Hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển Hàng hóa và hiệu quả kinh doanh tại công ty xuất nhập khẩu và tư vấn - dịch vụ Đo đạc bản đồ

Chuyên đề Kế toán trởng
Lời mở đầu
Việc chuyển sang nền kinh tế mở vận hành theo cơ chế thị trờng có sự
quản lý của Nhà nớc theo định hớng xã hội chủ nghĩa - và cùng với đó là sự
phát triển hàng loạt các loại hình doanh nghiệp mới: Doanh nghiệp t nhân, Công
ty TNHH, Công ty cổ phần đã kéo theo sự sôi động của một thị trờng tràn ngập
hàng hoá. Vì vậy, khó khăn của các doanh nghiệp Nhà nớc là không tránh khỏi.
Để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trờng mang đầy tình cạnh tranh thì
không có con đờng nào khác là phải nâng cao khả năng cạnh tranh. Điều này
đặc biệt quan trọng đối với kinh doanh xuất nhập khẩu.
Kinh doanh xuất nhập khẩu là sự mở rộng của các quan hệ mua bán trong
và ngoài nớc. Thông qua xuất nhập khẩu, chúng ta có điều kiện nắm bắt và tiếp
cận với những thành tựu khoa học kỹ thuật trên thế giới, kích thích và mở rộng
nhu cầu trong nớc cũng nh thế giới. Là đất nớc có nền nông nghiệp lạc hậu lại
bị hậu quả chiến tranh nặng nề, Việt Nam chủ yếu nhập khẩu máy móc thiết bị,
công nghệ, nguyên vật liệu... để thúc đẩy và tạo nguồn cho sản xuất kinh doanh
trong nớc, còn lĩnh vực xuất khẩu cha thực sự phát triển.
Hoạt động nhập khẩu có vị trí rất quan trọng trong nền kinh tế quốc
doanh bởi nó tạo điều kiện giải quyết những bế tắc trong vấn đề thiếu vốn và
công nghệ. Đồng thời đó còn là cơ sở thúc đẩy xuất khẩu trong nớc nhất là thúc
đẩy lĩnh vực sản xuất hàng xuất nhập khẩu để hàng hoá của ta có thể thâm nhập
và đợc thị trờng quốc tế chấp nhận. Hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu
trong các doanh nghiệp xuất nhập khẩu luôn đòi hỏi phải hoàn thiện cho phù
hợp với tình hình, điều kiện cho phép. Trong kinh doanh xuất nhập khẩu, kế
toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu có nhiệm vụ theo dõi chặt chẽ từ quá trình
mua hàng đến dự trữ hàng và tiêu thụ hàng nhập khẩu để kịp thời phát hiện
cũng nh đa ra cách xử lý cho những rủi ro có thể xảy ra. Một quy trình hạch
toán hoàn chỉnh, phù hợp sẽ tạo điều kiện cho các doanh nghiệp nâng cao mục
tiêu lợi nhuận và hiệu quả kinh tế xã hội.
1
Chuyên đề Kế toán trởng

Xuất phát từ những vấn đề này đã nảy sinh trong tôi ý tởng nghiên cứu
đề tài: "Hoàn thiện công tác hạch toán lu chuyển hàng hoá và hiệu quả kinh
doanh tại Công ty xuất nhập khẩu và t vấn - dịch vụ Đo đạc bản đồ".
Đề tài nhằm mục đích trình bày những vấn đề cốt lõi của nghiệp vụ kinh
doanh xuất khẩu, thực trạng hạch toán của Công ty. Thông qua đó tôi hy vọng
góp một phần nhỏ bé những suy nghĩ của mình trong công tác hạch toán kế
toán của Công ty.
Nội dung đề tài bao gồm những vấn đề sau:
Phần I: Khái quát về Công ty xuất nhập khẩu và t vấn - dịch vụ đo đạc
bản đồ.
Phần II: Thực trạng lu chuyển hàng hoá nhập khẩu và hiệu quả kinh
doanh tại Công ty xuất nhập khẩu và t vấn dịch vụ bản đồ.
Phần III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán lu chuyển
hàng hoá nhập khẩu và nâng cao hiệu quả kinh doanh tại Công ty xuất nhập
khẩu và t vấn - dịch vụ đo đạc bản đồ.
2
Chuyên đề Kế toán trởng
Phần I: Khái quát về Công ty xuất nhập khẩu và t vấn
- dịch vụ đo đạc bản đồ (IMECOSUM)
I. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty xuất
nhập khẩu và t vấn - dịch vụ đo đạc bản đồ.
Công ty xuất nhập khẩu và t vấn - dịch vụ đo đạc bản đồ (tên giao dịch
viết tắt là IMECOSUM) là doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc Tổng cục Địa
chính hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu và t vấn dịch vụ đo
đạc bản đồ.
Tên gọi chính thức:
Công ty xuất nhập khẩu và t vấn - dịch vụ đ đạc bản đồ
Import - Export and Consultancy - Service Company for Surveyanh
Mapping.
- Tên giao dịch: IMECOSUM

- Trụ sở chính đặt tại 69 Nguyễn Chí Thanh - quận Đống Đa - Hà Nội
- Điện thoại giao dịch: 8259869 - 7730680
- Fax: 84.4.8267398 - 84.4.835672
Công ty có tài khoản ngoại tệ tại Ngân hàng Ngoại Thơng Việt Nam và
tài khoản tiền Việt Nam tại các ngân hàng, có con dấu riêng để giao dịch mang
tên: Công ty xuất nhập khẩu và t vấn dịch vụ đo đạc bản đồ.
Công ty đợc đặt dới sự quản lý toàn diện của Tổng cục Địa chính, chịu sự
quản lý của Nhà nớc về hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Bộ Thơng
mại.
Công ty đợc thành lập theo quyết định số 109/1999/QĐ - ĐC ngày 18
tháng 3 năm 1999 của Tổng cục trởng Tổng cục Địa chính căn cứ theo quyết
định số 637/1998/QĐ - ĐC ngày 3- tháng 10 năm 1998, quyết định số
715/1998/QĐ - ĐC ngày 24 tháng 11 năm 1998 của Tổng cục Địa chính về việc
sáp nhập trung tâm t vấn - dịch vụ thuộc Công ty Địa chính vào Công ty xuất
nhập khẩu trắc địa bản đồ.
3
Chuyên đề Kế toán trởng
Tiền thân của Công ty là Công ty kỹ thuật trắc địa bản đồ, đợc thành lập
vào năm 1989 theo quyết định của Cục trởng cục đo đạc và bản đồ Nhà nớc với
chức năng nhập khẩu công nghệ mới, phát triển công nghệ để hiện đại hoá
ngành đo đạc - bản đồ.
Năm 1999 là năm đầu tiên Công ty thực hiện nhiệm vụ theo quyết định
715/QC - ĐC ngày 24 tháng 11 năm 1998 của Tổng cục trởng Tổng cục Địa
chính về việc chuyển bộ phận kinh doanh vật t thuộc trung tâm dịch vụ t vấn
trực thuộc Công ty Địa chính vào Công ty xuất nhập khẩu trắc địa bản đồ và đổi
tên thành Công ty xuất nhập khẩu và t vấn - dịch vụ đo đạc bản đồ.
Công ty là doanh nghiệp chịu sự quản lý của Nhà nớc nhng hạch toán độc
lập và đợc quyền kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp. Một vài năm gần đây
Công ty đã chú trọng hơn tới hoạt động nhập khẩu uỷ thác.
Trong những năm qua, Công ty có thị trờng mua rộng lớn với gần 20

quốc gia trên thế giới nh: Nhật, Thụy Điển, Đài Loan, Mỹ... và toàn bộ hàng
hoá nhập khẩu đều tiêu thụ tại thị trờng trong nớc.
Hiện nay Công ty đang là đại lý phân phối hàng cho hầu hết các nhà sản
xuất thiết bị đo đạc - bản đồ trên thế giới. Đây là lợi thế quan trọng đối với một
Công ty để đảm bảo quyền lợi bảo hành, sửa chữa, đào tạo công nghệ và cung
cấp dịch vụ sau bán hàng, có lợi về giá cả và luôn đợc cập nhật thông tin về
công nghệ mới nhất cho ngành. Cho đến nay, Công ty xuất nhập khẩu và t vấn
dịch vụ đo đạc bản đồ đã có các chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh và thành
phố Đà Nẵng.
Có thể nói rằng năm 2000 - năm chuyển giao thiên nhiên kỷ, Công ty
xuất nhập khẩu và t vấn - dịch vụ đo đạc bản đồ đã hoàn thành vợt mức kế
hoạch đã đặt ra về tất cả các mặt. Đây là năm của sản xuất kinh doanh thắng lợi.
Quy mô hoạt động của Công ty đợc mở rộng, chức năng nhiệm vụ của đơn vị
đợc tăng thêm, giúp đơn vị có điều kiện mở rộng sản xuất kinh doanh, đa dạng
hoá mặt hàng và hoạt động dịch vụ. Có thể thấy, năm 1999 Công ty còn lúng
túng trong lĩnh vực mới nh t vấn dịch vụ thì năm 2000 đã định hình đợc đúng h-
oứng đi và đã có đợc nhiều bớc tiến đáng kể trong lĩnh vực mới để không phụ
niềm tin của Tổng cục khi trao thêm cho Công ty chức năng nhiệm vụ này.
4
Chuyên đề Kế toán trởng
Có thể khái quát tình hình phát triển của Công ty trong vài năm gần đây
thông qua một số chỉ tiêu sau:
Đơn vị tính: 1.000 đ
TT Chỉ tiêu
Thực hiện
năm 1999
Năm 2000
%TH
So sánh
Kế hoạch Kế hoạch Chênh lệch %

I Cấp GCNQSDĐ (tờ) 2.788.000 2.000.000 2.101.000 105 -687.000 75,5
II Doanh thu 31.066.822,88 31.000.000 32.632.418,02 105 1.656.535,14 105
1 Doanh thu máy móc thiết bị 23.094.693,30 22.600.000 26.352.250 116 3.257.556,7 114
2 Doanh thu vật t, sp giấy 7.575.000 7.900.000 5.684.100 71,9 -1.890.900 75
3 Doanh thu sửa chữa - bảo dỡng 371.906,25 430.000 512.900 119 140.933,75 137,9
4 Doanh thu t vấn - dịch vụ 12.013,99 45.000 47.342,2 105 35.328,215 394
5 Doanh thu khác 13.269,34 25.000 35.855,82 143 22.556,475 270
III Nộp ngân sách 2.695.279,2 1.830.000 2.283.674,305 124 -411.631,895 84,7
IV Lợi nhuận 196.520,34 300.000 385.373,183 128 188.852,843 196
V Quỹ lơng 1.350.000 1.500.000 1.560.287,101 104 210.287,401 115
Thu nhập bình quân (1000đ/ng-
ời/tháng)
1.200 1.662
(Nguồn số liệu: Báo cáo quyết toán của Công ty năm 1999 và năm 2000)
II. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xuất nhập
khẩu và t vấn - dịch vụ đo đạc bản đồ (IMECOSUM).
1. Bộ máy quản lý của Công ty.
Công ty gồm có 82 ngời trong đó có 5 ngời làm việc tại chi nhánh của
Công ty thành phố Hồ Chí Minh, 3 ngời làm việc tại chi nhánh Đà Nẵng và 74
ngời làm việc tại Hà Nội.
5
Chuyên đề Kế toán trởng
Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty IMECOSUM
2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.
- Ban giám đốc gồm có giám đốc và hai phó giám đốc, trong đó:
+ Giám đốc phụ trách chung, phụ trách về tổ chức cán bộ, phụ trách kinh
doanh.
+ Phó giám đốc thứ nhất phụ trách về sản xuất ở khu vực Hà Nội - trụ sở
chính (69 Nguyễn Chí Thanh - Hà Nội).
+ Phó giám đốc thứ hai phụ trách khu vực Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí

Minh và miền Tây.
- Phòng kế hoạch tài vụ: Lập kế hoạch tài chính, tín dụng chuẩn bị vốn để
phục vụ kinh doanh. Cùng với các phòng ban phục vụ công tác kinh doanh xuất
nhập khẩu thơng mại, hạch toán, hớng dẫn kế hoạch quản lý tài sản, nguồn vốn
6
tt bảo dỡng sửa
chữa và sản xuất
thiết bị
Trung tâm t vấn
dịch vụ đo đạc
bản đo
Phòng tổ chức
hành chính
tt kinh doanh
xuất nhập khẩu
Phó
Giám
đốc
Giám
đốc
Phó
giám
đốc chi
nhánh
phjhía
nam
Phòng t vấn công nghệ
Phòng kế hoạch
tài vụ
Phòng t vấn dịch vụ

Phòng kinh doanh vật t
Phòng kD máy móc thiết bị
Chuyên đề Kế toán trởng
của Công ty... chi trả các khoản tiền lơng, tiền thởng, bảo hiểm xã hội... lập báo
cáo tài chính. Theo niên độ kế toán, theo chế độ tài chính hiện hành.
- Phòng tổ chức hành chính: Thực hiện quản lý nhân sự, sắp sếp cán bộ
nhân viên phù hợp với trình độ chuyên môn công việc.
- Trung tâm kinh doanh xuất nhập khẩu: có chức năng, nhiệm vụ nghiên
cứu thị trờng trong nớc và nớc ngoài để tìm ra phơng hớng kinh doanh thích
hợp.
- Trung tâm bảo dỡng, sửa chữa và sản xuất thiết bị: Đây là trung tâm
duy nhất ở Việt Nam, thực hiện bảo dỡng, sửa chữa thiết bị đo đạc phục vụ cho
việc kinh doanh máy móc thiết bị.
- Trung tâm t vấn dịch vụ đo đạc bản đồ.
+ Phòng t vấn dịch vụ: chủ yếu phục vụ cho thị trờng đất đai, đo đạc.
Công ty tiến hành t vấn và phục vụ khách hàng. Trung tâm có nhiệm vụ phát
hành giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
+ Phòng t vấn công nghệ: Là một trong nớc trung tâm công nghệ nổi
tiếng của ngành địa chính Việt Nam. Chức năng nhiệm vụ của phòng là vừa giới
thiệu máy móc, vừa bán hàng đồng thời cũng thực hiện chuyển giao công nghệ
và hớng dẫn sử dụng.
7
Chuyên đề Kế toán trởng
Phần II: Thực trạng công tác kế toán lu chuyển
hàng hoá nhập khẩu tại Công ty xuất nhập khẩu và t
vấn dịch vụ đo đạc bản đồ
I. Giới thiệu chung về quá trình công tác kế toán lu
chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty.
1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty.
1.1. Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán.

- Giám sát tình hình tài chính kế toán
- Nắm bắt hoạt động kinh doanh kịp thời và đầy đủ
- Tham gia cho giám đốc Công ty về nguồn lực tài chính, quản lý tiền tệ,
tiền lơng, các khoản khấu hao, bảo hiểm xã hội, thu hồi vốn...
- Lập kế hoạch vốn kinh doanh cho chu kỳ tiếp theo.
- Phân tích các hoạt động kinh tế.
- Tính hoàn trích nộp Ngân sách theo đúng chế độ, đầy đủ, kịp thời các
khoản nợ đến hạn phải trả Công ty.
- Tham gia trực tiếp cùng các phòng kinh doanh hàng hoá.
- Lập báo cáo theo đúng chế độ...
1.2. Bộ máy kế toán của Công ty.
Tổng số lao động trong bộ máy kế toán của Công ty là 8 ngời, trong đó
có một kế toán trởng, 1 kế toán tổng hợp trên máy, những ngời còn lại làm việc
theo các phần hành kế toán khác nhau.
Để đạt đến mục đích cuối cùng là hạch toán có hiệu quả. Công ty đã tổ
chức nên 1 bộ máy kế toán mà trong đó hầu hết các nhân viên có trình độ đại
học, có kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn cao.
8
Chuyên đề Kế toán trởng
Sơ đồ phòng kế toán - tài vụ của Công ty IMECOSUM
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ nghiệp vụ
2. Công tác kế toán tại Công ty.
Công ty xuất nhập khẩu và t vấn - dịch vụ đo đạc bản đồ là đơn vị sản
xuất kinh doanh hạch toán độc lập trực thuộc Tổng cục Địa chính.
Các chứng từ ban đầu làm cơ sở để ghi sổ kế toán của Công ty đợc lập
theo mẫu quy định của Bộ tài chính nh phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá
đơn (GTGT)... Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hàng
năm. Đơn vị tiền tệ để ghi sổ thống nhất là VND (tiền Việt Nam). Nguyên tắc
chuyển đổi các đồng tiền khác là theo tỷ giá ở thời điểm phát sinh nghiệp vụ

kinh tế. Công ty áp dụng phơng pháp nhập trớc - xuất trớc để xác định giá trị
hàng tồn kho cuối kỳ và theo dõi hàng tồn kho theo phơng thức thẻ song song.
Về hình thức tổ chức, do có điều kiện trang bị máy móc vi tính nên kế
toán Công ty sử dụng hình thức nhật ký chung. Kế toán tổng hợp và phân loại
các chứng từ gốc nh phiếu nhập kho, hoá đơn... rồi nhập vào máy tính. Máy sẽ
tự xử lý dữ liệu theo chơng trình đợc cài đặt sẵn trên cơ sở thông tin về mã hàng
9
Kế toán trởng
Kế toán tổng hợp trên máy
Kế toán
doanh
thu và
kế toán
thanh
toán
với ng-
ời mua
Kế toán
thanh
toán
với ng-
ời bán
kiêm kế
toán
tiền gửi
ngân
hàng
Kế toán
hàng
hoá và

vật t
Thủ
quỹ
kiêm kế
toán tài
sản cố
định
Kế toán
tiền l-
ơng và
các
khoản
bảo
hiểm
Kế toán
thanh
toán
quốc tế
kiêm
thanh
toán
nội bộ
Chuyên đề Kế toán trởng
hoá, mã tài khoản để hình thành các tệp nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản, thẻ
chi tiết vật t, các báo cáo kế toán....
Đối với quá trình nhập khẩu hàng hoá, kế toán phải lập phiếu nhập kho,
từ dó vào thẻ chi tiết vật t, hàng hoá, sổ chi tiết TK1561, sổ nhật ký chung. Chi
phí thu mua hàng nhập khẩu đợc tập hợp vào TK1562. Cuối tháng, trên cơ sở số
liệu ở các sổ chi tiết, máy tính sẽ đa ra số liệu trên sổ tổng hợp hàng hoá. Đối
với nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập khẩu, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, lập

hoá đơn bán hàng, vào sổ chi tiết TK1561, TK1562..., sổ nhật ký chung để cuối
tháng kết hợp lập sổ tổng hợp hàng hoá. Để phù hợp với tình hình hoạt động,
Công ty đã chi tiết TK156 thành 4 tiểu khoản sau:
TK 15611: "Hàng hoá, máy móc thiết bị"
TK 15612: "Hàng hoá giấy và mốc sứ"
TK 15613: "Các loại sổ"
TK 156.2: "Chi phí thu mua hàng hoá".
Hoạt động nhập khẩu và tiêu thụ hàng nhập khẩu đã mang lại lợi nhuận
chính cho Công ty. Trên thực tế, hàng nhập khẩu mua về đề kinh doanh chủ yếu
chiếm khoảng 80 - 90%. Lợi ích đích thực của hoạt động nhập khẩu là khi tiêu
thụ tốt hàng hoá đó ở thị trờng trong nớc. Đối với quá trình tiêu thụ hàng nhập
khẩu của Công ty thì chính tình hình thị trờng trong nớc, nhu cầu trong nớc là
cơ sở quyết định.
10