Mô tả và khảo sát hệ thống quản lý hàng hóa

Phần 1 : Mô tả và khảo sát hệ thồng quản lý hàng hóa.
1.1 Mô tả hệ thống
Các hoạt động quản lý hàng hóa do các bộ phận dưới đây đảm nhiệm chính:
- Phòng kinh doanh:
+ Theo dõi tình hình mua bán của công ty: mặt hàng nào được bán nhiều và
vào thời điểm nào trong năm.
+ Nhận các báo cáo tồn kho ở các cửa hàng và tổng hợp lại để xem mặt hàng
nào tồn dưới ngưỡng cho phép, mặt hàng nào tồn đọng quá lâu để đưa ra
những đề xuất và phương án giải quyết.
- Mỗi cửa hàng có:
+ Cửa hàng trưởng: Quản lý, kiểm soát, chịu trách nhiệm về tình hình mua bán
tại cửa hàng. Quyết định đơn giá và báo cáo tồn kho.
+ Thủ kho: Chịu trách nhiệm kiểm tra về chất lượng, số lượng hàng nhập về.
+ Nhân viên bán hàng: Ghi nhận mặt hàng,số lượng bán, xác định đơn giá bán
tùy theo từng mặt hàng, xác định thuế xuất GTGT, nhận tiền của khách hàng.
1.2 Khảo sát hiện trạng hệ thống
- Tính tới thời điểm hiện nay, công ty chưa có bất kỳ hệ thống quản lý hàng hóa
nào.
- Hệ thống mới được khảo sát hiện trạng dựa trên: Các hoạt động nghiệp vụ, các
hồ sơ dữ liệu thu thập được.
a- Mua hàng hóa về nhập kho:
+ Phòng kinh doanh ngoài việc nắm bắt thị trường còn phải theo dõi tình hình mua
bán của công ty, xác định mặt hàng mà công ty cần mua thông qua những báo
cáo tồn kho của các cửa hàng.
+ Khi công ty mua hàng về phải làm thủ tục nhập kho tại các cửa hàng, nhân viên
thủ kho sẽ kiểm tra về chất lượng, số lượng hàng nhập về. Kiểm tra xong, thủ
kho viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho thường tổng hợp từ những hóa đơn
mà công ty mua từ một đơn vị khác trong một chuyến hàng nào đó.
b- Bán hàng hóa:
Khi khách hàng mua tại cửa hàng sẽ có 2 trường hợp xảy ra:
+ Nếu mua lẻ, khách hàng phải trả tiền mặt, nhân viên bán hàng phải ghi nhận mặt

hàng, số lượng bán, đơn giá tương ứng với từng mặt hàng, xác định thuế xuất
GTGT, nhận tiền của khách hàng.
Cuối ca bán hàng, nhân viên này phải tổng hợp các mặt hàng mà mình bán
được để lập hóa đơn, đồng thời phải nộp hết số tiền bán được cho thủ quỹ.
+ Nếu khách hàng muốn trả tiền sau phải được phép của cửa hàng trưởng để thỏa
thuận về thời hạn thanh toán. Điều này cũng được ghi nhận trên hóa đơn cho
khách hàng này để tiện việc theo dõi công nợ của người mua.
c- Báo cáo, tổng kết
Cuối tháng, công ty phải lập các báo cáo thuế GTGT hàng mua, hàng bán cho
chi cục thuế, tình hình sử dụng hóa đơn của mỗi quyển hóa đơn (mỗi quyển
bán được bao nhiêu hóa đơn, tờ hóa đơn nào không dùng, tổng tiền thu từ bán
hàng, tiền thuế GTGT tương ứng là bao nhiêu), hạch toán giá vốn hàng bán
1
bằng phương pháp bình quân gia quyền, tình hình kinh doanh bán hàng, báo
cáo tồn đầu – nhập – bán – tồn cuối từng mặt hàng, thẻ kho từng mặt hàng tại
mỗi cửa hàng.
* Các hồ sơ dữ liệu thu thập được:
1. Thông tin cửa hàng: tên, địa chỉ, số
điện thoại.
2. Thông tin mặt hàng: tên hàng, đơn vị
tính, mã hàng
3.Hóa đơn mua hàng của công ty 4. Phiếu nhập kho
5. Hóa đơn bán hàng 6. Quyển hóa đơn
7. Báo cáo 8. Thẻ kho
.
Phần 2: Xây dựng các biểu đồ.
2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng.
2.1.1 Khái niệm
Là công cụ để mô tả hệ thống qua chức năng:
- Cho phép phân rã dần các chức năng mức cao thành chức năng chi tiết nhỏ hơn

và kết quả cuối cùng thu được một cây chức năng.
- Cây chức năng này xác định một cách rõ ràng, dễ hiểu cái gì xảy ra (làm gì chứ
không phải làm như thế nào) trong hệ thống.
2.1.2 Xây dựng biểu đồ


Quản lý mua bán hàng hóa
1. Mua hàng 2. Nhập hàng 3. Bán hàng 4. Thống kê,
báo cáo
2
1. Mua hàng:
Mô tả chi tiết chức năng
- 1.1 Nhận báo cáo tồn kho : Sau khi nắm bắt thị trường và theo dõi tình hình mua
bán của công ty. Những mặt hàng nào bán được nhiếu và vào thời điểm nào trong
năm,đồng thời nhận các báo cáo tồn kho ở các cửa hàng, tổng hợp lại để xem măt
hàng nào tồn dưới ngưỡng cho phép.
- 1.2 Đề xuất kế hoạch : Khi biết được mặt hàng nào tồn dưới ngưỡng cho phép thì
đề xuất kế hoạch để điều phối mua hàng về nhập kho để chủ động trong kinh
doanh.
- 1.3 Đặt hàng : Khi biết được những hàng hóa nào cần mua thì phải lên kế hoạch,
nếu có gì cần xem xét lưu ý thì phải đưa ra bàn luận rồi tiến hành đặt hàng với các
đơn vị khác
2. Nhập hàng:
Mô tả chi tiết chức năng :
- 2.1 Lập phiếu nhập hàng hóa : Khi công ty mua hàng về phải làm thủ tục nhập
kho tại các cửa hàng. Mỗi lần nhập kho là phải lập phiếu nhập hàng hóa. Phiếu
nhập kho thường tổng hợp từ những hóa đơn mà công ty mua từ đơn vị khác.
- 2.2 Kiểm tra chất lượng, số lượng hàng : Sau khi hàng hóa được nhập, nhân viên
phải có trách nhiệm kiểm tra về chất lượng, số lượng hàng nhập về.
3. Bán hàng:

1. Mua hàng
1.1 Nhận báo cáo tồn kho
1.2 Đề xuất kế hoạch
1.3 Đặt hàng
2. Nhập hàng
2.1 Lập phiếu nhập hàng hóa
2.2 Kiểm tra chất lượng,số lượng hàng
3
Mô tả chi tiết chức năng :
- 3.1 Ghi nhận hàng bán : Nếu khách hàng mua lẻ thì phải trả tiền mặt, nhân viên
bán hàng phải ghi nhận mặt hàng, số lượng hàng.
- 3.2 Nhận tiền và lập hóa đơn : Sau khi bán hàng cho khách thì nhân viên bán
hàng phải xác định đơn giá, thuế suất GTGT và nhận tiền của khách hàng. Cuối ca
bán hàng, nhân viên này phải tổng hợp các mặt hàng mà mình bán được để lập hóa
đơn.
- 3.3 Nộp tiền cho thủ quỹ : Khi lập hóa đơn xong thì trên hóa đơn xem như người
mua là chính nhân viên bán hàng này và nộp hết số tiền bán được cho thủ quỹ.
- 3.4 Theo dõi công nợ : Nếu khách hàng muốn mua trả tiền sau phải được phép
của cửa hàng trưởng để thỏa thuận về thời hạn thanh toán. Điều này cũng được ghi
nhận trên hóa đơn cho khách hàng này để tiện việc theo dõi công nợ của người
mua.
4. Thống kê báo cáo:
3. Bán hàng
3.1 Ghi nhận hàng bán
3.2 Nhận tiền và lập hóa đơn
3.3 Nộp tiền cho thủ quỹ
3.4 Theo dõi công nợ
4

Mô tả chi tiết chức năng :

- 4.1 Lập báo cáo VAT hàng mua : Cuối tháng, công ty phải lập các báo cáo thuế
giá trị gia tăng hàng mua cho chi cục thuế, tình hình sử dụng hóa đơn của mỗi
quyển hóa đơn.
- 4.2 Lập báo cáo VAT hàng bán : Công ty lập báo cáo thuế giá trị gia tăng hàng
bán, hạch toán giá vốn hàng bán, tình hình kinh doanh bán hàng…
- 4.3 Chọn phương án hạch toán : Có nhiều phương pháp hạch toán giá vốn hàng
bán. Vì vậy mà công ty phải quyết định chọ một cách và báo cho cơ quan quản lý
biết về phương thức hạch toán của mình.
- 4.4 Báo cáo : Sau khi lập các báo cáo thì phải báo cáo lên lãnh đạo và chi cục
thuế để họ nắm bắt được tình hình hoạt động của công ty.
2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu
2.2.1 Khái niệm
Là công cụ mô tả các dòng thông tin liên hệ giữa các chức năng với nhau
và giữa các chức năng với môi trường bên ngoài. Diễn tả tập hợp các chức năng
của hệ thống trong các mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý, trong bàn giao
thông tin cho nhau.
Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu là giúp chúng ta thấy được đằng sau
những cái gì thực tế xảy ra trong hệ thống (cái bản chất), làm rõ những chức năng
và thông tin nào cần thiết cho quản lý.
2.2.2 Xây dựng biểu đồ
a - Sơ đồ ngữ cảnh:
4. Thống kê báo cáo
4.1 Lập báo cáo VAT hàng mua
4.2 Lập báo cáo VAT hàng bán
4.3 Chọn phương thức hạch toán
4.4 Báo cáo
5
Chú thích:
(1) Theo dõi tình hình mua bán hàng hóa.
(2) Nhận các báo cáo.

(3) Đưa ra các phương án giải quyết.
(4) Cung cấp thông tin, dữ liệu.
(5) Ghi nhận mặt hàng, số lượng bán, đơn giá bán tương ứng với từng mặt
hàng, xác định thuế suất GTGT và nhận tiền của khách hàng.
(6) Nộp tiền cho thủ quỹ.
(7) Nộp báo cáo thuế.
(8) Xác định số tiền thuế mà công ty phải nộp hay được chi cục thuế hoàn lại.
(9) Cung cấp thông tin, giữ liệu về hàng hóa công ty mua về.
(10) Thanh toán.
(11) Nhận các loại hóa đơn.
(12) Làm thủ tục nhập kho.
Quản lý
mua bán
hàng hóa
Khách mua
Các đơn vị khác
Chi cục thuế
Phòng kinh doanh Các cửa hàng
Kho hàng
(1) (2) (3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)(11)
(12)
6
Mô tả: Quản lý hàng hóa là 1 quá trình gồm nhiều thành phần cùng tham gia:

Phòng kinh doanh, các cửa hàng, kho hàng, khách hàng, chi cục thuế và các
đơn vị khác.
Mỗi thành phần có 1 chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có tác động mạnh
mẽ đến quá trình quản lý mua bán hàng hóa. Các thông tin từ các bộ phận khác
nhau trong công ty sẽ được bộ phận khác sử dụng để đưa ra các đề xuất hay
quyết định kinh doanh.
- Phòng kinh doanh sẽ nhận thông tin từ các bộ phận khác như: Nhận thông tin
từ phía khách hàng thông qua các cửa hàng, thông tin về tình hình hàng hóa
trong kho thông qua các báo cáo của thủ kho…từ đó có thể đưa ra các quyết
định kinh doanh đem lại hiệu quả cho công ty.
- Các cửa hàng là nơi trực tiếp tiếp xúc với khách hàng nên sẽ tiếp nhận thông
tin từ phía khách hàng để cung cấp cho các bộ phận khác. Đồng thời cũng là
nơi truyền tải thông điệp của công ty đến khách hàng, các thông điệp này chính
là các thông tin đã được các bộ phận còn lại trong công ty xử lý. Ví dụ như
thông tin về giá, có loại hàng hóa bị tồn kho được phòng kinh doanh quyết
định bán giảm giá. Thông tin này đến với khách hàng thông qua người bán
hàng ở các cửa hàng.
- Kho hàng là nơi lưu trữ hàng hóa. Thông tin từ bộ phận kho sẽ được cung cấp
chủ yếu cho phòng kinh doanh và các cửa hàng.
- Khách mua hàng sẽ đua ra các thông tin cho người bán hàng, bộ phận này sẽ
chuyển thông tin đến các bộ phận khác như phòng kinh doanh, kho hàng…để
từ đó công ty có những đáp ứng phù hợp với thông tin của khách hàng. Đồng
thời khách mua hàng cung nhận được các thông tin từ phía công ty mà nơi trực
tiếp cung cấp các thông tin này cho khách hàng là các cửa hàng.
- Chi cục thuế là cơ quan nhà nước quản lý tình hình thực hiện nghĩa vụ của
doanh nghiệp về lợi nhuận. Các thông tin được trao đổi qua lại giữa cơ quan
này với công ty để giúp công ty thực hiện được nghĩa vụ của mình hoặc được
nhà nước giúp đỡ.
- Các đơn vị khác (cụ thể ở đây là các đối tác của công ty) sẽ cung cấp các
thông tin về các loại hàng hóa công ty mua như: số lượng, chất lượng, thời gian

giao hàng…Các thông tin này sẽ được bộ phận kho tiếp nhận và xử lý sau đó
cung cấp thông tin cho các bộ phận khác trong công ty.
b - Sơ đồ dữ liệu mức đỉnh:
7
1.Mua
hàng
3.Bán
hàng
2.Nhập
hàng
4.Thống
kê,báo
cáo
Đơn vị
khác
Báo cáo
tồn kho
Báo cáo VAT hàng mua
Chi cục
thuế
Đơn hàng
Báo cáo VAT hàng bán
Xác định tiền thuế
Phương thức hạch toán
Phiếu nhập
Khách
hàng
Hóa đơn
Thanh toán
Kho hàng

Hóa đơn
Lãnh đạo
Đề xuất
Q
u
y
ế
t

đ
ị
n
h
Báo cáo
Hàng hóa
8
c - Sơ đồ dữ liệu mức dưới đỉnh:
Mua hàng:
Nhập hàng:
Đơn vị
khác
1.1 Nhận
báo cáo tồn
kho
1.2 Đề xuất
kế hoạch
1.3 Đặt hàng
3.Bán hàng
2.Nhập hàng
Quy

Quyết định
Lãnh đạo
9
Bán hàng:
2.1 Lập
phiếu nhập
2.2 Kiểm tra
chất lượng,số
lượng
Đơn vị
khác
1.3 Đặt hàng
3.Bán hàng
4.Thống
kê,báo
cáo
Kho hàng
10
Thống kê, báo cáo:
3.1 Ghi nhận
hàng bán
3.2 Nhận tiền
và lập hóa đơn
3.3 Theo dõi
công nợ
3.4 Nộp tiền
cho thủ quỹ
1.Mua
hàng
Khách

hàng
Kho hàng
Thẻ kho
Hóa đơn
4.Thống
kê,báo cáo
Hóa đơn
Thanh toán
11
4.1
Lập
báo
cáo
VA
T
hàng
mua
4.2
Lập
báo
cáo
VA
T
hàng
bán
4.3
Chọn
phươn
g thức
hạch

toán
4.4
Bá
o
cáo
Lãnh đạo
Phiếu nhập Hóa đơn
Chi cục thuế
12