Luận văn tốt nghiệp hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán bctc do công ty trách nhiệm hữu hạn kiểm toán và tư vấn đầu tư tài chính châu á

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU______________________________________________________3
DANH MỤC VIẾT TẮT______________________________________________5
SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU_________________________________________________6
CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG NHÂN VIÊN ẢNH
HƯỞNG ĐẾN KIỂM TỐN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CƠNG TY TNHH
KIỂM TỐN VÀ TƯ VẤN ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH CHÂU Á________________7
1.1 Đặc điểm chu trình tiền lương và nhân viên có ảnh hưởng đến kiểm tốn
BCTC.................................................................................................................... 7
1.1.1 Khái qt chung về tiền lương và nhân viên__________________________7
1.1.2 Chức năng của chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm tốn BCTC__8
1.1.3 Tổ chức kế tốn với chu trình tiền lương và nhân viên_________________12
1.1.4 Sai phạm thường gặp trong khoản mục tiền lương và nhân viên_________15
1.1.5 Kiểm soát nội bộ với chu trình tiền lương và nhân viên________________17
1.2 Mục tiêu kiểm tốn khoản mục tiền lương và nhân viên trong kiểm toán
BCTC do cơng ty kiểm tốn TNHH Kiểm tốn và Tư vấn đầu tư Tài chính
Châu Á thực hiện...............................................................................................19
1.3 Quy trình kiểm tốn chu trình tiền lương và nhân viên............................20
1.3.1 Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán__________________________________20
1.3.2 Giai đoạn thực hiện kiểm tốn____________________________________23
1.3.2.1 Khảo sát về kiểm sốt nợi bợ với khoản mục lương và các khoản trích theo
lương______________________________________________________________23
1.3.2.2 Các thử nghiệm cơ bản khi kiểm toán khoản mục tiền lương và các khoản
trích theo lương_____________________________________________________25
1.3.3 Giai đoạn kết thúc kiểm tốn______________________________________28
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TỐN CHU TRÌNH
TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN TẠI CƠNG TY TNHH KIỂM TỐN VÀ TƯ
VẤN ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH CHÂU Á__________________________________29
2.1 Giới thiệu về khách hàng kiểm toán...........................................................29
2.2 Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán...............................................................30
2.3 Thực hiện kiểm toán....................................................................................55

1


2.4 Kết thúc kiểm toán.......................................................................................82
CHƯƠNG III: NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN
KIỂM TỐN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN TRONG KIỂM
TỐN BCTC TẠI CƠNG TY TNHH KIỂM TỐN VÀ TƯ VẤN ĐẦU TƯ
TÀI CHÍNH CHÂU Á_______________________________________________85
3.1. Nhận xét về thực trạng vận dụng quy trình kiểm tốn báo cáo tài chính
vào chu trình lương và nhân viên do công ty thực hiện..................................85
3.1.1 Ưu điểm______________________________________________________85
3.1.2 Những hạn chế_________________________________________________87
3.2 Các giải pháp hồn thiện quy trình kiểm tốn chu trình tiền lương và
nhân viên trong kiểm tốn báo cáo tài chính do cơng ty TNHH Kiểm tốn và
Tư vấn Đầu tư Tài chính Châu Á thực hiện.....................................................89
KẾT LUẬN________________________________________________________93
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO________________________________94

2


LỜI NĨI ĐẦU
Trở thành thành viên chính thức của Tổ chức thương mại thế giới (WTO), nền
kinh tế Việt Nam ngày càng hội nhập mạnh mẽ, đồng thời yêu cầu minh bạch
hoá BCTC được đặt ra ngày càng cấp thiết hơn bao giờ hết. Đây chính là một
động lực quan trọng nhưng cũng mang đầy thách thức đối với lĩnh vực kiểm
toán, đặc biệt là đối với kiểm toán BCTC. Để đảm bảo có đủ sức cạnh tranh
trên thị trường quốc tế đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam phải nỗ lực hết
mình trong việc tạo ra uy tín, nâng cao năng lực tài chính, chất lượng cũng
như tổ chức quản lý. Để đạt được điều này, các doanh nghiệp cần phải tập

hợp được nhiều yếu tố để tạo nên sự thành cơng cho mình, trong đó có một
báo cáo tài chính hồn hảo là một điều kiện vơ cùng cần thiết. Các báo cáo tài
chính được kiểm tốn nhằm khẳng định tính trung thực, hợp lý và phù hợp
với quy định của Nhà nước, chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Như
vậy, trong điều kiện hiện nay kiểm tốn tài chính trở thành một nhu cầu
khơng thể thiếu của tất cả các doanh nghiệp.
Trong hoạt động quản lý của một doanh nghiệp vấn đề về quản trị nhân sự
ln chiếm được nhiều sự quan tâm từ phía các nhà lãnh đạo. Con người là
yếu tố then chốt, quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp, gắn liền với
đó là chế độ đãi ngộ, các chính sách về tiền lương. Một doanh nghiệp có
chính sách nhân sự phù hợp, vừa thoả mãn được nhân viên lại tiết kiệm chi
phí tối đa của doanh nghiệp sẽ thu hút được các cá nhân có trình độ và năng
lực tới làm việc. Khi tiến hành một cuộc kiểm toán tài chính, kiểm tốn về
chu trình tiền lương và nhân viên là một phần cơng việc vơ cùng quan trọng
góp phần khơng nhỏ vào sự thành cơng của cuộc kiểm tốn. Bởi vì chi phí
tiền lương, các khoản trích theo lương chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi
phí và có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp.
Ý thức được tầm quan trọng vấn đề này, trong thời gian thực tập tại Công ty
TNHH Kiểm tốn và Tư vấn đầu tư Tài chính Châu Á, em đã tập trung tìm
hiểu việc kiểm tốn chu trình tiền lương và nhân viên tại các đơn vị khách
hàng, qua đó bước đầu hồn thành chun đề: “Hồn thiện quy trình kiểm
tốn chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm tốn BCTC do Cơng ty
TNHH Kiểm tốn và Tư vấn đầu tư Tài chính Châu Á” thực hiện.

3


Chuyên đề được chia làm 3 phần:
Chương 1 : Đặc điểm chu trình tiền lương nhân viên ảnh hưởng đến kiểm

tốn báo cáo tài chính tại cơng ty TNHH Kiểm tốn và Tư vấn Đầu tư Tài
chính châu Á
Chương 2: Thực trạng quy trình kiểm tốn chu trình tiền lương và nhân viên
tại cơng ty TNHH Kiểm tốn và Tư vấn Đầu tư Tài chính Châu Á
Chương 3: Nhận xét và một số đề xuất nhằm hồn thiện quy trình kiểm tốn
chu trình tiền lương và nhân viên trong quy trình kiểm tốn BCTC do Cơng ty
TNHH Kiểm tốn và Tư vấn Đầu tư Tài chính Châu Á thực hiện.
Trong q trình thực tập và hồn thiện chun đề, do sự hạn chế về thời gian
cũng như sự thiếu sót về nhận thức, chun đề của em có thể cịn nhiều sai
sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của TS Đinh Thế Hùng, cùng
các anh, chị tại cơng ty TNHH Kiểm tốn và Tư vấn đầu tư Tài chính Châu Á
để chun đề của em được hồn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

4


DANH MỤC VIẾT TẮT

BCTC
BHTN
BHXH
BHYT
CNV
DNKT
KPCĐ
KSNB
KTV
LĐTL
TK

TNCN
TNHH
SXKD

Báo cáo tài chính
Bảo hiểm thất nghiệp
Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm y tế
Công nhân viên
Doanh nghiệp kiểm tốn
Kinh phí cố định
Kiểm sốt nội bộ
KTV
Lao động tiền lương
Tài khoản
Thu nhập cá nhân
Trách nhiệm hữu hạn
Sản xuất kinh doanh

5


SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU
Sơ đồ 1.1: Chu trình tiền lương và nhân viên tại doanh nghiệp………………………….12
Sơ đồ 1.2 Quy trình hạch toán tiền lương………………………………………………..14
Sơ đồ 1.3 Quy trình hạch toán BHXH……………………………………………………15
Bảng 1.1: Một số sai phạm trong kiểm soát khoản mục tiền lương và các khoản trích theo
lương……………………………………………………………………………………….16
Bảng 1.2 Thủ tục khảo sát kiểm soát đối với khoản mục tiền lương và các khoản trích theo
lương……………………………………………………………………………………….24

Bảng 2.1. Hệ thống KSNB tại công ty cổ phần ABC.....................................................35
Bảng 2.2 Bảng câu hỏi về Hệ thống kiểm sốt nội bộ tại cơng ty cổ phần ABC…………36
Bảng 2.3 Công tác lao động tiền lương của cơng ty ABC……………………………….40
Bảng 2.4 Tìm hiểu về hệ thống KSNB tại công ty cổ phần dược XYZ………………….41
Bảng 2.5 Hệ thống kế tốn tiền lương tại Cơng ty cổ phần dược XYZ………………….46
Bảng 2.6 Chu trình tiền lương và phải trả người lao động tại XYZ……………………..50
Bảng 2.7 Mức trọng yếu kế hoạch tại ABC………………………………………………52
Bảng 2.8 Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục tiền lương và các khoản trích trên
lương tại cơng ty ABC…………………………………………………………………….54
Bảng 2.9. Phân tích sự biến động về chi phí tiền lương theo từng tháng tại cơng ty cổ phần
ABC………………………………………………………………………………………..57
Bảng 2.10 Phân tích sơ bộ số liệu tại công ty cổ phần dược XYZ…………………….60
Bảng 2.11. Tổng hợp đối ứng tài khoản 334 tại công ty cổ phần ABC…………………62
Bảng 2.12. Tổng hợp chi tiết tài khoản đối ứng tài khoản 334 tại công ty cổ phần ABC...63
Bảng 2.13. Bảng tổng hợp chi phí tiền lương tại cơng ty cổ phần ABC T4/2015………72
Bảng 2.14. Bảng tổng hợp đối chiếu số dư trên tài khoản 334 tại công tydược XYZ…..73
Bảng 2.15. Phân tích đối ứng các TK 3382, 3383, 3384, 3386 tại công ty cổ phần ABC..76
Bảng 2.16: Đối chiếu các khoản trích theo lương với cơ quan BHXH tại cơng ty ABC…79
Bảng 2.17: Đối chiếu các khoản trích theo lương với cơ quan BHXH tại công ty cổ phần
dược XYZ………………………………………………………………………………….81
Bảng 2.18: Bảng kết luận kiểm tốn cơng ty cổ phần ABC……………………………..82

6


CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG NHÂN VIÊN
ẢNH HƯỞNG ĐẾN KIỂM TỐN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CƠNG
TY TNHH KIỂM TỐN VÀ TƯ VẤN ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH CHÂU Á
1.1 Đặc điểm chu trình tiền lương và nhân viên có ảnh hưởng đến kiểm
tốn BCTC

1.1.1 Khái qt chung về tiền lương và nhân viên
a. Bản chất của tiền lương
Tiền lương (hay tiền công) là số tiền thù lao mà doanh nghiệp trả cho người
lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp cho doanh
nghiệp, để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của họ trong
q trình sản xuất kinh doanh.
Tiền lương bao gồm: lương nhân viên hành chính, lương theo giờ lao động/
sản lượng công việc thực tế, các khoản thưởng, hoa hồng, phúc lợi, các khoản
phụ cấp, trợ cấp, các khoản trích theo lương, theo quy điịnh hiện hành của
pháp luật hoặc theo sự thảo thuận của đôi bên.
Để trả tiền lương cho người lao động đúng (hợp lí), doanh nghiệp phải đảm
bảo được yêu cầu sau: Đúng với chế độ tiền lương của Nhà nước; gắn với
quản lý lao động của doanh nghiệp. Các yêu cầu trên có quản lý chặt chẽ với
nhau và chỉ có trên u cầu đó thì tiền lương mới kích thích được người lao
động trong nâng cao tay nghề, nâng cao ý thức kỷ luật, thi đua lao động sản
xuất thúc đẩy được sản xuất phát triển và ngược lại
b. Các khoản trích theo lương
Ngồi tiền lương, người lao động cịn được hưởng các khoản phụ cấp, trợ cấp
bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế… các khoản này cũng góp phần trợ giúp
người lao động và tăng thêm thu nhập cho họ trong các trường hợp khó khăn,
tạm thời hoặc vĩnh viễn mất sức lao động.
Quỹ BHXH nhà nước quy định doanh nghiệp phải trích lập bằng 26% mức
lương tối thiểu và hệ số lương của người lao động, trong đó 18% trích vào chi
phí kinh doanh của đơn vị, 8% người lao động phải nộp từ thu nhập của mình.
Quỹ BHXH dùng chi: BHXH được nộp lên cơ quan quản lý, thay lương nếu
xảy ra trường hợp người lao động đau ốm, nghỉ sinh hay xảy ra tai nạn lao
động không thể làm việc tại doanh nghiệp, chi trợ cấp hưu trí cho người lao
động về nghỉ hưu trợ cấp tiền, trợ cấp bồi dưỡng cho người lao động khi ốm
7

đau, thai sản, bệnh nghề nghiệp… trên cở sở có đầy đủ chứng từ hợp lí, đầy
đủ có chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền.
Quỹ BHYT được sử dụng để thanh tốn các khoản khám chữa bệnh, viện phí,
thuốc thang… cho người lao động có tham gia đóng góp vào quỹ này. Tỷ lệ
trích nộp là 4,5% trên tổng tiền lương cơ bản, trong đó 3% tính vào chi phí
SXKD cịn 1,5% khấu trừ vào lương của người lao động. Theo quy định quỹ
này sẽ được nộp lên cơ quan chuyên trách để trợ cấp, chi trả cho người lao
động theo quy định của y tế.
Kinh phí cơng đồn: dùng để chi tiêu cho các hoạt động cơng đồn. Tỷ lệ
trích nộp là 2 % trên tổng tiền lương thực tế. Chi phí KPCĐ được nộp lên cơ
quan cơng đoàn cấp trên để phục cho các hoạt động về cơng đồn trong doanh
nghiệp.
Bào hiểm thất nghiệp: Người lao động đóng bằng 1% tiền lương tháng. Người
sử dụng lao động đóng bằng 1% quỹ tiền lương tháng của những người lao
động đang tham gia BHTN. Nhà nước hỗ trợ tối đa 1% quỹ tiền lương tháng
đóng BHTN của những người lao động đang tham gia BHTN và do ngân sách
trung ương bảo đảm.
Các quỹ nộp trên doanh nghiệp phải trích lập và thu nộp đầy đủ hàng quý.
Một phần các khoản chi thuộc quỹ bảo hiểm xã hội doanh nghiệp được cơ
quan quản lý ủy quyền cho hộ trên cơ sở chứng từ gốc hợp lý nhưng phải
thanh toán quyết tốn khi nộp các quỹ đó hàng q cho cơ quan quản lý
chúng các khoản chi phí trên, chỉ hỗ trợ ở mức tối thiểu nhằm giúp đỡ người
lao động trong trường ốm đau, tai nạn lao động.
1.1.2 Chức năng của chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm tốn
BCTC
Chức năng của chu trình tiền lương và nhân viên bao gồm thuê mướn và
tuyển dụng nhân viên; Phê duyệt thay đổi về mức lương, bậc lương, thưởng
và các khoản phúc lợi; Theo dõi, tính tốn thời gian lao động và khối lượng
cơng việc, sản phẩm hoặc lao vụ hồn thành; Tính lương và lập bảng lương;

Ghi chép sổ sách; Thanh toán lương và bảo đảm các khoản tiền lương chưa
thanh tốn. Trong đó:
- Th và tuyển dụng nhân viên: tuyển dụng và thuê mướn nhân viên do bộ
phận nhân sự của các doanh nghiệp đảm nhiệm. Mọi trường hợp tuyển dụng
8


và thuê mướn đều được ghi chép trên một bản báo cáo do ban quản lý phê
duyệt. Báo cáo nêu rõ vị trí cơng việc, trách nhiệm cơng việc, mức lương khởi
điểm, các khen thưởng, các khoản phúc lợi và các khoản khấu trừ đã được
phê duyệt. Các cá nhân đủ điều kiện và được nhận, tất cả thông tin cá nhân, vị
trí tuyển dụng, mức lương khởi điểm sẽ được lưu trên hồ sơ tại hai nơi. Một là
tại phòng nhân sự để quản lý số lượng nhân viên, hai là tại phịng kế tốn để
kế tốn căn cứ vào các hợp đồng thỏa thuận này tính lương. Việc phân tách
giữa việc tính lương, thanh tốn lương và quản lý nhân sự là một hình thức
kiểm sốt nội bộ tốt, tránh việc thanh toán lương cho nhân viên khống. Nếu
các chức năng này cùng do một nơi đảm nhận, bộ phận đó có thể khai khống
số nhân viên bằng các hồ sơ giả, sau đó nhận tiền lương thanh tốn cho những
nhân viên khống này. Chính vì vậy, việc tách bạch sẽ phòng tránh gian lận và
rủi ro.
- Phê duyệt thay đổi về mức lương, bậc lương, thưởng và các khoản phúc lợi:
các thay đổi về mức lương, bậc lương, thưởng và các khoản khác thường xảy
ra khi có quyết định tăng lương, nhân viên lên bậc, thăng chức, chuyển cơng
tác, cơ quan làm ăn có lãi nên tăng tiền thưởng. Những thay đổi này phải
được phê duyệt bởi những người có thẩm quyền. Bộ phận có thẩm quyền
xũng phải chú ý theo dõi và xóa bỏ hồ sơ đối với những cá nhân đã nghỉ việc
để tránh tình trạng đã nghỉ việc mà vẫn được trả lương.
- Theo dõi, tính tốn thời gian lao động và khối lượng cơng việc, sản phẩm
hoặc lao vụ hồn thành: việc theo dõi thường xuyên, phản ánh kịp thời, chính
xác thời gian đã làm việc, giờ làm việc trên thực tế hoặc ngưng sản xuất, nghỉ

việc và số lượng cơng việc hồn thành của từng công nhân, từng đơn vị sản
xuất, từng phịng ban… để có căn cứ tính lương cũng như các khoản thưởng,
phúc lợi khác. Các chứng từ được sử dụng theo dõi tính tốn là bảng chấm
cơng, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành, hợp đồng giao
khốn… Ngồi ra, cơng ty cịn sử dụng các loại chứng từ khác liên quan như:
thẻ thời gian, giấy chứng nhận nghỉ ốm, thai nghén, nghỉ phép…
+ Bảng chấm công được sử dụng riêng cho từng bộ phận. Tất cả thời gian làm
việc thực tế, nghỉ, vắng mặt của người lao động đều được ghi chép trên bảng
chấm công. Mọi thời gian làm việc, nghỉ, vắng, chậm trễ đều được thể hiện
trên bảng này. Bảng thường được treo tại vị trí dễ dàng quan sát cho cả người
lao động và doanh nghiệp. Có sự cơng khai như vậy mới tránh sự thiếu tính
độc lập, thiếu khách quan có thể gây mâu thuẫn chung. Người lao động trên

9


cơ sở bảng chấm công biết được ngày giờ lao động của mình mà có thể tự
tính ra lương, so sánh với số thực tế nhận được.
+ Phiếu xác nhận sản phẩm lao vụ hoàn thành là chứng từ xác nhận số lượng
sản phẩm hay lao vụ mà người lao động đã đạt được. Phiếu này do người trực
tiếp giao việc lập, cần phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan: người
được giao việc, người trực tiếp giao việc, người kiểm tra chất lượng sản phẩm
hoặc lao vụ và người phê duyệt. Sau khi có đầy đủ chữ kí phiếu này sẽ được
chuyển cho kế tốn tiền lương để tính lương cho cơng nhân viên.
+ Hợp đồng giao khoán: là bản ký kết giữa người nhận khoán và người giao
khốn về cơng việc cụ thể, thời gian làm việc, trách nhiệm quyền lợi. Đây là
cơ sở để thanh tốn tiền lương.
+ Thẻ thời gian: Đây là hình thức được áp dụng chủ yếu tại các nước phát
triển nhằm ghi nhận thời gian từ đầu đến lúc kết thúc cơng việc mỗi ngày.
Hình thức này đã bắt đầu được vận dụng ở các doanh nghiệp liên doanh, các

công có vốn đầu tư nước ngồi ở nước ta những năm gần đây. Mỗi nhân viên
làm việc tại doanh nghiệp sẽ được phát riêng một thẻ cá nhân. Tất cả thẻ này
sẽ được theo dõi bởi một cá nhân hay bộ phận độc lập khác hoặc hệ thống
máy tính, thơng tin tự động và phải báo cáo tình hình theo tuần. Để đo thời
gian lao động, doanh nghiệp sẽ dùng thiết bị đồng hồ điện tử. Khi người lao
động đến làm việc, họ sẽ đưa thẻ thời gian này vào máy, sau đó khi ra về mới
được rút thẻ ra. Tuy nhiên, khó có thể kiểm sốt được tình trạng quẹt thẻ hộ,
tình trạng người lao động vẫn đưa thẻ vào máy nhưng đi làm việc riêng hoặc
khơng có mặt tại công ty nhưng đến cuối giờ quay lại công ty để rút lại thẻ. Vì
vậy, doanh nghiệp bắt buộc phải giám sát chặt chẽ, có người theo dõi việc đút
thẻ rút thẻ và theo dõi quá trình làm việc của người lao động. Thẻ thời gian
phải được ký duyệt bởi những người giám sát trước khi chuyển đến bộ phận
kế tốn để tính lương. Mọi trường hợp ngừng sản xuất, nghỉ việc phải có Biên
bản hợp lí để tính toán thời gian kéo dài, những thiệt hại xảy ra để xử lý và
tính lương.
Các trường hợp ốm đau, có thai, tai nạn trong q trình lao động cịn phải có
giấy tờ hợp lí được xác nhận của cơ quan có thẩm quyền để có căn trong q
trình ghi chép vào Bảng chấm cơng.
- Tính lương và lập bảng lương: Dựa vào những chứng từ phía trên (hồ sơ lao
động, bảng tính lương, bảng theo dõi thời gian và kết quả lao động…) kế toán
tiền lương sẽ tiến hành kiểm tra tất cả trước khi tính lương và lập bảng tính
10


lương. Sau đó, khi đã chứng thực được độ chính xác của các chứng từ này, kế
tốn sẽ tính lương, thưởng, phụ cấp, các khoản khấu trừ khác. Tất cả những
khoản này sau đó sẽ được tổng hợp trên bảng thanh toán lương, bảng thanh
toán tiền thưởng theo mẫu quy định. Bên cạnh đó, kế tốn cũng phải lập, kê
khai các khoản phải trả phải nộp về các khoản trích theo tiền lương. Đây cũng
là cơ sở kiểm tra việc thanh toán lương và thanh toán nghĩa vụ đối với các cơ

quan nhà nước.
Trong q trình này, kế tốn phải phân loại lương theo từng bộ phận sử dụng và
chức năng người lao động để làm căn cứ tính tiền lương vào chi phí một cách hợp
lý.
- Ghi chép sổ sách: Dựa vào bảng thanh toán tiền lương, thưởng, chứng từ,
kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký tiền lương, ghi sổ cái định kỳ, viết phiếu
chi, séc. Các tài khoản được sử dụng bao gồm: tài khoản phải trả công nhân
viên, tài khoản BHXH, BHYT, KPCĐ,… Từ sổ nhật ký tiền lương, kế toán
sẽ được chuyển sang sổ cái.
- Thanh toán lương và bảo đảm các khoản tiền lương chưa thanh toán: Người
phụ trách thanh toán tiền lương cũng như các khoản chưa được thanh toán
cho nhân viên thường là thủ quỹ. Khi thủ quỹ nhận phiếu chi hoặc séc chi
kèm theo bảng thanh toán lương, thưởng sẽ kiểm tra đối chiếu với nhau.
Thường thì việc ký duyệt phiếu chi, séc sẽ khơng trực tiếp tính tốn tiền
lương hay vào sổ sách. Khi đối chiếu hoàn tất, thủ quỹ sẽ tiến hành chi trả
lương cho nhân viên. Khi chi trả, phiếu chi, séc sẽ phải có chữ ký của người
lao động xác nhận đã nhận lương và thủ quỹ đóng dấu và ký “đã chi tiền”.
Các phiếu, séc này sẽ được đánh số theo thứ tự. Với những phiếu chi chưa
thanh tốn thì phải lưu trữ cẩn thận, vẫn phải được ghi chép lại đầy đủ trong
sổ sách.
Nhìn chung trong mỗi doanh nghiệp tiền lương và các khoản trích theo lương
liên quan đến các bộ phận khác nhau. Mỗi bộ phận thực hiện một chức năng
khác nhau tùy theo đặc biệt hoạt động của doanh nghiệp. Sơ đồ sau đây sẽ thể
hiện lại chức năng của chu trình tiền lương và nhân viên để thấy được mối
quan hệ giữa các bộ phận và bản chất của chu trình này

11


Sơ đồ 1.1: Chu trình tiền lương và nhân viên tại doanh nghiệp

BP hoạt động
Có chức năng theo dõi thời gian, khối lượng
cơng việc/lao vụ hồn thành:
- Chấm cơng, theo dõi thời gian lao động.
- Xác nhận công việc/ lao vụ hoàn thành.
- Duyệt thời gian nghỉ ốm, thai sản, tai nạn
lao động ngừng sản xuất, ngừng việc.

BP nhân sự:
Chức năng tuyển dụng và thuê mướn:
- Tuyển chọn, thuê mướn
- Lập báo cáo tình hình nhân sự
- Lập sổ nhân sự
- Lập hồ sơ nhân sự

BP kế toán tiền lương:
- Tính lương, thưởng và lập bảng thanh tốn lương, thưởng và các khoản phải nộp, phải trả
- Ghi chép sổ sách kế toán
- Thanh toán lương, thưởng và các khoản liên quan

1.1.3 Tổ chức kế tốn với chu trình tiền lương và nhân viên
Về hệ thống chứng từ, như đã phân tích ở phần chức năng chu trình tiền
lương nhân viên, chứng từ được sử dụng trong hạch toán gồm: chứng từ theo
dõi thời gian lao động của nhân viên ( Bảng chấm công – mẫu số 01a LĐTL
chế độ chứng từ kế toán), chứng từ theo dõi kết quả lao động của nhân viên
gồm phiếu xác nhận sản phẩm hoặc cơng việc hồn thành (mẫu số 05-LĐTL
chế độ chứng từ kế toán), hợp đồng giao khoán ( mẫu số 08-LĐTL chế độ
chứng từ kế toán) sử dụng trong trường hợp giao khốn cơng việc. Và các
chứng từ khác có liên quan đến chu trình tiền lương và nhân viên như giấy
nghỉ phép, biên bản ngừng việc….Tất cả các chứng từ này phải đảm bảo được

các yêu cầu của chứng từ kế toán và được kế toán kiểm tra trước khi tính
lương, thưởng. Đối với chứng từ thanh tốn lương và các khoản phụ cấp cho
người lao động bao gồm: bảng thanh toán tiền lương và tương ứng với bảng
chấm cơng thì bảng thanh tốn tiền lương có 2 mẫu: mẫu số 02 – LĐTL chế
độ chứng từ kế toán và bảng thanh toán tiền thưởng mẫu số 03 – LĐTL chế
độ chứng từ kế tốn.
Mặc dù mỡi doanh nghiệp có chính sách tiền lương khác nhau, nhưng vẫn có
sơ đồ hạch toán phản ánh khái quát nhất cách hạch toán tiền lương và các
khoản trích theo lương của đơn vị.
Các tài khoản được sử dụng:
Tài khoản 334 “phải trả công nhân viên” : Dùng để phản ánh các khoản thanh
tốn với cơng nhân, nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ
cấp, BHXH , tiền thưởng và các khoản khác liên quan đến thu nhập của họ.
12


Bên nợ: Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương của công nhân viên.
Tiền lương, tiền công và các khoản khác đã trả cho công nhân viên. Kết
chuyển tiền lương cơng nhân, viên chức chưa lĩnh.
Bên có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân viên.
Dư có: Tiền lương, tiền cơng và các khoản khác phải trả cho cơng nhân viên.
Dư nợ (nếu có): Số trả thừa cho công nhân viên chức.
Nợ TK 622 (chi tiết đối tượng): Phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất, chế
tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ.
Nợ TK 627 (6271- chi tiết phân xưởng): Phải trả nhân viên quản lý phân
xưởng.
Nợ TK 641 (6411): Phải trả cho nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm, lao
vụ, dịch vụ.
Nợ TK 642 (6421): Phải trả cho bộ phận nhân công quản lý DN
Tài khoản 338 “phải trả và phải nộp khác”: Dùng để phản ánh các khoản phải

trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho
cấp trên về KPCĐ, BHXH, BHYT.
Bên nợ: Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ. Các khoản đã chi về
kinh phí cơng đồn. Xử lý giá trị tài sản thừa. Kết chuyển doanh thu chưa
thực hiện vào doanh thu bán hàng tương ứng kỳ kế toán. Các khoản đã trả, đã
nộp và chi khác.
Bên có: Trích KPCĐ, BHXH, BHYT, theo tỷ lệ quy định. Tổng số doanh thu
chưa thực hiện thực tế phát sinh trong kỳ. Các khoản phải nộp, phải trả hay
thu hộ. Giá trị tài sản thừa chờ xử lý. Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp,
phải trả được hồn lại.
Dư có: Số tiền còn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản thừa chờ xử lý
Dư nợ (nếu có ): Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh tốn.
Có TK 111: Thanh tốn bằng tiền mặt.
Có TK 112: Thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng.

13


Sơ đồ 1.2 Quy trình hạch toán tiền lương
TK 141

TK622,623,627,641,642

TK 334
Khấu trừ tiền tạm ứng thừa của
CNV

Tiền lương thưởng
trong quỹ lương

TK 1388

TK 353
Khấu trừ tiền bồi thường vật chất,
tiền vay không lãi

Tiền khen thưởng
phúc lợi

TK 3383, 3384
TK 3383

Phần BHXH, BHTN, BHYT bị khấu trừ
vào lương
BHXH phải trả cho CBCNV
TK 335
Thuế TNCN phải nộp cho Ngân
sách Nhà nước
TK 335

TK 111,112
Thanh toán cho CNV

Lương phép
phải trả CNV

TK 3388
Thanh toán lương lĩnh
chậm

Tiền lương
lĩnh chậm

TK 512,3331
Thanh tốn cho CNV bằng
hiện vật

14

TK 622
Trích trước
lương phép


Sơ đồ 1.3 Quy trình hạch toán BHXH

TK 338(2,3,4)
TK 622,627,641,642

TK 111,112

Nộp BHXH, BHTN, BHYT,
KPCĐ cho cơ quan quản lý

Trích
BHXH,BHTN,BHYT ,KPCĐ
vào CPSXKD
TK 334

TK 334

Phần BHXH, BHTN, BHYT được
khấu trừ vào lương của CNV

BHXH phải trả cho CNV

TK 111

TK 111,112,1388

Chi tiêu KPCĐ tại đơn vị

KPCĐ vượt chi đề nghị cấp
bù

1.1.4 Sai phạm thường gặp trong khoản mục tiền lương và nhân viên
Trong q trình thực hiện cuộc kiểm tốn một cơng ty hay tổ chức, KTV gặp
nhiều sai sót và gian lận. Đối với khoản mục lương và các khoản trích theo
lương, KTV có thể gặp những sai phạm chính như sau:
- Khai khống nhân viên: Là hành vi gian lận thường gặp trong q trình kiểm
tốn tiền lương và các khoản trích theo lương. Khai khơng nhân viên thường
được thực hiện bằng cách gian lận hồ sơ lao động của những nhân viên đã
nghỉ việc hoặc bằng cách giữ lại hồ sơ ứng tuyển của lao động không thực sự
làm trong doanh nghiệp khi doanh nghiệp đăng tuyển dụng lao động.
- Gian lận trong vấn đề chấm công cho người lao động: Là hành vi xảy ra do
việc phân chia tách bạch nhiệm vụ giữa người chấm công và người thực hiện
hạch tốn kế tốn khơng được đảm bảo. Người chấm cơng có hành vi lạm
dụng quyền hành và trách nhiệm của mình để ghi nhận nhiều hơn số giờ nhân

15

cơng hay số sản phẩm thực tế hồn thành để chiếm dụng số tiền lương được
hạch toán trên phần dư thừa đó.
Gian lận trong việc tính lương và thanh tốn tiền lương cho người lao động:
Là sai phạm xảy ra khi có sự khơng chính xác giữa bảng tính lương, bảng
thanh toán lương và việc hạch toán kế toán hay chi trả thực tế cho người lao
động.
Không tuân thủ các quy định của doanh nghiệp: Là hành vi vi phạm quy
trình tuyển dụng lao động, vi phạm nguyên tắc phân chia tách bạch giữa
nhân viên theo dõi trực tiếp lao động và nhân viên kê toán tiền lương và
các khoản trích theo lương.
Gian lận trong việc ghi chép, hạch tốn tiền lương dẫn đến những sai lệch
trong thực chi. Những gian lận này có thể là do nhân viên viết các chi phiếu
cho những nhân viên đã thôi việc hoặc có thực dẫn tới các khoản chi vơ lý,
tiền chi ra cho những dịch vụ khơng có thật, dẫn đến các khoản chi phi lý và
làm tăng chi phí nhân công, không đúng với thực tế. Những sai lệch trong
thực chi cũng có thể bắt nguồn từ các sổ sách, báo cáoovà tài liệu có thể được
sử dụng bởi những nhân viên khơng có thẩm quyền, chi những mục đích vụ
lợi dẫn tới những khoản chi phi lý và chi nhân công tăng so với thực tế.
Bảng 1.1: Một số sai phạm trong kiểm soát khoản mục tiền lương và
các khoản trích theo lương
Mục tiêu

Khả năng sai phạm

* Nghiệp vụ phê chuẩn
Các nhân viên được tuyển dụng có Có thể tuyển dụng phải những nhân viên
thế phải đáp ứng được yêu cầu của không đúng theo yêu cầu, mất chi phí đâị
nhà quản lý theo tiêu chí cụ thể.

tạo, lãng phí nguồn lực của cơng ty.
Các khoản lương, thưởng, trích theo Các khoản chi lương khơng có phê duyệt
lương cần được phê duyệt bởi cấp dẫn đến chi lương sai, tăng chi phí nhân
lãnh đạo và theo những quy định công
chung của nhà nước.
* Nghiệp vụ ghi sổ
Các khoản lương, thưởng, các khoản Sai sót số học: Bảng tính chi phí lương,
16


trích theo lương cần được ghi sổ các khoản trích theo lương có thể bị tính
chính xác về mặt số học, đối tượng, sai, chưa cập nhập kịp theo quy định mới
đúng kì và phân bổ hợp lý.
của nhà nước dẫn đến việc xác định chi
phí và nợ bị trình bày sai
Bảng tính lương, tổng hợp tiền lương,
nhật kí tiền lương có thể khơng khớp khi
kết chuyển dãn đến phân bổ chi phí lương
cho các hoạt động sai lệch
* Nghiệp vụ thực chi
Các khoản chi lương, thưởng cho Có thể viết phiếu chi lương cho các cá
công nhân viên, thanh tốn các khoản nhân đã nghỉ việc, gây lãng phí và thất
trích theo lương cho các đơn vị nhà thốt nguồn lực của công ty.
nước được sự phê chuẩn của ban lãnh
Chi phí lương có thể được thanh tốn cho
đạo, và căn cứ vào các khoản đã ghi
các nghiệp vụ khơng có thực, dẫn đến chi
nợ trước đó
phí nhân cơng không đúng với thực tế
* Tiền lương khống

Kê khai không đúng giờ cơng hoặc Chi phí tiền lương bị tính sai do ghi tăng
số lương cơng việc đã hồn thành
số lượng cơng việc hồn thành (trả lương
theo sản phẩm), gây thất thoát nguyên vật
Số lương nhân viên kê khai nhiều
liệu dùng cho sản xuất
hơn số lượng thực tế của công ty
Chi phí lương bị tính sai thưc tế dẫn đến
thất thoát tiền của doanh nghiệp

1.1.5 Kiểm soát nội bộ với chu trình tiền lương và nhân viên
Các loại hình kiểm sốt nội bộ trong chu trình tiền lương và nhân viên được
thiết lập nhằm thực hiện các chức năng của chu trình. Mỗi loại hình kiểm sốt
sẽ gắn với với các mục tiêu kiểm soát cụ thể nhằm phát hiện và ngăn chặn
những khả năng sai phạm có thể xảy ra.
- Nghiệp vụ phê duyệt: Thông thường công tác về nhân sự được phòng nhân
sự (hoặc phòng tổ chức) đảm nhận. Để phịng nhân sự có thể chọn đúng
17


người, đúng việc thì ban quản lý cần phải có tiêu chí tuyển dụng lao động rõ
ràng. Ban giám đốc phải tự thiết lập một hệ thống chính sách bằng văn bản
chặt chẽ về việc điều chỉnh mức lương, bậc lương và phải được cơ quan chức
năng có thẩm quyền phê duyệt, sau đó các văn bản này phải được cơng bố
rộng rãi cho tồn thể đơn vị. Ban quản lý cần tích cực thẩm tra, thường xuyên
xem xét tất cả các thơng tin có liên quan đến hồ sơ tuyển dụng của các lao
động để có thể theo dõi được tình hình biến động nhân sự của mình. Tất cả
các khoản chi lương, thưởng hay các khoản trích theo lương, các khoản khấu
trừ đều phải được giám đốc (hoặc thủ trưởng cơ quan) và kế toán trưởng phê
duyệt rõ ràng, nhằm quản lý được chi phí của doanh nghiệp, đồng thời cũng

trả công một cách xứng đáng cho người lao động, đảm bảo việc chi lương và
các khoản liên quan đến tiền lương được phản ánh đúng.
- Theo dõi thời gian làm việc, lập bảng chấm công và ghi sổ kế tốn: Để kiểm
sốt được việc ghi chép thì ban giám đốc phải dựa vào các văn bản hướng dẫn
của cơ quan cấp trên hoặc có thể thiết lập ra một sơ đồ hạch toán và các thủ
tục phân bổ chi phí nhân cơng phù hợp với loại hính sản xuất đặc trưng của
doanh nghiệp. Theo đó, giám đốc doanh nghiệp phải hướng dẫn các nhân viên
giúp việc của mình thực hiện theo dõi và chấm công đúng như văn bản đã quy
định. Kế tốn trưởng phải có trách nhiệm hướng dẫn kế toán viên ghi chép
đúng và vào sổ kịp thời.
- Thực chi thanh toán lương: Để kiểm soát các phiếu chi khơng có thật, thủ
quỹ và cả người nhận lương cần phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của chế
độ kế toán cũng như quy định của cơ quan cấp trên và của doanh nghiệp: các
phiếu chi hoặc séc chi lương phải thể hiện đó là những phiếu chi cho các công
việc, sản phẩm hoặc lao vụ đã thực hiện hoặc những sản phẩm hoặc dịch vụ
đã hoàn thành và nghiệm thu. Người chi lương chỉ được phép chi khi phiếu
chi có đủ chữ ký của những người có thẩm quyền để chắc chắn rằng khoản
chi phí đó đã được kiểm soát tránh gây thất thoát tiền của doanh nghiệp. Khi
chi phải yêu cầu người đó ký nhận đầy đủ nhằm kiểm soát việc chi đúng đối
đối tượng. Các phiếu chi này phải thể hiện được số tiền trên phiếu đúng với
giá trị của sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành đã nghiệm thu.
- Tiếp cận hệ thống sổ sách: Nhằm kiểm sốt đối với những khoản chi khơng
đúng chỗ và những chi phí nhân cơng khơng được thơng qua, ban giám đốc
cần phải đưa ra các chính sách hạn chế việc tiếp cận hệ thống sổ sách, các báo
cáo về nhân sự và các sổ sách kế toán liên quan tới tiền lương, chỉ cho những
người có trách nhiệm được quyền nắm giữ những sổ sách liên quan tới phần
18


việc của mình. Nhưng đồng thời những người này phải có trách nhiệm trình

duyệt lên ban giám đốc và cơ quan cấp trên về tình hình lương trong doanh
nghiệp. Tất cả các sổ sách của đơn vị cần phải lưu tại phịng kế tốn.
- Phân chia trách nhiệm: Để bảo đảm một cách thoả đáng về việc phân chia
tách bạch các trách nhiệm thì bộ phận nhân sự cần tách khỏi trách nhiệm tính
tốn lương, thưởng, lập bảng lương, chi lương và trách nhiệm giám sát thời
gian lao động hoặc dịch vụ hồn thành. Cơng việc này được thực hiện hợp lý
nhằm giám sát thời gian lao động, kết quả, sản phẩm hoặc dịch vụ hồn thành.
1.2 Mục tiêu kiểm tốn khoản mục tiền lương và nhân viên trong kiểm
toán BCTC do cơng ty kiểm tốn TNHH Kiểm tốn và Tư vấn đầu tư Tài
chính Châu Á thực hiện.
Với chu trình tiền lương và nhân viên, mục tiêu bao gồm mục tiêu chung và
các mục tiêu đặt ra tương ứng với cam kết của nhà quản lý là hiệu lực, trọn
vẹn, quyền và nghĩa vụ, phân loại trình bày, chính xác cơ học.
Mục tiêu kiếm tốn chung đối với chu trình kiếm toán này là KTV phải thu
thập đầy đủ các bắng chứng kiểm tốn thích hợp để khẳng định tình trung
thực và hợp lý của các nghiệp vụ về tiển lương và nhân viên, tất cả các thơng
tin tài chính trọng yếu có liên quan tới chu trình đều được trình bày phù hợp
với các ngun tắc kế tốn, chế độ kế toán hiện hành.
Mục tiêu về sự hiện hữu hay có thực: Mục tiêu này địi hỏi các nghiệp vụ về
tiền lương đã được ghi chép trên sổ sách khi thực sự xảy ra, có các chứng từ
chứng minh tính có thực này và các khoản chi phí tiền lương và các khoản
tiền lương chưa thanh toán thực sự tồn tại.
Mục tiêu trọn vẹn: Mục tiêu trọn vẹn tức là các nghiệp vụ về tiền lương đã
xảy ra phải được ghi chép đầy đủ trên sổ sách. Nếu một doanh nghiệp khơng
phản ánh đầy đủ một khoản thanh tốn tiền lương cho nhân viên thì chi phí
tiền lương và các khoản phải thanh toán cũng như các tài sản có liên quan
như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng… sẽ bị trình bày khơng đúng với thực tế.
Đồng thời, lương bị khai thấp hơn sẽ làm giảm chi phí, lợi nhuận bị ghi tăng
hơn so với tình hình tài chính thực tế tại doanh nghiệp.
Mục tiêu về quyền và nghĩa vụ: Lương liên quan đến các khoản phải trả công

nhân viên và các cơ quan nhà nước. Quyền lợi và nghĩa vụ đối với chu trình
có nghĩa là đơn vị phải có nghĩa vụ thanh tốn tiền lương và các khoản trích

19


có liên quan theo đúng chế độ tài chính kế tốn theo quy định tài chính kế
tốn hiện hành.
Tuy nhiên, đối với các nghiệp vụ về tiền lương thì mục tiêu quyền và nghĩa
vụ thường không quan trọng lắm do nếu doanh nghiệp không thực hiện theo
đúng quy định của chế độ thì người lao động đã khơng tiếp tục làm việc và
các cơ quan nhà nước đã có nhắc nhở.
Mục tiêu đo lường và tính giá: Mục tiêu này đối với các nghiệp vụ tiền lương và
các số dư có liên quan có nghĩa là những giá trị đã được ghi chép về các nghiệp
vụ tiền lương hợp lệ là đúng. Giá trị của các nghiệp vụ tiền lương có thể là sai
sót trong q trình tính lương, chuyển sổ, mức lương tính sai…Thường những
sai phạm về đo lương và tính giá là sai sót, ít là gian lận. Tất cả các sai phạm về
sự đo lường và tính giá trong các nghiệp vụ tiền lương đều dẫn tới làm tăng hoặc
giảm hơn so với thực tế đối với số chi phí tiền lương phải thanh tốn cho nhân
viên và các tài sản khác có liên quan.
Mục tiêu đo lường tính giá cịn có ý nghĩa quan trọng trong việc lập các bản
báo cáo các khoản thuế phải nộp và các khoản phải nộp khác có liên quan tới
tiền lương. Để tránh rủi ro về sai phạm trong việc tính tốn các khoản thuế và
các khoản phải nộp liên quan tới tiền lương thì các tổ chức thường phân cơng
một nhân viên độc lập thực hiện rà sốt một cách độc lập về vấn đề tính tốn
và lập các báo cáo.
1.3 Quy trình kiểm tốn chu trình tiền lương và nhân viên
1.3.1 Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Để đảm bảo cho cuộc kiểm tốn có hiệu quả, kế hoạch kiểm toán phải được
lập cho mọi cuộc kiểm toán. Việc lập kế hoạch kiểm toán một cách đúng đắn

sẽ giúp KTV thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và thích hợp, giúp giữ chi
phí kiểm tốn ở mức hợp lý, và để tránh những bất đồng với khách hàng. Tùy
vào quy mô khách hàng, tính chất phức tạp của công viêc kiểm toán, kinh
nghiệm và hiểu biết của KTV về hoạt động của đơn vị được kiểm toán mà
phạm vi kế hoạch kiểm toán sẽ khác nhau. Tuy nhiên, thông thường kế hoạch
kiểm toán bao gồm hai phần là kế hoạch tổng thể và chương trình kiểm toán.
Ngoài ra, đối với những cuộc kiểm toán quy mô lớn, tính chất phức tạp, địa
bàn rộng, hoặc kiểm toán nhiều năm thì cần lập thêm kế hoạch chiến lược.
Tìm hiều thông tin về khoản mục

20