Quản lí tách thửa, hợp thửa đất

UBND HUYỆN LỘC NINH
PHÒNG TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
QUI TRÌNH
TÁCH THỬA – HỢP THỬA – TRÍCH ĐO, TRÍCH LỤC BẢN ĐỒ
1. PHẠM VI ÁP DỤNG LIÊN QUAN:
- Lãnh đạo UBND huyện
- Văn phòng HĐND – UBND huyện
- Phòng Tài nguyên và Môi trường
- Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất
2. TÀI LIỆU LIÊN QUAN:
- Xem Bảng liệt kê văn bản pháp qui qui định liên quan - Tiêu chuẩn ISO 9001:2000
3. ĐỊNH NGHĨA, THUẬT NGỮ VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT:
- Phòng TN-MT: Phòng Tài nguyên và Môi trường
- VPĐK: Văn phòng Đăng ký Quyền sử dụng đất
- GCN QSDĐ: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
4. LƯU ĐỒ
Trách
nhiệm
Chuyên viên VP
ĐKQSDĐ
Phòng TN-MT
Bộ phận đo đạc
Giám đốc/Phó GĐ VP
ĐKQSDĐ
Chuyên viên
VP ĐKQSDĐ
Chuyên viên VP
ĐKQSDĐ
Lưu
đồ
Thời

gian
Thứ 2 đến thứ 5
hàng tuần
02 ngày 13 ngày 02 ngày Trong ngày ký Theo ngày hẹn
Lần ban hành: 01 Trang 1/3
Tiếp nhận hồ
sơ đăng ký
của người dân
Kiểm
tra và
ký bản
- Đóng dấu, cập nhật
sổ theo dõi.
- Tách hồ sơ lưu
Thu lệ phí và
trao bản vẽ
cho người
dân
Đạt
- Đo đạc, trích lục hồ
sơ
- In bản vẽ, cho số
thửa, cập nhật bản đồ
Không đủ điều kiện
Đạt
Thẩm
định
điều
Đủ điều kiện
Chưa đạt

UBND HUYỆN LỘC NINH
PHÒNG TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
QUI TRÌNH
TÁCH THỬA – HỢP THỬA – TRÍCH ĐO, TRÍCH LỤC BẢN ĐỒ
5. DIỄN GIẢI NỘI DUNG QUI TRÌNH:
STT Trách nhiệm thực hiện Nội dung công việc Thời gian Hồ sơ liên quan
1
Chuyên viên Văn phòng
ĐKQSDĐ
-Hướng dẫn, xem xét và tiếp nhận hồ sơ đăng ký tách thửa, hợp
thửa đất.
-Lập biên nhận hồ sơ cho người dân trong đó ghi nhận rõ thành
phần hồ sơ và ngày hẹn nhận kết quả giải quyết.
-Cập nhật vào Sổ theo dõi và lập Phiếu theo dõi quá trình giải
quyết hồ sơ và đính kèm vào hồ sơ (phiếu được luân chuyển trong suốt
quá trình giải quyết).
-Chuyển hồ sơ đến phòng TN-MT.
Thứ 2 đến
thứ 5
-Bộ hồ sơ đăng ký tách thửa, hợp thửa
đất (theo qui định).
-Phiếu theo dõi quá trình
-Sổ theo dõi giải quyết hồ
2
Phòng Tài nguyên – Môi
trường
Thẩm định điều kiện tách thửa – hợp thửa:
-Nếu đủ điều kiện: Xác nhận nội dung trên Đơn đăng ký và
chuyển toàn bộ hồ sơ cho Bộ phận đo đạc thực hiện.
-Trường hợp không đủ điều kiện: Xác nhận trên đơn và chuyển

trả hồ sơ lại cho người dân.
02 ngày
-Bộ hồ sơ đăng ký tách thửa, hợp thửa
đất (theo qui định).
-Phiếu theo dõi quá trình
3
Bộ phận đo đạc
-Thực hiện trích sao hồ sơ địa chính và trích lục bản đồ địa chính
hoặc thực hiện trích đo địa chính thửa đất đối với nơi chưa có bản đồ địa
chính.
-Cập nhật bản đồ địa chính, cho số thửa mới.
-In bản vẽ
-Trình Giám đốc/Phó Giám đốc VP ĐKQSDĐ kết quả thụ lý
13 ngày -Bản vẽ
4
Giám đốc/Phó Giám đốc
VP ĐKQSDĐ
-Kiểm tra thông qua kết quả thụ lý hồ sơ
• Đạt yêu cầu: Ký bản vẽ
• Chưa đạt yêu cầu: Yêu cầu chuyên viên kiểm tra và làm
lại cho đạt.
02 ngày -Bản vẽ
5
Chuyên viên Văn phòng
ĐKQSDĐ
-Đóng dấu, cập nhật vào sổ theo dõi
-Tách hồ sơ lưu và trao kết quả giải quyết cho người dân.
Trong ngày -Bản vẽ
-Thu phí lệ phí theo qui định và trao Bản vẽ cho người dân theo
ngày hẹn.

Theo ngày
hẹn
-Sổ theo dõi giải quyết hồ sơ
-Biên lai thu phí, lệ phí
Lần ban hành: 01 Trang 2/3
UBND HUYỆN LỘC NINH
PHÒNG TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
QUI TRÌNH
TÁCH THỬA – HỢP THỬA – TRÍCH ĐO, TRÍCH LỤC BẢN ĐỒ
6. QUI ĐỊNH LIÊN QUAN:
- Ngày tiếp nhận và kết quả giải quyết hồ sơ được thực hiện từ thứ 2 đến thứ 5 hàng tuần (Buổi Sáng từ 7g00 đến 10g00; Buổi Chiều từ 13g30 đến 15g30).
- Thời gian giải quyết hồ sơ trích đo là trong vòng 17 ngày làm việc; thời gian đối với trường hợp trích lục bản đồ, trích sao hồ sơ thì thời gian là 05
ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, việc theo dõi thời gian thụ lý hồ sơ được thể hiện qua Phiếu theo dõi hồ sơ đính kèm theo từng hồ sơ và
được luân chuyển trong suốt quá trình xử lý hồ sơ, các chức danh liên quan khi thực hiện phải ghi nhận ngày tháng và ký xác nhận vào phiếu trước
khi chuyển giao sang công đoạn tiếp theo.
- Hàng tháng, Văn phòng ĐKQSĐD có trách nhiệm theo dõi, tổng hợp và báo cáo số liệu về kết quả giải quyết hồ sơ đến Lãnh đạo UBND huyện và
phòng TN-MT theo mẫu thống kê và phân tích dữ liệu.
7. XỬ LÝ NHỮNG SỰ KHÔNG PHÙ HỢP PHÁT SINH TRONG QUÁ TRÌNH THỤ LÝ HỒ SƠ:
 Trường hợp sửa chữa ngay (đối với nội bộ)
- Hồ sơ ghi sai số, họ tên, địa chỉ, lỗi chính tả, thiếu thông tin liên quan cần bổ sung trước khi xử lý hoặc chuyển sang công đoạn thụ lý tiếp theo.
- Kết quả hoàn thành tại từng công đoạn sẽ được chức danh thực hiện công việc tại công đoạn đó kiểm tra hoặc người ở công đoạn thụ lý tiếp theo
kiểm tra, nếu phát hiện không đạt theo yêu cầu đặt ra thì phải chỉnh sửa ngay cho phù hợp nhằm đảm bảo sự phù hợp của sản phẩm hoàn thành.
 Trường hợp không giải quyết và trả hồ sơ lại cho người dân:
- Hồ sơ không đúng qui định pháp luật, hồ sơ chưa đủ điều kiện, hồ sơ không đúng thẩm quyền.
- Tất cả hồ sơ liên quan đến xử lý sản phẩm không phù hợp phải có bằng chứng và được lưu trữ lại, để truy xuất khi cần thiết.
8. HỒ SƠ LƯU TRỮ:
STT Tên biểu mẫu/ hồ sơ Số bản lưu trữ Phân loại Bộ phận/ người lưu trữ Thời gian lưu trữ
1
Đơn và bộ hồ sơ đăng ký 01 Bản chính Văn phòng ĐK QSDĐ Lâu dài
2

Phiếu theo dõi hồ sơ 01 Bản chính Văn phòng ĐK QSDĐ Lâu dài
3
Bản vẽ 01 Bản chính Văn phòng ĐK QSDĐ Lâu dài
4
Báo cáo thống kê 01 Bản chính Văn phòng ĐK QSDĐ 03 năm
Lần ban hành: 01 Trang 3/3