Hệ thống thông tin quản lý cấp phép các hoạt động văn hoá

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO THẠC SĨ CNTT
KHÔNG TẬP TRUNG KẾT HỢP MẠNG TH-VT
BÀI THU HOẠCH
CHUYÊN ĐỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TÊN ĐỀ TÀI : HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CẤP PHÉP
CÁC HOẠT ĐỘNG VĂN HOÁ

GIẢNG VIÊN: PGS.TS. TRƯƠNG MỸ DUNG
SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN GIA ĐĂNG MS:CH0602007
VŨ MẠNH SƯỚNG MS : CH0602034
ĐÀO TUẤN ANH MS: CH0602001
ĐỖ MINH TUẤN MS: CH0602046
KHÓA: 3
HÀ NỘI – 06/2007
Lời cảm ơn
Chúng em xin chân thành cám ơn Cô Trương Mỹ Dung đã tận tình hướng
dẫn chúng em trong quá trình học tập và thực hiện bài thu hoạch môn học
Quản Trị Dự Án Công Nghệ Thông Tin.
Chúng em xin chân thành cám ơn Khoa Công Nghệ Thông Tin, trường Đại
Học Công Nghệ Thông Tin (ĐHQG TpHCM) đã tạo điều kiện thuận lợi cho
chúng em trong học tập và nghiên cứu.
Xin chân thành cám ơn các anh chị và bạn bè đã ủng hộ, giúp đỡ chúng em
trong thời gian học tập và nghiên cứu.
Nhóm sinh viên thực hiện : Nguyễn Gia Đăng
Vũ Mạnh Sướng
Đào Tuấn Anh
Đỗ Minh Tuấn

Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá
1. KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN
Giới thiệu :
Văn hoá thông tin là một lĩnh vực hoạt động nhạy cảm và phức tạp. Khác với
các lĩnh vực kinh doanh khác, sản phẩm của ngành là các sản phẩm văn hoá, có tác
động lớn đến lối sống, tác phong sinh hoạt và suy nghĩ của mỗi người dân.
Để quản lý vấn đề này, Sở Văn hoá thông tin (VHTT) có một hệ thống các
phòng ban được giao nhiệm vụ quản lý và theo dõi hoạt động của các dịch vụ văn
hoá cũng như cấp các loại giấy phép cho các dịch vụ này như: xuất bản, quảng cáo,
mở nhà hàng Karaoke, cho thuê băng đĩa hình, xuất khẩu và nhập khẩu các loại văn
hoá phẩm....
Song song với vấn đề cấp giấy phép cho các loại dịch vụ thì sở VHTT còn
phải tăng cường công tác kiểm tra và thanh tra để kịp thời nắm nhanh và chính xác
các thông tin cần giải quyết như chủ sở hữu có đủ tư cách, điều kiện để thực hiện
dịch vụ mà chủ sở hữu đã đăng ký không, có đảm bảo không sai phạm đường lối chủ
trương chính sách của Đảng và nhà nước không. Phương pháp tiến hành là cử cán bộ
thanh tra xuống kiểm tra và thanh tra trực tiếp, hoặc thông qua các khiếu nại, tố cáo
các vụ việc có liên quan đến lĩnh vực văn hoá... cán bộ thanh tra sẽ xuống địa bàn để
xác minh vụ việc từ đó đề xuất các phương án giải quyết trình lãnh đạo sở.
Nâng cao hiệu quả, rút ngắn thời gian, tự động hoá, đơn giản hoá và làm gọn
nhẹ các quy trình giải quyết, xử lý các các hồ sơ thủ tục hành chính trong việc cung
cấp dịch vụ công cho người dân, đặc biệt là các dịch vụ công mang tính liên ngành,
theo mô hình "một cửa" để giảm các thủ tục phiền hà, giải quyết công việc nhanh
chóng, gọn nhẹ và công minh theo đúng pháp luật là một trong những mục tiêu trọng
tâm của Chương trình cải cách hành chính của Chính phủ, và CNTT là một công cụ
hỗ trợ đắc lực cần thiết và không thể thiếu cho quá trình thực hiện mục tiêu này.
HTTT Quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá, nhằm tin học hoá các
quy trình cấp phép hoạt động dịch vụ văn hoá và kiểm tra theo dõi các hoạt động dịch
vụ đó.
Mục tiêu và nhiệm vụ:

Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá nhằm tin học hoá toàn
diện các hoạt động, công việc trong quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá, bao gồm:
• Quản lý và cung cấp dịch vụ cấp phép các hoạt động văn hoá;
• Kiểm tra theo dõi việc thực hiện giấy phép văn hoá.
• Quản lý các tổ chức và cá nhân đăng ký cấp phép dịch vụ văn hoá
• Quản lý công tác thanh tra, kiểm tra vi phạm về văn hoá.
• Quản lý các văn băn liên quan đến lĩnh vực văn hoá
Để thực hiện được mục tiêu đó, HTTT có nhiệm vụ:
• Thu thập, phân loại, cập nhật, lưu trữ, quản lý các thông tin dữ liệu liên quan
3
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá
đến công tác quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá.
• Tổ chức xây dựng các giao diện và web site cho các loại đối tượng tham gia
vào hoạt động của HTTT. Các hoạt động bao gồm:
− Thu thập, cập nhật dữ liệu.
− Thực hiện các dịch vụ công: làm thủ tục tiếp nhận hồ sơ xin cấp phép hoạt
động dịch vụ văn hoá; trả lời kết quả xét duyệt hồ sơ; cung cấp thông tin
phục vụ việc lập hồ sơ (văn bản pháp lý, các chứng thực, thân nhân chủ sở
hữu,...); cung cấp thông tin tư vấn, thị trường về các dịch vụ văn hoá.
− Thực hiện các quy trình xử lý công việc tại các cơ quan chức năng: xét
duyệt cấp phép hoạt động dịch vụ văn hoá; theo dõi quá trình hoạt động của
các hoạt động dịch vụ văn hoá; xử lý các vụ việc vi phạm hành chính; giải
quyết khiếu nại tố cáo; ...
− Tra cứu, tìm kiếm, sao trích thông tin; lập và xem báo cáo, thông tin thống
kê, tổng hợp; truy cập và khai thác trang web;...
Lập mô hình bảng điểm có trọng số WSM để đánh giá ứng
viên cho vai trò quản lý dự án
BẢNG ĐIỂM CÓ TRỌNG SỐ CHO VỊ TRÍ PM
Tiêu chí % Đăng Sướng T.Anh Tuấn
Kinh nghiệm 30% 80 70 70 70

Sáng tạo 20% 70 70 50 50
Kỹ năng tổ chức 25% 70 60 70 60
Kỹ năng giao tiếp 15% 80 60 80 70
Kỹ năng công nghệ 10% 80 80 60 60
TỔNG 100% 76 68 66 66
MÔ HÌNH CHO ĐIỂM CÓ TRỌNG SỐ CHỌN VỊ TRÍ PM
60 65 70 75 80
Đăng
Sư?ng
Anh
Tu?n
Văn bản tôn chỉ (Project charter)
4
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá
Thời gian dự án : 3 tháng
Chí phí : 50 triệu
TÔN CHỈ DỰ ÁN
Tên dự án : “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý cấp phép các dịch vụ
văn hoá”
Ngày bắt đầu : 01-04-2007 Ngày kết thúc : 01-07-2007
Ngân sách : 50 triệu
Giám đốc dự án : Nguyễn Gia Đăng
ĐT: 0983655284
Email:
Mục tiêu dự án:
•Quản lý và cung cấp dịch vụ cấp phép các hoạt động văn hoá
•Kiểm tra theo dõi việc thực hiện giấy phép văn hoá.
•Quản lý các tổ chức và cá nhân đăng ký cấp phép dịch vụ văn hoá
•Quản lý công tác thanh tra, kiểm tra vi phạm về văn hoá.
•Quản lý các văn băn liên quan đến lĩnh vực văn hoá

Cách tiếp cận:
Thu thập, phân loại, cập nhật, lưu trữ, quản lý các thông tin dữ liệu liên quan đến công tác quản
lý các hoạt động dịch vụ văn hoá.
Tổ chức xây dựng các giao diện và web site cho các loại đối tượng tham gia vào hoạt động của
HTTT. Các hoạt động bao gồm:
− Thu thập, cập nhật dữ liệu.
− Thực hiện các dịch vụ công: làm thủ tục tiếp nhận hồ sơ xin cấp phép hoạt
động dịch vụ văn hoá; trả lời kết quả xét duyệt hồ sơ; cung cấp thông tin
phục vụ việc lập hồ sơ (văn bản pháp lý, các chứng thực, thân nhân chủ sở
hữu,...); cung cấp thông tin tư vấn, thị trường về các dịch vụ văn hoá.
− Thực hiện các quy trình xử lý công việc tại các cơ quan chức năng: xét
duyệt cấp phép hoạt động dịch vụ văn hoá; theo dõi quá trình hoạt động của
các hoạt động dịch vụ văn hoá; xử lý các vụ việc vi phạm hành chính; giải
quyết khiếu nại tố cáo; ...
− Tra cứu, tìm kiếm, sao trích thông tin; lập và xem báo cáo, thông tin thống
kê, tổng hợp; truy cập và khai thác trang web;...
5
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá
Vai trò và trách nhiệm:
Vai trò Họ tên Tổ chức/ vị trí Liên hệ
Chữ
ký
Trưởng dự
án, chịu
trách
nhiệm
chung về
dự án
Nguyễn Gia Đăng
Trưởng dự án. Làm

project charter, Hợp
đồng nhóm, Phân tích
các bên cho dự án.
Viết báo cáo bài học
kinh nghiệm cá nhân
và nhóm. Tổng hợp dự
án, Báo cáo kết thúc dự
án
dangnggia@ya
hoo.com
Thư ký dự
án, lập kế
hoạch dự
án
Vũ Mạnh Sướng Thư ký dự án, Lập sơ
đồ Gantt, Work
Breakdown, phát
triển lịch biểu làm
việc cho nhóm, lập kế
hoạch công việc và
ước lượng thời gian
cho mỗi công việc
của từng thành viên
trong nhóm
suongvm@yah
oo.com
Lập tài liệu
dự án
Đào Tuấn Anh Phân tích mức độ rủi
ro. Các bài học rút ra

từ dự án. Tìm và tổng
kết tư liệu liên quan.
daotuananh@y
ahoo.c om
Phụ trách
tài chính
dự án
Đỗ Minh Tuấn Phát biểu phạm vi.
Ước tính chi phí,
Viết tổng kết về MBTI
của nhóm.
tuanphthanoi@
yahoo.com
2. LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN
6
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá
Kịch bản:
Nhóm đã đề cử anh Nguyễn Gia Đăng làm Quản lý dự án “Xây dựng hệ
thống thông tin quản lý cấp phép các dịch vụ văn hoá”. Anh Đăng là kỹ sư tin học
có gần 10 năm kinh nghiệm, hiện đang công tác tại viện CNTT. Anh đã tham gia rất
nhiều dự án cho một số công ty với vai trò thiết kế, thi công, chuyển giao công nghệ.
Các nhiệm vụ:
1. Phát triển Hợp đồng Nhóm (Team Contract)
Hợp đồng nhóm – Team Contract
Tên dự án : “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý cấp phép các dịch vụ
văn hoá”
Họ tên các thành viên dự án và chữ ký:
Qui tắc chung khi làm việc: Nhóm dự án sẽ
- Xem quyền lợi của dự án là trên hết.
- Bảo đảm các thành viên được thông đạt về dự án.

- Ưu tiên phân công công việc theo đúng sở trường, điều kiện của mỗi
người.
- Tôn trọng ý kiến các thành viên.
- Tham gian dự án đến hoàn tất.
- Tuân thủ thực hiện các quy định về kế hoạch, yêu cầu công việc và thời
gian.
Khi tham gia: Các thành viên sẽ.
- Tạo điều kiện bình đẳng cho mọi thành viên.
- Khuyến khích đưa ra các ý tưởng cải tiến, sáng tạo.
- Báo cáo kịp thời tiến độ công việc cho người quản trị dự án.
7
Họ tên Chữ ký
Đào Tuấn Anh
Nguyễn Gia Đăng
Vũ Mạnh Sướng
Đỗ Minh Tuấn
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá
- Chân thật và cởi mở trong các hoạt động dự án.
- Khuyến khích phong cách làm việc linh động uyển chuyển.
- Thông báo trước khi vắng mặt 1 buổi họp.
Truyền thông: Các thành viên sẽ
- Khi gửi email về thông tin liên quan dự án thì phải cc cho mọi thành viên.
- Trả lời email có liên quan dự án kịp thời .
- Tập trung giải quyết vấn đề phát sinh, không khích bác nhau.
- Trình bày ý tưởng một cách gọn gàng , dễ hiểu.
- Nêu ngay thắc mắc khi không hiểu rõ 1 chi tiết nào đó.
- Lưu lại nội dung các thảo luận liên quan theo trình tự.
- Mỗi thời điểm chỉ đưa ra một vấn đề để thảo luận.
Giải quyết vấn đề: Các thành viên sẽ
- Khuyến khích mọi người cùng tham gia giải quyết vấn đề.

- Chỉ nên phê bình có tính chất xây dựng.
- Khi được yêu cầu giải quyết một vấn đề, phải phản hồi hoặc đưa giải pháp.
- Có tinh thần đồng đội chung sức giải quyết vấn đề.
Hội họp : Các thành viên sẽ
- Tham gia họp hàng tuần để báo cáo tình hình của nhóm cả tuần.
- Ghi chép nội dung cuộc họp và cố gắng giải quyết vấn đề đã đưa ra trong
vòng 24 giờ.
- Chấp hành, thực hiện đúng quyết định, giải pháp đã thống nhất trong cuộc
họp.
2. Bảng phân tích các bên liên quan
PHÂN TÍCH CÁC BÊN LIÊN QUAN CHO DỰ ÁN
Người viết (Prepared by): Nguyễn Gia Đăng Ngày ( Date):01-06-2007
Khách hàng
Trưởng nhóm kỹ
thuật
Người dùng
Thuộc tổ
chức
Sở VHTT
Nhóm thực hiện dự án
Sở VHTT
Vai trò trong Đưa ra yêu cầu và Thực hiện các yêu cầu Vận hành HT khi
8
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá
dự án Quyết định
nghiệm thu dự án
của khách hàng nghiệm thu và sử dụng
hệ thống sau khi bàn
giao
Một sự kiện

duy nhất về
BTG
Đặt hàng Nghiệm thu, tổng kết dự
án
Vận hành hệ thống
Mức độ
quan tâm
8 8 7
Mức độ ảnh
hưởng
9 8 7
Đề xuất về
quản lý các
mối quan hệ
Luôn lắng nghe
các yêu cầu. Cần
có các giao kết
yêu cầu giữa 2
bên
Xây dựng kế hoạch làm
việc chặt chẽ, kiểm tra
theo dõi tiến độ thực
hiện các phần của dự
án. Tạo liên kết thông
tin tốt giữa các bộ phận
kỹ thuật
Theo dõi theo quen, tìm
hiểu các mong muốn
của người dùng.
3. Phát triển một bản tuyên bố phạm vi (scope statement) dự án .

PHÁT BIỂU VỀ PHẠM VI- Scope Statement
Tên dự án –Project title: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý cấp
phép các dịch vụ văn hoá”
Người viết –Prepared by: Đỗ Minh Tuấn Ngày-Date : 01-06-2007
Lý giải về dự án - Project Justification
Mục tiêu của dự án là khảo sát các quy trình nghiệp vụ về cấp phép các
loại hình dịch vụ văn hoá tại Sở VHTT. Từ đó xây dựng một hệ thống nhằm tin
học hoá các quy trình đó.
Các giai đoạn dự kiến:
- Khảo sát hiện trạng tin học và trình độ tin học của các cán bộ tại Sở
- Khảo sát các quy trình nghiệp vụ
- Thiết kế các chức năng của hệ thống
- Xây dựng phần mềm
- Thử nghiệm hệ thống
9
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá
- Chuyển giao tài liệu và chương trình
Các tính chất và yêu cầu của sản phẩm (Product Characteristics and
Requirements)
- Quản lý các hồ sơ xin cấp phép dịch vụ văn hoá trên máy
- Tra cứu, tìm kiếm, sao trích thông tin nhanh chóng, chính xác
- Lập và xem báo cáo thống kê dễ dàng, thuận tiện
- Có thể tra cứu kết quả đăng ký xin cấp phép trên Web
- Thông tin dữ liệu được quản lý tập trung
- Hệ thống được bảo mật tốt
Tổng kết về các sản phẩm chuyển giao của dự án (Summary of Project
Deliverables)
Các kết quả liên quan đến quản lý dự án : ngữ cảnh dự án, văn bản tôn
chỉ, hợp đồng nhóm, phát biểu phạm vi, WBS, chi phí dự trù, báo cáo tiến độ,
báo cáo hòan tất, bài học kinh nghiệm.

Các yêu cầu để đánh giá sự thành công của dự án (Project Success Criteria)
- Hệ thống chạy ổn định, dễ sử dụng
- Đáp ứng cho nhu cầu quản lý các hồ sơ xin cấp phép các dịch vụ văn
hóa
- Chi phí chấp nhận được
- Tiến độ thực hiện dự án đúng kế họach
- Phối hợp tốt trong thực hiện dự án
Mô hình của Hệ thống như sau:
10
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá
Dự kiến về kinh phí: 50.000.000 VNĐ
Trong đó:
- Kinh phí khảo sát hệ thống: 5.000.000 (VNĐ)
- Kinh phí phân tích thiết kế: 20.000.000 (VNĐ)
11
CSDL tại
Sở VHTT
CSDL tại
phòng
VHTT
Quản lý các hoạt động dịch vụ
văn hoá
- HS xin cấp
phép DVVH
- Đơn thư tố
cáo, khiếu nại
- Kết quả xét
duyệt,thanh tra
- Thông tin tra
cứu

chủ sở hữu
HS xin cấp
phép DVVH
- Kết quả xét
duyệt
- Thông tin tra
cứu
Phòng VHTT huyện
Kết quả xét duyệt
Kết quả thanh tra
P.Quản lý Văn hoá
Thanh tra Sở VHTT
- TT về thanh
tra, kiểm tra
- TT xử lý
TT về đơn thư
khiếu nại tố cáo
Tiếp nhận hồ
sơ
Kết quả xét
duyệt
Cập nhật thông tin

Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá
- Kinh phí lập trình xây dựng phần mềm: 20.000.000 (VNĐ)
- Kinh phí triển khai: 5.000.000 (VNĐ)
4. Phát triển WBS (Work Breakdown Structure)
WBS – DỰ ÁN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CẤP
PHÉP CÁC DỊCH VỤ VĂN HOÁ
1. Khảo sát hệ thống

2. Đánh giá hiện trạng
2.1Tìm hiểu về chức năng nhiệm vụ của Sở VHTT
2.2Hiện trạng tổ chức và các phòng ban của Sở
2.3Xác định các đối tượng tham gia trong hệ thống
2.4Tìm hiểu các quy trình nghiệp vụ
3. Phân tích yêu cầu
3.1Yêu cầu chức năng
3.1.1 Chức năng quản lý cấp phép các loại hình dịch vụ văn hóa:
- Karaoke, vũ trường
- Mở cửa hàng băng đĩa hình
- Quảng cáo
- Biểu diễn nghệ thuật
- Xuất bản phẩm ra nước ngoài
- Sử dụng Anten Parabol
- Xây dựng tượng đài
- Triển lãm tranh ảnh mỹ thuật
- Các hoạt động văn hóa nơi công cộng
3.1.2 Chức năng quản lý công tác thanh tra, kiểm tra vi phạm về văn
hóa.
3.1.3 Chức năng quản lý các văn bản liên quan đến lĩnh vực văn hóa.
12