Báo cáo kiến tập ngành nghề: Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Văn phòng thành phố Bà Rịa
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (810.85 KB, 36 trang )
PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG VÀ LƯU TRỮ
Tên sinh viên: Đỗ Thị Hương
Lớp: 1905QTVD
BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
ĐỀ TÀI
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI VĂN PHỊNG
THÀNH PHỐ BÀ RỊA
Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Mạnh
Cường
Cơ quan kiến tập: Thành ủy Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa –
Vũng Tàu
Thành phố Hồ Chí Minh, 2022
LỜI NĨI ĐẦU
Để hồn thiện báo cáo kiến này, lời đầu tiên tơi xin chân thành cảm
ơn đến Ban lãnh đạo cơ quan, các Cán bộ làm việc tại Thành ủy Bà Rịa đã
tạo điều kiện giúp tơi có cơ hội để kiến tập ở mơi trường mới này.
Xin gửi lời cảm ơn đến các anh, các chị ở Văn phịng thành phố. Đặc
biệt là chị Nguyễn Kim Anh, đã nhiệt tình giúp đỡ, chỉ dạy cho em những
kiến thức thực tiễn. Giúp em có thể áp dụng được những kiến thức đã học
vào trong q trình Kiến tập và từ đó em đã thu được bản Báo cáo Kiến tập
vơ cùng q giá này.
Tơi xin trân trọng cảm ơn thầy, cơ giáo trong Khoa Quản trị văn
phịng và Lưu trữ và Giảng viên hướng dẫn ThS. Nguyễn Mạnh Cường
đã trực tiếp giảng dạy những kiến thức về Cơng tác Văn thư. Giúp tơi có
nền tảng cơ bản để có thể làm bài Báo cáo này một cách trọn vẹn và đầy
đủ nhất.
Trong q trình làm Báo cáo Kiến khơng thể nào tránh khỏi những
thiếu sót. Rất mong được sự bỏ qua và góp ý.
Tơi xin trân trọng cảm ơn!
LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan rằng đây là báo cáo kiến tập đập lộc của riêng tơi
làm. Khơng có bất kì hành vi gian lận nào. Các vấn đề được đưa ra trong
bài là do tơi quan sát, phân tích được một cách khách quan và học hỏi qua
các anh chị hưỡng dẫn mà có được. Kết quả này chưa bao giờ được cơng
bố trong bất kỳ nghiên cứu nào khác.
Người viết đề tài
Đỗ Thị Hương
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ KIẾN TẬP
Qua đọc Báo cáo Kiến tập cùa sinh viên Đỗ Thị Hương, sinh viên
kiến tập đã nắm rõ cơ bản về quy trình cơng tác Văn thư nói chung và cơng
tác Quản lý văn bản đi nói riêng tại Văn phịng Thành ủy
Chấp hành tốt quy định, quy chế làm việc tại Văn phịng, chịu khó
nghiên cứu, học hỏi kinh nghiêm trong thời gian kiến tập, có tác phong đạo
đức tốt.
Bà Rịa, ngày 29 tháng 5 năm 2022
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong cơ quan hành chính nhà nước hay cũng như cơ quan Đảng thì
văn bản là phương tiện quan trọng khơng thể thiếu trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức. Nó là cơng cụ cơ bản để giúp cơ quan quản lý và
điều hành hoạt động của mình.
Mỗi năm có hàng nghìn văn bản đi, đến trong mỗi cơ quan, tổ chức.
Nếu việc quản lý văn bản khơng đúng quy trình, lỏng lẻo thì cơ quan có
thể khơng kiểm sốt được số lượng văn bản của mình. Trên thực tế cịn có
rất nhiều cơ quan tổ chức nói chung và ở Văn phịng thành phố Bà Rịa nói
riêng vẫn cịn nhiều hạn chế trong quy trình quản lý văn bản đi.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý văn bản, tơi đã
quyết định chọn đề tài “Thực trạng cơng tác quản lý văn bản đi tại Văn
phịng thành phố Bà Rịa” để làm Báo cáo kiến tập.
2.
Tổng quan tình hình nghiên cứu
Nghiên cứu về Cơng tác Văn thư Lưu trữ đã có rất nhiều nhà khoa
học nghiên cứu. Tại Việt Nam, cho đến nay có rất nhiều cơng trình nghiên
cứu về lĩnh vực này như các cơng trình nghiên cứu khoa học, các bài viết
trên báo, tạp chí, các luận văn tốt nghiệp, các khố luận…Trong q trình
làm bài tập lớn, Tiểu luận, Báo cáo tơi đã tiếp cận với nhiều tài liệu, cơng
trình nghiên cứu có liên quan đến vấn đề đang nghiên cứu. Đây là nguồn tài
liệu rất phong phú giúp cho việc định hướng, lựa chọn những nội dung
quan trọng để thực hiện đề tài. Nhất là đối với sinh viên đang theo theo học
ngành Quản trị văn phịng. Một số sách, giáo trình, có liên quan đến nhu cầu
thơng tin như:
6
Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình văn thư, Nxb Lao động, Hà Nội
Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp cơng tác văn thư,
Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội.
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp về cơng tác văn thư lưu trữ Nguyễn
Kim Anh
Những đề tài nghiên cứu kể trên đã chỉ ra những cái đạt được, chưa
đạt được và phải đạt được từ đó đưa ra những cách thức để tiếp thu và
khắc phục tốt hơn. Tuy nhiên những bài viết và đề tài trên chưa có đề tài
nào nói rõ và chun sâu tới cơng tác quản lý văn bản đi văn bản của
Đảng. Vì vậy tác giả đã chọn đề tài “ Thực trạng cơng tác quản lý văn
bản đi của Văn phịng thành phố Bà Rịa” để làm bài Báo cáo kiến tập.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Nghiên cứu hệ thống cơ sở lý luận liên quan đến cơng tác quản lý
văn bản đi.
Chỉ ra được ưu điểm, nhược điểm và biện pháp khắc phục của
cơng tác quản lý văn bản đi tại Văn phịng thành phố Bà Rịa.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu: nghiên cứu về thực trạng quy trình quản lý
văn bản đi tại Văn phịng thành phố
4.2. Phạm vi nghiên cứu:
+ Về mặt khơng gian: tại Văn phịng thành phố Bà Rịa
+ Về mặt thời gian: từ năm 2020 cho đến nay
7
5. Phương pháp nghiên cứu
Tn thủ ngun tắc thống nhất tính khoa học về nhận thức. Vận
dụng Phương pháp tổng hợp và phân tích tài liệu: tác giả đã thu thập và
phân tích các cơng trình nghiên cứu và các bài viết về cơng tác văn thư nói
chung và quy trình quản lý văn bản đi nói riêng để làm rõ cơ sở lý luận của
vấn đề nghiên cứu.
6. Đóng góp của đề tài
Về mặt khoa học: Đề tài đã tổng hợp, hệ thống hóa những vấn đề
cơ bản về lý luận liên quan đến cơng tác quản lý văn bản đi tại Văn phịng
thành phố nhằm tạo điều kiện để củng cố, phát triển hơn cơng tác quản lý
văn bản ở đây.
Về mặt thực tiễn: Đề tài đánh giá đúng thực trạng quản lý văn bản
đi tại cơ quan. Từ đó đưa ra một số biện pháp cụ thể để nhằm giúp cơ
quan có thể khắc phục trong thời gian tới.
7. Kết cấu của đề tài
Ngồi phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, đề tài gồm có 3
chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về cơng tác quản lý văn bản đi
Chương 2. Thực trạng cơng tác quản lý văn bản đi tại Văn phịng
thành phố Bà Rịa
Chương 3. Một số giải pháp góp phần nâng cao chất lượng cơng tác
quản lý văn bản đi tại Văn phịng thành phố Bà Rịa.
8
PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐI
1.1. Các khái niệm
1.1.1. Khái niệm về văn bản
Từ xưa cho đến nay, giao tiếp là nhu cầu khơng thể thiếu của con
người và được thực hiện bằng nhiều phương tiện khác nhau. Trong đó,
ngơn ngữ là phương tiện quan trọng nhất. Hoạt động giao tiếp bằng ngơn
ngữ có thể diễn ra dưới hình thức giao tiếp bằng ngơn ngữ viết hoặc hình
thức giao tiếp bằng ngơn ngữ nói. Sản phẩm của q trình giao tiếp ngơn
ngữ nói được gọi là diễn ngơn, cịn sản phẩm của q trình giao tiếp bằng
chữ viết chính là văn bản.
Theo Tài liệu bồi dưỡng ngạch chun viên, Hà Nội, 2018: Cách tiếp
cận từ góc độ ngơn ngữ “Văn bản là một chỉnh thể của các đơn vị ngơn
ngữ được liên kết với nhau theo những quy tắc nhất định nhằm truyền tải
một thơng tin trọn vẹn và đáp ứng một mục đích giao tiếp nhất định”. Cách
tiếp cận từ góc độ quản lý “Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt
thơng tin bằng một ngơn ngữ hay một ký hiệu nhất định”. [7, tr.295].
9
Khoản 1, Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐCP ngày 05/3/2020 của
Chính phủ: “Văn bản là thơng tin thành văn được truyền đạt bằng ngơn ngữ
hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được
trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định”.
Như vậy, ta thấy có rất nhiều định nghĩa về văn bản, tuy nhiên tác
giả thống nhất sử dụng khái niệm: “Văn bản là thơng tin thành văn được
truyền đạt bằng ngơn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy
định”
1.1.2. Khái niệm về văn bán của Đảng
Văn bản của Đảng là các giấy tờ, tài liệu, thể hiện dưới dạng ngơn
ngữ viết, được liên kết chặt chẽ, hồn chỉnh cả về nội dung, thể thức, hình
thức do tổ chức đảng ban hành theo thẩm quyền quy định trong Điều lệ
Đảng và các quy chế làm việc của các cấp uỷ Đảng. căn cứ theo Quy định
số 66QĐ/TW, ngày 6/2/2017 của Ban Chấp hành Trung ương về thể loại,
thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng
Văn bản của Đảng là phương tiện, là cơng cụ chủ yếu, phổ biến
nhất để tổ chức các mối quan hệ trong hệ thống của Đảng, trong hệ thống
chính trị do Đảng lãnh đạo và trong các quan hệ đối ngoại.
1.2. Vai trị của văn bản Đảng
1.2.1. Là cơ sở đảm bảo thơng tin cho hoạt động lãnh đạo của Đảng
Hoạt động lãnh đảo của Đảng phần lớn được đảm bảo thơng tin
bởi hệ thống văn bản lãnh đạo, quản lý. Đó là các thơng tin về chủ trướng,
đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu và phương
hướng hoạt động lâu dài của cơ quan, đơnn vị; là nhiệm vụ, mục tiêu hoạt
đọng cụ thể của từng cơ quan, đơn vị; phương thức hoạt động quann hệ
10
cơng tác giữa các cơ quan, đơn vị với nhau; tình hình đối tượng bị lãnh đạo
quản lý, sự biến động của cơ quan, đơn vị, chức năng nhiệm vụ và quyền
hạn của cơ quan, đơn vị . Ngồi ra cịn liên quan đến các kết quả đạt được
trong q trình lãnh đạo, quản lý.
1.2.2. Phương tiện truyền đạt các chủ trương, ý định lãnh đạo
Thơng thường, các chủ trương, ý định lãnh đạo của các cơ quan
Đảng được truyền đạt sau khi đã được thể chế hóa thành các văn bản. Các
chủ trương, ý định lãnh đạo được truyền đạt nhanh chóng và đúng đối
tượng, được đối thượng thơng suốt, hiểu được nhiệm vụ và nắm được ý
của lãnh đạo muốn truyền đạt nhằm để n tâm, tin tưởng và thực hiện.
Nếu như khơng truyền đạt thơng tin bằng văn bản thì thơng tin sẽ bị lộ,
mất thời gian dẫn đến việc thực hiện chủ trương đưa ra khơng được kịp
thời và hiệu quả. Vì vậy cần có một hệ thống, một tổ chức xây dựng, ban
hành và vận chuyển một cách khoa học
1.2.3. Phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của Đảng
Kiểm tra có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với hoạt đọng quản lý.
Nếu như khơng có kiểm tra, theo dõi thường xun, thiết thực và chặt chẽ
thì mọi Nghị quyết, Chỉ thị,… chỉ là lý thuyết xng. Để kiểm tra có kết
quả cũng cần chú ý đúng mực cả hai phương diện của q trình hình thành
và giải quyết văn bản. Cụ thể như kiểm tra sự xuất hiện các văn bản trong
hoạt động của cơ quan và kiểm tra về nội dung và sự hồn thiện của các
văn bản khi được trình kí và ln chuyển tới các cơ quan. Chính vì vậy để
kiểm sốt được văn bản ở mỗi cơ quan, thì các cơ quan cần đặc biệt quan
tâm tới việc phân cơng nhiệm vụ, trách nhiệm cho mỗi bộ phận tránh tình
trạng phân cơng khơng rõ ràng
1.3. Chức năng của văn bản Đảng
11
Cũng giống như chức năng của văn bản hành chính, văn bản của
Đảng cũng có 3 chức năng cơ bản như: chức năng thơng tin, chức năng
pháp lý, chức năng quản lý, điều hành, chức năng văn hố – xã hội.
Chức năng thơng tin
Đây là chức năng cơ bản nhất, tổng qt nhất của văn bản. Chức
năng thơng tin của văn bản thể hiện trên những phương diện sau:
Ghi lại thơng tin
Truyền đạt thơng tin trong hệ thống tổ chức và tồn xã hội.
Giúp các cơ quan, tổ chức thu nhận thơng tin phục vụ cho hoạt động
của mình.
Chức năng pháp lý
Nội dung thơng tin phản ánh trong văn bản là phát ngơn chính thức
của một cơ quan, tổ chức, đơn vị, nó có giá trị pháp lý. Các văn bản quy
phạm pháp luật, là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Chức năng quản lý, điều hành: Văn bản gắn liền với chức năng
quản lý, điều hành hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Chức năng văn hố – xã hội
Văn bản là sản phẩm phản ánh sự sáng tạo của con người, từ lao
động sản xuất đến hoạt động văn hố tinh thần, vì vậy nó có giá trị văn hố.
Đồng thời, sự sản sinh của mỗi văn bản đều do nhu cầu của xã hội, giải
quyết các vấn đề của xã hội.
Là cơng cụ chủ yếu để truyền tải thơng tin về đường lối, chủ trương,
quan điểm; các thể chế liên quan đến cơ cấu tổ chức, lề lối làm việc; mối
quan hệ tạo nên sự thống nhất trong tồn hệ thống của Đảng và hệ thống
chính trị do Đảng lãnh đạo. Qua hệ thống văn bản, các cấp uỷ đảng tổ
chức thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng và hồn thành nhiệm vụ
12
chính trị theo chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của mình. Văn bản của
Đảng cịn là cứ liệu, là bằng chứng lịch sử để nghiên cứu, tổng kết hoạt
động của Đảng.
1.4. Quy trình quản lý văn bản đi
Đánh máy, nhân bản văn bản
Bản gốc văn bản sau khi đã được người có thẩm quyền ký duyệt
cho phép ban hành được đánh máy, in một hoặc hai bản để trình ký chính
thức.
Nhân bản phải đúng số lượng văn bản và đúng thời gian quy định.
Kiểm tra văn bản trước khi ký
Người soạn thảo văn bản kiểm tra nội dung văn bản, kiểm tra thể
thức văn bản trước khi trình ký.
Trước khi trình ký. Nếu khơng đạt u cầu, chuyển trả lại đơn vị
soạn thảo văn bản để chỉnh sửa văn bản thuộc thẩm quyền ký của cấp ủy,
chánh văn phịng cấp ủy hoặc người được chánh văn phịng ủy quyền kiểm
tra nội dung văn bản trước khi trình ký.
Nếu nội dung đạt u cầu, ký nháy vào nơi nhận và trình lên cho Chánh
văn phịng
Trình và ký văn bản
Văn thư trình lãnh đạo cơ quan ký văn bản. Các văn bản trình lãnh
đạo cấp ủy ký thuộc trách nhiệm của văn thư văn phịng cấp ủy.
Người đứng đầu cơ quan quy định thẩm quyền ký văn bản. Việc ký
văn bản phải đúng thẩm quyền, chức trách, nhiệm vụ được giao; người ký
phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản mình ký và đăng ký chữ ký mẫu
tại văn thư.
13
Người ký khơng dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai
để ký văn bản; khơng ký tắt, ký nháy vào bản chính.
Cho số văn bản đi
Văn bản của cấp ủy đánh số theo thể loại văn bản và nhiệm kỳ cấp
ủy.
Văn bản của cơ quan Đảng trực thuộc cấp ủy đánh số theo thể loại
văn bản và nhiệm kỳ cấp ủy mà cơ quan Đảng trực thuộc.
Đăng ký văn bản đi
Các văn bản chính thức phát hành của cấp ủy, cơ quan đều do văn
thư thống nhất đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi.
Tài liệu tuyệt mật phát hành được đăng ký vào sổ riêng.
Giấy giới thiệu, giấy đi đường đăng ký vào sổ riêng theo từng loại.
Thủ tục phát hành văn bản đi
Phát hành theo nơi nhận hoặc danh sách thực nhận.
Văn bản tối mật, tuyệt mật, có quy định thu hồi đánh số bản, ghi
tên nơi nhận và đóng dấu thu hồi vào phía trên trang đầu văn bản. Văn bản
tuyệt mật gửi đi phải kèm theo phiếu gửi và gửi bằng hai bì.
Văn thư có trách nhiệm chuyển giao văn bản đến cán bộ đưa thư
của cơ quan, để gửi văn bản đi kịp thời nhất là đối với văn bản mật. khơng
được chậm trễ.
Gửi một bản cho đơn vị hoặc cán bộ xử lý cơng việc để lập hồ sơ.
Phát hành văn bản trên mạng thơng tin diện rộng của Đảng thực
hiện theo Quy định của VPTW. Văn bản điện tử phát hành trên mạng phải
bảo đảm đúng thể thức, chính xác về nội dung văn bản giấy tương ứng.
Lưu văn bản đi
14
Lưu tệp tồn văn (text) vào cơ sở dữ liệu văn bản đi
Lưu đủ bản thảo có bút tích sửa về nội dung của lãnh đạo và bản
gốc, bản chính. Văn bản phải lập hồ sơ cơng việc, lưu hai bản chính.
Các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, chun viên ghi trên phiếu xử lý
lưu kèm bản chính để nộp lưu vào lưu trữ hiện hành.
Các văn bản tuyệt mật cho vào hai bì, có niêm phong để lưu ngun
bì.
Theo dõi, kiểm tra gửi nhận văn bản đi
Kiểm tra, theo dõi kết quả giao nhận văn bản theo định kỳ 6 tháng
một lần; hình thức kiểm tra qua mạng, điện thoại, thực tế,...
Làm báo cáo tóm tắt nội dung các văn bản đã phát hành.
15
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
TẠI VĂN PHỊNG THÀNH PHỐ BÀ RỊA
2.1. Khái qt về thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu
2.1.1. Về vị trí địa lý
Bà Rịa là một thành phố thuộc tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu. Hiện đang
là đơ thị loại II. Thành phố Bà Rịa cách Thành phố Hồ Chí Minh 72km về
phía Đơng Nam, cách thành phố Vũng Tàu 20km về phía Đơng Bắc.
Địa giới hành chính thành phố: Phía Đơng giáp huyện Đất Đỏ;
Đơng Nam giáp huyện Long Điền. Phía Tây và Tây Bắc giáp thị xã Phú
Mỹ (huyện Tân Thành cũ). Phía Nam giáp thành phố Vũng Tàu. Phía
Bắc giáp huyện Châu Đức. Thành phố có diện tích 91,46 km², dân số năm
2017 là 205192 người, mật độ dân số đạt 2243 người/km². Thành phố Bà
Rịa được thành lập vào ngày 02/6/1994 trước đây gọi là thị xã Bà Rịa.
Ngày 22/8/2012 đổi tên thành Thành phố Bà Rịa ngày nay.
Thành phố Bà Rịa là trung tâm hành chính chính trị, kinh tế, văn
hoa – xã h
́
ội của Tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu. Là hạt nhân thúc đẩy q trình
đơ thị hố của tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu. Tính chất của thành phố được
khẳng định: Là trung tâm thương mại dịch vụ của tỉnh và của tiểu vùng.
Là trung tâm giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học của tỉnh và của
tiểu vùng. Co v
́ ị trí quan trọng về an ninh Quốc phịng.
Thành phố Bà Rịa co vai trị quan tr
́
ọng trong việc kết nối về
khơng gian kinh tế giữa các trung tâm cơng nghiệp của tỉnh và thực hiện
vai trị cung ứng các sản phẩm dịch vụ cho các khu công nghiệp, cung
ứng vật tư đồng thời tiêu thụ nông sản cho sản xuất nông nghiệp, cung
ứng hàng hoa tiêu dùng cho các huy
́
ện lân cận. Thành phố Bà Rịa co 11
́
16
đơn vị hành chính gồm 08 phường và 03 xã. Khu vực nội thành gồm 8
phường: Phước Hưng, Phước Trung, Phước Hiệp, Phước Ngun, Long
Hương, Long Tồn, Kim Dinh, Long Tâm. Khu vực ngoại thành gồm 3
xã: Hịa Long, Long Phước, Tân Hưng.
2.1.2.Điều kiện tự nhiên
Địa hình thành phố khá bằng phẳng, hơi dốc ở phía bắc. Thổ
nhưỡng gồm hai loại đất chính là đất xám và đất đỏ bazan. Do nằm trong
khu vực Đơng Nam Bộ nên chịu ảnh hưởng của khí hậu nhiệt đới gió mùa
chung của tồn khu vực gồm 2 mùa rõ rệt gồm mùa mưa và mùa khơ. Mùa
mưa thường bắt đầu từ tháng 5 và kéo dài đến tháng 10, mùa khơ thường
bắt đầu từ tháng 11 đến tháng 4 năm sau. Nhiệt độ trung bình trong năm từ
khoảng 25,4 °C đến 27,2 °C.
2.1.3.Về kinh thế xã hội
Tại thành phố, một số hoạt động nơng nghiệp như trồng cà phê, cao
su, điều, cây ăn quả. Bà Rịa là một đầu mối giao thơng của các tuyến
Quốc lộ là 51, 52, 56 và tỉnh lộ 52. Bà Rịa cịn là một đầu mối giao thơng
bn bán, có đường ống khí đất chạy qua, có điều kiện phát triển
thương mại và những ngành cơng nghiệp sử dụng khí đốt làm ngun
liệu và nhiên liệu.
Các mục tiêu an sinh xã hội được thực hiện tốt. Cụ thể, đã giải
quyết và giới thiệu việc làm cho 2.446 lao động, trong đó tạo việc làm
mới cho 1.394 lao động.
Hiện nay trên địa bàn thành phố Bà Rịa đã và đang hình thành một
số khu đơ thị mới như khu đơ thị Đồng Nhân, khu đơ thị Kim Dinh, khu
đơ thị Lan Anh Residential, khu đơ thị Bà Rịa Gate.
17
2.2.Khái quát về Văn phòng Thành phố Bà Rịa
2.2.1.
Tổ chức lãnh đạo của Văn phòng
Sơ đồ cơ cấu tổ chức
v
Ban
v
v
18
Lãnh đạo: 01 đồng chí (Đ/c) Bí thư, 02 Đ/c phó Bí thư (01 phó Bí
thư thường trực, 01 phó Bí thư Chủ tịch Ủy Ban Nhân Dân Thành
phố Bà Rịa)
Bí thư là người chịu trách nhiệm chung về các mặt hoạt động của
Ban chấp hành Đảng bộ tại địa phương, phụ trách chung về lãnh
đạo điều hành cơng việc của Đảng bộ. Lãnh đạo việc thực hiện
và chấp hành tốt chủ trương, chính sách , nghị quyết mà cấp trên
giao.
Phó Bí thư thường trực: Giúp Bí thư điều hành cơng việc hàng ngày,
chỉ đạo trực tiếp cơng tác văn phịng cấp ủy nhằm thực hiện tốt cơng tác
tham mưu. Các ban Đảng cũng chịu sự chỉ đạo của Bí thư và phó Bí thư.
Tổ chức bộ máy hoạt động của văn phịng:
Gồm 01 Chánh văn phịng và 02 Phó văn phịng (01 Phó văn phịng
tổng hợp và 01 Phó văn phịng hành chánh quản trị).
Chánh văn phịng phụ trách chung, tham mưu, giúp thường trực chỉ
đạo chung về các mặt hoạt động của văn phịng.
Phó văn phịng tổng hợp trực tiếp phụ trách phịng tổng hợp và bộ
phận văn thư –lưu trữ.
Phó văn phịng hành chánh quản trị trực tiếp phụ trách phịng kế
tốn tài chính và điều hành các bộ phận tạp vụ, tài xế và bảo vệ.
Tổ chức biên chế của văn phịng có 25 cán bộ biên chế gồm:
Tổ tổng hợp;
19
Tổ văn thư –lưu trữ;
Tổ tài vụ;
Tổ tài xế;
Tổ tạp vụ;
Tổ bảo vệ.
Trong đó có 02 nhân viên hợp đồng thuộc tổ tạp vụ và tổ bảo vệ.
Mỗi tổ có 01 tổ trưởng và 01 tổ phó điều hành các cơng việc hàng
ngày trong tổ mình, dưới sự phân cơng của Chánh hoặc Phó văn phịng.
Bộ phận nghiên cứu tổng hợp có:
01 cán bộ phụ trách khối kinh tế.
01 cán bộ phụ trách khối nội chính.
01 cán bộ phụ trách khối văn hố xã hội.
01 cán bộ phụ trách khối vận động quần chúng.
01 cán bộ phụ trách khối xây dựng Đảng Chính quyền.
Cán bộ tổng hợp chịu sự lãnh đạo điều hành của đồng chí Chánh và
Phó văn phịng
Bộ phận văn thưlưu trữ gồm có:
Nhân viên đánh máy, in ấn.
Nhân viên văn thư.
Nhân viên giao liên.
Cán bộ lưu trữ.
Các cán bộ nhân viên trong văn phịng làm việc tn theo nội quy
của cơ quan và quy chế cụ thể của tổ.
2.2.1.
Chức năng nhiệm vụ của Văn phịng thành phố Bà Rịa
20
Thành ủy Bà Rịa với chức năng nhiệm vụ chính là vận dụng chủ
trương chính sách của Trung Ương Đảng, và của Tỉnh ủy để cụ thể hóa
vào địa phương; chỉ đạo các cơ quan nhà nước thuộc thị xã thực hiện các
nhiệm vụ về chính trị, kinh tế, an ninh trật tự, văn hóa , quốc phịng.
Bên cạnh đó, Thành ủy cịn lãnh đạo, chỉ đạo cơng tác tư tưởng, tổ
chức kiểm tra, cơ cấu tổ chức cơ sở Đảng và đồn thể quần chúng.
Về thẩm quyền ban hành văn bản: Thành ủy có thẩm quyền ban
hành các văn bản như: quyết định, chỉ thị, thơng tri, thơng báo, văn bản, kế
hoạch, hướng dẫn, nghị quyết, biên bản…
Thành ủy Bà Rịa làm việc theo ngun tắc tập thể lãnh đạo, cá nhân
phụ trách. Cụ thể là bộ phận Thường trực bao gồm Bí thư và phó Bí thư
thường trực chịu trách nhiệm chính trong việc lãnh đạo, chỉ đạo cơng việc
chung, khi có vấn đề cần thiết phải triển khai, thường trực Thành ủy dự
kiến đưa ra Thường vụ Thành ủy thơng qua và quyết định, nếu gặp những
vấn đề lớn, quan trọng hơn sẽ thơng qua Ban chấp hành Thành ủy quyết
định.
Thường trực Thành ủy có các bộ phận giúp việc sau:
Văn phịng Thành phố
Là cơ quan giúp việc cho Thành ủy, giúp Thành ủy chỉ đạo, lãnh
đạo mảng tun truyền, theo dõi sự hoạt động của các khối chính quyền,
cụ thể là về các hoạt động kinh tế, xã hội, an ninh quốc phịng… các hoạt
động của Đảng bộ, chi bộ trực thuộc, đồng thời gúp Thành ủy về các thủ
tục hành chính, tổ chức phục vụ các kỳ Đại hội, quản lý cơ sở vật chất và
phương tiện hoạt động của Thành ủy.
21
Văn phịng Thành phố khơng có các phịng ban lớn mà chỉ bao gồm
các bộ phận nhỏ, được đặt dưới sự chỉ đạo của đồng chí Chánh văn phịng
và các đồng chí Phó văn phịng. Văn phịng Thành ủy gồm tổ tổng hợp, tổ
văn thư lưu trữ, tổ tài vụ, tổ tài xế, tổ tạp vụ và tổ bảo vệ.
Ban tổ chức Thành ủy
Là đơn vị nghiên cứu, tham mưu cho việc sắp xếp , thành lập, bổ
nhiệm cán bộ thuộc Thành phố, nhằm phục vụ tốt u cầu chỉ đạo, lãnh
đạo của cấp ủy Đảng và chính quyền như:
Điều động, bổ nhiệm, đề xuất biên chế về các mặt chế độ
chính
sách, hưu trí cho cán bộ, Đảng viên, cơng nhân viên.
Quản lý, theo dõi, bổ sung hồ sơ lý lịch cán bộ, Đảng viên
trong
phạm vi phân cấp.
Hướng dẫn chỉ đạo bồi dưỡng cán bộ cơ sở.
Ủy ban kiểm tra
Là đơn vị làm tham mưu, giúp Thành ủy lãnh đạo, chỉ đạo cơng tác
kiểm tra Đảng của Thành ủy
Lãnh đạo cơng tác kiểm tra tổ chức Đảng, xử lý kỷ luật đối với cán
bộ Đảng viên vi pham pháp luật.
Đề xuất xử lý, giải quyết các đơn từ khiếu tố, tố cáo có liên quan.
Thanh tra, kiểm tra xử lý cơng tác tài chính Đảng ở các cơ sở.
Tổ chức cơng tác bồi dưỡng cán bộ, huấn luyện cán bộ kiểm tra cơ
sở.
Ban tun giáo Thành ủy
22
Là đơn vị làm tham mưu, giúp Thành ủy về cơng tác tun truyền,
giáo dục, mở các lớp đào tạo về chính trị cho các đ/c Bí thư chi Đảng bộ cơ
sở, ngồi ra cịn đào tạo các cán bộ làm cơng tác tun giáo.
+ Trong từng giai đoạn, tùy thuộc vào sự chỉ đạo của Thành ủy
cùng với tình hình thực tế của địa phương mà Thành ủy đề ra những chủ
trương chính sách mới, được cụ thể hóa bằng các văn bản như nghị quyết,
chỉ thị, thơng tri…nhằm thực hiện những nhiệm vụ chính trị trong từng
nhiệm kỳ, vận dụng thực hiện các chủ trương, chính sách của cấp trên, áp
dụng vào thực tiễn ở địa phương mình, thường xun tổ chức qn triệt và
học tập các Nghị quyết, chủ trương của Đảng.
2.3. Thực trạng cơng tác quản lý văn bản đi tại Văn phịng Thành phố
Bà Rịa
Nhận thức vai trị, tầm quan trọng của cơng tác quản lý văn bản đi
trong hoạt động quản lý và điều hành của Thành ủy. Thành ủy Bà Rịa xác
định cơng tác quản lý văn bản là một nhiệm vụ quan trọng, mang tính chất
thường xun, đặc biệt trong giai đoạn đẩy mạnh cải cách hành chính hiện
nay
Từ năm 2020 đến nay, số lượng văn bản được hình thành trong q
trình hoạt động tương đối nhiều, năm sau cao hơn năm trước.
Cụ thể:
Thời gian
Năm 2020
Năm 2022
Văn bản đi
3202
3654
Văn bản đến
2980
3210
Các loại văn bản của Đảng được ban Thường vụ Thành ủy ban
hành bao gồm: Quyết định, báo cáo, thông báo, văn bản, kế hoạch, Đề án…
23
Với mục đích nhằm điều hành hoạt động của lãnh đạo, giúp Lãnh
đạo văn phịng nắm được tồn bộ tình hình cơng việc của Văn phịng, đảm
bảo giải quyết mọi cơng việc của văn phòng được thơng suốt, nhanh
chóng, quản lý chặt chẽ đồng thời đảm bảo việc nghiên cứu, tra lục khoa
học, nhanh chóng và thực hiện. Chính vì vậy việc hình thành lưu đồ kiểm
sốt tài liệu ISO được hình thành dựa trên tiêu chuẩn chung nhất như:
2.3.1.Lưu đồ quản lý văn bản đi của Văn phịng thành phố Bà Rịa
Lưu đồ quản lý văn bản đi
24
Lưu đồ
2.3.2.
Thực hiện
Quy trình quản lý văn bản đi tại Văn phịng thành phố Bà Rịa
Quản lý Văn bản đi là một trong những nội dung quan trọng trong
quy trình quản lý văn bản tại Văn phịng thành phố Bà Rịa
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn
bản cần quản lý, Văn thư quản lý các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ
của đơn vị được giao. Các đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì quản lý,
lưu trữ văn bản thực hiện các cơng việc: xác định tên loại, nội dung và độ
mật, mức độ khẩn của văn bản cần quản lý; thu thập, xử lý thơng tin có
liên quan; Tiến hành đăng kí văn bản trên mạng.; nhân bản, đống đấu và
chuyển văn bản đi.
Như vậy, đối chiếu với quy định chung cơng tác quản lý văn bản,
Văn phịng thành phố Bà Rịa thực hiện đúng theo quy định. Tất cả
văn bản đi phải được tập trung vào một mối phát hành là văn thư.
Tại bộ phận văn thư thực hiện trình tự theo các bước:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đã được ký ban hành
25
