Bài giảng Qui trình thu thập dữ liệu thông qua phiếu hỏi

QUI TRÌNH THU THẬP DỮ LIỆU
th«ng qua phiÕu hái
Khái niệm qui trỡnh thu thập dữ liệu
•
Qui trình thu thập dữ liệu là các bước kế hoạch
cần thực hiện nhằm thu thập dữ liệu theo nội
dung, hình thức và thời gian biểu xác định.
Các bước trong qui trình thu thập dữ liệu
•
1. Xác định chuẩn dữ liệu
•
2. Xác định nguồn dữ liệu
•
3. Xác định phương pháp thu thập
•
4. Thiết kế công cụ
•
5. Thử nghiệm công cụ
•
6. Huy động và tập huấn nhân lực thu thập dữ liệu
•
7. Thu thËp d÷ liÖu (Gửi phiếu phỏng vấn, Nhận phiếu,
Kiểm tra…)
•
8. Làm sạch
•
9. Nhập dữ liệu
Các bước trong qui trình thu thập dữ liệu
1. Xác định chuẩn dữ liệu:
Xác định các dữ liệu cần thu thập căn
cứ trên yêu cầu sử dụng thông tin/ các

chỉ số cho trước. Dữ liệu cần được thể
hiện theo chuẩn và thể hiện qua:
-
Tên dữ liệu
-
Các giá trị định lượng hay mô tả được
của dữ liệu
2. Xác định nguồn thu thập dữ liệu:
•
Xác định từ đâu có thể thu thập
các dữ liệu dự kiến.Nguồn dữ liệu
có thể là:- Dữ liệu từ thống kê đã
công bố Dữ liệu có được do điều
tra (như điều tra dân số, lao động,
việc làm…)- Dữ liệu qua hệ thống
báo cáo định kỳ.
3. Xác định phương pháp thu thập
•
- Phương pháp phổ biến được dùng
nhiều trong thực hành trên thế giới
và ở Việt Nam là phương pháp điều
tra mẫu thực tế thông qua phiếu hỏi
•
- Tuỳ theo số lượng của đối tượng
điều tra mà người ta chọn độ lớn
của mẫu (mẫu chiếm bao nhiêu %
của đối tượng điều tra).
4. Thiết kế công cụ
Công cụ phổ biến thu thập dữ liệu là:
•

- Các mẫu biểu chuẩn (Form)
•
- Các phiếu hỏi (Questinonnaire) gián tiếp và
trực tiếp (dùng cho phỏng vấn).
•
- Các phiếu hỏi thông qua thư bưu điện.
Trong những năm gần đây với việc sử dụng rộng
rãi máy tính trong thu thập và xử lý thông tin
người ta có luôn lưu ý sao cho các mẫu biểu
trên máy tính có khuôn dạng tương tự như
khuôn dạng giấy.
5. Thử nghiệm công cụ

Thử nghiệm tính khả thi của công cụ trên đối
tượng người điều tra và người được điều tra.
•
- Đọc, hiểu, hướng dẫn, trả lời và nhập dữ
liệu.
•
- Không đa nghĩa, dễ dàng chuyển tải và lưu
trữ.

6. Huy động và tập huấn nhân lực thu
thập dữ liệu
Cơ cấu tổ chức thu thập dữ liệu bao
gồm:
•
- Ban điều hành.
•
- Các nhóm điều tra

•
- Nhóm giám sát
•
- Nhóm “làm sạch” dữ liệu
•
Do vậy, cơ cấu nhân lực gồm:
•
- Trưởng ban điều hành + thành
viên Ban điều hành.
•
- Các nhóm trưởng điều hành.
•
- Đội ngũ điều tra viên
•
- Đội ngũ giám sát viên
•
- Đội ngũ nhập/ “làm sạch” dữ liệu
Nội dung tập huấn:
•
- Mục tiêu, nhiệm vụ điều tra.
•
- Kế hoạch điều tra
•
- Cơ cấu tổ chức – giám sát
•
- Qui trình thu thập
•
- Công cụ và cách sử dụng
•
- Các qui định, hướng dẫn, báo cáo

7. Thu thập dữ liệu
•
Là hoạt động chủ đạo và tốn
nhiều thời gian công sức nhất.
•
Hoạt động gồm:
•
- Gửi phiếu
•
- Phỏng vấn
•
- Thu nhận phiếu
•
- Liên hệ làm rõ (nếu cần).
•
- Kiểm tra giám sát độ chính
xác và bao quát dữ liệu thông
qua điều tra lại mẫu (phúc tra)
và kiểm tra chéo.
8. Làm sạch vµ nhập dữ liệu
•
Bước này nhằm làm tăng
độ chuẩn xác của dữ liệu
thu thập và thường được
tiến hành nhờ:
•
- Loại bỏ những phiếu sai
qui cách.
•
- Làm rõ nghĩa và bổ sung

những phiếu có thể hoàn
thiện hoặc phục hồi.
Có thể nhập dữ liệu:
•
- Thẳng vào các phần mềm
chuyên dụng cho điều tra xã
hội/ thống kê như SPSS hay các
phần mềm có chức năng tương
tự.
•
- Hoặc thông qua một phần
mềm nhập dữ liệu chuyên dụng
trung gian nhằm hạn chế tối đa
sự sai lệch.
•
- Có thể tiến hành nhập cùng
một dữ liệu tới hai hoặc nhiều
lần (do những người nhập tin
được hoán đổi thực hiện) để
hạn chế sai sót do người nhập.
Thiết kế công cụ thu thập dữ liệu
•
Phân biệt các loại công cụ không phải là phiếu hỏi.
•
Sự đa dạng của dữ liệu dẫn tới sự phong phú của các hình
loại công cụ để thu thập chúng. Các công cụ phụ thuộc vào
“chất liệu” làm nên dữ liệu và phương thức lưu giữ,
chuyển tải chúng.
•
Các công cụ có thể được phát triển trên cơ sở âm thanh

(máy ghi âm…) hình (máy quay video…), văn bản (phiếu
hỏi…) hoặc kết hợp các cơ sở trên (công cụ trên web…)
Tuy nhiên, trong các công cụ sử dụng, phiếu hỏi vẫn là một
công cụ phổ biến do tính tiện dụng và đại trà.
Phiếu hỏi (Questionnaire) là gì?
•
Phiếu hỏi là công cụ, thường được chuẩn bị dưới dạng văn bản, nhờ nó
ta có thể thu thập các dữ liệu từ các đối tượng cung cấp thông tin là cá
nhân hay đại diện cho tổ chức.
Có các loại phiếu hỏi nào?
•
Theo “chất liệu” tạo nên phiếu hỏi người ta có:
•
- Phiếu hỏi truyền thống (được thể hiện trên giấy).
•
- Phiếu hỏi điện tử (gửi qua đĩa mềm, mạng máy tính hay Internet).
Theo “phương thức hỏi” ta có:
•
- Phiếu hỏi/ phỏng vấn trực tiếp.
•
- Phiếu hỏi qua thư.
•
- Phiếu hỏi qua Internet.
Trong các loại trên, tại Việt Nam, phiếu hỏi trên giấy với phương
thức hỏi – phỏng vấn trực tiếp vẫn là phổ biến nhất và nó cũng là cơ sở
cho các loại phiếu hỏi khác.
* Các yêu cầu về phiếu hỏi:
•
- Dễ đọc
•

- Hiểu được
•
- Trả lời được
•
- Không gây nhầm lẫn và thuận lợi khi nhập dữ
liệu
Các bước thiết kế phiếu hỏi
1. Nghiên cứu yêu cầu
thông tin/các chỉ số
•
Bạn đã rõ ràng các yêu
cầu thông tin chưa?
Có cần thảo luận thêm
với những người ra
yêu cầu?
•
Các chỉ số đã rõ ràng
chưa? Liệu bạn có thể
đo đạc chúng được
không?
2. Xác định các dữ liệu
tạo nên chỉ số
•
Các dữ liệu sẽ thu thập
đã đủ để tạo ra các chỉ
số? Liệu dữ liệu này có
thể thay thế các dữ liệu
đã thu thập?
•
Dữ liệu này còn có thể

dùng cho chỉ số nào
khác nữa? (hãy suy nghĩ
về tính đa mục tiêu của
dữ liệu trong phiếu hỏi)
3. Biên soạn câu hỏi để
thu thập dữ liệu
•
Bạn đã tự đặt mình
vào vị trí người trả lời
phiếu hỏi khi thiết kế
chúng chưa?
•
Câu hỏi đặt ra đã
trong sáng chưa?
•
Câu hỏi thì dễ còn câu
trả lời thì sao?
•
Lựa chọn câu hỏi
đóng/câu hỏi mở ?
4. Thiết kế các vị trí trả
lời
•
Việc trả lời đã thật
thuận tiện chưa?
•
Bạn đã thử dùng các
hình thức: “chọn đáp
án – multi-choice”,
thang đánh giá có

sẵn ?
5. Xắp đặt câu hỏi và các
vị trí trả lời
•
Bạn có tuân thủ
nguyên tắc ‘trái –
phải; trên – dưới’
•
Liệu người trả lời có bị
nhầm vị trí trả lời
•
Các hàng, cột của
phiếu có thẳng hàng?
6. Xắp xếp tổng thể –
biên soạn tên và yêu
cầu thực hiện phiếu
hỏi
•
Phiếu hỏi trông đã
thực sự hài hòa chưa?
•
Bạn đã hỏi đồng
nghiệp cho nhận xét về
hình thức của phiếu?
•
Bạn đã giành thời gian
để đặt tên phiếu và yêu
cầu thực hiện phiếu?
Một số lưu ý khi thiết kế phiếu hỏi
•

- Hãy đừng quên từ “cảm ơn” trong phiếu hỏi để thể hiện
sự kính trọng của bạn đối với thời gian và công sức của
người trả lời.
•
- Những câu như “Việc bạn trả lời Phiếu hỏi này sẽ góp
phần giảm đói nghèo và bệnh tật của đồng bào…” sẽ khích
lệ việc trả lời.
•
- Hãy tạo ra các điểm nhấn thị giác (Màu sắc, in đậm, gạch
chân, viết ngiêng, hình ảnh…) để gây sự chú ý. Tuy nhiên,
chớ nên lạm dụng chúng.
•
- Nên tránh dùng từ “Phiếu điều tra…” để đặt tên Phiếu
hỏi.
•
- Nếu cần có gợi ý thì gợi ý phải được đặt ngay sau câu hỏi
(không đặt ở cuối trang).
•
- Hãy ghi nhớ “một trang tốt hơn hai trang…”, “Hai trang
tốt hơn ba trang…” (Giảm tối đa số trang của phiếu trong
khả năng có thể).
Một số lưu ý khi viết câu hỏi
•
Viết câu hỏi càng rõ ràng càng tốt, sử dụng ngôn ngữ đơn giản,
tránh cấu trúc câu phức tạp
•
Viết các câu hỏi theo kiểu đóng càng nhiều càng tốt
•
Định nghĩa bất kỳ thuật ngữ nào bạn cho là mơ hồ, khó hiểu đối
với người trả lời

•
Tránh các câu hỏi dẫn đến hoặc chứa đựng các định kiến
•
Câu hỏi cụ thể càng tốt, ví dụ thay vì hỏi ‘ban có học thường xuyên
không?’ thì nên hỏi ‘bạn cam kết học bao nhiêu giờ một ngày?’
•
Trong trường hợp câu hỏi không nhất thiết phải trả lời hãy đưa
phương án ‘tôi không biết’ cho người trả lời
•
Nếu sử dụng câu hỏi có phương án trả lời đúng/sai hãy kiểm tra
chỉ có thể trả lời đúng/sai hay có phương án ngoại lệ
•
Khi thiết kế câu hỏi nên tránh dùng các từ như ‘luôn luôn’, ‘không
bao giờ’ vì sẽ không khuyến khích người trả lời chọn từ các
phương án cho sẵn.
Các kiểu loại câu hỏi
1. Câu hỏi đóng: Một danh sách các trả lời được
cung cấp trước.
Lợi ích:
-
Người trả lời có thể trả lời chính xác hơn theo
các lựa chọn cho sẵn
-
Người nghiên cứu có thể giải thích các câu trả lời
chính xác hơn theo các lựa chọn cho trước
-
Các câu trả lời mang tính phân tích hơn
-
Cần dữ liệu gốc
2. Câu hỏi mở: Không có câu trả lời được cung cấp

trước
Lợi ích:
-
Có thể có các trả lời không dự kiến trước
-
Có thể miêu tả sát hơn các quan điểm thực tế của
người trả lời
-
Người trả lời muốn trả lời một số câu hỏi theo từ ngữ
của họ
-
Thích hợp khi danh sách các trả lời có thể thu được
rất dài
Bài tập thực hành
•
Anh/chị hãy thiết kế công cụ để đánh giá thực
trạng ứng dụng CNTT trong các trường phổ thông
hiện nay.