một số vấn đề về hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất của công ty khoá minh khai

LỜI MỞ ĐẦU
Đảm bảo vật tư cho sản xuất là một vấn đề quan trọng rất phức tạp bản
thân nó bao hàm nhiều quá trình kinh tế và giữa chúng lại có một mối quan hệ
mật thiết với nhau.
Ngày nay việc chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế tập trung quan liêu bao
cấp sang nền kinh tế thị trường, ở Việt nam đã khiến cho mọi doanh nghiệp phải
tự chịu trách nhiệm từ kết quả sản xuất kinh doanh của mình. Trên thực tế không
ít các doanh nghiệp đã gặp nhiều khó khăn và lúng túng trong công tác đảm bảo
vật tư cho sản xuất, như tình trạng dư thừa ứ đọng vật tư, không tìm được nguồn
vật tư, sử dụng lãng phí vật tư Do vậy việc phải làm sao cho công tác đảm bảo
vật tư cho sản xuất, đáp ứng được các yêu cầu của quá trình sản xuất kinh doanh
như: cung ứng đầy đủ các loại vật tư về số lượng, chất lượng đúng quy cách
phẩm chất, kịp thời gian và đồng bộ. Việc kinh doanh vật tư phải đảm bảo
đượclợi thế cạnh tranh cho sản phẩm trên thị trường,là những đòi hỏi rất cấp
thiết .
Để góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, giúp Công ty khoá
Minh Khai hoàn thiện công tác tổ chức, đảm bảo vật tư cho công ty một cách
khoa học, nhằm thích ứng với điều kiện sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị
trường hiện nay. Tôi xin nghiên cứu đề tài "Một số vấn đề về hoạt động đảm
bảo vật tư cho sản xuất của Công ty khoá Minh Khai"
Các nội dung chủ yếu của đề tài bao gồm
Chương I: Vai trò và nội dung của công tác đảm bảo vật tư cho sản
xuất của doanh nghiệp sản xuất.
ChươngII: Thực trạng và công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất ở công
ty khoá Minh Khai
ChươngIII: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác đảm bảo vật tư
cho sản xuất.
1
CHƯƠNG I
VAI TRÒ VÀ NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC ĐẢM BẢO VẬT TƯ CHO
SẢN XUẤT CỦA DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

I. ĐẢM BẢO VẬT TƯ CHO SẢN XUẤT LÀ ĐIỀU KIỆN TẤT YẾU
CỦA QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT
1. Hàng hoá vật tư
- Là sản phẩm của lao động dùng để sản xuất ra sản phẩm, đó là nguyên
nhiên liệu,vật liệu điện lực, bán thành phẩm, thiết bị máy móc, dụng cụ và phụ
tùng.
- Vật tư là sản phẩm của lao động được trên dùng cho sản xuất. Nó là một
yếu tố không thể thiếu được đối với bất kỳ nền sản xuất nào.
- Vì vậy chúng ta phải làm rõ hai thuộc tính của hàng hoá đó là:
Giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá.
- Sản xuất hàng hoá tồn tại nhiều hình thái kinh tế xã hội.
- Trong lịch sử đã tồn tại ba loại sản xuất hàng hoá.
+ Sản xuất hàng hoá giản đơn.
+ Sản xuất hàng hoá tư bản chủ nghĩa.
+ Sản xuất hànghoá xã hội chủ nghĩa.
- Sản xuất hàng hoá trong mỗi hình thái kinh tế xã hội có bản chất khác
nhau, nhưng đó là hàng hoá thì chúng phải có hai thuộc tính sau:
* Giá trị sử dụng: Do công dụng của vật thể đó quy định nó dùng để thoả
mãn nhu cầu tiêu dùnh cho sản xuất. Công cụ của vật phẩm nó chở thành giá trị
sử dụng
Giá trị sử dụng do thuộc tính tự nhiên chứ không phải do thuộc tính xã hội
của vật phẩm đó quyết định. Vì vậy giá trị sử dụng là một phạm trù vĩnh viễn.
Mác nói: "Giá trị sử dụng cấu thành các nội dung vật chất của cải chẳng
kể hình thái xã hội đó như thế nào”
2
- Giá trị sử dụng là một thuộc tính hàng hoá gắn liền với vật thể hàng hoá,
nhưng đó không phải là giá trị sử dụng cho bản thân người sản xuất hàng hoá,
mà là một giá trị sử dụng cho người sử dụng chúng.
- Nhờ thuộc tính đó của hàng hoá nên các hàng hoá đó có thể trao đổi
được với nhau chẳng qua là trao đổi lao động của mình ẩn dấu trong những hàng

hoá đó.
* Giá trị: Giá trị trao đổi là hình thức biểu hiện của giá trị, là nội dung, là
cơ sở của giá trị trao đổi. Hàng hoá là sản phẩm của lao động, nó có hai thuộc
tính giá trị và giá trị sử dụng. Vậy thì vật tư hàng hoá có hai thuộc tính giá trị và
giá trị sử dụng.
Cần chú ý rằng hai thuộc tính này cũng kết tinh trong hàng hoá, điều đó
có nghĩa là giá trị sử dụng và giá trị thống nhất với nhau nhưng không hoàn toàn
tách lập một cách biệt lập thô thiển.
Một giá trị bao giờ cũng đi liền với một giá trị sử dụng nhất định. Một giá
trị sử dụng được sản xuất để trao đỏi đã là cái chứa đựng trong hàng hoá. Như
vậy khi chúng ta sử dụng một hàng hoá nào đó làm hao mòn giá trị sử dụng, thì
cũng có nghĩa là chúng ta đã tiêu tốn một lượng giá trị để mua một giá trị sử
dụng đó phải xứng đáng, phải phù hợp với lượng giá trị đã bỏ ra bằng một lượng
giá trị nhất định. Chúng ta có thể mua được những giá trị sử dụng nhất định phù
hợp với nó.
Quan hệ giữa giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được biểu hiện ở quy
luật giá trị. Đây là quy luật của nền sản xuất hàng hoá và trao đổi hàng hoá phải
được tiến hành trên cơ sở ngang giá hay nói cách khác nó yêu cầu giá trị sử dụng
của một hàng hoá luôn thống nhất với nhau và phù hợp với nhu cầu của xã hội.
Đại hội Đảng cộng sản Việt nam lần thứ VI đã thừa nhận nền kinh tế Việt
nam là xã hội.
Nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần. Vật tư là sản phẩm của lao động,
được tiêu dùng trong sản xuất như vậy trong nền kinh tế hàng hoá thì vật tư là
hàng hoá, vật tư có hai thuộc tính như các hàng hoá khác đó là giá trị và giá trị
3
sử dụng. Điều đó có ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh thương mại
vật tư.
2. Sự cần thiết của vấn đề tổ chức quá trình đảm bảo vật tư.
Để quá trình sản xuất có thể diễn ra, đòi hỏi mọi doanh nghiệp phải có ba
yếu tố; vật tư, lao động, tiền vốn.

Vật tư là sản phẩm của lao động, nó được trao đổi thông qua mua bán để
phục vụ cho sản xuất. Vật tư là yếu tố quan trọng trong ba yếu tố của quá trình
sản xuất. Trực tiếp cấu tạo nên thực thể của sản phẩm. Như vậy vật tư là cần
thiết không thể thiếu được trong bất kỳ nền sản xuất nào. Để có vật tư cho sản
xuất thì phải thông qua vấn đề tổ chức quá trình đảm bảo vật tư cho sản xuất,
chính là bảo đảm quá trình sản xuất được thực hiện liên tục và bảo đảm sự tồn
tại phát triển của đơn vị sản xuất. Để có vật tư kịp thời cho sản xuất theo đúng
tiến độ đòi hỏi mỗi đơn vị phải tổ chức một cách khoa học từ xác định nhu cầu
đến tổ chức thu mua, quản lý nhu cầu phù hợp với yêu cầu sản xuất. Để giảm giá
thành sản phẩm, tuỳ lợi nhuận và thu nhập. Như vậy vấn đề tổ chức đảm bảo vật
tư cho sản xuất là cần thiết không thể thếu được, nó là cơ sở cho quá trình sản
xuất diễn ra một cách thường xuyên liên tục trong nhịp độ khác nhau với những
biến động khác nhau của thị trường.
3. Ý nghĩa của vấn đề tổ chức quá trình đảm bảo vật tư cho sản xuất.
Để thực hiện quá trình sản xuất liên tục đòi hỏi đảm bảo thường xuyên
nguyên nhiên vật liệu và thiết bị máy móc chỉ có đảm bảo đủ số lượng, đúng
mặt hàng và chất lượng vật tư cần thiết với thời gian quy định thì sản xuất mới
có thể tiến hành bình thường được và sản xuất kinh doanh mới có hiệu quả.
Ngược lại nếu vật tư mua về quá số lượng quy định, chất lượng không
đúng với yêu cầu dẫn đến tồn đọng vốn, sản phẩm sản xuất ra không bán được,
hiệu quả sản xuất kinh doanh kém đi và nếu vật tư mua về không kịp thời dẫn
tới sản xuất bị ngừng trệ, dẫn tới tăng giá thành sản phẩm .
Tóm lại trong điều kiện hiện nay nền kinh tế chuyển sang nền kinh tế thị
trường, vấn đề đảm bảo vật tư cho sản xuất cần bám sát thị trường. Lập kế hoạch
cung ứng vật tư phải bám sát kế hoạch sản xuát và tiêu thụ. Giải quyết tốt mối
4
quan hệ Tiền-Hàng-Tiền theo quy luật giá trị để định hướng ổn định vật tư
thường xuyên cho quá trình sản xuất.
4. Sự tác động qua lại của việc đảm bảo vật tư và quá trình sản xuất.
Quá trình sản xuất liên quan chặt chẽ đến quá trình cung ứng vật tư và

tiêu dùng vật tư được thể hiện ở những điểm sau.
Tên cơ sở kế hoạch sản xuất lập kế hoạch cung ứng vật tư cụ thể là:
Nhu cầu vật tư
∑ ∑
= =
=
n
i
n
i
QiXmiMi
1 1
= (Sản lượng kế hoạch nhân với định mức tiêu chuẩn ).
Kế hoạch cung ứng vật tư càng sát với kế hoạch bao nhiêu càng tốt bấy
nhiêu, nhất là trong giai đoạn hiện nay. Vật tư mua về thừa hoặc thiếu đều ảnh
hưởng trực tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh.
Cân đối nguồn tài chính mua vật tư đưa vào số lượng vật tư theo kế
hoạch, để tránh tình trạng mất cân đối nguồn vốn.
Sản xuất mà liên tục, tiêu thụ sản phẩm đều đặn, sẽ tạo ra nguồn vốn cung
ứng vật tư. Nhưng nếu tiêu dùng vật tư không đúng với yêu cầu công nghệ sẽ
làm tăng chi phí sản xuất, tăng giá thành sản phẩm, giảm hiệu quả sản xuất kinh
doanh, gây khó khăn về tài chính cho doanh nghiệp, cản trở việc mua bán vật tư.
Thực hiện quá trình sản xuất là thực hiện quá trình biến đổi từ nguyên vật
liệu, dưới tác dụng máy móc con người, giá trị vật tư được chuyển dần vào giá
trị của sản phẩm. Nếu yêu cầu đặt ra giữa sản xuất và tiêu dùng vật tư đúng với
yêu cầu kỹ thuật là nghiêm ngặt. Bên cạnh đó phải đầu tư khoa học kỹ thuật cải
tiến công nghệ, giảm định mức tiêu hao vật tư, tăng hiệu quả sản xuất, tăng
nguồn vốn và nhu cầu vật tư được đảm bảo.
Sản xuất tiêu dùng vật tư phải được qua lưu thông hàng hoá, sản xuất bảo
đảm tiêu thụ sản phẩm, tránh khê đọng sản phẩm là tránh ứ đọng vật tư. Việc

thanh toán với khách hàng bằng quan hệ tiền hàng hoặc thông qua tổ chức kinh
doanh khác bằng sản phẩm là tự ngang giá trị, nên giá thành sản phẩm phải được
thị trường chấp nhận.
5
Ngoài ra việc tiêu dùng vật tư trực tiếp phải tính đến các yếu tố chi phí
lưu thông vật tư để đảm bảo sản xuất có hiệu quả.
II. NỘI DUNG CỦA QUÁ TRÌNH ĐẢM BẢO VẬT TƯ CHO SẢN
XUẤT Ở DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1. Nghiên cứu thị trường và lập kế hoạch mua sắm vật tư cho sản
xuất.
Kế hoạch mua sắm vật tư cho sản xuất là một bộ phận quan trọng của kế
hoạch sản xuất, kỹ thuật, tài chính của doanh nghiệp. Việc xây dựng kế hoạch
mua sắm kịp thời và có chất lượng sẽ cho phép đảm bảo các yếu tố sản xuất một
cách có hiệu quả nhất. Lập kế hoạch mua sắm vật tư là một quá trình phức tạp,
bao gồm nhiều bước và nhiều công việc phải làm như:
Nghiên cứu thị trường các yếu tố sản xuất để xâm nhập và chiếm lĩnh thị
trường, xác định được thị trường đáp ứng được nhu cầu vật tư cho doanh nghiệp
cả về số lượng, chất lượng, thời gian và giá cả.
Nghiên cứu nhiệm vụ sản xuất trong năm kế hoạch, khả năng tiêu thụ sản
phẩm, kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch vật tư trong năm báo cáo.
Xác định lại bảng danh mục vật tư dùng trong năm, kế hoạch, xây dựng
và chỉnh lý các loại định mức, bao gồm định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định
mức sử dụng công suất thiết bị máy móc và định mức dự trữ vật tư.
Tính toán nhu cầu vật tư trong toàn bộ doanh nghiệp và cho tất cả các loại
công việc.
Tính toán nguồn vật tư, lập biểu tổng hợp nhu cầu vật tư và biểu cân đối
vật tư.
1.1.Vị trí và đặc điểm của kế hoạch mua sắm vật tư cho sản xuất.
Kế hoạch mua sắm vật tư là một bộ phận quan trọng của kế hoạch sản
xuất-Kỹ thuật - Tài chính doanh nghiệp. Chúng có quan hệ mật thiết với các kế

hoạch khác như kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch sản xuất, kế hoạch xây dựng, kế
hoạch tài chính Trong mối quan hệ này kế hoạch mua sắm vật tư bảo đảm yếu
tố vật chất để thực hiện các kế hoạch , còn các kế hoạch khác là căn cứ để xây
dựng kế hoạch mua sắm vật tư. Thật vậy chẳng hạn như mối quan hệ với kế
6
hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch vật tư không thể xa rời
những chỉ tiêu trong những kế hoạch này, để xác định nhu cầu vật tư. Vì một sự
xa rời những chỉ tiêu trong kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch mua
sắm vật tư sẽ đưa đến tình trạng ứ đọng vật tư, ứ đọng vốn hoặc tình trạng
không đảm bảo vật tư cho sản xuất, gây giảm giai đoạn sản xuất.
Mặt khác cũng phải thấy rõ những đặc điểm riêng biệt của kế hoạch mua
sắm vật tư ở doanh nghiệp, để có thể nâng cao chất lượng của kế hoạch xây
dựng nhằm phục vụ tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Kế hoạch mua sắm vật tư có những đặc điểm sau:
Kế hoạch và việc thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư, sẽ dự kiến trực tiếp
thời gian của qúa trình sản xuất, sự tiêu dùng trực tiếp các tư liệu sản xuất sẽ
phát sinh trong doanh nghiệp.
Kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp rất phức tạp. Tính chất phức
tạp của nó thể hiện ở chỗ trong kế hoạch có rất nhiều loại vật tư với rất nhiều
quy cách, chủng loại rất khác nhau và phương pháp cơ bản để lập kế hoạch này,
là phương pháp cân đối.
Kế hoạch mua sắm vật tư ở doanh nghiệp có tính chất cụ thể và nghiệp vụ
cao độ của kế hoạch mua sắm vật tư. Đặc điểm này xuất phát từ tính chất của
sản xuất là bao giờ cũng mang tính cụ thể. Vì vậy kế hoạch mua sắm vật tư phải
rất chi tiết cụ thể, phải đặt mua những vật tư thích hợp phục vụ tốt cho sản xuất,
tính chất cụ thể và nghiệp vụ cao độ của kế hoạch mua sắm vật tư ở doanh
nghiệp còn thể hiện ở chỗ số lượng mua sắm , sẽ được phân chia ra cho từng
phân xưởng, nhất định trong từng thời kỳ nhất định.
1.2.Nội dung và trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư.
a)Nội dung của kế hoạch mua sắm vật tư;

- Kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp thực chất là sự tổng hợp
những tài liệu tính toán kế hoạch, nó là một hệ thống những bảng biểu, tổng hợp
nhu cầu vật tư và một hệ thống các bảng biểu cân đối vật tư. Nhiệm vụ chủ yếu
của nó là bảo đảm vật tư một cách tốt nhất cho sản xuất. Muốn vậy kế hoạch
7
mua sắm vật tư phải xác định, cho lượng vật tư cần thiết có trong kỳ kế hoạch cả
về số lượng, chất lượng và thời gian.
Bên cạnh việc xác định lượng vật tư cần mua, kế hoạch mua sắm vật tư
còn phải xác định rõ nguồn vật để thoả mãn các nhu cầu của doanh nghiệp. Bởi
vậy kế hoạch mua vật tư thường phản ánh hai nội dung cơ bạn sau đây:
Một là phản ánh toàn bộ nhu cầu vật tư của doanh nghiệp trong kỳ kế
hoạch như nhu cầu vật tư cho sản xuất, cho xây dựng cơ bản, cho sửa chữa, cho
dự trữ.
Hai là phản ánh các nguồn vật tư để thoả mãn nhu cầu nói trên, bao gồm
nguồn tồn kho đầu kỳ, nguồn động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp và nguồn
mua ngoài.
b)Trình tự lập kế hoạch mua sắmvật tư :
Trình tự lập kế hoạch là những bước công việc phải làm để có được kế
hoạch đối với các doanh nghiệp, việc lập kế hoạch mua sắm vật tư chủ yếu là do
phòng kinh doanh lập, nhưng thực tế có sự tham gia của nhiều bộ phận trong bộ
máy điều hành doanh nghiệp.
Các giai đoạn lập kế hoạch vật tư gồm có:
Giai đoạn chuẩn bị: Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất
lượng và nội dung của kế hoạch vật tư, ở giai đoạn này, cán bộ thương mại
doanh nghiệp phải thực hiện các công việc sau, nghiên cứu và thu nhập các
thông tin về thị trường, các yếu tố sản xuất chuẩn bị các tài liệu về phường án
sản xuất kinh doanh và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, mức tiêu dùng nguyên vật
liệu, yêu cầu của các phân xưởng, tổ đội sản xuất và của doanh nghiệp.
Giai đoạn tính toán các loại nhu cầu của doanh nghiệp: Đối với các doanh
nghiệp sản xuất, để có được kế hoạch mua vật tư chính xác và khoa học, đòi hỏi

phải xác định đầy đủ các loại nhu cầu vật tư cho sản xuất. Đây là căn cứ quan
trọng, để xác định lượng vật tư cần mua về cho doanh nghiệp. Trong đó nền
kinh tế thị trường, với cơ chế tự trang chải và có lợi nhuận để tồn tại và phát
triển, việc xác định đúng đắn các loại nhu cầu có ý nghĩa kinh tế to lớn.
8
Giai đoạn xác định số lượng vật tư tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của doanh
nghiệp. Đối với các doanh nghiệp số lượng vật tư này thường được xác định
theo phương pháp "Uớc tính”và phương pháp "Định mức".
Giai đoạn kết thúc của công việc lập kế hoạch mua sắm vật tư là xác định
số lượng vật tư hàng hoá cần phải mua về cho doanh nghiệp, nhu cầu này của
doanh nghiệp được xác định theo phương pháp cân đối nghĩa là:

PN
jiji
∑∑
=
,,
(1)
Trong đó:

∑
ji
N
,
là nhu cầu về loại vật tư i dùng cho mục đích j.

∑
ji
P
,

tổng nguồn về loại vật tư i đáp ứng bằng nguồn j
Trong cơ chế thị trường, yêu cầu của quy luật cạnh tranh đòi hỏi các
doanh nghiệp, phải hết sức quan tâm đến việc mua sắm và sử dụng vật tư kỹ
thuật. Nhu cầu mua sắm phải được tính toán khoa học, cân nhắc mọi tiềm năng
doanh nghiệp. Trong điều kiện đó, mục tiêu của việc nên kế hoạch mua vật tư là
làm so với số lượng vật tư cần phải mua về ở mức tôí thiểu mà đảm bảo được
yêu cầu của sản xuất kinh doanh. Các bộ phận của cân đối trên (1) được gọi là
các chỉ tiêu của kế hoạch mua sắm vật tư.
Để quản lý hoạt động thương mại doanh nghiệp người ta thường dựa trên
cơ sở hệ thống các định mức kinh tế kỹ thuật.
9
2.Tổ chức mua sắm vật tư
Trên cơ sở kế hoạch mua sắm vật tư và kết qủa nghiên cứu thị trường,
doanh nghiệp nên đơn hàng vật tư và tổ chức thực hiện, bảo đảm vật tư cho sản
xuất, lên đơn hàng là quá trình cụ thể hoá, nhu cầu là việc xác định tất cả các
quy cách chủng loại hàng hoá dịch vụ cần thiết. Số lượng đặt mua từng quy
cách, chủng loại và thời gian nhập hàng, lập đơn hàng là công tác hết sức quan
trọng trong quá trình mua sắm vật tư, và hiệu quả sản xuất kinh doanh của
10
Căn cứ định mức của kế hoạch
hoá và quản lý Thương mại
doanh nghiệp
Các mức tiêu dùng và
sử dụng vật tư kỹ thuật
Các mức điều tiết quá trình
sản xuất kinh doanh và
QLTM
Mức
tiêu
dùng

NVL
Mức
sử
dụng
thiết
bị
máy
móc
Mức
dự trữ
sản
xuất
Mức
dự trữ
vật tư
cho
sản
xuất
nửa
TP
Mức
điều
tiết
thươn
g mại
đầu
vào
Mức
tiêu
dùng

nguyê
n vật
liệu
chính
Mức
tiêu
dùng
nguy
ên
vật
liệu
phụ
Mức
tiêu
dùng
nhiê
n
liệu
Mức
tiêu
dùng
điện
Mức
chuy
ển
thẳn
g đặt
hàng
giao
hàng

Giá
cả
vật
tư
hàng
hoá
Mức
hao
hụt
tự
nhiê
n
Các
mức
khác
doanh nghiệp. Bất cứ một sai sót nào cũng có thể dẫn đến đặt mua những vật tư
mà nhu cầu sản xuất không cần đến hoặc không đủ so với nhu cầu, với ý nghĩa
như vậy phòng kinh doanh phải có trách nhiệm cao trong công tác lập đơn hàng.
Để lập đơn hàng được chính xác bộ phận đơn hàng cần tính đến các cơ sở lập
đơn hàng như nhiệm vụ của sản xuất , hệ thốnh định mức tiêu dùng vật tư, định
mức dự trữ vật tư, lượng tồn kho vật tư, kế hoạch tác nghiệp về đảm bảo vật tư
quý tháng. Nhiệm vụ quan trọng trong công tác lập đơn hàng là chọn và đặt
mua những loại vật tư, hàng hoá có hiệu quả kinh tế cao. Tổ chức mua sắm vật
tư ở doanh nghiệp được thực hiện trên cơ sở đơn hàng và hợp đồng ký kết.
2.1.Dự báo nhu cầu vật tư.
Trong tình hình hiện nay vấn đề dự báo rất quan trọng, do thị trường trong
và ngoài nước có nhiều thay đổi ảnh hưởng đến mặt hàng kinh doanh trong quá
trình thực hiện. Công ty cần nắm vững diễn biến của thị trường về mặt hàng mà
công ty sẽ kinh doanh, về giá cả, về phí lưu thông, nguồn hàng và sự cạnh tranh
của các đơn vị khác. Để từ đó củng cố thay đổi phương thức kinh doanh của

công ty. Công ty cần nghiên cứu nhu cầu tiêu thụ sản phẩm từng quý tháng, để
từ đó công ty biết các vật tư mà công ty cần là bao nhiêu, chất lượng ra sao, số
lượng vật tư đó mua ở đâu. Qua dự báo này công ty có thể mở rộng thị trường
và bán thêm sản phẩm của mình kinh doanh. Khi đó lắm được tình hình tiêu thụ
sắp tới của công ty cũng biết thêm khả năng cung cấp vật tư trong nước và nước
ngoài. Nguồn hàng mà bán với số lượng giá trị ổn định, thuận tiện để bảo quản
vận chuyển đến nơi đơn vị cần mua. Dự báo nhu cầu vật tư cũng cho công ty
biết được, những biến đổi của chất lượng sản phẩm nào công ty đã mua hoặc
những nguồn hàng mà công ty vừa khai thác, nắm vững được yếu tố này sẽ đáp
ứng mọi yêu cầu của các bộ phận.
+ Những luận chứng để dự báo nhu cầu vật tư.
- Diễn biếncủa thị trường.
- Nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong nước.
- Khả năng cung cấp vật tư trong nước.
- Những biến đổi của cơ cấu sản phẩm.
11
+ Những điểm cần chú ý khi dự báo nhu cầu vật tư.
- Xác định chi phí sản xuất.
- Khả năng trong nước (cung cấp +khai thác).
- Cơ chế kinh tế.
- Những đòi hỏi về nâng cao chất lượng sản phẩm.
2.2.Các nguồn hàng và đặc điểm.
Nguồn hàng của doanh nghiệp là tập hợp bao gồm các bộ phận có nguồn
gốc khác nhau, tính chất và đặc điểm khác nhau, các bộ phận này có thể phân
loại theo nhiều tiêu thức khác nhau. Nguồn gốc hình thành góc độ phân cấp
quản lý, tính chất đặc điểm, phương thức mua, mà hình thành nên các hệ thống
phân loại khác nhau, kiểu lựa chọn tiêu thức phân loại nào, là phụ thuộc vào
mục đích nghiên cứu đã giúp cho công tác tạo nguồn linh hoạt hơn. Do đó lấy
tiêu thức phân loại theo nguồn gốc hình thành là phù hợp nhất. Theo tiêu thức
này nguồn của các doanh nghiệp bao gồm hai thành phần cơ bản; nguồn nhập

khẩu và nguồn nội địa.
+Nguồn nhập khẩu:
Đây là nguồn được sản xuất tại nước ngoài mà doanh nghiệp có khẳ năng
khai thác đáp ứng, phần nào nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nước.
Thị trường nước ngoài mà ta vẫn quan hệmua bán trước đây chủ yếu là
các nước Đông âu thuộc phe XHCN nhưng sau khi biến động kinh tế chính trị ở
Đông âu, tình hình mua bán có phần giảm xuống, về số lượng cũng như cơ cấu.
Hiện nay thị trường mở rộng ra các nước láng giềng như; TrungQuốc, Đài Loan,
Hàn Quốc, Inđônêxia và nhất là từ khi Mỹ xoá bỏ cấm vận thì thị trường càng
được mở rộng, nguồn hàng lại càng phong phú, rồi rào hơn. Thị trường ở các
nước tư bản phát triển thường ổn định, cạnh tranh gay gắt do vậy hoạt động ở
các thị trường này, đòi hỏi phải có sự điều tra nghiên cứu tỉ mỉ cộng với sự am
hiểu về luật pháp sâu sắc, đồng thời không cho phép các tổ chức kinh doanh của
ta đã có ít cơ hội mà lại mắc sai lầm ở thị trường, thì có ít cơ hội để làm lại. Tuy
nhiên nếu có hiểu biết nhiều thì hoạt động của các thị trường này, lại có những
thuận lợi như thanh toán sòng phẳng, không bị chiếm dụng vốn, thực hiện đúng
12
hợp đồng. Do điều kiện phân công lao động quốc tế và trình độ sản xuất của
nước ta hiện nay, thị trường nước ngoài vẫn rất quan trọng đối với vấn đề đảm
bảo vật tư, cho tiêu dùng sản xuất trong nước được tiến hành bình thường, liên
tục và nâng cao chất lượng sản phẩm, góp phần vào việc sản xuất kinh doanh có
hiệu quả cao và thúc đẩy nền kinh tế ngày càng phát triển.
Hoạt động ở thị trường quốc tế phải tuân theo các điều kiện thương mại
chung, luật pháp và các chính sách buôn bán ở nước bạn hàng, điều kiện về tiền
tệ và thanh toán, điều kiện vận tải và tình hình giá cước. Hiện nay đại đa số các
hợp đồng mua bán nước ngoài phải thanh toán bằng ngoại tệ, vì thế phải cân
nhắc tính toán cẩn thận khi bỏ ngoại tệ ra mua hàng.
+ Nguồn nội địa:
Nguồn nội địa là toàn bộ khả năng vật tư hàng hoá trong nước mà doanh
nghiệp có thể khai thác được. Nguồn hàng nội địa có thể chia ra làm hai bộ

phận; nguồn từ các đơn vị sản xuất và từ các tổ chức kinh doanh khác.
Nguồn thu mua trực tiếp từ các đon vị sản xuất trong nước có nhiều điểm
tích cực như đảm bảo chất lượng, tính chất thường xuyên và khối lượng lớn, chi
phí lưu thông thấp.
Nhưng bên cạnh đó còn nhiều nhược điểm như là vật tư kinh doanh không
đồng bộ, nhưng thường phải chấp nhận giá cao hơn ở các tổ chức kinh doanh
khác.
Ngoài hai bộ phận trên nguồn nội địa còn có.
- Nguồn tồn kho tại các đơn vị phụ thuộc.
- Nguồn do doanh nghiệp tự sản xuất lấy; đặc điểm của ngồn hàng này là
ít và không đòi hỏi quy trình sản xuất phức tạp mà các tổ chức lưu thông hàng
hoá, thấy phù hợp với yêu cầu của sản xuất và tự mình có thể sản xuất một vài
loại vật tư hàng hoá không quan trọng để kinh doanh.
- Nguồn do doanh nghiệp thuê gia công.
- Nguồn do doanh nghiệp liên doanh liên kết; Đó là nguồn hàng mà các tổ
chức kinh doanh hàng hoá có thể liên doanh liên kết, với các đơn vị hoặc cá
nhân sản xuất các loại hàng hoá, phục vụ cho nhu cầu của kinh doanh.
13
- Nguồn do hàng đổi hàng: đây là hình thức tạo nguồn rất phổ biến trong
trường hợp các doanh nghiệp là người cung ứng nguyên liệu, vật tư kỹ thuật cho
sản xuất.
- Nguồn do doanh nghiệp bán nghuyên vật liệu mua thành phẩm.
2.3.Các hình thức thu mua tạo nguồn hàng.
a)Mua hàng; Các tổ chức kinh doanh hàng hoá có thể áp dụng nhiều hình
thức mua hàng khác nhau.
+ Mua hàng theo đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế: Các tổ chức kinh
doanh sau khi tìm được nguồn hàng thì lập đơn hàng gửi tới đơn vị có hàng hoá
và ký kết hợp đồng mua.
+ Mua đứt bán đoạn (thuận mua vừa bán): Đó là hình thức mua sau khi
tìm được nguồn hàng, các tổ chức kinh doanh vật tư tiến hành thỏa thuận với

đơn vị hàng hoá, về giá cả và các điều kiện có liên quan như vận chuyển,
phương thức thanh toán, thì tiến hành mua không cần đơn đặt hàng hay hợp
đồng kinh tế.
b)Các hình thức tạo nguồn khác:
+ Khai thác nguồn tồn kho đầu kỳ: là toàn bộ lượng hàng hoá còn lại cuối
kỳ báo cáo mà các tổ chức kinh doanh cung ứng có khả năng cân đối cho kỳ kế
hoạch. Số lượng thực tế hàng tồn kho đầu kỳ xác định kiểm kê thông qua vào
cuối tháng 12, nhưng thực tế khi xây dựng kế hoạch số liệu tồn kho được xác
định trước thời gian kiểm kê.
Vì vậy người ta phải ước tính được lượng vật tư hàng hoá tồn kho. Kết
quả ước tính càng chính xác thì kế hoạch càng gần với tính khoa học và tính
thực tế của nó.
Thông thường khi xác định lượng tồn kho đầu kỳ kế hoạch (cuối kỳ báo
cáo) của một mặt hàng nào đó ta dùng công thức.
Ođk = Ott + Nh - X
Trong đó:
14
-Ođk : Tồn kho ước tính đầu kỳ kế hoạch.
Ott : Tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch
-Nh : Lượng hàng hoá ước nhập vào kể từ thơì điểm lập kế hoạch đến hết năm
báo cáo.
-X : Lượng hàng ước xuất cũng trong thời gian đó.
+ Khai thác nguồn hàng ứ đọng chậm luân chuyển: Nguồn hàng này
thường phát sinh do yếu tố chủ quan của các tổ chức kinh tế. Xác định nhu cầu
về khối lượng, chủng loại và cơ cấu mặt hàng không chính xác. Cụ thể khi lập
kế hoạch cung ứng và ký kết các hợp đồng mua bán chưa tính đến nhu cầu cung
ứng đồng bộ. Hàng nhập vào không phù hợp với yêu cầu nên sinh ứ đọng. Yếu
tố thứ hai là phải có vật tư hàng hoá dự trữ cho sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên
do trình độ quản lý yếu tố đã xuất hiện một lượng vật tư hàng hoá vượt quá mức
dự trữ, hoặc không nằm trong danh mục cần cho dự trữ. Những lượng vật tư

hàng hoá đó cần nhanh chóng huy động vào lưu thông để tiêu dùng cho sản
xuất.Nguồn ứ đọng chậm luân chuyển phát sinh còn do hai nguyên nhân hàng
hoá được huy động trong kế hoạch không chính xác, luôn thay đổi hoặc nguồn
nhập do hạn chế về ngoại hay hạn chế về ngoại tệ nên chưa tiêu thụ được ngay.
Để có nguồn hàng cho hoạt động kinh doanh chúng ta còn nhiều nguồn
khác như;
+Nguồn tổ chức sản xuất: Đây là nguồn tự hình thành do các do các tổ
chức lưu thông kinh doanh vật tư tận dụng tiềm năng của mình là lao động, vật
tư, tièn vốn(vật tư ở đây là vật tư ứ đọng chậm luân chuyển, phế liệu, phế phẩm
do thu mua được). Hình thức này có tác dụng giải quyết công ăn việc làm cho
lao động dư thừa và tăng vật tư cho lao động xã hội, thực hiện được tiết kiệm.
+Nguồn nhờ liên doanh liên kết:
Liên doanh là hình thức hợp tác giữa các tổ chức kinh tế cùng nhau đầu tư
về vật tư,tiền vốn lao động và cùng thống nhất với nhau về quyền lợi lâu dài
giữa các bên về lợi nhuận, cùng chia sản phẩm, liên kết cũng là quá trình hợp tác
giữa hai bên hoặc nhiều bên nhưng không chi phối nhau về sản phẩm.
15
+Nguồn thu tái chế, sử dụng phế thải, phế liệu và phế phẩm: Đây là sản
phẩm sinh ra tất yếu trong quá trình sản xuất cùng với việc đa dạng hoá sử dụng
sản xuất thì nguồn hàng này càng trở nên phong phú và đa dạng. Nguồn này có
thể tiến hành ngay đầu vào cho một số nghành sản xuất nào đó, hoặc thông qua
chế biến thành vật tư cho các nghành sản xuất khác. Để tận dụng được nguồn
này các tổ chức kinh doanh phải tìm hiểu, liên doanh liên kết với sản xuất để thu
được nguồn hàng này thông qua việc bán đầu vào cho sản xuất, tìm hiểu và biết
được đầu ra,thông qua hội chợ với khách hàng.
+ Nguồn do nhận làm đại lý ký gửi: Để tạo thêm nguồn hàng phục vụ tốt
cho yêu cầu của kinh doanh, các tổ chức kinh doanh hàng hoá, có thể nhận làm
đại lý bán hàng cho các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước hưởng hoa hồng
theo tỷ lệ% nhất định tính theo doanh số đại lý sự thoả thuận về giá bản quyền
và nghĩa vụ của các bên giao nhận đại lý.

Tóm lại: Công tác thu mua tạo nguồn trong kinh doanh thương mại là
toàn bộ hoạt động về mặt nghiệp vụ, nhằm tạo ra hàng hoá chất lượng tốt, thoả
mãn mâu thuẫn các nhu cầu của nền kinh tế quốc dân, đó là quá trình liên tục
phức tạp từ khâu đầu tiên đến khâu cuối, từ tìm hiểu nhu cầu của thị trường, đến
tìm hiểu tiềm năng sản xuất, từ các vật liệu trong và ngoài nước, lao động và
trình độ lao động trong nước, đến khâu ký kết các hợp đồng kinh tế về sản xuất,
vận chuyển bốc dỡ rồi giải quyết khó khăn.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng và cuối cùng là chuyển hàng hoá, đến
đáp ứng nhu cầu tiêu dùng với chi phí thấp nhất, đạt hiệu quả cao nhất về lợi
nhuận đáp ứng nhu cầu kinh doanh và các tổ chức kinh doanh hàng hoá.
Không thể hiểu thuần tuý mua là khâu đầu tiên của quá trình kinh doanh
hàng hoá mà phải hiểu mua gắn liền với bán(bán được mới mua) tạo được nguồn
hàng tốt hay xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh và ảnh hưởng
tới quá trình phát triển của nền kinh tế quốc dân. Vì vậy đây là nhiệm vụ quan
trọng của các tổ chức kinh doanh hàng hoá,trong việc làm ổn định và phát triển
thị trường Việt nam.
16
Để làm tốt công tác này các tổ chức kinh doanh phải thực sự am hiểu sản
xuất, nắm vững nhu cầu của sản xuất. Trong tình hình hiện nay các đơn vị sản
xuất được phép tiêu thụ thẳng sản phẩm, của mình đã đặt các tổ chức kinh lưu
thông vào một thế đứng khó khăn mới.
2.4 Tổ chức ký hợp đồng mua bán vật tư phục vụ sản xuất
Sau khi xây dưng kế hoạch vật tư công ty căn cứ vào đó xác định vật tư
còn thiếu phải mua ngoài ,Công ty có thể cử cán bộ thương mại đi giao dịch tìm
mua, ở các tổ chức kinh doanh vật tư hay các đơn vị sản xuất khai thác vật tư.
Hoặc có thể đặt mua ở nước ngoài nếu như nguồn vật tư có ở trong nước không
đảm bảo việc mua bán phải thông qua các hợp đồng mua bán vật tư.
Hợp đồng mua bán vật tư là văn bản ký kế giữa đơn vị mua và đơn vị bán.
Hợp đồng mua báncó tính chất pháp lý, người đại diện cho mỗi bên tham gia ký
kết phải là người có tư cách pháp nhân, vì hợp đồng kinh tế là cơ sở,là căn cứ

của trọng tài kinh tế xét sử khi có những tranh chấp xẩy ra giữa hai bên ký kết
hợp đồng. Hợp đồng mua bán là cơ sở cho việc thực hiện thương mại phục vụ
nhu cầu sản xuất trong những khoảng thời gian nhất định. Hai bên mua bán có
thể gặp nhau bàn bạc thoả thuận và ký kết hợp đồng, thông qua các văn bản theo
quy định của pháp luật.
Nội dung của hợp đồng mua bán phải đầy đủ các diều khoản sau.
-Tên đơn vị ký hợp đồng.
-Số tài khoản.
-Tên chức vụ của người đứng ra đại diện ký kết.
-Các điều khoản cam kết giữa hai bên
-Thời hạn thực hiện hợp đồng.
-Trách nhiệm vật chất giữa hai bên.
Trong hợp đồng kinh tế nội dung quan trọng nhất, đó là các đièu khoản
cam kết giữa hai bên bao gồm ba loại.
Những điều khoản chủ yếu như nội dung giao dịch mặt hàng, trọng lượng
khối lượng, số lượng quy cách kích thước mã hiệu, phẩm chất, thời gian, địa
điểm phương thức giao nhận, phương thức thanh toán.
17
Những điều khoản thường lệ: là các điều khoản ghi trong hợp đồng,
nhưng vẫn được hai bên công nhận.
Những điều khoản thoả thuận: là những điều khoản chưa có quy định của
nhà nước được vận dụng một các linh hoạt, vào thực tế của hai bên mà không
trái với các điều luật, của nhà nước như giá cả tỷ lệ (chiết khấu hao mòn).
Đối với những hợp đồng kinh tế mua bán với nước ngoài, doanh nghiệp
phải nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường quốc tế, và có kiến thức nhất định trong
quan hệ mua bán quốc tế.
3.Tổ chức tiếp nhận,vận chuyển và bảo quản vật tư.
3.1.Tổ chức tiếp nhận: làm tốt công tác tiếp nhận vật tư sẽ bảo đảm điều
kiện, thúc đẩy quá trình tái sản xuất phát triển giảm chi phí lưu thông, qua việc
giải phóng nhanh, ga cảng, bến bãi, kho tàng, phương tiện bốc xếp vận chuyển,

giảm hao hụt mất mát, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Làm tốt công tác
tiếp nhận là điều kiện thực hiện tốt các nghiệp vụ kho, nắm vững lực lượng vật
tư, nguồn nhập là cơ sở để xây dựng các chỉ tiêu về chi phí, tổ chức lao động và
hạch toán giá thành.
+ Nhiệm vụ:
-Tiếp nhận đúng về số lượng,chất lượng vật tư,thời gian đã ghi trong hợp
đồng kinh tế hoặc các chứng từ giao nhận vật tư, bảo đảm đúng chính sách chế
độ.
-Giải phóng nhanh phương tiện ga, cảng bến bãi, tiếp nhận đưa nhanh vật
tư về kho an toàn.
+ Nội dung công tác tiếp nhận:
-Công tác chuẩn bị: chuẩn bị các thủ tục tiếp nhận (hoá đơn, hợp đồng
kinh tế, thủ tục tiếp nhận) chuẩn bị lao động, phương tiện vận chuyển, phương
tiện cân đong, chứa đựng, kiểm tra và kho tàng.
+ Phương tiện tiếp nhận:
-Tiếp nhận về số lượng: dùng các phương tiện cân đong để kiểm tra số
lượng vật tư nhập kho.
18
-Tiếp nhận về chất lượng: người nhận cùng với người giao trực tiếp xác
định chất lượng vật tư hàng hoá trên các mặt. Phẩm cấp chất lượng hàng hoá và
tỷ lệ phẩm cấp trong lô.
Xác định về cơ cấu hàng hoá (tính đồng bộ).
Mức độ hư hỏng biến chất vật tư hàng hoá.
Hình dáng kích thước mầu sắc.
Tính chất cơ lý hoá.
Việc tiếp nhận hàng hoá được tiến hành theo hai phương pháp. Phương
pháp tiết kiệm toàn bộ và phương pháp kiểm tra điển hình, quy trình tiếp nhận
phụ thuộc vào điều kiện kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn và điều khoản trong hợp
đồng mua bán cũng như các thông lệ hiện hành.
+Một số trường hợp cần sử lý khi tiếp nhận:

-Hàng hoá thừa , thiếu, kém, mất phẩm chất người giao và người nhận
cùng nhau lập biên bản, hàng hoá vật tư được tiếp nhận bình thường ghi chép
theo đúng biểu mẫu.
-Hàng hoá đã về kho nhưng chưa có chứng từ, bộ phận nghiệp vụ tiến
hành kiểm tra toàn bộ các hợp đồng, kinh tế có liên quan để xác định, loại hàng
hoá đó có đúngtrong kế hoạch tiếp nhận hay không. Sau đó tiến hành tiếp nhận
theo đúng nguyên tắc, và ghi vào sổ theo dõi hàng chưa có hoá đơn, khi đã có
hoá đơn chứng từ tiến hành đối chiếu thực nhập với hoá đơn.
-Hàng chưa về kho nhưng đã có chứng từ: Nếu đã chấp nhận thanh toán
thì tiếp nhận toàn bộ các loại hoá đơn chứng từ đó và ghi vào sổ theo dõi hàng
trên đường đi.Nếu chưa chấp nhận thanh toán thì lưu trữ hoá đơn và ghi vào sổ
theo dõi chứng từ chờ khi hàng hoá chuyển đến thì tiếp nhận bình thường.
3.2.Tổ chức chuyển vật tư về kho
Tổ chức vận chuyển vật tư về kho,của doanh nghiệp là thực hiện kế hoạch
vật tư nhằm đảm bảo,vật tư cho sản xuất, vì vậy lam tốt công tác này sẽ tạo điều
kiện cung ứng vật tư kịp thời, và đồng bộ cho sản xuất của doanh nghiệp. Công
tấc vận chuyển cũng là một điều khoản, trong hợp đồng mua bán dựa trên việc
19
tính toán các chi phí cần thiết trên cơ sở khối lượng vật tư cần mua, địa điểm
giao hàng.
3.3.Tổ chức bảo quản vật tư
Làm tốt công tác này có tác dụng tích cực trong viẹc đáp ứng đầy đủ các
chỉ tiêu về số lượng, chất lượng vật tư về bảo quản chính là, bảo vệ nguyên vẹn
những giá trị và giá trị sử dụng của vật tư hàng hoá. Nó góp phần tiết kiệm lao
động xã hội, giảm chi phí kho và nâng cao hiệu quả lao động kho.
+Nhiệm vụ:
- Bảo quản tốt về số lượng và chất lượng vật tư hàng hoá,không ngừng
phấn đấu giảm hao hụt tự nhiên.
-Sử dụng hợp lý và tiết kiệm diện tích, dung tích nhà kho và thiết bị chứa
đựng.

+ Nội dung của nghiệp vụ bảo quản:
-Quy hoạch kho: dựa vào đặc điểm xây dựng và mặt bằng khu vực kho,
đặc điểm của từng loại vật tư hàng hoá, để chia kho thành những khu vực nhà
kho, gian kho, ngăn, ô, để chứa đựng các loại vật tư hàng hoá khác nhau.
-Định vị định lượng vật tư hàng hoá: xác định vị trí tượng đói ổn định của
một loại vật tư nào đó, theo sơ đồ chi tiết của quy hoạch kho bằng các ký hiệu
riêng và bảo quản tính thống nhất trong toàn bộ kho.Xác định khối lượng vật tư
trong mỗi đơn vị đã được định vị.
-Kê lót chất xếp vật tư hàng hoá trong một đơn vị đã được định vị,làm tốt
công tác này bảo đảm được nguyên tắc dễ thấy, dễ lấy, hàng nhập trước xuất
trước, hàng nhập sau xuất sau, thuận tiện cho công tác bảo quản.
-Điều hoà nhiệt độ, độ ẩm, hạn chế ảnh hưởng của môi trường đến vật tư
hàng hoá.
-Chống côn trùng và vật gặm nhấm.
-Thường xuyên chăm sóc và kiểm tra chất lượng vật tư, xây dựng chế độ
kiểm tra, trách nhiệm bảo quản nhằm phát hiện và sử lý những hư hỏng, hao hụt
từ đó đề ra các biện pháp nhằm khắc phục kịp thời.
-Phòng chống cháy nổ, bão lụt, phòng gian bảo mật.
20
4. Tổ chức cấp phát vật tư cho nhu cầu sản xuất.
Tổ chức cấp phát vật tư đến nơi sản xuất ở doanh nghiệp là một trong
những biện pháp có hiệu quả, nhằm tiết kiệm vật tư ở doanh nghiệp. Làm tốt
công tác này sẽ đảm bảo cung ứng các điều kiện vật chất đầy đủ, đúng chất
lượng tạo điều kiện trong quá trình sản xuất tiến hành được nhịp nhàng.
Đảm bảo tính đồng bộ của vật tư góp phần thúc đẩy cải tiến quy trình
công nghệ rút ngắn thời gian chuẩn bị vật tư cho sản xuất, tạo điều kiện nâng
cao năng xuất lao động, sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, tiền vốn giảm lực
lượng dự trữ ảnh hưởng đến tài chính của doanh nghiệp.
+ Nhiệm vụ:
-Xuất vật tư đúng số lượng, đúng chất lượng, đúng hạn mức, đúng nguyên

tắc.
-Cấp phát nhanh gọn bảo đảm an toàn vật tư.
+ Nội dung của công tác cấp phát;
-Công tác chuẩn bị cấp phát: vật tư trước khi đưa vào tiêu dùng cần được
chuẩn bị tốt về số lượng, chất lượng, quy cách chủng loại và thòi gian cấp phát.
Chuẩn bị lượng vật tư về số lượng chất lượng về sổ sách theo dõi chứng
tư xuất kho.
Chuẩn bị phương tiện cân đong,đo đếm phương tiện kiểm tra, kiểm
nghiệm, chuẩn bị về lao động.
Chuẩn bị ở ngoài doanh nghiệp: Mục đích là giảm lượng dự trữ ở trong
kho ở doanh nghiệp,tiết kiệm được chi phí bảo quản,đáp ứng được nhu cầu sản
xuất, cần đến loại vật tư nào thì có ngay loại vật tư đó mà không cần phải dự trữ
trước. Để làm tốt khâu này cán bộ vật tư phải theo dõi để nắm vững nguồn hàng,
nguồn cung ứng phương tiện vận chuyển, bốc xếp Chuẩn bị các điều kiện cần
thiết để đưa vật tư về kho của doanh nghiệp, chuẩn bị kế hoạch điều độ, cấp
phát, chuẩn bị tài liệu để thực hiện.
Chuẩn bị tại kho của doanh nghiệp: Chuẩn bị bảo đảm cấp phát vật tư cho
tiêu dùng trực tiếp, phân loại đánh giá tình trạng vật tư hiện có, kiểm tra tính
21
đồng bộ, tính thống nhất. Xây dựng phương án cấp phát đảm bảo tính hiệu quả,
bố trí nhân lực phù hợp, cấp phát đảm bảo tính hiệu quả.
-Cấp phát vật tư cho yêu cầu sản xuất ,cơ sở của công tác này là dựa vào
hạn mức cấp phát, được xác định bằng hệ thống định mức, kinh tế kỹ thuật cho
từng loại vật tư với số lượng sản phẩp sản xuất ra trong kỳ kế hoạch việc cấp
phát trật tự theo hạn mức nâng cao trách nhiệm của các bộ phận tổ đội sản xuất
trong việc sử dụng số lượng vật tư thực lĩnh một cách hợp lý và tiết kiệm. Nâng
cao trách nhiệm của phòng kinh doanh trong việc thực hiện kế hoạch vật tư,
nâng cao trách nhiệm của người làm công tác kế hoạch góp phần sử dụng hợp
lý kho tàng, đơn giản hoá công tác nghi chép bán đều cho công tác hạch toán
Hạn mức được xác định theo công thức:

H = N
sx
± N
dd
+ D - 0
H: Hạn mức cấp phát vật tư
N
sx
: Nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm
N
dd
: Nhu cầu vật tư cho sản phẩm dở dang
D: Nhu cầu vật tư cho dự chữ phân xưởng
O: Tồn kho thực tế đầu kỳ
Trên cơ sở hạn mức được xác định, phòng kinh doanh lập phiếu lĩnh vật
tư theo hạn mức cho phân xưởng. Theo phiếu này thủ kho tiến hành cấp phát
vật tư. Thủ kho phải chuẩn bị các điều kiện cấp phát đảm bảo xuất nhanh gọn,
an toàn kinh tế nhất.
Để giao vật tư cho các phân xưởng, tổ đội sản xuất người ta tiến hành
theo hai phương pháp sau:
Một là: giao vật tư tại kho của doanh nghiệp là phương thức giao trong
đó phân xưởng, tổ đội căn cứ vào chứng từ cấp phát của người mang phương
tiện đến để nhập vật tư từ kho của doanh nghiệp. Sử dụng phương pháp nàythì
phân xưởng, tổ đội phải có bộ phận tiếp liệu và phương tiện vận chuyển do đó
sử dụng không hợp lý lao động và phương tiện vận chuyển trong doanh nghiệp,
thủ kho nhiều khi bị động nên khó tránh khỏi sai sót khi xuất. Vì vậy phương
pháp này chỉ thích hợp với việc cấp phát vật tư với số lượng ít và không ổn định.
22
Hai là: Giao vật tư tại nơi làm việc. Đây là phương thức giao nhận vật tư
căn cứ vào lịch cấp phát vật tư, tự tổ chức chuyển đưa vật tư đến nơi làm việc

bằng phương tiện và nhân lực do phân xưởng quản lý. Áp dụng phương pháp
này phải có bộ phận cấp phát thuộc phòng cung tiêu thực hiện và quyết toán.
5. Kiểm tra tình hình sử dụng vật tư và thanh quyết toán
*Kiểm tra tình hình sử dụng vật tư:
Vật tư cấp cho phân xưởng (tổ, đội sản xuất ) để trực tiếp sản xuất sản
phẩm, kết thúc toàn bộ quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng. Nếu ở đây
sử dụng không đúng mục đích, nghĩa là quy định cho việc này, cho sản xuất sản
phẩm này lại đem dùng cho việc khác, không tuân thủ kỷ luật công nghệ, không
tận dụng phế liệu và có nhiều phế phẩm, tăng mức tiêu dùng vật tư đã quy định
thì tất yếu dẫn đến bội chi vật tư và ảnh hưởng xấu đến kinh tế của doanh
nghiệp. Ngược lại nếu phân xưởng sử dụng vật tư đúng mục đích, phấn đấu
giảm mức tiêu dùng nguyên vật liệu, tận dụng cao độ phế liệu và giảm phế phẩm
thì có ảnh hưởng tốt đến kinh tế kinh doanh.
Vì vậy phấn đấu tiêu dùng hợp lý và tiết kiệm vật tư là trách nhiệm của
phân xưởng, tổ đội sản xuất, của công nhân của các phòng và nói chung của
toàn doanh nghiệp. Phòng quản trị vật tư là người chịu trách nhiệm quản lý vật
tư ở doanh nghiệp, không phải chỉ lo mua vật tư vào còn cấp phát chỉ số vật tư
cho phân xưởng là song mà còn phải có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra việc
tiêu dùng vật tư trong doanh nghiệp.
Kiểm tra sử dụng phải căn cứ vào các tài liệu hạn mức cấp phát , số liệu
hạch toán xuất kho của doanh nghiệp cho các đơn vị sử dụng vào báo cáo của
phân xưởng, về tình hình sử dụng vật tư, mặt khác phải tiến hành kiểm tra thực
hiện việc tiêu dùng ở tổ, đội sản xuất và người công nhân sử dụng.
Lượng vật tư xuất từ kho doanh nghiệp thường là khớp với hạn mức, với
các phiếu lĩnh vật tư. Nhưng thực tế có nhiều trường hợp xuất ít hơn hoặc nhiều
hơn so với các chứng từ trên vì có thứ có có lệnh xuất mà không có hoặc không
có đủ, có thứ phải xuất nhiều hơn lệnh xuất vì thứ vật liệu đó không thể chia nhỏ
ra để bớt lại một ít, hoặc do nhiều nguyên nhân khác nữa. Vì vậy cuối tháng
23
phòng vật tư phải đối chiếu giấy tờ. Sổ sách với thẻ kho, với các phiếu lĩnh hay

phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức ở phòng tài vụ.
Lượng vật tư thực tế cấp ra cùng ngàycó thể không khớp với hạn mức cấp
phát đã duyệt , vì quá trình sản xuất cần xin thêm vật tư hay vì thay đổi loại vật
tư khác. Khi có yêu cầu cấp thêm hay phiếu yêu cầu thay thế vật tư riêng, và
phải được hạch toán riêng.
Phiếu yêu cầu cấp thêm vật tư do phân xưởng (tổ đội sản xuất) đề nghị
trưởng phòng kế hoạch và trưởng phòng vật tư ký. Trong phiếu yêu cầu nêu rõ
nguyên nhân xin cấp thêm. Nguyên nhân cấp thêm trong thực tế, có thể do hoàn
thành vượt mức kế hoạch sản xuất và có thể do sử dụng không đúng mục đích,
do có nhiều phế phẩm, do không tuân thủ mục tiêu dùng vật tư. Người quyết
định cấp thêm cho phân xưởng là giám đốc hay phó giám đốc doanh nghiệp.
Trong trường hợp phải thay thế loại vật tư dự định trong kế hoạch bằng
loại vật tư khác, phân xưởng phải viết phiếu yêu cầu thay thế vật liệu. Trong
phiếu cần ghi rõ nội dung thay thế, ảnh hưởng của việc thay thế đến tiêu dùng
vật liệu. Vì bất kỳ một sự thay thế vật liệu nào cũng đều ảnh hưởng đến chất
lượng sản phẩm và tiến độ của quá trình sản xuất nói chung, nên việc thay thế
vật liệu phải có ý kiến của các phòng cóliên quan như phòng vật tư, phòng thiết
kế phòng kỹ thuật và được giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách kỹ thuật
duyệt.
Một căn cứ quan trọng nữa để kiểm tra, phân tích tình hình sử dụng vật tư
là các báo cáo của phân xưởng trưởng, thủ trưởng các bộ phận trong kỳ qua
(thường là một tháng). Trong báo cáo nêu rõ lượng vật tư tồn kho đầu kỳ, lượng
vật tư đã nhận trong kỳ, lượng vật tư sử dụng để thực hiện kế hoạch sản xuất (kể
cả trường hợp vượt kế hoạch) lượng phế phẩm và tồn kho cuối kỳ.
Mặt khác phòng vật tư cần phải tiến hành kiểm tra quan sát ở nơi trực
tiếp tiêu dùng vật tư. Chỉ có kiểm tra thực tế sử dụng mức xác định được sử
dụng đúng đắn của các tài liệu báo cáo và mới hiểu được rõ ràng tình hình qua
báo cáo.
24
Sau khi đã có tình hình và số liệu được xác định và tính toán chính xác,

để xác minh được phân xưởng tiêu dùng vật liệu có hợp lý và tiết kiệm không,
trước hết cần phải đối chiếu số lượng các loại vật tư mà phân xưởng thực tế
nhận trong kỳ với số lượng các loại vật tư quy định trong các phiếu hạn mức.
Nếu có trường hợp đối với một số loại vật liệu, phân xưởng không nhận
hết số quy định trong hạn mức, nhưng đối với một số loại vật liệu khác phân
xưởng lại nhận quá số quy định trong hạn mức, trong lúc chương trình sản xuất
hoàn thành bình thường, điều độ chứng tỏ phân xưởng sử dụng một phần vật
liệu không đúng mục đích, hoặc không thực hiện đúng các mục tiêu dùng đã
định. Kết luận dứt khoát việc này phải căn cứ vào phiếu yêu cầu cấp thêm và
phiếu yêu cầu thay thế, vào các tài liệu khác.
Sau đó ta đối chiếu với các số liệu thực xuất từng loại vật liệu cho phân
xưởng (có kể cả cấp vượt hạn mức) với việc phân xưởng hoàn thành kế hoạch
sản xuất (kể cả sản phẩm dở dang).
Nếu kế hoạch sản xuất không hoàn thành nhưng số vật liệu quy định
trong hạn mức lại lĩnh hết hoặc nhiều hơn, chứng tỏ trong kỳ báo cáo phân
xưởng đã bội chi vật liệu. Ngược lại, nếu kế hoạch sản xuất hoàn thành hoặc
hoàn thành vượt mức, nhưng số vật liệu tiêu dùng trong phạm vi hạn mức hoặc
thêm chỉ ít hơn, chứng tỏ phân xưởng trong kỳ báo cáo đã đạt được thành tích
nhất định về tiết kiệm vật tư.
* Các phương pháp quyết toán:
- Phương pháp kiểm kê: trên cơ sở số liệu kiểm kê thực tế tồn kho tại
phân xưởng đầu kỳ và cuối kỳ báo cáo và có số liệu về lượng vật tư xuất trong
kỳ để xác định thực tế vật tư chi phí cho sản xuất sản phẩm:
C = 0
đk
+ X - 0
CK
C: Lượng vật tư thực tế chi phí
O
đk

: Số tồn kho đầu kỳ theo kiểm kê
O
ck
: Lượng vật tư tồn kho cuối kỳ.
X: Lượng vật tư thực xuất tại kho của doanh nghiệp cho phân xưởng.
25