Khảo sát hệ thống quản lý Thư viện.doc.DOC

Chơng I. Khảo sát hệ thống quản lý Th viện
I. Khái quát
1.Mục đích
Hiện nay nhu cầu nghiên cứu trong các trung tâm trờng học là rất lớn. Vì vậy công
tác quản lý th viện là vấn đề trọng điểm trong việc cung cấp tài liệu cho học sinh, sinh
viên. Nhng đa phần hiện nay các th viện đều áp dụng mô hình tổ chức không hợp lý vào
việc quản lý th viện của mình. Việc độc giả gặp phải rất nhiều khó khăn trong các khâu
từ việc làm thẻ th viện, lựa chọn các cuốn sách phù hợp với nhu cầu và đến việc mợn
sách đã làm cho nhiều ngời không thấy đợc lợi ích từ hoạt động th viện. Việc th viện tạo
điều kiện để cho các học viên tiếp xúc dễ dàng các dịch vụ của mình có thể nâng cao
hiệu quả học tập của học viên. Xuất phát từ vấn đế đó chúng ta cần thiết phải xây dựng
một mô hình tổ chức th viện hợp lý (phụ thuộc vào quy mô của trong trờng, trong trung
tâm). Nhng trớc hết chúng ta phải đánh giá đúng hiện trạng của trờng.
2. Cơ cấu tổ chức của hệ thống
Hiện nay, hệ thống th viện của nhiều nơi còn sơ sài trong vấn đề quản lý( xét về
mặt thông tin cập nhật cho ngời dùng cũng nh thuận tiện cho thủ th trong vấn đề quản
lý) những mặt yếu thể hiện rõ trong công tác cho mợn sách, cũng nh công việc của thủ
th hiện nay mất thời gian và độ chính xác không đợc đảm bảo:
Độc giả (User)
Công tác mợn sách diễn ra một cách thủ công. Ngời mợn sách phải tìm tài liệu
bằng cách tự tìm trong nhiều cuốn sách có tại th viện. Dẫn đến việc độc giả
không chủ động trong việc mợn sách.
Độc giả cha nhận đợc các thông tin cập nhật nhanh nhất từ th viện.
Mặc dù nhu cầu lớn nhng việc viết ý kiến phản hồi còn hạn chế.
Thủ th:
Thủ th hiện tại vẫn phải quản lý công việc chủ yếu bằng giấy tờ và nh vậy độ
chính xác không đợc đảm bảo.
Thống kê thông tin rất mất thời gian
Gửi thông tin đến ngời sử dụng mới chỉ có hình thức bảng thông báo trên th
viện. Điều này cha thực sự đáp ứng đợc yêu cầu của ngời sử dụng.
Tóm lại, nh vậy vai trò và vị trí của th viện cha đứng đúng chỗ của nó, vẫn cha

khuyến khích độc giả trong việc tìm tài liệu tự nghiên cứu. Trong điều kiện hiện tại rất
nhiều trung tâm, nhà trờng đang đợc trang bị cơ sở vật chất về thông tin rất hiện đại
1
mạng văn phòng đợc phát triển rộng rãi và chúng nên kết hợp quản lý th viện với hệ
thống hiện có. Trong đề tài này tôi chỉ đa ra một giải pháp hạn chế phần nào những vấn
đề trên.
3. Những hạn chế
Do thời gian có hạn và do khả năng còn hạn chế cùng với kinh nghiệm làm dự án
cha có nhiều nên em đã gặp rất nhiều khó khăn và chắc chắn sẽ có rất nhiều những
thiếu sót. Em rất mong đợc các thầy cô cùng các bạn góp ý cho em để em có thể hoàn
thành tốt hơn đề tài của mình.
II. Thu thập yêu cầu
Mục đích
Điều quan trọng để quyết định tính thành công của một dự án là kết quả của việc
thu thập yêu cầu. Vì vậy việc thu thập yêu cầu nhằm để ngời lập trình nắm bắt đợc
khách hàng yêu cầu những gì cho dự án, để dựa vào đó ta mới làm đợc chơng trình.
Thu thập yêu cầu
Yêu cầu chung:
Stt Yêu cầu Đáp ứng Ghi chú
1 Tiến độ: 1 tháng
2
3
4
Yêu cầu kỹ thuật:
Stt Yêu cầu Đáp ứng Ghi chú
1 Ngôn ngữ lập trình:VB.Net
2 Cơ sở dữ liệu:SQL server 2000
3
4
Yêu cầu chất lợng:

2
Stt Yêu cầu Đáp ứng Ghi chú
1 Chơng trình phải dễ sử dụng,
các form thiết kế đẹp phù
hợp với th viện
2
Yêu cầu nội dung chi tiết:
Stt Yêu cầu Đáp ứng Ghi chú
1 Chơng trình gồm các Form:
Form chính, Form độc giả,
Form sách, Form kho,
2
3
4
3
1. Chơng II. Phân tích hệ thống
2.1 Mục đích của việc phân tích chức năng của hệ thống
Phân tích là công việc đầu tiên không thể thiếu đợc trong quá trình xây dựng hệ
quản trị trong máy tính. Không thể đa tin học hoá trong quá trình quản lý mà không qua
quá trình phân tích. Hiệu quả mang lại của hệ thống là độ sâu của quá trình ban đầu.
Mục đích của nó là xác định xem bộ phận nào của hệ thống nên xử lý bằng máy tính bộ
phận nào do con ngời thực hiện. Tổng quan về các công tác quản lý ở trên ta thấy rằng
quản lý th viện khi cha sử dụng bằng máy tính, các công việc nh thêm bớt sách, lu trữ
thông tin về sách báo đều do con ngời làm, nên mọi công việc nh tìm kiếm, cập nhật rất
khó khăn và chậm chạp vì số lợng sách báo quá nhiều.
Vì vậy để tăng hiệu quả, giảm nhẹ công sức và tiết kiệm thời gian thì tin học hoá
vào hệ thống th viện là rất cần thiết. Hơn nữa việc tìm kiếm, sửa, huỷ,thêm,bớt theo một
yêu cầu nào đó sẽ đợc thực hiện hoàn toàn trên máy tính, giúp cho việc quản lý đạt hiệu
quả cao có tính mềm dẻo và tiện lợi. Muốn nh vậy thì trớc hết ta phải có phần phân tích
thật tốt.

4
2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng
Biểu đồ phân cấp chức năng
5
Quản lý thư viện
Mượn trả
Tìm kiếm Báo cáo thống kê
Cập nhật thông tin
về tài liệu
Cập nhật thông tin
về độc giả
Cập nhật thông tin
thủ thư
Cập nhật thông tin
nhà XB
Mượn sách
Trả sách
Xử lý phạt
Báo quá hạn
Tìm kiếm tài liệu
Tìm kiếm độc giả
Tìm kiếm TT mư
ợn trả
Thống kê tài liệu
trong Thư viện
Thống kê lượt độc
giả
Cập nhật thông tin
kho sách
Thống kê lượt tài

liệu lưu hành
Cập nhật
2.3 Phần đặc tả chức năng
+ Chức năng cập nhật thông tin
- Cập nhật thông tin về tài liệu
Chức năng cập nhật thông tin về tài liệu có nhiệm vụ cập nhật thông tin về tài liệu
bao gồm: loại sách, tên tác giả, mã nhà sản xuất, năm xuất bản, số trang, kích cỡ, tên
kho sách, mã sách, số đăng ký, ngôn ngữ, thể loại sách báo hay tạp chí.
Cập nhật tài liệu có hai loại:
Cập nhật thông tin về tài liệu đã có trong th viện thì ta chỉ cần cập nhật thông tin về
số đăng ký.
Cập nhật thông tin về tài liệu cha có trong th viện thì ta phải cập nhật toàn bộ
thông tin về tài liệu
Trong cập nhật thông tin về tài liệu có các chức năng: Show, Insert, Delete, Edit.
Show:
Input: Chọn tài liệu cần xem
Process: Lấy thông tin về tài liệu từ CSDL
Output: Hiển thị các thông tin về tài liệu cần xem
Insert:
Input: Nhập vào các thông tin về tài liệu cần thêm
Process: Bộ sử lý sẽ nhập các thông tin về tài liệu vào cơ sở dữ liệu
Output: Hiện ra thông báo là tài liệu đã đợc thêm thành công
Delete:
Input: Chọn tên tài liệu cần xoá
Process: Bộ xử lý sẽ xoá các thông tin về tài liệu cần xoá từ CSDL
Output: Hiện ra bảng thông báo xoá thành công
Edit:
Input: Chọn thông tin về tài liệu cần sửa
Process: Bộ xử lý sẽ sửa các thông tin về tài liệu từ CSDL
Output: Hiện ra bảng thông báo tài liệu đã đợc sửa thành công

- Cập nhật thông tin về độc giả
Chức năng cập nhật độc giả có nhiệm vụ cập nhật về độc giả mợn sách bao gồm:
Số thẻ, tên độc giả, chức vụ, địa chỉ, trình độ, giới tính, năm sinh, chỗ ở hiện tại, số
CMTND, ngày làm thẻ, hạn thẻ.
6
Trong cập nhật thông tin về độc giả cũng có các chức năng: Show, Insert, Delete,
Edit
Show:
Khi thủ th và ban quản lý muốn xem các thông tin vê độc giả nh: lớp, khoa, địa
chỉ, số điện thoại, số thẻ, hạn thẻ,
Input: Tên độc giả cần xem
Process: Lấy thông tin từ CSDL
Output: Hiển thị thông tin về độc giả ra màn hình
Insert:
Khi ban quản lý muốn thêm vào trong CSDL các độc giả mới
Input: Nhập vào các thông tin về độc giả cần thêm
Process: Bộ xử lý sẽ kiểm tra xem độc giả đó đã có trong CSDL cha
nếu cha có thì thêm vào CSDL
Output: Hiển thị thông báo độc giả đã đợc thêm
Delete:
Input: Chọn tên độc giả cần xoá
Process: Bộ xử lý sẽ xoá các thông tin về độc giả ra khỏi CSDL
Output: Thông báo xoá thành công
Edit:
Input: Chon tên độc giả cần sửa
Process: Bộ xử lý sẽ sửa thông tin độc giả từ CSDL
Output: Thông báo sửa thành công
- Cập nhật kho sách: Cho phép ban quản lý th viện và thủ th cập nhật để
số lợng sách hay vị trí sách trong kho. Với các chức năng: Insert, Delete,Edit
Insert:

Input: Nhập vào các thông tin cần thêm
Process: Bộ sử lý sẽ thêm các thông tin cần thêm vào CSDL
Output: Hiển thị thông báo thêm thành công
Delete:
Input: Chọn thông tin cần xoá
Process: Xoá thông tin đã chọn từ CSDL
Output: Hiển thị thông báo xoá thành công
7
Edit:
Input: Chọn thông tin cần sửa
Process: Bộ xử lý sẽ sửa thông tin từ CSDL
Output: Hiển thị thông báo sửa thành công
- Cập nhật thông tin về thủ th: Cho phép cập nhật toàn bộ thông tin về
thủ th trong th viện. Với các chức năng: Insert, Delete, Edit
Insert:
Input: Chọn thủ th cần thêm
Process: Bộ xử lý thêm vào các thông tin của thủ th vào trong CSDL
Output: Hiển thị thông báo thêm thành công
Delete:
Input: Chọn tên thủ th cần xoá
Process: Các thông tin về tên thủ th đã chọn đợc xoá từ CSDL
Output: Hiển thị thông báo xoá thành công
Edit:
Input: Chọn thủ th cần sửa
Process: Các thông tin về thủ th đã chọn sẽ đợc sửa từ CSDL
Output: Hiển thị thông báo sửa thành công
- Cập nhật thông tin về nhà Xuất Bản : Cho phép cập nhật toàn bộ thông
tin về nhà xuất bản nh tên nhà xuất bản, mã nhà xuất bản, địa chỉ, điện thoại. Với các
chức năng Insert, Delete, Edit
Insert:

Input: Chọn tên nhà xuất bản cần thêm
Process: Bộ xử lý sẽ thêm các thông tin về nhà xuất bản vào CSDL
Output: Hiển thị thông báo thêm thành công
Delete:
Input: Chọn tên nhà xuất bản cần xoá
Process: Bộ xử lý sẽ xoá các thông tin về nhà xuất bản cần xoá từ
trong CSDL
Output: Hiển thị thông báo xoá thành công
8
Edit:
Input: Chọn tên nhà xuất bản cần sửa
Process: Thông tin về nhà xuất bản sẽ đợc sửa từ CSDL
Output: Hiển thị thông báo sửa thành công
+ Mợn - trả sách
- Mợn sách: Chức năng này có nhiệm vụ cho độc giả mợn sách do đó cần
phải cập nhật và thống kê toàn bộ những yêu câu về sách mà độc giả cần mợn. Với các
chức năng Insert, Delete
Insert:
Input: Tên độc giả và yêu cầu của độc giả
Process: Bộ xử lý sẽ kiểm tra tên độc giả và nhập các thông tin về yêu
cầu của độc giả vào CSDL
Output: . Nếu độc giả đủ các điều kiện đợc mợn( có thẻ, thẻ còn han
sử dụng ) thì kết quả trả về là bảng thông báo thêm thành
công
. Nếu không thoả mãn thì sẽ trả về bảng thông báo: không hợp lệ
Delete:
Input: Chọn thôngtin cần xoá
Process: Bộ xử lý sẽ xoá các thông tin từ CSDL
Output: Hiển thị thông báo xoá thành công
- Trả sách: Chức năng này có nhiệm vụ thu thập lại sách đã cho độc giả

mợn, do đó cần ghi lại các thông tin về độc giả đã trả sách nh: ngày trả, tình trạng trả
- Xử lý phạt: Mỗi thẻ sẽ có thợi hạn sử dụng theo quy định của th viện,
đối với mỗi trờng hợp mợn sách quá hạn hay làm h hang sách thì sẽ bị phạt theo quy
định của th viện.
- Báo quá hạn: Chức năng này có nhiệm vụ báo cho độc giả biết khi thẻ
của bạn đọc hết hạn hay bạn đọc mợn sách quá hạn.
+ Chức năng tìm kiếm
- Chức năng tìm kiếm tài liệu: Chức năng này có nhiệm vụ tìm kiếm
thông tin phục vụ bạn đọc, khi bạn đọc có phiếu đăng ký mợn sách, nhân viên quản lý
sẽ thu thập yêu cầu vào máy tính, máy tính sẽ tiến hành tìm kiếm. Máy tính sẽ thông
báo xem còn bao nhiêu cuốn, ký hiệu tác giả, tên sách số đăng ký.
Search:
9
Input: Tài liệu cần tìm kiếm
Process: Bộ xử lý sẽ tìm tài liệu từ trong CSDL
Output: Kết quả của việc tìm kiếm
Bạn đọc cũng có thể tìm thông tin về sách bằng máy tính dành cho độc giả.
- Chức năng tìm kiếm độc giả: Khi thủ th hay ban quản lý th viện muốn tìm
kiếm các thông tin về độc giả nh: lớp, khoa, địa chỉ, hạn thẻ, để quản lý.
Search :
Input: Tên độc giả cần tìm kiếm
Process: Lấy các thông tin về độc giả đó từ trong CSDL
Output: Đa ra các thông tin cần tìm kiếm
- Tìm kiếm thông tin mợn trả: cho biết các thông tin về sách trong quá
trình mợn trả của bạn đọc nh: tình trạng mợn, tình trạng trả, ngày mợn, ngày trả. Đồng
thời cho biết các thông tin của thủ th trực tiếp cho độc giả mợn trả sách.
Search:
Input:
Process:
Output:

+ Chức năng báo cáo thống kê
- Thống kê tổng số sách có trong th viện: chức năng này có nhiệm vụ
thống kê xem th viện có tổng số sách có trong kho, số sách độc giả giữ, sách đang sửa
chữa và đóng bìa
- Thống kê sách và báo trí lu hành: Chức năng này có nhiệm vụ thống kê
xem có bao nhiêu sách và báo trí đợc lu hành trong một năm, hoặc một kỳ.
- Thống kê lợt độc giả: Chức năng này có nhiệm vụ thống kê xem một
kỳ có bao nhiêu lợt độc giả đến th viện trong một năm hoặc một kỳ.
2. 4 Biểu đồ luồng dữ liệu
10
a) Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Mức khung cảnh tơng ứng với mức 0 của biểu đồ phân cấp chức năng, ta coi cả hệ
thống là một chứcnăng duy nhất. Biểu đồ này sẽ xây dung tất cả các tác nhân của hệ
thống. Mọi thông tin của hệ thống đa ra bên ngoài là thông tin đầu ra. Nhiệm vụ của hệ
thống là phải lu trữ, xử lý và biến đổi các thông tin từ đầu vào thành kết quả đầu ra. Các
tác nhân giao tiếp với quản lý th viện gồm: độc giả, sách và báo chí, phòng nghiệp vụ,
sổ mợn sách, phiếu đăng ký, số đăng ký độc giả, nhật ký th viện
Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.
b) Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
11
Độc giả
Hệ thống
quản lý thư
viện
Thủ thư
Ban quản lý thư
viện
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
c) Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh
12

Độc giả
Kết quả mượn trả
Yêu cầu làm thẻ
Thủ thư
TT mượn trả
TT sách đang mươn
Yêu cầu mượn trả
Kết quả
Yêu cầu
Kết quả
Sách
Mượn trả
sách
T.T sách
Ban quản lý thư viện
Thủ thư
Cập nhật
thông tin
Tìm kiếm
thông tin
Thống kê
Ban quản lý thư viện Thủ thư
DL hệ thống
Kết quả
Yêu cầu
Kết quả
Thông tin vào-ra
Yêu cầu
TT
thủ thư

Sách
Nhà XB Kho sách
Độc giả
TT mượn trả
Thủ thư
Kết quả