Toàn bộ chính sách và quy trình an ninh ctpat cập nhật mới

CHÍNH SÁCH&QUY TRÌNH
AN NINH CƠNG TY
PHỤ LỤC
I.

Giới thiệu

II.

Sổ tay an ninh của CB.CNV công ty ………..

1. Qui tắc thực hiện biện pháp an ninh cho CB.CNV công ty …………
2. Qui tắc thực hiện biện pháp an ninh cho bảo vệ trong công ty
3. An ninh trong việc lưu chuyển vật chất & thơng tin
4. Giám sát và huấn luyện
III.

Qui trình hướng dẫn an ninh ở tất cả các phòng ban chức năng

1. Qui trình hướng dẫn an ninh ở phịng hành chánh Nhân sự
2. Qui trình hướng dẫn an ninh ở bộ phận bảo vệ
3. Qui trình hướng dẫn an ninh ở cổng vào cơng ty
4. Qui trình hướng dẫn an ninh ở khu vực văn phịng
5. Qui trình hướng dẫn an ninh ở kho nguyên phụ liệu
6. Qui trình hướng dẫn an ninh ở khu vực sản xuất
7. Qui trình hướng dẫn an ninh ở khu vực đóng gói
8. Qui trình hướng dẫn an ninh ở khu vực xuất hàng và kho nói chung
9. Qui trình hướng dẫn an ninh vận chuyển hàng qua lại
10. Qui trình kiểm sốt q trình xuất hàng
11. Qui định cơng tác an tồn quản lý mạng CNTT
12. Qui định an toàn cho khu vực đỗ xe

13. Qui định an tồn giữ chìa khóa
14. Qui trình kiểm sốt hàng ra cổng

Page 1 of 93


I. GIỚI THIỆU
1. MỤC ĐÍCH
-

Trong thời buổi tình hình kinh tế diễn biến phức tạp, công ty ………… chúng tôi
nhận thấy sự đảm bảo an ninh từ đầu vào - > đầu ra cho các đơn hàng xuất đi các
thị trường Mỹ, Canada, EU, là rấ cần thiết.

-

Do đó, chúng tơi đã tiến hành xây dựng những chính sách & qui trình kiểm sốt
an ninh nghiêm ngặt đối với các đơn hàng mà chúng tơi nhận sản xuất, nhằm
phịng tránh tối đa những sự cố không hay xảy ra đối với con người cũng như
hàng hóa và cũng như để tạo lập niềm tin cho các khách hàng của chúng tơi

-

Dựa theo chính sách và qui trình dưới đây, cơng ty chúng tơi sẽ thực hiện kiểm
sốt an ninh định kỳ mỗi tháng khơng báo trước.

2. CHÍNH SÁCH AN NINH
-

Cơng ty cam kết thiết lập & duy trì hoạt động của hệ thoogns kiểm sốt an ninh

và xem nó như là một hoạt động của nhà máy. Ban lãnh đạo và tồn thể
CB.CNV cơng ty ……….. đều phải có trách nhiệm thực hiện những yêu cầu
trong chính sách và qui trình an ninh (sẽ được đề cập dưới đây). Chính sách này
còn được áp dụng cho cả những đối tác có liên hệ làm ăn với Phú Lực.

3. NGUN TẮC
-

Chính sách và qui trình an ninh của nhà máy được xây dựng, phát triển dựa vào
những nguyên tắc sau đây & sẽ tập trung vào việc ngăn chặn & giả quyết rủi ro
hơn là phải xử lý những rắc rối sau này. Những nguyên tắc cơ bản bao gồm:

+

Ngăn chặn việc xâm nhập bất hợp pháp

+

Ngăn chặn hàng giả

+

Thiết lập đường dây truy cập

+

Ngăn chặn việc buôn người bất hợp pháp

-

Ban giám đốc sẽ thưởng cho bất cứ công nhân viên nào phát hiện và báo cáo kịp
thời những trường hợp xâm nhập bất hợp pháp, hàng giả, buôn người nêu trên.

4. HƯỚNG DẪN
-

Công ty triển khai đến từng công nhân viên về chính sách an ninh để mọi người
biết và tuân thủ, chính sách này được đăng tải ở những nơi dễ đọc, bao gồm 5
nội dung:

-

An ninh cơ sở hạ tầng: Chú trọng vào những cơng trình xây, tường rào, đèn
chiếu sáng trong & ngồi cơng ty, thiết bị khóa trong & ngồi, an tồn kho bãi,
khu vực làm việc, khu vực bốc dỡ hàng hóa, hệ thống thơng tin để đảm bảo an
tồn cho cơng ty.

Page 2 of 93


-

Kiểm soát lối ra – vào: Kiểm soát và nhận dạng nhân viên nhà máy, khách hàng,
người viếng thăm,...ngăn chặn những trường hợp tự tiện vào công ty, vào khu
vực kho hàng, khu vực bốc dỡ hàng.

-

Thủ tục an ninh: Thủ tục này được áp dụng để thiết lập hệ thống & phương pháp
xử lý những hàng hóa ra – vào. Đảm bảo có nhân viên bảo vệ túc trực kiểm sốt

hàng hóa ra – vào, ghi chép lại những số liệu, số seal trên container, trên xe tải,...
báo cáo số liệu hàng hóa thiếu / thừa và hệ thống truy tìm kiểm tra số lượng ln
chuyển của hàng hóa. Tất cả chứng từ xuất nhập hàng phải được giữ tại bộ phận
xuất nhập khẩu. Để đảm bảo an toàn dữ liệu, những nhân viên khơng có thẩm
quyền sẽ khơng được phép sửa đổi nội dung trong tài liệu. Những nhân viên
được phép sẽ được truy cập vào hệ thống và dữ liệu xuất nhập khẩu.

-

An ninh về con người:Nhà máy phải nâng cao hệ thống tuyển dụng nhân viên
bao gồm phỏng vấn, kiểm tra, xác minh lý lịch.

-

Đào tạo và trao đổi kiến thức : chính sách này cung cấp cho cấc công nhân viên
một nhận thức cụ thể về chính sách an ninh, nội dung bao gồm: thủ tục, kiến
thức nhận diện, báo cáo tội phạm, phát hiện khi có người lạ xâm nhập. Chương
trình này khuyến khích các cơng nhân tham gia nhiệt tình trong việc kiểm sốt
an ninh.

5. PHƯƠNG PHÁP
Tất cả cán bộ cơng nhân viên từ Ban Giám đốc đến công nhân đều phảo hiểu rõ
về chính sách này.
-

Huấn luyện: Chính sách và qui trình an ninh này sẽ được huấn luyện cho tất cả
CB.CNV trong cơng ty, các phịng ban, bộ phận trong cơng ty tổ chức định kỳ
hằng năm việc tuyên truyền huấn luyện chính sách an ninh trong bộ phận mình.

-

Giám sát: Để đảm bảo chính sách an ninh được vận hành hiệu quả, công ty
thành lập ban an ninh ở từng khu vực, những thành viên chịu trách nhiệm về an
ninh có trách nhiệm đảm bảo tất cả các tiêu chuẩn, yêu cầu trong chính sách
này được thực thi.

-

Kiểm tra: Đội bảo vệ trong cơng ty có trách nhiệm tiến hành cơng tác kiểm tra,
kiểm sốt tất cả các hoạt động của chính sách an ninh, góp phần tích cực trong
việc đảm bảo an ninh tại cơng ty có hiệu quả.

-

Kiểm tra định kỳ: Việc định kỳ kiểm tra lại kiến thức và việc thực thi các tiêu
chuẩn qui định trong chính sách an ninh của nhân viên sẽ được thực hiện trên
những nguyên tắc của chính sách và khách hàng.

6. NHỮNG U CẦU KHÁC
Chính sách này sẽ ln được sửa đổi và bổ sung để phù hợp với yêu cầu theo
từng thời gian.
7. NHỮNG QUI ĐỊNH CỤ THỂ
7.1 THIẾT LẬP HỆ THỐNG CAMERA TẠI CÁC KHU VỰC
Page 3 of 93


Thiết lập hệ thống camera tại các khu vực:
-

Khu vực kho ngun phụ liệu

-

Khu vực hồn thành

-

Khu vực đóng gói

-

Kho thành phẩm

-

Khu vực chất xếp và bóc dỡ hàng hóa

-

Khu vực hành lang trong và ngoài xưởng
Hệ thống camera hoạt động 24/24 giờ & được quan sát bởi bảo vệ, IT, Ban Giám
đốc. Các dữ liệu lưu trữ ít nhất trong 30 ngày.

7.2 THIẾT LẬP CÁC CHỐT BẢO VỆ CỐ ĐỊNH
Bố trí các chốt bảo vệ cố định:
-

Ở cổng trước công ty

-

Ở cổng xuất nhập hàng

-

Ở kho thành phẩm và khu vực đóng gói

-

Ở khu vực hành lang trạm điện

-

Ở hành lang giáp ranh cơng ty viễn đơng
Ngồi ra, đội bảo vệ chuyên nghiệp thường xuyên tuần tra xung quanh vịng
ngồi xưởng, kho và theo dõi các xe chở hàng bên trong công ty.

II. SỔ TAY AN NINH CỦA CB-CNV CÔNG TY …….
1. QUI TẮC THỰC HIỆN
-

Tất cả các cán bộ công nhân viên (CBCNV) phải mang thẻ tên của mình khi vào
làm việc tại cơng ty, đeo thẻ tên phải để thấy trong suốt thời gian làm việc để
bảo vệ có thể nhận biết thẻ của mỗi người một cách dễ dàng.

-

Tất cả các CBCNV không được mang bất cứ hàng hóa phi pháp vào trong nhà
máy. Trong trường hợp phát hiện có hàng hóa bất hợp pháp, nhà máy nên báo
cáo và dẫn đối tượng đến cho công an xử lý.

-

Không ai được quyền sở hữu thẻ tên hay chứng minh nhân dân của người khác.

-

Trường hợp thẻ tên của ai đó bị hư hay bị mất, người này phải báo cho phịng
hành chính nhân sự để ghi nhận vô hồ sơ và làm lại cái mới ngay lập tức. Qui
trình tương tự được áp dụng cho những người bị mất chứng minh nhân dân,
người bị mất nên báo phịng hành chính Nhân sự, sau đó nhân viên phịng hành
chính Nhân sự nên đi cùng với người này đến báo công an về việc bị mất thẻ
CMND và xin cấp thẻ CMND mới.

-

CBCNV công ty không nên mang những đồ dùng cá nhân vào khu vực làm việc.
Trong suốt thời gian làm việc, tất cả những đồ dùng thuộc về cá nhân phải được
khóa ở ngăn kéo hay hộc tủ của mỗi người.
Page 4 of 93


-

Để việc kiểm soát thời gian làm việc, tất cả CBCND phải quét thẻ khi vào làm
việc và khi ra về, thẻ của ai nấy quét, không được quét dùm người khác.

-

Tất cả CBCNV phải ở vị trí của mình trong suốt thời gian làm việc, không được

đi đến những phòng ban khác, ngoại trừ trường hợp khẩn cấp hay do yêu cầu của
công việc.

-

Tất cả CBCNV phải luôn trên tinh thần cảnh giác cao & thực hiện tốt nghĩa vụ
và bổn phận của mình để đảm bảo khơng có người lạ hay không xác định rõ
nguồn gốc (không hợp pháp) xâm nhập vào công ty một cách bất hợp pháp.

-

Trong trường hợp phát hiện những đồ bất hợp pháp hay kẻ lạ mặt đáng khả nghi
trong công ty, người lao động phải bình tỉnh, kín đáo, báo vấn đề này cho bảo vệ
hay sĩ quan an ninh gần nhất ngay tức thì, tránh manh động mà thiệt hại đến bản
thân.

-

Trường hợp nghỉ việc, CBCNV phải gởi trả lại công ty đồng phục, thẻ tên, dụng
cụ,... do công ty cấp phát trước đó.

-

Trường hợp nghỉ phép năm, nghỉ bệnh, nghỉ phép thường,... thì người lao động
phải có giấy tờ phê duyệt của chủ quản & lãnh đạo công ty trước khi nghỉ, trình
giấy tờ được phê duyệt cho bảo vệ cổng trước khi rời khỏi nhà máy. Nếu nghỉ
bệnh phải có chứng nhận của bác sỹ bổ sung cho phịng Nhân sự sau khi vô làm
lại.

2. QUI TẮC THỰC HIỆN BIỆN PHÁP AN NINH CHO BẢO VỆ TRONG

CÔNG TY
-

Tất cả các bảo vệ cũng phải tuân thủ tất cả các điểm nói trong phần “Qui tắc thực
hiện biện pháp an ninh cho CBCNV công ty.........

-

Trước khi công nhân vào công ty, bảo vệ phải thực hiện việc kiểm tra an ninh và
an tồn cháy nổ để đảm bảo cho mơi trường làm việc được an tồn.

-

Kiểm sốt lối đi – bảo vệ phải đứng chốt ở tất cả các của ra vào, 24 giờ/ ngày, 7
ngày/ tuần hoặc có một hệ thống camera giám sát thay thế. Bảo vệ phải có trách
nhiệm bàn giao cơng việc cho ca kế tiếp một cách rõ ràng trước khi rời công ty.

-

Thiết lập an ninh – tất cả các khóa / thiết bị báo động / thiết bị an ninh nói chung
phải hoạt động tốt 24 giờ/ngày. Trong trường hợp có bất kỳ thiết bị an ninh nào
không sử dụng được, bảo vệ phải báo cáo cho Chủ quản và sắp xếp dụng cụ đo
lường tạm thời.

-

Hành động tuần tra – bảo vệ phải có hành động tuần tra tất cả các nhà xưởng
trong công ty theo một khoảng thời gian nhất định để đảm bảo khơng có kẻ lạ
mặt xâm nhập vào công ty một cách bất hợp pháp.

-

Việc đăng ký khi có khách vào cơng ty – Tất cả khách hàng phải trình cho bảo
vệ cổng chứng minh nhân dân gốc, giấy giới thiệu trước khi vào bên trong công
ty, bảo vệ sẽ đăng ký vào sổ theo dõi (lưu ý: phải ghi rõ tên công ty, số điện
thoại, ngáy & giờ vào/ra khỏi công ty,...).
Page 5 of 93


-

Xác định thẻ ID của CBCNV – Bảo vệ phải kiểm tra tất cả thẻ ID của CBCNV
để xác định việc vào/ra khỏi công ty của người này. Trường hợp CBCNV bị mất
thẻ thì bảo vệ phải thơng báo cho Chủ quản để làm rõ vấn đề và ghi nhận vào hồ
sơ trường hợp này, trước khi cho phép đối tượng này vào công ty.

-

Kiểm tra đồ vật không rõ nguồn gốc (bất hợp pháp) – Bảo vệ phải có trách
nhiệm kiểm tra những vật dụng cá nhân của công nhân được mang vào hay mang
ra khỏi công ty. Nếu phát hiện bất kỳ vật dụng gì khả nghi thì phải báo cáo cho
Chủ quản và công an ngay tức thì.

-

Trong trường hợp phát hiện quy trình làm việc của bất kỳ bộ phận nào có thể gây
rủi ro an ninh cao, bảo vệ phải đề nghị hành động khắc phục có liên quan đến bộ
phận đó và báo cáo tổ trưởng đẻ lưu vào hồ sơ. Tất cả hồ sơ về tai nạn phải được
lưu giữ 01 năm

-

Bảo vệ được đào tạo định kỳ hằng năm để củng cố & bồi dưỡng kiến thức
nghiệp vụ, nhằm tăng thêm hiệu quả trong công việc.

3. AN NINH TRONG VIỆC LƯU CHUYỂN THƠNG TIN & HÀNG HĨA,
THIẾT BỊ MÁY MĨC,...
-

Tất cả các CBCNV công ty, bảo vệ phải tuân thủ các qui định của nhà máy để
đảm bảo an ninh được thực thi hiệu quả.

-

Khi tất cả hàng hóa, nguyên phụ liệu, thiết bị máy móc, hóa chất, thực phẩm,
văn phịng phẩm,... Đều phải được bảo vệ kiểm tra & xác mịnh trước khi được
vận chuyển vào nhà máy. Tất cả giấy tờ liên quan phải được lưu giữ làm bằng
chứng bởi các bộ phận liên quan.

-

Tất cả người lao động phải thực hiện tốt nghĩa vụ của mình để đảm bảo khơng
có người/vật bất hợp pháp xâm nhập vào bên trong nhà máy.

-

Trong trường hợp phát hiện những gói đồ, vật đáng khả nghi/bất hợp pháp,
người lao động phải báo cho Chủ quản, bảo vệ ở gần đó, tổ trưởng bảo vệ hay
người phụ trách an ninh ở khu vực ngay tức thì.

-

Bởi vì tất cả các phịng ban đều có những thứ cần thiết để phục vụ cho chính
phịng ban của mình, vì thế để có danh mục hàng tồn rõ ràng, tổ trưởng hay
Chủ quản phải xem lại hồ sơ phần danh mục hàng tồn chi tiết & phê duyệt
trước khi loại bỏ hay gạch bỏ trong sổ theo dõi.

-

Không được tiết lộ thông tin, giấy tờ cho bên ngồi (bên thứ 3) nếu khơng có sự
chấp thuận của lãnh đạo nhà máy. Bất kỳ người lạ mặt/bất hợp pháp không
được phép yêu cầu bất cứ hồ sơ giấy tờ nào từ nhà máy.

4. GIÁM SÁT VÀ HUẤN LUYỆN
-

Để đảm bảo kiểm soát an ninh hiệu quả, tất cả các cửa cái, các lối đi, khu vực
làm việc, kho được gắn các hệ thống camera.

Page 6 of 93


-

Để đảm bảo mọi CBCNV công ty đều hiểu những chính sách và qui trình an
ninh, cơng ty tổ chức các khóa huấn luyện cho người lao động hằng năm, ngồi
ra các chính sách và qui trình an ninh cũng sẽ được tun truyền thơng qua hình
thức phát thanh hàng tuần, dán các qui trình và chính sách an ninh bên trong và
bên ngoài xưởng, các hướng dẫn cụ thể để xử lý các tình huống phát hiện người
lạ/ hàng hóa khả nghi ở khu vực làm việc của mình, nhằm đảm bảo an toàn cho

người lao động. Ngoài ra nhà máy cũng khuyến khích khen thưởng bằng vật chất
cụ thể trong trường hợp trên.

-

Các công nhân viên làm công tác thống kê, giao nhận, kho ở các bộ phận phải
được hướng dẫn làm thế nào để phát hiện tình trạng thiếu/ thừa hàng hóa & báo
cáo cho Chủ quản mình (nếu xảy ra).

-

Giống như tập huấn phịng cháy chữa cháy, các buổi đánh giá/ tập huấn về an
ninh cũng phải được tổ chức 02 lần trong năm. Tất cả người lao động (bao gồm
luôn các Chủ quản, tổ trưởng) phải tham gia vào các chương trình đánh giá/ tập
huấn phải được lưu ít nhất 01 năm.

-

Ban lãnh đạo nhà máy khuyến khích bằng vật chất các bộ phận cơng nhân viên
cơng ty nêu ý kiến đóng góp về vấn đề liên quan đến an ninh, các anh/ chị cứ
mạnh dạn trihf bày quan điểm của mình vớ ban lãnh đạo nhà máy/ Chủ quản của
mình/ chủ quản bảo vệ,... bằng nhiều cách.

III.
QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở TẤT CẢ CÁC PHỊNG
BAN CHỨC NĂNG
1. QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở PHÒNG HÀNH CHÁNH NHÂN
SỰ
-

Tất cả các ứng viên xin việc (bao gồm luôn công nhân thời vụ,...) phải điền vào
form xin việc những thông tin cá nhân, quá trình làm việc, chứng nhậ lý lịch, tư
cách của ứng viên.

-

Tất cả các ứng viên (bao gồm luôn công nhân thời vụ,...) phải được phỏng vấn
để làm rõ thông tin về q trình cơng tác, những chứng nhận lý lịch, tư cách của
ứng viên..

-

Phải điều tra lý lịch, nhân thân của ứng viên trước khi ký hợp đồng chính thức.

-

Định kỳ kiểm tra & điều tra hằng năm lai lịch của những người làm ở các vị trí
quan trọng trong nhà máy như bộ phận đóng gói, kho thành phẩm, bảo vệ, nhân
viên lái xe.

-

Cần phải định kỳ đánh giá hằng năm kiểm tra nội bộ công tác tuyển dụng, nhân
sự để đảm bảo qui trình tuyển dụng được áp dụng và đạt yêu cầu.
Trường hợp nghỉ việc:

+ Khi nhân viên thử việc, mọi chứng từ, giấy tờ liên quan phải thu hồi như thẻ đeo,
đồng phục, thẻ từ phải được trả về phòng Nhân sự vào cuối ngày làm việc.
Page 7 of 93

+ Phịng Nhân sự căc cứ vào giấy thơng báo nghỉ việc và ghi chép lại tất cả những
gì cịn liên quan trước khi nghỉ việc
+ Nếu người lao động là nhân viên viên văn phòng, mật mã sẽ bị hủy, nhân viên IT
sẽ cập nhật lại danh sách được phép sử dụng.
Người phụ trách an ninh ở phòng hành chánh Nhân sự:
Họ & tên

Chức vụ
Tổng giám đốc

Điện thoại bàn

Di động

-

GĐ nhân sự
2. TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở BỘ PHẬN BẢO VỆ
-

Tất cả bảo vệ phải có nghĩa vụ mặt đồng phục và mang bảng tên của bảo vệ.

-

Tất cả qui trình chuyển giao những cơng việc giữa các ca phải được sắp xếp &
giám sát bởi chủ quản cấp cao của bảo vệ.

-

Sau khi những qui trình cơng việc được hoàn tất, việc kiểm tra an ninh phải được
thực hiện. Ví dụ kiểm tra xem liệu hệ thơng camera, thiết bị thơng tin và hệ
thống ánh sáng có hoạt động hiệu quả không.

-

Phụ trách ca ngày phải biết rõ những hoạt động của tất cả các phòng ban để chỉ
đạo thực hiện an ninh các khu vực cho phù hợp.

-

Phụ trách ca đêm phải được thông tin nếu có phịng ban nào đó làm việc ngồi
giờ.

-

Tất cả bảo vệ phải được trang bị những thiết bị phù hợp để có thể duy trì việc
thơng tin liên lạc với nhau mọi lúc.

-

Nghiêm túc thực hiện công tác tuần tra xung quanh các khu vực phân công, ghi
nhận báo cáo vào các tủ lưu báo cáo gắn ở các chốt xung quanh cơng ty. Nếu
phát hiện bất kì trường hợp nghi vấn nào, phải báo ngay cho trưởng ca/ chủ quản
BV để xủa lý kịp thời.

-

Tất cả những thư từ bưu phẩm, ... từ bên ngoài gởi vào phải được kiểm tra và ghi
nhận vào sổ trước khi chuyển đến bộ phận liên quan. Trong quá trình kiểm tra,

nếu phát hiện bất kỳ đấ hiệu bất thường nào (tên, địa chỉ người gửi khơng có,
bao thư nặng khác thường, ... ) thì phải báo ngay chủ quản BV/ trưởng ca để xin
ý kiến xử lý.
Người phụ trách an ninh ở phòng bảo vệ:
Họ & tên

Chức vụ

Điện thoại bàn

Quản lý Bảo vệ
Đội trưởng
3. QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở CỔNG VÀO CÔNG TY
3.1 ĐỐI VỚI KHÁCH VÀ CÔNG NHÂN VIÊN CÔNG TY:
Page 8 of 93

Di động


-

Tất cả khách vào công ty nên đăng ký tên, chứng minh nhân dân gốc, hay số
passport, tết công ty và mục đích của chuyến tham quan.

-

Khách hàng nên đước phát thẻ ID dành cho khách sau khi việc nhận dạng đã
được xác minh bởi bộ phận liên quan trong công ty, thẻ ID của khách phải được
thu hồi lại và thời gian ra khỏi công ty phải được cập nhật vào hồ sơ.

-

Tất cả nhân viên phải đeo thẻ tên khi vào/ra công ty. Lưu ý, thẻ tên phải được
đeo ở vị trí mà bảo vệ có thể đễ dàng nhận dạng. ở những khu vực cấm thì chỉ
những người nào có phận sự mới được tiếp cận.

-

Đối với cơng nhân viên khi đi cơng tác bên ngồi thì phải xuất trình “ phiếu cơng
tác” đã được chủ quản ký duyệt cho bảo vệ cổng trước khi ra khỏi cơng ty.

-

Bất kỳ tình huống khơng hợp tác nào cũng phải được bảo vệ cổng báo cáo chủ
quản hay các phịng ban có liên quan ngay lập tức để được hỗ trợ giúp đỡ.

3.2 ĐỐI VỚI XE CỘ
-

Tất cả xe cộ (xe tải, xe hơi, xe motor, ... ) vào công ty phải đăng ký ngày và thời
gian, tên công ty, số điện thoại, biển số xe và mục đích vào công ty. Những xe
tải khi vào phải được kiểm tra bên trong và bên ngoài để phát hiện và ngăn chặn
xâm nhập của những đồ bất hợp pháp vào cơng ty, nếu khơng tìm thấy thì xe tải
đó mới được vào công ty.

-

Tất cả xe cộ (xe tải, xe hơi, xe motor, ... ) nên đăng ký thời gian ra khỏi cơng ty
và số niêm chì (khi cần thiết) khi rời khỏi công ty.

3.3 ĐỐI VỚI GỞI THƯ TỪ
-

Việc xác định thẻ ID hay hình ảnh đúng của các đối tác phải được trình bày
thơng qua những giấy tờ ghi rõ mục đích đến cơng ty của các đối tác.

-

Những gói hàng và thư vận chuyển tới phải được “kiểm tra” trước khi chuyển
giao cho các bộ phận liên quan,

-

Những biểu hiện của những thư từ, bưu phẩm đáng khả nghi:

+ Khơng có địa chỉ người gửi.
+ Có vết dầu loang ngồi bìa thư hay thùng carton bị bạc màu hay có những tinh
thể nhỏ dính bên ngồi.
+ Băng keo dán hay dây điện bị thừa.
+ Chỗ gấp cứng bị lòi ra.
+ Nếp gấp bị thay đổi, bị nhăn nhó khơng bằng phẳng.
+ Thơng tin người nhận bị sai, chữ bị biến dạng, thiếu từ.
+ Có thể được gửi từ nước ngồi, thừa chi phí.
-

Cách xử lý nếu bạn nhận dạng được 1 lá thư hay 1 bưu phẩm không rõ ràng, khả
nghi:
Page 9 of 93

+ Cầm cẩn thận, không lắc hay va chạm mạnh.
+ Cách ly ngay lập tức.
+ Không mở, không ngửi hay chạm vào.
+ Xử lý nó cẩn thận, báo chính quyền địa phương có chức năng.
-

Nếu 1 bưu kiện được mở ra và phát hiện có mối đe dọa:

+ Báo cho cảnh sát.
+ Báo thanh tra bưu điện.
+ Báo cảnh sát PCCC
Trường hợp máy dị:
 Hạn chế sự tiếp cận khơng chạm vào.
 Nhanh chóng sơ tán.
 Tự bảo vệ mình trước vật lạ.
 Gọi cảnh sát (113), thanh tra bưu điện KCN Trảng Bàng.
 Báo cảnh sát PCCC.
Trường hợp sinh học hay hóa chất:
 Cơ lập khơng chạm vào.
 Sơ tán khẩn cấp, rửa tay bằng xà phòng hay nước ấm.
 Gọi công an, thanh tra bưu điện.
 Báo cảnh sát PCCC.
Người phụ trách an ninh cổng bảo vệ:
Họ & tên

Chức vụ

Điện thoại bàn

Di động

4. QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở KHU VỰC VĂN PHỊNG
-

Tất cả cán bộ cơng nhân viên phải đeo bảng tên và phải đeo sao cho dễ thấy để
bảo vệ có thể xác định được một cách dễ dàng.

-

Chủ quản các phịng ban có trách nhiệm mở cửa phòng làm việc trước giờ làm
việc và đóng cửa sau giờ làm việc.

-

Tất cả các hồ sơ, giấy tờ phải được lưu giữ một cách hợp lý, khoa học để sau này
tìm lại một cách dễ dàng.

-

Những cơng nhân hay khách bên ngồi khơng có phận sự thì khơng được tiếp
cận khu vực văn phịng. Nếu muốn vào khi vực văn phòng nào thi phải được
chấp thuận của chủ quản phịng ban đó và chủ quản bảo vệ.
Page 10 of 93


-

Khu vực văn phòng phải được đảm bảo an ninh trong suốt thời gian nghỉ ăn cơm
trưa để tránh những người không phận sự xâm nhập vào.

-

Nếu bất kỳ người lạ nào hỏi thăm những thông tin của công ty bằng điện thoại
hay thư điện tử, thì khơng được tiết lộ bất kỳ thông tin nào của công ty, sau đó
phải báo cáo chủ quản đơn vị và phụ trách bảo vệ ngay lập tức.
Người phụ trách an ninh ở khu vực văn phòng:
Họ & tên

Chức vụ

Điện thoại bàn

Di động

Tổng giám đốc
GĐ nhân sự
5. QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở KHO NGUYÊN PHỤ LIỆU
-

người phụ trách phải mở khóa của và kiểm tra an ninh & an toàn PCCC mỗi buổi
sáng.

-

Trước khi bắt đầu làm việc, chủ quản/tổ trưởng kho phải kiểm tra xung quanh
khu vực của mình để đảm bảo cấc hồ sơ giấy tờ, hàng hóa trong kho ở trạng thái
bình thường.

-

Trong thời gian làm việc thủ kho phải ln ở trong kho để kiểm sốt hàng xuất
nhập.

-

Tất cả hồ sơ phải đúng và được cập nhật, tất cả hàng ra vào đều phải đăng ký&
phải được ghi nahanj rõ ràng số phiếu xuất, nhập của công ty.

-

Tất cả các số liệu phải được điền đúng chỗ, đúng loại chứng từ và phải làm xong
trước khi rời khỏi công ty.

-

Hồ sơ và những chứng từ liên quan phải được lưu trữ ít nhất 2 năm.

-

Trước khi đóng khi, tổ trưởng/chủ quản phải đảm bảo khơng có bất kỳ thùng
carton đựng hàng đang được làm dng dở để ở bên ngồi kho, nếu có phải nhanh
chóng di chuyển vào bên trong kho trước khi khóa cửa kho.

-

Tất cả cửa sổ, cửa cái phải được đóng, khóa và những yêu cầu an ninh cần thiết
phải được làm xong trước khi đóng cửa kho.

-

Bảo vệ sẽ thực hiện tuần tra khu vực kho để kiểm tra lần cuối trước khi khóa cửa
kho, ổ khóa phải được niêm phong và ghi nhận ngày giờ, chữ ký bảo vệ.

-

Trường hợp có xe container hay xe tải hàng nhập, chủ quản kho phải sắp xếp
nhân viên phụ trách theo dõi xuống hàng và báo cho bảo vệ biết để cử người
giám sát quá trình nhập hàng. Trường hợp đang xuống hàng dở dang phải tạm
ngưng thì bảo vệ và người được giao nhiệm vụ xuống hàng phải kiểm tra bên
trong container xem có người hay vật lạ ở trong hay không trước khi khóa cửa xe
container hay xe tải. Trường hợp lưu container qua đêm thì chủ quản kho phải
báo cho bộ phận bảo vệ tình trạng này để sắp xếp tuần tra giám sát khu vực lưu
container.
Page 11 of 93


Người phụ trách an ninh ở khu vực NPL:
Họ & tên

Chức vụ
P. Tổng
đốc

Điện thoại bàn

Di động

giám

Chủ quản kho

6. QUY TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở KHU VỰC SẢN XUẤT
-

Người phụ trách phải mở khóa cửa và thực hiện cơng tác kiểm tra an ninh và an
tồn phịng cháy chữa cháy mỗi buổi sáng.

-

Tất cả công nhân viên phải đeo bảng tên khi làm việc bên trong công ty và thẻ
phải đeo sao cho bảo vệ có thể thấy và xác định dễ dàng trong thời gian làm
việc.

-

Cơng nhân viên có trách nhiệm cảnh giác và thông báo bất kỳ những vật dụng
khơng xác định rõ có trong khu vực sản xuất của mình. Nếu phát hiện phải lập
tức báo cho chủ quản của mình.

-

Tất cả hàng thành phẩm, bán thành phẩm, phụ liệu, ... được chuyển giao từ bộ
phận này sang bộ phận khác đều phải được liệt kê rõ ràng trong phiếu giao nhận.

-

Trong trường hợp có người lạ xuất hiện trong khu vực sản xuất và người này
không đi cùng với người của cơng ty, hay gói hàng lạ ở khu vực làm việc của
mình thì các cơng nhân viên phải có trách nhiệm báo cáo cho chủ quản của mình
và bảo vệ biết, tránh manh động sẽ làm thiệt hại đến bản thân.

-

Cơng nhân viên có trách nhiệm bảo quản và cất giữ những dụng cụ của mình
theo đúng quy định. Nếu có bất cứ dụng cụ nào bị mất hay thất lạc, người này
phải co trách nhiệm báo cáo cho chủ quản của mình ngay lập tức.

-

Cuối ngày làm việc, chủ quản mỗi bộ phận và bảo vệ nên thực hiện kiểm tra ở
khu vực làm việc để đảm bảo rằng khơng có bất kỳ đối tượng hay đồ vật bất hợp
pháp ở bên trong xưởng, sau đó bảo vệ mới đóng cửa và khóa tất cả các cửa sổ,
cửa cái lại.
Người phụ trách an ninh khu vực sản xuất:
Họ & tên

Chức vụ

Điện thoại bàn

Di động

P. Tổng giám đốc
Giám đốc sản xuất
7. QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở KHU VỰC ĐÓNG GÓI
-

Người phụ trách phải mở khóa cửa và thực hiện cơng tác kiểm tra an ninh và an
tồn phịng cháy chữa cháy mỗi buổi sáng.

-

Tất cả hàng hóa ra ngồi phải được đăng ký rõ ràng để đảm bảo khơng có những
hàng hóa giả mạo lẫn lộn vào hàng đóng gói để xuất khẩu.
Page 12 of 93


-

Khơng được để tình trạng có những thùng carton đang đóng dở dang và chưa
được dán miệng thùng lại để qua đêm, nhằm tránh những đồ vật phi pháp bị đặt
vào trong những thùng đang đóng dở dang này.

-

Tất cả chứng từ, hồ sơ phải được cất giữ vào trong tủ có khóa cẩn thận nhằm
tránh việc những đối tượng khơng có trách nhiệm tiếp cận những hồ sơ giấy tờ
này.
Người phụ trách an ninh khu vực đóng gói:
Họ & tên

Chức vụ

Điện thoại bàn

Di động

8. QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH Ở KV XUẤT HÀNG VÀ KHO NÓI
CHUNG
8.1 Ở KHU VỰC XUẤT HÀNG
-

Người phụ trách phải mở khóa cửa và thực hiện cơng tác kiểm tra an ninh và an
tồn phòng cháy chữa cháy mỗi buổi sáng.

-

Khu vực xuất hàng là nơi hạn chế sự tiếp cận của các đối tượng khơng liên quan
(khơng phận sự miễn vào). Chỉ có những người được chủ quản giao trách nhiệm
mới được vào làm việc trong khu vực này.

-

Trường hợp có container xuất hàng lưu qua đêm ở cơng ty, thì bảo vệ phải ghi
nhận vào sổ bảo vệ, kết hợp kiểm tra container mỗi khi làm công tác tuần tra
xung quanh công ty, ghi nhận tìnhh ình tổng thể trước khi bàn giao ca trực sau.
Người phụ trách an ninh khu vực xuất hàng:
Họ & tên

Chức vụ

Điện thoại bàn

Di động

Cán bộ nghiệp vụ
Chủ quản đóng gói
8.2 Ở KHO
-

Người phụ trách phải mở khóa cửa và thực hiện cơng tác kiểm tra an ninh và an

tồn phịng cháy chữa cháy mỗi buổi sáng.

-

Khu vực kho thành phẩm là khu vực “không phận sự miễn vào”, chỉ những nhân
viên thuộc khu vực kho hoặc những người có thẻ C-TPAT mới được vào khu
vực này.

-

Nhân sự trực thuộc kho phải kiểm tra kho để đảm bảo rằng tất cả các giấy tờ hồ
sơ và hàng hóa khơng có dấu hiệu khác thường.

-

Khu vực kho và văn phòng kho phải được đảm bảo an ninh và giám sát tốt.

Page 13 of 93


-

Tất cả thẻ kho (hay các chứng từ theo dõi về tình trạng ngun vật liệu) phải
ln được cập nhật. Tất cả việc nhập và xuất nguyên phụ liệu đều phải được
đăng ký rõ ràng.

-

Thẻ kho phải rõ ràng và chính xác với các con số được ghi chép trong đó, những
hồ sơ có liên quan cũng phải được lưu trữ ít nhất 2 năm.

-

Tất cả chứng từ phải được sắp xếp và bỏ vào file hồ sơ tương ứng trước khi kết
thúc ca làm việc.

-

Khi kết thúc ca làm việc, bảo vệ phải đảm bảo rằng khơng có thùng corton đựng
ngun phụ liệu nào ở ngồi kho. Nếu có thì những thùng carton phải được
chuyển vào trong kho và kiểm tra cẩn thận.

-

Tất cả cửa ra vào, cửa sổ phải được khóa và qui trình kiểm tra phải được hồn tất
trước kho kho đóng cửa.

-

Bảo vệ phải thực hiện kiểm tra một lượt cuối trước khi người phụ trách khóa
cửa. Sau khi khóa cửa thời gian khóa phải được ghi nhận cùng với chữ ký của
chủ quản bảo vệ.

-

Trường hợp có container nhập hàng lưu qua đêm, chủ quản kho phải kiểm tra
bên trong container trước khi khóa container để đảm bảo khơng cịn người nào
cịn lại bên trong hay khơng có những vật gì lạ bỏ vào container trước khi niêm
phong khóa container, bảo vệ phải ghi nhận vào sổ những trường hợp này và kết
hợp kiểm tra container mỗi khi làm công tác tuần tra xung quanh cơng ty, ghi

nhận tình hình tổng thể khi bàn giao cho ca trực sau.
Người phụ trách ở khu vực Kho thành phẩm:
Họ & tên

Chức vụ

Điện thoại bàn

Giám đốc sản xuất

Di động
.

Quản lý kho
9. QUI TRÌNH HƯỚNG DẪN AN NINH VẬN CHUYỂN HÀNG QUA LẠI
9.1 QUY ĐỊNH CHUNG:
Cơng ty có hợp đồng với một hãng vận tải chuyên nghiệp.
Quy định trách nhiệm kiểm soát vận chuyển hàng cho bộ phận bảo vệ nội bộ.
Tất cả các chứng từ có liên quan đến việc giao hàng phải được xác nhận của ban
giám đốc nhà máy và của bên liên quan.
Khu chất hàng và dở hàng phải được quan sát bởi nhân viên bảo vệ và hệ thống
camera.
9.2 QUÁ TRÌNH VẬN CHUYỂN HÀNG
Trường hợp bình thường:
Tổ trưởng sẽ căn cứ lịch xuất hàng để chuẩn bị giao hàng.
Page 14 of 93


Khu vực chất hàng:
-

Tất cả hàng phải được kiểm tra cẩn thận về kiểu dáng, số PO, màu sắc, kích cỡ,
số lượng bởi người đếm hàng. Nhân viên an ninh phải theo sát quá trình xuất
hàng.

-

Nhân viên bảo vệ phải ghi đầy đủ thông tin và nộp cho đội trưởng và giám đốc
nhà máy để xác nhận.

-

Sau khi xác nhận, bảo vệ sẽ khóa và niêm phong của xe.

-

Tại cổng công ty …: phải tuân thủ theo hướng dẫn của bảo vệ
Tại khu vực dỡ hàng:

 Hàng sẽ được xuống bởi người theo dõi số lượng hàng.
 Nhân viên đếm hàng sẽ cùng nhân viên bảo vệ kiểm tra lại số lượng chi tiết
(chủng loại, số PO, màu sắc, kích cỡ, số lượng) dựa theo biên nhận.
 Nhân viên bảo vệ sẽ quan sát việc xuống hàng.
 Trường hợp có bất cứ vấn đề gì liên quan đến việc thiếu hàng, dư hàng, sai số
PO, màu sắc, kích cỡ, nhân viên bảo vệ, trưởng bộ phận đếm hàng, nhân viên chỉ
định đếm hàng sẽ giải thích, làm rõ và giải quyết vấn đề hợp lý. Nhân viên bảo
vệ quan sát sẽ làm báo cáo lên trưởng bộ phận bảo vệ.
Họ & tên

Chức vụ

Điện thoại bàn

Di động

10. QUI TRÌNH KIỂM SỐT QUÁ TRÌNH XUẤT HÀNG
10.1
ĐĂNG KÝ TẠI CỔNG BẢO VỆ:
Bất kỳ xe vận chuyển hàng hóa nào cũng phải đăng ký tại cổng bảo vệ trước khi
vào bên trong công ty, thủ tục đăng ký như sau:
-

Tài xế xuất trình chứng minh nhân dân gốc, bằng lái xe.

-

Phụ xế (nếu có) cũng phải xuất trình chứng minh nhân dân gốc và giấy giới
thiệu. Phụ xế sẽ đi cùng với bảo vệ nhà máy vào khu vực xuất – nhập hàng để
giúp tài xế xe điều khiển xe đậu đúng nơi quy định, sau đó người này sẽ ra
phịng bảo vệ ngồi sau khi làm xong nhiệm vụ của mình.

-

Giấy giới thiệu hoặc giấy xác nhận của hàng vận tải mà .. ký hợp đồng.

-

Nếu là container thi tài xế phải giao seal và giấy giới thiệu của hãng tàu cho bộ
phận XNK công ty …., hai bên sẽ xác nhận bằng văn bản việc xác nhận chứng
từ và niêm chì seal.

-

Cơng ty sẽ chỉ hợp đồng với hãng vận tải uy tín, có đào tạo và kiểm tra nhân
viên (tài xế, phụ xế) kỹ lưỡng. Tài xế và phụ xế phải được đào tạo hướng dẫn
Page 15 of 93


cách xử lý các tình huống bất ngờ, khẩn cấp (kẹt xe, bánh xe bị xẹp, ... ) xảy ra
trong q trình vận chuyển hàng.
10.2
KIỂM SỐT AN NINH Ở KHU VỰC ĐÓNG THÙNG, KHO
THÀNH PHẨM VÀ KHU VỰC XUẤT HÀNG
-

Khu vực này được bố trí một khu vực riêng biệt, tách rời hản với các bộ phận
khác. Xung quanh có dán hình và danh sách những CBCNV làm việc trong khu
vực này và những cảnh báo “không phận sự miễn vào” nhằm hạn chế sự tiếp cận
của các đối tượng khác, dễ nhận biết những đối tượng lạ xâm nhập với lý do
không rõ ràng. Nếu phát hiện những công nhân không thuộc phạm vi công việc
lại gần vào khu vực không được phép, sẽ được mời lên bộ phận nhân sự để xử
lý. Trường hợp nhân viên nào cố tình vi phạm, sẽ bị phạt cảnh cáo và đưa ra
công an KCN để điều tra và xử lý.

-

Công ty thiết lập hệ thống bảo vệ thường xuyên tuần tra kiểm soát xung quanh,
bảo vệ phải được huấn luyện về chính sách và quy trình an ninh cần thiết.

-

Cơng ty phát hành thẻ C-TPAT cho những dối tượng làm việc trong khu vực
này, chỉ có những cơng nhân viên có thẻ đeo C-TPAT mới được vào khu vực
này. Do đó những cơng nhân đóng gói và cơng nhân kho sẽ được phát hành mỗi
người một thẻ C-TPAT có hình; những đối tượng khác nếu vì cơng việc phải tiếp
xúc ra vào khu vực này thường cũng sẽ được phát hành 1 thẻ tương tự (chủ quản
các bộ phận này đề xuất); riêng những đối tượng khác khu vực khác ít ra vào khu
vực này sẽ phải đăng ký tại bảo vệ & được phát 1 thẻ C-TPAT khơng có hình
trước khi vào khu vực này.

-

Quản lý nhà máy theo dõi giám sát các nhân viên trong quá trình làm việc về thái
độ, tinh thần, sự hợp tác, ... nếu phát hiện có biểu hiện khả nghi, bất thường sẽ
phối hợp với phịng nhân sự và Cpmplaince để tìm hiểu, điều tra nhằm hạn chế
những tình huống xấu xảy ra, ảnh hưởng tới sự an ninh của con người, hàng hóa.

10.3

KIỂM TRA XE TẢI HOẶC CONTAINER RỖNG:

-

Bộ phận bảo vệ sẽ tiến hành kiểm tra xe tải hoặc container/thùng xe tải rỗng theo
các form hướng dẫn (kiểm đối chiếu số xe, bên phải, sàn, trần, số cont, số seal,
kiểm cont/xe rỗng theo tiêu chuẩn 7 điểm: vách trước, bên trái, bên phải, sàn,
trần, của bên trong và bên ngoài, bên trong và bên dưới cabin). Sau đó bảo vệ
phải kiểm tra ký tên vào form và lưu trữ lại bộ phận bảo vệ trong 1 năm.

-

Trong trường hợp bảo vệ phát hiện bất kỳ khác thường nào, thì phải báo ngay
cho phòng XNK ngay lập tức, phòng XNK sẽ liên hệ với hãng tàu để yêu cầu
giải thích& đưa ra hướng giải quyết cụ thể.

-

Lưu ý quá trình kiểm cont/ xe rỗng phải được chụp hình ghi nhận lại theo các
bước thực hiện.

Page 16 of 93


-

Thùng hàng thành phẩm phải được kiểm tra đối chiếu với trọng lượng chuẩn trên
packing list, nhằm đảm bảo không có bất kỳ vật lạ nào ở bên trong thùng carton
xuất khẩu.

-

Hàng xuất khẩu được bố trí trong kho và phân theo khu vực: hàng “ok” (kiểm
final đạt), hàng chờ kiểm, hàng tồn, ...; những khu vực này được ghi nhận vào
bảng và sổ theo dõi nhằm tránh trường hợp xếp lại style ve po#.

-

Trược khi chất hàng lên container/ thùng xe tải, bảo vệ và chủ quản hay tổ
trưởng kho sẽ kiểm tra đối chiếu số lượng hàng thực xuất với packing list và ghi
nhận vào form kiểm soát số thùng được đưa lên container/ xe tải. Trường hợp

phát hiện bất kỳ sự khác biệt, sai về mã hàng, số lượng thừa hay thiếu; quá trình
xuất hàng phải ngừng ngay lập tức, tất cả bộ phận có liên quan như bảo vệ, kho
thành phẩm, xuất nhập khẩu sẽ thảo luận làm rõ và xác định với nhau trước khi
lên hàng để đảm bảo đúng hàng, đúng số lượng được lên đúng container. Sau đó
báo cáo lại tồn bộ sự việc và được lưu ý ít nhất 1 năm.

-

Q trình lên hàng phải được giám sát chặt chẽ bởi những người có trách nhiệm
(chủ quản/tổ trưởng kho, bảo vệ) nhằm tránh hàng hóa và người lạ/bất hợp pháp
lẫn vào bên trong.

-

Quá trình xuất hàng phải được chụp hình ghi nhận theo công đoạn: lúc cont/xe
tải rỗng (chưa lên hàng), lúc hàng được phân nửa cont, lúc niêm phong.

10.4

KIỂM TRA ĐÓNG CONTAINER & ĐĨNG SEAL

-

Quy trình nhận biết và báo cáo seal hoặc container khơng tương xứng như sau:

+

Khu đóng gói phải đóng gói cẩn thận, ghi chép lại cân nặng và để riêng từng PO.
Hàng đóng thùng phải được cất ở kho, đồng thời phải ghi lại số liệu cụ thể.

+

Seal của hàng nhập không được gãy cho đến khi nhân viên kho hoặc XNK mở
seal. Trường hợp ngoại lệ được chấp nhận nếu có báo cáo của hải quan kiểm
hàng trước đó. Tất cả hàng xuất khẩu phải được bấm seal trước khi rời khỏi nhà
máy.

+

Nhân viên XNK và nhân viên an ninh phải kiểm tra hàng nhập khẩu với trình
trạng sel cịn ngun vẹn. Nhân viên XNK và nhân viên bảo vệ phải trực tiếp
phải làm việc với hải quan nếu seal bị gãy. Trường hợp seal gãy, nhân viên XNK
phải xác minh với cơ quan hản quan hoặc xác minh xem có báo cáo của hải quan
trước đó về lý do seal bị gãy.

-

Ngồi ra seal và container phải được nhận dạng và quản lý chặt chẽ như sau:

+ Sau khi nhận niêm chì (seal) từ hãng tàu, nhân viên phịng XNK phải kiểm tra
bên ngồi niêm chì (để xem nó mới hay cũ – đã qua sử dụng), số seal, so sánh số
seal với số container, và điền vào form kiểm sốt seal, sau đó bảo quản seal
trong 1 cái hộp khóa cẩn thận và để trong phòng xuất nhập khẩu.

Page 17 of 93


+ Sau khi hàng hóa được chất lên container xong, bảo vệ tiến hành niêm chì (đóng
seal) khóa container/thùng xe. Nhằm đảm bảo khơng có bất cứ vật lạ nào lọt vào
bên trong container/thùng xe tải xuất hàng.

+ Quá trình này được chụp hình và ghi nhận lại.
+ Bảo vệ phải tuần tra xung quanh khu vực để cont/xe tải để đảm bảo an ninh.
10.5

KIỂM SOÁT CONTAINER LƯU QUA ĐÊM TẠI CÔNG TY

-

Trường hợp container hay xe tải đã lên hàng 1 phần, phần hàng còn lại chưa
chuẩn bị xong, phải chờ đáp ứng thì chủ quản kho thành phẩm & bảo vệ phải sắp
xếp kiểm tra bên trong cont/xe tải để xem có vật lạ gì hay người lạ nào ở bên
trong xe hay khơng trước khi khóa và niêm phong cửa cont/xe tải. Mục đích
tránh những tình huống xấu xảy ra. Sau đó báo bảo vệ tình hình này.

-

Trường hợp container hay xe tải lên hàng xong: chủ quản kho thành phẩm cũng
phải sắp xếp kiểm tra bên trong xe có vật gì lạ nhét vào ket giữa của cont, hay
thùng carton hay khơng sau đó cho khóa và niêm chì cẩn thận và báo cho bộ
phận bảo vệ tình hình này.

-

Bộ phận bảo vệ sắp xếp người tuần tra xung quanh những khu vực có đậu xe
container/ xe tải.

-

Ngoài ra, container/xe tải phải đậu trong 1 khu vực an ninh và không ai được vào
khu vực này nếu khơng có sự cho phép. Bảo vệ phải giám sát khu vực này 24/24

cho đến khi hàng được vận chuyển ra cảng/sân bay.

 ÁP TẢI HÀNG ĐẾN CẢNG:
-

Bảo vệ và tài xế xe tải hay container/xe tải sẽ ký xác nhận trách nhiệm vận
chuyển hàng của mỗi chuyến xuất hàng.

-

Kiểm sốt thời gian:

+ Từ cơng ty ……….. đến cảng Cát Lái: 160 phút
+ Từ công ty ………. đến cảng ICD Transimex: 180 phút
+ Từ công ty ……….. đến cảng ICD Sotrans: 140 phút
 Tất cả thời gian trên là trong điều kiện bình thường, khơng bao gồm thời gian xử
lý các sự cố, trục trặc.
-

Bảo vệ sẽ cùng với nhân viên xuất nhập khẩu, tài xế container chuyển giao hàng
vào đến kho hải quan an tồn thì mới xong trách nhiệm

-

Trong q trình vận chuyển hàng, nếu có bất kỳ khó khăn, trở ngại gì (kẹt xe,
đánh lộn, xe bị xẹp bánh, …), bảo vệ phải gọi điện báo cho chủ quản/ tổ trưởng
bảo vệ để xin hướng dẫn.

-

Bảo vệ phải báo cho tổ trưởng bảo vệ ngay khi hàng vừa đến cảng và sau khi trở
về công ty

-

Người phụ trách an ninh ở khu vực xuất hàng:
Page 18 of 93


Họ và tên

Chức vụ

Điện thoại bàn

Di động

Giám đốc sản xuất
Cán bộ nghiệp vụ
Đội trưởng bảo vệ
11. QUY ĐỊNH CÔNG TÁC AN TỒN QUẢN LÝ MẠNG CNTT VÀ LƯU
GIỮ THƠNG TIN:
-

Cơng ty quy định bộ phận IT phải có mật khẩu (password) để kiểm tra việc nhân
viên có thể truy cập vào hệ thống mạng nội bộ & những dữ liệu bảo mật, mật
khẩu bảo vệ mạng nội bộ sẽ do nhân viên IT cung cấp. Việc khai thác thông tin
theo quy định như sau: chủ quản các phòng ban được quyền xem xét dữ liệu của
phịng ban mình, khi cần khai thác thơng tin các phịng ban khác phải được sự
chấp thuận của giám đốc nhà máy.

-

Công ty quy định định kỳ kiểm tra hệ thống mạng nội bộ 01 tháng/ lần.

-

Mật khẩu (password) phải thay đổi định ký 1 tháng/ lần.

-

Không được tiết lộ mật khẩu cho bất kỳ người nào khi chưa có lệnh của chủ
quản.

-

Nhân viên sử dụng internet phải được sự đồng ý của chủ quản.

-

Tuyệt đối không được sử dụng đại mật khẩu của công ty cho cá nhân.

-

Không được tiết lộ hay cung cấp bất cứ một thông tin nào của công ty cho các
đơn vị hoặc cá nhân bên ngồi cơng ty khi chưa có lệnh của giám đốc.

-

Khơng được tự ý sao chép các thơng tin dữ liệu bên ngồi vào máy tính của cơng

ty, những nhân viên sử dụng chương trình ngồi chương trình của cơng ty để giải
quyết cơng việc nghiệp vụ phải được sự chấp thuận của giám đốc.

-

Không cho người ngồi cơng ty được sử dụng máy tính của cơng ty, khơng được
mang máy tính ra ngồi khi chưa có sự đồng ý của giám đốc.

-

Các quy định trên phải được quán triệt đến tất cả nhân viên sử dụng máy tính bộ
phận IT có trách nhiệm quản lý tồn bộ hệ thống máy tính của cơng ty. Nếu phát
hiện cá nhân nào có vi phạm thì nhắc nhở hoặc lập biên bản, nếu nghiêm trọng
thì niêm phong máy và trình giám đốc.

-

Nhân viên IT phải giới hạn truy cập cho những người có trách nhiệm bằng cách
cung cấp mật mã và được thay đổi cứa mỗi tháng 1 lần.

-

Mật mã này phải được lưu giữ tại IT và tổng giám đốc lưu giữ danh sách tương
ứng.

-

Lưu trữ dữ liệu một cách thường xuyên.

-

Xóa bỏ dữ liệu cho những người thơi việc.

-

Ban hành chính sách IT và những người có mật mã phải ký nhận.
Page 19 of 93


-

Dữ liệu mật chỉ được truy cập từ nhân viên IT và tổng giám đốc.

-

Nhân viên truy cập vào hệ thống để lấy dữ liệu. Trước khi rời khỏi nơi làm việc
người sử dụng máy tính phải khóa máy nhằm tránh người khác sử dụng. Rời
khỏi nơi làm việc không phải là hết giờ làm việc mà cịn là khơng ở lại bàn làm
việc.
Người phụ trách an ninh ở khu vực phòng IT:
Họ & tên

Chức vụ

Điện
bàn

thoại

Di động

12. QUY ĐỊNH AN TOÀN CHO KHU VỰC ĐỖ XE
-

Tất cả những khu vực đỗ xe phải được tách riêng biệt: KV để xe CB.CNV, KV
để xe khách, KV xe tải, KV xe cont, mỗi khu vực phải có biển báo để theo dõi
giám sát.

-

Tất cả xe cá nhân phải được đỗ cách xa khu vực bốc và dỡ hàng.

-

Bảo vệ thường xuyên tuần tra xung quanh khu vực này.

-

Áp dụng cho công ty Phú Lực.
Người phụ trách an ninh ở khu đậu xe:
Họ & tên

Chức vụ

Điện thoại bàn

Di động

Đội trưởng bảo vệ
Ca trưởng bảo vệ

13. HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ VÀ NIÊM PHONG CHÌA KHÓA
Bắt đầu một ngày làm việc:
-

Bảo vệ và người phụ trách sẽ kiểm tra tất cả các ổ khóa và niêm phong cho
ngun vẹn.

-

Trưởng bộ phận sẽ giữ chìa khóa trong nội bộ và bàn giao cho ca kế tiếp.
Cuối ngày làm việc:

-

Bảo vệ và chủ quản sẽ kiểm tra tất cả các của, đảm baow tất cả mọi người đi ra
khỏi xưởng trước khi khóa và niêm phong.

-

Tất cả các lối thốt hiểm phải được khóa. Bảo vệ sẽ thường xun kiểm tra tình
trạng của ổ khóa, nếu phát hiện có dấu hiệu bất thường, phải lập tức báo ngay
cho ban giám đốc.

-

Những yêu cầu này phải được áp dụng tại công ty.
Người phụ trách an ninh cho quản lý chìa khóa:
Họ & tên

Chức vụ

Page 20 of 93

Điện thoại bàn

Di động