Kĩ Năng Giao Tiếp Thuyết Trình Chủ Đề Kỹ Năng Viết Thư Tín.pdf

Kĩ năng giao tiếp thuyết trình
Chủ đề : Kỹ năng viết thư tín
Phần 1 : giới thiệu
✓ Bản thân ,nhóm
✓ Chủ đề ,nội dung thuyết trình
✓ Mục tiêu thuyết trình
Ý tưởng : tạo tình huống cho thấy sự cần thiết và quan trọng của
việc viết thư tín  dẫn nhập vào chủ đề

Phần 2 : Nội dung

I. Kn thư tín
II. Cấu trúc thư tín
III. Nguyên tắc viết thư tín
IV. Phân loại thư tín
V. Email và một số chú ý khi dùng thư điện tử
Phần 3 : kết luận
✓ Nhấn mạnh những điều cần ghi nhớ
✓ Lời khuyên , gợi ý 1 số kỹ năng


Nội dung
I. Kn thư tín
Thư tín là loại văn bản được viết để trao đổi thông tin giữa
các cá nhân hoặc tổ chức
Đây là loại hình giao tiếp gián tiếp,thơng tin được chuyền
tải chủ yếu bằng hình thức ngơn ngữ(khơng có phi ngơn
ngữ)
II.

Cấu trúc thư tín

• Tiêu đề:logo,tên cơng ty,địa chỉ,fax,điện thoaại,thư số…
• Ngày ,tháng , địa danh:phải ghi rõ ngày tháng năm trên
góc phải lá thư ở thư tín thơng thường và thư tín
thương mại
• Lời chào mở đầu thư:lời chào mở đầu trong thư
thương mại thường là thưa ông thưa bà
• Nội dung :chủ đề của thư được nêu ngay sau phần chào
hỏi điều này giúp người đọc thấy ngay vấn đề cần giải
quyết hoặc biết ngay nội dung thông tin của ng gửi và
thư sẽ được chuêrn ngay tới người đang quan
tâm.phần chính của thư thơng thường gồm 3
phần:đoạn mở đầu,đoạn chính và đoạn kết thúc.


Đoạn chính của thư có thể có nhiều hơn 1 đoạn tùy
trường hợp cụ thể.
Nội dung của lá thư,người viết phải trả lời các câu hỏi:
+Mục đích của lá thư là gì?
+Người gửi hy vọng đạt được gì qua lá thư này?
+Cách hay nhất để đạt được mục đích này là gì?
• Lời chào kết thúc:Là lời chào lịch sự,thể hiện sự tơn
trọng người nhận.Lời chào kết thúc mang tính bắt
buộc kết thúc lá thư.
• Ký ,ghi rõ họ tên và chức vị (nếu có):khơng được dùng
dấu,hay ký bằng dấu tênvì người nhận thư cảm thấy
mình khơng được tơn trọng
III.

Ngun tắc viết thư tín

• Tính rõ ràng:
-các nội dung trong thư cần phải diễn tả mạch lạc,rõ
ràng
-Cách sử dụng từ ngữ phù hợp với trình độ người nhận
thư để họ có thể hiểu đúng thơng tin
• Tính chính xác:kiểm tra thật kỹ các chi tiết như thời
gian,địa điểm,bảng giá hay các thơng số kĩ thuật…
• Tính cụ thể
• Tính hồn chỉnh:thư cần có đầy đủ các phầntrong cấu
trúc đảm bảo tính chuyên nghiệp


• Tính nhất qn:các ý trong thư phải có tính logic,ăn
khớp với nhau
• Tính lịch sự:các ngơn ngữ sử dụng trong thư tín cần thể
hiện được tính lịch sự,rõ ràng,tơn trọng người khác

Quy trình 5 D khi viết thư tín :
1) Xác định mục đích và cách thức
• Đặt mình vào địa vị của người nhận thư
• Chú ý cahcs sử dụng từ và cấu trúc câu
2) Đối tượng và tình huống
• Người nhận là ai ?
• Vị thế của mình và người nhận thư
3)Phát triển nội dung thư
4)Phát hiện lỗi
• Lỗi chính tả
• Lỗi ngữ pháp
• Dùng từ sai

• Viết q dài ,thừa đoạn và thừa câu
• Rào đón khách sáo
• Viết một đoạn quá dài
• Viết một câu quá dài


• Từ ngữ , cách xưng hô không phù hợp
• Văn phong khơng phù hợp
• Bố cục trình bày kém
5) Gửi thư

IV.

Phân loại tư tín:

-Thư giao dịch thương mại
-thư xã giao trong kinh doanh

A. Thư thương mại
a)thư khiếu nại
b)thư đặt hàng
c)thư trả lời hoặc từ chối thư khiêu nại
d)thư xác nhận hoặc từ chôi thư đặt hàng
e)thư thuyết phục
f)một số loại thư khác


a) thư khiếu nại
• đưa ra thơng tin và đề nghị
• cung cấp lý do , dẫn chứng để thuyết phục

• đưa ra lời khen ngợi hoặc động viên
• viết lời cảm ơn
• hẹn sớm nhận được phương án giải quyết

b) thư đặt hàng
• viết lời chào và đưa ra lời đề nghị cung cấp đơn hàng
• ghi rõ các yêu cầu về hạng mục , sản phẩm ,màu sắc ,kích
cỡ , giá,….
• Thơng tin về kế hoạch thanh tốn , chiết khấu %(nếu có)
• Bày tỏ mong muốn sớm nhận được sự hợp tác

c) Thư trả lời khiếu lại
• Trả lời thư khiếu nại ngay khi nhận được
• Khẳng định yêu cầu khiếu nại ngay khi nhận được


• Khẳng định yêu cầu khiếu nại đang được DN đáp ứng , nêu
thời gian giải quyết cụ thể
• Thuyết phục KH thơng cảm về sai sót (nếu có)
• Gửi lời xin lỗi và cảm ơn vì đã làm phiền KH

d) Thư từ chối khiếu nại
• Trả lời thư khiếu nại ngay sau khi nhận được thư
• Mở đầu cần nêu bật chủ đề của bức thư ,gửi lời thông cảm
chia sẻ về những khiếu nại của KH
• Đưa ra lý lẽ lập luận logic, có tình để giải thích và mong
nhận được sự cảm thơng chia sẻ từ KH
• Cảm ơn,hy vọng có sự hợp tác lâu dài với KH sau sự việc
hiểu lầm đáng tiếc này

e)thư thuyết phục
• Thư bán hàng
• Thư yêu cầu điều chỉnh
• Thư yêu cầu thanh toán tiền


f)một số loại thư khác
• Thư u cầu cấp tín dụng
• Thư đề nghị được giúp đỡ
• Thư yêu cầu sự chiếu cố
B.Thư xã giao trong kinh doanh
a) Thư chúc mừng
✓ Yêu cầu : ngắn ngọn , chân thực, tình cảm
✓ Nội dung
• Nhân danh ai /
• Người chúc mừng là ai ?
• Nhân sự kiện /dịp gì ?
• Gửi lời chúc gì đến họ ?
b) Thư mời
✓ Yêu cầu : ngắn gọn ,chân tình , giản dị
✓ Nội dung
• Kính mời ai ?
• Dự lễ / tiệc nhân sự kiện gì ?
• ở đâu ? khi nào ?
• bày tỏ mong muốn sự có mặt của ngườ được mới
c) thư cảm ơn
✓ yêu cầu : ngắn gọn, chân thực tình cảm ,nên viết thư tay .


✓ nội dung

• cảm ơn ai ?
• sự kiện gì ?
• ý nghĩa của sự kiện đó đối với bản thân ?
• bày tỏ niềm vui , sự xúc động , gửi lời cảm ơn!

d) Thư chia buồn
✓ Yêu cầu : ngắn gọn ,tình cảm ,chân thành ,khẩn trương
✓ Nội dung
• Nhân danh ai ?
• Chia buồn với ai ?
• Tin buồn gì ?
• Bày tỏ cảm xúc khi nhận được tin buồn ?
• Cầu mong cho họ điều gì ?

e) Thư thăm hỏi
✓ Yêu cầu: ngắn gọn ,tình cảm , thể hiện hành động thiết thực
✓ Nội dung ;
• Nhân danh ai ?
• Bày tỏ cảm xúc chân thành


• Thể hiện rõ hành động ,suy nghĩ
• Động viên ,tin tưởng họ sẽ vượt qua khó khăn

V.

Email và một số chú ý khi dùng thư điện tử
1. Email là gì ? phổ biến ra sao ?
2. Kỹ năng viết email (Tại sao cần phải rèn luyện kỹ năng viết
email?) trả lời : Ngày nay, khi Internet ngày càng được “phổ cập” rộng rãi,

email trở thành “chuyện thường ngày”, thì viết email thế nào cho “văn hóa” cũng là
một vấn đề đáng quan tâm. So với các phương tiện giao tiếp truyền thống khác,
email có nhiều điểm khác biệt và vì thế cũng địi hỏi những “kĩ năng” khác biệt hơn
nếu muốn giao tiếp hiệu quả. Thứ nhất, do đặc thù của email, địi hỏi “văn viết”
chứ khơng phải “văn nói”, và những lỗi có thể bỏ qua khi nói chuyện có thể trở
thành “khơng chấp nhận được” khi thể hiện rõ ràng trên… màn hình. Thứ hai, do
khơng gặp mặt trực tiếp, những hiểu lầm phát sinh sẽ không được khắc phục kịp
thời, và vì vậy chúng cần được hạn chế ở mức thấp nhất.

✓ Một số bài mẫu sai
✓ Bài mẫu đúng các bước viết email chuẩn
• Đặt tiêu đề cho email
• Đính kèm tập tin vào email
• Viết nội dung email chuẩn
• Kiểm tra lại nội dung và file đã đính kèm
• Nhập địa chỉ email người nhận


3. Một số chú ý khi dùng thư điện tử
• Đặt tên địa chỉ email:
Địa chỉ email thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận .Một
địa chỉ email “nghiêm túc” sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn
với người nhận, và hơn nữa là thể hiện nội dung bạn gửi đi
khơng mang tính chất “đùa cợt”, tạo một sự tin tưởng hơn với
người đọc.
Địa chỉ người gửi nên cố gắng nghiêm túc nhất có thể nếu là
email trao đổi cơng việc, làm ăn (nếu là email có tên miền của
doanh nghiệp hoặc đơn vị mình đang cơng tác thì càng tốt).

• Trả lời email sớm nhất có thể

• Đặt tiêu đề cho thư : Tên tiêu đề gửi đi phải có nhắc đến
tóm tắt nội dung chính của email (điều này sẽ gây tập
trung hơn cho người nhận).

• Nếu có file đính kèm phải đặt tên file rõ àng
• Cài chứ kí tự độngvà thơng tin cá nhân cụ thể : là Lời đề
từ tạm biệt trang trọng, lịch sự, (nếu có thể thì )soạn sẵn
một bộ đề từ tự động (hầu hết các trình duyệt Internet
Explorer hoặc gmail và yahoo đều có tính năng này)
trong đó có ghi họ tên, chức vụ, đơn vị, địa chỉ, số điện
thoại và email, website liên hệ) và bạn sẽ chỉ cần sửa lại
một chút cho phù hợp với đối tượng mà bạn muốn gửi
• Chú ý cách sử dụng ngơn ngữ , cách trình bày ,lỗi chính
tả


• Đọc lại thư trước khi gửi
• Khi thay đổi địa chỉ email phải báo

Phần 3 : Kết luận
✓ Tầm quan trọng và cần thiết có kĩ năng viết thư tín
✓ Kĩ năng viết thư tín
✓ Một số gợi ý ,lời khuyên nho nhỏ

Vỗ tay !!!!

_________________________THE END ____________________________________