Tổ chức thu nhận thông tin kế toán doanh nghiệp - Chương 2

BMKTDN-TS.TBC 1
TỔ CHỨC THU NHẬN THÔNG TIN
KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
Chương 2
BMKTDN-TS.TBC 2
2.1.Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
2.2. Tổ chức thu nhận thông tin kế toán tiền
2.3. Tổ chức thu nhận thông tin kt hàng tồn kho
2.4. Tổ chức thu nhận thông tin kế toán bán hàng
2.5.Tổ chức thu nhận thông tin kế toán khác
Nội dung chương 2
BMKTDN-TS.TBC 3
2.1. Tổ chức vận dụng hệ thống
chứng từ kế toán
2.1.1- Tổng quan về chứng từ và phương pháp ctừ kế toán
• Chứng từ kế toán
• Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp hiện nay
- Theo quyết định 15/2006 – QĐ/BTC
- Theo quyết định 48/2006 – QĐ/BTC
2.1.2- Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ:
- Xây dựng danh mục chứng từ……….
- Xây dựng nội dung, mẫu biểu………
- Quy định việc lập, kiểm tra chứng từ
- Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ…
- Tổ chức lƣu trữ chứng từ……………
chungtu KT.doc
CHỨNG TỪ
Phƣơng pháp
Slide 6
BMKTDN-TS.TBC 4
Phương pháp chứng từ kế toán

• Đnghĩa pp chứng từ kt: Là phương pháp ktoán được
sử dụng để phản ánh, ktra các nghiệp vụ ktế tài
chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời
gian, địa điểm phát sinh nghiệp vụ đó phục vụ công
tác ktoán và quản lý
• Nội dung của pp ctừ kt được biểu hiện thông qua
các hình thức là các bản chứng từ ktoán và chương
trình luân chuyển ctừ.
• Bản chứng từ là vật mang tin phản ánh các nghiệp
vụ ktế tài chính psinh và đã hoàn thành, làm căn cứ
ghi sổ ktoán
• Chương trình luân chuyển ctừ là đường đi của ctừ
được xác định trước đến các bộ phậnchức năng,
các cá nhân có liên quan thực hiện chức năng
truyền thông tin về nghiệp vụ trong ctừ ktoán
BMKTDN-TS.TBC 5
Các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán
• - Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
• - Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
• - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế
toán;
• - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ
kế toán;
• - Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
• - Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài
chính (các đơn vị đo lường cần thiết)
• - Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và
những người có liên quan đến chứng từ kế toán;
( Những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế
toán phải có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán)

3.1. Tổ chức
BMKTDN-TS.TBC 6
2.1.2- Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán trong
doanh nghiệp
- Xây dựng danh mục chứng từ……….
- Xây dựng nội dung, mẫu biểu………
- Quy định việc lập, kiểm tra chứng từ
- Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ…
- Tổ chức lưu trữ chứng từ……………
(Trình tự xử lý và luân chuyển ctừ gồm các bước: Lập ctừ

ktra ctừ

hoàn chỉnh ctừ

luân chuyển ctừ

bảo
quản và lưu trữ ctừ)
BMKTDN-TS.TBC 7
2.2. T chc thu nhn thụng tin k toỏn tin
Chng t:
Chứng từ kế toán trực tiếp:
Phiếu thu (Mẫu số 01 - TT)
Phiếu chi (Mẫu số 02 - TT)
Chứng từ kế toán liên quan khác:
Khế -ớc vay
Giấy đề nghị tạm ứng
ủy nhiệm chi
Giấy lĩnh tiền mặt

BMKTDN-TS.TBC 8
đơn vị:
địa chỉ: Phiếu thu
Ngày tháng nm 200
Quyển số:
Số:
Nợ:
Có:
Mẫu số 01-TT
Ban hành theo Qđ số: 15/2006/Qđ/BTC
ngày 20 /3/06 của Bộ trng BTC
Họ tên ng-ời nộp tiền:
địa chỉ:
Lý do nộp:
Số tiền: (viết bằng ch-):
Kèm theo: Chứng từ gốc:
Ngày tháng năm 200
Giám đốc
Kế toán tr-ởng
Ng-ời nộp tiền
Ng-ời lập phiếu
Thủ quỹ
(Ký, họ tên, đóng dấu)(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):
+ Số tiền quy đổi:
(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
Đã nhận đủ số tiền(Viết bằng chữ):
BMKTDN-TS.TBC 9

Biểu 2a.2
Họ tên ng-ời nhận tiền:
địa chỉ:
Lý do chi:
Số tiền: (viết bằng ch):
Kèm theo: Chứng từ gốc:
ã nhận đủ số tiền (viết bằng ch):
Ngày tháng nm
Giám đốc Kế toán tr-ởng
Thủ quỹ
Ng-ời lập phiếu Ng-ời nhận tiền
(Ký, họ tên, đóng dấu)(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):
+ Số tiền quy đổi:
(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
đơn vị:
địa chỉ: Phiếu chi
Ngày tháng nm
Quyển số:
Số:
Nợ:
Có:
Mẫu số 01-TT
(Ban hành theo Qđ số: 15/2006/Qđ/BTC
ngày 20 /3/06 của Bộ trng BTC)
BMKTDN-TS.TBC 10
Sæ chi tiÕt Quü tiÒn mÆt
Tµi kho¶n:
Lo¹i quü:
Năm

Đơn vị:
Địa chỉ:
Biểu 2b.1
NT
GS
NT
CT
Số hiệu
CT
DG
TKĐ
Ƣ
SPS
ST
Ghi
chú
Người ghi sổ
Kế toán trưởng
Ngày tháng năm
Giám đốc
Mẫu số S07a – DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC
ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
BMKTDN-TS.TBC 11
Bắt đầu
(1)
A
Tiền
viết
Phiếu thu

(3 liên)
3
Duyệt - ký
Phiếu thu
3
(2)
Phiếu thu
2,3
Phiếu thu
3
(3)
Thu tiền
Ký nhận
(4)
Nộp tiền
Phiếu thu
2,3
(5)
Phiếu thu
2,3
(5)
(6)
Phiếu thu
2
Phiếu thu
2
Phiếu thu
2
(7)
(8)

(10)
Ghi sổ kế
toán tiền mặt
(9)
Ghi sổ kế toán liên
quan
Ghi sổ quỹ
(11)
(7)
L-u C.từ
(12)
B
Ng-ời nộp tiền Kế toán tiền
mặt
Kế toán tr-ởng
G
Kế toán liên
quan
Thủ quỹ
Sơ đồ
xử lý
và
luân
chuyển
chứng
từ thu
tiền
mặt
Sơ đồ số:
(2.1)

BMKTDN-TS.TBC 12
Ng-ời nộp tiền (A)
Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ thu tiền mặt
Kế toán
tiền
Bộ phận kế
toán liên
quan
Kế toán tr-ởng
Th qu
viết
Phiếu thu
(3 liên)
Duyệt - ký
Phiếu thu
Phiếu thu
2,3
33
Phiếu thu
3
Phiếu thu
2,3
Phiếu thu
Ghi sổ quỹ
Phiếu thu
Phiếu thu
Ghi sổ kế toán
liên quan
Ghi sổ kế
toán tiền mặt

Thu tiền
Ký nhận
(1) (2)
(3)
(4)
(5)
2
(6)
(7)
(7)
(8)
L-u trữ
(B)
(9)
(10)
(11)
(12)
2
2
BMKTDN-TS.TBC 13
A- Người nộp tiền chuẩn bị tiền
(1) Kế toán tiền mặt viết phiếu thu (3 liên).
(2) Trình kế toán trưởng ký duyệt (3 liên)
(3) Phiếu thu chuyển trả lại cho kế toán tiền mặt (3 liên) - lưu liên 1.
(4) Chuyển liên 2, 3 cho thủ quỹ
(5) Thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu (2 liên)
(6) (7) Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận (2 liên) -
người nộp tiền giữ lại liên 3, chuyển trả liên 2 cho thủ quỹ; thủ quỹ
ghi sổ quỹ.
(8) Thủ quỹ chuyển phiếu thu (liên 2) cho kế toán tiền mặt.

(9) Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt.
(10) (11) Chuyển phiếu thu cho bộ phận liên quan ghi sổ, sau đó
chuyển trả phiếu thu về cho kế toán tiền mặt.
(12) Kế toán tiền mặt lưu phiếu thu.
B- Kết thúc
Giải thích: Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ thu tiền mặt
(SĐ 2.1)
BMKTDN-TS.TBC 14
Sơ đồ 2.2
Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ chi tiền mặt
Bắt đầu
A
Bộ phận mua hàng
HđMH
Các chứng từ
duyệt chi
(1)
Ng-ời tạm ứng
Giấy đề nghị tạm ứng
Bộ phận l/ quan khác
- Chứng từ thanh toán
- Giấy nộp tiền
Nhận tiền - ký nhận
Phiếu chi 2.3
(7)
Viết
Phiếu chi
(3 liên)
3
Ký - duyệt

Phiếu chi
3
Phiếu chi
2.3
Phiếu chi
3
Xuất qu
(2) (3)
(4)
(5)
Phiếu chi
2.3
(6)
Phiếu chi
2
Ghi sổ quỹ
(7)
Phiếu chi
2
Phiếu chi
2
(9)
Ghi sổ KT
liên quan
Ghi sổ kế
toán TM
L-u chứng từ
(10)
(6)
(7)

(7)
(8)
Bộ phận liên quan
(ng-ời nhận tiền)
Bộ phận duyệt chi
Bộ phận KT
liên quan
Kế toán tiền
(lập phiếu chi)
Kế toán tr-ởng
chủ tài khoản
Thủ quỹ
BMKTDN-TS.TBC 15
Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ chi tiền mặt
Bắt đầu
Bộ phận mua
hàng HđMH
Các chứng từ
duyệt chi
(1)
Ng-ời tạm ứng
Giấy đề nghị tạm ứng
Bộ phận l/ quan khác
- Chứng từ thanh toán
- Giấy nộp tiền
Nhận tiền - ký nhận
Phiếu chi
2.3
(7)
Viết

Phiếu chi
(3 liên)
Ký - duyệt
Phiếu chi
3
Phiếu chi
2.3
Phiếu chi
3
Xuất quỹ
(2) (3)
(4)
(5)
Phiếu chi
2.3
(6)
Phiếu chi
2
Ghi sổ quỹ
(7)
Phiếu chi
2
Phiếu chi
2
(9)
Ghi sổ KT
liên quan
Ghi sổ kế
toán TM
(10)

(6)
(7)
(7)
(8)
Kế toán
tiền
Bộ phận
kt liên
quan
Th qu
Ng-ời bán hàng (A)
Ng-ời ký duyệt chi
Kế toán tr-ởng
L-u trữ CT
(B)
BMKTDN-TS.TBC 16
A) Bắt đầu: Bộ phận liên quan (ngƣời nhận tiền) chuẩn bị
chứng từ liên quan đến chi tiền.
(1) Bộ phận liên quan nộp chứng từ cho bộ phận duyệt chi. Bộ phận này
(KTT ) duyệt chi.
(2) Kế toán tiền mặt căn cứ duyệt chi viết phiếu chi (3 liên).
(3) KTT, chủ tài khoản ký phiếu chi (3 liên).
(4) Kế toán tiền mặt nhận lại phiếu chi đã ký, lƣu liên 1.
(5) Chuyển phiếu chi liên 2, 3 cho thủ quỹ.
(6) Thủ quỹ xuất quỹ, chi tiền, ký phiếu chi (liên 2,3).
(7) Ngƣời nhận tiền ký phiếu chi, giữ lại liên 3 chuyển trả liên 2 cho thủ
quỹ; thủ quỹ ghi sổ quỹ.
(8) Thủ quỹ chuyển liên 2 cho kế toán tiền mặt.
(9) Kế toán tiền mặt ghi sổ KTTM, chuyển phiếu chi cho bộ phận liên quan
ghi sổ kế toán, sau đó chuyển trả lại cho kế toán tiền mặt.

(10) Lƣu phiếu chi ở Bộ phận kế toán tiền mặt.
(B) Kết thúc.
Giải thích
Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ chi tiền mặt
(SĐ 2.2)
BMKTDN-TS.TBC 17
BiÓu 2a.5
NH®T vµ PTVN
SBT:
Chi nh¸nh Hµ Néi
giÊy b¸o cã
KÝnh quý
Ngµy: C«ng ty:
H«m nay, chóng t«i xin b¸o ®· ghi Cã TK quý c«ng ty sè:
sè tiÒn sau:
Chi tiÕt Sè tiÒn
BMKTDN-TS.TBC 18
BiÓu 2a.6
NH®T vµ PTVN SBT:
Chi nh¸nh Hµ Néi
giÊy b¸o nî
KÝnh quý
Ngµy: C«ng ty:
H«m nay, chóng t«i xin b¸o ®· ghi Nî TK quý c«ng ty sè:
sè tiÒn sau:
Chi tiÕt Sè tiÒn
BMKTDN-TS.TBC 19
Phần dành cho NH ghi
TK Nợ:
TK Có:

Số tiền (bằng số):
BO chi
Ngày tháng nm

Ký tên, đóng dấu
Ngân hàng đầu t- và phát triển Việt Nam
Chi nhánh: Hà Nội
Yêu cầu tr cho: Séc
Số séc:
Số CMT: ngày cấp nơi cấp
địa chỉ:
Số hiệu tài khon:
Tại:
Số tiền bằng ch:
Ng-ời phát hành:
địa chỉ:
Số hiệu tài khon:
, ngày tháng năm
Kế toán tr-ởng Ng-ời phát hành
BMKTDN-TS.TBC 20
Biểu 2a.7
NHđT và PTVN Giấy báo số d- khách hàng Trang:
Chi nhánh Hà Nội Ngày Số sổ:
P/S tr-ớc ngày SHTK:
Tên đơn vị:
Loại tiền:
Số BT Diễn gii Doanh số Nợ - Nợ Doanh số Có - Có
Lập bng
Kiểm soát Kế toán tr-ởng
BMKTDN-TS.TBC 21

Bắt đầu
A
Khế -ớc vay
(1)
Khế -ớc vay
(ký)
(1)
(2)
Khế -ớc vay
(Chấp thuận
và l-u
chứng từ)
(3)
- Giấy lĩnh
tiền mặt (2)
- UNC (3)
- Giấy lĩnh
tiền mặt (2)
- UNC (3)
(4)
(4)
- Giấy lĩnh
tiền mặt (2)
- UNC (3)
(4)
Chi tiền Nhận
tiền
UNC
3
Giấy nộp

tiền
Giấy nộp
tiền
UNC
2
Phiếu
thu
Phiếu
thu
Nhận tiềnNộp tiền
Giấy
báo
số d-
TK
(6)
(6)
(6)
(7)
(7)
(8)
(8)
(11)
Giấy lĩnh
tiền
mặt
1
UNC
1
Giấy
lĩnh tiền mặt

1
UNC 1
(5)
Ghi sổ KT
Giấy
lĩnh tiền mặt
1
UNC 1
Ghi sổ
kế toán
Giấy
báo số
d- TK
(10)
(10)
(11)
L-u
chứng
từ
B
(8)
Bộ phận
KT ngân
hàng
Bộ phận
KT liên
quan
Kế toán
tr-ởng
Chủ TK

ơn vị
đ-ợc
h-ởng
tiền
Ngân
hàng
Ng-ời
lĩnh tiền
Bộ phận
kế toán
tiền mặt
Thủ quỹ
Sơ đồ
xử lý
và luân
chuyển
chứng
từ tiền
vay
ngân
hàng
Sơ đồ số 2.3
BMKTDN-TS.TBC 22
(A) Bắt đầu
(1) Kế toán ngân hàng viết khế -ớc chuyển cho kế toán tr-ởng, chủ tài khon
ký.
(2) Chuyển tr khế -ớc cho kế toán ngân hàng.
(3) Khế -ớc vay chuyển ra ngân hàng, ngân hàng chấp thuận.
(4) Kế toán ngân hàng viết giấy lĩnh tiền hoặc UNC chuyển cho kế toán
tr-ởng và chủ tài khon ký, sau đó chuyển cho ngân hàng (giấy lĩnh tiền: 2 liên;

UNC viết 3 hoặc 4 liên).
(5) Ngân hàng làm thủ tục chi tiền (nếu lĩnh tiền mặt) hoặc ký UNC và
chuyển tr cho đơn vị h-ởng tiền (1 liên) kế toán ngân hàng đơn vị (1 liên).
(6) Ng-ời lĩnh tiền mặt nhận tiền từ ngân hàng (nếu vay bằng tiền mặt) viết
giấy nộp tiền.
(7) Kế toán tiền mặt viết phiếu thu, chuyển cho thủ quỹ thu tiền.
(8) Thủ quỹ thu tiền.
(9) Kế toán ngân hàng cn cứ giấy lĩnh tiền (ủy nhiệm chi) nhận đ-ợc (liên 1)
ghi sổ kế toán, chuyển cho bộ phận kế toán liên quan.
(10) Bộ phận kế toán liên quan ghi sổ kế toán, sau đó chuyển tr chứng từ
cho kế toán ngân hàng.
(11) Cuối ngày ngân hàng phát hành giấy báo số d- TK.
(12) Kế toán ngân hàng l-u chứng từ.
(B) Kết thúc
Gii thớch: Trỡnh t x lý v luõn chuyn chng t tin vay NH (S 2.3)
BMKTDN-TS.TBC 23
Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ thu TGNH
Bắt đầu
A
UNC
(bên mua)
2,3
(1)
UNC
2
UNC
2
(2) (4)
Giấy báo
số d- tài

khoan
TGNH
Giấy báo
số d- tài
khoan
TGNH
Ghi sổ
kế toán
liên quan
(2b)
(5)
Ghi sổ kế toán TGNH
UNC
2
(6)
L-u chứng từ
(7)
B
Ngân hàng phục vụ
đơn vị
Kế toán tiền gửi ngân
hàng
Bộ phận kế toán liên
quan
Sơ đồ số 3.4
BMKTDN-TS.TBC 24
Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ thu TGNH 2.4
Bộ phận
kế
toán liên

quan
Bắt đầu
(A)
UNC
(Bên mua)
2,3
Giấy báo
Số d- TK
TGNH
Ghi sổ
kế toán
liên quan
Ghi sổ kế toán
TGNH
Giấy báo
Số d- TK
TGNH
UNC
2,3
2
UNC
UNC
2
L-u trữ
CT (B)
2
NH phục vụ
Kế toan TGNH
(1)
(2a)

(4)
(5)
(6)
(3)
(7)
(2b)
BMKTDN-TS.TBC 25
(A) Bắt đầu
(1) Ngân hàng phục vụ đơn vị nhận Ủy nhiệm chi của khách
hàng (liên 2,3).
(2a) Ngân hàng chuyển Ủy nhiệm chi cho kế toán TGNH nhận.
(2b) Cuối ngày ngân hàng phát hành giấy báo số dƣ tài khoản.
(3) Kế toán ngân hàng ghi sổ kế toán TGNH.
(4) Kế toán ngân hàng chuyển Ủy nhiệm chi cho bộ phận kế
toán liên quan.
(5) (6) Kế toán liên quan ghi sổ, sau đó chuyển trả Ủy nhiệm chi
cho kế toán ngân hàng.
(7) Kế toán ngân hàng lƣu chứng từ.
(B) Kết thúc.
Giải thích:
Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ thu TGNH
(SĐ 2.4)