoa học, phù hợp với đặc
điểm tổ chức quản lý và kinh doanh của công ty. Ban lãnh đạo công ty phải phân
cấp kinh doanh, phân cấp trong quyền hành quản lý dẫn đến phải phân cấp tổ chức
kế tốn.
Mơ hình kế tốn mà VIETTEL đang áp dụng là mơ hình kế tốn phân tán gồm
có Ban Kế tốn - Tài chính tại Cơng ty mẹ - Tập đồn Viễn thơng Qn đội và đồng
thời tổ chức Phịng kế tốn ở các Công ty trực thuộc. Tại các đơn vị trực thuộc có tổ
chức Phịng kế tốn nhưng hạch tốn phụ thuộc, hàng ngày theo dõi, ghi chép các
nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị mình trên các tài khoản được phân cấp và cuối tháng
tổng hợp chứng từ nộp về phịng kế tốn Cơng ty mẹ - Tập đồn Viễn thông Quân
đội. Cuối quý, cuối năm lập và nộp báo cáo theo quy định về Ban Kế tốn - Tài
chính Cơng ty mẹ - Tập đồn Viễn thơng Qn đội để kiểm tra báo cáo và tổng hợp
số liệu lập báo cáo tồn Cơng ty mẹ - Tập đồn Viễn thông Quân đội.
Do những đặc thù của ngành viễn thông nên song song với việc áp dụng Quyết
định số 15/2006/QĐ-BTC Cơng ty mẹ - Tập đồn Viễn thơng Qn đội cịn áp dụng
chế độ kế tốn theo QĐ số 7526/QĐ-TCTVTQĐ ngày 06/12/2005 của Tổng Giám
đốc Công ty mẹ - Tập đồn Viễn thơng Qn đội Viễn thơng Qn đội. Chế độ kế
tốn dịch vụ viễn thơng này đã được Bộ Tài chính chấp thuận tại Cơng văn số
14987/BTC-CĐKT ngày 24/11/2005.
Giám sát
VIETTEL chưa xây dựng được Ban kiểm toán nội bộ có chức năng giám sát
độc lập với các hoạt động.
Các hoạt động kiểm soát
Các hoạt động kiểm soát hàng tồn kho tại VIETTEL được quy định cụ thể cho
từng quy trình quản lý, có sự phân cấp cụ thể cho từng trường hợp: Mua hàng từ
nhà cung cấp bên ngoài; nhập xuất hàng nội bộ giữa Công ty VIETTEL Telecom và
các chi nhánh viễn thông tỉnh, thành phố; quản lý vật tư tại các chi nhánh viễn
thông tỉnh, thành phố; quản lý vật tư tại các công ty, các công trình dự án.
vi
Tại nội dung “Thực trạng áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với việc
tăng cường quản lý hàng tồn kho tại VIETTEL”, tác giả đi sâu đánh giá những
tồn tại trong việc áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hàng tồn
kho tại VIETTEL
Điểm yếu của mơi trường kiểm sốt tại VIETTEL
Cơ cấu tổ chức của VIETTEL cơ cấu tổ chức phân quyền. Cơ cấu này phù hợp
với quy mô phát triển rộng của VIETTEL. Tuy nhiên, đối với mỗi vị trí làm việc,
VIETTEL chưa xây dựng các “Bảng mô tả công việc chi tiết”. Bảng mô tả công
việc quy định rõ yêu cầu về kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ
chức giúp đảm bảo cơng tác quản lý (từ khâu lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân
sự, lãnh đạo và kiểm sốt) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả. Như thế có
thể tránh được các lỗi vơ ý hoặc sai sót cố ý và đùn đẩy trách nhiệm khi có sự cố
xảy ra.
Do sự phát triển quá nhanh của hệ thống các cửa hàng, siêu thị trên 64 tỉnh
thành cùng với đó là nhu cầu về nhân sự quá lớn dẫn đến quá trình tuyển dụng
không đủ số lượng cho việc phân chia trách nhiệm cũng như chất lượng của nhân sự
tại các vị trí thường không đảm bảo yêu cầu. Do việc phân công phân nhiệm khơng
rõ ràng nên ai cũng có thể tiếp xúc với tài sản và sổ sách kế toán của chi nhánh, cửa
hàng. Do vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm đó nên việc bảo vệ tài sản và sổ sách
kế tốn khơng chặt chẽ.
Điểm yếu của việc đánh giá rủi ro tại VIETTEL
Việc phân tích rủi ro đã được VIETTEL quan tâm ở một mức độ nhất định.
Tuy nhiên, do các yếu tố rủi ro trong doanh nghiệp có thể phát sinh và tác động ở
nhiều phạm vi và nhiều mức độ khác nhau nên việc nhận dạng và phân tích rủi ro
cần được vận dụng ở các cấp độ quản lý khác nhau. Qua khảo sát tại VIETTEL cho
thấy VIETTEL chưa thiết lập được một bộ phận chuyên trách thực hiện nhiệm vụ
nhận dạng và phân tích rủi ro để kịp thời cung cấp cho ban lãnh đạo có những cơ sở
ra quyết định thích hợp.
Điểm yếu hoạt động giám sát và đánh giá tại VIETTEL
Tại VIETTEL, chức năng giám sát và đánh giá định kỳ đang được thực hiện
bởi các phịng ban mang tính chất kiêm nhiệm mà chưa thành lập thành một bộ
phận “Kiểm toán nội bộ” hoạt động độc lập với các bộ phận khác. Do vậy, việc
đánh giá định kì chưa được thực hiện thơng qua chức năng kiểm tốn nội bộ. Việc
phát hiện kịp thời những yếu kém trong hệ thống và đưa ra biện pháp hoàn thiện
vii
cung như đánh giá phạm vi và tần suất giám sát độc lập. Khả năng xảy ra rủi ro sẽ
có thể phát sinh ngồi phạm vi kiểm sốt của các nhà quản lý.
Điểm yếu của các hoạt động kiểm soát đối với hàng tồn kho
Những điểm yếu trong quy trình mua sắm
Đội ngũ cán bộ tham gia đấu thầu còn thiếu: Nhân sự tham gia vào q trình
đấu thầu có vai trò rất quan trọng. Họ là người lập nên kế hoạch đấu thầu, chuẩn bị
hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu, lựa chọn nhà thầu…Nếu
khơng có họ, sẽ khơng có hoạt động đấu thầu. Hiện nay, VIETTEL chưa có một tổ
chuyên gia đấu thầu hoàn chỉnh mà là tập hợp các nhân sự từ các phòng ban khác
nhau, gây ảnh hưởng, xáo trộn hoạt động của công ty. Số lượng nhân sự hạn chế
cũng gây ra những ảnh hưởng tới chất lượng của đấu thầu.
Năng lực các nhà thầu còn hạn chế: Trong các cuộc đấu thầu thì các nhà thầu
tham dự đấu thầu là một nhân tố quan trọng, quyết định tới sự thành công hay thất
bại của cuộc đấu thầu. Một số gói thầu mà VIETTEL tổ chức có nhiều nhà thầu vì
lợi ích cá nhân mà tham dự với năng lực không đúng như trong Hồ sơ dự thầu, làm
mất thời gian cũng như chi phí cho việc tổ chức xét thầu. Cũng có những trường
hợp cùng một lúc tham gia đấu thầu nhiều dự án nên khi trúng thầu thì lại khơng đủ
năng lực tài chính để thực hiện tồn bộ hoặc nếu có thì cũng khơng thể hoàn thành
dứt điểm được, dẫn đến làm chậm tiến độ và chất lượng của cơng trình cũng bị giảm
đi.
Hiện tượng giá dự thầu thấp vẫn còn tồn tại mặc dù giá gói thầu phê duyệt
ln được tính tốn kỹ lưỡng, sát thực tế. Nguyên nhân chính là do sự cạnh tranh
giữa các nhà thầu, nhà thầu có lợi thế đặc biệt, sức ép giải quyết công ăn việc làm
của nhà thầu, nhà thầu muốn tạo ấn tượng với bên mời thầu… Việc bỏ thầu thấp
trước mắt đảm bảo thắng lợi cho nhà thầu và về cơ bản tiết kiệm được chi phí cho
bên mời thầu. Tuy nhiên, nếu chi phí quá thấp sẽ khiến cho nhà thầu không thể đảm
bảo chất lượng và tiến độ cơng trình, xét trên tổng thể bỏ thầu thấp sẽ gây thiệt hại
cho cả hai bên. Do vậy, trong quá trình xét thầu, VIETTEL cần phải gắn với tình
hình thực tế để xem xét, đánh giá năng lực thực sự của các nhà thầu.
Những điểm yếu trong quy trình nhận hàng
Theo dõi trùng chéo vật tư nhận từ các nhà cung cấp
Hiện nay tại chi nhánh do có nhiều nguồn nhập vật tư như nhập của Tổng công
ty, nhập của công ty Viettel Telecom, công ty cơng trình, cơng ty truyền dẫn và cả
viii
những vật tư phụ chi nhánh được phân cấp mua. Nhưng trên sổ sách của kế tốn
(phần mềm tài chính chỉ có “kho vật tư chi nhánh “) chỉ mới phản ánh chung vật tư
cho tất cả các nguồn đó dẫn đến sự trùng chéo, khó xác định được vật tư nào của
nhà cung cấp nào, giá trị bao nhiêu. Trong khi đó việc nhận nợ vật tư và giá trị chỉ
diễn ra với Công ty Viettel Telecom, hay việc hồn trả chứng từ với Tổng cơng ty
và các cơng ty khác do khi xuất kho vào cơng trình, dự án đã được hạch tốn (TK
2412) tại Tổng cơng ty và các cơng ty.
Những điểm yếu trong quy trình lưu kho
Thiết kế các thủ tục kiểm soát
Việc áp dụng các thủ tục kiểm soát nhập kho, xuất kho tại các chi nhánh
VIETTEL vẫn còn một số những tồn tại như sau. Thứ nhất, thiết kế các thủ tục
kiểm soát quy trình lưu kho, thứ hai, thực hiện các thủ tục kiểm soát. Các điểm yếu
trong thiết kế các thủ tục kiểm sốt của quy trình lưu kho bao gồm thiết kế thủ tục:
phân quyền truy cập phần mềm, thủ tục theo dõi hàng hỏng, thủ tục kiểm soát hàng
xuất bán qua các kênh bán hàng…
Chưa phân quyền truy cập các giao dịch tại cửa hàng VIETTEL
Theo phân quyền trên phần mềm hiện tại cho phép nhân viên giao dịch được
được quyền hủy giao dịch, hủy hóa đơn. Có một số trường hợp ngày hôm trước
CHT và NVGD đã chốt hàng, ngày hơm sau NVGD lại hủy giao dịch, hủy hóa đơn
dẫn đến: Hàng hóa trên sổ, thẻ kho chênh lệch với hàng tồn trên hệ thống; doanh thu
thu giữa các ca không đúng với thực tế (hủy nhầm phải tạo lại giao dịch); mất thời
gian kiểm kê, đối chiếu chi tiết cuối tháng để tìm ra chênh lệch.
Sổ theo dõi tại các cửa hàng VIETTEL chưa khoa học và thuận tiện cho quản
lý
Tại các cửa hàng việc mở và ghi chép sổ quản lý giao hàng cho CTV, NVQL
điểm bán chưa có hướng dẫn cụ thể. Do vậy cách thực hiện ở các Cửa hàng rất khác
nhau. Một số Cửa hàng mở sổ tập hợp tất cả phiếu nhập hàng, mở sổ ký nhận giao
hàng. Các sổ theo dõi có thể được mở trên excel hoặc ghi tay. Thông tin trên các sổ
này cũng khá đa dạng và theo đánh giá phần lớn là cách bố trí thơng tin và biểu mẫu
là chưa khoa học và thuận tiện cho quản lý của CHT. Qua trao đổi với các CHT cho
thấy, bản thân các CHT cũng rất muốn quản lý tốt nhưng không biết phải làm thế
nào. Các sổ theo dõi hiện tại bao gồm Sổ kho, thẻ kho Cửa hàng: tổng hàng nhận từ
Trung tâm, hàng giao hàng ngày cho Giao dịch viên hoặc và NV hỗ trợ điểm bán.
Sổ giao ca: số hàng tồn đầu ca, nhận đầu ca, bán trong ca, tồn cuối ca, số tiền bán
ix
hàng thu được trong ca, số hóa đơn đã sử dụng.
Theo dõi hàng hỏng
Đối với hàng hỏng trả lại từ các cửa hàng chưa có mã tài khoản theo dõi riêng
để có thể nhận biết tỷ lệ và giá trị hàng hỏng là bao nhiêu. Phần lớn các Trung tâm
đều mở 1 mã khách hàng nhận nợ hàng hóa trong TK 1562. Tuy nhiên cách đặt tên
các tiểu khoản này thường theo tên của nhân viên chịu trách nhiệm nhận và theo dõi
hoàn trả hàng hỏng nên người quản lý chỉ có thể biết được đâu là số liệu về hàng
hỏng khi trao đổi trực tiếp với cán bộ kế toán chi tiết.
Xuất hàng bán qua các kênh bán hàng
Đối với kênh bán hàng qua các điểm bán: Tất cả các Cửa hàng đều giao hàng
cho một NV hỗ trợ điểm bán để nhân viên này đi giao hàng cho các Điểm bán. Qua
xem các sổ theo dõi giao hàng cho nhân viên quản lý điểm bán, phần lớn các cửa
hàng đều giao hàng cho NV hỗ trợ điểm bán 1 đến 2 lần trong tháng. Các cửa hàng
trưởng bận nhiều việc nên khơng có đủ thời gian để kiểm sốt thường xun tình
hình giao hàng cho các điểm bán.Theo quy định thì nhận hàng và nộp tiền theo ngày
nhưng trên thực tế chỉ kiêm kê hàng xác suất 1 tuần 1 lần. Cách kiểm tra thường sử
dụng là, đối chiếu kiểm kê hàng đột xuất & kiểm tra các dịch vụ phải đấu nối và đối
chiếu với số tiền đã nộp.
Thông thường CHT và NV hỗ trợ điểm bán sẽ đối chiếu hàng hóa vào cuối
tháng. Chỉ đối chiếu trên tổng số lượng hàng mỗi loại và ký trên sổ Giao hàng của
CHT cho NV hỗ trợ điểm bán. Không lập các Biên bản kiểm kê hàng cuối tháng và
không ghi chi tiết số SERI.
Đối với kênh bán qua NV bán hàng trực tiếp
Nhân viên bán hàng trực tiếp nhận hàng từ thủ kho của Trung tâm. Cách thức
kiểm soát việc báo cáo kịp thời doanh thu và nộp tiền ở các Trung tâm tương đối
đồng nhất. Phần lớn đều yêu cầu báo cáo kết quả bán hàng theo tuần. Tuy nhiên vẫn
chưa sử dụng thông tin từ các phần mềm theo dõi đấu nối để kiểm tra thường xuyên
doanh thu của hàng hóa phải đấu nồi. Biện pháp kiểm sốt duy nhất đối với hàng
hóa khơng phải đấu nối là kiểm kê đột xuất, có trung tâm áp dụng chính sách chỉ
xuất tiếp hàng hóa khi nhân viên đã nộp đủ tiền hàng xuất đợt trước.
Hàng hóa bán theo kênh CTV ở là các mặt hàng Sim trả sau, AP và
Homephone (chỉ hàng đấu nối). Việc quản lý doanh thu, tiền hàng và hàng hóa phụ
thuộc phần lớn và khả năng quản lý của Cửa hàng trưởng, người QLCTV. Đối với
x
hàng phải đấu nối, thông thường sẽ phải đấu nối trong vòng 24 giờ trên cơ sở hồ sơ
khách hàng đã nộp. Trên thực tế CTV có thể gọi điện cho CHT để đấu nối ngay,
CHT sẽ ghi lại để theo dõi việc hoàn trả hồ sơ của CTV.
Thực hiện các thủ tục kiểm sốt
Khơng sử dụng thẻ kho:
Thủ kho tại chi nhánh không sử dụng thẻ kho để theo dõi cập nhật thường
xuyên trong ngày hàng thực tế nhập, xuất hàng ra vào kho mà căn cứ vào phiếu
nhập xuất kho cuối tháng mà bộ phận kế toán chuyển cho thủ kho để nhập lại vào
thẻ kho sau đó đối chiếu với kế toán và kiểm kê thực tế tại kho. Do vậy, không đảm
bảo cơ sở đối chiếu trên hai hệ thống kho và kế toán theo phương pháp ghi sổ song
song.
Chưa thường xuyên đối chiếu số liệu
Công tác đối chiếu báo nợ vật tư giữa Tổng công ty và Công ty, Công ty và chi
nhánh diễn ra rất chậm, cũng như việc báo cáo tình hình nhận và sử dụng vật tư tại
chi nhánh lên cấp trên khơng thường xun từ đó khơng phản ánh được tình hình
biến động vật tư tại chi nhánh.
Hàng tháng, quý kế toán chưa thực hiện việc in sổ sách liên quan tới vật tư như
Bảng cân đối nhập xuất tồn, sổ chi tiết vật tư trong khi đó chưa có sự đối chiếu, đối
soát một cách thường xuyên giữa bộ phận quản lý kho và số liệu sổ sách của Phòng
Tài chính cũng như việc đối chiếu sổ sách kế tốn với thẻ kho của thủ kho cộng với
việc kiểm kê không được tiến hành theo định kỳ hay thường xuyên.
Chưa thực hiện kiểm kê hàng ngày
Theo quy trình hiện tại, để kiểm soát hàng bán và tiền hàng hàng ngày, khi kết
thúc mỗi ca nhân viên bán hàng ca 1 phải trả lại hàng vật lý và hàng trên hệ thống
cho CHT để CHT kiểm hàng nhận lại hàng sau đó CHT giao hàng vật lý và giao
hàng trên hệ thống cho ca sau. Đối với những cửa hàng lớn, giao dịch nhiều thì việc
thực hiện đúng quy trình này đối với SIM trắng là rất mất thời gian. Trên thực tế có
những cửa hàng giao hàng theo tuần, thu tiền bán hàng theo ngày và đối chiếu hàng
hóa vào cuối tuần theo từng USER nhân viên. Có những cửa hàng lại giao hàng
theo ca hàng ngày, cả ca bán hàng dùng chung 1 USER nhân viên. Khi bàn giao ca
cũng khơng có nhiều thời gian để xem từng SERI mà gần như chỉ nhận về số lượng.
Bởi vậy, chỉ có thể kiểm sốt hàng bán thực tế khi kiểm kê theo cả số lượng và số
SERI nên không đủ thời gian.
xi
Trên cơ sở những vấn đề lý luận chung tại Chương 1, thực trạng áp dụng hệ
thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hàng tồn kho tại VIETTEL, để đưa ra các giải
pháp hoàn thiện cho đề tại nghiên cứu, tại Chương 3, tác giả trình bày các vấn đề
sau:
Nâng cao tính hiệu quả của mơi trường kiểm sốt
Một mơi trường kiểm sốt tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hữu hiệu của hệ
thống kiểm soát nội bộ. Mơi trường kiểm sốt là nhân tố nền tảng cho các thành
phần khác của kiểm soát nội bộ. Với đặc điểm mơi trường kiểm sốt tại VIETTEL,
theo tác giả, công việc quan trọng nhất là phải xây dựng “Sổ tay mơ tả cơng việc”
cho từng vị trí cơng tác để đảm bảo các mục tiêu tránh được các sai sót phát sinh do
khơng được hướng dẫn đầy đủ hoặc khơng phân cơng, phân nhiệm rõ ràng. Bên
cạnh đó, “Sổ tay mơ tả cơng việc” cịn là một cơng cụ quan trọng trong việc đánh
giá năng lực của nhân viên dựa trên các tiêu chuẩn đã đề ra.
“Sổ tay mô tả công việc” bao gồm các Bản mô tả công việc cho từng vị trí
phải được thể hiện rõ ràng và đảm bảo được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công
ty; thực hiện sự phân định trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng. Bảng mô tả công việc
quy định rõ yêu cầu về kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức
giúp đảm bảo công tác quản lý (từ khâu lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh
đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả. Như thế có thể tránh
được các lỗi vơ ý hoặc sai sót cố ý và đùn đẩy trách nhiệm khi có sự cố xảy ra.
Xây dựng và vận hành bộ phận Quản lý rủi ro tại VIETTEL
Những biến động kinh tế những năm gần đây cho thấy những thất bại của hệ
thống quản lý rủi ro và quản trị rủi ro là hai nhân tố chính làm tổn thất giá trị của
doanh nghiệp đối với các cổ đông, chủ nợ và các chủ thể liên quan. Bởi vậy, việc
chấp nhận rủi ro là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh, trong đó trách
nhiệm của Ban lãnh đạo là đặc biệt quan trọng nhằm thiết lập và thực hiện tốt hệ
thống quản lý rủi ro. Nếu quản lý rủi ro hiệu quả, VIETTEL có thể làm tăng địn
bẩy hoạt động và tăng dịng tiền, qua đó hỗ trợ tích cực cho hoạt động của mình.
Bên cạnh đó, việc quản lý rủi ro tốt cũng giúp cho tăng cường hiệu quả trong việc
thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát nội bộ.
Để đạt mục tiêu này, VIETTEL nên thành lập bộ phận “Quản lý rủi ro” chuyên
biệt. việc thành lập một bộ phận chuyên trách như vậy giúp cho việc quản lý rủi ro,
đặc biệt là khai thác khía cạnh tích cực của các yếu tố rủi ro thường xuyên hơn, hiệu
quả hơn. Để đạt được điều đó, VIETTEL cần làm rõ trách nhiệm của bộ phận này,
xii
cũng như quy chế báo cáo, hoạt động, tiêu chuẩn các thành viên tham gia bộ phận
quản lý rủi ro.
Xây dựng và vận hành bộ máy kiểm toán nội bộ tại VIETTEL
Qua việc khảo sát tại VIETTEL cho thấy việc xây dựng bổ sung một mơ hình
kiếm sốt nội bộ tại VIETTEL là thực sự cần thiết. Hoạt động của bộ máy kiểm
toán nội bộ sẽ giúp cho VIETTEL đạt được các mục tiêu: Thẩm tra thơng tin tài
chính và thơng tin nghiệp vụ; Thẩm tra việc tn thủ chính sách, kế hoạch, thủ tục,
pháp luật và các quy định; Thẩm tra các biện pháp bảo vệ tài sản và sự tồn tại của
các tài sản đó; Sử dụng các nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả.
Nâng cao tính hiệu quả của các thủ tục kiểm soát đối với hàng tồn kho
Quy trình mua sắm
Nâng cao trình độ, năng lực chuyên môn cho nhân sự tham gia công tác đấu
thầu mua sắm
Đội ngũ cán bộ tham gia công tác đấu thầu có vai trị rất quan trọng đối với cả
tiến trình đấu thầu, từ lúc lập kế hoạch đấu thầu cho đến khi vận hành dự án. Nếu họ
có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao, có ý thức tinh thần trách nhiệm thì cơng tác
đấu thầu sẽ thành cơng, góp phần hồn thiện dự án. Vì vậy, VIETTEL cần đề cao
việc bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân sự tham gia công tác đấu thầu.
Nâng cao chất lượng chọn nhà thầu
Công tác chuẩn bị hồ sơ mời thầu đóng vai trị hết sức quan trọng trong quy
trình đấu thầu. Muốn nhận được một hồ sơ dự thầu tốt, đạt chất lượng cao thì hồ sơ
mời thầu cần phải được lập một cách đầy đủ, chính xác, tránh việc phải sửa đổi hồ
sơ mời thầu, gây tốn kém thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án.
Quy trình nhận hàng
Theo dõi trùng chéo vật tư nhận từ các nhà cung cấp
Để hạn chế tình trạng theo dõi trùng chéo vật tư tại chi nhánh cần phải phân lại
hệ thống kho ít nhất trên hệ thống sổ sách mà ở đây là phần mềm kho và phần mềm
tài chính. Cụ thể chi nhánh mở thêm kho cho vật tư của từng nhà cung cấp và tách
riêng vật tư sử dụng cho cơng trình, dự án riêng với vật tư sửa chữa mang tính chất
thường xuyên tại chi nhánh. Ví dụ, tại Chi nhánh Hải Dương lúc đó trên phần mềm
sẽ có các kho như : Kho vật tư xây dựng của Công ty mẹ tại Hải Dương, kho vật tư
của Công ty Viettel Telecom, Công ty Truyền dẫn Viettel.. và kho vật tư của chi
nhánh. Việc phân hệ thống kho như vậy sẽ làm cho vật tư tại chi nhánh trở lên rõ
