Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự ở Công ty Vận tải hành khách số 14 Hà Nội

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Lời nói đầu
Trong công cuộc đổi mới không ngừng của Khoa học Kỹ thuật Công
nghệ, nhiều lĩnh vực đã và đang phát triển vợt bậc đặc biệt là lĩnh vực công
nghệ thông tin, mà thành công lớn nhất là sự ra đời của máy tính.
Ngay từ khi mới ra đời, máy tính đã là một phơng tiện trợ giúp đắc
lực trong nhiều lĩnh vực và trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc
sống. Cùng với mục đích hỗ trợ cho việc xử lý thông tin và dữ liệu, các ch-
ơng trình quản lý ra đời và phát triển không ngừng. Ngày nay khi mà nhu
cầu xử lý thông tin trở nên bức thiết, đôi khi trở thành một vấn đề sống còn
thì yêu cầu của cá nhân và tổ chức đối với chơng trình quản lý ngày càng
cao. Họ đòi hỏi luôn phải chính xác, hiệu quả, khả năng cập nhật, tìm kiếm
nhanh chóng. Để đáp ứng tốt nhu cầu đó các chơng trình quản lý ra đời và
thoả mãn đợc đòi hỏi yêu cầu của các nhà quản lý. Chơng trình quản lý
nhân sự ra đời để phục vụ cho nhu cầu của tổ chức đề ra: Phải làm tốt
công tác nhân sự vì chỉ có làm tốt công tác quản lý cán bộ công nhân viên,
chúng ta mới có thể vừa bảo đảm tích luỹ vốn vừa cải thiện từng bớc có
trọng điểm đời sống của nhân dân(Trích lời chủ tịch HCM).
Con ngời là chủ thể của xã hội do đó việc áp dụng công nghệ thông
tin vào quản lý con ngời đợc quan tâm hơn hết. Chính vì vậy mà em chọn
đề tài: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự ở Công ty Vận tải
hành khách số 14 Hà Nội.
Mục tiêu của đề tài là xây dựng một chơng trình quản lý để phục vụ
cho nhu cầu quản lý cán bộ công nhân viên của Công ty.
đề tài gồm các nội dung sau:
Chơng I: Giới thiệu khái quát về Công ty Vận tải hành khách số 14
Hà Nội
Chơng II: Cơ sở phơng pháp luận phân tích, thiết kế và cài đặt hệ
thống thông tin quản lý.
Đề án chuyên ngành 3 Nguyễn Thị Thảo Lớp tin 43b
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

Chơng III: Phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin quản
lý nhân sự Công ty Vận tải hành khách số 14 Hà Nội.
Do lần đầu tìm hiểu và làm chơng trình nên khả năng còn có hạn do
đó không tránh khỏi còn nhiều sai sót và khiếm khuyết, kính mong thầy cô
và các bạn giúp đỡ để em hoàn thành tốt hơn đề án.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo, các bạn đã giup em
hoàn thành đề án này đặc biệt là thầy Trơng Văn Tú là ngời trực tiếp hớng
dẫn em trong quá trình thực hiện.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội tháng 11 năm 2004
Ngời thực hiện
Nguyễn Thị Thảo
Đề án chuyên ngành 4 Nguyễn Thị Thảo Lớp tin 43b
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Chơng I
Tổng quan về Công ty Vận tải hành khách
số 14 Hà Nội
I.Giới thiệu về công ty
Công ty Vận tải hành khách số 14 Hà Nội là một công ty liên doanh
Việt Nhật đợc thành lập ngày 09/10/1991. Tên giao dịch của công ty là
LOGITEM VIETNAM CORP.NO.1, Công ty có văn phòng đại diện đặt tại
số 106 Thái Thịnh Đống Đa Hà Nội.
Hoạt động chính của Công ty là cho thuê xe với các hình thức thuê
khác nhau nh: khách hàng có thể thuê theo km, thuê theo giờ, thuê theo
ngày, theo tháng hoặc có thể thuê dài hạn. Công ty không có xe chạy theo
tuyến nh ở các bến bãi.
Khách hàng chủ yếu của công ty là các cơ quan tổ chức, các doanh
nghiệp, các cá nhân và các công ty khác có nhu cầu.
Với một số lợng xe khá lớn và xe của Công ty là các hãng xe nổi
tiếng với chất lợng đảm bảo, Công ty luôn luôn cố gắng phục vụ khách

hàng một cách tốt nhất, tận tình nhất, tiện lợi nhất.
Với hơn mời năm hoạt động trên thị trờng Công ty đã tạo đợc sự tín
nhiệm của khách hàng, tạo đợc thơng tín trên thị trờng và dần dần mở rộng
quy mô của mình.
II. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Tổ chức hoạt động là tổ chức quá trình lao động của con ngời trong
sự kết hợp giữa ba yếu tố cơ bản của quá trình lao động (sức lao động, công
cụ lao động và đối tợng lao động) và các mối quan hệ qua lại giữa ngời lao
động với nhau nhằm mục đích nâng cao năng suất lao động và sử dụng đầy
đủ nhất các t liệu sản xuất đồng thời thông qua quá trình lao động mà con
ngời đợc rèn luyện để tiến tới hoàn thiện mình. Tổ chức lao động có vai trò
Đề án chuyên ngành 5 Nguyễn Thị Thảo Lớp tin 43b
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
quan trọng, là cơ sở để sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của xã
hội, là sự khẳng định ý nghĩa của quá trình sản xuất.
Trong đó phòng Tổ chức hành chính thực hiện các chức năng, nhiệm
vụ sau:
- Tham mu cho Giám đốc và ban lãnh đạo công ty về tổ chức lao
động, tiền lơng, đào tạo và công tác văn phòng.
- Công tác tổ chức sắp xếp, bố trí cán bộ công nhân viên hợp lý trong
toàn công ty nhằm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, thực hiện đúng chế
độ chính sách của nhà nớc đối với ngời lao động.
- Nghiên cứu, đề xuất các phơng án về lao động tiền lơng, đào tạo
phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn trên cơ sở
thực tế của kế hoặch sản xuất.
III. Quy trình quản lý và xử lý thông tin tại Công ty
Các số liệu thu đợc từ các phòng ban, các tổ công tác đợc đa về
phòng Tổ chức hành chính. Tại đây nhân viên trong phòng sẽ tiến hành
kiểm tra tính hợp pháp của số liệu thu đợc đồng thời kiểm tra công việc
đánh giá các thông tin thu đợc theo quy định thống nhất. Công việc kiểm

tra tiến hành theo phơng pháp thủ công, nếu dữ liệu sai sót thì yêu cầu kiểm
tra lại để sửa. Dữ liệu kiểm tra đợc lu giữ ở phòng hoặc có thể trình cho cấp
Đề án chuyên ngành 6 Nguyễn Thị Thảo Lớp tin 43b
Giám đốc
Phó giám đốc
Phòng
Marketing
Phòng Kinh
doanh
Phòng Tổ
chức
Phòng Kế
toán
Phòng Điều
hành
Phòng Tài
chính
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
trên xem xét. Phòng có nhiệm vụ lu giữ hồ sơ nhân viên và giải quyết các
nghĩa vụ quyền lợi cho ngời lao động. Các số liệu thống kê chủ yếu là tạo
lập các bảng biểu, báo cáo dựa trên số liệu thu thập đợc. Các thông tin đợc
cập nhật điều tra định kỳ theo một khoảng thời gian nào đó, sau mỗi lần tổ
chức một cuộc điều tra mới, cơ sở dữ liệu lại đợc cập nhật. Thực chất cơ sở
dữ liệu là tiến hành một cuộc điều tra tơng tự các cuộc điều tra trớc đó. Mặt
khác, cơ sở dữ liệu cũng có thể đợc cập nhật từ một cuộc điều tra đợc tiến
hành trớc đó.
Thông tin dữ liệu độc lập, không liên kết với nhau, đợc quản lý trên
hệ thống tin học văn phòng.
IV. Sự cần thiết của đề tài
Công ty bao gồm 6 phòng ban và 10 tổ công tác với gần 500 cán bộ

công nhân viên. Mỗi phòng ban, tổ công tác thực hiện nhiệm vụ, chức năng
nhất định, trong đó phòng tổ chức hành chính (phòng quản lý nhân sự) của
Công ty với nội dung sau:
- Tuyển chọn, đánh giá phát triển và đào tạo nguồn nhân lực.
- Đề bạt, thuyên chuyển cán bộ, buộc thôi việc, cho thôi việc cán bộ.
- Công tác quản lý về BHXH, BH y tế, các quyền lợi của ngời lao
động.
- Giúp lãnh đạo giải quyết các vấn đề về nhân lực.
- Cung cấp các thông tin về nhân sự, hỗ trợ cho quá trình ra quyết
định của lãnh đạo.
- Cung cấp thông tin cho các đối tợng khác có liên quan khi họ nhu
cầu.
- Tính lơng cho cán bộ công nhân viên dựa trên quan điểm của nhà
nớc trả lơng.
- Đa ra các bảng biểu thiết kế, các thông tin kết xuất theo yêu cầu
các phòng ban có liên quan, các cấp lãnh đạo.
- Thống kê, in ấn dữ liệu về bất cứ thời điểm nào, về bất kỳ nhân
viên nào theo yêu cầu đột xuất của lao động.
Đề án chuyên ngành 7 Nguyễn Thị Thảo Lớp tin 43b
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Với khối lợng công việc nêu trên, nếu quản lý thủ công thì sẽ có
nhiều bất tiện nh:
- Bộ phận quản lý cần nhiều nhân lực.
- Tốn nhiều thời gian trong tra cứu và lập báo cáo.
- Gây nhiều bất tiện trong việc quản lý sổ sách.
- Cụ thể muốn tìm một ngời nào đó, ngời quản lý tốn khá nhiều thời
gian để tìm mà công việc thì không quá phức tạp.
- Về báo cáo tốn nhiều thời gian.
Xuất phát từ những nhợc điềm của hoạt động quản lý thủ công, việc
tin học hoá công tác quản lý là việc làm hợp lý và cần thiết. Với số lợng

cán bộ công nhân viên khá lớn, việc áp dụng tin học sẽ tạo ra một kết quả
lớn không những giảm bớt số lợng cán bộ mà cho phép cập nhật tra cứu số
lợng một cách nhanh chóng, chính xác và dễ sử dụng. Vì vậy mà em chọn
đề tài: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty vận
tải hành khách số 14 Hà Nội.
Mục đích của việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý nhân sự
đó là giảm thiểu xử lý thủ công vừa tốn kém cả sức ngời, sức của đồng thời
đem lại độ chính xác không cao. Ngoài việc tiến hành xử lý một cách thủ
công đòi hỏi thời gian lao động tơng đối dài trong khi đó tính chất quan
trọng nhất của thông tin là tính thời điểm. Với hệ thống thông tin mới sẽ
đảm bảo cho việc cập nhật số liệu đợc diễn ra một cách nhanh chóng, thờng
xuyên, từ đó mà phục vụ tốt cho nhu cầu về quản lý.
Chơng II
Đề án chuyên ngành 8 Nguyễn Thị Thảo Lớp tin 43b
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Cơ sở phơng pháp luận phân tích thiết kế
hệ thống thông tin quản lý
I. Thông tin
1. Khái niệm thông tin
Thông tin là sự phản ánh ghi chép hiện tợng sự vật nào đấy trở thành
dữ liệu và dữ liệu đó phải biến thành tri thức của chủ thể nhận phản ánh.
Thông tin kinh tế là một tập hợp các dữ liệu kinh tế có ý nghĩa đối
với một đối tợng nhận tin nhất định, có quan hệ với một đối tợng trong một
khuôn khổ, một nhiệm vụ cụ thể.
Thông tin kinh tế đóng một vai trò hết sức quan trọng nhằm giúp cho
ngời lãnh đạo đa ra đợc những quyết định đúng đắn kịp thời trong quá trình
quản lý. Bởi vì chỉ có trên cơ sở các thông tin chính xác kịp thời các cấp
lãnh đạo mới có khả năng đa ra những quyết định phù hợp với các yêu cầu
của các lĩnh vực và đối tợng quản lý trong một phạm vi không gian và thời
gian.

2. khái niệm hệ thống thông tin
Đứng dới mỗi góc độ khác nhau thì khái niệm về hệ thống thông tin
đợc hiểu theo những khía cạnh khác nhau. Nhng nhìn chung hệ thống thông
tin thờng đợc hiểu là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng,
phần mềm, dữ liệu... thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân
phối thông tin trong một tập các ràng buộc đợc gọi là môi trờng. Nó đợc
biểu hiện bởi những con ngời, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc
không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin đợc lấy từ các
Đề án chuyên ngành 9 Nguyễn Thị Thảo Lớp tin 43b
Đối tượng được
phản ánh
Chủ thể nhận phản
ánh
Tri thức hoá
Phản ánh
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
nguồn (sourses) và đợc xử lý bởi hệ thống với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ
trớc. Kết quả xử lý (Outputs) đợc chuyển đến đích (Destination) hoặc đợc
cập nhật vào kho lu trữ (Storage). Có thể mô tả các yếu tố cấu thành nên hệ
thống thông tin qua hình vẽ sau:
II. Các phơng pháp thu thập thông tin
1. Phơng pháp phỏng vấn
Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin
đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin:
phỏng vấn cho phép thu đợc những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài
liệu, gặp đợc những ngời trên thực tế, số ngời này không đợc nghi trên văn
bản của tổ chức; Thu đợc những nội dung khái quát về hệ thống mà nội
dung đó có thể nắm bắt đợc khi tài liệu quá nhiều. Đặc biệt là mục tiêu của
tổ chức.
Phỏng vấn có thể tiến hành theo các bớc sau:

- Chuẩn bị phỏng vấn
- Tiến hành phỏng vấn
- Nghiên cứu tài liệu
Đề án chuyên ngành 10 Nguyễn Thị Thảo Lớp tin 43b
Kho dữ liệu
Nguồn thông tin
Phân phát
thông tin
Xử lý thông tin
Nơi nhân
thôngtin
Thu thập
thông tin
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
2 Sử dụng phiếu điều tra
Khi cần phải lấy thông tin từ một số lợng lớn các đối tợng và trên
một phạm vi địa lý rộng thì dùng phiếu điều tra. Yêu cầu các câu hỏi trên
phiếu điều tra phải rõ ràng, cùng hiểu nh nhau. Phiếu ghi theo cách thức dễ
tổng hợp.
Chọn đối tợng gửi phiếu điều tra theo một số cách thức sau:
- Chọn nhóm đối tợng có thiện chí, tích cực trả lời
- Chọn nhóm ngẫu nhiên trên danh sách
- Chọn mẫu có mục đích. Chẳng hạn chỉ có những đối tợng thoả
mãn một điều kiện nào đó. Ví dụ đối tợng phải có từ hai năm công tác trở
lên.
Phân thành các nhóm: lãnh đạo, ngời sử dụng, quản lý, phục vụ... rồi
chọn ngẫu nhiên từ các nhóm đó.
Thờng thì phiếu điều tra đợc thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thể
dùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang Web động...Phiếu
điều tra cần phải đợc phát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hình thức

câu hỏi. Trên phiếu điều tra nên chứa chủ yếu là câu hỏi đóng và một số
câu hỏi mở. Để đảm bảo tỷ lệ phiếu thu về cao và có chất lợng ngời gửi
phiếu phải là cấp trên của các đối tợng nhận phiếu.
2. Phơng pháp quan sát
Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài
liệu hoặc qua phỏng vấn nh tài liệu để đâu, đa cho ai, có sắp xếp không, lu
trữ có khoá hoặc không có khoá...
Quan sát có khi gặp khó khăn vì ngời quan sát sẽ không thực hiện
giống nh ngày thờng.
Ngoài việc lựa chọn công cụ, phân tích viên phải xác định các nguồn
thông tin. Những nguồn dùng trong giai đoạn đánh giá yêu cầu đơng nhiên
vấn đợc xem xét ở đây. Tuy nhiên cần phải đi sâu hơn. Phải phỏng vấn
nhân viên chịu trách nhiệm về các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau và
gặp những ngời quản lý họ. Khi phỏng vấn các câu hỏi cần phải chính xác
Đề án chuyên ngành 11 Nguyễn Thị Thảo Lớp tin 43b
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
hơn vì phân tích viên phải hiểu chi tiết. Cần lu ý đến vai trò của ngời sử
dụng và lợi thế khi có họ tham gia và vào đội ngũ phân tích.
III. Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin ra
Xác định cơ sở dữ liệu trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là
phơng pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL.
B ớc 1: Xác định đầu ra
B ớc 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra
từng đầu ra
B ớc 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL
B ớc 4: Xác định khối lợng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ
B ớc 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc
dữ liệu
Sau khi xác định đợc các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc
tạo ra từng đầu ra (có nghĩa là đã liệt kê xong các phần tử thông tin đầu ra)

thì tiến hành chuẩn hoá dữ liệu. Việc tiến hành chuẩn hoá đợc tiến hành
theo các mức.
1. Chuẩn hoá mức1 (1.NF)
Chuẩn hoá mức 1 (1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không
đợc phép chứa những thuộc tính lặp. Nừu có các thuộc tính lặp thì phải tách
các thuộc tính đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dới góc độ
ngời quản ly.
Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng
và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc.
2. Chuẩn hoá mức 2 (2.NF)
Chuẩn hoá mức 2 (2.NF) quy định rằng, trong một danh sách mỗi
thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc
vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc nh vậy thì phải tách những
thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con
mới.
Đề án chuyên ngành 12 Nguyễn Thị Thảo Lớp tin 43b
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới. Đặt cho danh
sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính
trong danh sách.
3. Chuẩn hoá mức 3 (3.NF)
Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không đợc
phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ
thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng
vào hai danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X.
Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới.
IV. Thiết kế CSDL bằng phơng pháp mô hình hoá
1. Khái niệm cơ bản
Thực thể (Entity). Thực thể trong mô hình logic dữ liệu đợc dùng để
biểu diễn những đối tợng cụ thể hoặc trừu tợng trong thế giới thực mà ta

muốn lu trữ thông tin về chúng.
Một thực thể có thể là nhân sự (công nhân viên, khách hàng, sinh
viên); tổ chức (nhà cung cấp, doanh nghiệp cạnh tranh); nguồn lực hữu hình
(tiền bạc, xe cộ, thiết bị, máy móc). Vấn đề quan trọng là cần phải hiểu
rằng, khái niệm thực thể cho một sự liên tởng tới một tập hợp các đối tợng
có cùng các đặc trng, chứ không phải một đối tợng riêng biệt.
Thực thể khái quát. Khái niệm khái quát hoá rất hữu ích khi ta mô
hình hoá những trờng hợp phức tạp có nhiều thực thể gần giống nhau.
Thuộc tính. Thuộc tính dùng để mô tả các đặc trng của một thực thể
hoặc một quan hệ.
Có ba loại thuộc tính: thuộc tính mô tả, thuộc tính định danh, thuộc
tính quan hệ.
- Thuộc tính định danh (Identifier) là thuộc tính dùng để xác định
một cách duy nhất mỗi lần xuất của một thực thể. Giá trị của thuộc tính đó
là duy nhất đối với mỗi lần xuất của thực thể.
- Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong
thực thể có quan hệ.
Đề án chuyên ngành 13 Nguyễn Thị Thảo Lớp tin 43b
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Thuộc tính mô tả (Description) dùng để mô tả về thực thể
2. Công cụ mô hình hoá
2.1 Sơ đồ luồng thông tin
Sơ đồ luồng thông tin đợc dùng để mô tả hệ thống thông tin theo
cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, viêc xử lý, viêc lu
trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin nh sau:
- Xử lý
- Kho dữ liệu
- Dòng thông tin
Đề án chuyên ngành 14 Nguyễn Thị Thảo Lớp tin 43b

Thủ công
Giao tác
ngời-máy
Tin học
hoàn toàn
Thủ công
Tin học hoá