Lên kế hoạch và đánh giá công tác bảo quản Tiến sĩ Margaret Child doc

Lên kế hoạch và đánh giá công tác bảo quản
Tiến sĩ Margaret Child
Không nên coi việc thiết kế một chương trình bảo quản như một quy
trình đặc thù đòi hỏi sự thành thạo chuyên môn trong lĩnh vực hoá học
liên quan đến quy trình xử lý giấy hoặc đòi hỏi các kỹ năng bảo quản
mang tính thực hành. Thực ra quá trình này tương tự như việc ra các
quyết định quản lý khác: một quá trình phân bổ các nguồn tư liệu sẵn có
cho các hoạt động và các chức năng quan trọng đối với việc tiến hành các
nhiệm vụ của cơ quan. Để việc ra các quyết định về công tác bảo quản
được thực sự rõ ràng, chúng ta cần phải coi bảo quản như là một khâu
quan trọng của việc quản lý các tư liệu thu thập được.
Giống như các chương trình khác, mục tiêu và các ưu tiên trong chương
trình bảo quản cần phải được xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ và định
hướng hoạt động của cơ quan. Những mục tiêu này cần phải được xác
lập dựa trên các chủ trương rõ ràng về vấn đề thu thập tư liệu. Nếu như
định hướng hoạt động hoặc chủ trương thu thập tư liệu của cơ quan lập
kế hoạch lại mang tính chung chung, mơ hồ thì cần phải viết lại các tài
liệu đó sao cho chúng phản ánh được mục tiêu thực sự của cơ quan lưu
trữ, bảo tàng, thư viện và phải thể hiện rõ việc thu thập tư liệu đã giúp gì
cho các mục tiêu đó.
Việc bảo quản tài sản của một cơ quan lưu trữ, bảo tàng và thư viện
được chia theo hai tiêu chí. Tiêu chí thứ nhất là bảo quản dự phòng, loại
bảo quản này chú trọng đến việc ngăn chặn sự xuống cấp của toàn bộ
các tư liệu nói chung. Tiêu chí thứ hai là các biện pháp bảo quản phục
chế nhằm sửa lại tình trạng xuống cấp về mặt lý tính hoặc hoá tính. Bảo
quản phục chế đòi hỏi một lượng nhân công đông đảo và thường cần đến
các chuyên gia có chuyên môn cao, do đó bảo quản phục chế rất tốn kém
và thường chỉ giới hạn trong phạm vi chọn lọc toàn bộ các hiện vật tư
liệu sưu tập. Bất cứ một quy trình lên kế hoạch nào cũng phải đưa ra
được một chương trình có sự kết hợp của hai tiêu chí trên.
Phương pháp lập kế hoach.

Việc lập kế hoạch bảo quản cần phải áp dụng phương pháp lên kế hoạch
chiến lược đạt quy chuẩn. Hơn nữa, cần phải phát triển một hệ thống
các công cụ chuyên biệt để giúp các nhân viên bảo tàng, nhân viên lưu
trữ và các nhân viên thư viện đánh giá được các yêu cầu về bảo quản và
định ra các chuẩn ưu tiên để phục vụ yêu cầu đó. Tài liệu thực hành “
Lên kế hoạch bảo quản: Hướng dẫn viết kế hoạch dài hạn” của Trung
tâm bảo quản tư liệu Đông Bắc có ý định hỗ trợ các cơ quan đã hoàn tất
việc đánh giá yêu cầu cho việc soạn thảo các kế hoạch dài hạn. Hiệp hội
các thư viện nghiên cứu đã đưa ra “Chương trình lên kế hoạch bảo
quản”. Các chương trình này mặc dù nhằm vào các thư viện nghiên cứu
và có ý định được thực hiện dưới sự hỗ trợ tư vấn của các nhà quản lý
công tác bảo quản có kinh nghiệm, nhưng các chương trình này cũng có
thể cung cấp những thông tin hữu ích cho việc đánh giá các vấn đề mà
các nơi này quan tâm. CALIPR là chương trình phần mềm trọn gói có
thể hỗ trợ mọi cơ quan bảo tàng thư viện ở California thực hiện việc
đánh giá các yêu cầu bảo quản đơn giản. Các công cụ này cũng như các
công cụ khác trong lĩnh vực này giúp các nhà quản lý đánh giá được các
yêú tố cơ bản trong việc lập kế hoạch bảo quản: mức độ các tư liệu lưu
trữ có thể gặp rủi ro, do nhiều yếu tố khác nhau; các bộ sưu tập có giá trị
lâu bền nhất trong các nguồn tư liệu; khả năng về mặt thời gian, nhân
lực, khả năng về kỹ thuật chuyên môn, và khả năng tài chính; khả năng
thực thi mang tính chính trị đối với một số hoạt động cụ thể. Kết quả của
việc tính toán này phải được kết hợp để tạo ra một danh mục các quy
chuẩn ưu tiên.
Tính toán rủi ro
Cần phải có các dữ liệu đáng tin cậy về mọi khía cạnh khó khăn của
công tác bảo quản trong từng cơ quan bảo tàng, thư viện để bước đầu
phục vụ cho việc thiết lập các chính sách ưu tiên trong công tác bảo quản
của cơ quan đó. Cần phải thu thập các thông tin về mức độ và các dạng
xuống cấp, về các điều kiện môi trường trong đó các tư liệu được lưu giữ

và sử dụng, và về hệ thống các chủ trương biện pháp như xác định cháy
nổ và các biện pháp an ninh bảo vệ các hiện vật tư liệu lưu trữ trước các
nguy cơ bị huỷ hoại hoặc mất mát.
Khảo sát các điều kiện bảo quản
Nhiều thư viện nghiên cứu lớn đã tiến hành các khảo sát tình hình một
cách kỹ lưỡng về các cơ quan lưu trữ của họ trong suốt 15 năm qua. Các
khảo sát này đã đưa ra các dữ liệu đáng tin cậy về tỷ lệ giấy axít, về độ
giòn của giấy, về mức độ mất các cột chữ, về sự xuống cấp của các văn
bản và hình vẽ và về tỷ lệ các trang bìa bị hỏng do thiếu các trang bìa
phụ để bảo vệ. Có khá nhiều tài liệu liên quan đến điều này. Hầu hết các
khảo sát đều đưa ra cùng một dạng xuống cấp, vì vậy các cơ quan khác
không cần phải điều tra kỹ nữa trừ khi cơ quan đó lưu trữ các chủng
loại tư liệu khác hoặc lưu trữ trong các điều kiện đặc biệt kém. Tuy
nhiên, sẽ là hữu ích nếu mỗi cơ quan có ít nhất một mẫu tư liệu nhỏ
trong kho tư liệu riêng của mình, vừa để khẳng định rằng các mẫu đó
tuân theo các dạng mẫu chuẩn quốc gia vừa để làm vật minh hoạ để
đăng ký xin ngân sách và chuẩn bị để xin các dự án tài trợ.
Khảo sát môi trường
Để có được các dữ liệu phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch về môi
trường lưu trữ các tư liệu, mỗi cơ quan phải đo và ghi lại nhiệt độ, độ ẩm
tương đối để thấy được sự dao động về nhiệt độ và độ ẩm trong ngày và
trong năm. Có thể nhận được hỗ trợ xác lập chương trình giám sát này
qua chương trình dịch vụ trong lĩnh vực bảo quản của địa phương, qua
các thư viện của bang có chương trình bảo quản hoặc qua các thư viện
của các trường đại học gần đó có ban quản lý về công tác bảo quản. Hỗ
trợ từ phía các nhà tư vấn có lúc cũng cần thiết để có thể diễn giải một
cách chính xác các dữ liệu thu thập được, nhờ đó có thể chọn lựa các
cách phục chế.
Làm thế nào để giám sát một cách bao quát về sự thay đổi khí hậu trong
từng kho tài liệu là vấn đề mang tính quản lý, mà vấn đề này lại phụ

thuộc vào các điều kiện tại chỗ và phụ thuộc vào phạm vi nguồn tư liệu
trong kho để có thể tiến hành các khảo sát như vậy. Trong việc khảo sát
về điều kiện môi trường của mỗi cơ quan cần phải chú ý đến các nguy cơ
thiệt hại tiềm tàng như việc tiếp xúc với ánh sáng qua cửa sổ hoặc ánh
sáng tổng hợp. Lý tưởng là, mức độ ô nhiễm cũng phải được xem xét,
nhưng thực tế thì hầu hết những rắc rối về ô nhiễm đều phải đợi đến khi
có sự đổi mới toàn bộ hoặc thay thế hệ thống HVAC.
Khảo sát hệ thống bảo vệ và sử dụng
Ngoài ra, lên một kế hoạch hiệu quả cho chương trình bảo quản đòi hỏi
cơ quan lưu trữ, bảo tàng, thư viện phải xem xét rất nhiều các hệ thống
khác nhau, các quy tắc và các chủ trương chính sách đã định, để đề
phòng thiệt hại gây ra cho các tư liệu lưu trữ từ việc lưu kho, sử dụng và
trao đổi cũng như từ các hiểm họa, phá hoại và trộm cắp. Đảm bảo thực
hiện đúng các biện pháp bảo vệ, các quy tắc và các chủ trương cho phép
đánh giá được mức độ các tư liệu sẽ xuống cấp trong tương lai, cũng như
trước các thiệt hại bất ngờ.
Kết cấu của toà nhà cũng cần phải được khảo sát để có thể tiên liệu các
nguy cơ có thể xảy ra như rò rỉ hoặc gây cháy nổ. Hệ thống xác định và
dập cháy cũng cần phải được kiểm tra đánh giá. Các hệ thống an ninh,
gồm cả đơn giản lẫn phức tạp và việc lên các kế hoạch đối phó với thảm
hoạ cũng cần phải được xem xét. Cũng cần phải kiểm tra việc đào tạo
người sử dụng và nhân viên trong việc trông coi và sử dụng các tư liệu
lưu trữ và cũng cần đánh giá các thiết bị lưu trữ, các hợp đồng đóng
sách và việc bảo quản microfilm, các hình thức hộp để bảo quản, lưu trữ,
và các vật liệu dùng trong công tác bảo quản và phục chế. Có thể cũng
hữu ích khi theo dõi một số các tư liệu, ấn phẩm ngay từ khâu bổ sung
thông qua trang bìa, túi bọc hoặc các túi đựng, qua ca-ta-lô, qua việc xếp
đặt trên giá, qua việc phát hành và qua việc trao đổi giữa các thư viện,
nhờ đó có thể xác định được tất cả các vấn đề về những thủ tục hoặc việc
sử dụng có thể làm hư hại đến tư liệu đó. Tiến hành các hoạt động như

vậy sẽ chỉ rõ được những ảnh hưởng của những thiệt hại tiềm tàng trong
các công việc này.
Xác định giá trị
Các nhân viên bảo tàng, thư viện cố gắng phát triển kế hoạch chiến lược
cho chương trình bảo quản cũng cần đánh giá chiều sâu, tầm rộng của
các khu khác nhau trong số các tư liệu lưu trữ để có thể đánh giá được
giá trị tri thức của các tư liệu ấn phẩm đó. Trong thư viện thì tổng quan
phân nhóm các khu vực tra cứu đã chứng tỏ là một công cụ hữu hiệu.
Chương trình phần mềm CALIPR, như đã đề cập trên đây, đã đưa ra
bốn câu hỏi đơn giản với ý định đánh giá giá trị của các tài liệu ấn phẩm
dưới khía cạnh là nguồn tài liệu của toàn bộ thư viện của bang.
Một khi cơ sở thư viện không chọn lựa bất cứ công cụ nào đã nêu trên
đây thì các câu hỏi sau sẽ giúp thiết lập các nghiên cứu lâu dài hoặc giá
trị giáo dục của các tài liệu và các ấn phẩm về mặt ưu tiên của cơ sở và
về toàn bộ các tài liệu đề cập đến vấn đề này:
1. Tầm quan trọng của nội dung mà các tài liệu hoặc ấn phẩm này đề cập
đến là gì? Các tài liệu này có giá trị chủ yếu mang tính địa phương, toàn
bang, cục bộ, toàn quốc hay quốc tế?
2. Các tài liệu ấn phẩm này có liên quan gì đến các tài liệu cùng chủ đề
đang lưu trữ tại thư viện?
3. Các tài liệu này có liên quan gì đến các tài liệu cũng cùng đề tài ở các
thư viện khác?
4. Thông tin trong các tài liệu này là duy nhất hay sao chép lại thông tin
đã được ghi chép, phát hành hoặc lưu giữ tại các thư viện khác?
5. Cơ sở thư viện có cam kết sẽ tiếp tục thu thập tài liệu về đề tài này
không?
6. Tại sao lại cần phải đầu tư vào việc bảo quản các tài liệu này hơn là
thu thập các tài liệu mới?
7. Việc phá huỷ các tài liệu này có ảnh hưởng gì đến việc minh chứng và
hiểu biết về vấn đề này?

Thông qua tiến trình này, dễ dàng nhận ra rằng đa số các tài liệu lưu trữ
ở hầu hết các thư viện đều không có giá trị lâu dài. Tuy vậy, các tài liệu
này lại đang được lưu tâm, vì vậy chúng cần phải được bảo vệ để tránh
xuống cấp và hư hỏng để có thể sử dụng càng lâu càng tốt.
Các nhà đánh giá cũng cần phải xác định được liệu các tài liệu ấn phẩm
này có giá trị thực sự không thông qua việc xem xét các giá trị tượng
trưng, giá trị tiền tệ và giá trị cổ của nó. Các giá trị nội tại này sẽ ảnh
hưởng đến các ưu tiên trong công tác bảo quản. Thường thường điều đó
cũng sẽ xác định liệu có thể chấp nhận việc in ấn lại các tư liệu hoặc việc
chọn các biện pháp bảo quản thích hợp hay không.
Các nguồn vốn có sẵn
Tất cả các thông tin thu được về tình trạng của các tư liệu thu thập
được, tình hình điều kiện môi trường, các yếu tố khác liên quan đến việc
lưu trữ, và sự ước tính giá trị của chúng, cuối cùng đều cần phải được
cân đối với nguồn vốn mà cơ sở có thể huy động được và cân đối với khả
năng kỹ thuật của đội ngũ nhân viên có thể đảm đương được các yêu cầu
đã định đó. Về điểm này thì tiến trình lên kế hoạch phải được áp dụng và
phải xác định được các hành động cần thiết thực hiện.
Các nhà hoạch định cần nhận thức rằng có thể áp dụng một số sáng kiến
đóng góp đáng kể cho việc tăng tuổi thọ của các tư liệu sưu tầm được mà
không cần phải bổ sung ngân sách hoặc tăng thêm khoản ngân sách hiện
có. Ví dụ toàn bộ các việc như đào tạo nhân viên và người sử /dụng trong
công tác trông coi và quản lý, việc xem xét các hợp đồng đóng sách theo
chỉ dẫn Các tiêu chuẩn đóng sách thư viện của Viện đóng sách thư viện,
việc thực hiện lưu trữ có hệ thống và bảo dưỡng kệ sách, việc chuẩn bị
kế hoạch phòng rủi ro, việc thực hiện theo các tiêu chí khi mua các thiết
bị lưu trữ, việc cộng tác với các nhà phụ trách xây dựng thư viện để làm
ổn định nhiệt độ và độ ẩm, cũng như việc kết hợp các dự định bảo tồn
trong các chủ trương và thủ tục đều có thể được thực hiện tốt trong
khuôn khổ nhân sự và nguồn phân bổ ngân sách hiện có. Đây chưa phải

là tất cả các việc mà chỉ là một số ví dụ cải tiến có thể đạt được nhờ thay
đổi cách làm việc hiện tại theo hướng tôn trọng công tác bảo quản.
Ngược lại, thường thì tăng ngân sách chỉ áp dụng cho các việc như thay
thế một lượng đáng kể các thiết bị lưu trữ hay các thiết bị bảo tồn đi
kèm, cải thiện điều kiện môi trường xấu bằng cách tân trang toà nhà
hoặc lắp đặt hệ thống điều chỉnh không khí, thiết lập chương trình sắp
xếp lại tư liệu theo hệ thống, và đưa ra các biện pháp bảo quản tại chỗ
hay thuê ngoài. Hơn nữa, ba việc cuối đòi hỏi trình độ chuyên sâu của
nhân viên trong công tác quản lý bảo quản cũng như trong các vấn đề
bảo quản đã qua và sắp tới mà có thể đạt được điều này qua các hội thảo
hoặc các khoá đào tạo ngắn hạn ngay cho dù rút cục cũng cho đấu thầu
công việc.
Môi trường lãnh đạo.
Bất cứ một quá trình lập kế hoạch nào cũng phải tính đến môi trường
lãnh đạo trong đó tiến hành chương trình dự định thực hiện. Vì vậy cần
phải tỉnh táo trước các trở ngại về mặt quản lý lãnh đạo như trước sự
thiếu hụt về kỹ thuật và không đủ nguồn vốn. Đa phần thành công của
một kế hoạch bảo quản phụ thuộc vào tâm nguyện ủng hộ của các nhà
quản lý của cơ sở trước các thay đổi cần thiết. Sự ủng hộ đó cần phải
được thể hiện rõ ràng ngay từ khi bắt đầu quá trình lập kế hoạch và cần
phải được duy trì qua các báo cáo về việc triển khai và kiểm tra qua đó
thông qua các việc khuyên làm. Việc đảm bảo cơ sở tiếp tục cho một số
nguồn vốn cần thiết sẽ được cấp cũng rất quan trọng, có thể là việc phân
bổ quỹ thời gian hoặc khả năng điều chỉnh lại một số dòng trong ngân
sách hoặc cấp dòng ngân sách bổ sung. Điều đó có nghĩa là cần phải làm
cho các nhà quản lý hàng đầu của các cơ sở tham gia và ủng hộ quá trình
này. Điều này cũng phụ thuộc nhiều vào sự hợp tác của các nhân viên
khác của cơ sở. Trong chừng mực có thể thì việc lập kế hoạch cần ngăn
chặn được sự mất đoàn kết nội bộ bằng cách liên kết và thuyết phục mọi
nhân viên có công việc bị thay đổi thấy được tầm quan trọng của sự thay

đổi đó. Tương tự như vậy, nhiều phần trong chương trình bảo quản đòi
hỏi sự hợp tác của các nhân viên bên ngoài cơ sở như các nhà quản lý
hoặc các kỹ sư xây dựng. Một lần nữa, việc giúp họ thấy được tầm quan
trọng của việc nâng cấp hệ thống xây dựng hay sửa chữa để bảo tồn các
tư liệu ấn phẩm, cũng rất cần thiết.
Trong mọi trường hợp, nên chuẩn bị các dữ kiện chính xác về những tác
hại khi không tiến hành thay đổi, nếu có thể thì bao gồm cả chi phí tiền
mặt cho việc phục hồi hư hỏng và xuống cấp, cũng như đưa ra các ước
tính sát giá về chi phí cho việc tiến hành các thay đổi đó. Việc thực hiện
chương trình theo kiểu đưa ra mục tiêu cho từng giai đoạn cũng rất cần
thiết, nhờ vậy mỗi khó khăn sẽ được xác định rõ ràng, và có thể tìm kiếm
nhiều nguồn vốn trong vòng vài năm hoặc theo từng giai đoạn.
Công tác bảo quản dự phòng.
Khi chuyển từ việc thu thập thông tin và lên kế hoạch chương trình bảo
quản sang việc xác định các ưu tiên và thực hiện, cần ghi nhớ trách
nhiệm đầu tiên của nhà quản lý là đảm bảo rằng toàn bộ các tư liệu ấn
phẩm lưu trữ có thời hạn sử dụng lâu nhất. Điều này hoàn toàn đúng vì
không có một lý do nào khác ngoài việc bảo toàn vốn đầu tư vào các tài
liệu lưu trữ của cơ sở. Biện pháp tiết kiệm nhất để kéo dài tuổi thọ của tư
liệu là thực hiện các biện pháp dự phòng ngăn chặn sự xuống cấp ở mức
tối đa. Công tác bảo quản dự phòng cũng đóng vai trò quan trọng đối với
thư viện và các tư liệu lưu trữ như các biện pháp y tế dự phòng đối với
con người vậy. Hầu hết các hoạt động được coi là công tác bảo quản dự
phòng là các hoạt động mà mỗi cơ sở bình thường vẫn làm: thu thập,
đóng sách, xử lý các tư liệu không phải dạng in ấn, đưa lên giá, luân
chuyển và lau chùi các phương tiện của thư viện cũng như các tư liệu thu
giữ, sao chép, sửa chữa nhỏ, và không cho phép sử dụng. Tuy nhiên, là
các phần việc trong chương trình bảo quản, giờ đây các công việc này
được thực hiện với nhận thức mới về ảnh hưởng của việc sử dụng lâu dài
các tư liệu này và với sự phù hợp với các chỉ dẫn và tiêu chuẩn bảo quản

hiện hành. Tuy vậy, không nên nhìn nhận chương trình bảo quản dự
phòng như là một chương trình bổ sung mà là một phần trọn vẹn của
công tác và trách nhiệm hàng ngày của cơ sở.
Điều đó cũng không có nghĩa là thực hiện một chương trình dự phòng là
không tốn kém gì. Thực sự thì bộ phận quan trọng nhất, hệ thống điều
chỉnh không khí đảm bảo một môi trường ổn định suốt ngày đêm và
quanh năm trong phạm vi dao động nhỏ được định ra theo tiêu chuẩn
quốc gia lại rất đắt tiền. Khi phát triển một kế hoạch bảo quản, cần phải
cân nhắc giữa chi phí cho việc đảm bảo một môi trường lý tưởng với việc
không làm gì cả. Cụ thể là khi đặt ra các ưu tiên, cần phải hiểu rằng điều
chỉnh môi trường phù hợp là mấu chốt của toàn bộ công tác bảo quản và
lưu trữ. Tất cả những gì mà cơ sở làm để ngăn chặn sự xuống cấp của
các tư liệu lưu trữ hay sửa chữa các hư hỏng về mặt lý hoá sẽ trở nên vô
dụng nếu các tư liệu đó vẫn tiếp tục bị bảo quản trong các điều kiện môi
trường xấu. Vì vậy rất quan trọng khi hợp nhất toàn bộ công việc bảo
quản nguồn tư liệu lưu trữ có giá trị lâu dài của cơ sở với toàn bộ các
hoạt động của nó. Đạt được một môi trường tốt nhất trong điều kiện
hiện có cũng quan trọng không kém, đồng thời nỗ lực cao nhất ưu tiên
công tác bảo quản để có thể nâng cấp môi trường sao cho việc lưu giữ tư
liệu tuân thủ theo các tiêu chuẩn quốc gia.
Bảo quản phục chế.
Hiện nay có nhiều hạn chế đối với các nhân viên trông coi nguồn tư liệu,
những người mong muốn tăng cường thời hạn sử dụng các tư liệu lưu
trữ. Nếu họ xử lý loại giấy nhiễm axít thì có thể khử axít từng tờ một
hoặc đưa toàn bộ tài liệu vào máy khử axít hàng loạt. Nhưng việc khử
axít hàng loạt phải được thực hiện có tính toán. Nó có thể vẫn rất hiệu
quả và làm chậm quá trình hoá tính gây hỏng giấy. Tuy nhiên, nên nhớ
rằng việc khử axít hàng loạt không phải là một quá trình làm cho giấy
được bền, nó không đảm bảo độ đàn hồi và độ chắc cho giấy đã bị giòn.
Nó chỉ hữu hiệu khi áp dụng với giấy mới bị nhiễm axít, khi quá trình

giòn chưa xảy ra.
Một biện pháp khác là in lại các tài liệu hay sách để lưu giữ càng nhiều
thông tin mà nó chứa đựng. Hầu hết công việc này thường được xử lý
bằng cách chụp vi phim hoặc bằng cách chụp lại trên giấy kiềm. Cũng có
một số dự án thử nghiệm việc số hoá. Khi tiến hành các phương pháp
này cũng cần lưu ý đến một số điều kiện nhất định. Việc sao chụp lưu giữ
phải tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật đã được tiêu chuẩn hoá, và bất cứ
một cơ sở nào tham gia vào dự án đều phải tuân theo nghiêm ngặt các
tiêu chuẩn này. Việc chụp phim cũng cần phải được tiến hành phù hợp
với tiêu chuẩn quốc gia hiện hành và phim âm bản lưu giữ cũng phải
được cất giữ dưới những điều kiện môi trường có kiểm soát nếu như bản
phim đó được coi là một vi phim bảo quản thực thụ. Quản lý các dự án
chụp phim bảo quản cũng đòi hỏi kiến thức đáng kể, và cũng nên tham
khảo các nhà tư vấn có kiến thức khi lập hay giám sát một dự án như
vậy. Cuối cùng thì chỉ trừ các cơ sở thư viện có quy mô lớn có các chuyên
gia được đào tạo cao còn lại các cơ sở khác vẫn còn xa lạ với công tác
bảo quản số hoá. Trong khi còn nhiều điều phải học hỏi qua các dự án,
thì một thư viện bình thường vẫn còn biết quá ít về các chi phí lưu trữ,
khả năng chuyển đổi dữ liệu và các yếu tố khác để có thể coi đó như một
lựa chọn khả thi.
Cuối cùng, có nhiều cách xử lý lưu trữ. Việc xử lý này bao gồm rất nhiều
quy trình cần phải có các nhà bảo quản chuyên nghiệp thực hiện. Một số
các bảo tàng và thư viện tra cứu lớn có các phòng thí nghiệm về bảo
quản và các nhân viên bảo quản chuyên nghiệp tại chỗ. Hầu hết các cơ
sở thư viện, bảo tàng đều ký kết với các phòng thí nghiệm địa phương
hoặc các nhân viên bảo quản hành nghề tư nhân để xử lý các công tác
bảo quản lưu trữ.
Nói chung khi cân nhắc các cách xử lý bảo quản mọi loại, thì nhà quản lý
công tác bảo quản trước tiên phải có thông tin đầy đủ về bản chất của
việc hư hỏng cần sửa và đặc tính của các tư liệu cần xử lý để biết được có

thể làm những gì với trình độ chuyên môn sẵn có của cơ sở. Nói cách
khác, phải nhận ra rằng những người tình nguyện được các chuyên gia
bảo quản có kinh nghiệm hướng dẫn có thể sửa chữa các tài liệu lưu
hành nhưng không thể cho họ sửa chữa các tài liệu có giá trị lâu dài.
Hơn nữa, người quản lý công tác bảo quản phải trang bị đầy đủ kiến
thức để có thể chọn lựa cách xử lý thích hợp, nghĩa là biết được khi nào
cần chụp bằng máy photo và khi nào cần chụp phim hay khi nào không
cần in lại vì ảnh hưởng đến việc mất thông tin.
Thiết kế một chương trình bảo quản tư liệu đòi hỏi phải đưa ra một loạt
các quyết định. Các quyết định này không dễ gì đưa ra, và có thể cần
thiết tìm kiếm sự hỗ trợ từ các nhà cố vấn. Cần lưu ý rằng qua việc lập
một kế hoạch bảo quản đầy đủ và hoàn chỉnh chúng ta đã đưa ra các
phương thuốc hữu hiệu giúp phục hồi các tài liệu có giá trị sử dụng lâu
dài có nguy cơ bị hỏng.