Nguyên lý kế toán - Chương 2

CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN />1 of 10 4/2/2008 11:16 AM

CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

I. KHÁI NIỆM - Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KÊ TOÁN:
1. Khái niêm:
là phương pháp chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn
thành theo thời gian và địa điểm phát sinh của nghiệp vụ kinh tế vào các bản chứng từ
k
toán và vật mang tin (băng từ, đĩa từ...) theo các quy định của Luật kế toán Việt Nam gọi l
lập chứng từ kế toán.
2. Ý nghĩa của phương pháp chứng từ:
- Đây là phương pháp đầu tiên và quan trọng trong hệ thống các phương pháp
- Thông qua phương pháp chứng từ kế toán sẽ thu nhận được thông tin một cách kịp thời
nhanh chóng phục vụ cho quản lý, điều hành từng nghiệp vụ một cách có hiệu quả.
- Thông qua phương pháp chứng từ kế toán cung cấp số liệu để ghi sổ kế toán và thông
kinh t
ế.
- Thông qua phương pháp chứng từ kế toán thực hiện chức năng kiểm tra được tính hợ
p
pháp hợp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thông qua đó góp phần phát hiện những hành vi
tham ô, lãng phí, những vi phạm chế độ thể lệ quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước
- Thông qua phương pháp chứng từ kế toán là cơ sở để xác định người chịu trách nhiệm
vật chất về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trong chứng từ
II. PHÂN LOẠI, CÁC YẾU TỐ VÀ NGUYÊN TẮC LẬP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
1. Phân loại ch
ứng từ kế toán:
1.1. Theo công dụng:
- Chứng từ mệnh lệnh: là những chứng từ mệnh lệnh thể hiện các quyết định của lãnh
đạo cho cấp dưới thi hành ,
chưa thể hiện được mức độ của nghiệp vụ kinh tế, do vậy nó chưa phải là căn cứ để ghi sổ kế

toán.
VD: lệnh thu
tiền, lệnh chi tiền, lệnh xuất kho vật tư
, giấy đề nghị nhận tạm ứng đã được ký duyệt…..
- Chứng từ thực hiện: là những chứng từ chứng minh một nghiệp vụ kinh tế nào đó đ
ã
hoàn thành, như: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho…(trang 18, 19), do vậy chứng từ thực hiện
họăc chứng từ thực hiện kèm với chứng từ mệnh lệnh làm căn cứ để ghi sổ kế toán
- Chứng từ thủ tục kế toán: là những chứng từ trung gian dùng để tập hợp các nghiệp
kinh tế có liên quan theo
từng đối tượng kế toán cụ thể để thuận tiện cho việ
c ghi sổ, đối chiếu kiểm tra và xử lý thông
tin.
VD: chứng từ ghi sổ trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. (trang 64)
- Chứng từ liên hợp: là những chứng từ kết hợp hai nội dung của hai loại chứng từ trên.
VD: lệnh chi kiêm phiếu chi, lệnh xuất kho kiêm phiếu xuất kho,...
1.2. Theo mức độ khái quát của số liệu phản ánh trên chứng từ:
- Chứng từ ban đầu (gốc): là loạ
i chứng từ phản ánh trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh,
do vậy nó có đầy đủ hiệu lực pháp lý và giá trị ghi sổ kế toán.
VD: phiếu thu (chi), phiếu nhập (xuất),…
- Chứng từ tổng hợp: là những chứng từ dùng để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế cùng
loại nhằm tiện lợi công tác ghi sổ kế toán và nhằm giảm nhẹ khối lượng công việc kế toán. V
D
bảng tổng hợp phiếu thu (chi)…
1.3. Theo địa điểm lập chứng từ:
- Chứng từ bên trong: là chứng từ được lập tại đơn vị hạch toán tuỳ theo trách nhiệm vật
chất của các bên có liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên loại chứng từ này, đượ
c
chia thành hai loại:

+ Chứng từ thể hiện quan hệ kinh tế chỉ trong phạm vi nội bộ đơn vị.
CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN />2 of 10 4/2/2008 11:16 AM
VD: phiếu xuất kho vật tư, bảng thanh toán lương…
+ Chứng từ thể hiện quan hệ kinh tế giữa đơn vị với đơn vị khác.
VD: hoá đơn bán hàng, biên bản giao nhận TSCĐ…
- Chứng từ bên ngoài: là chứng từ được lập từ các đơn vị khác nhưng thể hiện mối quan hệ
kinh tế với đơn vị mình. VD: hoá đơn mua hàng, hoá đơn cước vận chuyển…
1.4.Theo nội dung kinh tế c
ủa nghiệp vụ ghi trên chứng từ:
Gồm chứng từ tiền mặt, chứng từ hàng tồn kho, chứng từ bán hàng, chứng từ tài sản c
ố
định, như ( phiếu thu (chi), phiếu nhập (xuất)... (trang 18, 19).
1.5. Theo hình thức của chứng từ:
- Chứng từ giấy:
Là chứng từ kế toán phản ánh nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã ho
à
thành bằng giấy tờ
- Chứng từ điện tử:
Là chứng từ kế toán mà các nội dung của nó được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử đã được
m
hoá mà không có sự thay đổi nội dung của chứng từ trong quá trình truyền qua mạng máy tính
hoặc trên vật mang tin như: băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán, mạng truyền tin.
1.6. Theo quy định của Nhà Nước: hệ thống chứng từ kế toán gồm hai loại:
- Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc: là hệ thống chứng từ phản ánh
các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ
biến rộng rãi
.
- Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn: là những chứng từ chủ yếu sử dụng trong
nội bộ đơn vị.
2. Các yếu tố của chứng từ kế toán (Mẫu một số chứng từ ở trang (18,19)

Các yếu tố cơ bản
:
là các yếu tố bắt buộc phải có trong mỗi bản chứng từ, nếu thiếu một trong các yếu tố này th
ì
chứng từ không có tính pháp lý.
+ Tên chứng từ: cho biết một cách khái quát nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh
+ Ngày, tháng, năm, số thứ tự
của chứng từ: là cơ sở cho việc thanh tra về mặt thời gian nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Tên, địa chỉ của các đơn vị, cá nhân có liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế: tạo điều
kiện thuận lợi cho việc thanh tra về mặt địa đ
iểm của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Nội dung của nghiệp vụ kinh tế: cho biết một cách rõ ràng, đầy đủ hơn về nghiệp vụ
kinh tế phản ánh trong chứng từ.
+ Quy mô của nghiệp vụ kinh tế: là Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế,
tài chính ghi bằng số. Riêng tổng số tiền của chứng từ kế toán phải ghi bằng số
và bằng chữ là cơ
sở để tổng hợp số liệu ghi vào sổ kế toán
+ Họ tên và chữ ký của cá nhân chịu trách nhiệm vật chất về nghiệp vụ kinh tế phát
sinh - yếu tố này đảm bảo tính pháp lý của chứng từ khi ghi vào sổ kế toán và là căn cứ để qu
y
trách nhiệm.
Các yếu tố bổ sung
: là các yếu không bắt buộc phải có trong mỗi bản chứng từ.
Công dụng
: tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi sổ.
VD: định khoản kế toán, hình thức thanh toán, thời gian thanh toán,…
3.

Nguyên tắc lập chứng từ kế toán:
Khái niệm lập chứng từ: là việc phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào biểu mẫu theo

đúng nguyên tắc và phải ghi đầy đủ các yếu tố bên trong của mỗi chứng từ.
Việc lập chứng từ phải đảm bảo những nguyên tắc:

+ Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải
chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính.
+ Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy
CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN />3 of 10 4/2/2008 11:16 AM
định trên mẫu và phải ghi đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ.

+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được
tẩy xoá, sửa chữa.
Khi viết chứng từ phải dùng mực không phai, số và chữ viết phải liên tục không ngắt quãng,
c
trống phải gạch chéo.
+ Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liê
n
chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế tài chính thì nôị dung các liên phải giống nhau. Chg
từ kế toán do đơn vị kế toán lập để giao dịch bên ngoài đơn vị phải có dấu của đơn vị KT
+ Kế toán trưởng (thủ trưởng đơn vị) không được ký sẵn trên các chứng từ trắng và gia
o
cho kế toán sử dụng dần.
+ Mẫu chữ ký của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị phải đăng ký với cơ quan tài ch
í
ngân hàng và đơn vị có quan hệ.
Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân thủ theo những quy định
của chứng từ điện tử. Chứng từ điện tử phải được in ra giấy, lưu trữ theo quy định.

III. TRÌNH TỰ XỬ LÝ VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN:
·

Khái niệm: Trình tự luân chuyển chứng từ là sự vận động liên tục kế tiếp nhau
từ giai đoạn này qua giai đoạn khác của chứng từ kế toán.
·

Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ:
1. Kiểm tra chứng từ:
Về mặt hình thức: khi nhận được chứng từ, kế toán phải kiểm tra theo các nội dung sau:
+ Kiểm tra tính trung thực, tính rõ ràng, đầy đủ của các chỉ tiêu phản ánh trên chg. từ
+ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ
+ Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý n
ội bộ của những người lập, kiểm tra, xét duyệt
đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
2.Hoàn chỉnh chứng từ:
Là việc ghi giá trên chứng từ (đối với loại chứng từ có yêu cầu này), phân loại, tổng hợp
số liệu các chứng từ cùng loại (lập chứng từ tổng hợp) lập định khoản kế toán.
3. Phân loại chứng từ và ghi s
ổ kế toán:

Căn cứ nội dung kinh tế mà chứng từ phản ánh, kế toán phân loại chứng từ theo từng loại nghiệ
vụ, từng tính chất các khoản chi phí, theo địa điểm phát sinh,… tổng hợp số liệu rồi định khoản ghi
vào sổ tài khoản kế toán liên quan.
4. Bảo quản và lưu trữ chứng từ:
Chứng từ kế toán là tài liệu gốc chứng minh cho số liệ
u ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế
có giá trị pháp lý nên trong quá trình sử dụng và lưu trũ, chứng từ kế toán phải được bảo quản đầy
đủ, an toàn nhằm tránh tình trạng mất mát, hư hỏng và để khi cần có cơ sở để đối chiếu, kiểm tra..
Khi hết hạn lưu trữ (thời hạn lưu trữ chứng từ từ 5 đến 10 năm đối với chứng từ trực tiếp ghi s
ổ
kế toán), chúng từ có thể được huỷ bỏ.

5. Ví dụ về trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ
* Phiếu thu:
dùng để xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ là căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ và chu
y
cho kế toán ghi sổ kế toán. Mọi khoản tiền nhập quỹ, ghi sổ đều phải có phiếu thu.
Trình tự xử lý và luân chuyển của Phiếu
thu tiền mặt như sau:
- Phiếu thu
do kế toán thanh toán (người lập phiếu) lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần). Kế toán thanh
toán ký.
- Kế toán thanh toán chuyển phiếu thu cho Kế toán trưởng ký duyệt
CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN />4 of 10 4/2/2008 11:16 AM
- Người nộp tiền chuyển phiếu thu cho Thủ quỹ để nộp tiền và ký vào phiếu thu
- Thủ quỹ nhận tiền, ghi số tiền đã nhận bằng chữ và ký vào phiếu thu
-
Một liên lưu tai quyển phiếu thu (cuống), một liên người nộp tiền giữ: nếu là trong đơn vị thì li
ê
này là căn cứ chứng minh là đã nộp tiền, nếu là ngoài đơn vị đó là căn cứ chứng minh đã nộp t
theo đúng phiếu chi, một liên thủ quỹ để lại ghi sổ quỹ cuối ngày tập hợp các phiếu thu cùng
chứng từ gốc kèm theo giao cho kế toán viên để ghi sổ kế toán. Sau khi kế toán viên ghi sổ kế
toán xong, phiếu thu
được bảo quản tại phòng kế toán trong năm và hết năm được chuyển sang lưu trữ.
* Hoá đơn bán hàng, hoá dơn giá trị gia tăng:
Đối với người mua hàng, hoá đơn này là căn cứ pháp lý để vận chuyển hàng hoá trê
n
đường. Nếu không có hoá đơn này thì hàng hoá vận chuyển trên đường có thể coi như là bất h
pháp.
Bộ Tài chính quy định mẫu hoá đơn, tổ chức in, phát hành và sử dụng hoá đơn bán hang.
Trường hợp tổ chức hoặc cá nhân tự in hoá đơn bán hàng thì phảI được cơ quan Tài chính có
thẩm quyền chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện

Trình tự xử lý và luân chuyển Hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT):
-
Hoá đơn do bộ phận kế toán hoặc bộ phận kinh doanh lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 l
ầ
người lập phiếu ký.
-
Chuyển hoá đơn cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Nếu hoá đơn thanh toán t
i
ngay, phải đến bộ phận kế toán làm thủ tục nộp tiền (tiền mặt, séc).
- Người mua nhận hàng hoá, sản phẩm – ký vào hoá đơn, còn nếu vận chuyển, dịch vụ thì
khi công việc vận chuyển, dịch vụ hoàn thành, khách hàng mua dịch vụ ký vào hoá đơn.
+ Ba liên hoá đơn được phân chia và luân chuyển như sau: - Một liên lưu tai quyển hoá
đơn (cuống), một liên giao cho khách hàng và một liên thủ kho giữ lại ghi thẻ kho, cuối ngày
ho
ặc định kỳ chuyển cho bộ phận kế toán để ghi sổ.
IV.KIỂM KÊ TÀI SẢN
1. Khái niệm và ý nghĩa:
1.1.Khái niệm: Là phương pháp kiểm tra tại chỗ các loại tài sản hiện có nhằm xác đị
n
chính xác số lượng, chất lượng các loại tài sản hiện có, phát hiện các khoản chênh lệch giữa số
liệu thực tế và số liệu trên sổ kế toán.
1.2.Ý nghĩa:
- Để đảm bảo cho số liệu kế toán được chính xác.
- Để kiểm tra tài sản hiện có.
- Để đối chiếu giữa sổ sách kế toán và thực tế.

- Để phát hiện kịp thời những hiện tượng, nguyên nhân gây chênh l
ệch để điều chỉnh số liệu sổ kế
toán cho phù hợp với thực tế.
2. Phân loại kiểm kê:

2.1.Theo phạm vi tiến hành kiểm kê: chia hai loại:
+ Kiểm kê toàn bộ:
là kiểm kê toàn bộ các loại tài sản của đơn vị: TSCĐ, vật tư, thành phẩm, tiền vốn,…Thường
kiểm kê mỗi năm 1 lần vào cuối năm, trước khi lập báo cáo tài chính.
+ Kiểm kê từng ph
ần: là kiểm kê từng loại tài sản nhất định hoặc kiểm kê ở từng kho,
+ Ba liên phiếu thu được phân chia và luân chuyển như sau:
khách hàng.
Tổ chức, cá nhân khi bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ phải lập hoá đơn bán hàng
c
cấp cho người mua, do đó có thể gọi là hoá đơn hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
Hoá đơn là căn cứ để người bán xuất kho sản phẩm, tính khối lượng dịch vụ đã cu
n
CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN />5 of 10 4/2/2008 11:16 AM
từng bộ phận nhằm phục vụ yêu cầu quản lý hay kiểm kê do bàn giao tài sản.
2.2.Theo thời gian tiến hành kiểm kê: chia hai loại
+ Kiểm kê định kỳ:
là kiểm kê theo thời gian quy định, tuỳ theo từng loại tài sản mà định kỳ kiểm kê khác nhau nh
ư
tiền mặt kiểm kê hàng ngày; vật tư,thành
phẩm kiểm kê hàng tháng, quý; tài sản cố định thường kiểm kê hàng năm.
+ Kiểm kê bất thường:
là kiểm kê đột xuất ngoài kỳ hạn quy định. Kiểm kê bất thường tiến hành trong trường hợp tha
y
đổi người quản lý tài sản khi có sự cố phát sinh hư hao, tổn thất tài sản bất thường hoặc khi cơ
quan tài chính, chủ quản thanh tra, kiểm tra,…
3. Tổ chức công tác kiểm kê:
Ban kiểm kê:
thành lập Hội đồng kiểm kê gồm: Giám đốc hoặc thủ trưởng đơn vị là chủ tịch hội đồng kiểm k
ê

kế toán trưởng giúp việc chỉ đạo,hướng
dẫn nghiệp vụ cho những người tham gia kiểm kê, xác định phạm vi kiểm kê, vạch kế hoạch kiểm
kê,…Các trưởng phòng tổ chức, hành chính… là uỷ viên của hội đồng. Ngoài ra tuỳ trường hợ
p
mà đơn vị tiến hành kiểm kê có thể mời thêm các chuyên gia từ bên ngoài để tham mưu cho đơn
vị về các mặt khác.

Trước khi kiểm kê phải hoàn thành việc ghi sổ kê toán đến thời điểm kiểm kê nhân viên quản lý
tài sản cần sắp xếp lại tài sản theo từng loại để kiểm kê thuận lợi, chính xác,..
Khi tiến hành kiểm kê tuỳ theo
tính chất của đối tượng kiểm kê mà sử dụng các phương pháp ki
ểm kê thích hợp.
3.1. Kiểm kê hiện vật:
Phương pháp kiểm kê này đối với các loại tài sản sử dụng thước đo hiện vật như tài sả
n
định, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá,… Dùng phương pháp kiểm kê là cân, đo, đếm cụ
thể tại chỗ các loại hiện vật kiểm kê.
Ngoài kiểm kê về số lượng còn phải quan tâm đánh giá chất lượng hiện vật, phát hiện những t
à
sản, vật tư hư hỏng, kém, mất phẩm chất.
Trước khi kiểm kê cần sắp xếp hiện vật theo thứ tự, ngăn nắp, chuẩn bị đủ phương tiện
cân, đo, đếm…cần thiết.
Khi kiểm kê phải có mặt đầy đủ người trực tiếp quản lý, bảo quản tài sản cần kiểm kê tham
gia. Phải tiến hành kiểm kê theo một trình tự hợp lý tránh trùng l
ắp hoặc bỏ sót.
Kết quả kiểm kê được ghi vào các mẫu, biểu kiểm kê và phải đối chiếu với sổ sách kế toán,
nếu có sai lệch giữa số kiểm kê thực tế với số dư trên sổ kế toán thì phải lập biên bản. Số chênh
lệch là căn cứ để ghi số điều chỉnh, cũng là tài liệu để phân tích nguyên nhân chênh lệch và x
á
định trách nhiệm của người bảo quản.

Đối với vật tư, tài sản thuộc quyền sở hữu của đơn vị nhưng nằm ở ngoài đơn vị như: hàng
gửi đi bán, vật liệu đưa đi gia công, tài sản cho thuê… khi kiểm kê tài sản cũng phải đối chiếu với
các đơn vị có liên quan để xác minh số thực tế có phù hợp với sổ sách không.
3.2. Kiểm kê tiền m
ặt và các chứng khoán có giá trị như tiền:
Tiền mặt ở quỹ kiểm kê phải phân loại tiền theo từng loại và đếm số tờ của từng loại để ghi
vào mẫu biểu kiểm kê để tính tổng số tiền mặt hiện còn tại quỹ.

Vàng, bạc, đá quý phải kiểm kê cụ thể từng loại về mặt khối lượng, chất lượng và giá trị b
ằng
tiền.
Các chứng khoán có giá trị cũng phải kê riêng từng loại về chỉ tiêu số lượng và giá trị để
đối chiếu với số liệu tương ứng trong sổ kế toán.
3.3. Kiểm kê tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán:
Phương pháp kiểm kê