BÁO cáo THỰC tập: CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN THẠCH THẤT, PHÒNG GIÁO DỤC ĐÀO TẠO HUYỆN THẠCH THẤT

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Lớp Thư ký văn phòng 14A

MỤC LỤC
MỤC LỤC................................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
NỘI DUNG...............................................................................................................3
CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH THẤT, PHÒNG GIÁO
DỤC & ĐÀO TẠO HUYỆN THẠCH THẤT.......................................................3
1.1.Vị trí, chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất:.........................3
1.1.1 Vị trí , chức năng:............................................................................................................................3
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:...................................................................................................................5
1.2. Vị trí, chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Giáo dục và đào tạo huyện Thạch Thất:........5
1.2.1. Vị trí, chức năng:............................................................................................................................5
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:...................................................................................................................6
1.3. Cơ cấu tổ chức:..................................................................................................................................8
1.3.1. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất:.............................................................8
1.3.2. Cơ cấu tổ chức của Phòng Giáo dục & đào tạo huyện Thạch Thất:...........................................13

CHƯƠNG II:CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ NGHIỆP VỤ
THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH THẤT,
PHÒNG GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO HUYỆN THẠCH THẤT..........................17
2.1. Công tác hành chính văn phòng:....................................................................................................17
2.1.1. Công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Thạch Thất:.................................................17
2.1.2. Công tác hành chính văn phòng của Phòng GD& ĐT huyện Thạch Thất:...................................19
2.2. Nghiệp vụ Thư ký văn phòng:.........................................................................................................20
2.2.1. Một số quan niệm về Thư ký văn phòng:....................................................................................20
2.2.2. Vị trí của Thư ký văn phòng:........................................................................................................21
2.2.3. Nhiệm vụ của Thư ký văn phòng:................................................................................................23

CHƯƠNG III. NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ.................................41
1.Ưu điểm...............................................................................................................................................41
2.Nhược điểm.........................................................................................................................................41

Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Lớp Thư ký văn phòng 14A

3.Đề xuất và kiến nghị............................................................................................................................41

KẾT LUẬN............................................................................................................42
LỜI CẢM ƠN........................................................................................................43
PHỤ LỤC.................................................................................................................1

Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Lớp Thư ký văn phòng 14A

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, công tác Thư ký văn phòng đang dần khẳng định vị trí và tầm
quan trọng của mình trong các cơ quan, tổ chức. Công việc chính của ngành Thư
ký văn phòng là tham gia tổ chức lưu trữ các hồ sơ, công tác soạn thảo văn bản,
vào sổ công văn đi – đến , chuyển giao văn bản , duyệt văn bản, lập hồ sơ hiện
hành,...
Hoạt động của công tác thư ký văn phòng đóng góp một phần không nhỏ
vào sự phát triển của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức. Thư ký văn phòng là trợ lý
đắc lực của lãnh đạo là mắt xích quan trọng giữa lãnh đạo với nhận viên. Vì vậy,
nghiệp vụ Thư ký văn phòng cần được tổ chức một cách khoa học và có hiệu quả
cao.
Là sinh viên đang theo học chuyên ngành Thư ký văn phòng – Quản trị văn
phòng khóa học 2014 – 2017 của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, với phương châm
gắn liền lý luận với thực tiễn trong công tác đào tạo của trường. Với mục đích củng
cố kiến thức và giúp cho sinh viên có điều kiện cọ sát thực tế khoa đã tạo điều
kiện cho chúng em được đi thực tập ngành nghề mà chúng em đang theo học.
Trong đợt thực tập tại văn phòng Phòng Giáo dục & đào tạo huyện Thạch Thất với
tiêu chí vận dụng những kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế, học hỏi
thêm những kiến thức mới trong quá trình kiến tập tại cơ quan. Sau bốn tuần được
phân công thực tập về mảng văn phòng, với sự giới thiệu của nhà trường và sự
đồng ý của cán bộ phòng Văn thư lưu trữ, Hành chính văn phòng em đã có điều
kiện học hỏi thêm những kiến thức thực tế dưới sự hướng dẫn tận tình của cán bộ
cơ quan để em có thể hoàn thành được bài báo cáo một cách đầy đủ.
Em xin trân thành cảm ơn đến Ban giám hiệu, quý thầy cô khoa Quản trị
văn phòng, giảng viên Trương Thị Mai Anh và toàn thể cán bộ phòng Văn thư lưu
trữ, Hành chính văn phòng của Phòng Giáo dục & đào tạo huyện Thạc Thất đã giới
thiệu, tiếp nhận, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập.

Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân

1

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Lớp Thư ký văn phòng 14A

Do thời gian thực tập có hạn nên bài báo cáo của em còn nhiều sai sót, mong
quý thầy cô góp ý để bài báo cáo của em hoàn thiện hơn và để em khắc phục được
những thiếu sót, có thêm kinh nghiệm cho công việc sau này.
Em xin trân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 16 tháng 4 năm 2017
SINH VIÊN

Phí Thị Minh Ngân

Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân

2

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Lớp Thư ký văn phòng 14A

NỘI DUNG
CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ

CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH THẤT, PHÒNG GIÁO
DỤC & ĐÀO TẠO HUYỆN THẠCH THẤT
1.1. Vị trí, chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân
huyện Thạch Thất:
1.1.1 Vị trí , chức năng:
-Vị trí của Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất:
+ Vị trí pháp lý :
Ủy ban nhân dân huyện là một cơ quan hành chính nhà nước của hệ thống
hành chính Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Đây là cơ quan thực thi pháp
luật tại cấp huyện. Các chức danh của Ủy ban nhân dân được Hội đồng nhân dân
cấp tương ứng bầu ra và có nhiệm kỳ trùng với nhiệm kỳ của Hội đồng nhân dân.
Người đứng đầu Ủy ban nhân dân là Chủ tịch Ủy ban nhân dân, thường là phó bí
thư Đảng ủy Đảng Cộng sản Việt Nam cấp tương ứng. Quyền hạn của Ủy ban nhân
dân được quy định tại Hiến pháp nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam và
Luật Tổ chức Chính quyền địa phương. Ủy ban nhân dân cấp huyện có các cơ quan
giúp việc như: các Phòng chuyên môn của huyện.
+ Vị trí địa lý:
Huyện Thạch Thất thuộc tỉnh Hà Tây cũ , nay thuộc Thành phố Hà Nội .
Huyện Thạch Thất nằm phía Tây Bắc thành phố Hà Nội, là vùng bán sơn địa, có
tọa độ địa lý từ 20 độ 58 phút 23 đến 21 độ 06 phút 10 vĩ độ bắc từ 105 độ 27 phút
54 đến 105 độ 38 phút 22 kinh độ đông. Huyện phía bắc và đông bắc giáp huyện
Phúc Thọ, phía đông nam và nam giáp huyện Quốc Oai, phía tây nam và nam giáp
tỉnh Hòa Bình, phía tây giáp TX. Sơn Tây. Thạch thất là khu vực chuyển tiếp giữa
vùng núi và trung du phía Bắc với vùng đồng bằng. Nhìn chung địa hình thấp dần
từ Tây sang Đông và chia thành hai dạng địa hình chính:
+ Dạng địa hình bán sơn địa, đồi gò: Độ cao trung bình so với mặt nước biển
từ 10 m đến hơn 15 m. Đất phát triển trên nền đá đã phong hóa nhiều nơi có lớp đá
ong ở tầng sâu 20 - 50cm.
Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân

3

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Lớp Thư ký văn phòng 14A

+ Dạng địa hình đồng bằng: bên bờ trái sông Tích, địa hình khá bằng phẳng,
độ cao trung bình khoảng từ 3 đến 10 m so với mặt biển. Trong khu vực cũng có
nhiều điểm trũng tạo thành các hồ đầm nhỏ.
-Dân số, diện tích và văn hóa :
+Huyện Thạch Thất bao gồm 1 thị trấn Liên Quan và 22 xã: Bình Phú,
Bình Yên, Cẩm Yên, Cần Kiệm, Canh Nậu, Chàng Sơn, Đại Đồng, Dị Nậu, Đồng
Trúc, Hạ Bằng, Hương Ngải, Hữu Bằng, Kim Quan, Lại Thượng, Phú Kim, Phùng
Xá, Tân Xã, Thạch Hòa, Thạch Xá, Tiến Xuân, Yên Bình, Yên Trung.
+Huyện Thạch Thất có tổng diện tích là 202,5km² ,số dân: 179.060 người,
mật độ dân số là 884 người/km² với thành phần dân tộc là người Kinh và người
Mường
+Thạch Thất nổi tiếng với nhiều làng nghề nổi tiếng của xứ Đoài, như nghề
Mộc Chàng Sơn, Dệt Hữu Bằng, Đan lát Bình phú Sắt Phùng Xá, làm bánh chè
lam Thạch Xá và kẹo trà lam Đại Đồng, vv.... Hiện nay một số nơi tại huyện Thạch
Thất như Làng Chàng Sơn,Thôn Phú Hòa (Làng Ra) xã Bình Phú, Thạch Xá vẫn
còn lưu giữ bộ môn nghệ thuật dân gian "Múa rối nước". Hàng năm vào dịp lễ tết,
hội làng vẫn tổ chức biểu diễn.
Bên cạnh đó huyện Thạch Thât có truyền thống khoa bảng từ lâu đời, có thể
kể đến như: Thạch Thất là quê hương của Phí Thạc (Đệ nhị giáp tiến sĩ xuất thân),
"Trạng Bùng" Phùng Khắc Khoan, Đình nguyên Hoàng giáp Nguyễn Đăng Huân
(1804-1838), danh nhân văn hóa Nguyễn Tử Siêu, nhà viết kịch Tào Mạt, nhà thơ

Bằng Việt. Thạch Thất cũng là quê hương của võ sư Nguyễn Lộc (1912-1960),
người sáng lập môn Vovinam (Việt Võ Đạo).
-Chức năng của Huyện ủy Thạch Thất:
+ Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất là cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương, chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội và cơ quan
nhà nước cấp trên.
+ Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất chịu trách nhiệm chấp hành hiến
pháp, luật, các văn bản của cơ quan cấp trên nhằm đảm bảo chủ trương, biện pháp
phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng an ninh và thực hiện các chính sách
Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân

4

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Lớp Thư ký văn phòng 14A

khác trên địa bàn huyện.
+ Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất thực hiện chức năng quản lý nhà
nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy
hành chính từ trung ương đến địa phương.
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:
(Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015)
1. Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung quy
định tại các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của Luật này và
tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện.
2. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan

chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện.
3. Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triển
kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch,
nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm
dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên nước,
tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ
môi trường trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật.
4. Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp
và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa
học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xã
hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành chính tư
pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.
5. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp,
ủy quyền.
6. Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức khác
thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện.
1.2. Vị trí, chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Giáo dục và đào
tạo huyện Thạch Thất:
1.2.1. Vị trí, chức năng:
1. Phòng Giáo dục và Đào tạo Thạch Thất là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ

Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân

5

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Lớp Thư ký văn phòng 14A

ban nhân dân huyện Thạch Thất, có chức năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo,
bao gồm: mục tiêu, chương trình, nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà
giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị
trường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ, bảo đảm
chất lượng giáo dục và đào tạo.
2. Phòng Giáo dục và Đào tạo Thạch Thất có tư cách pháp nhân, có con dấu
và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của
Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm
tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:
1. Trình Uỷ ban nhân dân huyện:
a) Dự thảo văn bản hướng dẫn thực hiện cơ chế chính sách, pháp luật, các
quy định của Uỷ ban nhân dân TP. Hà Nội về hoạt động giáo dục trên địa bàn;
b) Dự thảo quyết định, chỉ thị, kế hoạch 5 năm, hàng năm và chương trình,
nội dung cải cách hành chính nhà nước về lĩnh vực giáo dục và đào tạo trên địa
bàn;
c) Dự thảo quy hoạch mạng lưới các trường trung học cơ sở, trường phổ
thông có nhiều cấp học (trừ cấp trung học phổ thông), trường tiểu học, cơ sở giáo
dục mầm non và Trung tâm học tập cộng đồng trên địa bàn theo hướng dẫn của Sở
Giáo dục và Đào tạo Hà Nội;
d) Dự thảo các quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách, đình chỉ hoạt động,
giải thể các các cơ sở giáo dục công lập, gồm: trường trung học cơ sở, trường phổ
thông có nhiều cấp học (trừ cấp trung học phổ thông), trường tiểu học, cơ sở giáo
dục mầm non; cho phép thành lập, đình chỉ hoạt động, giải thể các trường, các cơ
sở giáo dục ngoài công lập thuộc quyền quản lý của Uỷ ban nhân dân huyện theo
quy định của pháp luật.
2. Hướng dẫn và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm

pháp luật, chương trình, kế hoạch phát triển giáo dục ở địa phương sau khi được
cấp có thẩm quyền phê duyệt; hướng dẫn, tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách
Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân

6

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Lớp Thư ký văn phòng 14A

về xã hội hóa giáo dục; huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực để phát triển sự
nghiệp giáo dục trên địa bàn; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và thông
tin về giáo dục; chỉ đạo và tổ chức thực hiện cải cách hành chính nhà nước thuộc
lĩnh vực giáo dục trên địa bàn; thực hiện mục tiêu, chương trình nội dung, kế
hoạch, chuyên môn, nghiệp vụ, các hoạt động giáo dục, phổ cập giáo dục; công tác
tuyển sinh, thi cử, xét duyệt, cấp phát văn bằng, chứng chỉ đối với các cơ sở giáo
dục và đào tạo trên địa bàn.
3. Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện đào tạo, bồi dưỡng nhà giáo và
cán bộ quản lý giáo dục các ngành học, cấp học trong phạm vi quản lý của huyện
sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
4. Tổ chức ứng dụng các kinh nghiệm, thành tựu khoa học công nghệ tiên
tiến trong giáo dục, tổng kết kinh nghiệm, sáng kiến của địa phương.
5. Hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra và tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen
thưởng đối với các cơ sở giáo dục và đào tạo trên địa bàn; xây dựng và nhân điển
hình tiên tiến về giáo dục trên địa bàn huyện.
6. Hướng dẫn, kiểm tra các cơ sở giáo dục và đào tạo công lập thuộc phạm
vi quản lý của huyện xây dựng kế hoạch biên chế; tổng hợp biên chế của các cơ sở

giáo dục công lập thuộc phạm vi quản lý của huyện, trình cấp có thẩm quyền quyết
định.
7. Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thực
hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về nhiệm vụ, tổ chức, biên chế, tài chính
các cơ sở giáo dục và đào tạo công lập theo phân cấp của Ủy ban nhân dân TP. Hà
Nội và quy định của pháp luật.
8. Phối hợp với Phòng Tài chính - Kế hoạch lập dự toán và phân bổ ngân
sách giáo dục, dự toán chi các chương trình mục tiêu quốc gia hàng năm về giáo
dục của huyện theo hướng dẫn của Sở Giáo dục và Đào tạo và Sở Tài chính.
9. Kiểm tra, thanh tra và xử lý vi phạm theo thẩm quyền việc thực hiện
chính sách, pháp luật, kế hoạch, chương trình, đề án và các quy định của cấp có
thẩm quyền trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo; giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến
nghị của công dân về lĩnh vực giáo dục thuộc thẩm quyền; thực hành tiết kiệm,
Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân

7

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Lớp Thư ký văn phòng 14A

phòng chống tham nhũng, lãng phí theo quy định của pháp luật.
10. Quản lý biên chế, thực hiện tuyển dụng, hợp đồng làm việc, điều động,
luân chuyển, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ và thực hiện chế độ,
chính sách, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao
động thuộc phạm vi quản lý của Phòng theo quy định của pháp luật và uỷ quyền
của Ủy ban nhân dân huyện.

11. Quản lý tài chính, tài sản, cơ sở vật chất được giao theo quy định của
pháp luật và uỷ quyền của Ủy ban nhân dân huyện.
12. Thực hiện công tác báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện
nhiệm vụ được giao với Ủy ban nhân dân huyện và Sở Giáo dục và Đào tạo.
13. Thực hiện những nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện
giao và theo quy định của pháp luật.
1.3. Cơ cấu tổ chức:
1.3.1. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất:
- Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất gồm: 01 Chủ tịch
và 03 Phó chủ tịch, các ủy viên Uỷ ban nhân dân và các phòng chuyên môn.
1. Ông Trần Đức Nguyên– Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện.
Là người lãnh đạo điều hành toàn bộ hoạt động của Uỷ ban nhân dân
huyện, chịu trách nhiệm cá nhân về thực hiện quyền, nhiệm vụ của mình theo quy
định của luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân. Chủ tịch UBND
huyện chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ và nghiêm túc các nhiệm vụ và quyền
hạn mà Luật tổ chức HĐND và UBND đã quy định.
Chủ tịch UBND huyện lãnh đạo công tác của tập thể UBND huyện, thủ
trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, Chủ tịch UBND các xã, thị
trấn. Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các công việc lớn, quan trọng, các vấn đề có tính
chiến lược trên tất cả các lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện,
phụ trách các lĩnh vực sau:
+ Chiến lược, kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội dài hạn, ngắn hạn; công tác
quy hoạch, tài chính, tín dụng, địa giới hành chính, tài nguyên môi trường;
+ Công tác đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, quốc phòng,

Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân

8

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Lớp Thư ký văn phòng 14A

quân sự địa phương,chỉ đạo chung công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo
của công dân;
+ Công tác cải cách hành chính, công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, quy chế lề
lối làm việc, chương trình công tác của UBND huyện; những vấn đề chung về
công tác thi đua khen thưởng;
+ Công tác đối nội, đối ngoại của huyện;
+ Những giải pháp quan trọng có tính đột phá trong từng thời gian mà Chủ
tịch UBND huyện thấy cần trực tiếp chỉ đạo điều hành;
2. Ông Nguyễn Mạnh Hồng- Phó Chủ tịch thường trực Uỷ ban nhân
dân huyện.
Chủ trì điều phối hoạt động của UBND huyện khi Chủ tịch UBND vắng
mặt, phụ trách các lĩnh vực : Xây dựng cơ bản, giao thông vận tải, quản lý đất đai,
tài nguyên môi trường, tài chính, tín dụng, chương trình thực hành tiết kiệm, chống
lãng phí.
3. Ông Kiều Hoàng Tuấn - Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện.
Phụ trách các lĩnh vực : Nông nghiệp-PTNT, Lâm nghiệp, Thuỷ lợi, thuỷ
sản, Công nghiệp, khoa học công nghệ, thương mại, dịch vụ, cụm, điểm công
nghiệp, phụ trách công tác GPMB, trực tiếp làm chủ tịch Hội đồng giải phóng mặt
bằng các dự án
4. Ông Trần Kim Loan- Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện
Phụ trách lĩnh vực : Văn hoá xã hội : bao gồm các lĩnh vực : Giáo dục – đào
tạo, Y tế, dân số, gia đình và trẻ em, lao động việc làm, đào tạo dạy nghề, chính
sách xã hội, BHXH, xoá đói giảm nghèo, văn hoá, thông tin, thể thao, du lịch, phát
thanh truyền thanh, truyền hình, tôn giáo, dân tộc và các vấn đề xã hội khác.

5. Các phòng, ban chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân được chủ tịch phân
công công việc.
6. Các phòng, ban chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện là cơ quan
tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở
địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự chỉ đạo của chủ tịch
Uỷ ban nhân dân huyện.
- 12 Phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện Thạch Thất:
Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân

9

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Lớp Thư ký văn phòng 14A

1. Văn phòng HĐND-UBND huyện Thạch Thất
Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Thạch Thất, có chức năng tham
mưu tổng hợp cho HĐND và UBND huyện về hoạt động của HĐND và UBND;
tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND
huyện; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND huyện
và các cơ quan nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt
động của HĐND và UBND huyện. Văn phòng HĐND-UBND huyện tham mưu
giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc.
2. Phòng Nội vụ huyện :
Tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về
các lĩnh vực : Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước, cải
cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức,

viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn
thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo, thi đua khen thưởng và chịu sự chỉ đạo hướng dẫn
kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Nội vụ thành phố Hà Nội.
3. Phòng Tài nguyên và Môi trường:
Tham mưu, giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước về đất đai,
tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường; chịu sự chỉ đạo và hướng dẫn
về chuyên môn của Sở Tài nguyên và Môi trường thành phố Hà Nội.
4. Phòng Tài chính – Kế hoạch:
Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý về nhà nước về
tài chính, tài sản, kế hoạch và đầu tư, đăng ký kinh doanh, tổng hợp thống nhất
quản lý về kinh tế tập thể, kinh tế tư nhận theo quy định của pháp luật; chịu sự chỉ
đạo hướng dẫn kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Tài chính và Sở Kế
hoạch đầu tư thành phố Hà Nội.
5. Phòng Giáo dục và Đào tạo:
Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về
giáo dục và đào tạo trên điạ bàn huyện; chịu sự chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra về
chuyên môn nghiệp vụ của Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hà Nội.
6. Phòng Văn hoá – Thông tin :
Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân

10

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Lớp Thư ký văn phòng 14A

Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn

hoá, gia đình, thể dục, thể thao và du lịch; báo chí, xuất bản; bưu chính và chuyển
phát, viễn thông và internet, công nghệ thông tin, cơ sở hạ tầng thông tin, phát
thanh trên địa bàn; chiụ sự chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ
của Sở Văn hoá thông tin và Sở Thể dục thể thao, Sở Thông tin truyền thông thành
phố Hà Nội
7. Phòng Tư pháp:
Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về
công tác xây dựng và thi hành văn bản quy phạm pháp luật, kiểm tra, xử lý văn bản
quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật, thi hành án dân sự, chứng thực,
hộ tịch, trợ giúp pháp lý, hoà giải ở cơ sở và công tác tư pháp khác theo quy định
của pháp luật; chịu sự chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của
Sở Tư pháp thành phố Hà Nội.
8. Thanh tra huyện:
Có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo; thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cao và phòng chóng tham nhũng theo
quy định của pháp luật; chịu sự hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Thanh tra
thành phố.
9. Phòng y tế:
Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về y tế
trên địa bàn huyện; chịu sự chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ
của Sở y tế thành phố Hà Nội.
10. Phòng Lao động –TB và xã hội huyện :
Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh
vực lao động, người có công và xã hội; thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo
sự uỷ quyền của UBND huyện và theo quy định của pháp luật; chịu sự hướng dẫn
về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Lao động TBXH thành phố Hà Nội.
11. Phòng Kinh tế (trên cơ sở sẽ sáp nhập Phòng Công thương và Phòng
Nông nghiệp-PTNT hiện nay)
Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân

11

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Lớp Thư ký văn phòng 14A

Có chức năng tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về công thương, khoa học và công nghệ, nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ
lợi, thuỷ sản, phát triển nông thôn; phát triển kinh tế hộ, kinh tế trang trại nông
thôn, kinh tế hợp tác xã nông, lâm, ngư nghiệp gắn với ngành nghề, làng nghề
nông thôn trên địa bàn. chịu sự hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Công
thương, Khoa học công nghệ, Nông nghiệp, Công nghiệp thành phố Hà Nội.
12. Phòng Quản lý đô thị :
Có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về kiến trúc, quy họach xây dựng, phát triển đô thị; nhà ở và công sở, vật
liệu xây dựng; giao thông vận tải; hạ tầng kỹ thuật đô thị và nông thôn trên địa bàn.
Chịu sự hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Quy hoạch kiến trúc, Sở Xây
dựng, Giao thông thành phố Hà Nội.
06 đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện là :
1. Trung tâm Văn hóa thông tin thể thao
2. Hội chữ thập đỏ
3 . Ban bồi thường GPMB
4 . Ban quản lý các dự án ĐTXD huyện
5. Trung tâm giáo dục nghề nghiệp- giáo dục thường xuyên
6.Trung tâm Dân số huyện
- Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện giúp UBND huyện thực hiện

chức năng quản lý nhà nước một hoặc nhiều ngành, lĩnh vực trên địa bàn huyện
theo quy định của pháp luật và đảm bảo sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh
vực công tác từ thành phố đến cơ sở. Phòng chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp của
UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo và hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ
của Sở quản lý ngành, lĩnh vực của thành phố. Mỗi phòng có Trưởng phòng, có từ
02 đến 03 Phó Trưởng phòng và các cán bộ, công chức chuyên môn. Văn phòng
HĐND-UBND huyện có Chánh Văn phòng và 03 Phó Chánh Văn phòng, Thanh
tra huyện có Chánh Thanh tra và 02 Phó Chánh Thanh tra.
Các đơn vị sự nghiệp có 01 thủ trưởng và có từ 01 đến 02 phó Thủ trưởng và
các viên chức giúp việc
Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân

12

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Lớp Thư ký văn phòng 14A

Biên chế của các phòng, đơn vị sự nghiệp được UBND huyện phân bổ nằm
trong tổng biên chế của UBND huyện được UBND thành phố giao hàng năm.
-Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thạch Thất:
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
huyện

Phó chủ tịch phụ

Phó chủ tịch phụ trách

trách văn hóa- xã hội

Ph
Nội
vụ

Ph
Lao
động
TB
-XH

Ph
GD
&
ĐT

Ph
VHTT

Ph
Tư
pháp

Phó chủ tịch phụ trách

kinh tế

Ph

Y
tế

Văn
phòng

Phòng
Tài
chính
kế
hoạch

Phòng
Nông
nghiệp
- PTNT

quản lý đất đai

Phòng
Công
thương

Ph
Ph
Tài Than
nguy h tra
ên
MT

1.3.2. Cơ cấu tổ chức của Phòng Giáo dục & đào tạo huyện Thạch Thất:
Cơ cấu tổ chức của Phòng GD&ĐT huyện Thạch Thất gồm : 1 Trưởng
phòng, 2 Phó phòng và các cán bộ, chuyên viên thuộc các tổ chuyên môn của
phòng.
- Trưởng phòng GD&ĐT huyện Thạch Thất - Bà Nguyễn Thị Bích
Ngọc :
Trưởng Phòng Giáo dục và Đào tạo là người đứng đầu Phòng Giáo dục và
Đào tạo chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp
huyện và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và toàn bộ
hoạt động của Phòng Giáo dục và Đào tạo, cụ thể như sau:
Căn cứ các quy định hiện hành của pháp luật và phân công của Ủy ban nhân
dân cấp huyện, ban hành quy chế làm việc, chế độ thông tin báo cáo của phòng và
chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện quy định đó;
Chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp
huyện trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Giáo dục
Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân

13

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Lớp Thư ký văn phòng 14A

và Đào tạo quy định tại Thông tư liên tịch này theo thẩm quyền và các công việc
được Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện phân công hoặc ủy
quyền; thực hành tiết kiệm chống lãng phí và chịu trách nhiệm khi để xảy ra tình
trạng tham nhũng, lãng phí gây thiệt hại trong cơ quan và các cơ sở giáo dục thuộc

thẩm quyền quản lý;
- Có trách nhiệm báo cáo với Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân cấp
huyện về tổ chức, hoạt động giáo dục của Phòng Giáo dục và Đào tạo; báo cáo
công tác, cung cấp tài liệu trước Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện
hoặc Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dân
khi có yêu cầu; phối hợp với Trưởng phòng khác và người đứng đầu tổ chức chính
trị - xã hội cấp huyện giải quyết những vấn đề liên quan trong việc thực hiện nhiệm
vụ của Phòng Giáo dục và Đào tạo;
- Tham gia phối hợp với Trưởng phòng Nội vụ thực hiện quy trình, trình
Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện: Quyết định bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn
nhiệm, luân chuyển, cách chức, giáng chức đối với người đứng đầu, cấp phó người
đứng đầu, công nhận, không công nhận hội đồng trường các cơ sở giáo dục trực
thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện; quyết định công nhận, không công nhận hội
đồng quản trị, chủ tịch hội đồng quản trị, hiệu trưởng, phó hiệu trưởng các cơ sở
giáo dục ngoài công lập thuộc thẩm quyền quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân
cấp huyện theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý tổ chức cán bộ của Ủy
ban nhân dân cấp tỉnh;
- Làm chủ Tài khoản cơ quan Phòng GD& ĐT huyện Thạch Thất
- Phụ trách trực tiếp và chỉ đạo: Hoạt động của tổ Hành chính; công tác
chuyên môn cấp Tiểu học; công tác thanh tra; công tác tổ chức cán bộ; công tác
quy hoạch, kế toán, tài chính,xã hội hóa giáo dục, xây dựng trường chuẩn Quốc
gia; trưởng ban thi đua - khen thưởng – kỷ luật ngành GD& ĐT huyện; công tác
tham mưu cấp ủy chính quyền địa phương, công tác đối ngoại, phối kết hợp với
các phòng ban chuyên môn của huyện và thành phố,...
- Phó phòng GD&ĐT huyện Thạch Thất:
Phó phòng Giáo dục và Đào tạo giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi
một số mặt công tác, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về
nhiệm vụ được phân công. Khi Trưởng phòng vắng mặt, một Phó phòng được
Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân

14

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Lớp Thư ký văn phòng 14A

Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành hoạt động của phòng;
+ Ông Nguyễn Trung Hưng:
Giúp Trưởng phòng chỉ đạo toàn diện các hoạt động cấp THCS và các nhiệm
vụ được ủy quyền. Phụ trách trực tiếp và chỉ đạo các hoạt động sau: Công tác
chuyên môn cấp THCS; công tác phổ cập giáo dục toàn ngành, phổ cập GD bậc
Trung học, phổ cập Tiểu học đúng độ tuổi- chống mù chữ; công tác quản lí thi và
kiểm định chất lượng giáo dục; giải quyết đơn thư, khiếu nại tố cáo thuộc lĩnh vực
được phân công phụ trách, công tác giáo dục quốc phòng, Đoàn- Đội...Thực hiện
các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công.
+ Bà Đỗ Thị Thúy Nga:
Giúp Trưởng phòng chỉ đạo toàn diện các hoạt động bậc mầm non và các
nhiệm vụ được ủy quyền. Phụ trách trực tiếp và chỉ đạo các hoạt động sau: Công
tác chuyên môn cấp Mầm non, công tác khuyến học, khuyến tài;phối hợp thực hiện
các hoạt động của MTTQ; các cuộc vận động, phong trào thi đua do Đảng, Nhà
nước và ngành GD& ĐT phát động; phổ cập GD Mầm non; công tác xây dựng
trường học thân thiện, học sinh tích cực, giáo dục truyền thống văn hóa, lịch sử địa
phương;... Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công.
Bảng cơ cấu tổ chức nhân sự Phòng GD&ĐT huyện Thạch Thất:
Chức vụ
Trưởng phòng
Phó phòng

Cán bộ chuyên môn cấp THCS
Cán bộ chuyên môn cấp Tiểu học
Cán bộ chuyên môn cấp Mầm non
Cán bộ chuyên môn tổ Hành chính- Văn
phòng- Văn thư
Cán bộ tổ Tài vụ- Công đoàn

Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân

15

Số lượng
1
2
3
2
3
4
3

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Lớp Thư ký văn phòng 14A

- Sơ đồ cơ cấu tổ chức:
TRƯỞNG PHÒNG

PHÓ PHÒNG

TỔ MẦM
NON

Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân

PHÓ PHÒNG
TỔ
TRUNG
HỌC CƠ
SỞ

TỔ HÀNH
CHÍNH, VĂN
THƯ

16

TỔ TIỂU
HỌC

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Lớp Thư ký văn phòng 14A

CHƯƠNG II:CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ NGHIỆP VỤ

THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH THẤT,
PHÒNG GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO HUYỆN THẠCH THẤT
2.1. Công tác hành chính văn phòng:
2.1.1. Công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Thạch Thất:
- Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất hoạt động theo chế độ thủ
trưởng gồm có: Chánh văn phòng, các phó chánh văn phòng, các chuyên viên và
nhân viên.
- Chánh văn phòng là thủ trưởng cơ quan văn phòng, lãnh đạo và điều hành
toàn bộ hoạt động của văn phòng, chịu trách nhiệm cá nhân về công tác của mình
và các hoạt động của văn phòng trước thường trực Uỷ ban nhân dân huyện và
trước pháp luật.
- Chánh văn phòng phân công nhiệm vụ cho các Phó chánh văn phòng, các
chuyên viên và nhân viên trong văn phòng để thực hiện nhiệm vụ tham mưu, tổng
hợp, phục vụ và thực hiện một số nhiệm vụ chuyên môn. Cán bộ, công chức trong
văn phòng chịu trách nhiệm cá nhân về nhiệm vụ công tác được phân công trước
lãnh đạo văn phòng, thường trực Uỷ ban nhân dân huyện trước pháp luật.
- Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh
đạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
+ Chức năng:
- Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện là cơ quan chuyên môn trực thuộc Uỷ
bannhân dân huyện giúp lãnh đạo huyện điều hành, phối hợp các hoạt động chung
của các phòng, ban, nghành thuộc Uỷ ban nhân dân huyện.
- Tham mưu tổng hợp cho Uỷ ban nhân dân về hoạt động của Uỷ ban nhân
dân, giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý về công tác dân tộc.
- Tham mưu cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện về công tác lãnh đạo điều
hành, cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Uỷ ban nhân dân và các
cơ quan nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho hoạt động
của Uỷ ban nhân dân huyện.
Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân

17

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Lớp Thư ký văn phòng 14A

- Văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và tài khoản giao dịch
mở tại kho bạc nhà nước huyện Thạch Thất. Văn phòng chịu sự chỉ đạo, quản lý về
công chức biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân huyện.
+ Nhiệm vụ, quyền hạn:
Xây dựng các chương trình làm việc của Uỷ ban nhân dân và Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân huyện, giúp thường trực Uỷ ban nhân dân huyện tổ chức thực hiện
chương trình đó
Phối hợp với các ban của Uỷ ban nhân dân để chuẩn bị báo cáo của Uỷ
ban nhân dân huyện tổ chức soạn thảo các văn bản do chủ tịch Uỷ ban nhân dân
huyện giao
Giúp Uỷ ban nhân dân huyện theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn
thuộc Uỷ ban nhân dân huyện và Uỷ ban nhân dân các xã, thị trấn trong việc chuẩn
bị các văn bản tham gia ý kiến về nội dung trong quá trình soạn thảo các văn bản
đó để Uỷ ban nhân dân huyện xem xét quyết định, kiểm tra trình tự, thủ tục chuẩn
bị và thể thức văn bản của các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện
và Uỷ ban nhân dân các xã, thị trấn trước khi trình Uỷ ban nhân dân huyện quyết
định hoặc để Uỷ ban nhân dân huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định
Đảm bảo các nguyên tắc về in ấn, lưu trữ, phát hành các văn bản của Uỷ ban
nhân dân huyện kịp thời, giữ bí mật và chịu trách nhiệm về thể thức đối với các
văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện
Làm đầu mối phối hợp giữa các nghành, các tổ chức chính trị - xã hội và Uỷ

ban nhân dân cấp xã trong thực hiện các nhiệm vụ công tác phục vụ cho sự chỉ
đạo, điều hành của Uỷ ban nhân dân huyện.
Giúp việc chủ tịch, phó chủ tịch huyện trong các buổi tiếp dân định kỳ.
Tiếp nhận, hướng dẫn thực hiện các đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân thuộc
thẩm quyền giải quyết của Uỷ ban nhân dân huyện.
Bảo đảm các điều kiện vật chất, tài chính cho hoạt động của Uỷ ban nhân
dân và các phòng, ban thuộc quỹ lương theo chế độ quy định.
Phối hợp với phòng nội vụ, phòng tư pháp và các phòng chức năng thực
hiện nhiệm vụ cải cách hành chính theo mô hình một cửa trên địa bàn. Quản lý tài
Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân

18

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Lớp Thư ký văn phòng 14A

chính, tài sản của văn phòng theo quy định.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do chủ tịch, phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân
giao .
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện
Chánh văn phòng

Phó chánh
văn phòng

Phó chánh văn

phòng

Bộ phận

Bộ

Bộ

Bộ phận

Bộ phận

Bộ

Bộ

Bộ

tổng hợp

phận

phận

tiếp công

CNTT

phận

phận

phận

văn

một

dân, xử

quản trị

kế toán

phục

bảo vệ

thư

cửa

lý đơn

mạng

thủ quỹ

vụ

lưu
trữ

2.1.2. Công tác hành chính văn phòng của Phòng GD& ĐT huyện Thạch
Thất:
Một số công tác hành chính cơ bản tại phòng GD&ĐT huyện Thạch Thất:
- Tiếp nhận và chuyển đi học sinh ngoài huyện, ngoài tỉnh( thành phố)
- Tiếp nhận và chuyển đi học sinh trong huyện, trong tỉnh ( thành phố)
- Thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể trường mầm non, trường tiểu học,
trường THCS ngoài công lập
- Điều chỉnh bằng tốt nghiệp THCS bị lỗi
- Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và được phép giải
quyết nhanh trong thẩm quyền. Phải lưu trữ các dữ liệu, văn bản tài liệu của phòng
- Theo dõi các thiết bị, tài sản của phòng, có kế hoạch bảo trì với máy móc
cố định theo tháng quý, có kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung đảm bảo yêu cầu
làm việc.
- Lên bảng kê về những văn phòng phẩm cần thiết cho phòng theo từng
tháng và có kế hoạch mua, phân phối văn phòng phẩm cho các tổ chuyên môn của
Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân

19

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Lớp Thư ký văn phòng 14A

phòng

2.2. Nghiệp vụ Thư ký văn phòng:
2.2.1. Một số quan niệm về Thư ký văn phòng:
Lịch sử phát triển của nghề thư ký văn phòng có cách đây hàng trăn năm gắn
liền với sự phát triển cửa chủ nghĩa tư bản. Đó là đội ngũ của những người có trình
độ chuyên môn, khả năng giải quyết công việc và bản lĩnh nghề nghiệp. Thuật ngữ
thư ký trong tiếng anh là “secretary” – Bao gồm những người làm việc trong văn
phòng và có liên quan đến các hoạt 1động như thư từ đánh máy, lưu chứng từ, tổ
chức các buổi hẹn.... để trợ giúp lãnh đạo.
- Theo hiệp hội hoa kỳ chuyên nghiệp quốc tế (IPS): thư ký là người trợ giúp
của cấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp vụ của hành chính văn phòng
( officc skills ), có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra tực tiếp, có
óc phán đoán, óc sáng kiến và đưa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của
mình.
- Theo giáo trình của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội : thư ký là người trợ lý
giúp việc cho lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên môn nhất địnhthuộc phạm vi chức
năng và nhiệm vụ của văn phòng.
-Công tác thư ký văn phòng ngày nay có vai trò cực kỳ quan trọng, là bộ mặt
không thể thiếu giữa lãnh đạo với môi trường làm việc của cơ quan, mối quan hệ
giữa nhân viên với người lãnh đạo.
-Thư ký văn phòng còn chịu các trách nhiệm khác trong lĩnh vực văn phòng
như: soạn thảo văn bản, tổ chức hội nghị, hội thảo, tiếp khách, đãi khách, tổ chức
chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tổ chức phòng làm việc khoa học và các nghiệp
vụ chuyên môn khác: văn thư-lưu trữ, vì thế người thư ký phải là người tích cực,
giúp giảm bớt thời gian làm việc cho lãnh đạo. Đồng thời thư ký còn là người đại
diện cho lãnh đạo giải quyết công việc với các đơn vị tập thể trong cơ quan, là mắt
xích nối liền người lãnh đạo với cộng sự và các thành viên trong cơ quan.
-Người thư ký văn phòng phải là người am hiểu về nghiệp vụ, thành thạo
trong chuyên môn, chu đáo, vững vàng ttrong công tác, hiểu biết xã hội sâu rộng,
cởi mở trong giao tiếp.

Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân

20

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Lớp Thư ký văn phòng 14A

Tóm lại người thư ký phải đảm bảo cho công việc của lãnh đạo được thông
suốt. thư ký tổng hợp lại công việc và giúp thủ trưởng duy trì được các mối quan
hệ.
2.2.2. Vị trí của Thư ký văn phòng:
Vị trí, chức năng và vai trò của người thư ký văn phòng đang ngày càng
được khẳng định. Thư ký kà một chức danh quan trọng trong công tác văn phòng.
Nghiệp vụ thư ký đã trở thành một môn học không thể thiếu trong nội dung đào tạo
các nhân viên công tác văn phòng.
Thư ký văn phòng đóng một vai trò rất quan trọng trong việc tham mưu,
giúp việc, là trợ lý đắc lực cho lãnh đạo. Công việc của người lãnh đạo rất phức
tạp: Công việc về văn bản, phân công công việc, tiếp khách, hội họp, kiểm tra... Vi
thế, người Thư ký đã góp phần thu thập cung cấp thông tin và tiết kiệm thời gian
lao động sáng tạo cho lãnh đạo phòng.
Như vậy Thư ký văn phòng là một công tác thân cận và tin cậy của lãnh đạo
phòng; giúp các công việc của lãnh đạo “ chọn lọc và có đánh giá sơ bộ”; đóng
vai trò trong công việc cung cấp thông tin nhàng ngày cho lãnh đạo... Đồng thời
còn mắt xích nối liền lãnh đạo phòng với tổ chuyên môn trong cơ quan.

Vị trí của Thư ký Văn phòng

Là mắt xích
trong việc
thiết lập các
mối quan
hệ

Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân

Là người
cung cấp
thông tin
cho LĐ
trong hđ
quản lý

Là người
đảm bảo sự
liên tục và
thông suốt
trong hoạt
động

21

Là người
trợ lý, giúp
việc thân
cận nhất
của lãnh

đạo

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Lớp Thư ký văn phòng 14A

Thư ký Văn phòng là mắt xích trong việc thiết lập các mối quan hệ trong
và ngoài cơ quan:
Trong bất cứ cơ quan, tổ chức nào để có thể hoạt động và phát triển thi
không thể thiếu đi các mối quan hệ tương tác qua lại giữa các cá nhân với nhau,
giữa cá nhân với cơ quan , giữa các cơ quan với nhau … Người thư ký đóng vai
trò là mắt xích nối liền các mối quan hệ này. Họ là trung gian thiết lập mối quan
hệ giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các mối quan hệ đa chiều mà các mối quan
hệ này liên lạc trao đổi với nhau bằng nhiều phương thức như: văn bản, điện
thoại, hội họp... và người thư ký đóng vai trò là người tiếp nhận và chuyển giao
thông tin, là người sàng lọc thông tin trước khi báo cáo với lãnh đạo; là người
trực điện thoại, giao tiếp với khách hàng qua thư từ, email, đón tiếp khách...
Thư ký Văn phòng là người cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính
xác cho lãnh đạo cơ quan trong hoạt động quản lý:
Thư ký văn phòng là người trợ lý đắc lực cho lãnh đạo cơ quan trong công
việc, giúp việc cho lãnh đạo trong việc thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác
nhau như vản bản, email, điện thoại... Họ cũng là người sàng lọc và xử lý thông
tin nhằm cung cấp thông tin cho lãnh đạo một cách đầy đủ và chính xác nhất theo
nhu cầu sử dụng thông tin của lãnh đạo.
Chính vi vậy, Thư ký văn phòng phải là người được đào tạo, đòi hỏi cao
về trinh độ chuyên môn và trinh độ học vấn, một người hiểu biết rộng về các kiến
thức xã hội, có khả năng giải quyết công việc, thu thập, cập nhật thông tin về công

việc nhanh chóng chính xác, kỹ năng đánh máy nhanh với 300 ký tự/ phút, 180
vần/ phút , thông thạo các công việc văn phòng và sử dụng trang thiết bị văn
phòng.
Thư ký Văn phòng là người đảm bảo sự liên tục và thông suốt trong hoạt
động của cơ quan, tổ chức:
Mỗi cơ quan, tổ chức để có thể hoạt động thông suốt đều có những hoạt
động cụ thể như: điều hành, hội họp, ra quyết định, giao tiếp, ban hành văn bản…
Muốn những hoạt động này được hoạt động một cách tuần tự, thông suốt thi
không thể thiếu những người thư ký văn phòng, họ đảm nhiệm những chức năng
Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân

22

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Lớp Thư ký văn phòng 14A

văn phòng này họ giúp lãnh đạo trong việc sắp xếp, chuẩn bị tài liệu, tổ chức hội
nghị, họ là người tiếp nhận và chuyển giao văn bản đi đến giúp lãnh đạo, trả lời
điện thoại, đón tiếp khách…
Thư ký văn phòng là người tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo trong công
việc chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của cơ quan, có thể tháy công việc
của người lãnh đạo hết sức phức tạp bất cứ người nào cũng mất khoảng 40% làm
các việc sự vụ trong điều kiện không có thư ký, tất nhiên cống hiến sáng tạo sẽ bị
giảm đi. Vi thế, người Thư ký phải là người trợ lý tích cực giúp giảm bớt thời gian
lao động cho lãnh đạo.
Thư ký văn phòng là người trợ lý, giúp việc thân cận nhất của lãnh đạo

Bởi là người giúp việc trực tiếp cho thủ trưởng, người Thư ký được thủ
trưởng tin cậy và phải xứng đáng với sự tin cậy đó. Đồng thời người thư ký còn là
người đại diện cho lãnh đạo giải quyết công việc với các đơn vị, tập thể trong cơ
quan; là mắt xích nối liền người lãnh đạo với cộng sự và các thành viên khác
trong cơ quan. Người thư ký văn phòng phải là người am hiểu về nghiệp vụ , thành
thạo trong chuyên môn, chủ động, chu đáo, vững vàng trong công tác, hiểu biết xã
hội sâu rộng, cởi mở, tể nhị trong giao tiếp. Là người cộng tác thân cận và tin cậy
nhất của thủ trưởng, người thư ký phải không ngừng nâng cao về trinh độ chuyên
môn, ngoại ngữ và các kỹ năng khác để có thể đáp ứng đòi hỏi của công tác thực
tế và xứng đáng với niềm tin của thủ trưởng.
Cán bộ lãnh đạo của Uỷ ban nhân dân, phòng GD& ĐT huyện Thạch Thất
đều có đánh giá chung về ngành thư ký văn phòng là một nghề đa dạng và phức
tạp song lại có vai trò quan trọng đối với sự hoàn thành công việc của lãnh đạo.
Thư ký là người trợ lý, người giúp việc thân cận nhất của lãnh đạo , trong quan hệ
với thủ trưởng và đồng nghiệp thư ký đươc coi như một mắt xích trong việc thiết
lập mối quan hệ
2.2.3. Nhiệm vụ của Thư ký văn phòng:
Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân:
Tiếp khách đến liên hệ công tác và là cầu nối trung gian giữa lãnh đạo với
các đối tượng khác:
Sinh viên: Phí Thị Minh Ngân

23

Lớp: CĐ Thư ký văn phòng 14A