Bài giảng môn kỹ năng giao tiếp thuyết trình Kỹ năng đàm phán

CHƯƠNG 4 : KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN
GIẢNG VIÊN : NGUYỄN THANH BÌNH
1
CHƯƠNG 4 :
KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN
Đàm phán không phải là một ván cờ, không
nên yêu cầu một thắng, một thua cũng không
phải là một trận chiến phải tiêu diệt hoặc đặt
đối phương vào thế chết, mà đàm phán vẫn là
một cuộc hợp tác đôi bên cùng có lợi.
(Theo I. Nierenberg)
2
I. Khái niệm và đặc điểm của đàm phán
1. Khái niệm về đàm phán
+ Josepph Bumer: Đàm phán là một cuộc thảo luận giữa 2 hay
nhiều người để đạt được thỏa thuận về những vấn đề ngăn
cách các bên mà không bên nào có đủ sức mạnh để giải
quyết những vấn đề ngăn cách đó.
+ Roger Fisher và William Ury: Đàm phán là phương tiện cơ
bản để đạt được cái ta muốn từ người khác. Đó là quá trình
giao tiếp có đi có lại nhằm đạt được những thỏa thuận trong
khi ta và phía bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và
những quyền lợi đối kháng.
=> Đàm phán là quá trình giao tiếp giữa các bên thông qua trao
đổi thông tin và thuyết phục nhằm đạt được những thỏa
thuận về những vấn đề khác biệt trong khi giữa họ có những
quyền lợi có thể chia sẻ và những quyền lợi đối kháng.
3
I. Khái niệm và đặc điểm của đàm phán
1. Khái niệm về đàm phán
Đàm phán là hành vi và quá trình mà người ta

muốn điều hòa mối quan hệ giữa hai bên thông
qua hiệp thương mà đi đến ý kiến thống nhất.
4
Mục đích của đàm phán ??????
Mục đích chủ yếu của việc đôi bên đàm phán
không thể chỉ lấy nhu cầu mà mình theo đuổi làm
xuất phát điểm, mà nên thông qua trao đổi quan
điểm tiến hành bàn bạc, cùng tìm phương án
khiến cho đôi bên đều có thể chấp nhận được.
5
2. Đặc điểm của đàm phán trong
kinh doanh

Đặc điểm thứ 1 : Đàm phán không đơn thuần là quá
trình theo đuổi nhu cầu lợi ích của bản thân, mà là
quá trình đôi bên thông qua việc không ngừng điều
chỉnh nhu cầu của mỗi bên mà tiếp cận với nhau,
cuối cùng đạt tới ý kiến nhất trí.

Đặc điểm thứ 2 : Đàm phán không là sự lựa chọn
đơn nhất “hợp tác” hoặc “xung đột” mà là sự thống
nhất mẫu thuẫn giữa “hợp tác” và “xung đột”.

Đặc điểm thứ 3 : Đàm phán không phải là sự thỏa
mãn lợi ích của mình một cách không hạn chế, mà
là có giới hạn lợi ích nhất định
6
2. Đặc điểm của đàm phán trong
kinh doanh (tiếp)


Đặc điểm thứ 4 : Việc đánh giá một cuộc đàm phán thành
công hay thất bại không phải là lấy việc thực hiện mục
tiêu dự định của một bên nào đó làm tiêu chuẩn duy nhất,
mà có một loạt các tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp.
Đánh giá sự thành công của đàm phán dựa trên 3 tiêu
chuẩn chủ yếu sau :
- Tiêu chuẩn thực hiện mục tiêu
- Tiêu chuẩn tối ưu hóa giá thành
- Tiêu chuẩn quan hệ giữa hai bên
7

Đặc điểm thứ 5 : Khi đàm phán làm ăn với công ty
nước ngoài, bạn cần quán triệt chấp hành chính
sách, phương châm và đường lối ngoại giao liên
quan đến quốc gia.

Đặc điểm thứ 6 : Kiên trì theo đuổi nguyên tắc bình
đẳng, hai bên cùng có lợi cho dù là làm ăn với nước
nghèo hay nước giàu (không phân biệt đối xử)

Đặc điểm thứ 7 : Đàm phán vừa là khoa học, vừa là
nghệ thuật.
8
2. Đặc điểm của đàm phán trong
kinh doanh (tiếp)
3. Các kiểu đàm phán
3.1. Đàm phán kiểu mềm
Đàm phán kiểu mềm là đàm
phán kiểu hữu nghị. Người
đàm phán hết sức tránh xung

đột, dễ dàng chịu nhượng bộ
để giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp
giữa hai bên. Họ nhấn mạnh
đến mối quan hệ chứ không
đặt nặng về lợi ích kinh tế.
9
3. Các kiểu đàm phán (tiếp)
3.2. Đàm phán kiểu cứng
Đàm phán kiểu cứng còn
được gọi là đàm phán kiểu
lập trường, trong đó người
đàm phán đưa ra một lập
trường hết sức cứng rắn,
lo sao đè bẹp được đối
phương.
10
3. Các kiểu đàm phán (tiếp)
3.3. Đàm phán kiểu nguyên tắc
-
Đàm phán kiểu nguyên tắc (ĐPNT) chủ trương tách
con người ra khỏi vấn đề.
-
Trong ĐPNT hai bên cần tập trung vào lợi ích chứ
không có giữ lấy lập trường.
-
Trong đàm phán bạn cần đưa ra các phương án khác
nhau để lựa chọn thay thế.
-
Kết quả của sự thỏa mãn trong ĐPNT cần dựa trên
những tiêu chuẩn khách quan nào đó.

11
Bảng so sánh giữa ba kiểu đàm phán
ĐP kiểu mềm ĐP kiểu cứng ĐPNT
Đối tác Coi đối tác như bạn bè Coi đối tác như địch thủ Coi đối tác như những cộng
sự
Mục tiêu Đạt thỏa thuận, giữ mối
quan hệ
Giành được thắng lợi bằng
mọi giá
Giải quyết vấn đề hiệu quả và
thân thiện
Xuất phát
điểm
Nhượng bộ để giữ quan
hệ
Bắt ép đối tác nhượng bộ Tách con người khỏi vấn đề
Chủ trương Với việc và người đều
ôn hòa
Với việc và người đều
cứng rắn
Đối với người thì ôn hòa, với
việc thì cứng
Lập trường Dễ thay đồi Kiên trì giữ lập trường Chú ý đến lợi ích chứ không
phải lập trường
Phương
pháp
Đề xuất kiến nghị Uy hiếp đối tác Cùng tìm kiếm lợi ích chung
Phương án Tìm phương án đối tác
có thể tiếp thu được
Tìm phương án có lợi cho

mình
Tìm hiểu phương án để hai
bên lựa chọn
Biểu hiện Rất tránh xung đột Tranh đua sức mạnh ý chí Căn cứ tiêu chuẩn khách
quan để đạt thỏa thuận
Kết quả Khuất phục sức ép của
đối tác
Tăng sức ép khiến đối tác
khuất phục
Khuất phục nguyên tắc chứ
không khuất phục trước sức
ép
12
13
THỰC HÀNH
Ông Hùng có chiếc xe đang đỗ trên đường (nơi được phép
đỗ) bị xe tải đâm vào hư hỏng hoàn toàn. Xe của ông có
mua bảo hiểm tai nạn với mức phí cao nhất (bồi thường
100% giá trị của xe tại thời điển xảy ra tai nạn). Bây giờ
ông Hùng cần phải thương lượng với nhân viên bảo hiểm
để đưa ra số tiền bảo hiểm phù hợp.
NVBH – Cty BH bồi thường 105.000.000đ
Ông Hùng - để mua 1 xe tương tự phải 145.000.000đ
NHIỆM VỤ : 2 người (hoặc 2 nhóm) đóng vai để thực
hiện cuộc thương lượng này.
Nếu thương lượng không được phải đưa ra tòa án kinh tế
xét xử
14
Thực hành (10 phút)
Hùng vừa đạt được thỏa thuận thuê văn phòng với

một khách hàng. Anh rất hài lòng vì đã thuyết phục
được đối tác chấp nhận mức giá thuê cao hơn so với
các khách hàng khác. Khách hàng của Hùng là văn
phòng đại diện của một công ty tài chính lớn có trụ
sở chính ở Anh. Họ đang rất phấn khởi vì vừa xin
được giấy phép mở văn phòng đại diện và muốn ký
hợp đồng thuê văn phòng gấp. Vị trí mà Hùng giới
thiệu lại rất vừa với nhu cầu của họ. Biết được điều
đó nên Hùng đã dễ dàng có được thỏa thuận rất hời.
Với kết quả đàm phán trên, Hùng là người được lợi
còn khách hàng của anh bị thua thiệt. Bạn có nghĩ
như vậy không ? Vì sao ?
II. TIẾN TRÌNH ĐÀM PHÁN
1. Giai đoạn chuẩn bị
1.1. Tìm hiểu bản thân
-
Bạn cần tìm hiểu những ưu, nhược điểm, những
mặt mạnh, mặt yếu của mình (nếu bạn là người dễ
bị kích động, nóng giận)
-
Bạn cần có sự kiên nhẫn, tập kiềm chế cảm xúc,
tập tính nhạy cảm để có thể tiên đoán những gì đối
tác của bạn sẽ làm (nghệ thuật lắng nghe).
15
1.2. Tìm hiểu đối tác

Thứ nhất là thực lực của họ : lịch sử, ảnh hưởng xã
hội, tình hình tài chính, mức độ trang bị kỹ thuật, chất
lượng, số lượng của sản phẩm.


Thứ hai là nhu cầu và ý định của đối tác : mục đích
hợp tác của họ ? Nguyện vọng hợp tác có chân thành
không? Mức độ bức thiết của hợp tác ? Họ có lựa
chọn nhiều bạn hàng chưa?

Thứ ba là tìm hiểu nhân viên đàm phán của họ : Địa
vị, tính cách, sở thích, kinh nghiệm đàm phán ? Ai là
người quyết định trong đàm phán, năng lực, tính từng
trải, sở trường và những nhược điểm ?
16
17
Thực hành (10 phút)
Giả sử bạn đang
chuẩn bị đi đàm
phán, bạn sẽ muốn
biết những thông
tin gì về đối tác
của mình ???
1.3. Tổ chức đội ngũ đàm phán
Thông thường tổ đàm phán được tổ chức theo 3
chức năng : chức năng đàm phán, chức năng phân
tích và chức năng quan sát.
-
Người trưởng đoàn (lập trường kiên định, trí thức
quảng đại, tinh thông nghiệp vụ, kinh nghiệm, kỹ
năng sách lược, tư duy nhạy bén, giỏi tùy cơ ứng
biến, tập hợp sức mạnh tập thể…)
-
Chuyên viên đàm phán.
-

Quan sát viên
18
Khi chọn nhân viên đàm phán cần chú ý đến
những phẩm chất sau đây :

Thứ nhất là về kiến thức và năng lực (kiến thức
kinh doanh, luật, tâm lý, chính trị, văn hóa…)

Thứ hai là phẩm chất về tâm lý (tư duy nhạy bén,
nghị lực, nhẫn nại, kiềm chế cảm xúc, không kiêu
căng, sáng tạo, có lý lẽ khí tiết…)

Thứ ba là kỹ năng đàm phán (giỏi diễn đạt, trình
bày vấn đề sáng tỏ, chuẩn xác khi dùng từ…)
19
1.4. Lập mục tiêu, sách lược, kế hoạch đàm phán

Mục tiêu cần có tính co giãn, được chia thành 3 cấp (mục
tiêu cao nhất, mục tiêu trung gian, mục tiêu thấp nhất)

Xác định mục tiêu cần xác định điểm mạnh, yếu của mình
và đối tác, xem xét từ nay về sau có còn giữ mối quan hệ
làm ăn với nhau nữa hay không, thời gian đàm phán….

Đưa ra kế hoạch để thực hiện cụ thể để thực hiện : bao
nhiêu giai đoạn, thời gian cho mỗi giai đoạn? Giai đoạn
nào đạt được mục tiêu nào?

Đưa ra sách lược cho mỗi giai đoạn, đánh giá phản ứng
của đối tác, dự kiến tình huống có thể xảy ra và cách giải

quyết.
20
1.5. Đàm phán thử

Chia tổ đàm phán ra thành hai nhóm, một bộ phận
đóng vai đối tác và mang lập trường, quan điểm,
lợi ích của đối tác.

Một bên đóng vai trò phía mình. Sự tập rượt này
có thể làm cho bạn phát hiện ra những trục trặc,
sơ sót mà trước đây chưa từng lường trước được.
21
2. Giai đoạn tiếp xúc
2.1. Tạo bầu không khí tiếp xúc
Trước khi bước vào đàm phán đôi bên cần để ra một ít thời gian nói về
những vấn đề không liên quan gì đến đàm phán, khiến đôi bên cảm
thấy hứng thú như : thời tiết, thể thao, phim ảnh, tin tức hàng ngày
Làm cho đôi bên cảm hình thành không khí thoải mái, hài hòa…
Để xây dựng mối quan hệ tin cậy giữa hai bên nên chú ý đến 3 điều
kiện :

Cần phải làm cho đối tác tin cậy mình

Cần phải tìm cách thể hiện những thành ý của mình

Cần chú ý làm cho đối tác tin cậy mình là ở hành động chứ không
phải là lời nói
22
2.2. Thăm dò đối tác
Phải đánh giá về kinh nghiệm đàm phán, tác phong

của đối tác, những điểm yếu, điểm mạnh của họ.
Phải thăm dò nguyên tắc mà đối tác phải tuân theo
và trên vấn đề nào có thể nhượng bộ
23
2.3. Sửa đổi kế hoạch đàm phán
Thay đổi kế hoạch đàm phán sao cho phù hợp với
tình hình mới, cái đó không phải chỉ để tranh thủ
quyền chủ động trong đàm phán, đảm bảo lợi ích
của mình, mà cũng là để thúc đẩy tiến trình hợp tác
giữa hai bên.
24
3. Giai đoạn thực chất
3.1. Đưa ra yêu cầu chính xác
Giá cả thế nào là hợp lý ? Cần dựa trên những tiêu
chuẩn sau đây :
-
Giá cả hợp lý là giá cả thể hiện lợi ích chung của cả
hai bên.
-
Giá cả hợp lý là giá cả có thể thỏa mãn yêu cầu hợp tác
lâu dài của đôi bên.
-
Giá cả hợp lý là giá cả lợi ích cục bộ phục vụ lợi ích
toàn cục.
-
Giá cả hợp lý là giá cả thống nhất giữa yêu cầu kỹ
thuật và yêu cầu kinh tế.
25