phân tích hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình “mua hàng, tồn trữ và trả tiền” tại công ty TNHH TM – DV tin học h d c

Mục lục
Lời mở đầu 2
Phần I: Giới thiệu khái quát Công ty TNHH TM – DV Tin học H.D.C 3
1. Giới thiệu chung 3
2. Cơ cấu tổ chức của công ty 4
3. Các lĩnh vực hoạt động chính 5
4. Chính sách chất lượng 6
Phần II: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình “mua hàng, tồn trữ và trả tiền”
tại công ty TNHH TM – DV H.D.C 7
1. Thực trạng môi trường kiểm soát 7
1.1. Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý 7
1.2. Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm 8
1.3. Ban kiểm soát nội bộ 8
2. Chu trình ““mua hàng, tồn trữ và trả tiền”” 9
2.1. Quá trình mua hàng 10
2.2. Quá trình nhận hàng 12
2.3. Quá trình tồn trữ 13
2.4. Quá trình trả tiền 15
3. Thủ tục kiểm soát và những sai phạm của công ty 16
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
3.1. Kiểm soát quá trình mua hàng 16
3.2. Kiểm soát quá trình nhận hàng 17
3.3. Kiểm soát quá trình tồn trữ 18
3.4. Kiểm soát quá trình trả tiền 19
Phần III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình “mua
hàng, tồn trữ và trả tiền” tại công ty TNHH TM – DV Tin học H.D.C 21
1. Sự cần thiết trong việc tăng cường kiểm soát nội bộ quá trình mua hàng tại
công ty 21
2. Sự cần thiết trong việc hoàn thiện quá trình nhận hàng tại công ty 23
3. Sự cần thiết trong việc hoàn thiện quá trình tồn trữ tại công ty 24
4. Hoàn thiện kiểm soát đối với việc thanh toán tiền hàng 25

4.1. Hoàn thiện kiểm soát đối với nợ phải trả 25
4.2. Hoàn thiện kiểm soát đối với việc chi tiền 25
Kết luận 26
Học phần: Kiểm soát nội bộ 2
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong
hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà
quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế, góp phần hạn chế tối
đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đồng thời giúp doanh
nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở
rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp. Chu trình mua hàng và thanh toán có một
vai trò rất quan trọng trong bất kỳ một công ty nào, vì vậy việc kiểm soát chu trình là
một việc rất cần thiết và quan trọng. Hơn nữa, hàng tồn kho luôn là trung tâm của sự
chú ý trong doanh nghiệp, và việc kiểm tra quá trình thực hiện từng khâu của người
quản lí đối với nhân viên của mình là một công việc khó khăn nên dễ phát sinh ra các
gian lận và sai sót. Chính vì vậy, bài báo cáo này hướng đến việc phân tích KSNB
chu trình: “mua hàng, tồn trữ và trả tiền” tại một DN trên địa bàn tỉnh Bình Định, mà
cụ thể là tại Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C để thấy rõ hơn những sai phạm
có thể xảy ra dẫn tới hành vi gian lận của các cá nhân trong Công ty nhằm hạn chế các
gian lận và sai sót, góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị được sử dụng đúng mục đích và
hiệu quả.
Đề tài này gồm 3 phần chính:
Phần 1: Giới thiệu khái quát về công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C.
Phần 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình “mua hàng, tồn trữ và trả tiền”
tại Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C.
Phần 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình “mua hàng, tồn
trữ và trả tiền” tại công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C.
Học phần: Kiểm soát nội bộ 3
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2

Phần I: Giới thiệu khái quát về công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C.
1. Giới thiệu chung
Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C được thành lập ngày 25 tháng 6
năm 2009, từ một đơn vị kinh doanh nhỏ, chỉ có vài thành viên trẻ tuổi tâm
huyết. Cho đến nay, sau gần 5 năm hoạt động và phát triển, Công ty TNHH
TM-DV Tin Học H.D.C đã trở thành một trong những Công ty tin học lớn
mạnh tại Thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định.
• Trụ sở giao dịch kinh doanh: số nhà 125 Nguyễn Thái Học, Thành
Phố Quy Nhơn, Tỉnh Bình Định.
• Số điện thoại: 056. 3520054 – Fax: 3520054
• Email:
• Mã số thuế: 4100901132
• Vốn điều lệ: 4.900.000.000 VND (bốn tỉ chín trăm triệu đồng chẵn).
• Giám đốc: Ông Nguyễn Phan Đoàn Việt Hùng.
• Phó giám đốc: Ông Trương Đình Lộc.
Học phần: Kiểm soát nội bộ 4
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
2. Cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C
Học phần: Kiểm soát nội bộ 5
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Kinh doanh lẻ
Phòng kinh doanh
Kinh doanh dự án
Kinh doanh sỉ
Kho hàng
Phòng kế toán
Phòng kỹ thuật
Phòng bảo hành

Cửa hàng trực
thuộc
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
3. Các lĩnh vực hoạt động chính:
3.1. Tin học:
− Cung cấp các thiết bị tin học: Máy vi tính nguyên bộ, máy tính xách tay,
linh kiện vi tính, máy in, UPS, Scanner…
− Thiết kế lắp đặt các mạng máy tính: LAN, WAN…
− Phân phối các sản phẩm công nghệ thông tin.
− Thiết kế các phần mềm theo yêu cầu khách hàng.
3.2. Viễn thông:
- Cung cấp lắp đặt các loại tổng đài nội bộ dung lượng từ 6 đến 500 số,
phân phối các loại tổng đài Panasonic, NEC-Nitsuko…
- Cung cấp máy điện thoại cố định, máy fax, cordless phone, máy bộ
đàm, anten parabol.
3.3 Điện tử:
- Thiết kế lắp đặt các hệ thống báo động, báo cháy, camera quan sát – ghi
hình tự động, camera quan sát theo dõi từ xa qua mạng internet…
- Sữa chữa các thiết bị tin học và điện tử…
3.4. Máy văn phòng và các thiết bị khác:
Cung cấp các loại máy photocopy, máy hủy giấy, overhead projector,
multimedia projector (máy chiếu đa năng), camera kỹ thuật số, máy quay phim
kỹ thuật số…
Học phần: Kiểm soát nội bộ 6
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
3.5. Dịch vụ:
- Bảo hành, bảo trì các thiết bị tin học viễn thông.
- Cung cấp các giải pháp, các dịch vụ tin học, viễn thông và internet
4. Chính sách chất lượng
Sau gần 5 năm gây dựng và trưởng thành, công ty đã tạo cho mình chỗ

đứng vững chắc trên thương trường, đã trở thành nhà phân phối, đại lý phân
phối cho các hãng nổi tiếng trên thế giới như: INTEL, AUS, GIGABYTE, HP-
COMPAQ, CANON, TOSHIBA, FBT ELEAD, APC, COMPEX,
Chính sách chất lượng của công ty là “ Uy tín hàng đầu – chất lượng
đảm bảo” với phương châm “Cải tiến – Đổi mới không ngừng” trên các lĩnh
vực kinh doanh và dịch vụ. Thực hiện đúng với nghĩa vụ đã cam kết với khách
hàng là nền tảng cho sự phát triển mang tính chiến lược của công ty TNHH
TM-DV Tin Học H.D.C.
Học phần: Kiểm soát nội bộ 7
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
Phần 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình “mua hàng, tồn trữ và trả
tiền” tại Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C
1. Thực trạng về môi trường kiểm soát
1.1. Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý.
Công ty đã đặt ra giá trị cho công ty là “Uy tín và chất lượng sản
phẩm”, “Linh hoạt, năng động trong quá trình mua bán với nhà cung cấp”
thông qua một số chính sách như:
 Công ty ưu tiên tuyển những nhân viên trẻ có năng lực, có tâm
huyết với nghề. Việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên do Giám
đốc đảm nhận. Mỗi phòng ban, mỗi vị trí đều được phân công
nhiệm vụ cụ thể theo đúng chuyên ngành trong quá trình “mua
hàng, tồn trữ và trả tiền”.
 Lựa chọn nhà cung cấp có uy tín về chất lượng sản phẩm cũng như
mẫu mã đẹp. Đảm bảo yêu cầu chất lượng sản phẩm ngay từ đầu,
kiên quyết không nhập những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn. Khi
kiểm tra các thiết bị thành phẩm và sản phẩm lỗi đều được trả lại
về nơi cung cấp để điều chỉnh và sửa chữa lại, sản phẩm hỏng
không sửa chữa được đều lập biên bản để kiểm soát và đề ra các
biệp pháp khắc phục, phòng ngừa.
 Chính điều này đã ảnh hưởng đến triết lý và phong cách điều hành

của các giám đốc của công ty hiện nay. Họ luôn đặt giá trị của
công ty lên hàng đầu trong quá trình điều hành.
Học phần: Kiểm soát nội bộ 8
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
1.2. Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm
Cơ cấu tổ chức của công ty thể hiện qua sơ đồ tổ chức trên. Qua khảo sát,
cơ cấu tổ chức của công ty có phân chia ra các chức năng riêng biệt và xác định
vị trí then chốt của từng bộ phận, quyền hạn và trách nhiệm đối với các nhân
viên và phòng ban trực thuộc. Đồng thời trong cơ cấu tổ chức cũng qui định rõ
trách nhiệm nộp báo cáo nội bộ và các thông tin liên quan giữa các bộ phận với
giám đốc và giữa các bộ phận với nhau để hoạt động sản xuất kinh doanh được
trôi chảy. Việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho từng bộ phận được căn cứ
vào chức năng và nhiệm vụ cụ thể được giao cho từng bộ phận “mua hàng, tồn
trữ và trả tiền”. Mỗi thành viên của bộ phận được giao nhiệm vụ dựa theo năng
lực chuyên môn của mỗi người. Do là Công ty có quy mô nhỏ nên xảy ra tình
trạng kiêm nhiệm. Có 2 sự kiêm nhiệm là Trưởng phòng kĩ thuật kiêm Trưởng
phòng bảo hành và Phó giám đốc kiêm Trưởng phòng kinh doanh.
Ban hành những quy định, những chính sách và phổ biến rộng rãi cho các
nhân viên về những hành vi không được chấp nhận hay nhiệm vụ bắt buộc phải
hoàn thành trong quá trình “mua hàng, tồn trữ và trả tiền”.
Có chính sách khen thưởng hợp lý đối với những nhân viên hoàn thành
tốt nhiệm vụ được giao và xử phạt đúng đắn với những trường hợp phát hiện sai
phạm trong quá trình mua hàng (nhận tiền hoa hồng từ nhà cung cấp,…) hay
gây thất thoát trong quá trình tồn trữ và trả tiền.
1.3. Ban kiểm soát nội bộ
Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C có quy mô nhỏ nên không có
một ban kiểm soát nội bộ độc lập. Việc kiểm tra chỉ do người có thẩm quyền
như giám đốc hoặc phó giám đốc kiểm tra đột xuất đối với chu trình mua hàng
Học phần: Kiểm soát nội bộ 9
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2

hay kiểm tra định kì đối với kho hàng và các nghiệp vụ liên quan đến thanh
toán, trả tiền.
Trong trường hợp có phát hiện hành vi sai phạm của nhân viên, công ty
có những biện pháp như nhắc nhở hay phạt hành chính, bồi thường thiệt hại đã
gây ra.
2. Chu trình “mua hàng, tồn trữ và trả tiền” của công ty
2.1. Quá trình mua hàng
a. Đề nghị mua hàng
Khi số lượng hàng trong kho chạm mức giới hạn tối thiểu theo quy định
của công ty, quản lý kho hàng sẽ lập giấy đề nghị mua hàng gửi lên phòng kinh
doanh để đề nghị được mua hàng bổ sung vào kho. Giấy đề nghị mua hàng do
quản lý kho hàng ký và lập thành 2 liên:
+ Liên 1: được lưu tại kho.
+ Liên 2: chuyển lên phòng kinh doanh để xét duyệt mua hàng.
Mẫu đề nghị mua hàng của công ty:
GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG
Bộ phận :
Nhân viên :
Tên hàng :
Quy cách :
Số lượng :
Người lập( người đề nghị) Người duyệt
Học phần: Kiểm soát nội bộ 10
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
Nhân viên kho Trưởng kho
b. Xét duyệt mua hàng
Khi nhận được giấy đề nghị mua hàng từ kho hàng chuyển lên, nhân viên
kinh doanh sẽ khảo sát thị trường, xem xét nhu cầu của thị trường, sau đó sẽ
quyết định lại số lượng hàng sẽ đặt mua, con số này có thể cao hơn, thấp hơn
hoặc bằng số lượng mà kho yêu cầu, tuỳ thuộc vào phòng kinh doanh sau khi

khảo sát thị trường. Tại công ty H.D.C, người xét duyệt mua hàng là trưởng
phòng kinh doanh.
c. Lựa chọn nhà cung cấp
Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp của công ty TNHH TM – DV TIN HỌC
H.D.C là giá hợp lí, chất lượng sản phẩm tốt và có thời hạn công nợ tốt. Khi
nhận được giấy đề nghị mua hàng đã được phê duyệt, nhân viên kinh doanh sẽ
dựa vào bảng báo giá mà các nhà cung cấp đã báo giá trước đó, phân tích và
Trưởng phòng kinh doanh sẽ lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng được tiêu chí trên.
Nhà cung cấp được công ty lựa chọn nhiều nhất và ổn định nhất trong thời gian
qua cho các lô hàng là tập đoàn FPT. Ngoài ra, với các sản phẩm khác nhau,
công ty cũng có lựa chọn các nhà cung cấp khác ngoài tập đoàn FPT.
d. Lập đơn đặt hàng
Nhân viên kinh doanh sau khi nhận được đề nghị mua hàng đã được xét
duyệt và nhà cung cấp sẽ tiến hành lập đơn đặt hàng, trong đó ghi rõ nhà cung
cấp cũng như các chi tiết liên quan tới hàng sẽ mua như model hàng, số lượng,
đơn giá,… Sau đó gửi lên cho trưởng phòng kinh doanh ký duyệt. Đơn đặt hàng
được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Gửi nhà cung cấp để thông báo đặt hàng.
Học phần: Kiểm soát nội bộ 11
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
+ Liên 2: Gửi bộ phận kho để biết đề nghị mua hàng đã được thực hiện và
để đối chiếu khi nhận hàng.
+ Liên 3: Gửi bộ phận kế toán để làm căn cứ đối chiếu với hoá đơn thanh
toán tiền hàng.
Mẫu đơn đặt hàng của công ty:
ĐƠN ĐẶT HÀNG
(Số: ddmm/ADCyyyy)

Tên Công ty (Bên đặt hàng):
Địa chỉ:

Điện thoại: Fax:
Mã số thuế (nếu có):
Ngày đặt hàng:
Người đặt hàng: Mobile:
STT TÊN HÀNG SL ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN
01
TỔNG CỘNG:
THÀNH TIỀN (CHƯA BAO GỒM VAT):
VAT (10%):
THÀNH TIỀN:
(Số tiền bằng chữ:)
- Tất cả các thiết bị mới 100%.
- Thời gian đặt hàng từ 7 – 10 ngày.
- Bảo hành: tháng.
Người lập Người duyệt
Nhân viên kinh doanh Trưởng phòng kinh doanh
Học phần: Kiểm soát nội bộ 12
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
e. Xác nhận cam kết mua hàng
Chính nhân viên kinh doanh đặt mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp để
đặt hàng và theo dõi quá trình mua hàng này.
2.2. Quá trình nhận hàng
Sau khi nhà cung cấp chuyển hàng đến, quản lý kho đứng ra nhận hàng, dựa
vào đơn đặt hàng trước đó để kiểm tra lô hàng về số lượng, chất lượng, quy
cách hàng mua. Báo cáo nhận hàng được lập thành 2 liên:
+ Liên 1: giữ lại tại kho
+ Liên 2: gửi cho kế toán để ghi nhận hàng mua, đồng thời làm căn cứ đối
chiếu với hóa đơn hợp đồng trước khi thanh toán.
Sau đây là báo cáo nhận hàng của công ty:
BIÊN BẢN GIAO HÀNG

Hôm nay, ngày… tháng ……. năm 20……, tại cảng …… , hai bên gồm:
BÊN BÁN:
CÔNG TY
Địa chỉ trụ sở chính:
Đại diện bởi ông :
Chức danh : Giám đốc/Tổng giám đốc
Số điện thoại : Fax:
(Sau đây gọi tắt là Bên A)
BÊN MUA:
CÔNG TY TNHH TM-DV TIN HỌC H.D.C
Địa chỉ trụ sở chính 125 Nguyễn Thái Học-TP Quy Nhơn
Học phần: Kiểm soát nội bộ 13
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
Đại diện bởi ông :
Chức danh : Giám đốc/Tổng giám đốc
Số điện thoại : Fax:
(Sau đây gọi tắt là Bên B)

Căn cứ vào hợp đồng mua bán số ………….01/NTD- MCT/2011, bên A giao hàng cho bên B và hai bên
tiến hành xác lập biên bản công nợ theo các điều kiện sau:
Điều 1. Bên A giao hàng cho bên B mặt hàng: ………………………………………………….
………………………………………………….………………………………………………….
Điều 2. Số lượng, đơn giá,trị giá.
- Số lượng:
- tương đương với Trị giá: theo HD noi đồng (đã bao gồm 10% thuế VAT).
(Bằng chữ: …………………… ).
Điều 3. Bên A xác nhận đã giao và bên B xác nhận đã nhận đủ số lượng là …………… với tổng trị giá
đã bao gồm thuế VAT là: ……………………
Bên B có trách nhiệm thanh toán trị giá tiền hàng trên cho Bên A trước ngày …./…./20…
Điều 4. Trong trường hợp bên B không thực hiện đúng cam kết trong biên bản giao hàng này và làm thiệt

hại đến kinh tế của bên A thì bên A có quyền chủ động đưa sự việc này ra trước cơ quan pháp luật để giải
quyết.
Biên bản xác nhận công nợ này được làm thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị pháp lý như
nhau./.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
2.3. Quá trình tồn trữ
Phiếu nhập kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng minh nghiệp
vụ về nhập kho. Phiếu nhập kho do kế toán kho lập khi muốn cho vật tư, sản
phẩm, hàng hóa nhập kho. Để nhập kho, phải có chứng từ thể hiện rõ nguồn gốc
của việc nhập kho mà ghi sổ cho phù hợp (chứng từ nguồn). Chứng từ nguồn về
hàng tồn kho có nhiều loại, nhưng cơ bản bao gồm: Hóa đơn mua hàng, Hóa
đơn GTGT,
Học phần: Kiểm soát nội bộ 14
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
Bước 1: Nhân viên kinh doanh (người mua hàng) đề nghị nhập kho về
hàng hoá đã mua.
Bước 2: Ban kiểm nhận lập biên bản nhận cho nhập kho vật tư. Ban kiểm
nhận bao gồm quản lý kho, kế toán kho, Nhân viên kinh doanh (người mua
hàng).
Bước 3: Kế toán kho sẽ tiến hành lập Phiếu nhập kho theo hóa đơn mua
hàng, phiếu giao nhận sản phẩm với ban kiểm nhận.
Bước 4: Quản lý kho tiến hành việc kiểm nhận, nhập hàng, ghi sổ và ký
Phiếu nhập kho.
Bước 5: Kế toán tổ chức bảo quản và lưu trữ phiếu nhập.
Bước 6: Các mặt hàng được bảo quản trong kho riêng biệt trong thời gian
chờ xuất kho. Việc bảo quản do quản lí kho hàng chịu trách nhiệm.
Mẫu phiếu nhập hàng của công ty:
Học phần: Kiểm soát nội bộ 15
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
Mẫu phiếu kiểm kê:

Phiếu kiểm kê
Nhân viên kiểm kê :………………………………………
Tên hàng :………………………………………
Quy cách :………………………………………
Số lượng :………………………………………
Người kiểm kê:
(kí và ghi rõ họ tên)
Khi kiểm tra các thiết bị thành phẩm và sản phẩm lỗi đều được trả lại về
nơi cung cấp để điều chỉnh và sửa chữa lại, sản phẩm hỏng không sửa chữa
được đều lập biên bản để kiểm soát và đề ra các biệp pháp khắc phục, phòng
ngừa.
2.4. Quá trình trả tiền:
a. Ghi nhận các khoản nợ của các nghiệp vụ mua hàng
Phòng kế toán sẽ nhận các hóa đơn nợ theo ngày đến hạn thanh toán.
Kiểm tra sự chính xác về hàng hóa dịch vụ nhận được: so sánh mẫu mã, số
lượng,các chi phí phát sinh ghi trên hóa đơn và hợp đồng và báo cáo nhận hàng
đã về từ thủ kho. Sau khi kiểm tra chính xác thì kế toán ghi nhận các khoản nợ
vào sổ “các khoản phải trả”.
Học phần: Kiểm soát nội bộ 16
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
b. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán:
Bước 1: Kế toán kiểm tra đơn yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn, đơn
đặt hàng về thời gian thanh toán các khoản nợ.
Bước 2: Kế toán lập phiếu chi hoặc lệnh chuyển tiền được lập thành 2
liên. 1 liên gởi cho người nhận tiền hoặc ngân hàng, liên còn lại lưu kèm với
phiếu nhập kho và hóa đơn được đánh dấu “Đã thanh toán”. Kế toán có thể
thanh toán với những hợp đồng giao ngay hay hợp đồng công nợ qua ủy nhiệm
chi, qua ngân hàng hay trực tiếp bằng tiền mặt.
Bước 3: Khi thanh toán xong kế toán xóa sổ bút toán đã ghi trên sổ.
3. Thủ tục kiểm soát và những sai phạm của công ty

3.1. Kiểm soát quá trình mua hàng.
Đối với đề nghị mua hàng: phải dựa trên thực tế hàng tồn trữ của kho (đạt
mức giới hạn tối thiểu) và giấy đề nghị mua hàng này phải có chữ ký của người
lập đề nghị và thủ kho.
Việc phê duyệt mua hàng được giao cho một cá nhân cụ thể của công ty
là trưởng phòng kinh doanh dựa trên nhu cầu của thị trường và ước tính thời
gian cần thiết.
Phòng kinh doanh phân tích bảng báo giá mà các nhà cung cấp gửi tới để
lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất. Sau đó, nhân viên phụ trách đơn hàng của
phòng kinh doanh đảm nhận việc lập đơn đặt hàng và đưa lên giám đốc phê
duyệt.
Học phần: Kiểm soát nội bộ 17
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
Qua quá trình mua hàng cụ thể của công ty, có thể nhận thấy những sai
phạm của công ty như sau:
Thứ nhất, đề nghị mua hàng không phù hợp với nhu cầu của thị trường
do ý chủ quan của nhân viên kho.
Thứ hai, xét duyệt mua hàng của phòng kinh doanh có thể không phù hợp
với nhu cầu của thị trường do thiếu sự chính xác trong quá trình thu thập thông
tin, tìm hiểu thị trường của nhân viên kinh doanh.
Thứ ba, nhân viên kinh doanh có thể thông đồng với nhà cung cấp để lựa
chọn nhà cung cấp không phải tốt nhất cho công ty để được hưởng hoa hồng.
Thứ tư, việc lựa chọn nhà cung cấp chỉ do trưởng phòng kinh doanh
(kiêm phó giám đốc) phụ trách nên dẫn đến việc dễ dàng tạo dựng mối quan hệ
với nhà cung cấp để trục lợi.
Thứ năm, thường xuyên lựa chọn nhà cung cấp là tập đoàn FPT mà ít cập
nhật danh sách nhà cung cấp tiềm năng trên thị trường.
Thứ sáu, quá trình lập đơn đặt hàng thiếu 2 liên cơ bản, đó là tại bộ phận
nhận hàng và tại bộ phận đặt mua hàng (phòng kinh doanh).
3.2. Kiểm soát quá trình nhận hàng

Việc nhận hàng công ty giao cho một bộ phận độc lập (kho) thực hiện, bộ
phận này tách biệt với bộ phận đặt hàng (phòng kinh doanh). Công ty quy định
rõ quản lý kho chỉ được nhận hàng khi có đơn đặt hàng hay hợp đồng hợp lệ do
bộ phận mua hàng gửi đến và hàng hoá này phải đảm bảo yêu cầu về chất
lượng, số lượng, mẫu mã,…
Học phần: Kiểm soát nội bộ 18
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
Quá trình nhận hàng của công ty được quy định kiểm soát bằng cách lập
3 liên lưu tại bộ phận kho, bộ phận kế toán và bộ phận mua hàng để theo dõi.
Qua quá trình nhận hàng của công ty TNHH TM – DV H.D.C cho ta thấy
một số sai phạm như sau:
Thứ nhất, sai phạm nghiêm trọng nhất là việc không lập liên thứ ba gửi
cho bộ phận mua hàng trong quá trình nhận hàng.
Thứ hai, công ty không có nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập hỗ trợ
việc nhận hàng nếu mặt hàng có quy cách, phẩm chất phức tạp làm cho người
nhận hàng không thể đánh giá một cách chính xác được.
Thứ ba, việc xem xét, kiểm tra hàng mua về còn mang tính hình thức: khi
nhận hàng, để thực hiện đầy đủ khâu kiểm tra thì bộ phận nhận hàng nhất thiết
phải có ba bên tham gia nhưng trên thực tế tại đơn vị thì chỉ có ba bộ phận tham
gia đó là phòng Kinh doanh, Kho mà không có sự tham gia của phòng Kỹ thuật
công nghệ để kiểm tra chất lượng.
3.3. Kiểm soát quá trình tồn trữ
Hàng phải được bảo quản cẩn thận ở kho, kho phải có ổ khoá và các
trang thiết bị cần thiết cho việc này tuỳ theo đặc điểm của từng hàng hoá.
Công ty giao trách nhiệm bảo quản hàng trong suốt quá trình tồn trữ cho
riêng quản lý kho. Quản lý kho mở sổ theo dõi chi tiết nhập xuất tồn từng loại
hàng tồn kho, có sự sắp xếp hàng để tiện cho việc theo dõi, đề nghị mua thêm
khi hàng sắp hết.
Việc kiểm tra định kỳ hàng tồn kho được diễn ra vào cuối tuần hoặc kiểm
tra đột xuất, do một nhân viên được giám đốc uỷ quyền thực hiện.

Học phần: Kiểm soát nội bộ 19
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
Đối với việc kiểm kê cũng diễn ra định kỳ, khi kiểm kê phải có đại diện
của bộ phận kế toán hàng tồn kho, quản lý kho và một người độc lập với hai bộ
phận trên.
Sau khi hàng tồn kho đã được kiểm kê, các phiếu kiểm kê sẽ được thu
thập đầy đủ và sẽ do một số người được giám đốc uỷ quyền, thực hiện việc
kiểm kê ngẫu nhiên các phiếu có sự khác biệt lớn so với sổ sách.
Sai phạm dễ thấy nhất trong chu trình hàng tồn kho của công ty TNHH
TM-DV Tin Học H.D.C là:
Không tách biệt giữa thủ kho, bộ phận nhận hàng, do nhập không đúng
số lượng như trong đơn hàng.
Đơn đặt hàng được lập mà không quy định thời gian luân chuyển chứng
từ lên phòng kế toán, những điều này làm cho hàng tồn kho không phản ánh
không kịp thời, sai sót dễ phát sinh, gian lận từ việc mua hàng không đúng yêu
cầu, chất lượng. Máy tính, linh kiện điện tử các thiết bị điện tử có công nghệ
cao nên thời gian hao mòn vô hình nhanh mà công ty phản ánh lượng tồn kho
không kịp thời dẫn đến mất giá trị hàng nhập.
Kho hàng không được quản lý chặc chẽ, không ban hành quy chế hạn chế
sự tiếp cận của nhân viên đối với tài sản, không có sự theo dõi hay camera, ai
cũng cũng có thể vào kho một cách dễ dàng, tạo điều kiện thuận lợi để nhân
viên thực hiện hành vi gian lận.
3.4. Kiểm soát quá trình trả tiền
Sau khi kiểm tra độ chính xác của đơn hàng, kế toán sẽ đưa vào hồ sơ các
hoá đơn chưa thanh toán theo thứ tự thời hạn thanh toán.
Học phần: Kiểm soát nội bộ 20
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
Nếu có hàng trả lại hoặc giảm giá, các chứng từ như biên bản trả lại hàng,
chấp nhận trả lại hàng của nhà cung cấp phải được chuyển ngay cho kế toán và
nếu khoản nợ chưa thanh toán thì kế toán sẽ khấu trừ giảm ngay khoản tiền nợ;

còn nếu đã được thanh toán thì kế toán sẽ mở hồ sơ riêng để theo dõi cho đến
khi nhà cung cấp hoàn trả khoản tiền được giảm giá hoặc phần tiền đã thanh
toán cho số hàng được trả lại.
Khi nhận được hoá đơn thanh toán, kế toán đối chiếu với đơn đặt hàng,
báo cáo nhận hàng để đảm bào nghiệp vụ mua hàng đã xảy ra.
Đối với những hoá đơn đến thời hạn thanh toán, kế toán lập các chứng từ
liên quan và đính kèm với các phiếu chi hoặc uỷ nhiệm chi để trình giám đốc
phê duyệt, sau đó tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp.
Chức năng kiểm tra và chức năng chấp nhận thanh toán (do kế toán
trưởng và kế toán thanh toán xem xét) được tách biệt so với chức năng xét
duyệt chi quỹ để thanh toán (do thủ quỹ thực hiện).
Có sự ký duyệt của thủ quỹ trên phiếu chi, đảm bảo việc chi tiền đã thực
hiện và tránh việc sử dụng lại phiếu chi để yêu cầu được thanh toán.
Việc thực hiện quá trình của công ty đã tồn tại một số sai phạm như sau:
Thứ nhất, kế toán không kịp thời theo dõi các khoản nợ tới hạn dẫn tới trả
tiền trễ hạn cho nhà cung cấp.
Thứ hai, kế toán ghi khống hoặc ghi tăng giá trị hoá đơn để tăng chi phí,
giảm nhẹ các khoản thuế phải nộp.
Thứ ba, không theo dõi kịp thời hàng trả lại cho nhà cung cấp hoặc hàng
được giảm giá để được khấu trừ công nợ hoặc nhận lại số tiền đã thanh toán.
Học phần: Kiểm soát nội bộ 21
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
Phần 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình
“mua hàng – tồn trữ - trả tiền” tại công ty TNHH TM – DV Tin học H.D.C
Trong quá trình hoạt động công ty gặp không ít rủi ro chủ quan và khách
quan đe dọa đến việc đạt được các mục tiêu. Do vậy mỗi doanh nghiệp cần phải
tự xoay sở, đối phó với những rủi ro đó. Và hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu
là công cụ giúp nhà quản lý đạt được các mục tiêu. Hay nói cách khác, tập hợp
các biện pháp giúp giảm thiểu hay ngăn ngừa các rủi ro đe dọa sự đạt được các
mục tiêu của công ty được coi là hệ thống kiểm soát nôi bộ của công ty nói

chung. Các biện pháp này có thể ngăn ngừa hoặc phát hiện gian lận và sai sót.
Mục tiêu của công ty là muốn đạt được hiệu quả mong muốn với cvhi phí
bỏ ra là thấp nhất. Do vậy việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội
bộ cũng bị chi phối bởi mục tiêu này.
Trên cơ sở đó, kết hợp với việc tìm hiểu, đánh giá những thuận lợi và
nguy cơ gặp rủi ro trong hệ thống KSNB của công ty TNHH TM-DV Tin Học
H.D.C được trình bày ở trên, nhóm em đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần
giúp Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C hoàn thiện hệ thống KSNB của
mình.
1. Sự cần thiết trong việc tăng cường kiểm soát nội bộ quá trình mua hàng
tại công ty
Nếu mua hàng không được kiểm soát tốt sẽ dẫn đến tăng chi chi phí đầu
vào, làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh tại đơn vị.
Với quy mô như Công ty TNHH TM-DV Tin Học H.D.C hiện nay, các
tác động từ bên ngoài như sự cạnh tranh ngày càng lớn của các doanh nghiệp
buôn bán các thiết bị điện tử trong cũng như ngoài thành phố Quy Nhơn, đòi
Học phần: Kiểm soát nội bộ 22
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
hỏi công ty phải có giải pháp cạnh tranh hữu hiệu nhất, một trong những giải
pháp đó là hạ giá thành sản phẩm. Để thực hiện thành công giải pháp này thì
việc tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng để hạ chi phí đầu vào thấp
nhất có thể để đảm bảo lợi nhuận là công việc được ưu tiên hàng đầu. Với thực
trạng hiện có của công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tại Công ty
TNHH TM-DV Tin học H.D.C cần thiết phải có những giải pháp tăng cường
nhằm hoàn thiện công tác này.
Giám đốc không nên ủy quyền hoàn toàn việc lựa chọn nhà cung cấp cho
trưởng phòng kinh doanh, vì như thế vô tình tạo điều kiện để trưởng phòng kinh
doanh thông đồng với nhà cung cấp để hưởng lợi. Đối với những hợp đồng mua
hàng có giá trị lớn thì cần có sự phê duyệt của giám đốc.
Công ty nên thường xuyên cập nhật những nhà cung cấp trên thị trường,

để lựa chọn được nhà cung cấp tối ưu nhất cho công ty không nên thường
xuyên mua hàng từ một nhà cung cấp.
Để thuận lợi trong việc theo dõi, kiểm tra, đối chiếu và đảm bảo việc
kiểm soát mua hàng được chặt chẽ hơn công ty nên quy định về việc phải đánh
số thứ tự trên Đơn đặt hàng và trên Hóa đơn để thuận tiện hơn trong việc theo
dõi, kiểm tra đảm bảo tất cả các Đơn đặt hàng và Hoá đơn đều được xử lý.
Quan trọng hơn là số thứ tự của đơn đặt hàng phải được ký hiệu sao cho dễ
dàng tham chiếu được đến giấy yêu cầu mua hàng, tránh trường hợp nhân viên
kinh doanh đặt mua những hàng hoá sử dụng cho mục đích riêng.
Công ty cần giao trách nhiệm bảo quản hàng trong suốt quá trình tồn trữ
cho riêng quản lý kho. Quản lý kho mở sổ theo dõi chi tiết “ Nhập-xuất-Tồn”
từng loại hàng và có sự sắp xếp hàng để tiện cho việc theo dõi đề nghị mua
thêm khi hàng sắp hết.
Học phần: Kiểm soát nội bộ 23
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
2. Sự cần thiết trong việc hoàn thiện quá trình nhận hàng của công ty
Khi kiểm tra hàng nhập kho, trên thực tế công ty chỉ có ba bên tham gia
là phòng Kinh doanh, Kho và Kế toán. Tuy nhiên, để đảm bảo hàng nhận đúng
chất lượng và đủ thì công ty nên quy định sự cần thiết phải tham gia của phòng
Kỹ thuật vào quá trình kiểm nhận hàng.
Sau khi hàng đã nhập kho đầy đủ và quản lý kho nhận đủ bộ chứng từ
mua hàng thì nên sao bộ chứng từ thành 2 bản: một giao cho kế toán công nợ,
một giao cho phòng Kinh doanh để chứng nhận quy trình mua hàng đã hoàn tất.
Hơn nữa, việc giao cho phòng Kinh doanh còn làm căn cứ để thuận lợi cho việc
kiểm tra nhân viên kinh doanh đã đặt mua hàng đúng nhà cung cấp đã chỉ định
không.
Khi đã hoàn thành việc nhập hàng thì bộ phận nhận hàng cần lập thành 3
liên. Ngoài 2 liên lưu tại kho và bộ phận kế toàn thì cần lập thêm 1 liên thứ 3
lưu tại bộ phận mua hàng để dễ dàng theo dõi việc mua hàng đã thực hiện hay
chưa và nó sẽ hữu ích cho bộ phận mua hàng ở những lần đặt hàng tiếp theo.

Công ty cần có một bộ phận kiểm tra độc lập việc thực hiện các chức
năng như: giám sát quá trình nhận hàng hay việc kiểm tra, kiểm kê hàng tồn
kho để đảm bảo tính minh bạch và tránh tình trạng thất thoát tài sản của doanh
nghiệp.
3. Sự cần thiết trong việc hoàn thiện quá trình tồn trữ của công ty
Cần tách biệt giữa thủ kho với bộ phận nhận hàng để tránh tình trạng
nhận hàng không đúng số lượng, mẫu mã.
Học phần: Kiểm soát nội bộ 24
GVHD: Th.S Phạm Thị Thuý Hằng Nhóm 2
Đơn đặt hàng được lập cần quy định thời gian luân chuyển chứng từ lên
phòng kế toán, phản ánh kịp thời giá trị hàng tồn kho, tránh sai sót dễ phát sinh,
gian lận từ việc mua hàng không đúng yêu cầu, chất lượng. Nếu công ty phản
ánh lượng tồn kho không kịp thời (máy tính, linh kiện điện tử các thiết bị điện
tử) có công nghệ cao nên thời gian hao mòn vô hình nhanh có thể dẫn đến mất
giá trị hàng nhập.
Kho hàng cần được quản lí chặc chẽ, ban hành quy chế hạn chế sự tiếp
cận của nhân viên đối với tài sản, cần ủy quyền cho một cá nhân có phận sự ra
vào kho, cần có khóa, camera theo dõi, nhằm ngăn ngừa và phát hiện những
hành vi lấy cắp của nhân viên.
4. Hoàn thiện kiểm soát đối với việc thanh toán tiền hàng
4.1. Hoàn thiện kiểm soát đối với nợ phải trả
Công ty nên có quy định cụ thể về thời gian luân chuyển của bộ chứng từ
mua hàng cho kế toán công nợ. Sau ngày nhận hàng bao nhiêu ngày thì phải
chuyển bộ chứng từ mua hàng cho kế toán công nợ để tiến hành ghi nhận khoản
nợ phải trả nhà cung cấp.
Công ty nên xem xét việc sử dụng giá tạm tính để ghi sổ vào cuối tháng
khi hàng đã nhận và nhập kho mà Hóa đơn mua hàng chưa về và phải điều
chỉnh về giá thực tế khi nhận được Hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của
nhà cung cấp. Giá tạm tính cần phải do phòng Kinh doanh lập căn cứ trên Bảng
tổng hợp các sản phẩm, nguyên phụ liệu cần mua.

Kế toán công nợ nên hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu,
giảm giá hàng bán của nhà cung cấp, tức là thay vì chỉ định khoản một bút toán
ghi tăng hàng tồn kho với giá trị sau khi đã trừ chiết khấu, thì kế toán công nợ
Học phần: Kiểm soát nội bộ 25