Hướng dẫn Sử dụng chứng từ xuất nhập khẩu

CHƯƠNG TRÌNH HỌC LỚP HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU
Chuyên đề 1
Tổng quan về nghiệp vụ xuất nhập khẩu và các loại chứng từ được sử dụng
Chuyên đề 2
Hướng dẫn tạo lập và sử dụng chứng từ hàng hóa và hải quan
Chuyên đề 3
Hướng dẫn tạo lập và kiểm tra các chứng từ vận tải và giao nhận: Các loại
vận đơn (vận đơn đường biển, giấy lưu khoang tàu, vận đơn hàng không,
vận đơn FIATA,…)
Chuyên đề 4
Hướng dẫn lập, sử dụng và kiểm tra chứng từ bảo hiểm: đơn bảo hiểm, giấy
chứng nhận bảo hiểm, hợp đồng bảo hiểm bao, hợp đồng bảo hiểm chuyến,
…
Chuyên đề 5
Hướng dẫn tạo lập và kiểm tra các chứng từ thanh toán.Hướng dẫn sử dụng
các loại L/C thương mại trong thanh toán hàng hoá XNK: Revocable,
Irrevocable, Transferable, Confirmed, Back to back, Revolving, Red Clause,
Confirmed, Reciprocal, Transit L/C
Bộ chứng từ xuất-nhập khẩu gồm những
gì
Khi ký hợp đồng với nhà nhập khẩu. giá ghi trên hợp đồng là giá cif nhà xuất
khẩu phải chịu. Giá CIF = Cost, Insurance and Freight - Nghĩa là giá này đã
bao gồm chi phí hàng hóa, bảo hiểm hàng hóa và tiền vận chuyển hàng về tới
cảng nhập khẩu nêu trong hợp đồng.
Sau khi bên nhà xuất khẩu nhận được L/C thông báo, họ sẽ tiến hành làm hàng
hóa, khi hàng hóa lên tàu, họ sẽ gửi 1 bộ chứng từ bản gốc (Original) về cho NH
nhập khẩu, đồng thời gửi thêm 1 bộ copy về cho người nhập khẩu (nếu có yêu
cầu) bằng DHL.
Bộ chứng từ Xuất-nhập khẩu sẽ bao gồm:
1. Bill of Lading (Vận đơn đường biển)
Có 5 loại:

• Straight bill of lading
• Order bill of lading
• Bearer bill of lading
• Surrender bill of lading
• Air waybill
2. Invoice (Proforma Invoice hoặc Commercial Invoice)
• Proforma Invoice (Hoá đơn chiếu lệ)
• Commercial Invoice (Hoá đơn thương mại)
3. Packing List (Bảng kê danh sách hàng hoá đóng thùng chi tiết)
• Packing List Sample 01
• Packing List Sample 02
• Packing List Sample 03
4. Certificate of Origin (Giấy chứng nhận xuất xứ, nguồn gốc)
5. Insurance Certificate (Chứng từ bảo hiểm lô hàng)
6. Shipping Documents(Chứng từ giao hàng)
7. Other Documents (if any) (Các chứng từ linh tinh khác (nếu có))
• Fumigation Certificate (Giấy chứng nhận hàng hoá đã xông khói)
• Phytosanitary Certificate (Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật)
• Booking Note (Giấy lưu cước phí)
• Bill of Lading Terms and Conditions (Các điều khoản của Vận đơn đường
biển)
• Export Clearance Form (Tờ kê khai hàng hoá xuất khẩu)
• Import Clearance Form (Tờ kê khai hàng hoá nhập khẩu)
• Sale Contract (Hợp đồng mua-bán hàng hoá)
Muốn NK hàng hóa thì trước tiên bạn phải có giấy phép kinh doanh NK mặt hàng đó.
Sau đó khi bạn có được nguồn hàng nhập thì ký kết hợp đồng ngoại thương, trong hợp
đồng sẽ quy định cụ thể phương thức thanh toán cũng như các giấy tờ cần thiết để bạn có
thể nhận hàng khi hàng về đến VN. Thường thì phương thức thanh toán sẽ là L/C vì seller
bên nước ngoài ko tin tưởng lắm về việc thanh toán trực tiếp TTR của các DN VN
Nếu muốn hiểu rõ L/C là gì thì bạn nên đọc sách chứ nói ở đây thì bạn lại càng mơ hồ

thêm thôi biggrin Quy trình đầy đủ để xuất nhập khẩu hàng hóa sơ lược thì L/C là 1 thư
tín dụng, qua đó ngân hàng người mua cam kết sẽ thanh toán lô hàng cho ngưới bán
thông qua ngân hàng người bán. Việc mở L/C thì đơn giản thôi, bạn chỉ cần mang hợp
đồng đến Ngân hàng và nộp tiền ký quỹ để mở L/C. Nếu công ty bạn có quan hệ tốt và uy
tín với Ngân hàng thì chỉ cần ký quỹ 10 hay 20% trị giá hợp đồng tùy theo Ngân hàng,
khi hàng về bạn sẽ trả nốt phần còn lại hay có thể vay của Ngân hàng cũng được. Ngân
hàng sẽ đứng ra thay bạn trong việc thanh toán cho phía nước ngoài.
Bộ chứng từ nhập khẩu đầy đủ gồm:
1 B/L gốc, 1 B/L copy
1 Invoice gốc, 1 Invoice copy (có sao y bản chính của Công ty)
2 Packing Lists
1 Contract sao y bản chính
1 Certificate of Origin để được hưởng thuế ưu đãi
1 bộ tờ khai Hải Quan (nếu list có nhiều hơn 9 mặt hàng thì bổ sung thêm Phụ lục tờ
khai)
Phụ lục tờ khai trị giá tính thuế.
3 Giấy giới thiệu
Đăng ký kinh doanh, đăng ký mã số xuất nhập khẩu
Đây là những giấy tờ căn bản để có thể mở tờ khai. Trong một số trường hợp cụ thể cần
thêm một số loại khác.
Thanh toán thì thường dùng LC hoặc TT. Thích chọn cái nào thì chọn. Tin nhau thì TT
còn không thì LC
Về việc nhận hàng: trước khi hàng về đến VN, dù đi bằng đường không hay đường biển
thì cũng sẽ có Giấy báo (tàu) đến (Arrival Notice) thông báo cho bạn biết về chi tiết lô
hàng cũng như thời gian, địa điểm mà hàng sẽ về đến VN kèm theo việc yêu cầu bạn đến
nhận hàng (và nhớ là ko quên mang theo tiền để đóng lệ phí hehehe)
Các chứng từ cần thiết để nhận lệnh giao hàng (Delivery Order) cũng được ghi chú rõ
trong Giấy báo (tàu) đến. Khi đã có D/O trong tay, bạn mang nó cùng 1 số chứng từ khác
như Hợp đồng, Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Bảng kê chi tiết hàng hóa
(Packing List), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) v.v để ra Hải quan và mở Tờ khai Hải

Quan. Các chứng từ này Ngân hàng bên bán sẽ gửi cho Ngân hàng của bạn trước khi
hàng về 1 thời gian để bạn có thể kiểm tra và thông báo điều chỉnh nếu phát hiện lỗi của
chứng từ (ko khớp với hàng hóa, sai ngày, sai tên và địa chỉ buyer chẳng hạn). Muốn có
chứng từ này thì bạn phải nộp tiền để Ngân hàng của bạn ký hậu, chuyển giao quyền
nhận hàng lại cho bạn.
Sau khi mở Tờ khai Hải quan thì Hải quan sẽ tiến hành kiểm hóa hàng hóa của bạn xem
có đúng trong Hợp đồng, Invoice, Paking List cũng như C/O ko, nếu đúng thì bạn có thể
giải phóng hàng hóa và chở về kho của mình, tùy theo mặt hàng mà chuẩn bị tiền đóng
thuế ngay hay là đóng thuế sau 1 thời gian nào đó. Vậy thôi
N1 chỉ biết đến thế, nếu bạn muốn hiểu rõ hơn về L/C, bộ chứng từ hàng hóa nhập khẩu
thì bạn vào box Ngoại thương nhé, N1 nhớ trong đó cũng có đề cập nhiều về các vấn đề
này.
Riêng hàng hóa XK thì hình như thủ tục cũng ko phức tạp lắm, tại Nhà nước đang
khuyến khích XK mà .Bạn cứ tìm được đầu ra đi, chuẩn bị hàng xong thì liên hệ các
hãng tàu để họ chuyên chở qua bên đó cho mình, bạn cũng phải làm 1 bộ Hợp đồng,
Invoice, Packing list, C/O của Việt Nam, tùy theo hàng hóa và phương thức mua bán mà
cũng cần phải có những giấy tờ khác như Giấy chứng nhận hun trùng, Giấy bảo hiểm
hàng hóa chẳng hạn. Bạn cũng phải ra Hải quan để làm Tờ khai và hàng hóa cũng sẽ
được kiểm hóa, sau đó là lên đường
Trình tự nhận hàng nhập khẩu
Ðối với hàng phải lưu kho, lưu bãi tại cảng
1. Cảng nhận hàng từ tàu:
- Trước khi dỡ hàng, tàu hoặc đại lý phải cung cấp cho cảng Bản lược khai hàng hoá
(Cargo Manifest), sơ đồ hầm tàu để cảng và các cơ quan chức năng khác như Hải quan,
Ðiều độ, cảng vụ tiến hành các thủ tục cần thiết và bố trí phương tiện làm hàng;
- Cảng và đại diện tàu tiến hành kiểm tra tình trạng hầm tàu. Nếu phát hiện thấy hầm tàu
ẩm ướt, hàng hoá ở trong tình trạng lộn xộn hay bị hư hỏng, mất mát thì phải lập biên bản
để hai bên cùng ký. Nếu tàu không chịu ký vào biên bản thì mời cơ quan giám định lập
biên bản mới tiến hành dỡ hàng
- Dỡ hàng bằng cần cẩu của tàu hoặc của cảng và xếp lên phương tiện vận tải để đưa về

kho, bãi. Trong quá trình dỡ hàng, đại diện tàu cùng cán bộ giao nhận cảng kiểm đếm và
phân loại hàng hoá cũng như kiểm tra về tình trạng hàng hoá và ghi vào Tally Sheet;
- Hàng sẽ được xếp lên ô tô để vận chuyển về kho theo phiếu vận chuyển có ghi rõ số
lượng, loại hàng, số B/L;
- Cuối mỗi ca và sau khi xếp xong hàng, cảng và đại diện tàu phải đối chiếu số lượng
hàng hoá giao nhận và cùng ký vào Tally Sheet;
- Lập Bản kết toán nhận hàng với tàu ( ROROC) trên cơ sở Tally Sheet. Cảng và tàu đều
ký vào Bản kết toán này, xác nhận số lương thực giao so với Bản lược khai hàng (Cargo
Manifest) và B/L;
- Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận như Giấy chứng nhận hàng hư hỏng
(COR) nếu hàng bị hư hỏng hay yêu cầu tàu cấp Phiếu thiếu hàng (CSC), nếu tàu giao
thiếu.
2. Cảng giao hàng cho chủ hàng:
- Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu
của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng(D/O- Delivery order). Hãng tàu hoặc
đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho người nhận hàng;
- Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên bản;
- Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng Invoice và Packing List đến văn
phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lưu 1 bản D/O;
- Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận
này giữ một D/O và làm hai phiếu xuất kho cho chủ hàng;
- Chủ hàng làm thủ tục hải quan
Sau khi hải quan xác nhận hoàn thành thủ tục hải quan chủ hàng có thể mang ra khỏi
cảng và chở hàng về kho riêng.
Ðối với hàng không lưu kho, bãi tại cảng
Khi chủ hàng có khối lượng hàng hoá lớn chiếm toàn bộ hầm hoặc tàu hoặc hàng rời như
phân bón, xi măng, clinker, than quặng, thực phẩm…thì chủ hàng hoặc người được chủ
hàng ủy thác có thể đứng ra giao nhận trực tiếp với tàu.
Trước khi nhận hàng, chủ hàng phải hoàn tất các thủ tục hải quan và trao cho cảng B/L,
lệnh giao hàng( D/O). Sau khi đối chiếu với Bản lược khai hàng hoá Manifest, cảng sẽ

lên hoá đơn cước phí bốc xếp và cấp lệnh giao hàng thẳng để chủ hàng trình cán bộ giao
nhận cảng tại tàu để nhận hàng.
Sau khi nhận hàng, chủ hàng và giao nhận cảng cùng ký bản tổng kết giao nhận và xác
nhận số lượng hàng hoá đã giao nhận bằng Phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho. Ðối với
tàu vẫn phải lập Tally sheet và ROROC như trên.
Ðối với hàng nhập bằng container
1. Nếu là hàng nguyên (FCL/FCL)
- Khi nhận được thông báo hàng đến ( Notice of arrival), chủ hàng mang B/L gốc và giấy
giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O;
- Chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hoá 9 chủ hàng có thể
đề nghị đưa cả container về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏ
container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt;
- Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang toàn bộ chứng từ nhận hàng
cùng D/O đến Văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O;
- Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng.
2. Nếu là hàng lẻ( LCL/LCL)
Chủ hàng mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của người
gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS quy định và làm các thủ tục như trên.
Quá trình nghiệp vụ vận chuyển là hệ thống các mặt công tác nhằm di chuyển hàng hoá
từ nơi giao hàng đến nơi nhận hàng, đảm bảo thoả mãn những yêu cầu của quá trình mua,
bán với chi phí thấp nhất. Quá trình nghiệp vụ vận chuyển nằm trong 2 quá trình hậu cần
cơ bản của doanh nghiệp thương mại: quá trình nghiệp vụ mua và quá trình nghiệp vụ
bán.
Các mối quan hệ mua – bán và vận chuyển hàng hoá
Như vậy, hoàn thiện quá trình nghiệp vụ vận chuyển có vai trò rất lớn trong việc thực
hiện những mục tiêu của vận chuyển hàng hoá, nâng cao trình độ dịch vụ khách hàng,
giảm chi phí hậu cần, đảm bảo lợi thế cạnh tranh và khả năng lợi nhuận cao cho doanh
nghiệp. Tuỳ thuộc vào các mối quan hệ mua bán, vận chuyển mà thành phần tham gia có
thể khác nhau, nhưng về cơ bản là: người giao(nguồn hàng),doanh nghiệp thương mại,
khách hàng, người vận chuyển. Quá trình nghiệp vụ vận chuyển bao gồm 4 giai đoạn cơ

bản: chuẩn bị gửi hàng; gửi hàng; bảo vệ và bốc dỡ hàng hoá trên đường vận chuyển; và
giao hàng.
Vị trí của vận chuyển trong các quá trình nghiệp vụ mua – bán
1/Chuẩn bị gửi hàng
Bao gồm những mặt công tác đảm bảo sẵn sàng để vận chuyển hàng hoá. Yêu cầu của
giai đoạn này là: Lô hàng vận chuyển phải phù hợp với lịch giao hàng và hợp đồng, đảm
bảo những điều kiện giao nhận vận chuyển và phải thuận tiện để thực hiện các khâu
nghiệp vụ khác.
Chuẩn bị gửi hàng có 2 mặt công tác cơ bản là: chuẩn bị về hàng hoá, và chuẩn bị các
loại giấy tờ.
Chuẩn bị về hàng hoá thực chất là tạo lập lô hàng để giao cho khách hàng. Đây là nội
dung cơ bản trong công đoạn nghiệp vụ phát hàng ở kho;
Chuẩn bị về giấy tờ nhằm tạo nên những điều kiện kinh tế – pháp lý trong vận chuyển và
giao nhận hàng hoá, đảm bảo cho hàng hoá vận chuyển được thông suốt, giao nhận
nhanh, và do đó tăng tốc độ quá trình nghiệp vụ vận chuyển hàng hoá.
2/Gửi hàng
Bao gồm những mặt công tác chuyển giao hàng hoá lên phương tiện vận tải. Yêu cầu của
giai đoạn này là: Xác định trách nhiệm vật chất về hàng hoá vận chuyển giữa các bên có
liên quan- người giao, nhận và vận chuyển hàng hoá, tận dụng trọng tải và dung tích của
phương tiện vận tải, đảm bảo an toàn cho hàng hoá trong quá trình vận chuyển.
Tuỳ thuộc loại dịch vụ vận chuyển sử dụng mà nội dung gửi hàng phức tạp hoặc đơn
giản. Gửi hàng tại kho bằng phương tiện vận tải ôtô là đơn giản nhất; phức tạp nhất vẫn
là gửi hàng bằng phương tiện vận tải đường dài như :đường sắt, đường thuỷ,đường
không.Nội dung gửi hàng bằng đường sắt bao gồm: viết giấy gửi hàng- xác định địa điểm
gửi hàng- chuyển hàng ra địa điểm bốc xếp- kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hoá –
kiểm tra phương tiện vận tải – chất xếp hàng lên phương tiện vận tải – làm thủ tục chứng
từ giao nhận.
3/Bảo vệ và bốc dỡ hàng hoá trên đường vận chuyển.
Bao gồm những mặt công tác gắn liền với việc di chuyển hàng hoá từ nơi giao đến nơi
nhận hàng. Yêu cầu: đảm bảo di chuyển hàng hoá nhanh, liên tục, giảm đến mức thấp

nhất hao hụt hàng hoá trong quá trình di chuyển và bốc dỡ chuyển tải.
Trách nhiệm bảo vệ hàng hoá trong quá trình vận chuyển có thể thuộc về bên sở hữu
hàng hoá – nguồn hàng, doanh nghiệp thương mại, khách hàng-hoặc người vận chuyển
tuỳ thuộc vào đặc điểm hàng hoá, địa điểm giao hàng, khả năng thực hiện các dịch vụ của
người vận chuyển. Trong vận chuyển hiện đại, người vận chuyển đảm nhiệm cả dịch vụ
bảo vệ hàng hoá, và do đó nâng cao trách nhiệm của bên vận chuyển đồng thời giải
phóng các bên sở hữu hàng hoá khỏi công tác này.
Trong quá trình vận chuyển, phải thường xuyên kiểm tra hàng hoá, duy trì và tạo nên
những điều kiện bảo vệ và bảo quản hàng hoá, xử lý kịp thời và hợp lý những trường hợp
hàng hoá bị suy giảm chất lượng.
Trong quá trình vận chuyển, có thể phải thay đổi phương tiện vận tải do chuyển đổi loại
hình phương tiện(đường sắt-ôtô, đường thuỷ-ôtô,…), hoặc do hư hỏng cầu đường hay
phương tiện vận tải. ,và do đó phải tiến hành bốc dỡ hàng hoá. Trách nhiệm bốc dỡ
trong quá trình vận chuyển thường là do người vận chuyển đảm nhiệm bằng cách sử dụng
các loại hình tổ chức lực lượng bốc dỡ khác nhau. Cần phải quản lý tốt hàng hoá trong
quá trình bốc dỡ chuyển tải.
4/Giao hàng.
Bao gồm những mặt công tác nhằm chuyển giao hàng hoá từ phương tiện vận tải cho bên
nhận hàng. Đây là giai đoạn kết thúc và thể hiện kết quả của cả quá trình nghiệp vụ vận
chuyển. Yêu cầu của giai đoạn này là: Xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên giao,
nhận và vận chuyển hàng hoá; giải phóng nhanh phương tiện vận tải, đảm bảo giữ gìn an
toàn cho hàng hoá.
Tuỳ thuộc vào việc giao hàng từ loại phương tiện vận tải nào mà nội dung giao hàng đơn
giản hay phức tạp. Đối với bên nhận hàng thì đây là nghiệp vụ tiếp nhận hàng hoá và do
đó có nội dung như nghiệp vụ tiếp nhận hàng hoá ở kho.