KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG TẠI BỘ NỘI VỤ

PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG VÀ LƯU TRỮ

TÊN ĐỀ TÀI
KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN
PHÒNG TẠI BỘ NỘI VỤ
TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phịng
Mã phách:……………………..

TP. HỒ CHÍ MINH – 2022


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài ..................................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu .................................................................................. 1
3. Đối tượng và phạm vị nghiên cứu.......................................................... 2
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu......................................................... 2
5. Phương pháp nghiên cứu........................................................................ 2
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài .................................................. 3
7. Cấu trúc đề tài ......................................................................................... 3
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN
PHÒNG ............................................................................................................ 4
1.1. Một số khái niệm .................................................................................. 4
1.1.1. Khái niệm văn phòng ...................................................................... 4
1.1.2. Khái niệm tổ chức ........................................................................... 5
1.1.3. Khái niệm cơ cấu tổ chức văn phòng .............................................. 6
1.2. Cấu trúc bộ máy văn phịng ................................................................ 6

1.3. Vị trí, chức năng của văn phịng ......................................................... 7
1.3.1. Vị trí, vai trị .................................................................................... 8
1.3.2. Chức năng ....................................................................................... 9
1.4. Nhiệm vụ văn phòng .......................................................................... 10
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN
PHÒNG BỘ NỘI VỤ .................................................................................... 11
2.1. Khái quát về Bộ Nội vụ và Văn phòng Bộ Nội vụ ........................... 11
2.1.1. Khái quát về Bộ Nội vụ................................................................. 11
2.1.2. Khái quát về Văn phòng Bộ Nội vụ .............................................. 13
2.2. Thực trạng cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Nội vụ .................... 15
2.2.1. Cấu trúc của bộ máy Văn phòng Bộ Nội vụ ................................. 15
2.2.2. Đội ngũ cán bộ Văn phòng Bộ Nội vụ .......................................... 19


2.2.3. Vị trí, chức năng Văn phịng Bộ Nội vụ ....................................... 20
2.2.4. Nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Nội vụ ............................................ 21
Chương 3. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ .......................................................................... 22
3.1. Nhận xét, đánh giá.............................................................................. 22
3.1.1. Ưu điểm ......................................................................................... 22
3.1.2. Nhược điểm ................................................................................... 23
3.1.3. Nguyên nhân ................................................................................. 23
3.2. Các giải pháp ...................................................................................... 24
3.2.1. Nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức bộ
máy văn phòng ........................................................................................ 24
3.2.2. Sắp xếp bố trí lại đội ngũ Cán bộ - Nhân viên trong các phịng ban
................................................................................................................. 25
3.2.3. Hồn thiện chức năng, nhiệm vụ của bộ phận quản lí các phịng
ban trong Văn phịng Bộ Nội vụ ............................................................. 26
3.2.4. Hồn thiện về cơ sở, vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin .. 26

KẾT LUẬN .................................................................................................... 28
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 29
PHỤ LỤC ....................................................................................................... 30


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hiện nay, trong các cơ quan, tổ chức văn phòng trong các cơ quan chưa
được quy định một cách rõ ràng, mỗi cơ quan, tổ chức lại có một cách thức tổ
chức khác nhau chẳng hạn như cũng là Văn phòng cấp Bộ tuy nhiên Bộ Nội vụ
là có một cách tổ chức cơ cấu văn phịng khác, Bộ Tài chính lại có một cách tổ
chức … và nhiều Bộ khác cũng tương tự. Chính vì việc tổ chức cơ cấu tổ chức
khơng theo quy trình, khơng đồng bộ như này dẫn đến sự tự phát của mỗi cơ
quan và khó khăn trong cơng tác kiểm tra, đánh giá.
Chính vì lý do ở trên mà tôi quyết định lựa chọn đề tài “Khảo sát và đánh
giá thực trạng cơ cấu tổ chức của văn phịng tại Bộ Nội Vụ” để tìm hiểu và làm
bài tiểu luận này với mong muốn góp một phần nhỏ trong việc làm cơ sở cho
các cơ quan, tham khảo về vấn đề liên quan.
2. Lịch sử nghiên cứu
Có thể nói rằng hiện nay, đã có rất nhiều đề tài, nhiều sách, tạo chí, nhiều
cơng trình nghiên cứu đã nghiên cứu về đề tài này có thể nói đến một số như
sau:
- TS. Văn Tất Tố (2011), Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ, cơ
quan ngang Bộ, Cơ quan thuộc Chính phủ, NXB Chính trị Quốc gia – Sự thật.
- Nguyễn Mạnh Cường, Lâm Thu Hằng (chủ biên), (2022), Lý luận và
thực tiễn về tổ chức và hoạt động của văn phòng cấp Bộ, NXB Đà Nẵng.
- Nguyễn Hữu Thân (2010), Quản trị hành chính văn phịng, NXB Lao
động -Thương binh-Xã hội, Hồ Chí Minh.
- Vũ Thị Phụng (2020), Giáo trình lý luận về quản trị văn phịng, NXB
Đại học Quốc gia Hà Nội.

- Nguyễn Thu Huyền (2019), “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy bên
trong của bộ, cơ quan ngang bộ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính”, Đề tài
1


nghiên cứu khoa học cấp bộ, Bộ Nội vụ.
- Đề tài cấp Bộ “Đổi mới tổ chức và hoạt động của Văn phịng Bộ đáp
ứng u cầu hiện đại hóa hành chính" (2020), (Chủ nhiệm), Viện Khoa học Tổ
chức - Bộ Nội vụ;
Tuy nhiên, trên thực tế chưa có một đề tài nào nghiên cứu một cách đầy
đủ và hoàn chỉnh về tổ chức và bộ máy của Văn phòng Bộ Nội vụ.
3. Đối tượng và phạm vị nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu về cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Bộ Nội Vụ;
- Phạm vi nghiên cứu: Đề tài thực hiện nghiên cứu tại Văn phòng Bộ Nội
Vụ.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích nghiên cứu:
+ Nghiên cứu về cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức của Văn phòng
+ Khảo sát, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của văn phòng tại Bộ Nội
Vụ.
+ Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao việc tổ chức cơ cấu Văn phòng
của Bộ Nội Vụ
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
+ Nghiên cứu lý luận về cơ cấu tổ chức văn phòng
+ Nghiên cứu thực tiễn về cơ cấu tổ chức văn phòng Bộ Nội Vụ
+ Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao về tổ chức cơ cấu Văn
phòng cho Bộ Nội Vụ.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập thông tin và nghiên cứu: Sử dụng trong quá trình

tìm tài liệu về các vấn đề có liên quan đến đề tài để làm cơ sở, nghiên cứu cho
đề tài của mình.
2


- Phương pháp phân tích, tổng hợp và đánh giá: Sử dụng phương pháp
này trong q trình phân tích tổ chức cơ cấu của Văn phòng Bộ Nội Vụ từ việc
tổng hợp các tài liệu mình đã có sau đó đưa ra đánh giá về ưu điểm nhược điểm
của cơ cấu tổ chức và đề xuất giải pháp cho đề tài.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Việc nghiên cứu về về vấn đề cơ cấu tổ chức của văn phịng Bộ Nội Vụ
có ý nghĩa vơ cùng quan trọng trong việc làm cơ sở để cho các cơ quan các Bộ,
các cơ quan, tổ chức khác có thể tham khảo nếu đề tài được thực hiện một cách
hồn chỉnh và có tính khả thi. Hơn thế nữa, Đây là nguồn tư liệu cho thế hệ sau
làm cơ sở nghiên cứu khi tìm hiểu đến các đề tài có liên quan.
7. Cấu trúc đề tài
Ngồi phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục,
đề tài cịn có ba chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Chương 2. Thực trạng về cơ cấu tổ chức của Văn phịng Bộ Nội vụ
Chương 3. Các giải pháp hồn thiện cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Nội vụ

3


CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN
PHÒNG
1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Khái niệm văn phòng
Ở Việt Nam, từ “văn phòng” xuất hiện khá sớm trong các văn bản hành

chính và được sử dụng phổ biến trong thực tế. Ví dụ: Văn phịng Chủ tịch nước,
Văn phịng Quốc hội, Văn phịng Chính phủ. Tiếp đó là Văn phòng các Bộ,
Văn phòng Hội đồng nhân dân (HĐND), Văn phòng Ủy ban nhân dân (UBND)
các cấp, rồi đến Văn phòng các doanh nghiệp như: Văn phòng Tập đồn, Văn
phịng Tổng cơng ty...
Trong giáo trình Quản trị văn phòng của Trường Đại học Khoa học Xã
hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh), khi bàn về khái
niệm “văn phòng” các tác giả cho rằng:
Theo nghĩa hẹp: “Văn phòng được hiểu là trụ sở, địa điểm làm việc, là
nơi giao tiếp đối nội, đối ngoại của một cơ quan, tổ chức hoặc một nhà chức
trách nhất định (thị trưởng, nghị viên, luật sư...)”.
Theo nghĩa rộng: “Văn phòng là bộ máy giúp việc được lập ra để thực
hiện chức năng giúp các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức và điều hành các hoạt
động chung trong cơ quan, tổ chức và là trung tâm xử lý thông tin phục vụ sự
chỉ đạo, điều hành mọi mặt cơng tác của người lãnh đạo”.
Trong cuốn Giáo trình lý luận về quản trị văn phòng năm 2020 của
PGS.TS Vũ Thị Phụng NXB Đại học Quốc gia Hà Nội cũng có đưa ra định
nghĩa như sau: “Văn phịng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh
đạo, có chức năng đảm bảo thơng tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức,
thực thi và kiểm soát cơng việc thơng qua hoạt động quản lý hành chính.”
Cịn theo cuốn lý luận và thực tiễn về tổ chức và hoạt động của văn phòng
cấp Bộ của Nguyễn Mạnh Cường, Lâm Thu Hằng (chủ biên) có định nghĩa như
4


sau: “Văn phòng là một bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức của một cơ quan, tổ
chức có chức năng tham mưu, tổng hợp; giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo; tổ
chức đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và
kiểm soát cơng việc thơng qua hoạt động quản lý hành chính”.
Tóm lại, dù có rất nhiều cách hiểu khác nhau nhưng cá nhân tôi xin được

lựa chọn theo cách hiểu sau:
“Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có
chức năng đảm bảo thơng tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực
thi và kiểm sốt cơng việc thơng qua hoạt động quản lý hành chính.”
1.1.2. Khái niệm tổ chức
Hiện nay, tùy theo từng phương diện, cách nhìn của mỗi người mà đưa
ra nhiều quan điểm khác nhau về tổ chức cụ thể:
Khi tổ chức là một động từ nó thể hiện hoạt động sắp xếp thiết lập phối
hợp các yếu tố hoặc bộ phận hoạt động thành một chỉnh thể theo một trật tự
hoặc một hệ thống nhất định để đảm bảo mục tiêu đề ra.
Khi tổ chức là một danh từ, đó là một tập hợp trong đó bao gồm nhiều
cá thể hoặc gồm nhiều yếu tố được thiết lập sắp xếp thành một hệ thống với
mục tiêu chung hoặc đặc điểm chung. Ví dụ: các tổ chức đồn thể, tổ chức phi
chính phủ...
Cịn khi tổ chức là tính từ, để chỉ những hoạt động hoặc những thiết chế
những hệ thống đã được sắp đặt điều hành theo một trật tự nhất định có tính
khoa học và quan hệ chặt chẽ với nhau. Ví dụ: cơ quan là một tập thể có tổ
chức, làm việc có tổ chức.
Tóm lại: “Tổ chức là các hoạt động cần thiết để xác định cơ cấu, bộ máy
của hệ thống, xác định những công việc phù hợp với từng nhóm, từng bộ phận
và giao phó các bộ phận cho các nhà quản trị hay người chỉ huy với chức năng
nhiệm vụ và quyền hạn nhất định để thực hiện nhiệm vụ được giao”.
5


1.1.3. Khái niệm cơ cấu tổ chức văn phòng
Về bản chất, cơ cấu tổ chức văn phòng (theo nghĩa rộng) là một tổ chức
có hệ thống, gồm nhiều bộ phận được điều phối một cách có ý thức, nhằm thực
hiện mục tiêu của văn phòng và của tổ chức. Do đó, cơ cấu tổ chức văn phịng
là hoạt động thiết lập hệ thống cấu trúc, bao gồm thiết kế, xây dựng và vận hành

bộ máy văn phòng nhằm đạt được mục tiêu của nhà quản trị.
- Xét theo nghĩa hẹp, cơ cấu tổ chức của văn phòng là việc cấu trúc bên
trong của bộ phận văn phòng là các bộ phận có chức năng tham mưu tổng hợp;
đảm bảo thơng tin, liên lạc, điều kiện làm việc, kiểm soát thủ tục hành chính và
thực hiện các nghi thức lễ tân trong quan hệ đối nội, đối ngoại của các CQ, DN.
Thông thường, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn phịng có thể được thiết
kế thành các phịng/ ban nhỏ bên trong (đối với cơ quan lớn) hoặc chỉ phân định
thành các tổ chuyên môn (đối với cơ quan, doanh nghiệp nhỏ) để đảm nhận các
nhiệm vụ như: văn thư, lưu trữ, công nghệ thông tin, lễ tân, điện - nước, lái xe,
tạp vụ, y tế nội bộ, cải cách hành chính.
1.2. Cấu trúc bộ máy văn phịng
Tùy theo lĩnh vực cũng như đặt điểm hoạt động của từng cơ quan mà sẽ
có cấu trúc bộ máy văn phịng khác nhau. Tuy nhiên, trong cấu trúc bộ máy văn
phịng khơng thể thiếu các bộ phận chủ yếu sau:
Bộ phận hành chính văn thư: thực hiện nhiệm vụ quản lý các công tác
tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi. Tổ chức công
tác lễ tân, khánh tiết, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật
phục vụ cho hoạt động của văn thư.
Bộ phận tổng hợp: Gồm một số chuyên viên có trình độ có nhiệm vụ
nghiên cứu chủ trương đường lối chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chun
mơn có liên quan tư vấn cho thủ trưởng trong cơng tác lãnh đạo, điều hành hoạt
động, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời
6


cho thủ trưởng và đề xuất các phương án giải quyết.
Bộ phận quản trị: thực hiện nhiệm vụ cung cấp kịp thời, đầy đủ các
phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý và sửa chữa
theo dõi sử dụng các phương tiện vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu
quả.

Bộ phận lưu trữ: phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ
các tài liệu liên quan đến hoạt động của cơ quan theo quy định của ngành và
yêu cầu của cơ quan, tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan.
Bộ phận tài vụ: có chức năng dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ quan,
tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo dõi sử dụng kinh phí của các bộ phận
trong cơ quan.
Bộ phận tổ chức nhân sự: xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các
hoạt động như: tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo
dõi, đánh giá lao động, tổ chức công tác khen thưởng, kỹ luật, quản lý hồ sơ
nhân dự.
Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động của
cơ quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc các bộ
phận chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ quan. Phụ
trách văn phòng là Chánh văn phòng. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước
thủ trưởng cơ quan về điều hành và kết quả hoạt động của văn phòng. Giúp
việc cho chánh văn phòng là phó văn phịng chịu trách nhiệm trước Chánh văn
phịng về những việc được phấn công và giải quyết một số cơng việc khi được
sự ủy nhiệm của Chánh văn phịng. Mỗi bộ phận của văn phịng sẽ có một người
phụ trách ( Trưởng phòng hoặc tổ trưởng) chịu trách nhiệm trước Chánh văn
phòng về điều hành và kết quả thực hiện các hoạt động của bộ phận đó.
1.3. Vị trí, chức năng của văn phòng
7


1.3.1. Vị trí, vai trị
Văn phịng là bộ máy tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo cơ quan trọng
công tác quản lý, điều hành. Trong hoạt động quản lý, các quyết định của lãnh
đạo ban hành hầu như đều có sự đóng góp của văn phịng thơng qua những
cơng việc cụ thể như: cung cấp thơng tin, đánh giá tình hình, nghiên cứu các

văn bản pháp luật, đưa ra dự báo và giải pháp. Có thể nói ở vị trí này, văn phòng
được coi là “cánh tay phải”, là “bộ não thứ hai” của các nhà lãnh đạo.
Văn phịng có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo cho hoạt động của
lãnh đạo và cơ quan được trôi chảy, thuận lợi, hiệu quả thơng qua các chương
trình, kế hoạch do văn phịng xây dựng như lịch cơng tác hàng tuần, lịch tiếp
khách; qua việc tổ chức chu đáo khi lãnh đạo tham dự các cuộc họp, hội nghị
hoặc bố trí đầy đủ phương tiện đi lại, kinh phí chi tiêu mỗi khi lãnh đạo đi cơng
tác,... Bên cạnh đó, văn phịng cịn là “bộ lọc” (thu thập, xử lý thơng tin sơ bộ;
đón và tiếp khách ban đầu; soạn thảo văn bản...) giúp cho lãnh đạo không mất
thời gian vào những công việc sự vụ hàng ngày để tập trung vào các vấn đề
chiến lược cho sự phát triển của cơ quan.
Văn phịng là trung tâm, đầu mối thơng tin của cơ quan. Ở vị trí này, văn
phịng có vai trị tổ chức, quản lý, kiểm sốt các nguồn thơng tin và quy trình
nghiệp vụ để đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý của lãnh đạo cũng như
hỗ trợ thông tin nghiệp vụ cho các đơn vị khác.
Văn phịng cũng là nơi truyền đạt mọi thơng tin chính thức ra ngồi cơ
quan. Các thơng tin của văn phịng tiếp nhận, xử lý và cung cấp rất đáng tin cậy
vì đã được xử lý theo quy trình nghiệp vụ có kiểm sốt chặt chẽ. Những thơng
tin văn phịng cung cấp ra ngồi là những thơng tin chính thức của cơ quan.
Văn phòng là nơi tổ chức các hoạt động đối nội - đối ngoại của cơ quan.
Có thể nói, hầu hết các hoạt động giao tiếp chính thức của giữa cơ quan với
công dân, đối tác, khách hàng đều được tổ chức tại trụ sở chính - nơi làm việc
8


của lãnh đạo và bộ máy văn phòng. Việc tiếp đón trọng thị, sự ứng xử lịch thiệp
trong giao tiếp của các cán bộ, nhân viên văn phòng cũng như phong cách làm
việc chuyên nghiệp sẽ làm đối tác, khách hàng hài lịng vì được tơn trọng. Thiết
kế văn phịng hợp lý, khoa học, có tính thẩm mỹ cao cùng với phong cách làm
việc chuyên nghiệp sẽ gây ấn tượng tốt đối với khách. Tất cả những ấn tượng

tốt đẹp đó sẽ góp phần nâng cao vị thế, uy tín của cơ quan, góp phần quảng bá
thương hiệu của cơ quan. Chính vì thế, văn phịng cịn được coi là “bộ mặt” của
cơ quan.
1.3.2. Chức năng
* Tham mưu – tổng hợp:
“Tham mưu” là thuật ngữ chỉ hoạt động tư vấn, góp ý, đề xuất đưa ra các
giải pháp cách thức để giải quyết một vần để, một sự việc liên quan đền chức
năng, nhiệm vụ của đơn vị để lãnh đạo cơ quan xem xét quyết định.
“Tổng hơp” chỉ hoạt động thu thập, phản tích, xử lí các thơng tin liên
quan đến các hoạt động của Văn phịng. Từ đó nhằm tìm ra những thơng tin có
giá trị để tham mưu cho lãnh đạo trong công tác lãnh đạo điều hành.
Chức năng tham mưu của Văn phòng được thể hiện trong các công việc
như:
- Tham mưu trong việc xây dựng bộ máy của văn phòng
- Tham mưu trong việc xây dựng các quy chế nội quy của cơ quan và của
văn phịng
- Tham mưu trong tổ chức cơng tác thơng tin liên lạc, công tác –tiếp dân
- Tham mưu trong xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác của cơ
quan, của văn phịng
- Tham mưu trong tổ chức cơng tác văn thư lưu trữ của cơ quan
- Tham mưu trong tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ
- Tham mưu trong tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan
9


- Tham mưu trong đánh giá kết quả hoạt động của công tác thi đua
* Chức năng đảm bảo hậu cần
Chức năng hậu cần là toàn bộ các hoạt động nhằm đảm bảo các điều kiện
làm việc như đảm bảo cơ sở vật chất hạ tầng, thiết bị, phương tiện, đảm bảo về
âm thanh, ánh sáng, mơi trường, tài chính và các điều kiện khác phục vụ cho

hoạt động hằng ngày của cơ quan. Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không
thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn
phòng xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý các phương tiện
thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm quản lý và sử dụng có hiệu quả.
1.4. Nhiệm vụ văn phòng
Nhiệm vụ của văn phòng là triển khai thực hiện các mục tiêu, nội dung
công việc cụ thể của văn phòng, theo các chức năng của văn phòng. Để thực
hiện các chức năng chủ yếu của mình, Bộ phận văn phòng cần phải thực hiện
các nhiệm vụ chủ yếu sau: Tổ chức bộ máy của văn phòng; Tổ chức xây dựng
và theo dõi chương trình, kế hoạch cơng tác của cơ quan và của Văn phòng; Tổ
chức thu thập xử, lý và đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý; Tổ
chức xây dựng các quy chế hoạt động của cơ quan và văn phòng; Chủ trì hoặc
phối hợp với các đơn vị tổ chức hội họp; Tổ chức quản lý nhân sự thuộc biên
chế của văn phịng; Tổ chức và quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ của cơ quan;
Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan; Tổ chức đảm bảo công tác
hậu cần, y tế, sức khỏe vệsinh môi trường và an toàn lao động trong cơ quan;
Tổ chức đảm bảo công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của cơ quan; Tổ chức đảm
bảo công tác an ninh trật tự, phòng chống thiên tai, cháy nổ; Thực hiện kiểm
tra, giám sát theo sự phân cấp của lãnh đạo; Tổ chức thực hiện một số nhiệm
vụ khác theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan; Tổ chức công tác thi đua, khen
thưởng.

10


CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN
PHÒNG BỘ NỘI VỤ
2.1. Khái quát về Bộ Nội vụ và Văn phòng Bộ Nội vụ
2.1.1. Khái quát về Bộ Nội vụ
Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà

nước về các lĩnh vực: Tổ chức bộ máy hành chính nhà nước; Tổ chức chính
quyền địa phương, quản lý địa giới hành chính; Cán bộ, công chức, viên chức
nhà nước; Tổ chức hội và tổ chức phi Chính phủ Văn thư, lưu trữ nhà nước và
quản lý nhà nước đối với các dịch vụ công trong lĩnh vực quản lý của Bộ theo
quy định của pháp luật.
Bộ Nội vụ được thành lập năm 2002 trên cơ sở đổi tên của Ban Tổ chức
- Cán bộ Chính phủ. Đây là một cơ quan ngang Bộ từ tháng 9 năm 1992, do
một Bộ trưởng, chuyên trách công tác Tổ chức và cán bộ của Hội đồng Bộ
trưởng đứng đầu điều hành.
Ngày 5 tháng 8 năm 2002, Quốc hội ra Nghị quyết số 02/2002/QH11 về
việc quy định danh sách các bộ và cơ quan ngang bộ của Chính phủ. Theo đó,
Bộ Nội vụ mới được thành lập dựa trên cơ sở đổi tên từ Ban Tổ chức - Cán bộ
Chính phủ và tồn tại song song với Bộ Công an Ngày 9 tháng 5 năm 2003, Thủ
tướng Chính phủ ký Nghị định số 45/2003/NĐ-CP, Quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ.
Chức năng, nhiệm vụ
Căn cứ theo Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 1/9/2016 của Chính
phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ
quan ngang bộ, và Nghị định số 34/2017/NĐ-CP ngày 3/7/2017 của Chính phủ
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ, Bộ
có những nhiệm vụ, quyền hạn chính sau đây:
-Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án
11


pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, dự thảo nghị
định của Chính phủ, dự thảo nghị quyết liên tịch giữa Chính phủ với Đồn Chủ
tịch Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam theo chương trình, kế
hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của bộ đã được phê duyệt và các dự án, đề
án, chương trình, nghị quyết theo sự phân cơng của Chính phủ, Thủ tướng

Chính phủ.
- Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Tổ chức hành chính, sự
nghiệp nhà nước; Chính quyền địa phương; Địa giới hành chính và phân loại
đơn vị hành chính; Biên chế, tinh giản biên chế; Cán bộ, công chức, viên chức
nhà nước; Thực hiện cơng tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ; Chính sách tiền lương;
Tổ chức hội và các tổ chức phi chính phủ; Thi đua, khen thưởng; Tơn giáo;
Cơng tác văn thư, lưu trữ nhà nước; Cải cách hành chính nhà nước; Thực hiện
Quy chế dân chủ ở cơ sở và công tác dân vận; Hợp tác quốc tế; Công tác thanh
niên.
-Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện chính sách, pháp luật thuộc phạm vi
quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ. Tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo,
kiến nghị, phản ánh, thực hiện cơng tác phịng, chống tham nhũng, cơng tác
phịng, chống tội phạm theo quy định của pháp luật.
-Chủ trì, phối hợp với các bộ, ngành giải quyết kiến nghị của các cơ quan
nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội theo phân cơng của Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ, đảm bảo thực hiện nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả.
- Hướng dẫn, kiểm tra nghiêm ngặt về việc cho phép các cơ quan, tổ chức
được sử dụng con dấu và việc quản lý, sử dụng con dấu trong quá trình hoạt
động của đơn vị theo quy định của pháp luật.
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ được thực hiện đúng theo quy định của
Nhà nước (xem Phụ lục 01).
12


2.1.2. Khái qt về Văn phịng Bộ Nội vụ
Vị trí, chức năng
Vị trí, chức năng của Văn phịng Bộ Nội vụ được quy định rõ tại Điều
1. Quyết định số 698/QĐ-BNV ngày 20 tháng 4 năm 2018 của Bộ Nội vụ về
Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Văn phòng Bộ, cụ

thể:
1. Văn phòng Bộ Nội vụ là tổ chức thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng
tham mưu giúp Bộ trưởng tổng hợp, đánh giá tình hình hoạt động chung của
Bộ và ngành Nội vụ đưa ra các báo cáo về kết quả hoạt động, tổng hợp thông
tin quản lý phục vụ chỉ đạo, hỗ trợ điều hành, điều phối chương trình làm việc
của Bộ trưởng và các Thứ trưởng, các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ
theo chương trình, kế hoạch công tác và theo chỉ đạo của Bộ trưởng. Thực hiện
nhiệm vụ giúp việc cho Bộ trưởng và các Thứ trưởng trong công tác điều
hành, quản lý, ra quyết định. Tham mưu, quản lý, tổ chức thực hiện công tác
thi đua, khen thưởng,văn thư, lưu trữ, thường trực Ban chỉ đạo xây dựng và áp
dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO vào hoạt động của Bộ
Nội vụ.
2. Văn phịng Bộ có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, thẩm quyền
nhất định, được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng theo quy
định của pháp luật.
Nhiệm vụ và quyền hạn
Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Bộ Nội vụ được quy định tại
Điều 2. Quyết định số 698/QĐ-BNV ngày 20 tháng 4 năm 2018 của Bộ Nội vụ
về Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Văn phòng Bộ, cụ
thể:
1. Chỉ đạo, điều hành các hoạt động của Bộ. Chuẩn bị, soạn thảo nội
dung, chương trình, ghi biên bản và ban hành thông báo kết luận tất cả các cuộc
13


họp, giao ban công tác của Bộ. Là đầu mối liên hệ giao dịch với các Bộ, ngành
địa phương.
2. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ.
3. Thực hiện chế độ thông tin báo cáo và các nhiệm vụ khác của thành
viên Chính phủ theo quy định của Luật Tổ chức Chính phủ và Quy chế làm

việc của Chính phủ.
4. Thực hiện nhiệm vụ giúp việc Bộ trưởng và các Thứ trưởng.
5. Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và truyền thông.
6. Thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ và kiểm soát thủ tục hành chính.
7. Thực hiện cơng tác kế tốn, tài vụ của cơ quan Bộ.là đơn vị dự toán
cấp III của Bộ.
8. Thực hiện chức trách chủ đầu tư theo quy định của pháp luật đối với
những cơng trình tại trụ sở cơ quan Bộ khi được Bộ trưởng giao, đảm bảo minh
bạch, chính xác.
9. Thực hiện các nhiệm vụ quản trị công sở, phục vụ hậu cần cho lãnh
đạo, đảm bảo thực hiện hiệu quả các công việc được giao.
10. Làm thường trực Ban chỉ đạo tổ chức xây dựng, áp dụng, duy trì và
cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO đảm bảo thực hiện
khoa học, chính xác, hiệu quả. Ứng dụng cơng nghệ thơng tin nhằm đổi mới
hiện đại hố trong cơng tác văn phịng theo quy định của pháp luật.
11. Chủ trì hoặc tham gia nghiên cứu khoa học và tham gia tập huấn
chun mơn, nghiệp vụ có nội dung liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của
Văn phòng Bộ và của Bộ.
12. Quản lý cơng chức, người lao động của Văn phịng Bộ theo quy định
của pháp luật và quy định của Bộ Nội vụ.
13. Thực hiện nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật hoặc theo chỉ
đạo của Bộ trưởng.
14


Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Nội vụ
Văn phòng Bộ Nội vụ là bộ phận thực hiện các chức năng tham mưu,
giúp việc cho hoạt động lãnh đạo và quản lý, điều hành. Và cơ cấu tổ chức của
Văn phòng Bộ Nội vụ được quy định rõ tại Khoản 1 Điều 3 Quyết định số
698/QĐ-BNV ngày 20 tháng 4 năm 2018 của Bộ Nội vụ về Quy định chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Văn phòng Bộ(xem Phụ lục 02).
2.2. Thực trạng cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Nội vụ
2.2.1. Cấu trúc của bộ máy Văn phòng Bộ Nội vụ
Hiện nay, cấu trúc của bộ máy Văn phịng Bộ Nội vụ gồm có: 01 Chánh
Văn phịng và 02 Phó Chánh Văn phịng. Chánh Văn phịng và Phó Chánh Văn
phịng theo quy định sẽ do Bộ trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức theo
quy quy định của pháp luật và của bộ nội vụ.
Để góp phần thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ được giao thì Văn
phịng Bộ được tổ chức thành 07 bộ phận, nhằm đảm bảo các chức năng, nhiệm
vụ của văn phịng đều có bộ phận phụ trách, các cơng việc được thực hiện linh
hoạt, hiệu quả và không bị chồng chéo.
- Phịng Tổng hợp – Thư ký
Gồm có 09 cán bộ, cơng chức. Trong đó có 01 Trưởng phịng, 01 Phó
Trưởng phịng và 07 chun viên (trong đó có 04 chuyên viên là thư ký cho các
Thứ trưởng) các cán bộ, công chức sẽ thực hiện nhiệm vụ, chức năng chuyên
trách sau:
Thực hiện chỉ đạo và điều hành tất cả các hoạt động của Bộ. Chuẩn bị
các nội dung, chương trình, ghi chép các nội dung, lập biên bản và ra thông báo
kết luận các cuộc họp, giao ban công tác của Bộ, thực hiện chức năng liên hệ
giao dịch với các Bộ ngành và địa phương.
Thực hiện xây dựng báo cáo định kỳ, đột xuất, báo cáo chuyên đề về
cơng tác chỉ đạo, điều hành và tình hình thực hiện chương trình cơng tác của
15


Bộ Nội vụ. Tổ chức xây dựng chương trình, lịch làm việc của Lãnh đạo Bộ.
Thực hiện nhiệm vụ kiểm tra giám sát thủ tục, nội dung, thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản trước khi trình Lãnh đạo Bộ, đảm bảo tính chính xác trong
cơng việc, tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo, bảo đảm thực hiện các quy định
theo quy trình ISO đã được Bộ trưởng ban hành. Phối hợp với đơn vị chức năng

liên quan chuẩn bị sẵn sàng nội dung, chương trình, ghi biên bản đầy đủ và
soạn thảo thông báo kết luận các cuộc họp, buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ với
các bộ, ngành, địa phương, cơ quan, đơn vị.
- Phịng Kế tốn – Tài vụ
Gồm có 05 cán bộ, nhân viên. Trong đó cũng có 01, Trưởng phịng 01
Phó Trưởng phịng, 01 Thủ quỹ và 02 chuyên viên, thực hiện các chức năng,
nhiệm vụ cụ thể sau:
Thực hiện chức năng tham mưu cho Chánh Văn phịng về cơng tác quản
lý hoạt động tài chính và chế độ kế tốn của Văn phịng. Thực hiện việc xây
dựng và tiến hành thực hiện triển khai các kế hoạch tài chính ngắn hạn và dài
hạn cho đơn vị trong thẩm quyền theo quy định. Có trách nhiệm trong công tác
thông báo và giám sát thu đúng, thu đủ, kịp thời các khoản thu, nộp của các đơn
vị.
Thực hiện công tác thu thập,tổng hợp,làm báo cáo về kết quả về hoạt
động tài chính của đơn vị đảm bảo trung thực, chính xác theo chế độ kế toán
theo quy định hiện hành. Bảo quản, lưu trữ các chứng từ kế tốn theo quy định.
- Phịng Thi đua – Khen thưởng và Truyền thơng
Gồm có 07 cán bộ, nhân viên. Trong đó có 01, Trưởng phịng 01 Phó
Trưởng phòng, 01 Thủ quỹ và 05 chuyên viên, thực hiện các chức năng, nhiệm
vụ cụ thể sau:
Làm thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng của Bộ và của ngành
Nội vụ. Thực hiện chức năng tham mưu, đề xuất cho Lãnh đạo Bộ và Hội đồng
16


Thi đua - Khen thưởng tổng hợp, phân tích, báo cáo rõ ràng chủ trương, chính
sách pháp luật của Nhà nước về lĩnh vực thi đua, khen thưởng của Bộ và ngành
Nội vụ.
Thực hiện chức năng tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch, nội
dung phát động các phong trào thi đua thường niên, các dịp ngày lễ kỷ niệm

trong Bộ và ngành Nội vụ, khuấy động tinh thần tham gia hoạt động tập thể của
các cá nhân trong đơn vị.Chịu trách nhiệm làm đầu mối tổ chức các phong trào
thi đua, tổng kết, rút kinh nghiệm, nhân rộng điển hình tiên tiến, nhận trách
nhiệm đi đầu làm gương trong phong trào thi đua trong phạm vi tại đơn vị.Tiếp
nhận văn bản hướng dẫn và truyền thông, phổ biến, hướng dẫn, tập huấn về
công tác thi đua, khen thưởng cho các đơn vị liên quan trong công tác Thi đua
– Khen thưởng. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan trực tiếp hướng dẫn
thực hiện tổ chức các hoạt động tuyên truyền về thành tựu và hoạt động của
đơn vị, cổ động tinh thần của các cán bộ trong văn phòng.
- Phòng Văn thư - Lưu trữ và Kiểm sốt thủ tục hành chính
Gồm có 06 cán bộ, nhân viên trong đó có 01, Trưởng phịng 02 Phó
Trưởng phòng và 03 chuyên viên, thực hiện các chức năng, nhiệm vụ cụ thể
sau:
Thực hiện công việc tiếp nhận, đăng ký và phân loại, trực tiếp thực hiện
việc xử lý văn bản đến, văn bản đi của Bộ theo quy định.Tiếp nhận và cung cấp
các văn bản quy phạm pháp luật do Bộ Nội vụ ban hành sau đó chuyển đến các
cơ quan liên quan theo quy định hiện hành. Hướng dẫn, kiểm tra nghiêm túc
việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật đối
với các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ theo quy định của pháp luật.Sao
chụp văn bản, tài liệu phục vụ công tác chung của Bộ đảm bảo tình chính xác
và cẩn thận trong cơng việc,ln sẵn sàng cung cấp báo, tạp chí, bản tin phục
vụ cơng tác của Lãnh đạo Bộ và các đơn vị khối cơ quan Bộ.Tổ chức thực hiện
17