qui trình tổ chức sự kiện

Quy trình tổ chức một sự kiện
Event Channel - Để có một sự kiện, dù nhỏ hay lớn cũng trải qua
các công đoạn chuẩn bị cơ bản.
Có thể tạm chia quy trình tổ chức sự kiện thành nhóm các công việc nhỏ như sau:
1. Nhận thông tin từ khách hàng/cấp trên (Briefing)
Thông qua bước nhận Brief hay RFP (Request for proposal) từ cấp trên (đối với những người
làm Event cho chính công ty mình(In house Event) hay Khách hàng (đối với Event Agency),
người làm Event có được những thông tin cơ bản: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian, số
lượng tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầu đối với Event từ đó sẽ xác định được hướng đi
cho công việc tổ chức sự kiện của mình.
2. Hình thành Concept và Theme
Concept là ý tưởng chủ đạo của một sự kiện, thường được người làm Event ví như "linh hồn của
Event" cho nên bước hình thành Concept cho Event rất quan trọng. Sau khi đã có Concept, người
ta sẽ phát triển được Theme (Chủ đề của Event), những hiệu ứng về phần nhìn như thiết kế sử
dụng trong chương trình, việc trang trí, hoạt động của Event sao cho phù hợp với Concept đã
định ra. Nói thêm về Theme, nếu Concept là "Linh hồn" thì Theme là "Diện mạo" của Event.
Theme chi phối toàn bộ nội dung và các hoạt động ở Event. (Xem thêm bài Concept và Theme:
Linh hồn của sự kiện)
Ví dụ Event ra mắt một nhãn hiệu nước giải khát dành cho teen, Concept có thể là "Luôn tràn
đầy năng lượng sống", còn Theme thì phải thể hiện được ý tứ "Tràn đầy năng lượng"đó, có thể
qua các gam màu rực rỡ trẻ trung, qua hình ảnh các chàng trai cô gái căng tràn sức sống trên
backdrop, poster , qua các trò chơi trong Event thật trẻ khỏe, năng động.
Để có được Concept và Theme, người ta phải dựa trên các thông tin về Đặc điểm sản phẩm,
thông điệp của sản phẩm, văn hóa và hành vi tiêu dùng của khách hàng, và mục tiêu truyền thông
của sự kiện. Quá trình cùng nhau ngồi phát triển các ý tưởng về Concept và Theme người ta gọi
là Brainstorm.
3. Viết kế hoạch (Planning proposal)
Từ Concept, người ta phát triển ra nhiều Ý tưởng (Idea), tuy nhiên các Ý tưởng này phải xoay
quanh ý tưởng chủ đạo là Concept. Và sau khi phát triển được các ý tưởng rồi thì người ta phác
thảo kế hoạch (proposal) dựa trên Ý tưởng đó.Một Proposal tốt phải vẽ ra cho khách hàng/cấp
trên bức tranh mang tính khả thi về việc thực hiện Event đó: Ý tưởng, mục tiêu, nội dung chương

trình, quá trình thực hiện, kế hoạch truyền thông, cách thức đo lường hiệu quả Bạn có thể đọc
thêm bài viết hướng dẫn viết Proposal tại đây.
Để cho người đọc kế hoạch mường tượng được "mặt mũi" chương trình, thông thường phải có
các thiết kế đi kèm: Bandrol, vé mời, phông sân khấu (backdrop), tờ rơi, phối cảnh sân khấu
Càng đầu tư cho phần thiết kế, kế hoạch của bạn càng hấp dẫn, dễ hình dung, dễ đi vào lòng
người và cơ hội thắng thầu cao hơn (nhưng dĩ nhiên là bạn sẽ phải mất công hơn).
Một phần không thể thiếu nữa là lập Dự trù kinh phí (nếu làm cho công ty), hay Báo giá (làm
cho khách hàng), Event Channel đã có bài viết về việc này, các bạn có thể xem thêm tại đây.
4. Thuyết trình kế hoạch (Proposal Presentation)
Sau khi đã có trong tay kế hoạch, các thiết kế và dự toán ngân sách cho Sự kiện, bạn bắt đầu cho
bước Gặp khách hàng/Cấp trên để Present (thuyết trình) kế hoạch của mình. Thông qua việc
thuyết trình, bạn phải làm cho người nghe hình dung được tiến trình thực hiện kế hoạch sẽ như
thế nào, mức độ khả thi ra sao, một số khách hàng/cấp trên sẽ đòi hỏi bạn cho họ thấy được cơ sở
đánh giá, đo lường hiệu quả mà sự kiện mang lại cho họ. Nếu Sự kiện mà bạn thuyết trình đáp
ứng được mong đợi của họ, về yêu cầu tổ chức, mức độ khả thi, chi phí, họ sẽ chấp thuận cho
bạn tiến hành.
5. Tổ chức triển khai (Execution)
Để tổ chức triển khai một kế hoạch, đầu tiên đòi hỏi bạn phải có nhân sự thực hiện. Nếu là người
trong một công ty, bạn cần huy động Team/phòng ban của mình, nhờ sự hỗ trợ của phòng ban
khác để thực hiện, đôi khi bạn còn phải thuê ngoài để có người hỗ trợ bạn thực hiện. Nếu ở một
Agency, việc này hẳn đã có quy trình riêng và có những nhân sự được phân công phụ trách từng
phần dựa trên chuyên môn của mình: Bộ phận Phụ trách khách hàng (Account), bộ phận Thiết kế
(Design), Bộ phận Ý tưởng (Creative), Bộ phận Sản xuất (Production), Bộ phận Tài chánh
(Finance), Bộ phận truyền thông đối ngoại (PR-Media)
Người làm Event phải chu đáo và khắt khe trong từng công việc dù nhỏ nhất
Nhiệm vụ của bạn - một người quản lý dự án, cụ thể là quản lý chính Event này, là kết nối các bộ
phận nhằm thực hiện thông suốt Sự kiện. Bạn sẽ phải lên các bảng mô tả, phân công công việc,
(checklist), tiến độ (schedule) có các thời hạn (deadline) cụ thể thật chi tiết và giám sát, đôn
đốc công việc của từng bộ phận nhằm đảm bảo công tác chuẩn bị thật tốt.
Trước sự kiện (Pre-Event) sẽ có rất nhiều hạng mục cần phải tiến hành: Từ khảo sát địa điểm, xin

giấy phép, thiết kế, sản xuất cho đến thuê nhân sự, giải trí văn nghệ, dàn dựng lắp đặt (set up),
truyền thông cho chương trình, sắp xếp việc mời khách, phương tiện đi lại, (nếu có), tổng duyệt
(rehearsal) và bạn sẽ phải thật chu đáo và nghiêm túc để hoàn thành. Ngoài ra còn phải dự
phòng các rủi ro, sự cố có thể xảy ra để có biện pháp ứng biến phù hợp nữa.
Trong sự kiện (At-Event), với vai trò Trưởng dự án, bạn sẽ là đầu não chỉ huy mọi hoạt động.
Một người chỉ huy tốt sẽ biết cách vận hành guồng máy của mình suôn sẻ, đem lại một Event
làm hài lòng người tham dự lẫn Công ty/Khách hàng.
Mọi việc như vậy chưa phải đã kết thúc mà có cả núi công việc cần giải quyết ngay sau Event
(Post-Event): Ngay tại hiện trường, chúng ta sẽ phải thu dọn, bàn giao địa điểm cho chủ địa
điểm, trả lại các thiết bị, vật dụng thuê mua từ nhà cung cấp, rồi có thể phải cùng nhóm làm
Event (Event team) ăn mừng sau khi tổ chức thành công (thậm chí là không thành công có thể
vẫn phải đãi họ một chầu).
6. Đánh giá, tổng kết và báo cáo (Evaluation and Report)
Một vài ngày sau đó chúng ta phải làm các việc sau để gởi báo cáo tổng kết cho khách hàng và
tổng kết, quyết toán với công ty:
* Quyết toán chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt, tính toán thù lao, thưởng phạt cho nhân
sự trong chương trình.
* Tổng kết lại những gì đã làm được, chưa làm được, đo lường hiệu quả chương trình: bao nhiêu
người tham dự, bao nhiêu người đăng ký mua hàng (nếu có), phản hồi của họ
* Công tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu banner đã được treo, bao nhiêu tờ phơi đã phát,
phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã được đưa lên báo
* Các hình ảnh báo cáo, các link đính kèm
Trong Event team cũng cần tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm càng sớm càng tốt ngay sau
Event vì điều này rất quan trọng để chúng ta có những Event tiếp theo được cải thiện theo chiều
hướng tốt hơn.
Như vậy là chúng ta đã trải qua tất cả các công đoạn trong việc thực hiện một sự kiện. Nhưng
trên thực tế, những gì phải làm cho một sự kiện không chỉ gói gọn trong một, hai trang giấy, mà
nó là hàng tấn công việc của nguyên một tập thể. Nói ngắn gọn, đằng sau một Event, có rất nhiều
thứ để làm.