Chuyên đề tốt nghiệp: Xây dựng Phần mềm Hệ thống quản lý hàng hóa tại Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Hoàn Trang

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA TIN HỌC KINH TẾ
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP
Tên đề tài:
XÂY DỰNG PHẦN MỀM HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNG HÓA
TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT VÀ THƯƠNG MẠI HOÀN TRANG
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT:……………………………………………
DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ:…………………………
LỜI MỞ ĐẦU:……………………………………………………………………1
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT VÀ
THƯƠNG MẠI HOÀN TRANG……………………………………………… 3
1.1. Những thông tin về Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang….…3
1.1.1. Giới thiệu về công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang………… 3
1.1.2. Hệ thống chức năng của công ty…………………………………………………3
1.2. Khái quát về Bộ phận kế hoạch hàng hoá………………………………….…7
1.2.1.Nhiệm vụ của quản lý hàng hoá………………………………………………… 7
1.2.2. Các phương pháp kế toán chi tiết hàng hoá………………………………….…7
1.2.3.Chứng từ trong Quản lý hàng hoá……………………………………………… 8
1.2.4. Quy trình thực hiện quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ thuật và thương
mại Hoàn Trang……………………………………………………………………………8
1.3. Tình hình ứng dụng tin học quản lý tại Công ty…………………….……….10
1.4. Tính cấp thiết của đề tài…………………………………………… ……….11
1.5. Một số vấn đề về đề tài nghiên cứu…………………………………….……12
1.5.1. Mục Tiêu Của Đề Tài……………………………………………………… ……12
1.5.2. Chức năng của đề tài………………………………………………………… …12
1.5.3.Phương pháp nghiên cứu………………………………………………………….13
1.5.4.Yêu cầu của HTTT quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ thuật và thương
mại Hoàn
Trang……………………………………………………………………… 13
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

THÔNG TIN …………………………………………………………………….14
2.1. Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý……………………………… … 14
2.1.1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin…………………14
2.1.2. Phân loại hệ thống thông tin……………………………………………….15
2.2. Các công đoạn của phát triển hệ thống thông tin………………………….…16
2.3.Các khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu…………………………………….….19
2.3.1. Cơ sở dữ liệu và Hệ cơ sở dữ liệu……………………………………….…19
2.3.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu……………………………………………….… 20
2.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu…………………………………………………….… 22
2.4.1. Thiết kế CSDL logic từ các thông tin đầu ra…………………………… 22
2.4.2. Mã hoá dữ liệu…………………………………………………… 24
2.4.3.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá………………… 26
2.4.3.1.Mô hình thực thể liên kết (mô hình E-R)…………………………………26
2.4.3.2. Các loại mô hình dữ liệu…………………………………………………29
2.4.4.Chuẩn hóa trong CSDL quan hệ và mối quan hệ giữa các file dữ liệu….…30
2.4.4.1.Tại sao phải chuẩn hóa? 30
2.4.4.2. Định nghĩa về dạng chuẩn của các hệ khóa………………………….….31
2.5. Khái quát hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình Visual Basic…… 32
2.5.1.Khái niệm vềCSDL…………………………………………………………32
2.5.2.Tổng quan về ngôn ngữ lập trình Visual Basic………………………… 33
2.5.3. Cấu trúc một ứng dụng VB………………………………………… … 33
2.5.4. Những thao tác áp dụng trên VB………………………………………… 34
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ HÀNG HOÁ……………………………………………………… 36
3.1. Khái quát hệ thống thông tin Quản lý hàng hoá…………………………… 36
3.1.1.Nghiệp vụ nhập kho……………………………………………………… 36
3.1.2.Nghiệp vụ xuất kho………………………………………………… … 37
3.1.3.Nghiệp vụ báo cáo……………………………………………………… 37
3.2. Sơ đồ chức năng của hệ thống (BDF)……………………………………… 37
3.2.1.Khái niệm về mô hình nghiệp vụ…………………………………………….37

3.2.2.Biểu đồ chức năng của hệ thống……………………………………… ….37
3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống (DFD)……………………… ………… 40
3.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu……………………………………………… ………45
3.4.1. Cấu trúc của các bảng trong cơ sở dữ liệu…………………………… …45
3.4.2. Mối quan hệ giữa các bảng trong CSDL………………………………… 49
3.5. Một số thuật toán sử dụng trong chương trình………………………………50
3.5.1.Một số ký hiệu sử dụng trong giải thuật……………………………………… 51
3.5.2.Thuật toán Đăng nhập chương trình……………………………………….51
3.5.3.Thuật toán cập nhật phiếu nhập kho……………………………………….52
3.5.4.Cập nhật phiếu xuất kho……………………………………………………53
3.5.5 Thuật toán báo cáo……………………………………………………… 54
3.6. Cài đặt, sử dụng và hướng phát triển…………………………………… 55
3.6.1. Cài đặt sử dụng…………………………………………………………….55
3.6.2. Hướng phát triển………………………………………………………… 55
KẾT LUẬN………………………………………………………………………56
NHẬN XÉT CỦA CƠ SỞ THỰC TẬP
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
HTTT: Hệ thống thông tin
CSDL: Cơ sở dữ liệu
HQTCSDL: Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu
VB: Visual Basic
DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
Hình 1.1. Sơ đồ bộ máy tổ chứ…………………………………………….…… 5
Hình 1.2: Nhật ký chung………………………………………………………….8
Hình 1.3: Sơ đồ xử lý dữ liệu……………………………………………………. 14
Hình 1.4: Sơ đồ chức năng của hệ thống( BFD)………………………………… 39
Hình 1.5: Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh…………………………………………… 40
Hình 1.6: Sơ đồ DFD mức đỉnh………………………………………………… 41

Hình 1.7: Sơ đồ mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý danh mục……………….42
Hình 1.8: Sơ đồ mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý danh mục……………….43
Hình 1.9: Sơ đồ mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý xuất……………………44
Hình 1.10: Mối quan hệ giữa các bảng trong CSDL………………………….….45
Hình 1.11: Thuật toán Đăng nhập chương trình…………………………………49
Hình 1.12: Thuật toán cập nhật phiếu xuất kho……………………………… 51
Hình 1.13: Thuật toán báo cáo………………………………………………… 53
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay cùng hoà nhịp với sự phát triển chung của nền công nghệ thông tin
trên thế giới, thì nền công nghệ thông tin của nước ta trong những năm gần đây đã
có những bước phát triển mạnh mẽ trên nhiều lĩnh vực. Cụ thể là trong lĩnh vực
quản lý, đây là lĩnh vực mà máy tính được sử dụng nhiều nhất. Máy tính điện tử
không còn là phương tiện quý hiếm mà đang ngày một gần gũi với con người và là
một phương án tối ưu trong công việc quản lý và sử dụng thông tin.
Trước sự chuyển dịch của nền kinh tế thị trường, thì sự cạnh tranh giữa các
doanh nghiệp là điều không thể tránh được, và lợi nhuận luôn là mục tiêu hướng
tới của các doanh nghiệp. Để có thể đứng vững trong cạnh tranh và không ngừng
phát triển mở rộng thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải chú trọng tới tất cả các
khâu của quá trình kinh doanh từ khi bỏ vốn ra cho đến khi thu được vốn về, làm
sao thu được hiệu quả kinh tế cao nhất trong khi bỏ ra chi phí thấp nhất. Đồng thời
các doanh nghiệp phải thực hiện các biện pháp tổ chức quản lý theo một quy trình
công nghệ hiện đại, và có sự quản lý chặt chẽ của con người.
Đối với doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng trên một thị trường rộng lớn và
có tính cạnh tranh cao như Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Hoàn Trang
thì việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách chính xác, nhanh chóng và tiện
lợi sẽ chiếm được lòng tin của khách hàng và từ đó đem lại hiệu quả kinh tế cao
cho công ty. Điều đó đòi hỏi công ty phải tìm mọi biện pháp để xây dựng hoàn
thiện hệ thống thông tin nhằm tin học hoá các hoạt động tác nghiệp của các đơn vị
và trong việc quản lý kinh doanh của công ty.
Sau một thời gian thực tập tại bộ phận Kế hoạch hàng hoá của công ty em đã

chọn đề tài: ”Xây dựng phần mềm hệ thống quản lý hàng hóa tại công ty TNHH
Kỹ thuật và Thương mại Hoàn Trang” với ngôn ngữ để xây dựng phần mềm này
là:”Visual Basic 6.0”, từ đó đi sâu tìm hiểu về công tác quản lý hàng hoá của doanh
nghiệp để tìm ra những nhược điểm, ưu điểm và qua đó có thể đề xuất những biện
pháp, cách quản lý để công tác quản lý hàng hoá của công ty được hoàn thiện hơn.
Em xin giới thiệu một cách tổng quát về Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại
Hoàn Trang và tình hình ứng dụng tin học tại công ty qua bản báo cáo này.

1
Hà Nội, ngày 25 tháng 03 năm 20…
Sinh viên thực hiện

2
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT VÀ
THƯƠNG MẠI HOÀN TRANG
1.1. Những thông tin về Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại
Hoàn Trang
1.1.1. Giới thiệu về công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn
Trang
Công ty là một doanh nghiệp tư nhân được thành lập và đi vào hoạt động từ
tháng 8/2001. Trong những năm qua Công ty đã cung cấp một số mặt hàng vật liệu
xây dựng cho các cửa hàng, công trình khu vực Hà Nội và một số vùng lân cận.
Với lòng nhiệt tình và mong muốn mang đến cho khách hàng sự hài lòng về
những sản phẩm chất lượng cao và mang tính thẩm mĩ, Công ty luôn cải tiến và tìm
những giải pháp mới để giải quyết các vướng mắc trong hoạt động quản lý cũng
như hoạt động kinh doanh của khách hàng. Hoàn Trang tin rằng các tiêu chí để tạo
sự tin tưởng nơi khách hàng chính là: sự phục vụ nhiệt tình của đội ngũ nhân viên
giàu kinh nghiệm; áp dụng quy trình kiểm tra chất lượng một cách nghiêm ngặt;
chính sách không ngừng cải tiến và hoàn thiện mẫu mã sản phẩm. Quan trọng hơn
cả, Hoàn Trang xây dựng đội ngũ chuyên nghiệp, chuyên sâu để nắm vững nghiệp

vụ và giải pháp về mẫu mã ,chất lượng và giá cả cho từng loại công trình, từ đó thấu
hiểu công việc và mong muốn của khách hàng, cùng khách hàng chia sẻ kinh
nghiệm để cùng đi tới thành công.
Với mục tiêu trở thành nhà cung cấp chính cho hệ thống các cửa hàng vật
liệu xây dựng tại khu vực, Hoàn Trang cam kết duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài
với khách hàng. Trên nguyên tắc “cùng đi tới thành công”, sự thành công của khách
hàng chính là động lực để Hoàn Trang phát triển và hướng tới.
Công ty chuyên cung cấp các loại sản phẩm gạch ốp lát, các loại thiết bị sứ
vệ sinh và các sản phẩm sen vòi cho các cửa hàng khu vực Hà nội và một số vùng
lân cận.
Tên công ty: Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang
Địa chỉ: Số 10 Tổ dân phố Kiên Thành – Trâu Quỳ - Gia Lâm – Hà Nội

3
Mã sồ thuế: 0105822744
Điện thoại: 043.85852258
Fax: : 043.85852258
Email:
Quá trình hình thành và phát triển
Khi mới thành lập trụ sở chính của Công ty đặt tại Số 10 Tổ dân phố Kiên
Thành, Trâu Quỳ, Gia Lâm, Hà Nội. Lúc này công ty chỉ cung cấp các mặt hàng
chủ yếu cho thị trường khu vực Gia Lâm, sau 1 năm hoạt động công ty đã mở rộng
thị trường ra các vùng lân cận và mở thêm chi nhánh tại số 120 đường Hoàng Quốc
Việt, Ba Đình, Hà Nội
Trong kinh doanh, công ty luôn chú trọng việc mở rộng thị trường và đáp ứng nhu
cầu của khách hàng. Do đó hàng hoá của công ty đa dạng về chủng loại, đảm bảo về
chất lượng với mức giá hợp lý. Khi mới thành lập công ty chỉ kinh doanh trên một
thị trường nhỏ, sau một thời gian tiến hành khảo sát, ban lãnh đạo công ty nhận thấy
Hà Nội là một thị trường tiềm năng trong ngành xây dựng đã quyết định nâng cấp
và mở rộng cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, bồi dưỡng chuyên môn cho đội ngũ công

nhân viên, từng bước tiếp cận các khu vực thị trường lân cận.
Hoạt động của công ty
- Cung cấp các mặt hàng sản xuất trong nước và nhập khẩu :
•
Gạch men, granit ốp lát cao cấp: đây là mặt hàng chính của công ty, sản phẩm của
các hãng : Long Hầu, Viglacera, Prime, Mikado, và sản phẩm nhập khẩu Venus,
Shinchen
•
Thiết bị sứ vệ sinh: American Standard, Viglacera.
•
Các sản phẩm sen vòi: American Standard, Viglacera, Selta
•
Các dịch vụ: Vận tải hàng hoá, lắp đặt, sửa chữa các thiết bị sứ vệ sinh và sản phẩm
sen vòi, bình nóng lạnh.
1.1.2. Hệ thống chức năng của công ty
Cơ cấu tổ chức của công ty gồm có: Giám đốc, phó Giám đốc và các bộ phận
được thể hiện dưới đây :


4
Hình 1.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức
-Giám đốc:
+ Là người đứng đầu công ty, có trách nhiệm quản lý về mọi mặt hoạt động tổ
chức, kinh doanh, kỹ thuật.
+ Điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật.
+ Tuyển dụng, cho thôi việc, khen thưởng, kỷ luật các nhân viên theo quy chế đề
ra
+ Ký các báo cáo, văn bản, chứng từ, hợp đồng các bộ phận trong công ty trình
nên cần xét duyệt
- Phó giám đốc:

+ Là người đứng sau trợ giúp cho giám đốc, có nhiệm vụ chỉ huy, điều hành cụ thể
lĩnh vực do mình nắm giữ.
+Thay mặt giám đốc điều hành công ty khi giám đốc đi vắng và sẽ trực tiếp ban chỉ
thị từ giám đốc tới các bộ phận, giao nhiệm vụ cho các bộ phận và chịu trách nhiệm

Chi nhánh
Bộ
phận
Kế
toán
Bộ
phận
Kinh
doanh
Bộ
phận
Kế
hoạch
hàng
hoá
Bộ
phận
Kỹ
thuật
Bộ
phận
Bán
hàng
Bộ
phận

Kế
toán

Bộ
phận
Bán
hàng
Trụ sở chính

Phó Giám đốc
Giám đốc













5
về các bộ phận của mình quản lý.
-
Bộ phận Bán hàng: Chủ yếu là bán hàng qua điện thoại
+Tiếp nhận những yêu cầu thông tin về hàng hoá từ khách hàng, kiểm tra và thông
báo về số lượng còn tồn, quy cách của mặt hàng mà khách hàng yêu cầu.

+Tổng hợp số liệu của các hoá đơn bán hàng để cuối kỳ lập báo cáo và đối chiếu sổ
sách chứng từ với bộ phận kho và kế toán.
-
Bộ phận Kế toán:
+Mọi số liệu chứng từ liên quan đến tài chính của công ty do bộ phận này quản lý
xác nhận, giám sát kiểm tra trình duyệt theo vụ việc, hoặc theo yêu cầu đột xuất.
Hàng năm sẽ thực hiện quyết toán theo định kỳ của công ty.
+ Xây dựng kế hoạch tài chính để giúp ban lãnh đạo chủ động cân đối việc đầu tư
và phát triển kinh doanh
+ Cùng với các bộ phận phối hợp để tổ chức thanh quyết toán, nghiệm thu các hợp
đồng kinh tế, lên các báo cáo theo đúng yêu cầu của ban giám đốc.
+ Bộ phận quản lý tài chính theo đúng pháp lệnh của nhà nước nói chung và của
công ty nói riêng
-
Bộ phận Thị trường: Đây là phòng có đội ngũ cán bộ công nhân viên có năng lực,
chuyên môn cao.
+ Toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty được bộ phận này thực hiện và chỉ
đạo, tham mưu cho giám đốc để định hướng chiến lược trong lĩnh vực kinh doanh
thương mại của công ty để đạt hiệu quả cao nhất.
+Xây dựng các kế hoạch tiêu thụ, quảng bá sản phẩm của công ty, nghiên cứu và
xâm nhập vào các thị trường mới và mở rộng thị trường tiêu thụ cho công ty, mở
rộng lĩnh vực kinh doanh.
+ Các nhân viên trong bộ phận sẽ giao dịch trực tiếp với các cửa hàng bán lẻ và
các chủ công trình, do đó có trách nhiệm tạo dựng uy tín cho công ty và thực hiện
trên cơ sở những điều khoản đã cam kết.
+Mọi phương án kinh doanh phải trình giám đốc phê duyệt để đảm bảo tính khả thi
cao nhất.
+ Theo dõi, cập nhật thông tin với khách hàng về chất lượng, mẫu mã sản phẩm.

6

-Bộ phận Kỹ thuật:
+Nhiệm vụ của phòng này là lắp đặt, bảo dưỡng, bảo hành thiết bị nhằm đảm bảo
chất lượng của sản phẩm.
+Báo cáo những vấn đề liên quan đến chất lượng hàng hoá để có những quyết định
đúng đắn trong việc kinh doanh mặt hàng này
-Bộ phận Kế hoạch hàng hoá:
+Chịu trách nhiệm về việc quản lý kho hàng hoá, nhập từ nhà cung cấp và xuất cho
bộ phận bán hàng.
+Khảo sát và lập bản dự trù gửi lên ban lãnh đạo.
o
1.2. Khái quát về Bộ phận kế hoạch hàng hoá
1.2.1.Nhiệm vụ của quản lý hàng hoá
+ Cùng với bộ phận kinh doanh và bộ phận bán hàng tổ chức đánh giá phân loại
hàng hoá cho phù hợp với nhu cầu thị trường thông qua việc tập hợp các Bản dự trù
hàng hoá của các bộ phận này
+ Tổ chức chứng từ tài khoản, sổ sách kế toán phù hợp, ghi chép phản ánh tổng
hợp số liệu tình hình mua vận chuyển, bảo quản nhập - xuất - tồn.
+ Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo dưỡng và bảo hành hàng hoá, quản lý các
chi phí phát sinh trong quá trình bảo dưỡng, bảo hành.
+ Tham gia kiểm tra đánh giá mẫu mã và chất lượng của hàng hoá .Phân tích tình
hình thu mua bảo quản dự trữ và bảo hành nhằm giảm thiểu các chi phí.
+ Quản lý chặt chẽ trong quá trình nhập xuất hàng, tránh tình trạng thất thoát
1.2.2. Các phương pháp kế toán chi tiết hàng hoá
Hạch toán chi tiết hàng hoá là một công việc có khối lượng lớn và là khâu hạch
toán phức tạp của doanh nghiệp. Việc hạch toán chi tiết vật tư đòi hỏi phản ánh cả
giá trị số lượng và chất lượng vật liệu theo từng người phụ trách . Trong thực tế có
ba phương pháp hạch toán chi tiết hàng hoá và tuỳ vào điều kiện của mình mỗi
doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một phương pháp thích hợp:
-
Phương pháp thẻ song song

-
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
-
Phương pháp số dư

7
Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá của công ty TNHH kỹ thuật và thương mại
Hoàn Trang. Công ty tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ và
cuối tháng lập các báo cáo tài chính.
Ghi chú:
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Ghi hàng ngày

Hình 1.2: Nhật ký chung
1.2.3. Chứng từ trong Quản lý hàng hoá
+ Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá
+ Phiếu nhập kho
+ Phiếu xuất kho
+ Hoá đơn cước vận chuyển
+ Phiếu báo hàng hoá còn lại cuối kỳ
+ Biên bản kiểm kê hàng hoá
+Bản dự trù hàng hoá
1.2.4.Quy trình thực hiện quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ thuật và
thương mại Hoàn Trang
Như chúng ta đã biết hàng hoá trước khi xuất ra thị trường phải trải qua các
công đoạn phân tích, lựa chọn, thu mua, kiểm kê, bảo quản, do đó công việc quản lý

`






Phiếu nhập kho
Sổ chi tiết vật
tư
Bảng tổng hợp nhập
xuất tồn hàng hoá
Phiếu xuất kho
Sổ nhật ký
chung
Sổ cái tài khoản
152,154
Bảng tính giá thành
sản phẩm
8
hàng hoá là vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp kinh doanh. Đối với
Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn Trang công tác quản lý hàng hoá
được giao cho phòng Kế hoạch hàng hoá. Và các hoạt động chính của công tác quản
lý hàng hoá được diễn ra như sau: gồm hai bộ phận, bộ phận nhập hàng và xuất

hàng.
a.
Bộ phận nhập hàng
Bộ phận này có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ các bản dự trù mà các bộ phận,
các đơn vị trong công ty gửi lên. Và tổng hợp tất cả các bản dự trù này thành một
bản dự trù chung gửi lên ban giám đốc, ban giám đốc sẽ duyệt và gửi cho bộ phận
đặt hàng. Bộ phận đặt hàng sẽ lựa chọn nhà cung cấp, lập và gửi đơn đặt hàng đến
cho nhà cung cấp.
Khi hàng về cùng với hoá đơn bộ phận nghiệm thu sẽ có nhiệm vụ kiểm tra
số lượng, chất lượng hàng hoá vật tư.
-
Nếu như hàng hoá đúng như hoá đơn đặt hàng sẽ cho nhập vào kho.
-
Nếu không đáp ứng được các tiêu chuẩn như hoá đơn đã ghi thì sẽ lập biên bản
kiểm nghiệm, không nhận lượng hàng đó và trả lại cho nhà cung cấp.
b.
Bộ phận xuất hàng
Sau khi nhận hoá đơn từ bộ phận bán hàng, tiến hành kiểm tra lượng hàng tồn
phù hợp với số lượng yêu cầu, nhất là loại mặt hàng gạch ốp lát ,yêu cầu lượng
hàng xuất ra phải cùng lô trong một ngày và một ca, tránh tình trạng chênh lệch về
kích thước và màu sắc đối với một mã hàng.
-Khi kiểm kê hàng đủ số lượng yêu cầu tiến hành xuất hàng
-Nếu không đủ hàng gửi trả lại hoá đơn. Tuy nhiên trong trường hợp số lượng hàng
trong hoá đơn lớn thì bộ phận xuất hàng sẽ yêu cầu bộ phận nhập hàng tiến hành
nhập đủ số lượng yêu cầu.
Cuối mỗi ngày bộ phận quản lý hàng hoá sẽ tiến hành kiểm kê, tổng hợp và đưa
ra danh sách các hàng hoá về số lượng đã nhập xuất tồn. Để từ đó giúp cho bộ phận
bán hàng nắm bắt được tình hình nhập - xuất - tồn khi cần thiết và phục vụ cho công
việc bán hàng ngày hôm sau.
Khi hàng về nhập vật tư vào trong kho thủ kho phải làm những công việc sau:

9
-
Quản lý nhập hàng hoá:
+ Lập phiếu nhập kho hàng hoá.
+ Cập nhật hoá đơn hàng về.
Khi hàng hoá đã được nhập kho, công ty có thể lựa chọn các hình thức thanh toán
đó là: thanh toán bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản hoặc cũng có thể là mua
trả chậm nếu công ty chưa có điều kiện thanh toán khi bên bán chấp thuận.
-
Quản lý xuất hàng hoá:
-
công ty xuất hàng hoá từ các kho trực tiếp cho các bộ phận bán hàng. Thủ kho của
công ty quản lý hàng hoá theo sổ kho của mình.
+ Nếu hàng hoá trong kho còn đủ đáp ứng yêu cầu thì thủ kho sẽ xuất hàng
hoá trực tiếp từ các kho và lập phiếu xuất kho.
+ Nếu hàng hoá nào không đủ chất lượng mà đã nhập kho công ty sẽ trả lại.
Nhưng mặt hàng này sẽ được lưu tại kho để chờ xử lý
+ Nếu như hàng hoá trong kho đã hết và không đủ đáp ứng thì thủ kho phải lập
bản dự trù hàng nhập gửi lên ban giám đốc. Cuối mỗi tuần, tháng, quý thủ kho sẽ
gửi thông tin lên phòng kế toán lập các báo cáo sản xuất kinh doanh gồm có: báo
cáo chi tiết hàng hoá, báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn.
Định kỳ hàng năm vào cuối năm thủ kho cùng các bộ phận thực hiện kiểm kê, xác
định chính xác số lượng , chất lượng và giá trị các mặt hàng hiện có. Báo cáo lập
định kỳ từ ngày 27 đến ngày 30 của tháng cuối quý và hàng năm từ ngày 1 đến ngày
10 tháng 1 của năm sau. Các báo cáo gồm :
-
Báo cáo chi tiết
-
Báo cáo tổng hợp tình hình hàng hoá nhập – xuất – tồn

-
Báo cáo chi tiết hàng tồn
1.3. Tình hình ứng dụng tin học quản lý tại Công ty
Qua thời gian thực tập tại phòng kế hoạch hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ
thuật và thương mại Hoàn Trang, có thể đưa ra một số nhận xét về tình hình
quản lý của công ty như sau:
Tại bộ phận kế hoạch hàng hoá có ba máy tính :hai máy tính có cấu hình là 256
MB RAM, dung lượng đĩa cứng 40GB, hệ điều hành WINDOWS XP, máy còn lại

10
512 MB RAM, dung lượng đĩa cứng 80 GB, hệ điều hành WINDOW XP. Tại bộ
phận kế toán cũng được trang bị tương tự nhưng chỉ dùng để soạn thảo văn bản, in
các mẫu hoá đơn, mẫu phiếu thanh toán. Các nhân viên trong công ty chủ yếu ghi
chép bằng tay, chỉ có kế toán làm những công việc liên quan đến máy tính nhưng rất
hạn chế. Công ty không sử dụng máy tính thường xuyên nên Giám đốc chưa có kế
hoạch cho nhân viên đi học thêm tin học ứng dụng và mua thêm máy tính mới.
Trong công ty, bộ phận quản lý hàng hoá luôn phải quản lý và cập nhật một khối
lượng lớn hàng hoá mỗi ngày với hàng trăm mã hàng khác nhau, việc tính toán
phức tạp dễ nhầm lẫn, việc quản lý sổ sách cồng kềnh, dễ nhầm lẫn, thất lạc Vì
vậy khi Ban Giám đốc cần thông tin thì sẽ không đáp ứng kịp thời, do đó không
đảm bảo được sự nhanh nhạy chính xác trong việc xử lý thông tin.
1.4.Tính cấp thiết của đề tài
Công ty chuyên cung cấp một số lượng lớn mặt hàng vật liệu xây dựng và
thiết bị vệ sinh cho các cửa hàng bán lẻ khu vực Hà Nội và một số vùng lân cận, vì
vậy công việc quản lý về số lượng, qui cách, chủng loại hàng hoá đòi hỏi phải chính
xác và nhanh nhạy để đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường. Tuy công việc không quá
khó khăn nhưng việc ghi chép nhiều, thao tác tìm kiếm mất nhiều thời gian và việc
tính toán dễ nhầm lẫn, việc quản lý sổ sách phức tạp dễ thất lạc không đảm bảo
chính xác trong việc xử lý thông tin. Do đó việc xây dựng một chương trình quản lý
hàng hoá của công ty là rất cần thiết đáp ứng được thông tin trong công tác quản lý

một cách chính xác và nhanh chóng. Vì vậy việc áp dụng công nghệ thông tin, đưa
máy tính vào công tác quản lý vật tư là yêu cầu cấp bách cần được giải quyết.
Việc theo dõi tình hình nhập xuất, khối lượng tồn kho trong toàn công ty còn
rất khó khăn. Muốn biết tình hình kinh doanh của công ty tại một thời điểm nào đó
thì nhà quản lý phải thông báo cho các bộ phận trong công ty, đưa ra các báo cáo về
tình hình nhập - xuất - tồn. Sau đó lọc từng thông báo và so sánh, những công việc
này rất mất thời gian. Công việc ghi chép quản lý tên, ký hiệu hàng hoá còn chưa
thống nhất gây khó khăn cho người có trách nhiệm theo dõi tổng hợp. Từ đó có thể
dẫn đến sai sót trong việc quản lý khối lượng hàng hoá lớn làm ảnh hưởng nghiêm
trọng trong quá trình hạch toán kinh doanh của công ty. Với những lý do trên, việc

11
xây dựng một chương trình quản lý hàng hoá của công ty là rất cần thiết đáp ứng
được thông tin trong công tác quản lý một cách chính xác và nhanh chóng.
Bài toán quản lý hàng hoá bằng máy tính phần nào thay thế được một phần
công việc cho nhân viên ở bộ phận kế hoạch hàng hoá đồng thời tạo điều kiện giúp
cho nhân viên trong công ty tiếp xúc và làm quen với máy tính. Thực hiện cơ chế tự
động hoá trong các khâu quản lý bằng máy tính. Do vậy nhân viên không phải thực
hiện công việc ghi chép và tìm kiếm thủ công nữa, đồng thời đưa tin học vào ứng
dụng rộng rãi.
1.5. Một số vấn đề về đề tài nghiên cứu
1.5.1. Mục Tiêu Của Đề Tài
Lợi nhuận là cái đích cuối cùng của các doanh nghiệp. Chính vì vậy mà việc
giải quyết những bất cập và hạn chế trong bộ máy quản lý hàng hóa, và việc phát
triển đề tài quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ thuật và thương mại Hoàn
Trang là rất đúng đắn ,thực sự cần thiết cho công ty để có thể phát triển kinh doanh.
Đề tài này ra đời nhằm khắc phục được những nhược điểm của hệ thống cũ và
hệ thống mới cần đạt những yêu cầu sau:
-
Hệ thống mới phải tối ưu hoá về tính năng sử dụng như phải dễ dàng cập nhật các

hoá đơn nhập - xuất, đưa ra báo cáo tổng hợp tồn kho theo yêu cầu của nhà quản lý.
-
Tự động hoá hệ thống tránh việc cập nhật thông tin một cách thủ công .
-
Màn hình giao diện đẹp, bài trí rõ ràng và khoa học.
-
Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.
-
Đảm bảo xử lý thông tin nhanh gọn, chính xác số lượng tồn - nhập - xuất hàng hoá.
1.5.2. Chức năng của đề tài
•
Hệ thống: Thực hiện quản lý tất cả các thông tin về người dùng và quyền hạn của
họ. Phần chương trình này bao gồm:

Quản lý nhóm người sử dụng

Quản lý trực tiếp người sử dụng
•
Danh mục: Thực hiện cập nhật toàn bộ các thông tin được sử dụng chung trong
chương trình. Phần này bao gồm :

Danh mục hàng hoá

12

Danh mục nhà cung cấp

Danh mục tài khoản

Danh mục loại chứng từ


Danh mục kho

Phân loại hàng hoá
•
Cập nhật: Phần này bao gồm toàn bộ các quy trình nhập hoá đơn, chứng từ

Lập phiếu nhập hàng

Lập phiếu xuất hàng

Lập đơn đặt hàng:

Lập bản dự trù hàng nhập
•
Báo cáo

Nhập - xuất - tồn

Chi tiết hàng tồn kho
1.5.3.Phương pháp nghiên cứu
- Các bước xây dựng một hệ thống quản lý hàng hoá
Thông qua việc khảo sát thực tế để từ đó đưa ra được những phân tích và thiết kế
cơ sở dữ liệu là ba việc rất quan trọng để xây dựng được một chương trình quản lý
và nó được xây dựng như sau:
•
Khảo sát: Đây là công việc rất quan trọng, tiến hành tìm hiểu khảo sát hệ thống
hiện tại, nhằm mục đích phát hiện ra những nhược điểm còn tồn tại của hệ thống
hiện tại, để từ đó đề xuất phương án khắc phục và đưa ra bài toán khả thi giúp tối
ưu hoá công tác quản lý cho giai đoạn tiếp theo trong hệ thông mới

•
Phân tích hệ thống: Tiền hành phân tích hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ
khái niệm cho hệ thống mới và việc phân tích được chia làm hai công đoạn :
+ Phân tích về xử lý: Sử dụng biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ
liệu.
+ Phân tích về dữ liệu: Sử dụng lược đồ về dữ liệu theo mô hình thực thể liên
kết.
•
Thiết kế hệ thống: Bao gồm hai giai đoạn thiết kế tổng thể và thiết kế chi tiết.
1.5.4.Yêu cầu của HTTT quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH kỹ thuật và

13
thương mại Hoàn Trang
Phần mềm đó phải đạt được các yêu cầu sau:

Xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất.

Đảm bảo các cập nhật, quản lý, tìm kiếm nhanh cho người quản lý.

Giao diện với người dùng phải thuận tiện và mang tính trực quan.
Đặc biệt phải linh động và dễ dàng nâng cấp khi có nhu cầu.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THÔNG TIN
2.1. Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý
2.1.1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
Thông tin là các bản tin, thông báo, tài liệu được phát đi từ nguồn phát tin tới
đối tượng nhận tin nhằm cung cấp sự hiểu biết nào đó tới đối tượng nhận tin.
Hệ thống thông tin (HTTT) là một tập hợp những con người, các thiết bị
phần cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và
phân phối thông tin trong một tập hợp các rằng buộc được gọi là môi trường.

Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết vị tin học
hoặc không tin học. Đầu vào của HTTT được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi
hệ thống sử dụng nó cùng các dữ liệu đã đước lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý được
chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu.


Hình 1.3: Sơ đồ xử lý dữ liệu










Phân phát
Đích

Kho dữ
liệu
Xử lý và lưu trữ
Thu thập
Ngu
ồn


14
Đầu vào của hệ thống đó là các loại chứng từ: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,

phiếu…
Nguồn của hệ thống: Bên ngoài là nhà cung cấp, khách hàng và bộ phận bên trong
là kho hàng.
Đích của hệ thống đó là Phòng kế toán, phòng hành chính, phòng kinh doanh,
khách hàng.
2.1.2. Phân loại hệ thống thông tin
* Các hệ thống thông tin có thể được phân loại theo các chức năng chúng phục vụ.
•
Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction processing system – TPS) là một hệ
thống thông tin có chức năng thu thập và xử lý dữ liệu về các giao dịch nghiệp
vụ.
•
Hệ thống thông tin quản lý (Management information system - MIS) là một hệ
thống thông tin cung cấp thông tin cho việc báo cáo hướng quản lý dựa trên việc
xử lý giao dịch và các hoạt động của tổ chức.
•
Hệ thống hỗ trợ quyết định (Decision support system – DSS) là một hệ thống
thông tin vừa có thể trợ giúp xác định các thời cơ ra quyết định, vừa có thể cung
cấp thông tin để trợ giúp việc ra quyết định.
•
Hệ thống thông tin điều hành (Excutive information system – EIS) là một hệ
thống thông tin hỗ trợ nhu cầu lập kế hoạch và đánh giá của các nhà quản lý
điều hành.
•
Hệ thống chuyên gia (Expert System) là hệ thống thông tin thu thập tri thức
chuyên môn của các chuyên gia rồi mô phỏng tri thức đó nhằm đem lại lợi ích
cho người sử dụng bình thường.
•
Hệ thống truyền thông và cộng tác (Communication and collaboration system)
là một hệ thống thông tin làm tăng hiệu quả giao tiếp giữa các nhân viên, đối

tác, khách hàng và nhà cung cấp để củng cố khả năng cộng tác giữa họ.

15
•
Hệ thống tự động văn phòng (Office automation system) là một hệ thống thông
tin hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ văn phòng nhằm cải thiện luồng công việc
giữa các nhân viên.
* Phân loại hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp
quản lý chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ.
Hệ thống thông tin quản lý hàng tồn kho thuộc loại hành chính tác nghiệp. Các hệ
thống thông tin mức tác nghiệp có đặc trưng là hướng nghiệp vụ. Chúng tập chung
vào việc xử lý các nghiệp vụ tài chính, nhằm cung cấp các thông tin tài chính cần
thiết. Vậy nên, các hệ thống thông tin tài chính mức tác nghiệp thừơng được gọi là
các hệ thống thông tin xử lý nghiệp vụ. Thông tin đầu ra của hàng tồn kho đó là các
báo cáo theo ngày, theo năm hay theo tháng của số lượng và giá trị hàng hoá.
2.2. Các công đoạn của phát triển hệ thống thông tin
Phương pháp được trình bày ở đây có 7 giai đoạn, mỗi giai đoạn bao gồm một dãy
các công đoạn được liệt kê dưới đây . Cuối mỗi giai đoạn là phải kèm theo việc ra
quyết định về việc có tiếp tục hay chấm dứt việc phát triển của hệ thống. Quyết
định này được trợ giúp dựa trên báo cáo mà phân tích viên hoặc nhóm phân tích
viên trình bày cho nhà sử dụng. phát triển hệ thống là một quá trình lặp. Tuỳ theo
kết quả một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước
để khắc phục những sai sót. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình
đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn
thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Và sau đây là mô tả
sơ lược các giai đoạn của phát triển hệ thống thông tin.
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám
đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả

của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện khá nhanh và
không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau :

16
1.1 Làm rõ yêu cầu
1.2 Khảo sát sơ bộ
1.3 Lập dự án sơ bộ
1.4 Đánh giá tính khả thi của dự án
1.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết được tiến hành ngay sau khi có sự đánh giá thuận lợi của giai đoạn
yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ những vấn đề đang
nghiên cứu, xác định được đích thực nguyên nhân của những vấn đề đó, xác định
những đòi hỏi và những giàng buộc áp đặt đối với hệ thống muốn đạt được. Trên cơ
sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ được quýêt định tiến hành hay ngừng phát
triển một hệ thống mới. Để làm được những công việc đó giai đoạn phân tích chi tiết
bao gồm những công đoạn sau :
2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết
2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại
2.3 Nghiên cứu hệ thống thông tin thực tại
2.4 Đưa ra chuẩn đoán, xây dựng mục tiêu của hệ thống
2.5 Viết chi tiết dự án
2.6 Đánh giá tính khả thi
2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết
Giai đoạn 3: Thiết kế logic
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông
tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục
tiêu đã thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm
thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ
sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải

thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (Inputs). Mô hình logic sẽ
phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế logic bao gồm những
công đoạn sau:

17
3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu Logic
3.2 Thiết kế xử lý
3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào
3.4 Viết tài liệu hệ thống
3.5 Hợp thức hoá mô hình logic
Giai đoạn 4 : Đề xuất các phương án của giải pháp
Mô hình logic cua hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô
hình được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm
phân tích viên sẽ phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là
việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi phương
pháp là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng phải là một mô
hình chi tiết.
Tất nhiên người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình
vật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhưng chi phí tạo ra chúng là rất lớn.
Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các
mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi
ích của mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ được
trình bày lên người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hịên. Những người
sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà
vẫn tôn trọng các rang buộc của tổ chức. Sau đâ y là các công đoạn của giai đoạn
đề xuất các phương án giải pháp:
4.1 Xác định các ràng buộc của tổ chức
4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp
4.3 Đánh giá các phương án của dự án
4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn này

Giai đoạn 5 : Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết
kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có : trứơc hết là một tài liệu bao chứa tất
cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc sử dụng và nó mô tả cả phần thủ

18
công và cả những giao diện với phần tin học hoá. Những công đoạn của thiết kế
vật lý ngoài:
5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)
5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá
5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công
5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học
hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm
về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao
tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển
khai thực hiện kế hoạch hệ thống là như sau:
6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
6.2 Thiết kế vật lý trong
6.3 Mua sắm phần mềm và lập trình
6.4 Thử nghiệm hệ thống
6.5 Chuẩn bị tài liệu
Giai đoạn 7 : Cài đặt và khai thác
Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc truyền dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống
mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít
nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này bao gồm các công
đoạn sau:
7.1 Lập kế hoạch cài đặt

7.2 Chuyển đổi
7.3 Khai thác, thử nghiệm và bảo trì
7.4 Đánh giá
2.3.Các khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu

19
2.3.1. Cơ sở dữ liệu và Hệ cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu (viết tắt CSDL - database) được hiểu theo cách định nghĩa kiểu kĩ
thuật thì nó là một tập hợp thông tin có cấu trúc. Tuy nhiên, thuật ngữ này thường
dùng trong công nghệ thông tin và nó thường được hiểu rõ hơn dưới dạng một tập
hợp liên kết các dữ liệu, thường đủ lớn để lưu trên một thiết bị lưu trữ như đĩa hay
băng. Dữ liệu này được duy trì dưới dạng một tập hợp các tập tin trong hệ điều
hành hay được lưu trữ trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
Hệ cơ sở dữ liệu: Hệ CSDL là một hệ thống gồm 4 thành phần:
-CSDL hợp nhất
-Những người sử dụng:
Người sử dụng của hệ là bất kỳ một con người nào có nhu cầu truy nhập vào CSDL,
có nghĩa là người sử dụng bao gồm tất cả những người sử dụng cuối, những người
viết các chương trình ứng dụng và những người điều khiển toàn bộ hệ thống.
Phần cứng của hệ bao gồm các thiết bị nhớ thứ cấp được sử dụng để lưu trữ CSDL.
Sự phân loại của các hệ CSDL:
Có hai loại kiến trúc hệ CSDL: tập trung và phân tán.
-
Các hệ CSDL tập trung: Hệ CSDL cá nhân, hệ CSDL trung tâm, hệ CSDL
khách/chủ.
-
Các hệ CSDL phân tán: Hệ CSDL phân tán thuần nhất, hệ CSDL phân tán
không thuần nhất.
2.3.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL - Database Management System -

DBMS), là phần mềm hay hệ thống được thiết kế để quản trị một CSDL. Cụ thể,
các chương trình thuộc loại này hỗ trợ khả năng lưu trữ, sửa chữa, xóa và tìm kiếm
thông tin trong một CSDL. Có rất nhiều loại hệ quản trị CSDL khác nhau: từ phần

20