chuyên đề văn bản và soạn thảo văn bản

 CNG BÀI GING
CHUYÊN 
VN BN VÀ

SON THO VN BN
àNng, tháng

01.

2010
VN BN VÀ

SON THO VN BN
I. Khái

nimvàchcnng

cavnbn
Vnbn(VB) làgì?
1 Khái

nim:
-Vnbn

nói

chung

là

mtloiphng

tin

ghi

tin và

truyn

đt

thông

tin bng

ngôn

ng

(hay mtloikíhiu)
nht

đnh. VB đc

hình

thành

trong

nhiulnh

vcca

đi
sng

xã

hi. Tùytheotng

lnh

vcc

th

ca

đisng

XH
và

QLNN (qun

lý

nhhà

nc) mà

VB có

nhng

ni

dung
và

hình

thcth

hin

khác

nhau.
-Vnbnlàsnphmcahot

đng

giao

tipbng

ngôn

ngdng

vit. Vnbnthng

là

tphpca

các

câu

có

tính

trnvnv

ni

dung và

hoàn

chnh

v

hình

thc, có

tính

liên

ktchtch

và

hng

ti1 mctiêugiaotipnht
đnh.
VN BN VÀ

SON THO VN BN
2. Vnbnhànhchính(VBCH) làgì?
VBHC là

VB cacácc

quan

NN dùng

đ

ghi

chép,
truyn

đt

các

quyt

đnh

QL (qun

lý) và

các

thông
tin cnthit

cho

hot

đng

QL theo

đúng

th

thc,
th

tc, và

thm

quynlut

đnh
.
-

Nói

cách

khác, VnbnHC làphng

tin

quan

trng
đ

đmbo

thông

tin cho

QL và

nó

phn

ánh

ktqu
hot

đng

caQL, đng

thinótruyn

đt

ý chí, mnh

lnh

ca

các

CQNN (c

quan

nhà

nc)

cho

cpdi.
VBHC là

thông

tin giao

dch

chính

thcgiacácc

quan,
t

chcvi

nhau

hocgia

NN vit

chcvàcôngdân.
VN BN VÀ

SON THO VN BN
II. Chcnng

cavnbnhànhchính
1. Chcnng

thông

tin:
ây

là

chcnng

c

bnvàtng

quát

nhtca

VBHC nói

chung:
vìtrongtrongquátrìnhQL, điu

hành

và

trong

các

hot

đng

ca

các

CQNN thì

VB là

phng

tintruynti

thông

tin quan

trng

nht

đ

điuhànhb

máy

QLNN
+ Thông

tin v

ch

trng

đng

lica

ng

và

Nhà

ncliên
quan

đnmctiêuvàphng

hng

hot

đng

lâu

dài

cac

quan; v

nhimv, mctiêuhot

đng

c

th

catng

c

quan
+ Ghi

li

các

thông

tin qunlý
+ Truyn

đt

thông

tin QL t

ninàyđnni

khác

trong

h

thng

QL hay t

CQQLNN đnqun

chúng

nhân

dân.
+ Giúp

cho

các

CQQLNN đánh

giá

các

thông

tin thu

đcqua

các

h

thng

truyn

đt

thông

tin khác.
VN BN VÀ

SON THO VN BN
II. Chcnng

cavnbn

hành

chính

(QL).
2. Chcnng

qunlý
-

VBHC là

phng

tinhuhiu

trong

vic

truyn

đtcácquyt

đnh

QL cho

cpdimtcáchthun

li

và

chính

xác.
-

VBHC giúp

cho

các

nhà

QL t

chc, điuhànhtt
công

vicQL camìnhvàlàc

sđtheo

dõi,

kim
tra, đánh

giá

cpdi

theo

quy

trình

qunlý. Nólà

c

s

pháp

lý

đ

đ

ra

các

quy

đnh

đmbo

tính

pháp

lut.

VN BN VÀ

SON THO VN BN
II. Chcnng

cavnbn

hành

chính

(QL).
3. Chcnng

pháp

lý
-

VBHC là

phng

tin

đ

ghi

chép

và

truyn

đt

các

quy

phm

pháp

lutvàđ

điutitcácmi

quan
h

xã

hibng

h

thng

lut

pháp

đã

đcvnbn

hóa, to

điukinph

binrng

rãi, đy

đ

chính

xác

victhc

thi

pháp

lut

và

QLNN, quan

h

xã

hi
đc

nghiêm

minh, đúng

đnvàthng

nht.
-Nólàc

s

pháp

lý

cho

các

quyt

đnh

QL và

các

thông

tin QL khác

ca

các

CQNN t

TW đn

đa

phng.
VN BN VÀ

SON THO VN BN
III. H

thng

VB canc

CHXHCNVN:
1. Vnbn

quy

phm

pháp

lut:
L, PL, L, NQ, NQLT, N, Q, CT, TT, TTLT.
2. Vnbncábit:
(Quyt

đnh, ch

th

thành

vnmangtínhápdng

pháp
lutdo c

quan, công

chc

NN có

thm quyn

ban hành

theo

trình

t, th

tc
nht

đnh )
3. Vnbn

hành

chính

thông

thng: ( không

đa

ra

các

quyt

đnh

qunlý, do đó

không

dùng

đ

thay

th

cho

vnbn

QPPL hocvnbncá

bit)
4.Vn bnqunlýlnh

vc

chuyên

môn: (các

loihóađn, séc, các

loi
vnbng, chng

ch)
5. Các

loihp

đng: (hp

đng

kinh

t, hp

đng

dân

s, hp

đng

lao

đng)
6. Các

vnbn

chuyn

đi: (Ni

quy, quy

ch, quy

đnh

catng

c

quan

đn
v

trong

tng

lnh

vcQL c

th)
Các

loivnbnhànhchính(VBHC)
* Vnbncábit: (VBCB) là

nhng

quyt

đnh

QL
thành

vnmangtínhápdng

lut, do c

quan, công

chcNN cóthm

quyn

ban hành

theo

trình

t, th

tcnht

đnh

nhm

đa

ra

các

quy

tcx

s

riêng

đivi1 hoc

1 nhóm

đitng

c

th, đcch

rõ,
hay nói

cách

khác

đ

gii

quytcôngvicc

th.
(VD: Q ca G Bu

đin

khen

thng

các

đnv,
cá

nhân

có

thành

tích

cao

trong

công

tác

thi

đua

6
tháng

đunm

2008)

Vnbncábitcó2 loi: Quyt

đnh

cá

bitvàCh
th

cá

bit.
Vnbncábit: (VBCB)
-Quyt

đnh

cá

bit: (Q áp

dng

PL)

là

VB đcban
hành

đ

gii

quyt

các

công

vicc

thđivi

đi

tng

c

th. ólànhng

quyt

đnh

lên

lng,
khen

thng, k

lut, b

nhim, minnhim, phê

duytd

án

…)
-Ch

th

cá

bit: là

VB đc

ban hành

đ

vnhànhb

máy

thuc

quynQL ca

đnv

và

nhmthchin

ttchcnng, nhimv

mà

NN giao

cho

đnv, có

ni

dung cha

đng

các

mnh

lnh

cacptrêngiao
cho

cpdi

trong

victhchin

pháp

lutvàcác

nhimv

c

th

phát

sinh

trong

quá

trình

QL
Vnbn

hành

chính

thông

thng: (VBHCTT)
-Vnbn

HCTT là

loivnbnmangtínhthôngtin, điu

hành

nhmthc

thi

các

VBQPPL (v
nbn

quy

phm

ph
áp

lut), hoc

dùng

đ

giiquyt

các

công

vicc

th,
phn

ánh

tình

hình, giao

dch, trao

đi, ghi

chép

các

công

victrongcácc

quan

t

chc. Ni

dung ca

thông

tin
mang

tính

cht

điuhànhtácnghiphànhchính.VBHCTT

không

đa

ra

các

quyt

đnh

QL do đó

không

đcdùngđ
thay

th

cho

VBQPPL hocVBCB
-

Các

hình

thc

VBHCTT:
+ VBHC không

có

tên

loi: (công

vnhànhchính)
+ VBHC có

tên

loi: iul, quy

ch, quy

đnh, k

hoch,
quy

hoch, chng

trình, chinlc, đ

án, thông

báo, báo

cáo…
Vnbnchuyên

môn-k

thut: (VBCM-KT)
-Vnbn

chuyên

môn-k

thutlàloivn

bn

do mtc

quan

QLNN trong

mtlính

vcnht

đnh, đc

NN y

quyn

ban
hành, dùng

đ

QL mtlnh

vc

điu

hành

cab

máy

NN, loi

VB này

mang

tính

đc

thù

và

thucthm quyn

ban hành

riêng

catng

c

quan

NN theo

quy

đnh

ca

pháp

lut.
(+ Giy

khai

sinh: do c

quan

T

pháp

ban
hành; Bnh

án: do B

Y t

ban hành…)
Sđ

h

thng

VBQLNN
Sđh

thng

VBQLNN

CQLP (13)
QH
HP,Lt, NQ
UBTVQH
PL,NQ
HNN
các

cp
NQ
CQHP (15,16)
CQHP-QLC
CP: NQ,N
CTN: L, Q ( 14)
TTg: Q, CT
Các

B:
Q
CT
TT
TTLT
CQHP-QLCM
CQTP (17)
TANDTC
HTPTANDTC
NQ
CA.TANDTC
Q
CT

TT
VKSNDTC
VT
VKSNDTC
Q
CT
TT
UBNN các

cp
Q. CT
QUY TRÌNH SON THO VÀ

BAN HÀNH VN BN
Quy

trình

sontho

và

ban hành

VB là

trình

t

các

bc

đcspxpkhoahcmàc

quan

QLNN nhtthitphitin

hành

trong

công

tác

sontho

và

ban hành

vnbn

theo

đúng

chcnng, nhimv, quynhnvà

phmvi hot

đng

(4 bc)
-Chunb
-Lp

đ

cng, vitbntho
-

trình

duyt, ký

vnbn
-

Hoàn

thinth

tc

hành

chính

đ

ban hành

VB
QUY TRÌNH SON THO VÀ

BAN HÀNH VN BN
Bc1: chunb
-

Phân

công

sontho: c

quan

đnv

hoccá
nhân

sontho
-

Xác

đnh

mc

đích

ban hành

VB, đitng

và

phmvi ápdng

caVB
-

Xác

đnh

tên

loiVB
-

Thu thpvàx

lý

thông

tin
QUY TRÌNH SON THO VÀ

BAN HÀNH VN BN
Bc2: lp

đ

cng

và

vitbntho
-Lp

đ

cng:
+ 

cng

VB là

bntrìnhbàynhng

đimctyudđnh

th

hin



ni

dung VB
+ 

cng

VB đc

xây

dng

trên

c

s

nhng

vn

đ

đcxác
đnh

trong

mc

đích

và

giihncaVB
+ Có

th

XD đ

cng

chi tit, hocs

lc
-Vitbntho:
+ Dùng

livn, câu

chđc

th

hóa

nhng

ý tng, nhng

d

kin

đc

xác

lp

đcng
+ Khi

vitbntho, cnphi

bám

sát

đ

cng, phân

chia

dung
lng

trong

tng

chng, mc, đonchohp

lý. S

dng

linh

hotcáct, cmt, liên

ktcáccâu, đon

đ

VB tr

thành

mt

th

thng

nht, trnvnv

ni

dung và

hình

thc.
+ Kim tra, rà

soát

bntho: kimtrab

ccni

dung: đã

lôgic

cha, đy

đ

các

ý cntrìnhbàycha, các

ý trình

bày

đã

phù

hp
vimc

đích

ban hành

VB hay cha, ý trng

tâm

caVB đãni

bt

hay cha.
+ Kimtrav th thcVB, v ngôn ng din đtvàtrìnhbày

QUY TRÌNH SON THO VÀ

BAN HÀNH VN BN
Bc

3: trình

duyt, ký

vnbn
-C

quan, đnv

sonthoVB trìnhh

s

trình

duytd

tho

VB lên

cp

trên

(tpth

hoc

cá

nhân) đ

xem

xét

thông

qua.
-H

s

trình

duyt

bao

gm các

giyt

sau:

+ T

trình

hocphiutrìnhd

thoVB
+ Bnd

tho
+ VB thm

đnh

(nucó)
+ Bntphpý kinthamgia(nucó)
+ Các

vnbngiyt

khác

liên

quan

(nucó)
Trng

hp

không

có

h

s

trình

duytthìphitrctiptng

trình

vith

trng

v

VB
* ivi

VB thông

qua theo

chđtpth

và Q theo

đas: các
thành

viên

d

hpphi

đúng

thành

phn, có

đ

t

cách

và

thm

quyn. VB đc

thông

qua khi

đmbos

phiu

theo

quy

đnh

caPL.
* iviVB đc

thông

qua theo

chđmtth

trng: trên

c
s

bàn

bc, tìm

hiu, thng

nhtý kinviban lãnhđo, th

trng

xem

xét

ký

ban hành

và

phichu

trách

nhimpháplýv
VB mình đã ký.
QUY TRÌNH SON THO VÀ

BAN HÀNH VN BN
Bc

4: hoàn

thinth

tc

hành

chính

đ

ban hành

VB (thuc

nhimv

ca

cán

b

vnth)
-Ghis, ngày

tháng

nm

ban hành

VB
-Vàos

VB đi, s

luVB
-Kimtralncuiv

th

thcVB
-NhânVB đ

s

lng

ban hành
-

óng

duc

quan
-

Bao

gói

và

chuyngiaoVB
Vinhng

VB quan

trng, ban hành

kèm

theo

phiu
giVB, cntiptc

theo

dõi

s

phnhicac

quan

nhnVB.
Phng

pháp

sonthomts

loiVBHC
1. Sontho

quyt

đnh

cá

bit:
-

V

th

thc: gm

9 thành

phnc

bnvàmts

thành

phn
b

sung (tên

ngi

đánh

máy, s

lng

ban hành). Trình

bày

theo

quy

đnh

ca

1 VBHC có

tên

loi.
-

V

b

cc: gm2 phn
+ Phnmđu: nêu

các

cncđban hành

quyt

đnh
+ Phnni

dung: nêu

các

quy

đnh

(đctrìnhbàydidng

điu: t

2-5 điu)
* iu1: quyđnh

thng

vào

vn

đ

chính

(đã

đcnêu

phntríchyuni

dung, nhng

cn

đc

trình

bày

c

th

hn)
* iu

2, và

các

điutiptheoquyđnh

nhng

h

qu

pháp
lý

nãy

sinh

tđiu1
* iucui

cùng: quy

đnh

hiulcvàcácđitng

thi

hành

quyt

đnh. (xem

ph

lcI)
Phng

pháp

sonthomts

loiVBHC
2. Sonthocôngvn
a.

Yêu

cu: -

Mi

công

vnch

cha

đng

1 chđ

và

ch

nêu

mts

v

nht

đnh
-

Công

vnphivitngngn, súc

tích, rõ

ràng, ý
tng

phnánhsátvichđ.
-

Ngôn

ng

s

dng

trong

công

vnphi

khoa

hc,
lch

s, nghiêm

túc, có

tính

thuytphc
-Phi

đúng

vith

thc

quy

đnh

ca

pháp

lut, đc

bitphicóphntríchyuni

dung
Phng

pháp

sonthomts

loiVBHC
2. Sonthocôngvn.
b. B

ccca

công

vn
-Phicóquchiuvàtiêung
-

Tác

gi

ban hành

(tên

c

quan

ch

qunvàtênc

quan

ban
hành

vnbn)
-s

và

ký

hiuca

công

vn
-

adanhvàngàythángnm

ban hành
-Ch

th

nhncôngvn
-Tríchyuni

dung cacôngvn

-Ni

dung cacôngvn
-ch

ký

và

đóng

du, h

và

tên

ngi

ký

công

vn
-Nigi

công

vn
Phng

pháp

sonthomts

loiVBHC
c. K

thutsonthoni

dung cacôngvn
-Vindn(Phnmđu): phi

nêu

rõ

lý

do tisaophi

ban hành

CV

đó. (Lý

do hocc

sđban hành

CV)
-

Ni

dung chính: Phinêusátvichđhocnhng

vn
đ

đã

đcnêutrongvindn. Tùy

theo

tng

loich

đ, công

vncónhng

cách

vit

cho

phù

hp. Trc

khi
vitphixiný kincalãnhđo

đ

đchng

dnv

ni

dung công

vn. Spxpý nàonêutrc, ý nào

nêu

sau

đ

công

vnth

hintínhlogic. Vn

phong

phi

phù
hpvitng

loicôngvicvàcnphicólpluncht

ch

các

vn

đ

đara.
(CV cám

n: nh

nhàng, chân

tình, CV đ

xut: phi
nêu

lý

do xác

đáng, CV tip

thu

ý kin: th

hins

mmdo, khiêm

tn, CV t

chi: th
hns

lch

s, phicóli

đng

viên

an i )
-Kt

thúc: phingngnvàch

yu

đ

nhnmnh

chđ
và

xác

đnh

trách

nhimcangithchinvàcó

nhng

công

vnl

ý cnphicólichàolch

s
Phng

pháp

sonthomts

loiVBHC
3. Phng

pháp

sonthobáocáo
a. Yêu

cu: khi

sontho

báo

cáo

phi

đmbotínhtrung

thc

và

chính

xác, phiphn

ánh

trung

thc

và

khách

quan.
Nêu

đúng

u, khuyt

đim, nhng

viccngiiquytvà

nhng

viccòntn

đng, không

đcthiênv, thêm

bt,
bóp

méo

s

tht.
-Ni

dung báo

cáo

phic

th, có

trng

tâm, trng

đim. Yêu
cunàyđtravn

đ

là

không

đcvit

chung

chung, thu

thpvàx

lý

s

liu, chnlct

liu

đa

vào

báo

cáo

phi

tuyt

đi

chính

xác.
-

Báo

cáo

phikpthi: th

hiný thct

chck

lutvàtôn
trng

cp

trên, có

trách

nhimvi

công

vic, đ

lãnh

đo

nm

đc

thông

tin mt

cách

kpthivàđaranhng

quyt

đnh

chính

xác.
3. Phng

pháp

sonthobáocáo
b. Phng

pháp
* Chunb:
-Phixácđnh

mc

đích, yêu

cucabn

báo

cáo

đó.
-Phixâydng

đ

cng

khách

quan

ca

báo

cáo:
+ ánh

giá

tình

hình, mô

t

s

vic…đãxyra
+ Phân

tích

nguyên

nhân, đánh

giá

tình

hình, xác

đnh

nhng

công

viccnphi

đctiptc
+ 

ra

phng

hng

và

nhng

binphápt

chchot

đng
-

Thu thps

liu

đ

đa

vào

báo

cáo
-X

lý

t

liuvàs

liu
-D

kin

đ

xut
Phng

pháp

sonthomt

s

loiVBHC
Phng

pháp

sonthobáocáo
b. Phng

pháp
* Xây

dng

dàn

bài:
-Mđu: Nêu

điukinvàhoàncnh

nh

hng

đnvic

thchin.
-

Ni

dung:
+ ánh

giá

nhng

viclàmđcvàchalàmđc
+ Nêu

ra

nhng

khuyt

đim

trong

quá

trình

thchin
+ ánh

giá

khái

quát

và

rút

ra

nhng

bài

hc

kinh

nghim
-

Ktlun:
+ Phng

hng

và

nhng

mctiêuphn

đu
+ Nhng

nhimvđkhcphcthiu

sót, khuyt

đim
+ Các

binphápt

chcthchin
+ Nhng

ý kin

đ

xut

đ

kin

nghđivicptrên
+ Nêu

lên

nhng

trinvng

spti
Phng

pháp

sonthobáocáo
b. Phng

pháp
* Vitd

tho

báo

cáo:
-

Nên

dùng

ngôn

ng

ph

thông
-Cnnêunhng

s

kin

kèm

theo

s

liu

đánh

giá
-Cóth

trình

bày

theo

kiumu, sđ
-

Hành

vn

trong

báo

cáo

phimch

lc, rõ

ràng, lôgic, cht

ch, tránh

hintng

phô

trng

sáo

rng. Nu

báo

cáo

chuyên

đ

phi

kèm

theo

bnph

lc. Nubáocáoquan

trng

thì

cnphit

chclyý kin

thông

qua
* Trình

lãnh

đothôngqua:
-Phicós

xét

duytcalãnhđotrckhigibáocáohoc
trckhitrìnhbày