Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý: Chương 1 - ThS. Thái Kim Phụng

CHƯƠNG 1
Tổ chức và thông tin trong
tổ chức

1


Nội Dung






Vài nét về xã hội thông tin hiện nay
Tổ chức và thông tin
Thông tin và Ra quyết định
Quản lý
Các quyết định theo cấp quản lý

2


1. Vài nét về xã hội thơng tin hiện nay
Môi trường kinh tế hiện nay
 Kinh tế toàn cầu là một nền kinh tế cho phép khách hàng, doanh nghiệp,
và các nhà cung cấp, các nhà phân phối, và các nhà sản xuất có thể cùng
hợp tác với nhau khơng bị hạn chế bởi khơng gian địa lý.
• Sự phát triển các doanh nghiệp xuyên quốc gia
• Sự hội nhập của các cơng ty nhỏ và vừa
• Mơi trường cạnh tranh mang tính tồn cầu

• Hệ thống phân phối tồn cầu
 Sự chuyển biến từ nền kinh tế chung toàn cầu từ kinh tế công nghiệp 
kinh tế dịch vụ
 Nền kinh tế số (digital economy, e-conomy)
• Sự xuất hiện của các doanh nghiệp kinh doanh điện tử
• Q trình kinh doanh cơ bản được thực hiện dưới sự điều khiển của
một mạng lưới số hóa
• Mối quan hệ với các nhà cung cấp, khách hàng, và các đối tác dần
được thực hiện dưới tác động của CNTT
3


1. Vài nét về xã hội thơng tin hiện nay
Thời đại thơng tin
• Internet đã tác động lên mọi mặt của nền kinh tế và các
hoạt động của doanh nghiệp
• Thương mại điện tử (TMĐT)
• Giao tiếp trực tiếp: là việc sử dụng các công nghệ truyền
thông (như mạng Internet) để làm việc ở các vị trí khác
nhau.
• Mơi trường làm việc ảo: là mơi trường làm việc có sự hỗ
trợ của công nghệ. Không nhất thiết được thực hiện ở một vị
trí thời gian và khơng gian xác định. Có thể cho phép liên
lạc với bất cứ ai, bất cứ đâu vào bất cứ thời điểm nào.
• Nền kinh tế dựa trên mong muốn của người tiêu dùng.
VD: Bánh kem sinh nhật dành cho chó, Giầy thể thao đếm
bước đi
4

1. Vài nét về xã hội thơng tin hiện nay
Đặc điểm của thời đại thơng tin

•
•
•
•
•

Xuất hiện dựa trên sự xuất hiện của các hoạt động xã hội
dựa trên nền tảng thông tin
Kinh doanh trong thời đại thông tin phụ thuộc vào công
nghệ thông tin được sử dụng để thực hiện cơng việc kinh
doanh
Năng suất lao động của q trình sản xuất tăng lên một cách
nhanh chóng
Hiệu quả sử dụng công nghệ thông tin xác định sự thành
công trong thời đại thơng tin
Cơng nghệ thơng tin có mặt trong mọi sản phẩm và dịch vụ
5


2. Tổ chức


Tổ chức là một tập hợp hình thức bao gồm
con người và các tài nguyên khác được hình
thành để đạt được 1 tập các mục tiêu.



Nguồn lực tổ chức: con người, nguyên vật
liệu, máy móc thiết bị, tiền bạc, dữ liệu, thông
tin và các quyết định.



Giá trị Output > giá trị Input
6


2. Tổ chức
Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các
cá thể để dễ dàng đạt được mục tiêu bằng
hợp tác và phân công lao động.

7


2. Tổ chức
 Tổ chức bao gồm nhiều hệ thống con thực hiện
các tiến trình để chuyển đổi các đầu vào thành
hàng hóa hay dịch vụ  gia tăng giá trị
 Chuỗi các tiến trình gia tăng giá trị gồm: hậu
cần, kho vận, sản xuất, tiếp thị & bán hàng, giao
nhận hàng & dịch vụ khách hàng

8

2. Tổ chức
 Giá trị gia tăng của mỗi tiến trình được nhận
thức bởi khách hàng: giá cả rẻ hơn, dịch vụ tốt
hơn, chất lượng cao hơn, hay sự độc đáo của
sản phẩm.
 Giá trị gia tăng đến từ: kỹ năng, tri thức, thời
gian, năng lượng và vốn.

9


2. Tổ chức
Cấu trúc tổ chức


Cấu trúc tổ chức: các bộ phận trong tổ chức và
cách mà chúng quan hệ đối với tổ chức tổng thể.



Các mơ hình quản lý một tổ chức: cấu trúc chức
năng, cấu trúc tổ chức theo chương trình - mục tiêu,
cấu trúc tổ chức ma trận,…
→ Mỗi mơ hình có phương thức quản lý riêng và
do đó có những u cầu thơng tin khác nhau.
Loại HTTT nào được dùng & dùng như thế nào

10

2. Tổ chức
Cấu trúc tổ chức

Cấu trúc chức năng
11


2. Tổ chức
Cấu trúc tổ chức

Cấu trúc sản phẩm
12


2. Tổ chức
Cấu trúc tổ chức

Cấu trúc khách hàng
13


2. Tổ chức
Cấu trúc tổ chức

Cấu trúc địa lý
14


2. Tổ chức
Cấu trúc tổ chức

Cấu trúc ma trận
15


2. Tổ chức
Văn hóa trong tổ chức
 Văn hóa là tập hợp các hiểu biết và giả định chia sẻ
bởi một nhóm
 Văn hóa tổ chức bao gồm các hiểu biết chính yếu
và giả định cho một tổ chức
 Hiểu biết có thể gồm các niềm tin chung, các giá
trị và các cách tiếp cận để ra quyết định. Thường là
không được phát biểu hay ghi ra trong phát biểu
mục tiêu cơng ty hay các chính sách hình thức
16


2. Tổ chức
Văn hóa trong tổ chức
 Văn hóa tổ chức có ảnh hưởng đáng kể đến việc
phát triển và điều hành hệ thống thơng tin. Một qui
trình liên quan với 1 hệ thống thơng tin được thiết
kế mới có thể mâu thuẫn với các luật phi hình thức
của văn hố tổ chức.
 Văn hóa tổ chức cũng ảnh hưởng nhận thức của
người ra quyết định về các yếu tố và độ ưu tiên cần
phải xem xét trong việc xác định mục tiêu của một
quyết định.
17

2. Tổ chức
Chuỗi giá trị
Hệ thống các quá trình liên quan đến việc tạo ra giá trị trong
một doanh nghiệp. Bao gồm:

18


2. Tổ chức
Kế hoạch nhận hàng

Hệ thống nhận hàng

Kho hàng

Sản xuất

HT kiểm sốt kho hàng

HT kiểm sốt tiến trình SX

Phục vụ khách hàng

Kế hoạch giao hàng

Bán hàng, tiếp thị

HT phục vụ khách hàng

Hệ thống giao hàng

HT máy tính hóa việc đặt hàng

Chuỗi các hoạt động quan trong của một công ty sản xuất điển hình.
19


3. Thơng tin và Ra quyết định


Mục đích của thơng tin là giúp nhà quản lý (lãnh đạo) ra
quyết định.



Ra quyết định là một hành động (hay sự thực hiện)
nhằm thay đổi trạng thái hiện tại tới 1 trạng thái mong
muốn.



Các loại quyết định: Có cấu trúc, bán cấu trúc, và khơng
có cấu trúc
Cơ sở phân loại:
• Tiêu chuẩn ra quyết định/ độ đo hiệu quả
• Dữ liệu và quá trình xử lý dữ liệu để có độ đo hiệu quả



20


4. Quản lý






Quản lý như một quá trình biến đổi thơng tin đưa đến
hành động, là một q trình tương đương việc ra quyết
định.
Quản lý bao gồm việc điều hòa các nguồn tài nguyên
(nhân lực và vật chất) để đạt tới mục đích.
Quản lý có 4 yếu tố cơ bản:
• Hướng tới mục tiêu
• Thơng qua con người
• Sử dụng các kỹ thuật
• Bên trong một tổ chức

21


4. Quản lý

Chu trình của 4 hoạt động quản lý
22

4. Quản lý
 Hoạch định (Planning): thiết lập các mục tiêu và các
chiến lược/chiến thuật cần để đạt được các mục tiêu.
 Tổ chức thực hiện (Organizing): xác định và mang các
nguồn lực cần thiết lại với nhau để đạt được các kế hoạch.
Thiết lập cấu trúc quản lý của tổ chức như: các phòng ban
và các quan hệ báo cáo.
 Chỉ đạo thực hiện (Leading): hướng dẫn và phân quyền
cho những người khác để thực hiện các công việc cần thiết.
 Kiểm soát (Controlling): đo lường đánh giá kết quả thực
hiện và nếu cần thì thực hiện các hành động điều chỉnh.
23


5. Các quyết định theo cấp quản lý


Có 4 mức độ hoạt động trong tổ chức:

• Chiến lược, Sách lược, Tác nghiệp và Thừa hành



HTTTQL xử lý các dữ liệu ở mức thừa hành
và cung cấp thông tin cho việc làm quyết
định ở các mức chiến lược, sách lược và tác
nghiệp.

24

5. Các quyết định theo cấp quản lý


Đặc tính các loại thông tin cần cung cấp cho các cấp
Thời gian
Chiến
lược

Thông
tin

Mức
Nguồn
chi tiết

Chắc chắn

Tần số

Dài hạn Tóm tắt Ngồi Khơng chắc Bất thường

Chiến thuật
quản lý
Tác nghiệp

Hiện tại Chi tiết Trong Chắc chắn Thường xuyên

25