Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp Quản Lý Phần Mềm Đề Tài Quy Trình Triển Khai Dự Án Tại Công Ty Cổ Phần Phần Mềm Quản Lý Doanh Nghiệp (Fast).Pdf

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO

TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
--------------------------------------

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
QUY TRÌNH TRIỂN KHAI DỰ ÁN TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH
NGHIỆP (FAST)

Sinh viên thực hiện : Phạm Văn Hoàng
Lớp

: DH32TM01

MSSV : 030632169782
GVHD : ThS. Trần Việt Tâm

TP. HCM, ngày 27 tháng 12 năm 2020


LỜI CẢM ƠN
Để hồn thành khóa luận tốt nghiệp này, trước hết em xin chân thành cảm ơn các
Thầy, Cô Khoa Hệ thống thông tin quản lý trường Đại học Ngân Hàng TP. Hồ Chí Minh
đã trang bị cho em vốn kiến thức q báu trong suốt khóa học.
Em vơ cùng cảm ơn ThS. Trần Việt Tâm đã tận tình hướng dẫn em trong suốt thời
gian thực hiện báo cáo này.
Bên cạnh đó em cũng xin chân thành cảm ơn sâu sắc Ban Giám Đốc cùng toàn thể
anh chị tại Công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp. Và đặc biệt xin chân thành

cảm ơn các anh em đồng nghiệp phòng TK1 đã tạo điều kiện cho em được thực tập và tận
tình giúp đỡ, chỉ dẫn em trong suốt thời gian thực tập tại Công ty.
Mặc dù đã rất cố gắng để hoàn thiện bài báo cáo này nhưng có thể bài báo cáo
thực tập này vẫn cịn nhiều thiếu sót, vì vậy em mong nhận được những ý kiến đóng góp
của q Thầy Cơ, Ban giám đốc cùng cán bộ công nhân viên trong Công ty Cổ phần
Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp (FAST).
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn.

Tác giả

Phạm Văn Hoàng


NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
............................................................................................................................. .....
.............................................................................................................................. ....
............................................................................................................................. .....
............................................................................................................................. .....
........................................................................................................................ ..........
............................................................................................................................. .....
.................................................................................................................. ................
............................................................................................................................. .....
............................................................................................................................. .....
............................................................................................................................. .....
............................................................................................................................. .....
....................................................................................................................... ...........
............................................................................................................................. .....
................................................................................................................. .................
............................................................................................................................. .....

TP. Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2019
Giảng viên hướng dẫn

ThS. Trần Việt Tâm


MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ...........................................................................1
Ý NGHĨA CỦA BIỂU TƯỢNG TRONG QUY TRÌNH .....................................1
DANH MỤC HÌNH ẢNH ...............................................................................2
DANH MỤC MẪU IN ....................................................................................2
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN
MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP (FAST)..............................................................3
1.1.
(FAST)

Giới thiệu về Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp
.......................................................................................................3

1.2.
Lịch sử hình thành và phát triển của Cơng Ty Cổ Phần Phần Mềm Quản
lý Doanh Nghiệp....................................................................................................3
1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển ......................................................3
1.2.2. Lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh của Công ty Cổ phần Phần mềm
Quản lý Doanh nghiệp.........................................................................................4
1.3.

Bộ máy tổ chức của Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp
.......................................................................................................4

1.3.1. Sơ đồ tổ chức Công ty....................................................................4
1.3.2. Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty ................................................4
1.4.

Bộ máy tổ chức tại các Chi nhánh ......................................................5

1.4.1. Sơ đồ tổ chức tại các Chi nhánh ......................................................5
1.4.2. Cơ cấu bộ máy quản lý tại các Chi nhánh.........................................6
CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH TRIỂN KHAI DỰ ÁN HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC
DOANH NGHIỆP (ERP) ..........................................................................................7
2.1.

Quy trình triển khai một dự án ERP ...................................................7

2.1.1. Quy trình tổng thể của một dự án ....................................................7
2.1.2. Các giai đoạn thực hiện hợp đồng ...................................................7
2.2.

Chuẩn bị triển khai ...........................................................................9

2.2.1. Nhận phiếu đề nghị triển khai (ĐNTK) và hợp đồng (HĐ).................9
2.2.2. Nhận chuyển giao từ Kinh Doanh ................................................. 11
2.2.3. Thành lập đội dự án ..................................................................... 12


2.2.4. Lập kế hoạch triển khai, yêu cầu phần cứng, đăng thông tin lên diễn
đàn nội bộ của công ty....................................................................................... 13
2.3.

Cài đặt, đào tạo chuẩn, khảo sát ....................................................... 15

2.3.1. Cài đặt chương trình chuẩn ........................................................... 15
2.3.2. Khảo sát yêu cầu, đào tạo chương trình chuẩn ................................ 16
2.4.

Phân tích u cầu và chỉnh sửa chương trình ..................................... 27

2.4.1. Phân tích u cầu......................................................................... 28
2.4.2. Chỉnh sửa chương trình ................................................................ 29
2.5.
nhập liệu

Chuyển dữ liệu đầu vào và xác nhận chương trình đã sẵn sàng cho việc
..................................................................................................... 29

2.5.1. Chuyển dữ liệu đầu vào................................................................ 30
2.5.2. Xác nhận chương trình đã sẵn sàng cho việc nhập liệu .................... 30
2.6.

Hỗ trợ nhập liệu thật và kiểm tra sửa lỗi ........................................... 30

2.6.1. Hỗ trợ nhập liệu thật .................................................................... 30
2.6.2. Hỗ trợ kiểm tra, sửa lỗi................................................................. 31
2.7.

Nghiệm thu .................................................................................... 31

2.7.1. Nghiệm thu từng phần.................................................................. 31
2.7.2. Nghiệm thu toàn bộ ..................................................................... 32
2.8.

Các quy định kiểm soát dự án .......................................................... 32

2.9.

Giai đoạn sau nghiệm thu hợp đồng ................................................. 33

2.9.1. Đánh giá thực hiện hợp đồng ........................................................ 33
2.9.2. Chuyển dự án qua giai đoạn bảo hành............................................ 35
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT VỀ QUY TRÌNH TRIỂN
KHAI DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
(FAST) .................................................................................................................. 36
3.1.
Nhận xét chung về quy trình triển khai dự án tại Công ty Cổ phần Phần
mềm Quản lý Doanh nghiệp (FAST)...................................................................... 36
3.1.1. Kết quả đạt được ......................................................................... 36
3.1.2. Một số hạn chế ............................................................................ 37


3.2.
Một số đề xuất nhằm cải thiện, nâng cao hiệu quả quy trình triển khai dự
án tại Cơng ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp (FAST) ........................... 37
KẾT LUẬN.................................................................................................. 38
TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................................. 39


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT

Viết tắt

Ý nghĩa

1

ERP

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

2

CNTT

Công nghệ thông tin

3

ĐNTK

Đề nghị triển khai

4

NVKD

Nhân viên kinh doanh

5

TP

Trưởng phịng

6

CG

Chuyển giao

Ý NGHĨA CỦA BIỂU TƯỢNG TRONG QUY TRÌNH

1


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý DN....4
Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại các Chi nhánh............................................5
Hình 2.1: Quy trình triển khai tổng thể một dự án ERP .................................................7
Hình 2.2: Quy trình nhận phiếu đề nghị triển khai và hợp đồng .....................................9
Hình 2.3: Quy trình nhận chuyển giao từ Kinh Doanh ................................................ 11
Hình 2.4: Quy trình phân tích nghiệp vụ.................................................................... 28
Hình 2.5: Quy trình chuyển dự án cho bộ phận bảo hành ............................................ 35

DANH MỤC MẪU IN
Mẫu khảo sát yêu cầu quản lý .................................................................................. 16
Phiếu đánh giá thực hiện hợp đồng ........................................................................... 33

2

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN
PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP (FAST)
1.1.

Giới thiệu về Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp (FAST)

-

Tên công ty: Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp

-

Tên tiếng Anh: FAST SOFTWARE COMPANY

-

Tên giao dịch: FAST

-

Ngày thành lập: 11-06-1997

-

Vốn điều lệ: 20.000.000.000 (Hai mươi tỷ đồng)

-

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0100727825 do Sở Kế hoạch và Đầu
tư Thành phố Hà nội cấp ngày 18-06-1997, thay đổi lần 11 ngày 30-05-2019

-

Mã số thuế: 0100727825

-

Đại diện theo luật pháp: Ông Phan Quốc Khánh, Giám đốc cơng ty

-

Email:

-

Website: www.fast.com.vn

-

Văn phịng: Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng.

1.2.

Lịch sử hình thành và phát triển của Công Ty Cổ Phần Phần Mềm Quản lý
Doanh Nghiệp

1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Được thành lập từ năm 1997, với hơn 23 năm kinh nghiệp, Công ty Phần mềm
Quản lý Doanh nghiệp (FAST) đã cung cấp các phần mềm, giải pháp quản trị tác nghiệp
và điều hành trên nền tảng CNTT cho hơn 26000 doanh nghiệp trên toàn quốc.

Các phần mềm, giải pháp của FAST tập trung vào các tính năng “Tác nghiệp
nhanh hơn, Quản trị tốt hơn”, tự động hóa các cơng việc thủ cơng nhàm chán, năng suất
thấp, hỗ trợ làm việc sáng tạo, thông minh, giúp cho doanh nghiệp đạt được lợi thế canh
tranh trên thị trường nhờ tốc độ, thông tin và khả năng khai thác thông tin.

3


1.2.2. Lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh của Công ty Cổ phần Phần mềm Quản
lý Doanh nghiệp
• Xuất bản phần mềm (sản xuất, cung cấp phần mềm tin học)
• Tư vấn máy vi tính và quản trị hệ thống máy vi tính
• Hoạt động dịch vụ cơng nghệ thơng tin và dịch vụ khác liên quan đến máy vi
tính (Xây dựng giải pháp phần mềm quản trị và dịch vụ tư vấn triển khai)
• Xử lý dữ liệu, cho thuê và các hoạt động liên quan
• Hoạt động tư vấn quản lý (Tư vấn quản lý doanh nghiệp)
1.3.

Bộ máy tổ chức của Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp

1.3.1. Sơ đồ tổ chức Cơng ty

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ \phần Phần mềm Quản lý Doanh
nghiệp
(Nguồn: Công ty CP Phần mềm QLDN)
1.3.2. Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty
Giám đốc công ty: Là người đại diện pháp luật của Cơng ty, chịu trách nhiệm quản lý tồn
bộ công việc của công ty.
Giám đốc điều hành: Là người quản lý các hoạt động kinh doanh của công ty, tổ chức
4

triển khai thực hiện các quyết định, tham mưu những phương án, kế hoạch kinh doanh...
Giám đốc kỹ thuật: Là người chịu trách nhiệm toàn bộ mảng kỹ thuật của công ty.
Trợ lý giám đốc: Hỗ trợ các công việc cơng việc của giám đốc
Phịng Marketing & PR:
-

Nghiên cứu và dự báo thị trường.

-

Triển khai chương trình phát triển sản phẩm mới

-

Xác định phân khúc thị trường, mục tiêu và định vị thương hiệu

-

Xây dựng và triển khai chiến lước Marketing

-

Quan hệ với báo chí truyền thơng

Trung tâm R&D: Nghiên cứu – phát triển sản phẩm mới, công nghệ mới… nhằm đáp
ứng tốt nhất nhu cầu của thị trường và chiến lược phát triển của doanh nghiệp.
1.4.

Bộ máy tổ chức tại các Chi nhánh

1.4.1. Sơ đồ tổ chức tại các Chi nhánh

Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại các chi nhánh
5


(Nguồn: Công ty CP Phần mềm QLDN)
1.4.2. Cơ cấu bộ máy quản lý tại các Chi nhánh
Phòng kinh doanh:
-

Dựa trên chiến lược sản xuất kinh doanh chung của công ty để lên kế hoạch và tuyển
dụng những vị trí cịn thiếu cho công ty, thu hút người tài về cho công ty.

-

Quản lý hoạt động đào tạo và đề xuất các chính sách phát triển nhân viên về trình
độ lẫn thể chất.

-

Thực hiện việc đánh giá kết quả công việc, khen thưởng, trả công cho nhân viên.
Xây dựng hệ thống lương, chính sách phúc lợi cho

nhân viên.

Phịng tư vấn ứng dụng: Tư vấn triển khai các nhóm giải pháp như giải pháp hoạch định
nguồn lực doanh nghiệp, giải pháp quản trị kế tốn tài chính, giải pháp quản trị nguồn nhân

lực.
Phịng lập trình ứng dụng: Lập trình, chỉnh sửa giải pháp phù hợp với yêu cầu của từng
dự án.
Phòng hỗ trợ & chăm sóc khách hàng: Hỗ trợ 24/7 giải đáp các thắc mắc của khách
hàng.
Kế tốn & văn phịng
-

Kiểm sốt hoạt động tài chính của cơng ty: dữ liệu kế tốn, các khoản thu, chi của
cơng ty. Đề xuất các hình thức và giải pháp cần thiết nhằm thu hút, tạo lập và sử
dụng hợp lý các nguồn tài chính, các quỹ tiền tệ phục vụ cho hoạt động kinh doanh
của công ty đạt hiệu quả cao nhất.

-

Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế hằng năm để báo cáo với các cơ quan chức năng
của Nhà nước.

6


CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH TRIỂN KHAI DỰ ÁN HOẠCH ĐỊNH
NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP)
2.1.

Quy trình triển khai một dự án ERP

2.1.1. Quy trình tổng thể của một dự án
Tiến trình cơng việc
Ký hợp đồng

cung cấp phần mềm

Bộ phận thực hiện
Phịng
Kinh doanh

Triển khai
hợp đồng

N
ghiệm
thu HĐ

N

Hủy hợp
đồng

Phòng
Triển Khai
phối hợp
Phòng Kinh

o
Y

es
Bảo hành và
bảo trì

Phịng
hỗ trợ và chăm
sóc khách

Thanh lý hợp
đồng

Phịng
kế tốn

Hình 2.1: Quy trình triển khai tổng thể một dự án ERP
2.1.2. Các giai đoạn thực hiện hợp đồng
Công tác thực hiện hợp đồng sẽ chia thành 7 giai đoạn chính sau:
-

Giai đoạn chuẩn bị triển hai bao gồm các việc:
o Nhận phiếu đề nghị triển khai và hợp đồng
7


o Nhận chuyển giao từ kinh doanh
o Thành lập đội dự án
o Lập kế hoạch triển khai, yêu cầu phần cứng, đăng thông tin lên diễn đàn nội
bộ của công ty
o Họp khởi động dự án
-

Giai đoạn cài đặt, đào tạo chuẩn và khảo sát bao gồm các việc:
o Cài đặt chương trình chuẩn
o Đào tạo chương trình chuẩn

o Khảo sát yêu cầu

-

Giai đoạn phân tích và chỉnh sửa chương trình bao gồn các việc:
o Phân tích u cầu
o Chỉnh sửa chương trình

-

Giai đoạn chuyển dữ liệu đầu vào và xác nhận chương trình sẵn sàng cho
việc nhập liệu đầu vào bao gồm các việc:
o Chuyển dữ liệu đầu vào
o Xác nhận chương trình sẵn sàng cho việc nhập liệu đầu vào

-

Giai đoạn hỗ trợ nhập liệu thật và kiểm tra sữa lỗi bao gồm các việc:
o Hỗ trợ nhập liệu thật
o Kiểm tra và sửa lỗi

-

Giai đoanh nghiệm thu bao gồm các việc:
o Nghiệm thu từng phần
o Nghiệm thu toàn bộ

-

Giai đoạn sau nghiệm thu bao gồm các việc:

o Đánh giá thực hiện hợp đồng
o Chuyển giao cho phòng hỗ trợ và chăm sóc khách hàng

8


2.2.

Chuẩn bị triển khai

2.2.1. Nhận phiếu đề nghị triển khai (ĐNTK) và hợp đồng (HĐ)

Tiến trình cơng việc
Phiếu đề
nghị triển khai

N

Kiể
m tra tính hợp
lệ của ĐNTK

Chuyển
trả NVKD

o

Bộ phận
thực hiện
Nhân

viên kinh

Trưởng
phịng Triển
Khai

Y

es
Xác định nội
dung công việc, phân
công hợp đồng, phụ lục
cho trưởng nhóm

Ng
hiên cứu kỹ
hợp đồng

Báo
NVKD

Chư
a rõ

Liên hệ
TP

Tài liệu
yêu cầu
- Hợp đồng,phụ lục

- Phiếu ĐNTK
- Thông tin khách
hàng
- Hợp đồng,phụ lục
- Phiếu ĐNTK
- Thơng tin khách
hàng

Trưởn
g phịng
Triển Khai

- Hợp đồng,phụ lục
- Phiếu ĐNTK
- Thơng tin khách
hàng

Trưởn
g nhóm
nghiệp vụ

- Hợp đồng,phụ lục
- Phiếu ĐNTK
- Thơng tin khách
hàng

Trưởn
g nhóm
nghiệp vụ

- Hợp đồng,phụ lục
- Phiếu ĐNTK
- Thông tin khách
hàng

Rõ

Chuẩn bị nhận
chuyển giao
*ĐNTK: Đề nghị triển khai
*NVKD: Nhân viên kinh doanh
*TP: Trưởng phịng

Hình 2.2: Quy trình nhận phiếu đề nghị triển khai và hợp đồng
9


❖ Mơ tả
Trưởng phịng Triển Khai nhận phiếu đề nghị triển khai từ hợp đồng được giám đốc
chi nhánh giao cho phòng triển khai từ nhân viên kinh doanh. Trường phịng Triển Khai sẽ
điểm tra sơ bộ các thơng tin của phiếu đề nghị triển khai so với hợp đồng, nếu chính xác
sẽ tiếp nhận, nếu khơng chính xác thì chuyển lại cho nhân viên Kinh Doanh bổ sung chỉnh
sửa và gửi lại.
Khi nhận được giấy đề nghị triển khai phải đề nghị nhân viên kinh doanh cung cấp:
Hợp đồng đúng với bản đã kí để làm các biên bản nghiệm thu cho đúng quy định, các chỉnh
sửa đặc thù của khách hàng đẻ có cơ sở làm việc với khách hàng, phần cứng khách hàng
tự mua hay công ty triển khai cung cấp, nếu khách hàng tự mua phải gửi yêu cầu phần cứng
cho khách hàng, nếu công ty triển khai cung cấp thì khơng cần phải gửi, kế hoạch dự án
mong muốn của khách hàng để làm kế hoạch triển khai tổng thể cho sát thực tế.
Khi có giấy đề nghị triển khai được tiếp nhận, trưởng phòng Triển Khai sẽ báo cho

nhân viên Kinh Doanh biết trưởng nhóm nào sẽ phụ trách việc tiếp nhận và triển khai hợp
đồng.
Trưởng nhóm tư vấn ứng dụng nhận phiếu đề nghị triển khai được phân cơng từ
Trưởng phịng và phân công các thành viên tham gia triển khai dự án.
Giấy đề nghị triển khai cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết của một hợp đồng.
Trưởng nhóm tư vấn tiếp nhận dự án báo cho thư ký in tài liệu hướng dẫn sử dụng
theo sản phẩm cung cấp cho khách hàng.
Nhân viên triển khai nghiên cứu kỹ hợp đồng để biết:
-

Phiên bản và các phân hệ cung cấp cho khách hàng
10


-

Các ghi chú

-

Chỉnh sửa đặc thù

-

Các điều khoản tư vấn, đào tạo và hỗ trợ sử dụng

-

Điều khoản thanh toán

-

Điều khoản nghiệm thu
Nếu phát hiện ra các điểm không rõ ràng, hợp lý phải báo ngay cho nhân viên kinh

doanh để làm rõ.
Khi tiến hành triển khai phải tuân thủ đảm bảo thực hiện theo đúng các quy định
của hợp đồng. Những trường hợp nào nằm ngoài nội dung hợp đồng phải xin ý kiến của
người phụ trách trực tiếp để có hướng giải quyết.
2.2.2. Nhận chuyển giao từ Kinh Doanh

Tiến trình cơng việc
Kinh doanh
chuyển giao hợp
Ch
ưa Rõ

Kiể
m tra thơng
tin CG

Chuyển
trả NVKD

Bộ phận
thực hiện
Nhân
viên kinh

Tài liệu

yêu cầu

- Hợp đồng, phụ lục
- Phiếu ĐNTK
- Thơng tin tiếp nhận từ
khách hàng

Trưởng
nhóm nghiệp
vụ

- Hợp đồng,phụ lục
- Phiếu ĐNTK
- Thơng tin khách hàng

Trưởn
g nhóm
nghiệp vụ

- Hợp đồng,phụ lục
- Phiếu ĐNTK
- Thông tin khách hàng

R

õ
Liên hệ khách
hàng sắp lịch triển khai

*NVKD: Nhân viên kinh doanh

*ĐNTK: Đề nghị triển khai
Hình 2.3: Quy trình nhận chuyển giao từ Kinh Doanh
11


❖ Mô tả:
Ngoại trừ phụ lục cài đặt thêm máy trạm, các hợp đồng còn lại phải thực hiện bước này:
Nhân viên Kinh Doanh bắc buộc phải chuyển giao thông tin đã tiếp nhận từ khách
hàng và thống nhất sẽ thực hiện hợp đồng cho nhân viên Triển Khai.
Sau khi nhận đẩy đủ thông tin chuyển giao, nhân viên Triển Khai sẽ liên hệ với
khách hàng sắp xếp lịch triển khai dự án.
Bước này thực hiện nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp của Công ty triển khai. Các
yêu cầu của khách hàng được các bộ phận của Công ty triển khai tiếp nhận, chuyển giao
và thực hiện đầy đủ một cách nhịp nhàng. Khách hàng không phải mất thời gian tình bày
đi, trình bày lại cùng một vấn đề cho các phịng ban của Cơng ty triển khai.
Sau khi rõ nghiệp vụ thì trưởng phịng nhóm tư vấn sẽ gửi mail cho trưởng bộ phận
Lập Trình để hỏi xem bộ phận nào sẽ là người lập trình. Trong mail cần nói rõ đề xuất bộ
phận nào lập trình nếu nghiệp vụ của dự án giống với các dự án mà bộ phận lập trình đó đã
từng thực hiện.
2.2.3. Thành lập đội dự án
Phụ trách dự án thường là trưởng nhóm tư vấn lập đội dự án, thơng thường là phó
phịng hoặc trưởng phòng đối với dự án lớn. Những dự án cịn lại thì trưởng dự án thường
là trưởng nhóm của phòng Triển khai phụ trách, tham gia cùng còn có nhân viên nghiệp
vụ và nhân viên lập tình.
Đối với các dự án nhỏ có số máy trạm và người dùng ít hơn 5 thì số lượng thành
viên trong dội dự án khoảng 5-6 người bao gồm cả lập trình viên và nghiệp vụ, đối với dự
án lớn hơn thì số thành viên trong đội dự án sẽ nhiều hơn.
Phụ trách dự án sẽ gửi danh sách đội dự án cho bên phía khách hàng và đề nghị
gửi lại danh sách đội dự án của bên khách hàng.
Lưu ý trong danh sách đội dự án phải có các thơng tin để liên lạc, tăng cường hỗ

trợ từ xa qua Skype, email, điện thoại,… để giảm hỗ trợ trực tiếp. Tăng khả năng khách
12


hàng tự thao tác trên phần mềm.
Mục đích của bước này là để chúng ta biết ai làm trưởng dự án bên phía khách
hàng. Những trở ngại từ phía khách hàng (nếu có) chúng ta sẽ báo trực tiếp cho trưởng dự
án của khách hàng để can thiệp. Các biên bản liên quan chuyển cho trưởng dự án khách
hàng xác nhận, như vậy sẽ có hiệu lực ràng buộc hơn.
2.2.4. Lập kế hoạch triển khai, yêu cầu phần cứng, đăng thông tin lên diễn đàn
nội bộ của công ty
-

Kế hoạch triển khai

Phụ trách dự án chịu trách nhiệm tòan bộ dự án, lập kế hoạch dự án, theo dõi tiến
độ, phân công công việc.
Bắt buộc phải lập kế hoạch tổng thể dự án để hai bên cung biết tất cả các công việc
cần thực hiện, mỗi bên sẽ làm những việc gì, thời gian từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc.
Trong bảng kế hoạch tổng thể sẽ có các cột: Công việc, ngày bắt đầu, ngày kết
thúc, số ngày thực hiện, địa điểm, nhân sự, ghi chú của cả 2 bên và mỗi bên có thể theo
dõi được.
Khách hàng thường ưa chuộng mẫu kế hoạch dự án dạng excel theo sơ đồ Gantt.
Phụ trách dự án gửi kế hoạch chi tiết cho trưởng dự án phía bên khách hàng để
cũng kiểm sốt. Phải có xác nhận của khách hàng đối với bản kế hoạch trên.
Khi bước bào triển khai dự án phải bám sát theo kế hoạch đã vạch ra. Trường hợp
nào rút ngắn được thì nên rút ngắn để kéo giảm thời gian triển khai xuống.
Cần lập thêm kế hoạch triển khai chia nhỏ cho mỗi tuần.
-

Yêu cầu phần cứng

Phụ trách dự án lập đề nghị cấu hình máy tính cho khách hàng và gửi mail cho
trưởng dự án của khách hàng để khách hàng chuẩn bị máy tính trước khi cài đặt.
Việc này để đảm bao phần mềm chạy tốt. Nếu khách hàng không chịu nâng cấp
phần cứng thì cũng có cơ sở để làm việc sau này nếu ảnh thưởng đến tốc độ hoạt động
của phần mềm. Triển Khai phải có trách nhiệm kiểm sốt để phần cứng của khách hàng
đạt được đúng yêu cầu.
13


-

Đăng thông tin hợp đồng lên trang web nội bộ của công ty

Trưởng dự án nội bộ hoặc nhân viên trong đội dự án được giao nên đăng thông tin
hợp đồng lên trong web nội bộ của công ty để nhân viên của các phịng khác có thể thấy
được thơng tin hợp đồng để dễ dàng xác nhận và đối chiếu.
Nội dung bao gồm:
o
o
o
o
o
o
o

Tên khách hàng
Địa chỉ
Website

Ngày ký hợp đồng
Ngày tiếp dự án
Nhân viên Kinh Doanh
Trưởng dự án: Nhân viên triển khai trực tiếp chịu trách nhiệm chính của dự
án
o Các thành viên tham gia dự án
o Phòng Triên Khai
o Sản phẩm cài đặt
-

Họp khởi động dự án
Buổi làm việc đầu tiên với khách hàng trong kế hoạch là họp khởi động dự án.

Thành phần tham dự vè phía Cơng ty Triển Khai gồm: Trưởng dự án, phụ trách dự
án, các thành viên tham gia triển khai, đối với dự án lớn sẽ có trưởng phịng hoặc phó
phịng tham gia, và bắt buộc phải có sự tham gia của nhân viên Kinh Doanh.
Khi gặp khách hàng, nhân viên Kinh Doanh sẽ giới thiệu thành viên của Công ty
Triển Khai, trưởng dự án bên khách hàng sẽ giới thiệu thành viên của đội dự án bên
khách hạng.
Trưởng dự án của Công ty Triển Khai thống nhất các thức làm việc: Sau mỗi buổi
làm việc sẽ có biên bản hoặc email ghi nhận lại nội dung làm việc để khách hàng kiểm tra
lại xem Cơng ty Triển Khai có đang hiểu đúng và đủ nghiệp vụ hay chưa? Mỗi tuần sẽ có
kế hoạch làm việc, kết thúc mỗi tuần, Triển Khai sẽ báo lại kết quả thực hiện trong tuần
cho đội dự án hai bên cùng nắm
Trưởng dự án của Công ty Triển Khai trình bày kế hoạch tổng thể để khách hàng
hiểu và cùng thống nhất kiểm soát.
14