Công tác hành chính văn phòng tại Doanh nghiệp

BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
LỜI MỞ ĐẦU
Lời đầu tiên em xin chân thành gửi tới qúy thầy cô Khoa Ngữ văn –
Trường Đại học Hải Phòng đã tân tụy truyền đạt những kiến thức cho em
trong suốt thời gian học tập để em có thể hoàn thành được quá trình thực
tập này.
Và xin cảm ơn cô LÊ THÚY HÀ - Giảng viên trực tiếp giảng dạy.
Bài báo cáo thực tập được hoàn thành còn nhờ sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo
công ty, các anh chị nhân viên trong công ty và hơn hết em xin cảm ơn tới
chị LÊ THỊ HIÊN là chuyên viên hành chính nhân sự đã chỉ bảo em nhiệt
tình trong thời gian thực tập và giúp em hoàn thành bài báo cáo này. Em xin
chân thành cảm ơn.
Do thời gian và phạm vi tiếp cận công việc còn giới hạn, khả năng nghiên
cứu và kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên bài Báo cáo không thể tránh khỏi
nhiều thiếu sót. Nhưng với sự nghiêm túc, sự đam mê tìm tòi học hỏi, em rất
mong nhận được sự chỉ bảo của thầy cô.
1
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
A – LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Thực tập tốt nghiệp là một trong những nội dung quan trọng trong quá
trình đào tạo nhằm giúp sinh viên củng cố kiến thức chuyên môn đã học,
từng bước gắn lý luận với thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, làm
quen với tổng thể các khâu quy trình xử lý nghiệp vụ, phong cách làm việc
của người cán bộ công chức văn phòng – và nhà Quản trị văn phòng trong
tương lai. Với mục tiêu đào tạo và kết hợp giữa lý thuyết với thực tiễn, để
nâng cao kỹ năng nghiệp vụ, cho sinh viên , Trường Đại học Hải phòng đã
tổ chức cho sinh viên ngành Quản trị văn phòng thực tập cuối khóa học.Là
sinh viên của ngành Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Hải Phòng,
tôi đã tham gia lớp thưc tập cuối khóa. Công tác hành chính văn phòng là đề

tài mà tôi đã chon để hoàn thành bài báo cáo này. Cả ngày ngồi văn phòng,
"vật lộn" giữa đống giấy tờ, hồ sơ và làm công việc ngày nào cũng giống
như ngày nào, sắp xếp và ghi chép. Đó là tất cả những gì người ta nghĩ về
nghề hành chính văn phòng, một công việc theo ý kiến số đông mọi người là
không có một chút hứng thú hay hấp dẫn nào cả.
Nếu bạn chỉ nghĩ rằng công việc hành chính văn phòng chỉ xoay quanh việc
tổ chức công tác văn thư lưu trữ, quản lý con dấu và các giấy tờ pháp lý liên
quan đến việc vận hành của công ty thì bạn nhầm; bởi với những người làm
hành chính văn phòng thời buổi hiện nay, có nhiều việc mà có khi bạn phải
làm ngoài giờ cho kịp tiến độ công việc và môi trường làm việc sẽ không chỉ
bó buộc trong một căn phòng.
Nhân viên hành chính văn phòng hiện nay bên cạnh những công việc như
quản lý và thực hiện việc đặt báo chí phục vụ nhu cầu của các phòng ban;
chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, quản lý công tác lễ tân, đưa đón và
tiếp khách công ty; đảm bảo tốt cho cơ sở vật chất trang thiết bị văn phòng
2
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
cho công ty….các nhân viên hành chính văn phòng còn phải “xông pha”với
nhiệm vụ đối ngoại cho công ty; chỉ đạo và hướng dẫn; kiểm tra các đơn vị
trực thuộc công ty trong phạm vi chức năng của mình.
Nhân viên hành chính văn phòng đóng vai trò rất quan trọng không ai khác
chính họ là người tư vấn sát sườn các vấn đề về tính pháp lý cho lãnh đạo
trong việc thực hiện kinh doanh không vi phạm pháp luật; xây dựng; quản
lý chương trình; kế hoạch công tác của công ty….
Từ nhà quản trị cho đến nhân viên hành chính văn phòng phải thâu tóm, nắm
bắt được tất cả mọi việc diễn ra trong công ty và đôi lúc không tránh khỏi
việc họ phải đứng ra giải quyết các công việc ngoài lề không liên quan tới
chuyên môn nghiệp vụ của họ. Vì vậy, ngoài năng lực cần phải có một tinh
thần làm việc nhiệt tình, năng động biết cảm thông chia sẻ.

Hiện nay, dân hành chính văn phòng đã quen dần với cách làm việc theo cơ
chế mở với tính chuyên nghiệp hóa ngày càng cao. Yêu cầu của các nhà
tuyển dụng cũng đã khác nhiều so với trước. Họ đòi hỏi các ứng viên văn
phòng phải đa năng, tức là có thể làm được nhiều việc như thư ký, văn thư,
nhân sự, quan hệ đối ngoại, có kiến thức về kế toán, tiếp thị, kinh doanh…
Ngoài việc là những trợ thủ đắc lực cho nhà quản lý, họ còn phải giỏi kỹ
năng thực hành để làm việc có hiệu quả, sáng tạo và linh hoạt, không máy
móc, cứng nhắc.
Vì những lí do trên mà qua bài báo cáo này tôi muốn giúp cho chúng ta hiểu
rõ hơn về công tác hành chính văn phòng và tính chất của công việc quan
trọng hơn nữa chúng ta không còn quan điểm nghĩ rằng công việc hành
chính văn phòng là nhàm chán, vô vị nhưng thực ra nó vô cùng hấp dẫn và
quan trọng. Vì vậy đối với bất kì một công ty, tổ chức nào không thể không
có bộ phận hành chính văn phòng.
3
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
Được sự đồng ý của nhà trường và sự cho phép của ban lãnh đạo công ty,
tôi đã về Công ty CP thương mại Điện Tử VIÊTNAMNAY để tìm hiểu và
nghiên cứu về công tác hành chính văn phòng. Thời gian thực tập bắt đầu từ
ngày 2/4/2012-11/5/2012.

4
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
B - NỘI DUNG
I - CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.Khái niệm quản trị văn phòng
- Quản trị văn phòng là một ngành rất rộng nó đáp ứng nhu cầu thực tiễn
của từng cơ quan, đơn vị.

Vì văn phòng là bộ phận hiện hữu trong tất cả các doanh nghiệp nên vấn đề
Quản trị văn phòng được hiểu là việc tổ chức, điều hành hoạt động của toàn
bộ khu vực hay trong phạm vi hoạt động văn phòng sao cho hiệu quả- là
nhiệm vụ và trách nhiệm của tất cả những người đứng đầu doanh nghiệp(các
nhà quản trị). Nhưng do tính chất, đặc điểm và những khác biệt của quản trị
văn phòng so với các khu vực khác nên vấn đề quản trị văn phòng là một
nhiệm vụ không đơn giản, thậm chí còn rất phức tạp. Quản trị văn phòng đòi
hỏi các nhà quản trị doanh nghiệp(hội đồng quản trị. Tổng giám đốc, giám
đốc)ngoài những hiểu biết và năng lực về quản trị nói chung, còn phải có
những hiểu biết sâu sắc về vị trí, vai trò, tính chất đặc điểm của hoạt động
văn phòng và đội ngũ nhân sự làm việc tại đây để vận dụng hiệu quả lý
thuyết quản trị vào việc tổ chức,điều hành hoạt động của khu vực hay bộ
phận văn phòng.
.Ví dụ:
- Hoạt động ở khu vực văn phòng chủ yếu là tổ chức các cuộc họp, hội nghị
để các nhà quản trị đưa ra các ý tưởng và bàn thảo các vấn đề về chiến lược
phát triển, ban hành các quyết định về quy mô, mẫu mã, chất lượng, giá cả
của sản phẩm; nơi soạn thảo, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn triển
khai thực hiện; nơi theo dõi và kiểm tra kết quả hoạt động của các bộ phận
và cá nhân thông qua các thủ tục hành chính… Trong khi đó, hoạt động chủ
5
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
yếu ở khu vực sản xuất là vận hành máy móc, quy trình kỹ thuật để từ
nguyên liệu tạo ra sản phẩm; hoạt động chủ yếu của khu vực kinh doanh là
làm thế nào đưa được sản phẩm đến nơi tiêu dùng. Như vậy, hoạt động của
khu vực văn phòng quyết định đến hoạt động của khu vực sản xuất và khu
vực kinh doanh.
- Từ đặc điểm hoạt động trên đây, đối với các nhà quản trị doanh nghiệp,
việc tuyển dụng, tổ chức, điều hành các nhân viên làm việc ở khu vực văn

phòng sẽ có sự khác biệt (thậm chí phức tạp hơn) so với việc tuyển dụng,
điều hành các công nhân trong công xưởng hoặc các nhân viên bán hàng ở
khu vực kinh doanh.
2 - Khái niệm hành chính văn phòng
Quản trị hành chính văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kì
một cơ quan, tổ chức nào, nó ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động của cơ
quan.Công tác này nếu được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều
mặt của tổ chức và ngược lại nếu thực hiện không hiệu quả có thể tác động
tiêu cực đến quá trình phát triển.
a- Nhiệm vụ
-xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương
trình đó, bố trí sắp xếp chương trình làm việc, hàng quý, năm của cơ quan.
- thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo
cáo tình hình hoạy động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất kiến nghị
các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng.
Thực hiện nhiệm vụ, tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về
tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.
6
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
-thực hiện công tác văn thư lưu trữu, giải quyết các văn thư, tờ trình, của các
đơn vị và cá nhân, theo quy chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải quyết
các văn thư tờ trình đó.
-tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư
từ tiếp dân, giữ vai tro là chiếc cầu nối cơ quan tổ chức mình với cơ quan tổ
chức khác cũng như với nhân dân nói chung.
-Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân
phối hạn mức kinh phí báo cáo kế toán, cân đối hàng quý hàng năm, chi trả
tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của nhà nước và thu
trưởng.

-Mua sắm trang thiêt bị xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất kĩ
thuật, phương tiện làm việc của cơ quan đảm bảo các yêu cầu hậu cần cho
hoạt động và công tác của cơ quan .
-Thường xuyên kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong văn
phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính– văn phòng, chỉ đạo và
hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị
chuyên môn khi cần thiết.
b - Chức năng
- Tham mưu tổng hợp
Nhìn nhận trên góc độ văn phòng và thủ trưởng cơ quan trong hoạt động của
mình văn phòng phải đóng vai trò tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức điều
hành cơ quan để có thể tham vấn cho thủ trưởng cơ quan có hiệu quả tất
yếu phải đặt ra vấn đề thu thập phân tích và tổng hợp thông tin về những vấn
đề cần giải quyết.
- Hậu cần
Là hình thức của mối quan hệ biểu hiện văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn
vị với chức năng này văn phòng có một vị trí quan trọng trong bảo đảm sự
7
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
vận hành bình thường của mọi cơ quan tổ chức, muốn vận hành được các cơ
quan tổ chức phải có các phương tiện, điều kiện vật chất kĩ thuật cần thiết
.Các yếu tố đó cần có bàn tay can thiệp của văn phòng để đảm bảo đáp ứng
đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của cơ quan đơn vị.
II - KHÁI QUÁT VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI
ĐIỆN TỬ VIETNAMNAY
1- Quá trình hình thành và phát triển của công ty.
Công ty cổ phần thương mại điện tử VIETNAMNAY là một công ty
cổ phần ngoài nhà nước. Được cấp phép đăng ký kinh doanh ngày
15/11/2010 bởi Sở kế hoạch và đấu tư TP Hà Nội. Công ty có trụ sở tại số

20, 98/14 Nguyễn Ngọc Nại, Khương Mai, Thanh Xuân, Hà Nội.
Ngày 19/7, Công ty cổ phần thương mại điện tử Vietnamnay ra mắt trang
vietnamnay.com. Đây là trang thương mại điện tử quản trị , liên kết hệ thống
63 website TMĐT của 63 tỉnh thành trong cả nước.
Trang web này cung cấp dịch vụ thông tin, xúc tiến TMĐT cho các doanh
nghiệp và các dịch vụ gia tăng (Khảo sát thị trường, giới thiệu sản phẩm,
tuyển dụng và bán hàng).
Vietnamnay tạo ra một cấu trúc mới trong TMĐT bằng cách tạo ra một hệ
thống gồm 63 trang web về từng tỉnh và thành phố, được liên kết trong một
website vietnamnay.com. Cấu trúc này giúp cho độc giả khoanh vùng thông
tin, thuận lợi cho việc tìm kiếm, giao dịch, quảng cáo, lưu thông thương mại
và liên kết trong nội bộ mỗi tỉnh thành. Trang web này mang đậm dấu ấn đặc
thù về văn hóa mỗi vùng miền, là cơ sở không thể thiếu tạo nên thương hiệu
cho mỗi sản phẩm. Vietnamnay thực hiện chức năng cổng thông tin, liên kết,
tổng hợp thông tin, tạo nên một môi trường thương mại điện tử vừa có tính
chuyên biệt vừa có tính tổng quát.
8
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
Với hệ thống công cụ được thiết kế một cách linh động, trang web này sẽ là
một cơ hội để người tiêu dùng có thể nhanh chóng tìm kiếm, đối chiếu thông
tin về các sản phẩm qua các gian hàng trên toàn quốc. Đồng thời các doanh
nghiệp có thể nhân 63 lần hiệu quả khảo sát và giới thiệu thương hiệu cũng
như sản phẩm của mình trên vietnamnay.com.
Sự kết hợp hài hòa giữa thương mại và văn hóa làm cho vietnamnay.com trở
thành một điểm hội tụ các yếu tố cơ bản giúp các doanh nghiệp trong nước
và thế giới có thêm cơ hội giao lưu và hợp tác kinh doanh, từ đó tạo điều
kiện trao đổi hàng hóa thương mại, dịch vụ nội tỉnh, liên tỉnh, toàn quốc và
ra thế giới.
9

BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP - K50
2 - Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức công ty được thống kê qua bảng sau:
stt Tên phòng ban Chức năng Họ tên nhân viên Giới tính TĐHV
1 Ban Giám đốc - Định hướng chiến lược phát triển

cho công ty
1. Nguyễn Thị Lan: CTHĐQT Nữ ĐH
2. Kiều Tiến Anh: TGĐ Nam ĐH
2 Phòng Kỹ thuật - Đảm bảo kỹ thuật hệ thống
website chạy ổn định và nâng cấp hệ
thống website
1. Phạm Trung Thành: P.TGĐ Nam ĐH
2. Trần Mạnh Tiến Nam ĐH
3. Bùi Quốc Hoàng: Nam ĐH
4. Ngô Quốc Thịnh Nam ĐH
5. Trần Thu Huyền Nữ ĐH
3 Phòng Kinh
doanh
- Lên kế hoạch phát triển thị trường
kinh doanh
- Quảng bá thương hiệu, DV công ty
1. Lê Thanh Bình Nam ĐH
2.Nguyễn Minh Tuấn Nam ĐH
3. Lê Thị Lụa Nữ ĐH
4 Phòng hành
chính - nhân sự
- Quản lý văn bản, công văn đến, đi
và các hoạt động liên quan như:
1. Lê Thị Hiên Nữ ĐH

2. Tạ Xuân Hường Nữ ĐH
5 Phòng kế toán -Theo dõi các hoạt động thu chi,
hạch toán hàng tháng, BCTC hàng
năm.
Thuê công ty dịch vụ kế toán
khác
10
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
Nhận xét:
- Qua bảng thống kê ta thấy rằng: Cơ cấu tổ chức công ty gồm có 5 phòng
ban, tuy nhiên đối với các công việc liên quan tới kế toán công ty thuê công
ty dịch vụ khác đảm nhiệm . Đây cũng là một xu hướng phổ biến đối với
công ty có hoạt động tài chính thu – chi đơn giản , ít phức tạp nên đã thuê
trọn gói dịch vụ cho một công ty dịch vụ kế toán làm mà không tuyển nhân
viên riêng.
Bốn phòng ban còn lại đều là những bộ phận không thể thiếu trong công ty ,
mỗi bộ phận đều có những nhiệm vụ, chức năng nhất định của mình , cũng
hỗ trợ công ty phát triển .
Trình độ học vấn của cán bộ , nhân viên trong công ty đều từ Đại học trở lên
và có kiến thức chuyên môn về nhũng lĩnh vực mình đảm nhiệm, chủ yếu là
chuyên môn về ngành nghề công nghệ thông tin , thương mại điện tủ. Do
vậy , đây là điểm mạnh lớn nhất đối với một công ty có đội ngũ nhân sự kinh
nghiệm và có kiến thức chuyên sâu. Đó chính là động lực thúc đẩy sự phát
triển bền vững trong lĩnh vực kinh doanh về “Thương mại điện tử” mà công
ty đang hướng tới.
Riêng đối với bộ phận hành chính- nhân sự: có hai nhân viên đảm nhiệm
công việc , nhưng đã thực hiện rất tốt những công việc chuyên môn của
mình , đảm bảo cho sự ổn định về bộ máy công ty được kiện toàn và thúc
đẩy sự phát triển.

11
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
Sơ đồ tổ chức:
CTHĐQT
Nguyễn Thị Lan
TGĐ
Kiều Tiến Anh
3 - Cơ sở vật chất kỹ thuật
Cơ sở vật chất kỹ thuật có vai trò rất quan trọng, nó ảnh hưởng trực
tiếp tới hiệu quả hoạt động của công ty. Trong văn phòng các trang thiết bị
được bố trí một các phù hợp với đặc điểm cũng như tính chất của công việc.
Bao gồm:
STT TRANG THIẾT BỊ SỐ LƯỢNG
1 Máy tính bàn 02
2 Máy in 01
3 May photo 01
4 Laptop 12
5 Bàn làm việc 10
P.TGĐ
Phạm Trung Thành
Phòng Kinh doanh
Phòng Hành chính NS
Phòng Kỹ thuật
12
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
6 Điều hòa 02
7 Server(máy chủ chứa dữ liệu) 01
8 Tủ đựng hồ sơ 01

9 Điện thoại 04
10 Máy Fax 01
III - TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC HCVP TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ VIETNAMNAY
1 - Chức năng và nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự
Phòng hành chính nhân sự được thành lập dựa trên phòng Nhân sự và Văn
phòng công ty . Có chức năng và nhiệm vụ sau :
a - Chức năng
- Thực hiện công tác Quản trị hành chính; Quản trị nhân sự.
Là chiếc cầu nối công tác từ Ban lãnh đạo xuống các phòng và ngược lại,
làm trung tâm thông tin giữa các phòng ; Truyền tin , mệnh lệnh của Ban
lãnh đạo đến nơi cần thiết một các kịp thời và chính xác.
Thu hút, tuyển chọn và bố trí nhân sự.
- Hoạch định quản trị nguồn nhân lực.
- Đào tạo và phát triển.
- Duy trì và sử dụng nguồn nhân lực.
- Quản trị thành tích của nhân viên .
- Quản lý quan hệ lao động.
- Quản lý chế độ lương, phúc lợi xã hội.
-Phát triển tổ chức.
-Quản trị hành chính.
-Tham mưu cho Ban Giam đốc về những vấn đề thuộc về chuyên môn của
mình.
b - Nhiệm vụ
13
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
-Thực hiện công tác quản trị Nhân sự trong toàn công ty:
-Tiếp nhận, quản lý toàn bộ hồ sơ người lao động để cung cấp thông tin,
tham mưu cho Tổng giám đốc sử dụng, bố trí lao động, đánh giá, sử dụng

lao động và các chế độ chính sách cho người lao động trong Công ty .
-Thực hiện : Kế hoạch đào tạo , bồi dưỡng ; kế hoạch tuyển dụng ; xây dựng
tiêu chuẩn chức danh , công việc…
-Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ thông tin liên lạc, đời sống , lễ tân ,phục
vụ hội họp, Thư ký các cuộc họp trong nội bộ Công ty do Tổng giám đốc
chủ trì.
-Theo dõi việc triể khai thực hiện các quy chế nội bộ của Công ty, làm đầu
mối tổng hợp các ý kiến giúp lãnh đạo Công ty bổ sung , sửa đỗi quy chế
cho phù hợp với yêu cầu thực tế.
-Nghiên cứu, đề xuất, xây dựng, mô hình quản lý, phương án tổ chức của
từng thời kỳ.
-Thực hiện thủ tục đề nghị các cấp cấp giấy phép đăng kí kinh doanh, giấy
phép hành nghề, và các giấy phép hoạt động khác cho công ty và đơn vị trực
thuộc.
-Hướng dẫn, theo dõi công tác thi đua, tuyên truyền trong công ty.
2- Tình hình triển khai các hoạt động tổ chức hành chính văn phòng
2.1 - Quản lí và sử dụng thông tin :
a - Quản lý và giải quyết văn bản đến trong công ty.
• Tiếp nhận, sử lý văn bản đến
-Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ
quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được
đăng ký tại văn thư , các đơn vị cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Những văn bản chuyển đến cơ quan không đúng cách thức, văn thư trả lại
nơi gửi.
14
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
- Văn bản đến phải được kịp thời chuyển đến Giám đốc (hoặc phó Giám đốc
thường trực khi có ủy quyền) trong ngày để xử lý, phân việc.
- Nếu Văn bản mật, khẩn, có nội dung quan trọng, cấp bách thì văn thư phải

chuyển ngay đến Giám đốc (hoặc PGĐ thường trực nếu Giám đốc đi vắng)
trong thời gian ngắn nhất.
• Phân phối văn bản đến
- Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc thường trực nếu Giám đốc đi vắng) là
người trực tiếp bút phê phân phối văn bản đến cho phòng ban, cá nhân có
trách nhiệm chính để giải quyết.
- Sau khi nhận văn bản từ bộ phận phô tô, văn thư vào sổ và chuyển cho các
phòng ban, cá nhân có liên quan. Đơn vị, phòng ban, cá nhân chủ trì giải
quyết công việc ký nhận văn bản tại sổ của văn thư.
- Trường hợp văn thư chuyển nhầm văn bản hoặc không đúng người giải
quyết thì người nhận văn bản chuyển trả lại văn thư để chuyển đúng bộ phận
giải quyết.
- Giám đốc (hoặc Phó giám đốc thường trực nếu Giám đốc đi vắng) có trách
nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Phó Giám đốc được giao chỉ
đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của Giám đốc và những
văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
b - Giải quyết và quản lý văn bản đi.
Tất cả các văn bản đi của công ty phải được đăng ký vào sổ quản lý văn
bản đi ở bộ phận văn thư và phải được kiểm tra về nội dung về hình thức
trước khi gửi đi.
Văn bản đi được chuyển giao theo nguyên tắc : văn thư đóng dấu sau khi
đăng ký và làm thủ tục gửi đi . Chỉ tiếp nhận những văn bản được đánh máy
đúng quy định , đúng thể thức và pháp lí.
Văn bản được phát hành theo quy định sau :
15
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
-Ghi số của văn bản .
-Ghi ngày tháng năm của văn bản theo đúng ngày tháng gửi đi .
-Đóng dấu lên văn bản đã có chữ kí hợp lệ rồi vào sổ văn bản đi.

Văn bản được chuyển đi trong ngày và nếu là loại bí mật thì phải kèm
theo phiếu gửi.
c - Quản lý và sử dụng con dấu .
– Theo đúng Nghị định 110/2004/NĐ-CP Nghị định của chính phủ về công
tác văn thư ban hành ngày 08/4/2004.
– Quy định về đóng dấu: Văn thư đóng dấu văn bản phải thực hiện nghiêm
theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư ban
hành ngày 08 /4/2004. Trong điều 26 của Nghị định quy định:
+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mau mực
dấu quy định.
+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 hay 1/4
chữ ký về phía bên trái.
+ Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ
quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
d - Công tác lưu trữ trong công ty
Để điều hành quản lý, theo dõi quá trình của mọi hoạt động và để bảo đảm
tốt các tài liệu văn bản trong công ty có phòng kho lưu trữ riêng. Phòng đã tổ
chức tốt các tài liệu lưu trữ và phân công cán bộ chuyên trách đề việc bảo
quản khoa học và đạt hiệu quả cao trong công việc.
Hiên nay công ty có một phòng lưu trữ, có cán bộ lưu trữ đếu ở trình độ cao
đẳng và đại học. Với việc bố trí cán bộ chuyên trách như vậy nên việc quản
lý hồ sơ đư vào lưu trữ được quản lý rất tốt và bảo quản tài liệu phục vụ cho
nghiên cứu và sử dụng tài liệu lưu trũ.
16
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
e - Công tác lập hồ sơ :
-Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và

phương pháp nhất định.
-Các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan được thành lập các hồ
sơ và dựa vào các đặc điểm chung như tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản , thời gian hay những đặc điểm khác hình thành trong theo
dõi, nhằm mục đích phục vụ cho các công việc thuộc phạm vi chức năng,
nhiệm vụ của một cơ quan, cá nhân.
-Đối với một số cơ quan không lập hồ sơ hiện hành thì các văn bản đó
không được đưa vào lưu trữ bảo quản cẩn thận sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tình
hình hoạt động của công ty.
Nhìn chung công ty đã thực hiện đúng quy trình và áp dụng đúng các
nguyên tắc trong việc lập hồ sơ.
Mẫu số lập hồ sơ của cơ quan:
STT TÊN HỒ SƠ KÝ HIỆU NƠI LƯU THỜI GIAN
LƯU
1 Dnh mục hồ sơ, tài liệu
của các phòng ban, cac
nhân
Các phòng
ban
Lâu dài
2 Sổ theo dõi hồ sơ tài liệu Các phòng
ban
Lâu dài
3 Biên bản giao nhận hồ sơ
tài liệu
Phòng lưu
trữ- tin học
Lâu dài
4 Biên bản tiêu hủy tài liệu Phòng lưu trữ
- tin học

Lâu dài
2.2 - Công tác soạn thảo các loại văn bản hành chính.
17
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
Quy trình chi tiết soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựng dựa trên
yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Nhưng nhìn chung thì các văn bản
do công ty ban hành thi đã đi theo đúng các bước của một quy trình soạn
thỏa văn bản . cụ thể :
Bước 1 : Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa. Xác
định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản.
Bước 2 :Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc ; hoàn thiện
bản thảo về thể thức ,ngôn ngữ.
Bước 3 :Thông qua lãnh đạo .
Bước 4 :Xử lí kỹ thuật, lý văn bản ban hành theo thẩm quyền quy định.
2.3 - Tổ chức các các cuộc họp hội nghị hội thảo
Hội họp là hoạt động quan trọng để tổ chức thực hiện chương trình công
tác làm việc của công ty. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt
động của công ty mà có những cuộc hội họp khác nhau.
Hội nghị hội thảo có quy mô lớn,đông người dự, nội dung vừ nhiều về
khối lượng vừa khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung, phải đầu tư
nhiều về kinh phí, thời gian, việc tổ chức có khó khăn rất nhiều so với các
cuộc hội họp thông thường khác.
Các cuộc hội họp, thường có những hội họp thường kỳ của Ban lãnh đạo
công ty và giữa Ban lãnh đạo với các phòng ban khác trong công ty.
Các cuộc họp hội nghị nói chung, đặc biệt là các hội nghị lớn,đơn vị chủ
trì hội nghị phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị. Căn cứ vào kế hoạch, bộ
phận văn phòng có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi, đôn đốc
các phòng ban chuẩn bị tốt các công việc được phân công, đúng tiến độ ,
đúng theo thời gian dự tính.

18
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
Bộ phận văn phòng phải chuẩn bị những văn bản có liên quan như báo
cáo, văn bản quy phạm pháp luật, các tài liệu tham khảo…
2.4 - Quản lý nhân sự trong công ty.
Nguồn lực con người đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các doanh
nghiệp hay tổ chức. Do đó việc khai thác tốt nguồn lực này để phục vụ phát
triển doanh nghiệp và xã hội là một vấn đề quan trọng trong việc quản lý các
tổ chức và doanh nghiệp.
-Lưu trữ hồ sơ nhân viên trong công ty và các hồ sơ ứng viên tuyển dụng
-Quản lý thời gian làm việc và thực hiện các nội quy, quy định của công ty
về nhân viên.
-Hàng thánh hành năm cần nộp báo cáo cho Ban giám đốc về thành tích của
nhân viên trong công ty để đề xuất và khen thưởng.
-Hàng tháng tinh bảng lương và thực hiện chế độ quyền lợi cho nhân viên
như lương, thưởng bảo hiểm ….
3 - Đánh giá những điểm mạnh và hạn chế trong công tác tổ chức văn
phòng tại cơ quan
3.1 - Điểm mạnh
Nhìn chung, công tác tổ chức hành chính văn phòng đã phù hợp và đáp ứng
yêu cầu cho hoạt động của công ty đạt hiệu quả tốt. Nhân viên trong công ty
phần lớn là những nhân viên trẻ và có trình độ học vấn cao nên dễ dàng nắm
bắt được nhu cầu của thị trường bên ngoài hơn nữa việc học tập, nghiên
cứu , áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào trong công ty và công
việc của mình cũng dễ dàng nhanh chóng và thuận lợi, đây là một lợi thế rất
lớn của công ty . Đồng thời với tinh thần hăng say làm việc từ Ban lãnh đạo
tới nhân viên trong công ty luôn giúp đỡ nhau trong công việc để hoàn
19
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -

K50
thành nhiệm vụ được giao. Tất cả vì mục tiêu chung là xây dựng và phát
triển công ty ngày một vững mạnh.
3.2 – Hạn chế
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm thì công ty cũng còn có những mặt hạn
chế như là :
- Thiếu nhân sự làm chuyên môn công tác hành chính văn phòng
- Chưa đủ trang thiết bị theo yêu cầu để công tác hành chính văn phòng đạt
hiệu quả hơn.
- Đối với lĩnh vực chuyên sâu về “Quản trị văn phòng” nhân viên công ty
còn hạn chế, bởi chưa được đào tạo một cách chính thức, bài bản và chuyên
sâu về lĩnh vực này.
IV - ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
1 - Đối với cơ quan thực tập
Trong thời gian thực tập tại công ty Cổ phần Thương mại Điện tử
VIETNAMNAY và trực tiếp tại phòng Hành chính nhân sự tôi đã thu được
rất nhiều kiến thức thực tế, tổng quát và những kỹ năng cần thiết về ngành
học, biết kết nối giữa thực tế và lí thuyết. Tôi nhận thấy rằng: Công tác hành
chính văn phòng trong công ty là vô cùng quan trọng vì nó ảnh hưởng trực
tiếp tới sự thành công của công ty. Chính vì vậy văn phòng phòng hành
chính nhân sự cần nâng cao hơn nữa năng lực hoạt động bằng việc bổ sung
cán bộ, nhân viên, hiện đại hóa phương tiện làm việc để phát huy tính năng
động, thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình. Ban lãnh đạo công ty
cần tạo mọi điều kiện tốt nhất cho nhân viên để tất cả mọi người phát huy
hết được khả năng vốn có của mình, công tác hoạt động của công ty cần
20
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
được thống nhất với nhau giữa các cấp lãnh đạo, việc phân bố và quản lý
nhân viên cần chặt chẽ và hợp lý hơn. Việc quản lý và sử dụng thông tin

trong công ty phải đảm bảo tính chính xác và an toàn hơn.
2 - Đối với nhà trường
Về phía Ban lãnh đạo nhà trường, cần tạo điều kiện hơn nữa về mặt thời
gian cho sinh viên thực tập cuối khóa. Vì kiến thức rất rộng nên trong
khoảng một thời gian ngắn thì không thể nắm bắt kỹ lưỡng và chính xác ,
đầy đủ kiến thức về chuyên môn. Trong quá trình học tập ơ trường cần tổ
chức các buổi học ngoại khóa, tham gia thảo luận về những kỹ năng ,
nghiệp vụ của ngành học để nâng cao chất lượng học tập.
C - KẾT LUẬN.
Đợt thực tập đã giúp tôi hiểu biết được nhiều kiến thức của nền hành
chính nhà nước nói chung và những hoạt động thường nhật của cơ quan cụ
thể nói riêng.Qua đó tôi nhận thấy rằng, mỗi sinh viên cần có một thái độ
học tập tiếp thu nghiêm túc những kiến thức đã học ở trường và một quá
trình thực tiễn công việc mới có thể làm tốt công việc của mình khi ra
trường, để hoạt động tốt trong lĩnh vực hành chính văn phòng.
Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô khoa Ngữ văn đã truyền đạt
kiến thức phong phú và bổ ích về hành chính văn phòng qua những môn học
của ngành.Xin gủi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo công ty và đặc biệt là chị LÊ
THỊ HIÊN(chuyên viên hành chính nhân sự) đã chỉ bảo tận tình tôi trong
suốt thời gian qua.
Trên đây là nội dung tôi đã quan sát, tổng hợp sau đợt thực tập tại Văn
phòng phòng Hành chính nhân sự Công ty Cổ phần Thương mại Điện tử
VIETNAMNAY. Một lần nữa xin cảm ơn Ban lãnh đạo công ty đã tạo điều
kiện giúp tôi hoàn thành bài báo cáo này.
21
BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP -
K50
Xin chân thành cảm ơn.

22