kế toán thanh toán tiền hàng cho công ty cổ phần xây lắp điện duyên hải

Kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
Mục lục
Trang
Lời mở đầu 3
Chơng 1: Cơ sở lý luận về tổ chức kế toán thanh toán tiền hàng trong
doanh nghiệp 5
1.1. Tổng quan về tổ chức kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp 5
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm của kế toán thanh toán tiền hàng 5
1.1.2. Phân loại kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp 5
1.1.2.1. Quan hệ thanh toán với ngời bán ( Nhà cung cấp). 5
1.1.2.2. Quan hệ thanh toán với ngời mua (Khách hàng) 6
1.1.3. Vai trò của kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp.6
1.2. Tổ chức kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp 7
1.2.1. Nguyên tắc tổ chức kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp 7
1.2.2. Kế toán thanh toán với ngời bán (Nhà cung cấp) 7
1.2.3. Kế toán thanh toán với ngời mua (Khách hàng) 10
1.3. Tổ chức sổ kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp 13
Chơng 2: Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán tiền hàng tại công ty
Cổ phần Xây lắp điện Duyên Hải 14
2.1. Giới thiệu khái quát về công ty Cổ phần xây lắp điện Duyên Hải 14
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển 14
2.1.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh 15
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 15
2.1.4. Đặc điểm chế độ kế toán 16
2.1.5. Khái quát kết qủa kinh doanh của 3 năm 2008-2010 17
2.2. Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán tiền hàng trong công ty Cổ phần Xây
lắp điện Duyên Hải 17
2.2.1. Đặc điểm, phân loại thanh toán tiền hàng tại công ty Cổ phần Xây lắp
1
Kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
điện Duyên Hải 17

2.2.2. Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán tiền hàng tại công ty Cổ phần
Xây lắp điện Duyên Hải 18
2.2.2.1. Kế toán thanh toán với nhà cung cấp 18
2.2.2.2. Kế toán thanh toán với khách hàng 39
2.3. Đánh giá chung về tổ chức kế toán thanh toán tiền hàng tại Công ty Cổ
phần Xây lắp điện Duyên Hải 62
2.3.1. Những kết quả đạt đợc 62
2.3.2. Những tồn tại cần khắc phục 63
Chơng 3:Biện pháp hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tiền hàng
trong công ty Cổ phần xây lắp điện Duyên Hải 64
3.1. Định hớng phát triển của công ty trong thời gian tới 64
3.2. Biện pháp hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tiền hàng trong công ty 64
Kết luận 65
2
Kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
Lời mở đầu
1. Tính cấp thiết của đề tài.
Trong thời đại ngày nay, sự phát triển nền kinh tế của một đất nớc phụ thuộc
chủ yếu vào sự thành công trong kinh doanh của mỗi doanh nghiệp hay nói cách
khác Doanh nghiệp chính là nhân tố quyết định sự phát triển kinh tế của mỗi quốc
gia. Nhận thức đợc vai trò to lớn của mình đối với sự phát triển của đất nớc, các
doanh nghiệp ngày nay đang dần hoàn thiện tổ chức bộ máy cơ cấu cho phù hợp
với sự phát triển của nền kinh tế thị trờng, cũng nh tìm cho mình con đờng đi phù
hợp nhất. Đối với các Doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp xây lắp nói riêng
thì quá trình mua, sản xuất và bán hàng (đối với doanh nghiệp xây lắp là việc bàn
giao công trình xây dựng cơ bản) là một qúa trình không thể thiếu để doanh nghiệp
có thể tồn tại và phát triển. Điều đó đã kéo theo quá trình thanh toán tiền hàng với
khách hàng và với ngời bán giữ vai trò quan trọng trong các khâu hạch toán của
doanh nghiệp. Chính vì thế trong quá trình đi thực tế một tháng tại công ty Cổ phần
xây lắp điện Duyên Hải, chúng em đã chọn cho mình đề tài để nghiên cứu và làm

báo cáo kiến tập đó là : Kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp.
2. Mục đích nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu
Với đề tài đã chọn, chúng em có thể xác định đợc phạm vi nghiên cứu là tập
trung vào các nghiệp vụ thanh toán với 2 đối tợng: ngời mua (khách hàng) và ngời
bán ( Nhà cung cấp) của công ty CP Xây lắp điện Duyên Hải. Thông qua đề tài
nghiên cứu lần này chúng em sẽ có thêm nhiều hiểu biết về những kiến thức thực tế
về quá trình hạch toán thanh toán tiền hàng đợc vận dụng trong doanh nghiệp so với
những lý thuyết mà chúng em đợc học trong nhà trờng.
3. Đối tợng nghiên cứu
Để có thể nghiên cứu đợc thành công đề tài đã chọn thì việc xác định chính xác
đối tợng nghiên cứu là một công việc hết sức quan trọng. Và ngay từ khi chọn đề
tài, chúng em đã xác định đợc đối tợng nghiên cứu của đề tài là các chứng từ dùng
3
Kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
trong thanh toán với ngời mua, ngời bán cũng nh hệ thống sổ sách kế toán mà công
ty sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán đó.
4. Nội dung, kết cấu của đề tài
Nội dung đề tài sẽ tập trung phản ánh các nghiệp vụ thanh toán với ngời mua
ngời bán từ lý thuyết chúng em đợc học trong sách vở đến việc áp dụng thực tế tại
Công ty Cổ phần Xây lắp điện Duyên Hải. Chính vì thế chúng em đã xây dựng đề
tài có kết cấu gồm 3 chơng nh sau:
Chơng 1: Cơ sở lý luận của vấn đề thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
xây lắp
Chơng 2: Thực trạng vấn đề thanh toán tiền hàng trong công ty cổ phần xây
lắp điện Duyên Hải
Chơng 3: Biện pháp hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tiền hàng trong
Công ty cổ phần xây lắp điện Duyên Hải
Do còn hạn chế về mặt thời gian và kiến thức nên đề tài nghiên cứu của nhóm
chúng em chắc chắn sẽ còn nhiều thiếu sót, chúng em mong sẽ nhận đợc những ý
kiến chỉ bảo nhận xét của các cô giáo cũng nh các cô, các chị của phòng kế toán

công ty để đề tài nghiên cứu của chúng em đợc hoàn thiện hơn.
4
Kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
Ch ơng 1 : Cơ sở lý luận về tổ chức kế toán thanh toán tiền hàng
trong doanh nghiệp
1.1. Tổng quan về tổ chức kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm của kế toán thanh toán tiền hàng
- Kế toán thanh toán tiền hàng hay kế toán các khoản phải thu khách hàng, phải trả
ngời bán là việc công tác hạch toán các khoản phải thu và các khoản phải trả phát
sinh giữa doanh nghiệp với các đơn vị, tổ chức kinh tế khác khi xảy ra mối quan hệ
mua, bán, trao đổi hàng hoá, lao động dịch vụ.
- Đặc điểm của kế toán thanh toán tiền hàng
Kế toán các khoản phải thu khách hàng là việc hạch toán các khoản vốn của
doanh nghiệp bị các đơn vị, tổ chức, cá nhân khác chiếm dụng và doanh nghiệp có
trách nhiệm phải thu hồi. Tài khoản đợc sử dụng hạch toán là Tài khoản 131, Tài
khoản Phải thu của khách hàng.
Kế toán các khoản phải trả ngời bán là việc quản lý, hạch toán các nghiệp vụ
mà doanh nghiệp đi chiếm dụng vốn của các đơn vị, tổ chức, cá nhân khác và doanh
nghiệp có trách nhiệm phải hoàn trả sau một khoảng thời gian nhất định. Tài khoản
đợc sử dụng là tài khoản 331.
Tài khoản 131, 331 có thể d nợ, hoặc d có nên thuộc nhóm tài khoản hỗn hợp,
vừa phản ánh tài sản vừa phản ánh nguồn hình thành nên tài sản của DN.
1.1.2. Phân loại kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
1.1.2.1 Quan hệ thanh toán với ng ời bán ( Nhà cung cấp)
Quan hệ thanh toán với ngời bán là quan hệ phát sinh khi mua tài sản cố định,
vật t hàng hoá, lao động dịch vụcủa các tổ chức kinh tế khác nh các nhà máy, xí
nghiệp, các tổ chức cung ứng vật tcha thanh toán hoặc các khoản tiền ứng trớc
cho ngời bán.
Trong quá trình mua hàng hoá, sự vận động của các hàng hoá và tiền hàng th-
ờng có khoảng cách với thời gian nên sẽ có phát sinh công nợ với ngời bán.

5
Kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
1.1.2.2. Quan hệ thanh toán với ng ời mua (khách hàng)
Quan hệ thanh toán với khách hàng phát sinh khi doanh nghiệp bán vật t
hàng hoá, cung ứng lao vụ cho các tổ chức kinh tế, các cơ quan khác nhng lại cha
thu đợc tiền. Cũng nh các doanh nghiệp nhận trớc tiền mua hàng và cung cấp lao vụ
cho khách hàng đã đặt.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, tất yếu sẽ phát sinh các quan hệ thanh
toán, các quan hệ thanh toán này phát sinh ở các xí nghiệp của doanh nghiệp rất
nhiều và có tính chất công nợ khác nhau. Vì vậy kế toán cần phân biệt rõ ràng từng
quan hệ thanh toán để phản ánh đúng đắn trong sổ sách kế toán. Kế toán phải theo
dõi chặt chẽ các thanh toán dứt điểm từng khoản công nợ phát sinh đã đến thời hạn
thanh toán. Thờng xuyên kiểm tra đối chiếu với công nợ bán hàng và các bộ phận
kinh doanh trực thuộc công ty nhằm có thông tin chính xác về diễn biến công nợ
trong qúa trình kinh doanh, đôn đốc các bộ phận thu hồi và trả nợ đúng hạn, tránh
thiệt hại cho công ty.
1.1.3. Vai trò của kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
Kế toán thanh toán tiền hàng nh đã nói ở trên là công tác hạch toán các
nghiệp vụ liên quan đến các khoản phải thu, phải trả của doanh nghiệp đối với
khách hàng hay nhà cung cấp. Nói cách khác, kế toán thanh toán tiền hàng liên
quan đến việc hạch toán tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp. Công tác hạch toán
tốt sẽ giúp quản lý hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp của doanh nghiệp từ
tài sản lu động nh tiền mặt, tiền gửi, hàng hoá đến những khoản vayTừ đó doanh
nghiệp sẽ có những biện pháp, kế hoạch để quản lý thu hồi, trả nợ cho những đối t-
ợng liên quan, đây là quá trình tất yếu để doanh nghiệp có thể tồn tại, phát triển
cũng nh giữ vững đợc uy tín trên thị trờng. Tóm lại có thể khái quát tầm quan trọng
của kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp nh sau:
6
Kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
- Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán giúp cho nhà quản trị có cách nhìn tổng quát

về tình hình doanh nghiệp từ đó tạo điều kiện cho doanh nghiệp đề ra phơng hớng
hoạt động kinh doanh mới.
- Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán là cơ sở để cung cấp số liệu, thông tin cho
một số phần hành, cho các phòng ban có liên quan lập kế hoạch, các báo cáo, lập dự
toán tạo điều kiện cho doanh nghiệp hoạt động tốt hơn.
- Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán nhằm giúp kiểm tra giám sát chặt chẽ mọi sự
vận động của các khoản phải thu, các khoản phải trả giúp cho việc quản lý và sử
dụng vốn đúng mục đích, đúng nguyên tắc.
1.2. Tổ chức kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
1.2.1. Nguyên tắc tổ chức kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
Hạch toán thanh toán với ngời mua, ngời bán phải tuân thủ một số nguyên tắc
chủ yếu sau đây:
+ Phải chi tiết khoản phải thu, phải trả theo từng đối tợng, không đợc phép bù trừ
khoản phải thu, phải trả giữa các đối tợng khác nhau ( trừ khi có sự thỏa thuận giữa
các đối tợng với doanh nghiệp),
+ Phải tổng hợp tình hình thanh toán với ngời mua, ngời bán theo tính chất nợ phải
thu hay nợ phải trả trớc khi lập báo cáo kế toán.
Riêng đối với các khoản nợ phải thu cần phải tiến hành phân loại thành các loại:
Có thể trả đúng hạn, khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định
số dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý.
+ Đối với khoản phải thu, phải trả có gốc là ngoại tệ thì vừa phải theo dõi đợc bằng
đơn vị nguyên tệ, vừa phải quy đổi thành VND theo tỷ giá hối đoái thích hợp và
thực hiện điều chỉnh tỷ giá khi lập báo cáo kế toán năm.
1.2.2. Kế toán thanh toán với ngời bán ( Nhà cung cấp)
1.2.2.1. Tài khoản sử dụng
Để hạch toán nghiệp vụ thanh toán với ngời bán, kế toán sử dụng tài khoản 331 "
Phải trả ngời bán".
7
Kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
Kết cấu tài khoản này đợc quy định nh sau:

Bên nợ:
Số nợ phải trả ngời bán đã trả.
Số nợ đợc giảm do ngòi bán chấp nhận giảm giá, chiết khấu.
Số nợ giảm do trả lại hàng cho ngời bán.
Số tiền ứng trớc cho ngời bán để mua hàng.
Xử lý nợ không có chủ.
Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá hối đoái
Bên có:
Số nợ phải trả phát sinh trong khi mua hàng.
Trị giá hàng nhận của ngời bán khi có tiền ứng trớc.
Ngời bán trả lại tiền cho doanh nghiệp.
Chênh lệch khi điều chỉnh tỷ giá hối đoái.
Tài khoản 331 có thể có số d Bên Có hoặc số d bên nợ:
+ Số d Có: Số tiền còn phải trả nhà cung cấp.
+ Số d Nợ : chi tiết trong các trờng hợp: ứng trớc tiền hàng đến cuối kỳ hàng cha
nhận hoặc số tiền trả thừa cho ngời bán hoặc ngời bán chấp nhận chiết khấu sau khi
doanh nghiệp đã trả đủ tiền.
1.2.2.2. Ph ơng pháp kế toán
Trờng hợp mua chịu ( mua trả chậm)
- Mua vật t, TSCĐ, căn cứ chứng từ ( hóa đơn, biên bản giao nhận), kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153: Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ thực nhập (theo phơng
pháp kê khai thờng xuyên)
Nợ TK 611: Mua hàng (theo phơng pháp Kiểm kê định kỳ)
Nợ TK 211, 213: TSCĐ đã đa vào sử dụng
Nợ TK 133: Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
Có TK 331: Phải trả nhà cung cấp
8
Kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
- Mua chịu vật t, dịch vụ sử dụng ngay trong quá trình sản xuất kinh doanh:
Nợ TK 627,641,642,241,242

Nợ TK 133: Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
Có TK 331: Phải trả nhà cung cấp
- Trờng hợp nợ ngời nhận thầu XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ
Nợ TK 2412: XDCB
Nợ TK 2413: Sửa chữa lớn
Nợ TK 133: Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
Có TK 331: Phải trả nhà cung cấp
- Khi trả nợ cho ngời bán, kế toán ghi:
Nợ TK 331: Số nợ đã trả
Có TK 111: Trả bằng tiền mặt
Có TK 112: Trả bằng tiền gửi Ngân hàng
Có TK 311, 341: Trả bằng tiền vay
- Khi đợc nhà cung cấp chiết khấu thanh toán, chiết khấu thơng mại, giảm giá và
chấp nhận giảm nợ hoặc nhận nợ với doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 331:
Có TK 133: Giảm thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu có)
Có TK 152, 153: (Phơng pháp kê khai thờng xuyên)
Có TK 611: ( Phơng pháp kiểm kê định kỳ)
Có TK 515: Số tiền chiết khấu thanh toán đợc hởng
- Khi trả vật t cho ngời bán và đợc ngời bán xóa nợ hoặc ghi nhận nợ với doanh
nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 331:
Có TK 152, 153: ( Phơng pháp Kê khai thờng xuyên)
Có TK 611 (Phơng pháp kiểm kê định kỳ)
Có TK 133: Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
Trờng hợp ứng trớc tiền mua hàng:
9
Kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
- Khi ứng tiền cho nhà cung cấp để mua hàng:
Nợ TK 331

Có TK 111: ứng trớc bằng tiền mặt
Có TK 112: ứng trớc bằng tiền gửi ngân hàng
- Khi nhận hàng mua theo số tiền ứng trớc, kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153, 156Nhập hàng theo phơng thức kê khai thờng xuyên
Nợ TK 611: Nhập hàng theo phơng thức kiểm kê định kỳ
Nợ TK 211, 213: Nhập TSCĐ
Nợ TK 241: Nhận công trình giao thầu
Nợ TK 133: Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
Có TK 331: Phải trả ngời bán
- Thanh toán chênh lệch giữa trị giá hàng nhập với số tiền ứng trớc :
+ Nếu ứng trớc nhỏ hơn trị giá hàng mua đã nhập và doanh nghiệp trả số tiền còn
thiếu, kế toán ghi:
Nợ TK 331: Trả nợ nhà cung cấp số thiếu
Có TK 111,112:
+ Nếu ứng trớc lớn hơn trị giá hàng nhập thì phải thu, kế toán ghi:
Nợ TK 111,112: Số tiền thực thu
Có TK 331: Phải thu nhà cung cấp đã thu đợc
Trờng hợp nợ phải trả ngời bán không có ai đòi, ghi tăng thu nhập khác:
Nợ TK 331: Xóa nợ không có ai đòi
Có TK 711: Thu nhập khác
1.2.3. Kế toán thanh toán với ngời mua (khách hàng)
1.2.3.1. Tài khoản sử dụng
Để hạch toán nghiệp vụ thanh toán với ngời mua, kế toán sử dụng tài khoản 131
"Phải thu của khách hàng".
Kết cấu của tài khoản này nh sau:
Bên Nợ:
10
Kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
Số tiền phải thu khách hàng mua chịu vật t, hàng hóa, dịch vụ của doanh
nghiệp.

Trả lại tiền cho khách hàng
Xóa sổ khoản phải thu khách hàng mà không thu đợc.
Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá hối đoái.
Bên Có:
Số nợ phải thu của khách hàng đã thu đợc.
Nợ phải thu giảm bớt do chấp thuận giảm giá, chiết khấu, hoặc do khách
hàng trả lại hàng đã bán.
Số tiền khách hàng ứng trớc để mua hàng.
Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá hối đoái.
TK 131 có thể có số d bên nợ hoặc bên có:
+ Số d Nợ: phản ánh số tiền còn phải thu khách hàng
+ Số d Có: phản ánh số tiền khách hàng ứng trớc
1.2.3.2. Ph ơng pháp kế toán
Trờng hợp bán chịu cho khách hàng:
- Khi bán chịu vật t, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng, căn cứ hóa đơn bán hàng kế
toán ghi doanh thu bán chịu phải thu:
Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng
Có TK 511: Doanh thu bán hàng
Có TK 3331: Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
Có TK 3387, 515: Lãi do bán trả góp
- Khi bán chịu TSCĐ, kế toán ghi:
Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng
Có TK 711: Thu nhập khác
Có TK 3331: Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
- Khi chấp thuận giảm giá, chiết khấu cho khách hàng, kế toán ghi:
11
Kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
Nợ TK 521: Chiết khấu thơng mại
Nợ TK 532: Giảm giá hàng bán
Nợ TK 635: Chiết khấu thanh toán cho khách hàng

Nợ TK 3331: Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ (nếu có)
Có TK 131: Phải thu của khách hàng
- Khi khách hàng trả nợ, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112: Thu tiền nợ
Nợ TK 311: Thu nợ và thanh toán tiền vay ngắn hạn
Có TK 131: Phải thu của khách hàng
Trờng hợp khách hàng ứng tiền trớc:
- Khi doanh nghiệp nhận tiền ứng trớc của khách hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112: Số tiền khách hàng ứng trớc
Có TK 131: Phải thu khách hàng
- Khi giao nhận hàng bán cho khách hàng theo số tiền ứng trớc, căn cứ Hóa đơn
bán hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng
Có TK 511: Doanh thu bán hàng
Có TK 3331: Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
+ Khi số tiền phải thu khách hàng lớn hơn số tiền khách hàng ứng trớc, khi khách
hàng thanh toán bổ sung, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112
Có TK 131 ( chi tiết đối tợng)
+ Số tiền phải thu khách hàng nhỏ hơn số tiền khách hàng ứng trớc khi doanh
nghiệp thanh toán số tiền ứng trớc còn thừa:
Nợ TK 131: (chi tiết đối tợng)
Có TK 111, 112
Trờng hợp khách hàng thanh toán tiền hàng theo phơng thức đổi hàng thì căn cứ
vào giá trị vật t hàng hoá nhập kho do trao đổi trừ vào số phải thu, ghi:
12
Kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
Nợ TK 152,153 (611)
Nợ TK 133
Có TK 131

Trờng hợp khách hàng thực sự không có khả năng trả nợ thì căn cứ vào biên bản
xoá nợ, ghi:
Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 131
Đồng thời ghi vào bên nợ TK 004 Nợ khó đòi đã xử lý nhằm tiếp tục theo dõi
trong thời hạn quy định để có thể truy thu ngời mắc nợ số tiền đó.
Khi thu đợc khoản nợ khó đòi đã xử lý, ghi:
Nợ TK 111,112
Có TK 711
1.3.Tổ chức sổ kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
Các DN phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, các quy định của Nhà nớc về
kế toán và yêu cầu quản lý của DN để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và các sổ kế
toán chi tiết cần thiết. Việc căn cứ vào chứng từ kế toán. Mọi số liệu thông tin trên
sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán chứng minh. Sổ kế toán đợc quản lý
chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho
nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và
việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ.
Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, chúng em sẽ sử dụng các sổ chi tiết cũng
nh các sổ tổng hợp liên quan đến các nghiệp vụ thanh toán với ngời mua, ngời bán
trong doanh nghiệp. Tuỳ theo hình thức kế toán cụ thể tại doanh nghiệp, kế toán có
thể áp dụng một trong các hình thức sổ kế toán nh : Nhật ký-sổ cái, Nhật ký chung,
Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ. Trờng hợp sử dụng chơng trình phần mềm kế
toán thì hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo nguyên tắc ghi chép theo một hình thức
kế toán đã lựa chọn và cuối tháng phải in ra các sổ kế toán để sử dụng và lu trữ.
13
Kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
Ch ơng 2 : Thực trạng về tổ chức kế toán thanh toán tiền hàng tại
công ty cổ phần xây lắp điện Duyên Hải
2.1. Giới thiệu khái quát về công ty Cổ phần xây lắp điện Duyên Hải
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển

- Tên công ty viết bằng tiếng việt: Công ty Cổ phần xây lắp điện
Duyên Hải
- Tên công ty viết bằng tiếng Anh: duyen hai electricity assembly
joint stock company,
- Tên viết tắt: duyen hai e.a.c
- Địa chỉ trụ sở chính : Số 163 Nguyễn Đức Cảnh, phờng Cát Dài, quận Lê Chân,
Hải Phòng.
Điện thoại: 031.8600994 Fax: 031.3513279
- Công ty đợc cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty cổ phần số:
0203000598 do Sở Kế hoạch và đầu t thành phố Hải Phòng cấp lần đầu ngày
22/10/2003, thay đổi lần thứ 1 ngày 10/9/2009, thay đổi lần thứ 2 ngày 4/5/2010.
- Công ty đăng ký số vốn điều lệ là 8.000.000.000 đồng
- Ngời đại diện theo pháp luật của công ty:
Ông Nguyễn Văn Tới
Chức danh: Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc
Nắm bắt đợc nhu cầu ngày càng cao trong lĩnh vực xây lắp, công ty đã đầu t
mua sắm, trang bị đầy đủ máy móc thiết bị chuyên gia công các thiết bị phụ kiện
đáp ứng việc xây lắp đờng dây và trạm biến áp, không những phục vụ việc xây dựng
các công trình điện của công ty mà còn phục vụ khách hàng với độ chính xác và
chất lợng cao. Cho đến nay, công ty đã và đang tham gia xây lắp nhiều công trình
trọng điểm nh: Xây lắp đờng không dây, đờng cáp ngầm cấp điện áp 110kV trở
xuống, thi công các loại trạm biến áp kiểu kín, hở, kios thuộc nội, ngoại thành Hải
Phòng và các tỉnh Duyên Hải Bắc Bộ; Lắp đặt hệ thống chiếu sáng công cộng, hệ
14
Kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
thống hạ thế cấp điện ngoài nhà cho các khu chung c; Các công trình điện phục vụ
sản xuất công nghiệp, nông nghiệp, quốc phòng, giao thông vận tải, du lịch
2.1.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh
Công ty có chức năng nhiệm vụ chính nh sau:
(1) Xây lắp đờng dây và trạm biến áp đến 35KV; Kinh doanh các loại vật t, máy

móc thiết bị, hàng kim khí, phụ tùng, khí cụ điện, vật liệu xây dựng, kinh doanh
phát triển nhà và bất động sản; Dịch vụ xuất nhập khẩu; Xây dựng các công trình
dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, các công trình hạ tầng (cung cấp điện,
nớc, thoát nớc, vệ sinh), công trình điện chiếu sáng công cộng, trang trí nội ngoại
thất, san lấp mặt bằng.
(2) Thi công, lắp đặt đờng dây và trạm biến áp đến 110KV.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

Phòng kế toán gồm 4 ngời: 1 kế toán trởng, 1 kế toán chi tiết, 1 kế toán kho, 1
thủ quỹ.
Phòng kế toán có nhiệm v cung cp s liu giúp cho vic ra quyết định ca ban
lãnh o. Bộ máy K toán c t chc tp trung thc hiện chc năng tham mu,
giúp việc Giám đốc về mặt ti chính của công ty. Trong đó:
- Kế toán trởng: Tham mu giúp giám đốc trong công tác quản lý tài chính. Chỉ
đạo tất cả các kế toán và chịu trách nhiệm chung về toàn bộ công tác tài chính của
cong ty. Kiểm tra tính pháp lý của các loại hợp đồng. Theo dõi sổ cái, báo cáo tài
chính, tính toán các khoản phải nộp ngân sách.
Kế toán trởng
Kế toán chi tiết
Kế toán kho
Thủ quỹ
15
Kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
- Kế toán chi tiết: Trợ giúp kế toán trởng trong quá trình hạch toán. Thu thập
chứng từ, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ. Ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ
phát sinh trong kì theo đúng trình tự hạch toán.
- Kế toán kho:Lập chứng từ nhập xuất, kiểm soát nhập xuất tồn, lập báo cáo nhập
xuất tồn, tham gia kiểm kê định kì (hoặc đột xuất).
- Thủ quỹ: Lĩnh tiền mặt tại ngân hàng và các khoản thanh toán khác. Chi tiền mặt
theo phiếu chi kèm theo chứng từ gốc đã đợc giám đốc và kế toán trởng duyệt. Lập

bảng kê và theo dõi thu chi tiền mặt hàng ngày.
2.1.4. Đặc điểm chế độ kế toán
- Hình thức kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ


Ghi chỳ:
Ghi hng ngy
Ghi cui thỏng
i chiu, kim tra
Chng t k toỏn
S qu
Chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán
cùng laọi cựng loi
Sổ, thẻ
kế toán
chi tiết
S, th k
toán chi
tit
Bảng tổng
hợp chi
tiết
Sổ cái
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số
ph

át
Báo Cáo Tài Chính
16
Kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
- Niên độ kế toán: từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 hàng năm
- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thờng xuyên
- Phơng pháp khấu hao tài sản cố định: đờng thẳng
- Phơng pháp tính giá hàng tồn kho: nhập trớc - xuất trớc
2.1.5. Khái quát kết quả kinh doanh của 3 năm 2008 - 2010
Trong những năm gần đây, cuộc suy thoái kinh tế toàn cầu đã gây ảnh hởng
không nhỏ đến các doanh nghiệp Việt Nam. Công ty Cổ phần xây lắp điện Duyên
Hải cũng gặp phải rất nhiều khó khăn nh lãi suất vay ngân hàng cao, chi phí cho
hoạt động sản xuất kinh doanh tăng do giá cả của mọi yếu tố đầu vào đều tăng đột
biến, chi phí nhân công tăng Lợi nhuận sau thuế năm 2008 tng 248,97%, nm
2009 tng 45,75%, tuy nhiên nm 2010, li nhun sau thu gim 58,91%.
2.2. Thực trạng tổ chức kế toán tiền hàng trong công ty Cổ phần xây lắp điện
Duyên Hải
2.2.1. Đặc điểm, phân loại thanh toán tiền hàng tại công ty Cổ phần xây lắp điện
Duyên Hải
- Đặc điểm:
Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, Công ty CP Xây lắp điện
Duyên Hải với vai trò là nhà thầu chủ yếu thực hiện các hợp đồng xây dựng theo
yêu cầu của một doanh nghiệp khác hay của một cơ quan chức năng của Nhà nớc.
Trong đó hợp đồng xây dựng có thể là hợp đồng xây lắp đờng dây và các trạm
biến áp; Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, các
công trình hạ tầng (cung cấp điện, nớc, thoát nớc, vệ sinh), công trình điện chiếu
sáng công cộng
Nhà thầu có thể đợc thanh toán theo 2 trờng hợp tuỳ theo Hợp đồng xây dựng
quy định:
+ Trờng hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu đợc thanh toán theo tiến độ kế

hoạch: khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng đợc ớc tính một cách đáng tin cậy,
17
Kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
thì doanh thu và chi phí liên quan đến hợp đồng đợc ghi nhận tơng ứng với phần
công việc đã hoàn thành do nhà thầu tự xác định vào ngày lập báo cáo tài chính mà
không phụ thuộc vào hoá đơn thanh toán theo tiến độ kế hoạch đã lập hay cha và số
tiền ghi trên hoá đơn là bao nhiêu.
+ Trờng hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu đợc thanh toán theo giá trị khối
lợng thực hiện, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng đợc xác định một cách
đáng tin cậy và đợc khách hàng xác nhận, thì doanh thu và chi phí liên quan đến
hợp đồng đợc ghi nhận tơng ứng với phần công việc đã hoàn thành đợc khách hàng
xác nhận trong kỳ đợc phản ánh trên hoá đơn đã lập.
*Bên cạnh vai trò là một công ty hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, công ty CP
Xây lắp điện Duyên Hải cũng hoạt động mang tính chất một doanh nghiệp thơng
mại nh mua bán hàng hoá trong lĩnh vực xây dựng.
- Công tác thanh toán tiền hàng tại công ty CP xây lắp điện Duyên Hải bao gồm:
nghiệp vụ thanh toán với ngời mua (khách hàng) và nghiệp vụ thanh toán với ngời
bán (nhà cung cấp):
+ Kế toán thanh toán với khách hàng là công tác hạch toán các khoản phải thu của
khách hàng theo các hợp đồng kinh tế mua bán các thiết bị vật t xây dựng hay hợp
đồng xây dựng đã ký kết giữa 2 bên.
+ Kế toán thanh toán với nhà cung cấp là công tác hạch toán việc công ty đã mua
các vật t, máy móc thiết bị, công cụ dụng cụcủa các đơn vị cung cấp để phục vụ
cho công trình xây lắp.
Các phơng thức thanh toán với ngời mua, ngời bán tại công ty chủ yếu là dới hình
thức tiền mặt và tiền gửi.
2.2.2. Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán tiền hàng tại công ty Cổ phần xây
lắp điện Duyên Hải
2.2.2.1. Kế toán thanh toán với nhà cung cấp
2.2.2.1.1. Hệ thống tài khoản và chứng từ,bộ sổ sử dụng:

* Chứng từ chủ yếu sử dụng:
18
Kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
Hợp đồng kinh tế ; biên bản giao nhận hàng hóa ; Hoá đơn GTGT; Phiếu nhập
kho; Phiếu chi; Uỷ nhiệm chi; Phiếu báo nợ (kèm sổ phụ Ngân hàng)
* Bộ sổ sử dụng:
- Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi Ngân hàng, Thẻ kho (Sổ kho) , Sổ chi tiết thanh toán
với ngời mua-ngời bán
* Các tài khoản thờng sử dụng hạch toán:
Để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, hệ thống tài khoản th-
ờng đợc sử dụng đó là các TK 111, 112, 331, 133, 621,152
2.2.2.1.2. Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp
Để xem xét công tác thanh toán với nhà cung cấp tại công ty CP xây lắp điện
Duyên Hải, chúng em đã tìm hiểu các nghiệp vụ liên quan đến việc thanh toán với
nhà cung cấp trong tháng 01/2011, cụ thể gồm các nghiệp vụ sau:
Nghiệp vụ 1: Ngày 01/01/2011, Công ty CP xây lắp điện Duyên Hải mua của
công ty TNHH Tín Lan một lô hàng là 1067 cọc tre . Đồng thời công ty đã thanh
toán tiền hàng cho công ty TNHH Tín Lan bằng tiền mặt.
Từ nghiệp vụ phát sinh trên, có thể xác định:
- Bộ chứng từ gồm:
+ Biên bản giao nhận hàng hoá
+ HĐ GTGT số 0095197 ( liên 2) (nhận của công ty TNHH Tín Lan)
+ Phiếu chi số 01/01(liên 2)
- Quy trình luân chuyển và sử dụng chứng từ:
+ Dựa vào Biên bản giao nhận hàng hoá do 2 bên cùng lập và Hoá đơn GTGT số
0095197 nhận đợc của Công ty TNHH Tín Lan, kế toán sẽ lập phiếu chi tiền mặt để
thanh toán tiền hàng cho Công ty TNHH Tín Lan. Phiếu chi đợc lập thành 3 liên, 3
liên đều phải có chữ kí trực tiếp của Ngời lập, kế toán trởng và Giám đốc (không ký
qua giấy than) thì thủ quỹ mới đợc xuất quỹ. Sau khi nhận đủ tiền, ngời nhận ghi số
tiền đã nhận bằng chữ, và cùng với thủ quỹ kí vào phiếu chi.

19
Kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
Các liên đợc sử dụng nh sau: Liên 1 đợc lu tại quyển. Liên 2 thủ quỹ ghi sổ rồi
chuyển cho kế toán vào sổ. Liên 3 giao cho ngời nhận tiền.
Biểu mẫu số 01: Biên bản giao nhận hàng hoá
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
***
biên bản giao nhận hàng hoá

Hôm nay, ngày 01 tháng 01 năm 2011. Chúng tôi gồm:
I- đại diện bên giao : công ty TNHH Tín Lan
1- Ông : Phạm Thế Tín Chức vụ : Giám Đốc
2- Ông : Nguyễn Văn Thành Chức vụ : Cán bộ kinh doanh
II - đại diện bên nhận : công ty Cổ phần xây lắp điện duyên hải
1- Ông : Nguyễn Văn Tới Chức vụ : Giám Đốc
2- Ông : Nguyễn Văn Chung Chức vụ : Cán bộ kinh doanh
Cùng thống nhất lập biên bản xác nhận số lợng cọc tre của Công ty TNHH Tín Lan
giao bán cho Công ty cổ phần xây lắp điện Duyên Hải theo thoả thuận của 2 bên.
Cụ thể nh sau :
STT
Tên hàng Đơn vị
tính
Số lợng Đơn giá
( đ/kg )
Thành tiền
1
Cọc tre Cọc 1067 5999.7 6.401.679
( Đơn giá trên đã bao gồm cả thuế giá trị gia tăng 5%)
Hàng giao tại : Kho hàng hoá của công ty TNHH Tín Lan

Biên bản lập thành 02 bản có nội dung và giá trị nh nhau . Mỗi bên giữ 01 bản .

bên giao bên nhận
Biểu mẫu số 02: Hoá đơn GTGT số 0095197:
20
Kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
Hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT-3LL
Giá trị gia tăng LS/2010B
Liên 2: Giao khách hàng 0095197
Ngày 01 tháng 01 năm 2011
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Tín Lan
Địa chỉ: Khu Dân c Phú Hải-Anh Dũng-Dơng Kinh
Số tài khoản
Điện thoại: MS:
Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Thị Hạnh
Tên đơn vị: Công ty Xây lắp điện Duyên Hải
Địa chỉ: 163 Nguyễn Đức Cảnh-Lê Chân- Hải Phòng
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán :TM MS:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1) Cọc tre Cọc 1067 5.714 6.096.838
Cộng tiền hàng: 6.096.838
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 304.841
Tổng cộng tiền thanh toán: 6.401.679
Số tiền bằng chữ: Sáu triệu bốn trăm lẻ một ngàn sáu trăm bảy chín đồng.
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)
Nguyễn Thị Hạnh Trần Văn Dũng Phạm Thế Tín
Biểu mẫu số 03: Phiếu chi số 01

21
0 2 0 0 5 0 4 4 5 2
0 2 0 0 5 7 1 5 9 3
Kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
Đơn vị: CTCP XL điện Duyên Hải
Địa chỉ: Số 163-Nguyễn Đức
Cảnh-Lê Chân-HP
Phiếu chi Số: 05/01
Nợ: 621,133
Có : 111
Ngày 01 tháng 01 năm 2011
Mẫu số 02-TT
QĐ số: 15/2006/QĐ-
BTC ngày 20/03/2006
của Bộ trởng Bộ Tài
chính
Họ và tên ngời nhận tiền: Nguyễn Thị Hạnh
Địa chỉ: Công ty CP Xây lắp điện Duyên Hải
Lý do chi: Trả mua cọc tre phục vụ CT: Phát triển nhà.
Số tiền: 6.401.679,00 (viết bằng chữ) : Sáu triệu bốn trăm linh một ngàn, sáu
trăm bảy chín đồng chẵn.
Kèm theo: HĐ số 0095197 chứng từ gốc.
Hải Phòng, ngày 01 tháng 01 năm 2011
Thủ trởng đơn vị Ngời lập phiếu Thủ quỹ Ngời nhận tiền
Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký
Đã nhận đủ số tiền: Sáu triệu bốn trăm linh một ngàn sáu trăm bảy mơi chín đồng
chẵn.
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý).
+ Số tiền quy đổi.
- Định khoản nghiệp vụ phát sinh:

Nợ TK 621 : 6.096.838
Nợ TK 133 : 304.841
Có TK 111: 6.401.679
- Sau khi đã lập và xác định đợc bộ chứng từ cho nghiệp vụ 1, kế toán sẽ ghi sổ
nghiệp vụ phát sinh: sổ sách chi tiết đợc sử dụng trong nghiệp vụ sẽ gồm:
+ Sổ Chi phí sản xuất kinh doanh ( vào TK 621)
+ Sổ quỹ tiền mặt
22
Kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
Biểu mẫu số 04: Sổ chi phí sản xuất kinh doanh
Đơn vị: Công ty CP Xây lắp điện Duyên Hải
Địa chỉ:163 Nguyễn Đức Cảnh-Cát Dài-Lê Chân-HP
Mẫu số S36-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-
BTC ngày20/03/2006 của Bộ trởng BTC)
Sổ chi phí sản xuất kinh doanh
Tài khoản: 621
Tên sản phẩm, dịch vụ: Cọc tre
Tên phân xởng:
23
Kế toán thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
Biểu mẫu số 05: Sổ quỹ tiền mặt
Đơn vị: Công ty CP Xây lắp điện Duyên Hải
Địa chỉ: 163 Nguyễn Đức Cảnh-Cát Dài-Lê Chân-HP
Mẫu số S07-DN
(Ban hành theo QĐ số 15 /2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC)
Sổ quỹ tiền mặt
Tháng 01/2011
Ngày

tháng
Số chứng từ Nội dung TK đối
ứng
Thu Chi Tồn
Thu Chi
Số d đầu T01/2011 1.987.043.323
01/01 01 Trả tiền mua cọc tre-CT Tín Lan 621 6.096.838
133 304.841
Cộng PS tháng 01/2011
6.401.679
D cuối tháng 01/2011
Ngày
tháng
ghi sổ
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng
Tổng số tiền Chia ra
SH NT Nợ Có Cọc tre
A B C D E 1 2 3 4 5
01/01 PC01 01/01 Mua cọc tre phục
vụ công trình
111 6.096.838 6.096.838
- Cộng PS 6.096.838 6.096.838
- Số d CK
24
KÕ to¸n thanh to¸n tiÒn hµng trong doanh nghiÖp
25