Phân tích hoạt động kiểm soát nội bộ tài sản cố định tại công ty TNHH nội thất minh phương

Kiểm soát nội bộ GVHD: Phạm Thị Thúy Hằng
LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa hiện nay, cùng với sự tiến bộ và
phát triển của xã hội đã đưa nền kinh tế toàn cầu sang một hình thái mới. Cơ chế thị
1
Kiểm soát nội bộ GVHD: Phạm Thị Thúy Hằng
trường ra đời làm cho các hoạt động tài chính và sở hữu ngày càng đa dạng và phức
tạp, chức năng kiểm tra kiểm soát đòi hỏi ngày càng chặt chẽ nhằm đáp ứng yêu cầu
của quản lý.
Việt Nam đang bước vào kỷ nguyên tăng trưởng và đầu tư chưa từng có. Làn
sóng đầu tư ngày càng mạnh mẽ thì nhu cầu kiểm soát tại các doanh nghiệp cũng
ngày càng gia tăng, về hình thức cũng như thực chất, về sốlượng cũng như chất
lượng. Vì vậy, công tác kiểm tra kiểm soát đang được quan tâm hàng đầu.
Trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp, tài sản cố định là khoản mục chiếm
tỷ trọng lớn trong tổng tài sản. Do đó,ban lãnh đạo, ban kiểm soát, phòng kiểm toán
nội bộ của các doanh nghiệp hằng năm phải đối diện với nhiều thách thức và khó
khăn. Họ không ngừng nâng cao kỹ năng và nghiệp vụ, chuẩn hóa quy trình chuyên
môn để đáp ứng yêu cầu xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh, vững mạnh.
Đó được coi là là nhiệm vụ thiết yếu tạo điều kiện để mỗi doanh nghiệp hoàn thành
kế hoạch sản xuất kinh doanh với hiệu quả cao.
Qua quá trình tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH nội thất Minh Phương hệ
thống kiểm soát nội bộ tài sản cố định, cả nhóm đã nhận thấy những yếu tố tích cực
và những mặt hạn chế trong công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ. Điều này được thể
hiện cụ thể hơn trong bài tiểu luận với đề tài: “Phân tích hoạt động kiểm soát nội
bộ tài sản cố định tại công ty TNHH nội thất Minh Phương”.
CHƯƠNG I: QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY
TNHH NỘI THẤT MINH PHƯƠNG.
2
Kiểm soát nội bộ GVHD: Phạm Thị Thúy Hằng
I. QÚA TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY
1. Sơ lược chung về công ty Minh Phương

Tên công ty: CÔNG TY TNHH NỘI THẤT MINH PHƯƠNG
Tên viết tắt: Công ty TNHH nội thất Minh Phương
Địa chỉ: 25 Chương Dương, TP. Quy Nhơn, tỉnh Bình Định, Việt Nam
Tel: 056.3646158
E-mail:
2. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Minh Phương
Quá trình phát triển của công ty được chia thành các giao đoạn sau:
• Giai đoạn 1999 - 2002
Công ty TNHH nội thất Minh Phương tiền thân là một xưởng sản xuất nhỏ có
quy mô hộ gia đình được thành lập năm 1999. Lúc này công ty hoạt động chỉ với 2
đến 3 nhân viên, hoạt động tại nhà với số vốn ban đầu thấp, cơ sở vật chất nghèo nàn,
diện tích hoạt động nhỏ gây nhiều khó khăn, công nghệ máy móc lạc hậu, cũ kỹ. Có
thể nói điều kiện hoạt động của công ty lúc đó rất khó khăn. Tuy nhiên, công ty vẫn
không ngừng phấn đấu, duy trì hoạt động.
• Giai đoạn 2001 – 2008
Trên cơ sở sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng mở rộng, phát triển đi
lên. Điểm nổi bật của giai đoạn này là phát triển quy mô sản xuất, giải quyết việc làm
cho người lao động. Đưa đơn vị mới đi vào hoạt động, sản xuất kinh doanh từng
bước đi vào ổn định, có hiệu quả, đóng góp vào hiệu quả chung của toàn Công ty.
Tuy nhiên vì đầu tư phát triển quá nóng, thị trường trong nước và thế giới biến động
mạnh, sự cạnh tranh ngày càng quyết liệt, những năm cuối của giai đoạn này đã xảy
ra cuộc khủng hoảng toàn cầu, gây ảnh hưởng nặng nề đến ngành chế biến gỗ và
công ty gây khó khăn trong sản xuất kinh doanh, trì trệ trong buôn bán.
• Giai đoạn 2008 đến nay:
Công ty TNHH nội thất Minh Phương được thành lập ngày 18/02/2008 theo
quyết định của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Tỉnh BÌNH ĐỊNH. Sau một thời gian chuẩn
bị, năm 2008 là năm đầu tiên chính thức thực hiện quản lý điều hành sản xuất kinh
3
Kiểm soát nội bộ GVHD: Phạm Thị Thúy Hằng
doanh theo mô hình Công ty TNHH một thành viên. Sản xuất kinh doanh rất đa dạng,

phân bổ trên địa bàn rộng. trong giai đoạn này, công ty có cơ sở nguồn lực vững
chắc, đóng góp một phần vào chỉ tiêu phát triển kinh tế xã hội, thực hiện nộp ngân
sách ngày càng tăng và đúng luật, tạo việc làm ổn định, cải thiện nâng cao đời sống
cho người lao động trong toàn hệ thống công ty.
Gần 15 năm xây dựng và phát triển, Công ty đã từng trải qua những bước
thăng trầm, nhưng nhờ sự hỗ trợ của các Ban ngành trong tỉnh đã giúp Công ty vượt
qua những khó khăn, thách thức để tồn tại đi lên. Đồng thời phát huy mọi thuận lợi,
tranh thủ thời cơ, nhanh chóng hội nhập kinh tế khu vực và quốc tế, đảm bảo sự phát
triển bền vững, góp phần thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa
đất nước nói chung và của tỉnh Bình Định nói riêng.
II. CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY
1. Chức năng
Đầu tư, quản lý vốn đầu tư và trực tiếp sản xuất kinh doanh trong các ngành
nghề lĩnh vực chính, phát triển thêm đơn vị mua bán bàn ghế mỹ nghệ nhưng vẫn tập
trung chủ yếu vào lĩnh vực sản xuất, chế biến, kinh doanh hàng lâm sản và dịch vụ
theo hướng công nghiệp hóa hiện đại hóa.
2. Nhiệm vụ
Sử dụng có hiệu quả, tối ưu hóa lợi nhuận từ các nguồn vốn, đất đai. Chịu
trách nhiệm dân sự bằng toàn bộ tài sản của công ty. Đăng ký kinh doanh và kinh
doanh đúng ngành nghề đã đăng ký, bảo đảm chất lượng sản phầm và dịch vụ. Xây
dựng chiến lược phát triển kinh doanh và định hướng chiến lược trong các năm tới.
Kinh doanh có lãi, bảo đảm chỉ tiêu tỷ suất sinh lợi trên vốn . Tự chủ về tài
chính,, tự chủ cân đối các khoản thu chi, sử dụng hiệu quả vốn kinh doanh.
Đăng ký kê khai thuế và nộp đủ thuế, thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác
theo qui định của pháp luật.
CHƯƠNG II: HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI
CÔNG TY TNHH NỘI THẤT MINH PHƯƠNG.
I. MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT.
Công ty đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực yêu cầu tất cả
4

Kiểm soát nội bộ GVHD: Phạm Thị Thúy Hằng
nhân viên ký bản cam kết tuân thủ, phòng ngừa xung đột quyền lợi với doanh nghiệp,
kể cả việc ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này bị
vi phạm. Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo là tấm
gương sáng để nhân viên noi theo.
Công ty có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch, tổ
chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời,
hiệuquả. Công ty đã sử dụng "Bản mô tả công việc” quy định rõ yêu cầu kiến thức và
chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổchức.
Công ty có bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực của kiềm
toán Nhà nước. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải có khả năng hoạt động hữu hiệu do
được trực tiếp báo cáo độc lập, cởi mở với cơ quan kiểm toán cấp trên.
Công ty đã áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm toán phù hợp với những
chuẩn mực thông dụng đã được chấp nhận cho loại hình hoạt động kinh doanh của
mình đảm bảo kết quả kiểm toán không bị méo mó, sai lệch do sử dụng các chuẩn
mực, công cụ kiểm toán không phù hợp.
II. ĐẶC ĐIỂM VÀ MỤC TIÊU KIỂM SOÁT.
1. Đặc điểm TSCĐ và hoạt động kiểm soát TSCĐ của công ty
Để một doanh nghiệp có thể hoạt động bình thường và hoạt động kinh doanh
có hiệu quả thông thường doanh nghiệp phải đầu tư vốn của mình để có được các tài
sản có khả năng tạo ra sản phẩm, các tài sản này được đầu tư với số vốn lớn và thông
thường tác dụng của chúng được phát huy trong thời gian ít nhất là lâu hơn một năm.
Các tài sản trên gọi là Tài sản cố định và chúng được quản lý theo quy định chung
trong chế độ quản lý tài chính hiện hành. Thời gian sử dụng trên 1 năm, giá trị của
TSCĐ phải từ 30 triệu đồng trở lên.
TSCĐ là tài sản có vốn đầu tư lớn thời gian sử dụng dài, tham gia vào nhiều
chu kỳ sản xuất, khi tham gia vào quá trình sản xuất giá trị tài sản bị giảm dần và
chuyển dịch từng bộ phận vào chi phí sản xuất kinh doanh, đối với TSCĐ vẫn giữ
nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng.
Tuy công ty TNHH nội thất Minh Phương có quy mô không lớn nhưng khối

lượng tài sản cố định chiếm tỷ trọng lớn nhất trên tổng tài sản, lên đến gần 12 tỷ
đồng. Ngoài nhà cửa, vật kiến trúc như văn phòng công ty, nhà kho, , máy móc thiết
bị văn phòng Công ty còn có khối lượng rất lớn xe chuyên chở, thiết bị phục vụ
kinh doanh và các mặt hàng kinh doanh. Do có giá trị lớn lại thuộc nhiều chủng loại
khác nhau, tính năng kỹ thuật và công suất thiết kế khác nhau, nếu không có những
biện pháp kiểm soát phù hợp thì việc sử dụng tài sản cố định sẽ không mang lại hiệu
quả tối đa. Mặt khác, có thể dẫn đến những sai phạm khi mua sắm, quản lý, sử dụng
5
Kiểm soát nội bộ GVHD: Phạm Thị Thúy Hằng
và trích khấu hao tài sản cố định và những gian lận có thể xảy ra. Ý thức được tầm
quan trọng của hoạt động của kiểm soát nội bộ nên công ty đã thành lập Ban kiểm
soát.
Trong phạm vi chức năng của mình, Ban kiểm soát tiến hành thẩm tra toàn bộ
hoạt động tài chính của công ty. Các nghiệp vụ phát sinh được ghi sổ, các báo cáo
được lập trước khi trình lên Giám đốc đều phải được thẩm tra về tính trung thực và
hợp pháp. Các chính sách, chiến lược đầu tư, mua sắm, thanh lý, nhượng bán tài sản
cố định được thẩm tra về tính phù hợp và khả thi.
Tài sản cố định được công ty theo dõi rất chặt chẽ, các tài sản mua về được ghi
chép đầy đủ và được phản ánh đầy đủ trên sổ chi tiết và sổ tổng hợp, việc tính và
trích khấu hao cũng được công ty chú trọng, vào cuối mỗi năm công ty đánh giá lại
tài sản cố định và tính lại tỷ lệ khấu hao cho phù hợp.
Hàng năm công ty đều thiết lập kế hoạch và lập dự toán ngân sách cho tài sản
cố định.Trong quá trình này đơn vị đã vạch ra những vấn đề có liên quan đến việc
mua sắm, thanh lý, nhượng bán các tài sản và nguồn vốn tài trợ cho kế hoạch.
TSCĐ công ty đang dùng, tính đến tháng 6 năm 2013
TT Nhóm TSCĐ Nguyên giá Giá trị hao
mòn
Giá trị còn
lại
A TSCĐ HỮU HÌNH 3.551.628.316 2.169.643.553 1.531.984.76

3
I Nhà cửa vật kiến trúc 1.911.962.600 1.148.923.132 763.039.468
II Máy móc thiết bị 1.096.059.716 615.230.821 480.828.895
III Phương tiện vận tải 215.000.000 31.326.000 183.674.000
IV TSCĐ dùng quản lý 328.606.000 224.163.600 104.442.400
B TSCĐ VÔ HÌNH 150.000.000 150.000.000 0
Quy trình chuyển giao công
nghệ máy móc thiết bị
Tổng cộng 3.701.628.316 2.169.643.553 1.531.984.76
3
2. Mục tiêu kiểm soát nội bộ của công ty
• Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và đầu tư tài sản cố định.
• Phân định chính xác các chi phí cấu thành nguyên giá tài sản cố định, chi phí
sửa chữa, chi phí khấu hao tài sản cố định. Các chi phí này đều rất quan trọng
cho nên rất dễ xảy ra sai sót trọng yếu trên báo cáo tài chính.
• Việc lên kế hoạch và mua sắm tài sản cố định phải tuân thủ các quy định của
pháp luật, cũng như các quy định của chính công ty.
6
Kiểm soát nội bộ GVHD: Phạm Thị Thúy Hằng
III. CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHỦ YẾU ĐỐI VỚI TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
CỦA CÔNG TY TNHH NỘI THẤT MINH PHƯƠNG.
1. Những thủ tục kiểm soát chung
1.1 Xây dựng kế hoạch đầu tư tài sản cố định hữu hình
Công ty TNHH nội thất Minh Phương lập kế hoạch đầu tư mua sắm tài sản cố
định ngay từ đầu năm. Đơn vị sẽ vạch ra những vấn đề có liên quan đến việc mua
sắm, thanh lý, nhượng bán các tài sản cố định và nguồn vốn tài trợ cho các kế hoạch
đề ra.
Việc tổ chức quản lý và sử dụng tài sản cố định được Giám Đốc công ty xem
là nhiệm vụ thiết yếu để công ty hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh đạt hiệu
quả cao. Tài sản cố định của công ty được theo dõi rất chặt chẽ, ghi chép và phản ánh

đầy đủ trên sổ chi tiết và sổ tổng hợp, vào cuối năm công ty đánh giá lại nhu cầu sản
xuất năm vừa qua, khả năng huy động các nguồn tài trợ, khả năng hiện tại của tài sản
cố định và tính lại tỷ lệ trích khấu hao cho phù hợp. Sau đó, kế toán trưởng xem xét
lại khả năng thực tế để thực hiện dự án đầu tư tài sản cố định; nếu dự án phù hợp thì
phiếu yêu cầu tài sản cố định sẽ được chuyển đến Giám Đốc, nếu dự án không phù
hợp thì sẽ đề xuất những kiến nghị khác hiệu quả, phù hợp hơn.
1.2Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Tạo điều kiện chuyên môn hoá trong các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả
của hoạt động đó. Bên cạnh đó, giúp cho kiểm tra, kiểm soát chéo lẫn nhau, tránh xảy
ra sai sót và nếu có xảy ra thì phát hiện được sớm.
Xuất phát từ mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, nếu kiêm nhiệm nhiều chức vụ
thì dễ dàng dẫn đến sự lạm dụng và việc ngăn ngừa hay phát hiện gian lận sẽ rất khó
khăn nên Công ty đã có sự tách biệt về trách nhiệm đối với các công việc sau:
• Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm ghi chép kế toán.
• Trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép kế toán.
• Trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ sách.
• Chức năng kế toán và chức năng tài chính.
• Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát.
1.3 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
 Kiểm soát chung
7
Kiểm soát nội bộ GVHD: Phạm Thị Thúy Hằng
Công ty giao nhiệm vụ công việc cho mỗi nhân viên và các nhân viên trong
công ty được sử dụng máy tính riêng với mật khẩu riêng để bảo mật thông tin và lưu
trữ, xử lý dữ liệu; thiết lập hệ thống để bảo mật thông tin, ngăn chặn truy cập những
tài liệu mật của công ty đối với các đối tượng bên ngoài( khách hàng, nhà cung cấp,
đối thủ cạnh tranh ).
Nhập số liệu ngay khi phát sinh các nghiệp và thực hiện sao lưu, bảo mật
dữ liệu để phòng ngừa bất trắc.
 Kiểm soát ứng dụng

Kiểm soát cẩn thận tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ và đều được phê
duyệt bởi Giám Đốc công ty.Các chứng từ phải ghi rõ ràng, chính xác các mục như
số hiệu, ngày, tháng, tiền, định khoản…
 Kiểm soát chứng từ sổ sách
Được đánh số liên tiếp để dễ dàng kiểm soát những chứng từ bị thiếu và là
biện pháp tránh rủi ro ( đó là khi nhân viên nộp đơn xin nhiều lần cho cùng một tài
sản, sau đó, họ đặt mua và công ty chỉ sử dụng một tài sản, số còn lại sẽ bị biển thủ).
Được lập ngay vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh và biên bản giao nhận tài
sản phải được lập trên cơ sở các hóa đơn mua tài sản. Chứng từ được lập đơn giản,rõ
ràng, chính xác, dễ hiểu.
 Uỷ quyền và xét duyệt
Việc xét duyệt được ủy quyền tùy theo từng cấp quản lý. Nguyên tắc về chế độ
uỷ quyền phải được định rõ trong chính sách của công ty về thẩm quyền của những
người có trách nhiệm và đôi khi các quyền này có thểđược uỷ quyền cho người cấp
dưới. Có 2 chế độ :
• Uỷ quyền tạm thời là chỉ uỷ quyền trong một thời gian nhất định.
• Uỷ quyền thường xuyên là uỷ quyền cho cả một nhiệm kỳ theo cơ chế ổn
định để tránh trường hợp vượt cấp, vượt quyền.
1.4 Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Đặc điểm của thủ tục này là người kiểm tra phải độc lập với người bị kiểm tra.
Việc thực thi các biện pháp kiểm soát độc lập để lại dấu vết trên sổ sách xem là bằng
chứng quan trọng cho việc đánh giá.
Khi nhận hàng hoá phải kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian hàng đến và các
điều kiện, yếu tố khác, do phòng cung ứng vật tư đảm nhận. Sau đó, phải lập phiếu
8
Kiểm soát nội bộ GVHD: Phạm Thị Thúy Hằng
nhập và báo cáo nhận hàng, một bản gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho phòng
kế toán. Và nhân viên tiếp nhận hàng hoá phải độc lập với thủ kho và nhân viên
phòng kế toán.
Khi nhận được hoá đơn của người bán phải so sánh mẫu mã, giá cả, số lượng,

phương thức thanh toán và chi phí vận chuyển ghi trên hoá đơn với thông tin trên đơn
đặt mua hàng và báo cáo nhận hàng. Sau đó ghi vào sổ chi tiết các khoản phải trả cho
người bán theo đúng đối tượng.
Khi phiếu chi đã được người bán lĩnh tiền và xoá sổ ở ngân hàng nó được gọi
là phiếu chi đã thanh toán. Phiếu chi được lập thành nhiều bản, bản gốc được gửi cho
người được thanh toán, một bản sao được lưu lại trong hồ sơ người cung cấp. Các
phiếu chi phải đúng mẫu do Bộ Tài chính quy định. Người ký phiếu chi phải độc lập
với người thực hiện chức năng thanh toán.
1.5 Kiểm soát vật chất
Tài sản cố định nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp,
quản lí chặt chẽ có thể bị đánh cắp, lạm dụng hoặc bị hư hại. Để tránh xảy ra tình
trạng trên, hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty đã thiết lập hệ thống quản lí đối với
hệ thống sổ sách, chứng từ, tất cả các hoạt động liên quan đến sự tăng giảm của tài
sản đều được phê duyệt bởi đúng cấp có thẩm quyền. Giá trị thực tế của tài sản luôn
được kiểm soát chặt chẽ thông qua việc kiểm kê và đối chiếu thường xuyên, các
khoản khấu hao luôn được giám sát tuân theo tỉ lệ nhằm xác định chính xác tài sản
hiện còn và kịp thời xác định trách nhiệm của các bộ phận có liên quan.
Công ty giao trách nhiệm quản lý TSCĐ cho bộ phận sử dụng (sử dụng và bảo
quản đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, khi có hư hỏng sẽ báo cáo để được sửa chữa kịp thời);
mỗi TSCĐ sau khi bàn giao cho bộ phận sử dụng kèm theo các điều kiện ràng buộc
người quản lí để họ trực tiếp chịu trách nhiệm đối với toàn bộ về tình hình tài sản
đồng thời công ty có chế độ, chính sách khen thưởng. Ngoài ra, hệ thống máy tính
còn được cài đặt mật khẩu và kiểm soát chặt chẽ việc mang tài sản ra khỏi đơn vị,
thuê người bảo vệ, cài đặt hệ thống camera và hệ thống báo động để chống trộm. Sử
dụng nhà kho đối với hàng tồn kho để đề phòng mất cắp, bảo vệ tiền bằng các két sắt
chịu lửa.
1.6 Phân tích rà soát
Đối chiếu định kỳ chi phí mua tài sản với dự án ban đầu nhằm phát hiện các
hành vi biển thủ, lãng phí hay đầu tư không hiệu quả để có biện pháp sửa chữa, ngăn
chặn và thay đổi kịp thời.

2. Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn
9
Kiểm soát nội bộ GVHD: Phạm Thị Thúy Hằng
2.1 Thủ tục đầu tư, mua sắm TSCĐ
Công ty không có văn bản quy định các thủ tục mua sắm TSCĐ nhưng trên
thực tế thủ tục này được thực hiện chặt chẽ.
Khi có kế hoạch mua sắm, đầu tư, Công ty gửi tờ trình do Trưởng các bộ phận
lập cho Giám đốc công ty xin xét duyệt việc đầu tư, mua sắm trong đó nêu rõ mục
đích sử dụng, thời gian sử dụng và nguồn vốn dự tính.
Giám đốc sau khi xem xét nhu cầu của Công ty. Nếu đồng ý, Giám đốc sẽ ra
quyết định phê duyệt dự án đầu tư, mua sắm này.
Sau khi có quyết định của Giám đốc, việc đầu tư mua sắm được giao cho Bộ
phận Kỹ thuật – Đầu tư.
Bộ phận Kỹ thuật – Đầu tư sẽ tìm nhà cung cấp và ký hợp đồng mua bán với
nhà cung cấp.
Sau khi thực hiện việc mua bán phải có biên bản thanh lý hợp đồng, hóa đơn
bán hàng.
Các mặt hàng kinh doanh, thiết bị mua về được kiểm tra các thông số kỹ thuật.
Bộ phận Kỹ thuật- Đầu tư chuẩn bị tài liệu hướng dẫn sử dụng trước khi bàn giao cho
bộ phận bán hàng và các bộ phận khác và phải có biên bản bàn giao. Ngoài ra có thể
có các chứng từ khác như hóa đơn thu phí bảo hiểm, biên lai thu lệ phí trước bạ.
Đồng thời toàn bộ chứng từ được chuyển xuống Bộ phận kế toán để kế toán
ghi thẻ tài sản, sổ chi tiết và sổ tổng hợp TSCĐ.
Sơ đồ 1:Quy trình mua sắm, đầu tư TSCĐ và luân chuyển chứng từ
10
Kế toán
TSCĐ
Giám
đốc
Nhu cầu

tài sản
Giám
đốc
Phòng cơ
giới
Lưu
trữ
Nghiệp
vụ tài
sản
Quyết
định của
CSH
- Thẻ TSCĐ
- Sổ chi tiết
- Sổ tổng hợp
Quyết
định
tăng
TSCĐ
- Mua sắm
- Bàn giao
- Hồ sơ kỹ
thuật
Kiểm soát nội bộ GVHD: Phạm Thị Thúy Hằng
Ở Bộ phận Kỹ thuật – Đầu tư, chỉ sau khi kiểm kê, có sự hiện diện của tài sản
mới ghi tăng tài sản và theo dõi tình trạng kỹ thuật của tài sản này.
 Căn cứ vào hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng kế toán vật tư tiến hành lập
Biên bản giao nhận và Thẻ TSCĐ.
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT - 3LL

GIÁ TRỊ GIA TĂNG QA2007N
Liên 2: Giao khách hàng 0041688
Ngày 08 tháng03 năm 2013
Đơn vị bán hàng: DNTN DV và TM Linh Như
Địa chỉ: 289A Nguyễn Thái Học, TP. Quy Nhơn
Số tài khoản: 42100278655
Điện thoại: 056 -816189 MS: 4235533524
Họ tên người mua hàng: Lê Hồng Phong
Tên đơn vị: Công ty TNHH nội thất Minh Phương
Địa chỉ: 25 Chương Dương, TP. Quy Nhơn
MS: 4100695553
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 4100695553
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
01 Máy lọc bụi sơn Chiếc 01 35.000.000 35.000.000
Cộng tiền hàng: 35.000.000
Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT 3.500.000
Tổng cộng tiền thanh toán 37.500.000
Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi bảy triệu năm trăm nghìn đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
( Ký ghi rõ họ, tên) (Ký ghi rõ họ, tên) (Ký ghi rõ họ, tên, đóng dấu)
Đơn vị: DNTN DV và TM Linh Như Mẫu số: 01 - TSCĐ
Địa chỉ: 289A Nguyễn Thái Học, Tp. Quy Nhơn (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ - BTC
(ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ
Ngày 10 tháng 03 năm 2013
Số 02
11
Kiểm soát nội bộ GVHD: Phạm Thị Thúy Hằng
Căn cứ quyết định số: 02/QĐ ngày 08 tháng 03 năm 2013 của Giám đốc Công ty về việc

bàn giao TSCĐ
Bên giao nhận TSCĐ gồm có:
- Ông : Phan Duy Khánh Chức vụ: Giám đốc - Đại diện bên giao
- Ông : Lê Hồng Phong Chức vụ: Giám đốc - Đại diện bên nhận
Địa điểm giao nhận TSCĐ: DNTN DV và TM Linh Như
Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau:
ĐVT: triệu đồng
TT
Tên quy cách
(cấp hạng
TSCĐ)
Số
hiệu
TSCĐ
Nước
SX
(XD)
Năm
SX
Năm
đưa
vào sử
dụng
Tính nguyên giá TSCĐ
Giá
mua
CP
vận
chuyển
CP

chạy
thử
NG
TS
A B C D 1 2 3 4 5 6
01 Máy lọc bụi
sơn
18 HQ 2002 2013 35 0 0 35
Cộng 35
Kể từ ngày 10/03/2013 Công ty TNHH nội thất Minh Phương trọn quyền sử dụng máy
lọc bụi sơn nói trên.
Giám đốc Kế toán trưởng Người nhận Người giao
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
 Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán tiến hành lập thẻ TSCĐ.
Đơn vị: Cty TNHH nội thất Minh Phương
Địa chỉ: 25 Chương Dương Mẫu số: S23- DN
Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ - BTC
(ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
THẺ TÀI SẢN CỔ ĐỊNH
Số: 05
Ngày 10 tháng 03 năm 2013
Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số: 02/2013 ngày 10 tháng 03 năm 2013
Tê, ký mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ: Máy lọc bụi sơn Số hiệu TSCĐ: 18
12
Kiểm soát nội bộ GVHD: Phạm Thị Thúy Hằng
Nước sản xuất (xây dựng): Việt Nam Năm sản xuất: 2002
Bộ phận quản lý sử dụng: Bộ phận bán hàng
Năm đưa vào sử dụng: 2013
Công suất (diện tích thiết kế):
ĐVT: triệu đồng

Số hiệu
chứng từ
Nguyên giá tài sản cố đinh Giá trị hao mòn TSCĐ
Ngày
tháng năm Diễn giải
Nguyên
giá Năm
Giá trị
hao mòn Cộng dồn
A B C 1 2 3 4
01 10/03/2011 Máy lọc
bụi sơn
35 0
Quy Nhơn, ngày 10 tháng 03 năm 2013
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
 Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ:
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số 28
Tháng 03 năm 2013
Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Mua lọc bụi
sơn
211.2 112 35.000.000
Thuế GTGT 133 112 3 500.000
Tổng công 37.500.000
13
Kiểm soát nội bộ GVHD: Phạm Thị Thúy Hằng
(Kèm theo chứng từ gốc: Hóa đơn, Biên bản giao nhận TSCĐ, thẻ TSCĐ)

Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.2 Lựa chọn nhà cung cấp
Khi xét chọn mua hàng hóa, dịch vụ mà tính phức tạp của hàng hóa, dịch vụ
yêu cầu phải xét chọn kỹ lưỡng và nghiêm túc.
Thông tin nhà cung cấp. Gồm: tên nhà cung cấp, tên giao dịch, địa chỉ, điện
thọai, fax, mặt hàng cung cấp.
Chỉ tiêu tổng quan về Nhà cung cấp :
• Nếu nhà cung cấp có chứng chỉ ISO thì sẽ được ưu tiên hơn.
• Tài chính: Vững mạnh và minh bạch,đáng tin cậy.
• Chất lượng: Đáp ứng tốt, nguồn gốc hàng hóa rõ ràng
• Thời gian giao hàng: Đáp ứng đúng hợp đồng. .
• Kinh nghiệm: Đã có làm thành công 1 dự án trang bị tương tự hoặc được sự
giới thiệu của 1 đơn vị uy tín khác .
• Uy tín: Chưa bị tố cáo vi phạm thỏa thuận mua bán với các đơn vị khác,
chưa có tiếng đồn xấu về thành tích, kinh nghiệm, nghiệp vụ,đạo đức trong hợp
đồng.
• Giá cả : thấp nhất hoặc hợp lý nhất trong số các nhà cung cấp báo giá .
• Ðồng tiền giao dịch : đồng Việt Nam, đồng đô la Mỹ hoặc đồng tiền khác.
Căn cứ các tiêu chuẩn này ,công ty sẽ chấm điểm và lập bảng kết qủa trình
Giám đốc duyệt.Nhà cung ứng nào đạt điểm cao nhất trong số họ sẽ được đề xuất
chọn cho Giám đốc Công ty ký hợp đồng .
2.3 Quản lý TSCĐ tại nơi sử dụng, bán hàng
Mỗi TSCĐ sau khi bàn giao cho bộ phận sử dụng, bán hàng đều do 1 nhân
viên trực tiếp quản lý.Khi giao TSCĐ đều có biên bản giao hàng kèm theo các điều
kiện ràng buộc người quản lý trực tiếp phải chịu trách nhiệm toàn bộ về tình hình tài
sản đồng thời có chế độ khen thưởng kịp thời.
Người quản lý trực tiếp phải có chế độ bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ theo quy
định của Công ty.
14

Kiểm soát nội bộ GVHD: Phạm Thị Thúy Hằng
Bộ phận Kỹ thuật – Đầu tư thường xuyên kiểm tra việc bảo quản, sử dụng tài
sản, có kế hoạch định kỳ sửa chữalớn TSCĐ và cân đối dự trữ các loại vật tư chủ yếu
thay thế, sửa chữa TSCĐ.
Hàng tháng, Công ty tổ chức cuộc họp giữa Giám đốc với các bộ phận, đội
trưởng bán hàng để Giám đốc nắm bắt kịp thời về công tác quản lý, sử dụng cũng
như tình hình kinh doanh của Công ty.
Do biện pháp quản lý chặt chẽ nên TSCĐ của Công ty được giám sát thường
xuyên về năng lực hiện tại của TSCĐ, được sửa chữa, bảo dưỡng kịp thời nhờ đó
hiệu quả sử dụng tài sản được nâng cao.
2.4 Thủ tục thanh lý, nhượng bán TSCĐ
Hàng năm, căn cứ vào kế hoạch thanh lý, nhượng bán TSCĐ lập từ đầu năm,
Bộ phận cần thanh lý TSCĐ viết tờ trình gửi Giám đốc xin thanh lý, nhượng bán
TSCĐ trong đó nêu rõ hiện trạng tài sản.
Khi nhận được quyết định thanh lý của Giám đốc, Công ty lập Bộ phận thanh
lý TSCĐ. Bộ phận thanh lý sau khi thực hiện việc thanh lý sẽ lập biên bản thanh lý
TSCĐ có Giám đốc và kế toán trưởng ký. Sau khi Công ty có văn bản gửi Giám đốc
yêu cầu ra quyết định giảm TSCĐ.
Sau khi nhận được quyết định giảm TSCĐ của Giám đốc, Bộ phận Kỹ thuật –
Đầu tư chuyển toàn bộ chứng từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ xuống Bộ phận kế toán
để ghi giảm tài sản và hủy thẻ TSCĐ.
Thủ tục thanhlý, nhượng bán TSCĐ và luân chuyển chứng từ như sau:
Sơ đồ 2: Thủ tục thanh lý, nhượng bán TSCĐ và luân chuyển chứng từ.
 Biên bản thanh lý TSCĐ tại Công ty
Đơn vị: Cty TNHH nội thất Minh PhươngMẫu số: 02 - TSCĐ
15
Kế toánGiám
đốc
Bộ phận
thanh lý

Giám
đốc
Công ty
Lưu
trữ
- Hủy thẻ
TSCĐ
- Ghi sổ
TSCĐ
Quyết
định
giảm tài
sản
Biên bản
thanh lý
Quyết
định
thanh lý
Tờ trình
xin
thanh lý
Kiểm soát nội bộ GVHD: Phạm Thị Thúy Hằng
Địa chỉ: 25 Chương Dương Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ - BTC
(ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN THANH LÝ TSCĐ
Ngày 20 tháng 03 năm 2013
Căn cứ theo cuộc họp ngày 3 tháng 03 năm 2013 của Giám đốc Công ty về việc thanh
lý TSCĐ.
I. BAN THANH LÝ BAO GỒM:
- Ông (bà): Trần Đức Dũng - Trưởng bộ phận thanh lý

- Ông (bà): Đỗ Hồng Thu - Kế toán trưởng.
II. TIẾN HÀNH THANH LÝ MÁY CƯA BÀO LIÊN HỢP
- Tên, ký mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ
- Số hiệu TSCĐ: 13
- Nước sản xuất: Việt Nam Năm sản xuất: 2002
- Năm đưa vào sử dụng: 2006
- Nguyên giá TSCĐ: 34.000.000đ
- Giá trị hao mòn đã tính đến thời điểm thanh lý: 14.800.000đ
- Giá trị còn lại của TSCĐ: 19.200.000đ
III. KẾT LUẬN CỦA BAN THANH LÝ:
Tài sản này thừa không sử dụng được nên thanh lý thu hồi vốn để bổ sung nguồn
kinh doanh.
IV. KẾT QUẢ THANH LÝ TSCĐ:
- Chi phí thanh lý TSCĐ: 1.200.000đ
- Giá trị thu hồi: 25.600.000đ
- Đã ghi giảm số thẻ TSCĐ, ngày 20 tháng 03 năm 2013.
Quy Nhơn, ngày 20 tháng 03 năm 2013
Giám đốc Kế toán trưởng
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên)
 Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ:
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 32
Tháng 03 năm 2013
Chứng từ
Diễn giải
Số hiệu TK
Số tiền Ghi chú
Số Ngày Nợ Có
16
Kiểm soát nội bộ GVHD: Phạm Thị Thúy Hằng

1 20/03/13 Thanh lý K/hao
máy cưa bào liên
hợp
214 211 14.800.000
2 20/03/13 K/ chuyển giá trị
còn lại
811 211 19.200.000
Tổng cộng 34.000.000
(Kèm theo chứng từ gốc: Biên bản giao nhận TSCĐ)
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.5 Hệ thống sổ chi tiết TSCĐ
Công ty mở sổ chi tiết TSCĐ cho từng loại TSCĐ và từng bộ phận sử dụng.
Bộ phận kế toán theo dõi về giá trị TSCĐ (nguyên giá, hao mòn, giá trị còn lại), Bộ
phận Kỹ thuật – Đầu tư theo dõi về tình trạng kỹ thuật của TSCĐ.
2.6 Kiểm kê TSCĐ
Ngoài việc theo dõi thường xuyên trong quá trình sử dụng TSCĐ, hàng năm
Công ty đều tiến hành kiểm kê TSCĐ, một mặt để so sánh mặt khác để đánh giá thực
trạng tài sản, đánh giá năng lực hoạt động, bán hàng của TSCĐ để có kế hoạch bảo
dưỡng, sửa chữa, thanh lý nhượng bán TSCĐ từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng tài
sản.
Trước khi kiểm kê, từ ngày 10 – 15 tháng 12 yêu cầu các bộ phận hoàn thiện
sổ sách và Giám đốc đưa ra phương án kiểm kê trong đó nêu rõ thành phần của Bộ
phận kiểm kê, thời gian kiểm kê, những yêu cầu khái quát đối với việc kiểm kê, trách
nhiệm của các bộ phận. Phương án kiểm kê được lập chung cho cả kiểm kê TSCĐ,
kiểm kê vật tư, kiểm kê công nợ.
Việc kiểm kê chi tiết được thực hiện đối với từng tài sản, sau đó lập phiếu
kiểm kê trong đó đưa ra kết luận về hiện trạng của tài sản.
Mẫu 1: Phiếu kiểm kê tài sản cố định
17

Kiểm soát nội bộ GVHD: Phạm Thị Thúy Hằng
Công ty TNHH nội thất Minh PhươngCộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập – Tự do – hạnh phúc.
PHIẾU KIỂM KÊ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
10h ngày 2 tháng 1 năm 2013
Đơn vị kiểm kê:Công ty TNHH nội thất Minh
Phương
Tên tài sản:Xe tải KIA
Nước sản xuất: Hàn Quốc
Số máy, khung: 25C - 046710
Số đăng kí: 77I -3594
Kí hiệu: SM J5
Số động cơ: 525787
Tình trạng kỹ thuật
Các bộ phận Chi tiết kiểm kê kỳ trước Kiểm kê kỳ này
Động cơ: giờ hoạt
động
Động cơ hoạt động bình thường Động cơ bị hỏng, chờ mua vật
tư để thay
Gầm Gầm bình thường Gầm bình thường
Buồng lái Các hệ thống đầy đủ, chi tiết,
ắc quy tốt, ghế đêm
Cabin gỉ, các hệ thống khác
dầy đủ chi tiết, ắc quy tốt
Hệ thống điện 2 đèn trần, 2 xi nhan, 2 lăng
téc, 2 đèn pha, 2 gương,2 đèn
hậu 3 ngăn, 1 ổ, 2 chổi gạt ma,
1 công tắc mát, các rơ le
Hệ thống đèn, còi, chổi gạt ma,
các rơ le, hệ thống đều hoạt

động tốt
Từ các phiếu kiểm kê cho từng tài sản, ban kiểm kê sẽ lập báo cáo kiểm kê
máy móc, thiết bị về mặt kỹ thuật và báo cáo kiểm kê chi tiết TSCĐ về mặt giá trị.
Mẫu 2: Danh sách TSCĐ bị kiểm kê
18
Kiểm soát nội bộ GVHD: Phạm Thị Thúy Hằng
Công ty TNHH nội thất Minh Phương
DANH SÁCH TSCĐ BỊ KIỂM KÊ
Kiểm kê ngày 1 tháng 1 năm 2013
TT Chủng loại Số lượng Ghi chú
1
2
3
4
.
.
.
Xe tải KIA 1,25T
Máy bào liên hợp 600
Máy cưa bào liên hợp
Máy Tubi hai trục 5HP
01
02
05
01
2.7 Thủ tục tính khấu hao TSCĐ
Kiểm soát đối với việc tính khấu hao TSCĐ từ đó tính chính xác giá thành các
công trình cũng là một nhiệm vụ quan trọng.
Thực hiện quyết định số: 206/2003/QĐ – BTC Công ty trích khấu hao đối với
TSCĐ chưa khấu hao hết và đang sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Công

ty áp dụng phương pháp tính khấu hao theo quyết định số 206/2003/QĐ – BTC về
việc ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản, công ty phải đăng ký
định mức trích khấu hao với Cục quản lý vốn và tài sản nhà nước.
Cuối mỗi năm đều có báo cáo tình hình trích khấu hao TSCĐ. Được biết Công
ty tính khấu hao theo phương thức khấu hao đường thẳng và nhất quán trong suốt
thời gian sử dụng TSCĐ.
Nguyên giá
Mức khấu hao năm =
Thời gian sử dụng
19
Kiểm soát nội bộ GVHD: Phạm Thị Thúy Hằng
Mức khấu hao năm
Mức khấu hao tháng =
12 tháng
Căn cứ vào số khấu hao đã trích tháng trước để xác định số khấu hao đã trích
tháng này theo công thức:
Mức khấu hao Mức khấu hao Mức khấu hao tăng Mức khấu hao giảm
Tháng này tháng trước trong tháng này trong tháng này
2.8 Thủ tục sửa chữa thường xuyên TSCĐ tại Công ty
Khi có sự cố hư hỏng thì người sử dụng TSCĐ đó phải báo cáo tình trạng của
TSCĐ về Bộ phận Kỹ thuật – Đầu tư và bộ phận này có nhiệm vụ là phải viết phiếu
để xuất cho sửa chữa.
Để đáp ứng kịp thời tiến độ hoạt động của máy, Bộ phận Kỹ thuật – Đầu tư
báo ngay lại với Giám đốc và Giám đốc cho tổ kiểm tra lên tại phân xưởng để kiểm
tra thực tế, sau đó đồng ý cho sửa chữa.
Bộ phận Kỹ thuật – Đầu tư lấy báo giá từ các nhà cung ứng vật tư đem về
phòng kế toán để xem lại giá.
Bộ phận Kỹ thuật – Đầu tư lập dự trù sửa chữa TSCĐ đem lên Giám đốc ký
duyệt và tiến hành mua vật tư để sửa chữa.
 Căn cứ vào Hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp, thủ kho kiểm tra hàng và kế

toán lập phiếu nhập và phiếu xuất vật tư để sửa chữa.
Trong tháng 03 năm 2013 qua số liệu của bộ phận sửa chữa đã tập hợp chi
phí sửa chữa máy , kế toán làm thủ tục như sau:
 Người sử dụng TSCĐ lập phiếu
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
PHIẾU ĐỀ XUẤT
20
= __
Kiểm soát nội bộ GVHD: Phạm Thị Thúy Hằng
Kính gởi: Giám đốc Công ty TNHH nội thất Minh Phương
Tôi tên: Nguyễn Văn Huấn
Hiện đang vận hành xe tải KIA của Công ty .
Thực tế hư hỏng của xe tải KIA là: Ắc quy
Ý kiến đề xuất với Giám đốc Công ty cho sửa chữa xe tải KIA
Kính đề nghị lãnh đạo xét duyệt
Quy Nhơn, ngày 5 tháng 03 năm 2013
Người đề xuất
Nguyễn Văn Huấn
 Tổ kiểm tra xác định tình hình hư hỏng thực tế của xe tải KIA
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN KIỂM TRA
(V/v tình hình hư hỏng của xe tải KIA)
Hôm nay, ngày 15 tháng 03 năm 2013, tại Công ty TNHH nội thất Minh Phương.
Tổ kiểm tra máy móc thiết bị gồm có:
- Ông Trần Đức Dũng Chức vụ: Phó giám đốc - Tổ trưởng
- Ông Nguyễn Văn Huấn Chức vụ: Tổ trưởng tổ vận hành
- Bà Lữ Thị Đào Nguyên Chức vụ: Kế toán theo dõi TSCĐ
Cùng tiến hành kiểm tra tình hình hư hỏng thực tế của xe tải KIA như sau:

+ Thực tế hư hỏng: Ắc quy
+ Biện pháp sửa chữa:Thay Ắc quy
Tổ kiểm tra đề xuất trình lãnh đạo xem xét cho sửa chữa
Biên bản kết thúc cùng ngày, tổ kiểm tra thống nhất vào biên bản
Tổ trưởng vận hành P.Kế toán P.Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 17 tháng 03 năm 2013
Số: 15
21
Kiểm soát nội bộ GVHD: Phạm Thị Thúy Hằng
- Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Huấn
- Lý do xuất: Dùng cho sửa chữa
- Xuất tại kho: Công ty TNHH nội thất Minh Phương
T
T
Tên, nhãn hiệu, quy
cách, phẩm chất vật
tư, dụng cụ, sản phẩm,
HH
Mã
số
ĐVT
Số lượng
Đơn gía
Thành tiền
Yêu
cầu
Thực
xuất

A B C D 1 2 3 4
Ắc quy Cái 01 2.900.00
0
2.900.000
Tổng cộng 2.900.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai triệu chín trăm nghìn đồng chẵn
Người lập Người nhận Thủ kho K.T.Trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
 Sau khi sửa chữa xong, tổ kiểm tra tiến hành nghiệm thu
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN NGIỆM THU SỬA CHỮA XE TẢI KIA
Hôm nay, ngày 21 tháng 03 năm 2013 tại Công tyTNHH nội thất Minh
Phương. Tổ nghiệm thu sửa chữa máy móc bao gồm:
- Ông Trần Đưc Dũng Chức vụ: Phó giám đốc - Tổ trưởng
- Ông Nguyễn Văn Huấn Chức vụ: Tổ trưởng tổ vận hành máy
- Bà Lữ Thị Đào Nguyên Chức vụ: Kế toán theo dõi TSCĐ
Cùng tiến hành nghiệm thu sửa chữa xe tải KIA như sau:
TT
Danh mục sửa
chữa Số lượng Chất lượng Chú ý
01 Ắc quy 01 Mới
Sau khi sửa xong xehoạt động bình thường, đảm bảo kỹ thuật, tổ nghiệm thu
chấp nhận đưa xe tải vào hoạt động, đồng ý nghiệm thu đạt yêu cầu.
Biên bản được kết thúc cùng ngày, tổ nghiệm thu thống nhất ký vào biên bản.
22
Kiểm soát nội bộ GVHD: Phạm Thị Thúy Hằng
Tổ trưởng vận Hành máy P.Kế toán P.Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
3. Một số gian lận thường gặp đối với tài sản cố định hữu hình và thủ tục kiểm

soát thích hợp.
3.1. Mua tài sản cố định không cần thiết hoặ mua tài sản với giá cao.
Việc gian lận này nhằm đạt được lợi ích cá nhân( ví dụ như công ty nhập
nguyên liệu gỗ từ một nhà cung cấp với giá cao hơn giá đã định nhằm được hưởng
hoa hồng) trong khi đó đơn vị phải chi một số tiền không nhỏ làm ảnh hưởng đến kế
hoạch tài chính khác. Ngoài ra, gian lận này còn làm giảm hiệu quả hoạt động bởi sử
dụng một số lượng tài sản nhiều hơn mức cần thiết hay phải gánh chịu một chi phí
cao. Các chỉ tiêu đánh giá bị ảnh hưởng đó là lãi suất lợi nhuận trên tài sản (ROA),
tỷ lệ lãi gộp, số vòng quay tài sản.
Thủ tục kiểm soát: đơn vị cần quy định mọi trường hợp mua sắm TSCĐ đều
phải phù hợp với dự đoán ngân sách, với những TSCĐ có giá trị lớn như thiết bị máy
móc, máy bào, máy cưa,… thì cần được xét duyệt bởi người có thẩm quyền. Ngoài
ra, cũng nên đánh giá kết quả các hoạt động của các bộ phận dựa trên lượng tài sản
mà bộ phận đó sử dụng.
3.2 Lạm dụng tài sản cố định của Công ty.
Loại gian lận này tuy không làm thất thoát TSCĐ của đơn vị nhưng khiến
Công ty phải tiêu tốn những chi phí mà lẽ ra không phải gánh chịu.
Ví dụ: trong trường hợp của công ty Minh Phương có thể xảy ra như: Sử dụng
ô tô, điện thoại công ty, một lượng gỗ, hay các thiết bị máy móc nhằm phục vụ lợi
ích cá nhân. Ngoài ra, việc lạm dụng này còn khiến TSCĐ mau xuống cấp, rút ngắn
tuổi thọ hoặc dễ bị hư hỏng,… gây xấu đến kế hoạch sản xuất, kinh doanh của Công
ty.
Thủ tục kiểm soát: đơn vị cần quy định cụ thể về quyền hạn quản lý và trách
nhiệm sử dụng bảo quản cho từng bộ phận hay cá nhân. Nhưng biện pháp chế tài
cũng cần được phổ biến ngoài ra các cấptrên quản lý cũng cần làm gương để nhân
viên cấp dưới tuân thủ.
3.3 Thanhlý những tài sản còn tốt hoặc thanh lý với giá thấp
23
Kiểm soát nội bộ GVHD: Phạm Thị Thúy Hằng
Loại gian lận này sẽ làm Công ty mất đi những tài sản còn giá trị sử dụng cao

trong khi chỉ thu về được một lượng tiền nhỏ từ thanh lý. Cá nhân gian lận có thể sẽ
đề nghị thanh lý với tài sản còn tốt mà chính họ hoặc người thân họ đang cần dùng và
tự mua lại tài sản đó nhằm phục vụ lợi ích riêng.
Thủ tục kiểm soát: Công ty cần quy định mọi trường hợp thanh lý cần phải
làm đơn đề nghị và hội đông thanh lý sẽ xét duyệt vấn đề này. Để khách quan công ty
có thể mời chuyên gia hay các công tychuyên đánh giá để tham khảo thanh lý. Hoặc
có thể tổ chức đấu giá, thông báo rộng rãi để nhiều bên tham gia, làm tăng giá trị thu
về đơn vị.
4. Một số hạn chế và giải pháp hệ thống kiểm soát nội bộ TSCĐ tại Công ty
4.1 Hạn chế
Hệ thống kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo hoàn toàn đạt được mục tiêu
quản lý là do những hạn chế tiềm tàng của hệ thống đó, như:
• Để đánh giá hiệu quả hoạt động, người ta quan tâm đến hiệu quả,được so sánh giữa
chi phí và hiệu quả. Yêu cầu thông thường là chi phí cho hệ thống kiểm soát nội bộ
không được vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại.
• Tính khách quan và độc lập của hoạt động kiểm soát nội bộ luôn bị hạn chế.
• Ban lãnh đạo Công ty có thể không phát hiện được sự thông đồng của thành viên
trong Ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác trong hay ngoài đơn vị; khả
năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục kiểm soát nội bộ lạm dụng đặc quyền
của mình.
• Tại Công ty, việc ghi chép kế toán theo phương pháp thủ công là chính. Do đó, có
những hạn chế nhất định trong công việc tính toán các chỉ tiêu, việc thu thập, xử lý
và cung cấp thông tin chưa nhanh chóng kịp thời, dẫn tới hiệu quả sản xuất kinh
doanh không tốt.
• Công ty tính khấu hao theo phương pháp tuyến tính, đó là phương pháp đơn giản, dễ
tính toán. Mức độ hao mòn được tính đều vào các tháng trong suốt thời gian sử dụng.
Việc tính khấu hao theo cách này sẽ làm chậm thời gian thu hồi vốn hơn.
4.2 Giải pháp
• Hệ thống kiểm soát nội bộ được thể hiện ở các quy chế kiểm soát trên hoạt động của
đơn vị; phải huy động được toàn bộ cán bộ công nhân viên trong đơn vị, ở tất cả các

cấp vào quá trình kiểm soát; mỗi người, mỗi bộ phận tự kiểm soát là tốt nhất.
• Trong công ty, giữa các khâu và các cấp quản lí đều thiết lập những mối liên hệ chặt
chẽ. Và cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kì tình huống nào
xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường; cơ cấu tổ chức quản lí phải
24
Kiểm soát nội bộ GVHD: Phạm Thị Thúy Hằng
đảm bảo tính chính xác của các thông tin được sử dụng trong công ty nhờ đó bảo
đảm sự phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của công ty.
• Công ty nên lưu giữ bản đăng ký tài sản cố định như là sổ phụ ghi chi tiết từng hạng
mục tài sản cố định. Các thông tin cơ bản của một bản đăng ký tài sản cố định là
nguyên giá từng tài sản, giá trị tăng thêm hay thay đổi và khấu hao luỹ kế của tài sản
đó. Hàng năm, công ty nên tiến hành kiểm kê chi tiết TSCĐ và đối chiếu số lượng
kiểm kê thực tế với bản đăng ký TSCĐ. Hồ sơ kiểm soát bao gồm các báo cáo, hồ sơ,
tài liệu được lưu giữ theo từng đối tượng được kiểm soát. Các báo cáo, hồ sơ, tài liệu
kiểm soát nội bộ phải được lưu giữ tại bộ phận kiểm soát ít nhất 05 năm. Phải được
ghi chép thành văn bản, dữ liệu điện tử lưu giữ theo trình tự thời gian.
• Ta thấy ở công ty dễ dẫn đến tình trạng quá tải nếu dồn trách nhiệm vào một cá
nhân. Vì vậy, để giảm bớt gánh nặng cho giám đốc, có thể bao quát được tổng quan
hoạt động của Công ty , giảm nguy cơ trở nên độc tài, tăng tính tối ưu và tính linh
hoạt của cơ cấu tổ chứcnên thực hiên việc uỷ quyền và phê chuẩn rộng hơn nữa để
giảm bớt sự quá tải cho giám đốc.
• Hệ thống kiểm tra phải tuân thủ các chính sách, chế độ, các quy chế, các nguyên tắc
quản lí của Công ty; kiểm tra, đánh giá tính hiệu lực, tính kinh tế, hiệu quả trong hoạt
động của Công ty
KẾT LUẬN
Trong thực tiễn không có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo, nghĩa là một hệ
thống có thể ngăn ngừa mọi hậu quả xấu có thể xảy ra. Tuy nhiên, sự tồn tại và phát
triển của bất kỳ doanh nghiệp, hay một tổ chức nào đó không thể thiếu vai trò của
quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống
kiểm soát nội bộ hiệu quả trong các doanh nghiệp nói chung và công ty TNHH nội

thất Minh Phương nói riêng đặc biệt là hệ thống kiểm soát nội bộ tài sản cố định
nhằm mang lại sự phát triển an toàn và bền vững cho Công ty.
Xuất phát từ vai trò của kiểm soát nội bộ, cụ thể là hoạt động kiểm soát nội bộ
tài sản cố định trong nền kinh tế hiện nay nói chung cũng như trong từng doanh
nghiệp nói riêng thì việc hoàn thành kiểm soát nội bộ ở nước ta hiện nay là một vấn
đề tất yếu cần thiết để đảm bảo tính trung thực của báo cáo tài chính trong doanh
nghiệp cũng như tính tuân thủ, tính hoạt động của doanh nghiệp nhằm đưa ra các
25